Baggrunden for klagerne

1. I januar 2020 indførte Frontex et nyt system til behandling af anmodninger om aktindsigt [1]. Det nye system kræver, at en anmoder logger ind på en konto/et område, der er oprettet til anmodningen.

2. Klagerne i denne sag var bekymrede over flere aspekter af det nye system og den dermed forbundne praksis. De var af den opfattelse, at Frontex' nye portal indførte funktioner, der gjorde det til en besværlig og kompleks proces at anmode om dokumenter fra Frontex. Disse elementer var kort sagt ikke i overensstemmelse med kravene i EU-lovgivningen om aktindsigt for at sikre den "lettest mulige udøvelse"af retten til aktindsigt (artikel 1, litra b)), for at "fremme god administrativ praksis for aktindsigt"(artikel 1, litra c)) og for at sikre, at anmodninger om aktindsigt "behandles hurtigt"(artikel 7, stk. 1, og artikel 8, stk. 1).

3. Et centralt spørgsmål var Frontex' beslutning om at forpligte ansøgerne til at bruge sin nye adgangsportal og ikke længere kommunikere med dem pr. e-mail [2]. De gjorde ikke gældende, at EU's offentlige forvaltning generelt er forpligtet til at anvende e-mails i alle administrative procedurer, der involverer borgerne, men mente, at Frontex' valg ikke var i overensstemmelse med de standarder, der finder anvendelse her. De henledte især opmærksomheden på en specifik konsekvens af dette valg, som var, at de meddelelser og dokumenter, som Frontex sender til de anmodende parter, ikke længere automatisk kan offentliggøres på onlineportaler, som europæiske civilsamfundsorganisationer har oprettet for at fremme åbenheden i EU-forvaltningen [3]. Dette skyldes, at deres automatiske offentliggørelse teknisk afhænger af kommunikationen via e-mail. Klagerne hævdede, at Frontex' afgørelse ikke er i overensstemmelse med Den Europæiske Ombudsmands konklusion i sag 104/2020/EWM:

 "Opfyldelse af anmodninger via onlineportaler er et effektivt middel til at opfylde [forpligtelsen] [til at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og tage hensyn til offentlighedens interesse i en bredere udbredelse af de ønskede dokumenter]. Hvis [en anmodende part] specifikt har angivet, at dette er deres foretrukne medium til at modtage svaret på deres anmodning og eventuelle dokumenter, som der gives aktindsigt i, bør institutionerne efterkomme denne anmodning, medmindre der er en meget god grund (som bør forklares) til, at de ikke gør det. Dette er et spørgsmål om god forvaltningsskik og et middel til at opfylde den retlige forpligtelse til at give størst mulig offentlig adgang." (§ 11 [4].[5])

4. Klagerne henviste også til, at det er usædvanligt at nægte at kommunikere med anmodende parter pr. e-mail. EU-administrationen og navnlig de oprindelige adressater for EU-lovgivningen om aktindsigt (Parlamentet, Rådet og Kommissionen) kommunikerer med de anmodende parter pr. e-mail.

5. Klageren pegede desuden på følgende spørgsmål:

1) Da Frontex videregav dokumenter, henviste det systematisk til »ophavsret« og erklærede, at det forbød den anmodende part at stille dokumenterne til rådighed for tredjemand uden dennes tilladelse [6].

2) Frontex spærrede adgangen til den konto, der var oprettet for anmodninger, 15 dage efter at det havde sendt sit oprindelige svar.

6.  Klagerne udtrykte bekymring over, om Frontex forsætligt havde indført praksis, der kompromitterer udøvelsen af den grundlæggende ret til aktindsigt.

Hvordan Frontex kommunikerer med borgerne i forbindelse med sin portal for aktindsigt

Ombudsmandens forslag til en løsning

7. I sit løsningsforslag fra maj 2021 konkluderede Ombudsmanden følgende vedrørende hovedspørgsmålet, dvs. Frontex' beslutning om ikke længere at kommunikere pr. e-mail (fremhævelse tilføjet):

"Frontex' nye offentlige adgangsportal synes ikke at give mulighed for at modtage Frontex' svar og dokumenter direkte pr. e-mail. Ud over at udgøre en ny hindring for enkeltpersoner mindsker dette den gnidningsløse tekniske kommunikation med visse onlinegennemsigtighedsplatforme, der opererer i Europa."

"Frontex bør, når det modtager anmodninger om aktindsigt via civilsamfundsplatforme, eller når det på anden måde er [en anmodende parts] udtrykkelige ønske, sende sine svar pr. e-mail og ikke via sin portal for aktindsigt. Det betyder, at det faktiske svar på en anmodning om aktindsigt eller en genfremsat anmodning – og ikke kun en meddelelse om adgang til Frontex' offentlige adgangsportal – bør sendes til [en anmodende part] pr. e-mail, medmindre der er en meget god grund (som bør forklares) til, at Frontex ikke gør det."

8. Derudover foreslog Ombudsmanden, at Frontex ikke længere skulle anvende den ophavsretserklæring, som det dengang anvendte, og at det skulle sikre, at dokumenter på dets konti med offentlig adgang var tilgængelige i mindst to år. Ombudsmanden bemærkede endvidere følgende muligheder for forbedring: Frontex kan i sine svar angive en særlig e-mailadresse, hvorigennem ansøgere kan indgive klager over manglende fremlæggelse ("genfremsat begæring").

9. Frontex gennemførte Ombudsmandens forslag om at revidere sin erklæring om ophavsret [7] og stille dokumenter i sine aktindsigtskonti til rådighed i to år. Det blev også enigt om at indføre en særlig e-mailadresse til indgivelse af klager.

10. Frontex kommunikerer imidlertid fortsat ikke i væsentlig grad med de anmodende parter pr. e-mail. Den anvender udelukkende e-mails som et middel til at henlede brugernes opmærksomhed på nyt indhold på adgangsportalen, som de derefter skal logge ind på.

11. Frontex foreslog kort sagt, at det ville have problemer med at forvalte anmodninger om aktindsigt (behandling, frister osv.), hvis det skulle sende sine svar og fremlægge dokumenter pr. e-mail.

12. Som svar på Ombudsmandens bemærkning om, at andre EU-institutioner ser ud til at fungere anderledes, beskrev Ombudsmanden sit nye system som en "skræddersyet løsning", der bidrager til at "opnå administrativ retfærdighed for både [ansøgere] og Frontex".

Ombudsmandens henstilling

13. Ombudsmanden glædede sig over Frontex' gennemførelse [8] af hendes forslag, der er omhandlet i punkt 8 og 9 ovenfor.

14. Ombudsmanden beklagede, at Frontex ikke gennemførte sit forslag om, at Frontex - når det udtrykkeligt eller implicit blev anmodet om det - skulle kommunikere indholdsmæssigt og direkte med de anmodende parter pr. e-mail, dvs. sende de anmodende parter sine indholdsmeddelelser og dokumenter pr. e-mail.

15. Ombudsmanden fik ikke overbevisende forklaringer på dette valg. Tværtimod var Ombudsmanden mest bekymret over den vage karakter af Frontex' svar.

16. Ombudsmanden er klar over, at Frontex modtager mange anmodninger om aktindsigt, og at nogle anmodninger vedrører mange dokumenter.

17. Intens interesse for Frontex' arbejde er imidlertid uløseligt forbundet med karakteren af dets kerneaktiviteter. Frontex er direkte involveret i meget følsomme aktiviteter, der påvirker de grundlæggende rettigheder for mennesker, der ofte befinder sig i usikre situationer. Det må forventes, at Frontex vil modtage mange anmodninger om aktindsigt i dets dokumenter. Det er op til Frontex at afsætte de nødvendige ressourcer til at løse denne opgave.

18. EU-lovgivningen om aktindsigt er et instrument med demokratiske mål, der er indført ud fra den overbevisning, at åbenhed hjælper den offentlige forvaltning til at "have større legitimitet og er mere effektiv og mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system"[9]. Den pålægger EU-administrationen en forpligtelse til at give den bredest mulige aktindsigt i sine dokumenter og til at gøre dette i overensstemmelse med principperne for god forvaltning, f.eks. ved at sikre det bedst mulige servicemindede miljø.

19. Når EU-institutionerne træffer foranstaltninger til at gennemføre deres forpligtelser i henhold til EU-lovgivningen om offentlig adgang, er et vigtigt udgangspunkt den bedste praksis, der allerede er ved at blive gennemført i hele EU's forvaltning [10].

20.  Klagerne i denne sag har med rette påpeget, at en beslutning om ikke længere at kommunikere med de anmodende parter pr. e-mail ikke afspejler en generel praksis eller bedste praksis i EU-administrationen.

21. I årenes løb har EU-institutionerne truffet både administrative og tekniske foranstaltninger for at muliggøre den mest gnidningsløse kommunikation med ovennævnte onlineplatforme. Navnlig følger de tre vigtigste institutioner en klar politik om at gøre det muligt for disse platforme at fungere korrekt. De har accepteret, at ethvert medlem af offentligheden ved at gøre dette kan følge deres behandling af anmodninger om adgang online.

22. E-mails er fortsat et af de vigtigste elektroniske kommunikationsværktøjer. Frontex har truffet en beslutning af stor betydning ved at beslutte ikke længere at kommunikere med de anmodende parter pr. e-mail. Det gjorde den, samtidig med at den var opmærksom på de negative konsekvenser, dette ville have for de borgere, der anvender ovennævnte platforme.

23. I lyset af ovenstående betragtninger konkluderede Ombudsmanden, at det er fejl eller forsømmelser fra Frontex' side ikke at give enkeltpersoner mulighed for at kommunikere med det pr. e-mail i forbindelse med deres anmodninger om aktindsigt. Ombudsmanden fremsatte derfor denne henstilling:

Frontex bør sikre en problemfri teknisk kommunikation med [anmodede] om aktindsigt, så de kan kommunikere fuldt ud med det pr. e-mail og uden at ty til dets nuværende portal for aktindsigt.

I forbindelse med gennemgangen af denne anbefaling bør Frontex informere sig om den bedste praksis, som Europa-Kommissionen har identificeret i sit nuværende projekt om at indføre en portal for offentlig adgang [11], og gennemføre denne bedste praksis så hurtigt som muligt.

Ombudsmanden fremsatte desuden følgende forslag til forbedringer:

Frontex bør afsætte de ressourcer, der er nødvendige for at håndtere det forudsigeligt store antal anmodninger om adgang, som det sandsynligvis vil modtage regelmæssigt fremover.

Frontex bør udarbejde en detaljeret håndbog om, hvordan det håndterer anmodninger om aktindsigt, og offentliggøre denne håndbog.

Frontex' udtalelse om Ombudsmandens henstilling

24. I sin udtalelse om denne sag [12] afviste Frontex Ombudsmandens henstilling om at give de anmodende parter mulighed for at kommunikere med agenturet pr. e-mail. Frontex gav desuden ikke tilsagn om eller fremsatte væsentlige bemærkninger til anbefalingen om at følge Europa-Kommissionens nylige eksempel om at give borgerne mulighed for at indgive deres anmodninger pr. e-mail og via en konto på sin nye onlineportal.

25. Frontex fremsatte en række bemærkninger.

26. Den anførte, at e-mails ikke længere er "et vigtigt fælles kommunikationsmiddel".

27. Den gentog sit synspunkt om, at den ikke kan være forpligtet til at træffe foranstaltninger, der gør det muligt automatisk at uploade dens svar på eksterne platforme, såsom de etablerede platforme, der er omhandlet i denne undersøgelse.

28. Den foreslog, at dens nuværende måde at behandle anmodninger om adgang på navnlig bidrager til at sikre ligebehandling af de personer, der anmoder om adgang.

29. Den gentog, at den ville få alvorlige administrative vanskeligheder med at håndtere anmodninger om aktindsigt, hvis den kommunikerede med de anmodende parter pr. e-mail.

30. Den anførte, at den ville fjerne kravet om at anvende en captcha for anmodende personer til at logge ind på en eksisterende konto i deres anmodning om aktindsigt. Dette vil potentielt muliggøre automatisk overførsel af svarene til onlineplatforme. Det vil ikke desto mindre opretholde captcha-kravet for den første oprettelse af sådanne konti. Dette vil dog blive gjort handicapvenligt.

31. Den vil samarbejde med andre EU-institutioner om løbende at forbedre sin behandling af begæringer om aktindsigt. (Det blev ikke nævnt hvordan.)

32. Med hensyn til afsættelsen af ressourcer til behandling af begæringer om aktindsigt tildelte den for nylig en yderligere halvtidsstilling til sit åbenhedskontor. 

33. Endelig vil den udarbejde en håndbog om behandlingen af begæringer om aktindsigt og offentliggøre den på sit websted.

Ombudsmandens vurdering efter henstillingen

34. Ombudsmanden finder det yderst beklageligt, at Frontex har besluttet at afvise hendes henstilling. Frontex har ikke fremsat nye argumenter i sin udtalelse om henstillingen. Ombudsmanden vil derfor afslutte denne undersøgelse med en konstatering af fejl eller forsømmelser.

35. Der er flere grunde til, at Frontex' beslutning om at afvise henstillingen er beklagelig og foruroligende.

36. For det første kan ombudsmanden ikke se, at der er taget tilstrækkeligt hensyn til de særlige mål og forpligtelser, der her er tale om. I modsætning til andre administrative procedurer, der efter deres art er noget langvarige og involverer personer, der handler i erhvervsmæssigt øjemed, er den grundlæggende ret til aktindsigt en ret, der skal kunne udøves på den letteste og mest gennemsigtige måde, hvis det er den anmodende parts ønske. De dertil knyttede administrative og tekniske forhold skal overholde principperne om god forvaltningsskik og kravene i EU-lovgivningen om aktindsigt for at sikre den "lettest mulige udøvelse"af retten til aktindsigt (artikel 1, litra b)), for at "fremme god administrativ praksis med hensyn til aktindsigt"(artikel 1, litra c)) og for at sikre, at anmodninger om aktindsigt "behandles hurtigt"(artikel 7, stk. 1, og artikel 8, stk. 1).

37.  Ombudsmanden konkluderede, at Frontex' beslutning om ikke længere at kommunikere pr. e-mail med personer, der udøver denne grundlæggende rettighed, ikke var i overensstemmelse med disse principper og krav.

38. Frontex' fortsatte afvisning af at tillade enkeltpersoner – når de anmoder om det – at kommunikere med Frontex pr. e-mail med henblik på at anmode om aktindsigt i dokumenter er ikke baseret på troværdige administrativ-tekniske argumenter. Det bør f.eks. være fuldt ud muligt at behandle anmodninger om aktindsigt effektivt, samtidig med at man accepterer at udveksle al korrespondance og alle dokumenter pr. e-mail. Ombudsmanden har allerede forklaret dette [13]. Frontex svarede kun generelt. 

39. Frontex anerkender fortsat ikke, at brugen af dets onlineportal er kendetegnet ved unødigt komplekse tekniske funktioner. Som påpeget i bilaget til Ombudsmandens henstilling synes log-in-kravene for brugere af Frontex-portalen at være for høje. I sin udtalelse sagde Frontex, at det nu vil fjerne "captcha"-kravet for "eksisterende"sager om aktindsigt, men at det synes at have til hensigt fortsat at medtage et captcha-krav "på landingssiden for første gang [anmodninger]". Selv om dette kan give mulighed for bedre teknisk kommunikation med visse onlineplatforme [14], er kravene (indledende captcha, "token", e-mail og "case ID") fortsat unødigt komplekse. Når alt kommer til alt, logger brugerne normalt på med et brugernavn og en adgangskode for at få adgang til offentlige websteder, der indeholder langt mere følsomme oplysninger, end hvad Frontex' portal om aktindsigt logisk set vil indeholde [15].

40. Frontex' udtalelse tyder på, at Frontex ikke lægger særlig stor vægt på bedste praksis i andre institutioner, selv om en sådan fælles indsats for bedste praksis er fastsat i EU-lovgivningen om offentlig adgang [16]. Frontex reagerede ikke på Ombudsmandens forslag om, at det informerede sig om og gennemførte Europa-Kommissionens relaterede bedste praksis.  Den svarede blot, at den fortsat vil samarbejde med andre EU-institutioner (hvad dette betyder i praksis, er uklart). I sin nye portal for aktindsigt giver Kommissionen borgerne mulighed for at kommunikere med den pr. e-mail med henblik på at anmode om aktindsigt [17]. Det ville have været hensigtsmæssigt, hvis Frontex havde undersøgt dette valg og behandlet det i sin udtalelse.

41. Frontex' udtalelse giver i lighed med dets tidligere svar ikke indtryk af, at Frontex reelt har internaliseret EU's anerkendelse af civilsamfundets betydning for Unionens demokratiske kultur og regeringsførelse [18]. Det synes ikke at lægge vægt på, at portalens funktion har haft alvorlige negative konsekvenser for funktionen af veletablerede onlineplatforme, der er oprettet af civilsamfundet, og som Frontex var bekendt med, før det oprettede sin portal. Dette adskiller sig fra f.eks. Kommissionens tilgang, som i mange år har accepteret og samarbejdet godt med sådanne platforme. 

42. Det er Ombudsmandens erfaring, at borgerne er klar til at forstå, at EU's institutioner og organer lejlighedsvis tøver med at offentliggøre et bestemt dokument. En regelmæssig dialog mellem borgerne og de offentlige myndigheder i denne henseende er normal og vil sandsynligvis fortsætte. Ud over en korrekt og oprigtig behandling af individuelle begæringer om aktindsigt er det imidlertid god forvaltningsskik at sikre, at offentligheden generelt ikke har grund til at have det indtryk - det være sig med rette eller urette - at der træffes aktive foranstaltninger for at modvirke målene i EU-lovgivningen om aktindsigt for at sikre "den lettest mulige udøvelse"af retten til aktindsigt og "at fremme god administrativ praksis vedrørende aktindsigt ." [19] Ombudsmanden beklager, at hun i lyset af denne undersøgelse ikke er i stand til at tilbagevise et sådant indtryk som urimeligt i forhold til Frontex' portal for aktindsigt.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Frontex' beslutning om ikke at give enkeltpersoner mulighed for at kommunikere med det pr. e-mail i forbindelse med deres anmodninger om aktindsigt er fejl eller forsømmelser.

Klagerne og Frontex vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 15. december 2022

 

[1] Frontex er i henhold til artikel 114, stk. 1, i Frontex-forordningen omfattet af forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i dokumenter, når det behandler anmodninger om aktindsigt i dokumenter, som det er i besiddelse af, som gennemført ved Frontex' bestyrelses afgørelse nr. 25/2016 af 21. september 2016. (Forordning (EF) nr. 1049/2001: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:32001R1049 Frontex-forordningen:

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2019/1896 af 13. november 2019 om den europæiske grænse- og kystvagt og om ophævelse af forordning (EU) nr. 1052/2013 og (EU) 2016/1624, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32019R1896 Afgørelse truffet af Frontex' bestyrelse: https://prd.frontex.europa.eu/wp-content/uploads/mb_decision_25_2016_on_adopting_practical_arrangements_regarding_pad.pdf).  

[2] Frontex bruger kun e-mailkommunikation til at underrette anmodere, når der er nyt indhold på adgangskontoen. Når dette sker, modtager den anmodende part et link til adgangskontoen med et hyperlink og skal derefter gennemgå en besværlig proces for at få adgang til det pågældende indhold.

[3] asktheeu.org: https://www.asktheeu.org/en, der blev oprettet i 2011. For et eksempel på, hvordan det virker, se: https://www.asktheeu.org/en/request/letters_to_commission_and_counci#outgoing-21623

Det er baseret på et system, der nu anvendes i 25 jurisdiktioner rundt om i verden: http://alaveteli.org/deployments/

FragDenStaat, https://fragdenstaat.de, der også blev oprettet i 2011. For et eksempel på, hvordan det virker, se:

https://fragdenstaat.de/anfrage/klimawandel-5/

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/da/decision/en/124793

[5] For at se, hvordan Frontex' praksis resulterer i en meddelelse, der beder den anmodende part om at logge på adgangskontoen i modsætning til at levere dokumentet som sådan ("Nye oplysninger om din [anmodning] er tilgængelige via dette link"), se: https://www.asktheeu.org/en/request/correspondence_between_frontex_r#incoming-36989

For at se, hvordan personalet på et gennemsigtighedssted har været nødt til at uploade de dokumenter manuelt, som Frontex kun har gjort tilgængelige på adgangskontoen, se:

https://fragdenstaat.de/anfrage/frontex-social-media-guidelines/#nachricht-574618

[6] Med hensyn til ophavsret bestemmer Frontex' interne afgørelse om aktindsigt blot, at "Denne afgørelse berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse tredjemands ret til at reproducere eller udnytte offentliggjorte dokumenter"(artikel 16). I sine svar til borgere, der anmoder om aktindsigt, medtog den systematisk dette budskab: "Det skal erindres, at ophavsretten til dokumentet/dokumenterne ligger hos Frontex, og at det er forbudt at stille dette/disse værk(er) til rådighed for tredjeparter i denne eller en anden form uden forudgående tilladelse fra Frontex."

[7] Meddelelsen om ophavsret, som Ombudsmanden har accepteret, har nu følgende ordlyd: "Med forbehold af tredjeparters intellektuelle ejendomsrettigheder kan dokumentet/dokumenterne genanvendes, forudsat at kilden angives, og at dokumentets/dokumenternes oprindelige betydning eller budskab ikke fordrejes. Frontex er ikke ansvarlig for eventuelle konsekvenser af videreanvendelsen af dette/disse dokument(er)."

[8] Dette blev ikke nævnt som sådan i Frontex' svar på løsningsforslaget, men skete efter efterfølgende drøftelser med Ombudsmandens undersøgelseshold.

[9] Betragtning 2.

[10] Forordningens artikel 15:

"Administrativ praksis i institutionerne

1. Institutionerne udvikler god administrativ praksis for at lette udøvelsen af den ret til aktindsigt, der er garanteret ved denne forordning.

2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg, der skal undersøge bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling med hensyn til aktindsigt."

[11] Kommissionens portal blev lanceret, efter at Ombudsmanden havde fremsat sin henstilling til Frontex: https://ec.europa.eu/transparency/documents-request/home

[12] Frontex' udtalelse er offentliggjort på Ombudsmandens websted: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/164109

[13] Jf. punkt 2 i bilaget til Ombudsmandens henstilling https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/157393.

[14] Klageren FragDenStaat (1261/2020/PB) meddelte Ombudsmanden, at det uden captcha muligvis ville være muligt at omkonfigurere deres software med henblik på automatisk kommunikation.

[15] Frontex' portal afspejler ikke resultater eller retningslinjer, som Ombudsmanden tidligere har udstedt, og synes desuden ikke at have været genstand for drøftelser med erfarne brugere.

[16] Artikel 15 i forordning (EF) nr. 1049/2001 (se fodnote 10 ovenfor).

[17] https://ec.europa.eu/transparency/documents-request/guidance#how_can_i_submit_request

[18] "Institutionerne fører en åben, gennemsigtig og regelmæssig dialog med repræsentative sammenslutninger og civilsamfundet" (artikel 11, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union) og "Civilsamfundet er et centralt element i Europas arkitektur for grundlæggende rettigheder. (...) det bidrager til en sund retsstatskultur", EUROPE'S CIVIL SOCIETY:  STADIG UNDER PRESSURE ― UPDATE 2022, EU's Agentur for Grundlæggende Rettigheder: https://fra.europa.eu/sites/default/files/fra_uploads/fra-2022-protecting-civic-space_en.pdf

[19] "Artikel 1

Formål

Formålet med denne forordning er:

a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige eller private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (i det følgende benævnt "institutionerne"), jf. EF-traktatens artikel 255, på en sådan måde, at der sikres den videst mulige aktindsigt i dokumenter

b) at fastsætte regler, der sikrer den lettest mulige udøvelse af denne ret, og

c) at fremme god administrativ praksis vedrørende aktindsigt."