Úvod

1. Tyto pokyny vydává evropský veřejný ochránce práv na základě šetření z vlastního podnětu týkajícího se různých postupů uplatňovaných agenturami EU v souvislosti se zveřejňováním jmen členů výběrové komise [1].

2. Cílem pokynů je pomoci agenturám EU zajistit správnou rovnováhu mezi i) potřebami transparentnosti, ii) legitimními požadavky na důvěrnost při práci výběrových komisí a iii) základním právem na ochranu osobních údajů.

3. Při formulování pokynů vzal veřejný ochránce práv v úvahu tyto body:

i) Přiměřená transparentnost práce výběrových komisí hraje důležitou úlohu při podpoře důvěry občanů v integritu a objektivitu výběrových řízení a neexistenci jakéhokoli střetu zájmů.

ii) Tajemství týkající se jednání a jednání výběrových komisí bylo zavedeno s cílem zaručit nezávislost těchto komisí a objektivitu jejich jednání tím, že jsou chráněny před veškerými vnějšími zásahy a tlaky.  Dodržování této povinnosti mlčenlivosti proto brání zveřejnění názorů vyjádřených jednotlivými členy výběrových komisí.

iii) Uchovat v tajnosti názory jednotlivých členů výběrové komise však není totéž jako uchovat v tajnosti jejich totožnost. Zatímco prvně jmenované chrání členy výběrových komisí před vnějším tlakem, druhým hrozí, že vytvoří atmosféru nedůvěry, například tím, že podnítí podezření na možný střet zájmů nebo dokonce pochybnosti o způsobilosti a zásluhách členů. Ve veřejném zájmu je proto nezbytné zveřejnit jména členů výběrové komise.

iv) Zveřejňování jmen členů výběrových komisí zahrnuje zpracování osobních údajů dotčenou agenturou EU, které musí být v souladu s nařízením 45/2001 [2].

Pokyny

Hlavní směr 1 – Zavedení proaktivní politiky

4. Řádná správa vyžaduje, aby agentury EU nejen správně vyřizovaly žádosti o přístup veřejnosti k dokumentům a informacím, ale aby také proaktivně rozhodovaly o tom, jaké informace a dokumenty mají být zpřístupněny veřejnosti [3].

5. Otázka přístupu ke jménům členů výběrové komise vyvstává poměrně často. V zájmu účinnosti a jednotnosti by proto každá agentura měla zavést proaktivní postup, pokud jde o zveřejňování jmen, a neměla by se omezovat pouze na odpovědi na žádosti o přístup v jednotlivých případech.

Obecný pokyn 2 – Systémy proaktivního zveřejňování informací

6. Zatímco každá agentura EU by měla rozhodnout o systému, který nejlépe odpovídá jejím specifickým organizačním okolnostem, všechny tyto systémy by měly zohlednit následující body.  

7. Uvádění jmenovitých členů výběrové komise na začátku pohovoru s uchazeči je spíše otázkou zdvořilosti než transparentnosti. Taková praxe totiž nezajišťuje odpovídající šíření informací pro účely transparentnosti, neboť ve skutečnosti vylučuje uchazeče, kteří nebyli pozváni k pohovoru, z toho, aby znali totožnost členů výběrové komise. 

8. Osvědčenou administrativní praxí je informovat všechny uchazeče o složení výběrové komise dopisem nebo jinými vhodnými prostředky, jako jsou informační listy, e-maily, zprávy o elektronickém náboru. Informace o složení výběrové komise by měly být uchazečům poskytnuty včas, například v dopise potvrzujícím přijetí jejich přihlášky, a nejpozději spolu s informacemi o výsledku jejich přihlášky.

9. Řádnou správní praxí je rovněž náležité zveřejnění složení výběrové komise na zvláštních internetových stránkách agentury s dostatečným předstihem před pohovory s uchazeči, a proto by nemělo být nutné informovat uchazeče individuálně. 

Hlavní směr 3 – Zachování nezávislosti výběrové komise a integrity a objektivity výběrových řízení

10. Agentury EU by měly zavést vhodné postupy a záruky s cílem zajistit nezávislost členů výběrové komise a integritu a objektivitu výběrových řízení. Tato opatření by mohla zahrnovat:

zavedení jasné politiky předcházení střetům zájmů a informování všech členů výběrové komise o této politice,

- informování uchazečů o tom, že nemohou osobně kontaktovat členy výběrových komisí a že to představuje důvod pro vyloučení z řízení, a

- požadovat, aby členové výběrové komise neprodleně oznámili veškeré pokusy uchazečů nebo třetích stran kontaktovat je nebo je ovlivnit v souvislosti s výběrovým řízením.

Hlavní směr 4 – Dodržování pravidel EU pro ochranu osobních údajů

11. Při provádění proaktivní politiky týkající se zveřejňování by agentury EU měly dodržovat ustanovení nařízení 45/2001, aby bylo zaručeno základní právo na ochranu údajů. Proaktivní politika by měla vysvětlit nezbytnost zpracování dotčených osobních údajů, jak je popsáno v těchto pokynech, a rovnováhu, kterou tato politika představuje mezi veřejným zájmem na transparentnosti a základním právem na ochranu údajů.

12. Členové výběrových komisí by proto měli být před svým jmenováním informováni o tom, že jejich jména budou uchazečům sdělena a že souhlas s tímto zveřejněním je podmínkou jmenování. Pokud potenciální člen výběrové komise vznese proti tomuto zveřejnění námitku, měla by být výzva k účasti ve výběrové komisi stažena.

13. V případě zveřejnění složení výběrové komise na internetových stránkách agentury by členové výběrové komise měli být informováni o tom, že jejich jména budou zveřejněna na internetových stránkách agentury. Měly by být rovněž informovány o svém právu vznést ze závažných legitimních důvodů proti takovému zveřejnění námitku. Tito členové výběrové komise by však měli být upozorněni na skutečnost, že jejich jména budou uchazečům přesto sdělena [4].

Emily O'Reillyová