Dne 12. srpna 2013 zahájila veřejná ochránkyně práv šetření z vlastního podnětu a vyzvala agentury EU, aby objasnily svou politiku, pokud jde o zveřejňování jmen členů výběrové komise a soulad této politiky s požadavky na ochranu údajů. Po důkladném prostudování jejich odpovědí se veřejná ochránkyně práv rozhodla šetření uzavřít vydáním pokynů pro správnou praxi. Cílem těchto pokynů je pomoci agenturám EU zajistit správnou rovnováhu mezi transparentností a legitimními požadavky na důvěrnost při práci výběrových komisí a zároveň dodržovat zásady EU v oblasti ochrany údajů. Vyzvala agentury EU, aby tyto pokyny schválily a aby ji do šesti měsíců informovaly o veškerých opatřeních, která přijaly za účelem jejich dodržování.

Pozadí

1. V průběhu návštěv v řadě agentur EU [1] se veřejný ochránce práv dozvěděl o rozdílných přístupech různých agentur, pokud jde o otázku zveřejňování jmen členů výběrové komise. V rozhodnutí o uzavření šetření z vlastního podnětu OI/4/2012/CK týkajícího se Evropského střediska pro rozvoj odborného vzdělávání (Cedefop) dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že nejlepším způsobem, jak postupovat, je zahájit šetření z vlastního podnětu [2].

2. Dne 12. srpna 2013 zahájila veřejná ochránkyně práv šetření a vyzvala agentury EU, aby objasnily svou politiku, pokud jde o zveřejňování jmen členů výběrové komise a soulad této politiky s požadavky na ochranu údajů. V následujících měsících obdržel veřejný ochránce práv stanoviska agentur. Požádala rovněž o stanovisko evropského inspektora ochrany údajů (dále jen „EIOÚ“) k uplatňování zásad ochrany údajů v této oblasti v souladu s memorandem o porozumění ze dne 30. listopadu 2006 podepsaným mezi evropským veřejným ochráncem práv a EIOÚ [3].

Stanoviska předložená veřejnému ochránci práv

Postupy agentur EU

3. Z podání agentur [4] vyplynulo, že:

- Značný počet agentur uvádí informace týkající se složení výběrové komise v dopisech vyzývajících uchazeče zařazené do užšího výběru k pohovorům [5]. Pouze dvě z těchto agentur však obsahují podobné informace v dopisech zaslaných nezpůsobilým uchazečům a uchazečům, kteří nebyli zařazeni na krátký seznam [6].

- Mnoho agentur zavedlo praxi jmenovitého uvádění členů výběrové komise na začátku pohovorů s uchazeči zařazenými do užšího výběru [7].

- Řada agentur předpokládá, že jména členů výběrové komise budou na požádání zveřejněna [8].

- Omezený počet agentur nepředpokládá žádnou možnost zveřejnění jmen členů výběrové komise nebo v tomto ohledu nemá zvláštní pravidla [9].

- Dvě agentury mají proaktivní politiku zpřístupňování jmen členů výběrové komise veřejnosti prostřednictvím svých internetových stránek [10].

Stanovisko EIOÚ

4. V odpovědi na žádost veřejného ochránce práv o radu EIOÚ uvedl, že zveřejnění jmen členů výběrové komise představuje další zpracování osobních údajů podle čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení 45/2001 [11]. Takové zpracování se nezdá být neslučitelné s účely, pro které byly osobní údaje původně shromážděny, tj. pro výběr a nábor zaměstnanců EU. EIOÚ nicméně objasnil, že toto další zpracování musí být v souladu s pravidly stanovenými v nařízení 45/2001. EIOÚ rovněž poskytl konkrétní poradenství ohledně toho, jak zajistit ochranu údajů v případě, že se agentury rozhodnou pro zveřejnění prostřednictvím svých internetových stránek nebo pro proaktivní zvýhodněné zveřejnění uchazečům [12].

Posouzení veřejného ochránce práv

5. Informace předložené v průběhu šetření potvrdily, že postupy uplatňované EU jsou různorodé. Zatímco některé z těchto postupů představují osvědčené správní postupy a lze je ocenit, jiné nedosahují cíle účinně zaručit transparentnost a zachovat důvěru veřejnosti ve správu EU. Tyto nedostatky jsou obzvláště škodlivé pro obraz správy EU v oblasti, jako jsou výběrová řízení, kde mohou mít občané vůbec první přímý kontakt s orgánem nebo institucí EU. Agentury, které jsou decentralizovanými subjekty, jsou často jediným kontaktním místem, které mohou mít občané v členských státech se správou EU. Je proto důležité, aby občané EU vnímali agentury jako veřejné subjekty, které jejich jménem pracují transparentně a jsou jim odpovědné.

6. S ohledem na stanoviska předložená agenturami a evropským inspektorem ochrany údajů se veřejná ochránkyně práv rozhodla vydat soubor pokynů pro správnou praxi, které agenturám EU poskytnou pokyny, jak zajistit správnou rovnováhu mezi otevřeností a legitimními potřebami důvěrnosti při práci výběrových komisí při současném dodržování pravidel EU pro ochranu údajů. Věří, že agentury EU její pokyny podpoří, a přispějí tak k dalšímu zvyšování kvality správy EU.

Závěr

Veřejná ochránkyně práv uzavírá šetření z vlastního podnětu vydáním pokynů pro správnou praxi. Vyzývá agentury EU, aby tyto pokyny schválily a aby ji do šesti měsíců informovaly o veškerých opatřeních, která přijaly za účelem jejich dodržování.

Emily O'Reillyová

Ve Štrasburku dne 20. května 2014.

[1] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visits.faces

[2] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/50148/html.bookmark

[3] Úř. věst. 2007, C 27, s. 21.

[4] Úplné znění stanovisek agentur je k dispozici na adrese:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces

[5] Odrůdový úřad Společenství (CPVO), Evropská agentura pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci (EU-OSHA), Evropský orgán pro bankovnictví (EBA), Evropská agentura pro chemické látky (ECHA), Evropský úřad pro bezpečnost potravin (EFSA), Evropská nadace pro zlepšení životních a pracovních podmínek (Eurofound), Agentura pro evropský GNSS (GSA), Evropský orgán pro pojišťovnictví a zaměstnanecké penzijní pojištění (EIOPA), Evropská agentura pro léčivé přípravky (EMA), Agentura Evropské unie pro bezpečnost sítí a informací (ENISA), Evropský orgán pro cenné papíry a trhy (ESMA), Evropská nadace odborného vzdělávání (ETF), Úřad pro harmonizaci na vnitřním trhu (OHIM), Evropská rada pro systémová rizika (ESRB) REA.

[6] ECHA a ENISA.

[7] Agentura pro spolupráci energetických regulačních orgánů (ACER), Sdružení evropských regulačních orgánů v oblasti elektronických komunikací (BEREC), Evropská agentura pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie (Frontex), Evropská agentura pro bezpečnost letectví (EASA), Cedefop, Evropský institut pro rovnost žen a mužů (EIGE), Evropská policejní akademie (Cepol), Evropský policejní úřad (Europol), Agentura Evropské unie pro základní práva (FRA), Evropská jednotka pro soudní spolupráci (Eurojust), Společný evropský podnik pro ITER a rozvoj energie z jaderné syntézy (Fusion for Energy), Evropský inovační a technologický institut (EIT), Výkonná agentura Evropské rady pro výzkum (ERCEA), Výkonná agentura pro výzkum (REA).

[8] Evropský podpůrný úřad pro otázky azylu (EASO), Evropské středisko pro prevenci a kontrolu nemocí (ECDC), Evropská agentura pro kontrolu rybolovu (EFCA), Evropská agentura pro námořní bezpečnost (EMSA), Evropské monitorovací centrum pro drogy a drogovou závislost (EMCDDA), Evropská obranná agentura (EDA), Evropská agentura pro konkurenceschopnost a inovace (EACI), Výkonná agentura pro transevropskou dopravní síť (TEN-TEA), Výkonná agentura pro vzdělávání, kulturu a audiovizuální oblast (EACEA), Výkonná agentura pro zdraví a spotřebitele (EAHC).

[9] Evropská agentura pro železnice (ERA), Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie (CdT), Ústav Evropské unie pro studium bezpečnosti (EUISS), Satelitní středisko Evropské unie (EUSC).

[10] Evropská agentura pro životní prostředí (EEA), pokud jde o všechna výběrová řízení a agentura REA pro externí výběrová řízení na dočasné zaměstnance.

[11] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů, Úř. věst. 2001, L 8, s. 1.

[12] Úplné znění stanoviska EIOÚ je k dispozici na adrese:

http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/initiatives.faces