Skutečnosti předcházející stížnosti

1. Stěžovatelem je společnost, která vede konsorcium, jemuž byly v rámci Komise pro rámcovou smlouvu EuropeAid na rok 2007 zadány dvě zvláštní zakázky: i) smlouva č. X o organizaci tří konferencí v Budapešti, Bukurešti a Římě a ii) smlouva č. Y o organizaci libanonského fóra o zemědělství. Stížnost se týká způsobilosti nákladů vzniklých stěžovateli při plnění obou smluv.

2. Smlouva č. X stanovila pro tyto tři konference celkový rozpočet ve výši 199,991,00 EUR. Náklady vynaložené na první dvě akce činily 80 621,66 EUR (Bukurešť) a 62 474,00 EUR (Budapešť). Celkem tedy již bylo vynaloženo 143 095,66 EUR z maximální smluvní částky 199,991,00 EUR, takže stěžovatel musel vypočítat náklady na poslední konferenci na tomto základě. Vzhledem k chybě ve výpočtu se však stěžovatel domníval, že rozpočtované náklady na konferenci v Římě (83 319,00 EUR) jsou stále v mezích povolených smlouvou. Ve skutečnosti tento rozpočet překročil částku, která byla dosud k dispozici, o 26 423,66 EUR. Rozpočet na římskou konferenci schválila Komise. Stěžovatel zjistil chybu až po konání třetí konference. Poté se za tuto chybu omluvila a požádala Komisi o vrácení přeplatku ve výši 31 488,97 EUR [1]. Komise to však odmítla učinit.

3. Smlouva č. Y vyžadovala, aby konsorcium vypracovalo přepis libanonského fóra o zemědělství a zpřístupnilo jej ve třech jazycích (arabštině, francouzštině a angličtině). Komise však odmítla přijmout přepisy předložené stěžovatelem a uhradit související náklady z důvodu nespolehlivosti přepisů.

4. Dne 22. května 2012 se stěžovatel obrátil na veřejného ochránce práv.

Předmět šetření

5. Stěžovatel předložil následující tvrzení a tvrzení.

Tvrzení

1. Rozhodnutím neproplatit náklady vzniklé stěžovateli při plnění smlouvy č. X, které v důsledku administrativní chyby nebyly správně vykázány v rozpočtu, Komise nejednala v souladu se zásadami řádné správy.

2. Rozhodnutím neproplatit náklady, které stěžovateli vznikly v souvislosti s přípravou přepisu jednání libanonského fóra o zemědělství a překladem tohoto dokumentu (smlouva č. Y), Komise nejednala v souladu se zásadami řádné správy, a zejména se zásadami proporcionality a legitimního očekávání.

Pohledávky

1. Komise by měla stěžovateli uhradit 31 488,97 EUR jako náklady vzniklé při plnění smlouvy č. X.

2. Komise by měla stěžovateli uhradit částku 21,5189,20 EUR jako náklady vzniklé v souvislosti s přípravou přepisu řízení týkajícího se smlouvy č. Y a překladu tohoto přepisu.

Šetření

6. Dne 21. června 2012 zahájila veřejná ochránkyně práv šetření a vyzvala Komisi, aby předložila své stanovisko. Vzhledem k tomu, že se toto šetření veřejné ochránkyně práv týká plnění dvou smluv úřadu EuropeAid, za něž odpovídají dva různí komisaři, zaslala Komise dvě samostatná stanoviska. Obě stanoviska byla předána stěžovateli, který zaslal své připomínky dne 27. března a 30. dubna 2013.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

Úvodní poznámka

7. Veřejná ochránkyně práv by ráda zdůraznila, že ačkoli jsou zásady řádné správy pro orgány závazné, pokud jednají v rámci smluvních ujednání uzavřených s jednotlivci, rozsah přezkumu, který může provádět ve smluvních případech, je však omezený. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že by se neměla snažit zjistit, zda některá ze stran porušila smlouvu, je-li věc sporná. Touto otázkou se může účinně zabývat pouze příslušný soud, který by měl možnost vyslechnout argumenty účastníků řízení týkající se příslušného práva a posoudit protichůdné důkazy ve sporných skutkových otázkách.

8. Veřejná ochránkyně práv se proto domnívá, že v případech týkajících se smluvních sporů je oprávněna omezit své šetření na posouzení toho, zda jí dotčený orgán nebo instituce Unie poskytly soudržný a přiměřený popis právního základu pro své jednání a proč se domnívá, že její názor na smluvní postavení je odůvodněný. V takovém případě by veřejná ochránkyně práv dospěla k závěru, že její šetření neodhalilo případ nesprávného úředního postupu. Tímto závěrem by nebylo dotčeno právo stran na to, aby jejich smluvní spor byl přezkoumán a rozhodnut soudem.

A. Tvrzení, že Komise neprávem neproplatila dodatečné náklady, které žadateli vznikly v souvislosti se smlouvou č. X

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

9. Na podporu svého tvrzení stěžovatel tvrdil, že i) Komise schválila skutečné náklady na organizaci konference v Římě; a ii) chyba ve výpočtu, ke které došlo, byla pro Komisi zjevná a rozpoznatelná.

10. Komise ve svém stanovisku zdůraznila, že stěžovateli jasně sdělila, že musí zajistit, aby rozpočet na římskou konferenci nepřekročil prostředky zbývající po událostech v Bukurešti a Budapešti. Stěžovatel nicméně předložil rozpočet, který převyšoval zbývající finanční prostředky. Teprve pět měsíců po konferenci v Římě stěžovatel chybu odhalil.

11. Po tomto upřesnění Komise uznala, že její útvary samy neodhalily chybu ve výpočtu, když stěžovatel předložil rozpočet na římskou konferenci. Za těchto okolností Komise prohlásila, že je ochotna provést platbu ex gratia ve výši 50 % příslušné částky ve výši 26 423,66 eura, tj. 13 211,83 eura.

12. Stěžovatel ve svém vyjádření jasně uvedl, že není uspokojen částkou nabídnutou Komisí. Tvrdila, že Komise by měla vrátit částku 31 488,97 EUR, ačkoli uvedla, že je ochotna odepsat některé další náklady [2]. Stěžovatel rovněž tvrdil, že Komise by měla zaplatit úroky z důvodu prodlení s platbou této částky.

Posouzení veřejného ochránce práv

13. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že není pochyb o tom, že hlavní odpovědnost za zajištění toho, aby náklady na konferenci v Římě zůstaly v rámci rozpočtu, který byl k dispozici na základě příslušné smlouvy, nese stěžovatel. Zároveň se zdá být jasné, že tento rozpočet musela schválit Komise a že při tom Komise nezjistila, že rozpočet navržený stěžovatelem jasně překročil finanční prostředky, které byly stále k dispozici. Komise se tedy dopustila spoluzaviněné nedbalosti. Veřejný ochránce práv však nevidí důvod, proč by měl být podíl Komise na odpovědnosti za tuto chybu považován za větší než podíl stěžovatele.

14. Veřejná ochránkyně práv s potěšením konstatuje, že Komise ve svém stanovisku jasně uvedla, že přijala částečnou odpovědnost za chybu, k níž došlo, a nabídla stěžovateli platbu ex gratia ve výši 50 % rozdílu mezi rozpočtem na konferenci v Římě, který schválila, a částkou, která byla pro tuto konferenci stále k dispozici. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že návrh Komise je vzhledem k okolnostem případu mimořádně přiměřený a spravedlivý. Zvláště ji těší, že dotyčná služba [3] předložila tento návrh z vlastní vůle, aniž by čekala na podnět veřejného ochránce práv. Veřejná ochránkyně práv proto oceňuje proaktivní přístup Komise a rovněž věří, že stěžovateli provede navrhovanou platbu ex gratia ve výši 13 211,83 EUR.

15. Je pravda, že stěžovatel dal jasně najevo, že není spokojen s výše uvedenou nabídkou, a očekává, že Komise zaplatí mnohem vyšší částku spolu s úroky z toho, co stěžovatel považuje za prodlení s platbou. Veřejná ochránkyně práv však nevidí žádný důvod, který by Komisi zavazoval ke zlepšení nabídky, kterou učinila. Je třeba poznamenat, že to byl sám stěžovatel, kdo předložil Komisi rozpočet na římskou konferenci, který jasně převyšoval finanční prostředky, které byly dosud k dispozici.

16. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem se veřejná ochránkyně práv domnívá, že Komise podnikla odpovídající kroky k vyřešení této záležitosti, pokud jde o první tvrzení stěžovatele a jeho první tvrzení.

B. Tvrzení, že Komise neprávem neproplatila některé náklady v souvislosti se smlouvou č. Y

Argumenty předložené veřejnému ochránci práv

17. Na podporu druhého tvrzení stěžovatel tvrdil, že i) rozhodnutí Komise bylo nepřiměřené; ii) Komise nezohlednila obtížné okolnosti, za nichž se fórum konalo; a iii) projektový manažer Komise navrhl stenografy a požádal o překlad přepisu do francouzštiny a angličtiny před posouzením jeho kvality.

18. Komise zdůraznila, že vzhledem k tomu, že účastníky příslušné konference byli zástupci parlamentních skupin a profesních sdružení v Libanonu, byl přepis jednání velmi citlivým úkolem. Přepis, který byl nakonec obdržen, obsahoval zjevné chyby, pokud jde o jména vystupujících řečníků. Po provedení kontrol se ukázalo, že jména řečníků nebyla během konference řádně zaregistrována. Proto nebylo možné vědět, kdo co řekl. V důsledku toho neměl přepis žádnou hodnotu. Komise proto nemohla předat výsledky této konference na vysoké úrovni svým externím partnerům, čímž zmařila účel přepisu a jeho překladů.

19. Komise uvedla, že jednala přiměřeně, neboť se domnívala, že se mohla rozhodnout neprovést žádné platby stěžovateli v rámci příslušné části smlouvy. Namísto toho a jako projev dobré vůle Komise navrhla rozdělit tento okruh do několika podbodů a zaplatit za překlad dokumentů, které Komise poskytla stěžovateli, tj. část práce, která byla provedena přijatelným způsobem. Komise rovněž uvedla, že stěžovatel předal přepis více než 180 dnů po uplynutí příslušné lhůty. To by samo o sobě opravňovalo Komisi požádat stěžovatele o náhradu škody ve výši přibližně 5 000 EUR podle podmínek smlouvy. Navzdory nákladnému časovému a energetickému úsilí, které Komise vynaložila na získání smluvně splatného přepisu, navzdory nepřijatelné kvalitě přepisu a navzdory dlouhým zpožděním se však Komise rozhodla o tuto kompenzaci nepožadovat.

20. Pokud jde o druhý podpůrný argument stěžovatele, Komise uvedla, že nemůže přijmout argument stěžovatele, že okolnosti byly obtížné, neboť diskuse nebyly o nic živější než diskuse na předchozích fórech, která zorganizoval jiný rámcový dodavatel a pro něž Komise obdržela přesné přepisy. Kromě toho, pokud by došlo k nepředvídaným obtížím, bylo by smluvní povinností stěžovatele okamžitě informovat Komisi v případě, že by se domníval, že není schopen plnit dané úkoly. Stěžovatel však během konference žádné takové obavy nevyjádřil.

21. Pokud jde o třetí podpůrný argument stěžovatele, Komise uvedla, že smlouva od stěžovatele nevyžadovala, aby příslušný úkol zadal subdodavateli, ani ho o to jeho projektový manažer nepožádal. Stěžovatel tak nesl plnou odpovědnost, a podle podmínek smlouvy tedy nesl odpovědnost za jednání, neplnění a nedbalost svých subdodavatelů. Špatná výkonnost subdodavatele proto nezbavila stěžovatele žádné smluvní odpovědnosti. Kromě toho uvedla, že oddíl 2.2 pokynů je jasný v tom smyslu, že je povinností stěžovatele oficiálně předat překlad přepisu do francouzštiny a angličtiny před posouzením jeho kvality.

22. Komise na závěr uvedla, že přijetí tvrzení stěžovatele by bylo v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, a tudíž i se zájmem daňového poplatníka EU.

23. Stěžovatel ve svých připomínkách trval na svém podnětu. Dodala, že rovněž očekávala, že jí budou zaplaceny úroky z důvodu toho, co považovala za opožděnou platbu ze strany Komise.

Posouzení veřejného ochránce práv

24. S ohledem na výše uvedenou předběžnou poznámku veřejné ochránkyně práv veřejná ochránkyně práv konstatuje, že postoj Komise je vhodný a přiměřený, a domnívá se, že stěžovatel nepředložil žádný platný argument, který by zpochybňoval její názor v tomto ohledu.

25. Ačkoli se Komise konkrétně nezabývala otázkou legitimního očekávání stěžovatele, pokud jde o tuto smlouvu, veřejný ochránce práv se domnívá, že vzhledem k výše uvedeným otázkám týkajícím se plnění smlouvy, které mu byly známy, a vzhledem k neexistenci konkrétních ujištění nemohl stěžovatel vytvořit legitimní očekávání, pokud jde o náhradu vzniklých nákladů.

26. Vzhledem k výše uvedeným skutečnostem dospěla veřejná ochránkyně práv k závěru, že druhé tvrzení stěžovatele nelze přijmout. V důsledku toho nemůže obstát ani související tvrzení stěžovatele.

C. Závěry

Na základě svého šetření této stížnosti ji veřejná ochránkyně práv uzavírá těmito závěry:

S ohledem na návrh Komise provést platbu ex gratia ve výši 13 211,83 EUR, což představuje spravedlivé a nestranné řešení po zahájení šetření veřejného ochránce práv, se domnívá, že Komise záležitost vyřešila, a že tedy již nedochází k nesprávnému úřednímu postupu, pokud jde o první tvrzení stěžovatele. Veřejná ochránkyně práv oceňuje změnu postoje Komise a věří, že stěžovateli provede navrhovanou platbu ex gratia.

Pokud jde o druhé tvrzení a související tvrzení, nebyl zjištěn žádný nesprávný úřední postup.

Stěžovatel a Komise budou o tomto rozhodnutí informováni.

Emily O'Reillyová

Ve Štrasburku dne 14. března 2014.

[1] Stěžovatel tvrdil, že tato částka by mu měla být vrácena, a nikoli 26 423,66 EUR, neboť podle jeho názoru byly náklady schválené pro konferenci v Římě 88 384,31 EUR, a nikoli 83 319,00 EUR.

[2] Tyto položky činily celkem 7 078 EUR.

[3] V tomto ohledu veřejná ochránkyně práv konstatuje, že zatímco útvarem Komise, který se zabýval případem stěžovatele, bylo na začátku GŘ Relex, stanovisko orgánu zaslala baronka Catherine Ashtonová, vedoucí Evropské služby pro vnější činnost a místopředsedkyně Evropské komise.