В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването, начинът, по който Европейският омбудсман събира, обработва и гарантира защитата на всички предоставени лични данни, как се използва тази информация и какви права могат да упражняват субектите на данни във връзка с техните данни.

Администраторът е Европейският омбудсман. Съвместният администратор е Европейската комисия (за ABAC — финансово и счетоводно приложение, създадено от Комисията за наблюдение на изпълнението на нейния бюджет и за изготвяне на нейните отчети).

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Лични данни на оференти, изпълнители и кандидати, на техния персонал или подизпълнители, които могат да включват:

• Идентификационни данни: име, фамилия, номер на паспорта или номер на личната карта;
• функция;
• Данни за контакт (адрес на електронна поща, служебен телефонен номер, номер на мобилен телефон, номер на факс, пощенски адрес, дружество и отдел, държава на пребиваване, адрес на уебсайт);
• Удостоверения за платени социалноосигурителни вноски и данъци, извлечение от съдебни регистри;
• Финансови данни: референтен номер на банкова сметка (кодове IBAN и BIC), номер по ДДС;
• Клетвена декларация, че оферентите не се намират в някое от положенията, налагащи отстраняване, посочени в членове 136 и 141 от Финансовия регламент
• Формуляр за липса на конфликт на интереси за служителите на институциите или органите на ЕС, както и за експертите, участващи в процеса на подбор.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Личните данни се събират и обработват допълнително за целите на управлението и администрирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки от Европейския омбудсман.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработването на тези данни?

Правното основание за операциите по обработване на лични данни е Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза [1], и по-специално членове 160—179 от него.

Обработването е необходимо въз основа на член 5, параграф 1, букви а), б) и в) от Регламент (ЕС) No 1725/2018.

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Европейският омбудсман отговаря за обработката на данните. Данните се обработват по-конкретно от Отдела за персонала, администрацията и бюджета (PAB).

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Европейският омбудсман, генералният секретар, членовете на комисията за оценка (ако е приложимо); персоналът, отговарящ за управлението на договорите в рамките на съответния отдел; персоналът, отговарящ за управлението на офертите и договорите в отдел PAB. Предаването на лични данни е възможно на трети държави или на международни организации.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Досиетата, свързани с тръжните процедури, включително личните данни, се съхраняват в службата, отговаряща за процедурата, до нейното приключване, както и в отдела за PAB за срок от 7 години след подписването на договора. Извлеченията от съдебните регистри се съхраняват в продължение на 2 години след края на съответната процедура. Офертите на неуспелите оференти обаче се съхраняват в продължение на 5 години след подписването на договора.

7. Как защитаваме данните на субекта на данните?

Хартиените файлове се съхраняват в заключен шкаф от отговорните звена. Електронните файлове се съхраняват на сървъри с права на достъп, ограничени до съответните членове на персонала на звената, участващи в процедурата (а именно звеното PAB и звеното, което действително ще използва договора).

Членовете на комисията за оценка имат достъп до досиетата за целите на оценката и са информирани, че не следва да съхраняват копия след приключване на процеса на оценка.

Договорните клаузи гарантират, че изпълнителят обработва личните данни на служителите на ИО само по указания на омбудсмана (клаузи за защита на данните, добавени към договора за услуги/мебели и към общите условия за контакт).

В случай на предаване на лични данни на трети държави или международни организации договорът, подписан между омбудсмана и спечелилия оферент, предвижда стандартни договорни клаузи, които гарантират, че личните данни се обработват в съответствие с правилата, обвързващи институциите на ЕС.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Имате право да поискате достъп до личните си данни. Също така имате право да поискате незабавно коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до Вас. Правото на коригиране на данни може да се прилага само за фактически данни, обработвани в рамките на съответната процедура за възлагане на обществена поръчка. Това право може да бъде упражнено само до крайния срок за подаване на оферти. Неточните идентификационни данни обаче могат да бъдат коригирани по всяко време по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка и след това, като се изпрати електронно писмо на адрес eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Европейският омбудсман ще отговори на Вашите искания във възможно най-кратък срок и най-късно в срок от един месец.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате свързани със защитата на данните въпроси относно процедурата за възлагане на обществени поръчки до Европейския омбудсман на следния адрес: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Европейски омбудсман
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман на следния адрес: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] ОВ L 193, 30.7.2018 г., стр. 1.