Публични прояви на Европейския омбудсман

Публичен регистър на дейностите по обработване [1]: Обработване на лични данни и данни за контакт, снимки, видео- и аудиозаписи на ораторите и участниците в публичните прояви, офлайн или онлайн, на Европейския омбудсман

1. Последна актуализация на този запис: 12-05-2021

2. Референтен номер [2]: 4/2021

3. Име и данни за контакт на администратора [3]: Европейски омбудсман, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Лице за контакти: Отдел „Комуникации“, електронна поща: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Име и данни за контакт на длъжностното лице по защита на данните:

Г-жа Франческа Павеси – заместник-длъжностно лице по защита на данните: г-н Nicholas Hernanz

Електронна поща: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Име и данни за контакт на обработващия лични данни [4]: Възможно е да има обработващи лични данни за конкретни събития: изпълнители и подизпълнители, използвани за обща организация, управление и плащане на регистрация, организация на пътувания и др.

Договорните клаузи гарантират, че обработващите лични данни обработват имената, данните за контакт и банковите данни на ораторите и другите участници в проявите на Омбудсмана само по указания на Омбудсмана. Същите клаузи гарантират, че фотографите могат да прехвърлят снимки, направени по време на събитие на омбудсмана, само на отдела за комуникации. Всички обработващи данни трябва да са получили сертификат от признати международни специалисти по защита на данните.

В случай на събития, предавани онлайн, като например уебинар, съответната уеб платформа (т.е. WebEx) действа като обработващ личните ви данни за техническото предоставяне на онлайн събитието, независимо дали чрез браузър или мобилно приложение. Прилагат се съответните декларации за поверителност.

В случай на използване на инструменти за анкетиране и разпитване, добавени към цифровата платформа (т.е. Slido), съответният инструмент действа като обработващ лични данни, като например IP адресите на участниците. Прилагат се съответната политика за бисквитките и декларациите за поверителност.

6. Име и данни за контакт на съвместния(те) администратор(и)[5]:

За прояви, организирани на:

• Сгради на Европейския парламент (ЕП): ЕП е съвместен администратор за обработването на разрешения за достъп до неговите сгради за целите на сигурността.
• Помещения на Европейската комисия (ЕК): ЕО е съвместен администратор за обработването на разрешения за достъп до нейните сгради за целите на сигурността.
• частни търговски помещения (като хотели): частното търговско дружество е съвместен администратор за проверка на самоличността на гостите на събитието.

7. Цел(и) на обработването [6]: Отдел „Комуникации“ координира, организира и управлява различни видове публични прояви в съответствие със стратегията на омбудсмана и годишния план за управление на службата. Нейните цели са да се поддържа висока степен на видимост на работата на службата в обществен интерес.

Поради това се събират данни с цел изпращане на покани и информация до потенциални оратори и участници, даване на възможност за регистрация за проявата, проследяване на проявата и улесняване и подобряване на обмена на мнения и бъдещото сътрудничество със и между ораторите и участниците.

Данните се събират и с цел улесняване на финансовите и договорните отношения с оратори и други участници и доставчици, организиране на пътувания и хотели и спазване на изискванията за сигурност.

Изображения, като снимки и видео- и аудиозаписи, направени по време на прояви, се използват за съобщаване на дейностите на Омбудсмана.

8. Описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни [7]:

Субекти на данни

Всички лица (вътрешни и външни), поканени на събитията и участващи в тях, т.е.:

• членове на Европейската мрежа на омбудсманите;
• представители на институциите, органите или агенциите на ЕС;
• представители на организации на гражданското общество, асоциации и НПО;
• представители на академичните среди/физически лица, които следят отблизо работата на Омбудсмана;
• журналисти;
• външни доставчици като модератори и фотографи;
• служители на службата на Омбудсмана;
• всеки участник в събитие на омбудсмана.

Полета с данни

• Имена на потенциални оратори, участници и външни доставчици;
• Електронни адреси и телефонни номера на оратори, участници и външни доставчици;
• Длъжности, автобиографии на ораторите;
• Данни за банковата сметка на ораторите и външните доставчици;
• Имена на работодателите на ораторите (когато е приложимо), участниците и външните доставчици;
• Изображения, като снимки и видео- и аудиозаписи, направени по време на събития;
• Изображения и аудио- и видеозаписи, предоставени от потенциални високоговорители;
• Въпроси, задавани по време на онлайн прояви от участниците чрез инструменти за анкети и въпроси.

9. Срок за съхранение на данните и, когато е възможно, за заличаване [8]: Имената, адресите на електронната поща, телефонните номера, данните за банковата сметка, автобиографиите и имената на работодателите (когато е приложимо) на участниците се съхраняват в продължение на пет години, след което се заличават, а имената, данните за контакт и изображенията на ораторите се архивират за исторически цели.

Данните, по-специално имената, заглавията и изображенията на ораторите, се публикуват на уебсайта на омбудсмана и в каналите на социалните медии и остават там за неопределено време.

Снимките и видео- или аудиозаписите от публични събития се съхраняват вътрешно в продължение на пет години, след което се изтриват. Тези, за които се счита, че са от значение за дейността на службата, впоследствие се архивират за исторически цели.

10. Получатели на данните [9]:

Отдел „Комуникации“, който координира, организира и управлява публични прояви в съответствие със стратегията на омбудсмана и годишния план за управление на службата.

Генералният секретариат и отдел „Персонал, администрация и бюджет“, които се занимават с финансовите и договорните аспекти на публичните прояви.

Кабинетът на омбудсмана, който предоставя имената и данните за контакт на ораторите или участниците.

Имената, длъжностите и изображенията на ораторите и участниците в проявите могат да се появят на уебсайта на Омбудсмана, в Екстранет на мрежата и в годишния доклад, които са достъпни за обществеността. Посочените данни могат да се появят и в Network in Focus — информационен бюлетин на Европейската мрежа на омбудсманите, който е достъпен в Екстранет на мрежата и на уебсайта на омбудсмана.

Данните могат да се появяват и в каналите на омбудсмана в социалните медии, които са публично достъпни.

Списъците на ораторите и участниците в дадена проява се раздават на всички оратори и участници.

Имената, заглавията и изображенията на ораторите и участниците в дадена проява могат да бъдат публикувани във вътрешния бюлетин на службата на омбудсмана.

11. Има ли предаване на лични данни на трети държави и/или международни организации?[10]: Не е приложимо

12. Общо описание на мерките за сигурност [11]: Личните данни на служителите на омбудсмана и на външни субекти на данни, събрани в контекста на организирането на събития, са защитени от мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии с цел запазване на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

13. Информация за това как субектите на данни могат да упражнят правата си на достъп и коригиране и, когато е приложимо, на изтриване, ограничаване и преносимост на данните [12]:

• Субектът на данни може да упражни правата си, например като поиска достъп до и коригиране или заличаване на лични данни, като изпрати електронно писмо на адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Искането се разглежда без ненужно забавяне и при всички случаи в срок от един месец.
• Когато се регистрират за проява, потенциалните участници се уведомяват, че по време на проявата могат да бъдат заснети техни изображения, които да бъдат използвани от службата на Омбудсмана за комуникационни цели. Ако имат опасения, те могат да се свържат с отдел „Комуникации“ на електронен адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Отделът ще се опита да отговори на техните опасения, доколкото е възможно (например в зависимост от конфигурацията на залата или чрез потъмняване/покриване на тяхната снимка на колективни екрани за печат, направени по време на уебинари и цифрови конференции).
• Потенциалните участници също така се питат дали искат техните данни за контакт да бъдат добавени към списъците с контакти на Омбудсмана, за да бъдат информирани за бъдещите дейности. Всички бъдещи съобщения им позволяват да се отпишат от такива списъци, ако желаят.

Декларация за поверителност

относно събирането на имена, данни за контакт, снимки, видеозаписи, аудиозаписи и фото- и аудио-визуални помощни средства от отдел „Комуникация“ на службата на Европейския омбудсман

В настоящата декларация за поверителност се обяснява какви лични данни събира Службата на Европейския омбудсман, защо и как ги събира, обработва, използва и съхранява. В декларацията също така се описва как субектите на данни могат да упражняват правата си.

Администраторът на данни е Европейският омбудсман.

1. Какви лични данни обработва Европейският омбудсман?

• Имена на потенциални лектори, участници и външни доставчици.
• Електронни адреси и телефонни номера на оратори, участници и външни доставчици.
• Длъжности, автобиографии на ораторите.
• Данни за банковата сметка на ораторите и външните доставчици.
• Имена на работодателите на ораторите (когато е приложимо), участниците и външните доставчици.
• Изображения, като снимки и видео и аудио записи, направени по време на събития.
• Изображения и аудио и видео записи, предоставени от потенциални високоговорители.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Единствено с цел координиране, организиране и управление на публичните прояви на омбудсмана.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработването на тези данни?

Обработваме данни при изпълнението на функциите на Европейския омбудсман в обществен интерес в съответствие с Устава на Европейския омбудсман и член 5, параграф 1, буква а) от Регламент 2018/1725. Също така питаме потенциалните участници дали искат техните данни за контакт да бъдат добавени към нашата база данни.

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Европейският омбудсман отговаря за обработката на данни, която се извършва от отделите „Персонал, администрация и бюджет“ и „Комуникация“. Отделът за комуникация може да възложи на външни специалисти да правят снимки и да правят аудио- и видеозаписи на публичните прояви на омбудсмана.

5. Кой е процесорът?

Възможно е да има обработващи лични данни за конкретни събития: изпълнители и подизпълнители, използвани за обща организация, управление и плащане на регистрация и др.

Договорните клаузи гарантират, че обработващите лични данни обработват имената, данните за контакт и банковите данни на ораторите и другите участници в проявите на Омбудсмана само по указания на Омбудсмана. Същите клаузи гарантират, че фотографите могат да прехвърлят снимки, направени по време на събитие на омбудсмана, само на отдела за комуникации. Всички обработващи данни трябва да са получили сертификат от признати международни специалисти по защита на данните.

В случай на събития, предавани онлайн, като например уебинар, съответната уеб платформа (т.е. WebEx) действа като обработващ личните ви данни за техническото предоставяне на онлайн събитието, независимо дали чрез браузър или мобилно приложение. Прилагат се съответните декларации за поверителност.

В случай на използване на инструменти за анкетиране и разпитване, добавени към цифровата платформа (т.е. Slido), съответният инструмент действа като обработващ лични данни, като например IP адресите на участниците. Прилагат се съответната политика за бисквитките и декларациите за поверителност.

6. Кой получава данните?

• Членове на екипите на отдел „Комуникации“, генерален секретариат, отдел „Персонал, администрация и бюджет“ и кабинета на омбудсмана, чиято работа изисква от тях да обработват личните данни във връзка с организирането на обществени прояви.
• Уебсайтът и годишният доклад на омбудсмана са достъпни за обществеността. Екстранет на мрежата — уебсайт, достъпен само за членовете на мрежата. Данните могат да се появят и в Network in Focus — информационен бюлетин на Европейската мрежа на омбудсманите, който е достъпен в Екстранет на мрежата и на уебсайта на омбудсмана.
• Данните могат да се появяват и в каналите на омбудсмана в социалните медии, които са публично достъпни.
• Списъците на ораторите и участниците в дадена проява се раздават на всички оратори и участници.
• Имената и изображенията на ораторите и участниците в дадена проява могат да бъдат публикувани във вътрешния бюлетин на службата на омбудсмана.

7. Колко дълго ще се съхраняват данните?

• Имената и длъжностите на ораторите по време на прояви и имената на техните работодатели (когато е приложимо) се публикуват на уебсайта на омбудсмана.
• Изображенията и аудио-/видеозаписите от прояви се публикуват на уебсайта на омбудсмана, използват се в неговите публикации и се разпространяват чрез официалните профили в социалните медии. Те също така се съхраняват вътрешно в продължение на пет години, след което се изтриват. Тези, за които се счита, че са от значение за дейността на службата, впоследствие се архивират за исторически цели.

8. Как защитаваме вашите данни?

Личните данни са защитени чрез мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии в службата на омбудсмана с цел запазване на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

9. Какви са Вашите права и как можете да ги упражните?

• Субектът на данни може да упражни правата си, например като поиска достъп до и коригиране или заличаване на лични данни, като изпрати електронно писмо на адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Искането се разглежда без ненужно забавяне и при всички случаи в срок от един месец от получаване на искането.

а) Когато се регистрираме за събитие, информираме потенциалните участници, че по време на събитието могат да бъдат заснети техни изображения, които да бъдат използвани от службата на Омбудсмана за комуникационни цели. Ако имат опасения, те могат да се свържат с отдел „Комуникации“ на електронен адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Отделът ще се опита да отговори на техните опасения, доколкото е възможно (например в зависимост от конфигурацията на залата или чрез затъмняване на снимката им на колективни екрани за печат, направени по време на уебинари и цифрови конференции).

• Също така питаме потенциалните участници дали искат да бъдат добавени към нашите списъци с контакти, за да можем да ги информираме за нашите дейности. Всички бъдещи съобщения ще им позволят да се отпишат от такива списъци, ако желаят.

10. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или оплаквания по въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време субектът на данни може да изпрати въпроси, свързани със защитата на данните, на адрес:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Началник отдел „Персонал, администрация и бюджет“
Европейски омбудсман
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

или да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните: edps@edps.europa.eu

Страсбург, 12.5.2021 г.

 

[1] Попълва се от администратора. Вж. член 31, параграфи 1 и 5 относно регистрите на дейностите по обработване на данни от Регламент 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] За проследяване. Ако службата реши да води централен регистър, свържете се със стопанисващия този регистър, за да получите референтен номер.

[3] Използвайте функционални пощенски кутии, доколкото е възможно, за да осигурите непрекъснатост на дейността.

[4] (на английски) Където е приложимо. Ако използвате обработващ лични данни (изпълнител) за обработване на лични данни от Ваше име, моля, посочете това (напр. 360-градусови оценки, ИТ услуги, възложени на външни изпълнители, или медицински прегледи преди назначаване на работа).

[5] Където е приложимо. Ако носите съвместна отговорност с друга институция на ЕС, моля, посочете това тук (напр. две институции със споделена медицинска служба). Ако случаят е такъв, не забравяйте да споменете в описанието кой отговаря за какво и на кого хората могат да се обръщат за своите запитвания.

[6] Много кратко описание на това, което възнамерявате да постигнете; ако правите това въз основа на конкретно правно основание, посочете и него (напр. Правилник за длъжностните лица за процедурите за подбор).

[7] Забележки: В случай че категориите данни се различават между различните категории лица, моля, обяснете също така (напр.: заподозрени срещу свидетели при административни разследвания)

[8] Външни препратки Посочете административния период на съхранение, включително началната му дата; разграничаване между категориите лица или данни, когато е необходимо (напр. в процедурите за подбор: кандидати, които са попаднали в списъка на издържалите конкурса, спрямо тези, които не са попаднали в него).

[9] Кой ще има достъп до данните в рамките на Европейския омбудсман? Някой извън офиса? Не е необходимо да се споменават субекти, които може да имат достъп в хода на конкретно разследване (напр. OLAF, ЕНОЗД, Сметната палата).

[10] Ако отговорът е „да“, включете идентификацията на държавата или международната организация и документацията за подходящи гаранции (напр. обработващ лични данни в трета държава, използваща стандартни договорни клаузи, публичен орган на трета държава, с който си сътрудничите въз основа на договор).

[11] Където е възможно. Включете общо описание на мерките си за сигурност, които бихте могли да предоставите и на обществеността. Вж. член 33 относно сигурността на обработването от Регламент 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Помислете за публикуване на съответната част от декларацията за поверителност и предоставяне на връзка. Вж. членове 15 и 16 относно информацията, която трябва да бъде предоставена на субекта(ите) на данни, и членове 17—22 относно правата на субектите на данни от Регламент 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725