В настоящата декларация за поверителност се описва как Европейският омбудсман защитава личните Ви данни, когато отговаряте на консултация с омбудсмана, и къде като такъв омбудсманът действа като администратор на лични данни. Тази декларация също така определя какви права имате като субект на данни.

По-специално в него се обяснява причината за събирането и обработването на данните; начина, по който омбудсманът събира, обработва и гарантира защитата на предоставените данни; и какви права могат да упражняват доставчиците на входящи данни във връзка с техните данни.

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Участниците попълват формуляра за контакт на уебсайта на Европейския омбудсман, който насочва коментарите към специалната пощенска кутия за консултации. Отговорите могат да бъдат изпращани и с писмо или по електронна поща. Съответните служители в службата на Европейския омбудсман обработват вноските.

Европейският омбудсман може да се свърже с участниците, за да поиска разяснения и/или да разпространи резултатите от консултацията/разследването. Данните за контакт на лицето, отговарящо за запитването, са посочени в поканата за отговор на консултацията.

Събраните и допълнително обработени лични данни са данни, необходими за участие в консултацията, както следва: собствено име, фамилно име, електронна поща, длъжностна характеристика и предпочитан език за по-нататъшна кореспонденция, друг език, на който се приема отговор, и съдържание (в по-голямата си част възгледите на лицето или организацията по темата).

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Европейският омбудсман желае да даде възможност на обществеността и заинтересованите страни да изразят мнението си в контекста на стратегически проверки и инициативи, които биха се възползвали от външен принос и следователно могат да започнат обществени консултации.

3. Какво е правното основание и необходимостта от обработването на тези данни?

Правното основание за тази операция по обработване е член 11 от ДЕС.

Личните данни се обработват в съответствие с Регламент 2018/1725 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на ЕС. Обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес (член 5, параграф 1, буква а) от Регламент 2018/1725).

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Секторът на информационните и комуникационните технологии (ИКТ) на Европейския омбудсман управлява данните, предоставени на уебсайта. Служителите на Европейския омбудсман, отговарящи за провеждането на публични консултации, и упълномощените служители, въз основа на принципа „необходимост да се знае“, ще продължат да обработват данните, предоставени от доставчиците на входящи данни.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Служителите на Европейския омбудсман, отговарящи за извършването на тази операция по обработване, имат достъп до Вашите лични данни; както и други упълномощени служители на Европейския омбудсман въз основа на принципа „необходимост да се знае“.

Като част от процедурата по разследване Европейският омбудсман изпраща на съответната институция, орган, служба или агенция на ЕС всички получени отговори. В интерес на прозрачността Европейският омбудсман предоставя публичен принос, получен в рамките на консултация.

Когато участвате в консултация, трябва да посочите себе си и организацията, от чието име участвате. Анонимен принос към консултациите не се приема. Целта е да се избегнат злоупотреби.

В интерес на прозрачността Европейският омбудсман предоставя публичен принос, който е получила в отговор на обществена консултация. Вашите лични данни няма да бъдат оповестявани публично. Следва да избягвате включването на ненужни лични данни във Вашите отговори, по-специално лични данни на трети страни. Ако такива данни бъдат включени, те ще бъдат заличени от версията, която се оповестява публично.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Отговорите се съхраняват в съответната преписка по случая в съответствие с политиката за съхранение на информация на системата за управление на случаите на омбудсмана за период от десет години след приключването на случая ^[2]. Това включва основна лична информация (собствени имена, фамилни имена, електронен адрес), езикови предпочитания и отговори. Отговорите се архивират в съответствие с политиката на омбудсмана относно архивирането ^[3].

7. Как защитаваме Вашите данни?

Електронните данни се съхраняват на сървърите на Европейския омбудсман. Тези данни са защитени от множество мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии на Европейския омбудсман с цел защита на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

Достъпът до лични данни е защитен чрез управлението на правата на достъп, които са строго ограничени и се основават на принципа „необходимост да се знае“.

Електронните адреси никога не се оповестяват публично, но се съхраняват и могат да се използват от Европейския омбудсман за кореспонденция, свързана с предоставения отговор.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Когато участвате в консултация, можете да изберете дали личните ви данни да бъдат публикувани или не на нашия уебсайт.

Като „субект на данни“ имате и конкретни права съгласно глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално правото на достъп до личните Ви данни и правото да ги коригирате, в случай че личните Ви данни са неточни или непълни. При определени условия имате право да изтриете личните си данни, да ограничите обработването на личните си данни и право да възразите срещу обработването на личните ви данни.

Европейският омбудсман ще отговори на Вашите искания във възможно най-кратък срок и най-късно в срок от един месец.

И накрая, имате право да се обърнете по всяко време към Европейския надзорен орган по защита на данните, ако считате, че Европейският омбудсман е нарушил правата Ви съгласно Регламент 2018/1725 поради обработването на личните Ви данни.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате въпроси, свързани със защитата на данните във връзка с обществените консултации на Европейския омбудсман, на следния адрес: EO@ombudsman.europa.eu

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман на следния адрес: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu

[2] Вж.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Вж.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.