1. Контекст

Европейският фонд за отбрана (ЕФО) разполага с бюджет от около 8 милиарда евро за периода 2021—2027 г.[1]

ЕФО има за цел да подкрепя научните изследвания и иновациите в сектора на отбраната и да насърчава сътрудничеството и подхода на сътрудничество.

Европейската комисия е отговорна за вземането на решение как да се разпредели финансирането по линия на Фонда за отбрана. По този начин тя се подпомага от външни експерти, които допринасят за оценката, прегледа на съответствието с етичните стандарти и оценката на бюджетната прогноза на предложенията.

Съгласно Регламента за ЕФР [2] Комисията трябва да състави списък на външните експерти, които се подбират въз основа на техните умения, опит и знания, като се вземат предвид задачите, които ще им бъдат възложени.

Комисията трябва да се стреми да осигури подходяща ротация на експертите и подходящ баланс между частния и публичния сектор.

Обикновено, когато Комисията избира и възнаграждава външни експерти, които да подпомагат оценката на предложенията, списъците на експертите се публикуват на портала Funding & Tenders на Комисията [3], като по този начин се дава възможност за известен обществен контрол. Регламентът за ЕФР изрично предвижда дерогация от това общо правило [4].

В същото време няма публична информация за това как Комисията прилага правилата по отношение на:

и) смекчаване на рисковете от конфликти на интереси, които могат да възникнат при външни експерти, или

ii) Да се постигне подходящ баланс в състава в рамките на външните експертни групи и комисиите за оценка. Това допълнително се усложнява от липсата на прозрачност по отношение на експертите.

2. Стратегическа инициатива

Предвид липсата на публична информация относно избраните външни експерти, участващи в етичната проверка и оценката на проектните предложения за Европейския фонд за отбрана ^[5], омбудсманът счита, че е още по-важно Комисията да извърши надеждна вътрешна оценка на конфликтите на интереси на назначените експерти. С оглед на това на 9 декември омбудсманът изпрати писмо до Комисията с два въпроса:

I. Какви мерки са въведени, за да се гарантира, че участието на външни експерти в етичния преглед и оценката на предложенията за Европейския фонд за отбрана не поражда рискове от конфликти на интереси?

II. Кой от кодексите за поведение, включени в образеца на договор за експерти, посочен в поканата за представяне на кандидатури за експерти, се прилага за експертите, участващи в Европейския фонд за отбрана?

3. Отговор

На 28 април 2023 г. Комисията отговори, като определи приложимата правна рамка и отговори на въпросите на омбудсмана.

Комисията също така предостави допълнителна информация. ^[6]  

Отговорът е обобщен по-долу.

Правна рамка

Предложенията за ЕФР се представят и оценяват въз основа на Регламента за ЕФР ^[7].

Правната рамка за избягване на конфликти на интереси е определена във Финансовия регламент на ЕС.^[8] Комисията също е издала насоки в това отношение.^[9]

Избягване и оценка на рисковете от конфликт на интереси

Съществуват два фонда от експерти за ЕФР ^[10], а именно експерти, които помагат за

i. Оценка на всички допустими проекти ^[11], и

ii. Проверки на съответствието с етичните стандарти на одобрените проекти ^[12] (служителите на Комисията извършват първоначална проверка на съответствието с етичните стандарти).

И двете групи експерти се избират от база данни от експерти, наречена „Вътрешно управление на експерти“, в която експертите могат да изразят интерес да отговорят на поканите на Комисията.

Когато служителите по проектите на Комисията подбират предварително експерти от базата данни, те извършват предварителна проверка за липса на конфликт на интереси ^[13].

След това Комисията прилага „корпоративен подход“ по отношение на управлението на конфликти на интереси, при който експертите i) признават кодекса за поведение в договора, който подписват, преди да започнат работа, и ii) потвърждават чрез подписване на декларация в системата за електронен обмен Funding & Tenders Portal за всяко отделно предложение, което оценяват, че няма конфликт на интереси.

Комисията също така информира експертите за потенциални конфликти на интереси и на следващите етапи от процеса на оценка се извършват няколко проверки.

Преди да получи проектни предложения, всеки експерт трябва също така да декларира по електронна поща, че няма конфликт на интереси ^[14].

Преди предложението(ята) да бъде(ат) възложено(и) на експерт, съответният служител по проекта на Комисията проверява въз основа на автобиографиите на експертите, че експертите, назначени да оценят дадено предложение, нямат същия работодател като който и да е от кандидатите за финансиране на проекти.

Служителят по проекта на Комисията също така изготвя вътрешна бележка, в която се докладват и описват подробно принципите, които служителят по проекта е следвал при предварителния подбор на експертите, поотделно и като цяло. Това включва проверка на експертния опит, наличността, очевидната липса на конфликти на интереси и разнообразието на среди. След това тази докладна записка се представя на съответния началник-отдел.

След като получи предложение(я) от експертите, служителят по проекта на Комисията организира информационна среща с експертите, на която Комисията предоставя информация относно:

i. поддържане на липсата на конфликт на интереси;

ii. конфликтите на интереси, произтичащи от кодекса за поведение, включително списък на потенциалните случаи, в които Комисията ще разследва; и

iii. кога да информира Комисията за евентуален конфликт, последиците и начина, по който той се третира.

В случаите, когато експертът декларира конфликт на интереси, служителят по проекта на Комисията разследва и с подкрепата на правен служител от Комисията може да препоръча отстраняването на експерта. Заключението е изложено в бележка към досието, която се регистрира в системата на Комисията за управление на досиетата (ARES) и е адресирана до координатора на поканата и техните ръководители.

Впоследствие експертите подписват няколко документа, потвърждаващи, че нямат конфликт на интереси. Софтуерът, използван за управление на оценката на предложенията, изисква също така експертите да потвърдят липсата на конфликт на интереси.

Кодекс за поведение

Образецът на договор, свързан с поканата за представяне на кандидатури на експерти, съдържа в приложение 1 различни кодекси за поведение за различните категории експерти [15].

Комисията потвърди, че кодексът за поведение, приложим за външните експерти на ЕФР, е кодексът, озаглавен „EVALUATORS — ALL (с изключение на наблюдателите)“.

Кодексът за поведение съдържа общо задължение за безпристрастност и определя:

ситуации, които автоматично ще се считат за конфликти на интереси, които в определени случаи могат да бъдат отменени при изключителни и надлежно обосновани обстоятелства.

· обстоятелства, които могат да породят конфликт на интереси.

Освен това кодексът изисква експертът да потвърди, като подпише декларация, че не възниква конфликт на интереси, преди да започне работата си, и незабавно да информира органа по назначаването, ако експертът е (или узнае) за конфликт на интереси.

Допълнителна информация

Комисията заяви, че списъкът на експертите не се оповестява, за да се предотврати:

· експертите да не бъдат подлагани на натиск от трети страни и да запазят своята независимост;

· разкриване на специфичния експертен опит на експертите в чувствителната област на отбранителната промишленост и подкопаване на техните пълномощия в областта на сигурността;

· връзката между експерт и тема и/или предложение може да бъде проследена, с отрицателно въздействие върху интегритета на процеса на оценяване. Има ограничен брой i) теми на поканите за представяне на предложения и ii) понякога предложения, получени по теми.

Комисията обаче заяви, че държавите членки проверяват експертите:

1. в програмния комитет (който е комитет по комитология), където списъкът на експертите, подпомагащи Комисията, се споделя ежегодно ^[16]; и
2. чрез валидиране на техните пълномощия за сигурност преди назначаването им от националните агенции по сигурността, разследване на всеки експерт.

4. Заключение

Тази инициатива даде възможност на омбудсмана да придобие представа за мерките, които Комисията е въвела, за да гарантира, че участието на външни експерти в етичната проверка и оценката на предложенията за ЕФР не поражда рискове от конфликти на интереси.

Омбудсманът благодари на Комисията за отговора на нейните въпроси и за предоставената допълнителна информация.

Въз основа на това Омбудсманът отбелязва, че Комисията прилага „корпоративен подход“ по отношение на управлението на конфликти на интереси, който разчита до голяма степен на личната декларация на избраните експерти за всички конфликти на интереси.

Омбудсманът разбира, че освен ако не бъде установен конфликт на интереси на предварителния етап от служителя по проекта на Комисията или преди получаването на предложенията за проекти въз основа на анализ на автобиографиите на експертите, за да се попречи на тези експерти да оценят например предложенията на техните работодатели, Комисията не извършва по-нататъшна оценка на конфликта на интереси.

Омбудсманът ще продължи да наблюдава развитието в тази важна област и обмисля дали да разгледа въпроса в контекста на проверка по собствена инициатива.

КРАЙ НА БЕЛЕЖКАТА

 

[1] Вж.: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] Регламент (ЕС) 2021/697 за създаване на Европейски фонд за отбрана https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] В съответствие с член 237 от Финансовия регламент на ЕС.

[4] Вж. член 26, параграф 2 от Регламент 2021/697, в съответните му части се предвижда, че „[ч]рез дерогация от член 237 от Финансовия регламент списъкът на независимите експерти не се оповестява публично“.

[5] Вж.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355

 

[8] Регламент 2018/1046 за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Насоки относно избягването и управлението на конфликти на интереси съгласно Финансовия регламент

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] В съответствие с член 26 от Регламента за ЕФР

[11] В съответствие с член 237 от Финансовия регламент

[12] В съответствие с член 7 от Регламента за ЕФР

[13] Повече информация на страници 8 и 9 от настоящия наръчник на Комисията: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum-section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
В ръководството се посочва: „Не избирайте никое от следните (тъй като винаги се предполага, че има конфликт на интереси):
− членове на консултативна група, създадена от Комисията за предоставяне на консултации относно изготвянето на работните програми на ЕС или Евратом по „Хоризонт 2020“ в област, свързана с въпросната покана
– национални звена за контакт или лица, работещи пряко за мрежата „Enterprise Europe“
− членове на програмен комитет по „Хоризонт 2020“.“

[14] Използваният образец на текст включва реда: „Декларирам, че не участвам в нито едно предложение, представено за оценка по посочената(ите) покана(и) за представяне на предложения по ЕФР [..]“

[15] Вж.: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Вж. член 34, параграф 4 от Регламента за ЕФР, въпреки че контролът на този комитет изглежда се ограничава до гарантиране на прозрачността на „удостоверенията за сигурност“ на назначените експерти.