Контекст на проверката по собствена инициатива

1. През 2010 г. EPSO въведе „нов модел“на конкурси за подбор на постоянен персонал за институциите на ЕС, който се състои от тестове за допускане до КПТ и тестове по модела „Център за оценяване“ (окончателни тестове). Този нов модел е въведен, за да се ускори цялата конкурсна процедура.[1]

2. При конкурсите по „стария модел“ удостоверителните документи на кандидатите бяха проверени преди издаването на поканите за заключителния изпит (писмени/устни изпити). Това означава, че всички кандидати, които са били поканени на окончателния изпит, могат да бъдат включени в списъка на издържалите конкурса, ако са издържали успешно този изпит.

3. Процедурата на EPSO в конкурсите по „нов модел“е конкурсните комисии да проверяват удостоверителните документи само на кандидатите, които са издържали окончателните тестове от даден конкурс, т.е. тестовете, проведени в центъра за оценяване. Ако конкурсните комисии не приемат удостоверителните документи на издържалите конкурса кандидати, те се отхвърлят и не се включват в списъка на издържалите конкурса.

4. Може да се твърди, че би било по-добре кандидатите да бъдат информирани за решението на конкурсните комисии относно удостоверителните им документи, преди да се явят на изпитите по модела „Център за оценяване“, за които обикновено се подготвят, и да инвестират време, усилия и дори пари. Това е така по-специално защото значението на професионалния опит на кандидатите, посочено в удостоверителните им документи, за задълженията на длъжността, за която кандидатстват (условие за допустимост в конкурсите на EPSO), невинаги е обективно очевидно. Ако кандидатите не знаят, че професионалният опит е от значение за служебните задължения, в крайна сметка те ще бъдат неуспешни в конкурса, дори ако са издържали успешно тестовете в центъра за оценяване.

5. Изглежда също така, че участието в тестовете по модела „Център за оценяване“ на кандидати, които в крайна сметка са отхвърлени поради липса или недостиг на удостоверителни документи, може да не е обосновано от икономическа гледна точка. Поканите до центъра за оценяване включват разходи на ЕС, които биха могли да бъдат избегнати, ако удостоверителните документи на кандидатите бъдат проверени преди отправянето на поканите до центъра за оценяване.

6. Информацията, предоставена от EPSO на нейния уебсайт [2] и в Ръководството за конкурсите на общо основание [3], не изяснява защо настоящата процедура предвижда проверка на удостоверителните документи само в последния момент, т.е. когато успешно издържалите конкурса кандидати вече са били определени след тестовете в рамките на центъра за оценяване.

7. Поради това омбудсманът счита, че посочените по-горе въпроси трябва да бъдат изяснени от EPSO. Член 228 от ДФЕС оправомощава Европейския омбудсман да извършва разследвания по собствена инициатива на възможни случаи на лошо администриране в дейността на институциите и органите на Общността. Поради това омбудсманът реши да започне настоящата проверка по собствена инициатива, за да даде възможност на EPSO да разясни графика на конкурсните комисии за оценка на квалификациите на кандидатите въз основа на придружаващите документи.

Предмет на проверката по собствена инициатива

8. В писмото си за започване на настоящата проверка по собствена инициатива омбудсманът се позовава на жалба срещу EPSO относно конкурс на общо основание EPSO/AST/112/10 и посочва, че фактите по тази жалба са насочили вниманието му към въпросите, които са предмет на настоящата проверка по собствена инициатива. Той поиска от EPSO да посочи дали при конкурси, в които не повече от 100 кандидати отговарят на условията за тестове в центъра за оценяване, конкурсната комисия може да провери удостоверителните документи, по-специално тези, свързани с образованието и професионалния опит, преди да бъдат отправени поканите за участие в центъра за оценяване.

9. Омбудсманът поиска от EPSO да вземе предвид в отговора си i) възможните икономии за бюджета на ЕС от такъв подход; ii) интереса на кандидатите да бъдат информирани, ако професионалният им опит не се счита за релевантен, преди да инвестират време и усилия в тестовете по модела „Център за оценяване“; и iii) факта, че при конкурсите по „стария модел“удостоверителните документи са били проверени преди издаването на поканите за писмени/устни изпити.

Проучването

10. На 19 януари 2012 г. омбудсманът поиска становище от EPSO. На 31 май 2012 г. EPSO представи своя отговор.

Анализ и заключения на омбудсмана

А. График на конкурсните комисии за оценяване на квалификациите на кандидатите въз основа на удостоверителни документи

Доводи на EPSO

11. EPSO се позова на конкурс на общо основание EPSO/AST/112/10 (наричан по-нататък „конкурсът“). Тя уточнява, че конкурсната комисия е изготвила списъка на кандидатите, които са получили най-високите общи оценки на тестовете за достъп и които с оглед на информацията, предоставена в техния електронен формуляр за кандидатстване, отговарят на общите и специалните условия, изброени в обявлението за конкурса. След това тези кандидати бяха поканени на тестовете по модела „Център за оценяване“. Според EPSO „това означава, че всички кандидати, поканени да се явят на тестовете по модела „Център за оценяване“, са изпълнили общите и специалните условия, изисквани в обявлението, въз основа на информацията, съдържаща се в техния електронен формуляр за кандидатстване.“

12. При проверка на удостоверителните документи конкурсната комисия може да сметне, че удостоверителните документи на някои кандидати не потвърждават или не потвърждават в достатъчна степен информацията, предоставена в техния електронен формуляр за кандидатстване. Позовавайки се на посочения по-горе конкурс, EPSO обясни: „Въпросът не е дали... професионалният опит на [кандидатите] е свързан със служебните задължения, описани в обявлението, а по-скоро с представянето на доказателства за информацията, предоставена в електронния формуляр за кандидатстване. Въз основа на тази информация конкурсната комисия вече е решила, че професионалният им опит е от значение за допускането на кандидатите, но при условие че по-късно тази информация бъде подкрепена с необходимите документални доказателства." Според EPSO кандидатите са знаели как да изготвят информацията в онлайн кандидатурата си по такъв начин, че да убедят конкурсната комисия, че отговарят на условията за допускане до конкурса, но някои от тях не са подкрепили тази информация с необходимата документация.

13. Етапът, на който се проверяват удостоверителните документи, може да се промени от конкурс към конкурс, но само в много изключителни случаи дадена институция все още настоява обявлението да бъде изготвено по такъв начин, че документите да бъдат проверени на по-ранен етап. По-специално за конкурси с голям брой кандидати е по-ефективно от гледна точка на разходите и времето да се извърши пълна проверка „само преди успешно издържалите конкурса кандидати да бъдат включени в списъка на издържалите конкурса“.

14. EPSO направи сравнение между разходите, породени от двата процедурни подхода: първия подход, при който удостоверителните документи са били проверени преди окончателните изпитвания; и настоящия подход, при който те се проверяват едва след тези изпитвания. В конкурса общо 499 кандидати бяха поканени да се явят на тестовете по модела „Център за оценяване“, като само 193 от тях издържаха успешно. При настоящата система, при която се проверяват удостоверителните документи само на кандидатите, издържали тестовете по модела „Център за оценяване“, конкурсната комисия е трябвало да провери само 193 досиета вместо 499 досиета, които е трябвало да провери съгласно предишния подход. В резултат на това бяха необходими по-малко от половината човекочасове за извършване на проверката. Проверката на придружаващите документи отнема много време и е „трудоемка“. Опитът показва, че само много ограничен брой кандидати не са в състояние да представят необходимите доказателства за информацията, която предоставят в своя електронен формуляр за кандидатстване. За конкурса само 11 кандидати (от общо 193) в крайна сметка не бяха в състояние да предоставят необходимите удостоверителни документи, обосноваващи информацията, предоставена в тяхната онлайн кандидатура. EPSO е убедена, че настоящият метод генерира реални икономии за бюджета на ЕС в сравнение с предишния подход.

15. Освен това в обявлението за конкурса броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да се явят на тестовете по модела „Център за оценяване“, е определен като няколко (2,5 пъти) от броя на кандидатите, които могат да бъдат включени в списъка на издържалите конкурса. Поради тази причина проверката на удостоверителните документи преди изпращането на поканите за изпитите по модела „Център за оценяване“не би намалила броя на поканените кандидати и следователно не би довела до допълнителни икономии за бюджета на ЕС. За разглеждания конкурс това би довело до положение, при което вместо единадесетте кандидати, които в крайна сметка не са били в състояние да представят необходимите удостоверителни документи, биха били поканени единадесет други кандидати.

16. EPSO заключава, че що се отнася до кандидатите, поканени в центъра за оценяване, конкурсната комисия е взела решение относно допустимостта им и ги е допуснала до изпитите по модела „Център за оценяване“ въз основа на информацията, която те са предоставили в своите онлайн кандидатури. Ограничаването на проверката на критериите за допустимост до документите на кандидатите, които могат да бъдат включени в списъка с резерви, предполага значително увеличаване на времето и следователно намалява продължителността на етапа на допускане.

17. Преди да вложат време и усилия в тестовете по модела „Център за оценяване“, кандидатите имат интерес да бъдат информирани дали професионалният им опит се счита за подходящ или не. EPSO е убедена, че това е така в настоящата система. Ако кандидатите представят, в съответствие с подписаната от тях клетвена декларация, документи в подкрепа на предоставената онлайн информация, проверката на тези документи няма да промени тяхната допустимост.

Оценка на омбудсмана

18. В самото начало Омбудсманът посочва, че съгласно действащите правила относно конкурсите удостоверителните документи, които подлежат на проверка от конкурсната комисия след изпитите по модела „Център за оценяване“, обикновено са тези, които потвърждават изявленията на кандидатите в техните онлайн кандидатури относно: i) гражданство; ii) професионален опит; и iii) академични квалификации.[4]

19. Омбудсманът вече е получил жалби, в които се твърди, че дори ако даден кандидат се е позовал на удостоверителни документи, с които разполага, и по този начин е включил в онлайн заявлението информация за своите конкретни удостоверения [5] или за своите конкретни трудови договори и/или фактури, свързани с периоди на самостоятелна заетост [6] (въз основа на които впоследствие е бил приет в CBT), при проверката на удостоверителните документи на последния етап от конкурса конкурсната комисия не е счела тези документи за достатъчно доказателство за изискваните квалификации.

20. Поради това омбудсманът не е напълно убеден от становището на EPSO по същество, че i) посочването на съответния професионален опит/дипломи в онлайн заявлението и ii) наличието на същите данни в удостоверителните документи, с които кандидатите разполагат, представляват ефективни гаранции за кандидатите, че конкурсната комисия ще счита тези документи за достатъчни, когато ги проверява един по един след провеждането на тестовете за оценяване. В този контекст омбудсманът би искал да припомни тук аргумента, изтъкнат от EPSO в много от проверките на омбудсмана (и който той не оспорва), а именно, че конкурсните комисии имат широка свобода на преценка по отношение на релевантността на подкрепящите документи, свобода на преценка, която се признава от съдебната практика на съдилищата на ЕС.

21. От това следва, че кандидатите, които решат да участват в конкурс и притежават конкретни удостоверителни документи, невинаги могат да бъдат сигурни в окончателната оценка на тези документи от страна на конкурсните комисии. В този контекст следва да се отбележи, че кандидатите трябва да се подготвят за тестовете за оценяване. Това е инвестиция на време, а често и на пари. Следователно за тях би било по-добре, ако преди да направят такава инвестиция, биха могли да знаят какво е окончателното решение на конкурсната комисия по отношение на удостоверителните им документи.

22. Същата ситуация може да се види и от друга гледна точка. Ако кандидатът първо предостави в своя електронен формуляр за кандидатстване информация за своите квалификации, след това бъде приет в Центъра за оценяване въз основа на тази информация, премине успешно през процедурата за КПТ и тестовете за оценяване и накрая конкурсната комисия реши, че удостоверителните му документи не са достатъчни, този кандидат всъщност заема мястото в Центъра за оценяване на друг кандидат, чиито удостоверителни документи биха могли да бъдат достатъчни, но който е получил резултати от тестовете за КПТ, които са малко под установения праг за определен брой кандидати, които да бъдат поканени в центъра за оценяване. В това отношение омбудсманът отбелязва изявлението на EPSO в нейното становище, че броят на кандидатите, допуснати до изпитите по модела „Център за оценяване“, е „... повече или по-малко фиксиран. Поради тази причина проверката на оправдателните документи преди изпращането на поканите за изпитите по модела „Център за оценяване“ не би намалила броя на поканените кандидати и следователно не би довела до допълнителни икономии за бюджета на ЕС. За въпросния конкурс това би довело до ситуация, при която вместо 11-те кандидати, които в крайна сметка не са били в състояние да представят необходимите удостоверителни документи, 11 други кандидати биха били поканени „. Според Омбудсмана подобна ситуация, макар и хипотетична, може да породи съмнения дали конкурсът действително предоставя възможност за включване в списъка с резерви на най-добрите заслужили кандидати.

23. Омбудсманът е благодарен, че според него EPSO е последвала първоначалното му предложение и е предоставила аргументи в подкрепа на въпросната процедура, свързани с i) възможни финансови предимства за бюджета на ЕС и ii) възможно спестяване на време. Омбудсманът обаче също не е напълно убеден във всички тези аргументи.

24.  Доводът на EPSO (цитиран в точка 22 по-горе), че броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да се явят на тестовете по модела „Център за оценяване“, е повече или по-малко определен, има своите предимства, тъй като показва, че моментът на проверка на удостоверителните документи не оказва влияние върху разходите на ЕС, като например тези, свързани с пътните и дневните разноски на кандидатите. Независимо дали удостоверителните документи се проверяват преди или след изпитите по модела „Център за оценяване“, пътните и дневните разноски на кандидатите винаги са едни и същи, тъй като в Центъра за оценяване ще бъдат поканени един и същ фиксиран брой кандидати.

25. От друга страна, дори оперативните разходи на центъра за оценяване да не са засегнати от факта, че удостоверителните документи се проверяват преди или след поканата за изпитите по модела „Център за оценяване“, тъй като центърът за оценяване продължава да функционира по всяко време в седалището на EPSO в Брюксел, действително може да се твърди, че е налице лошо използване на време и средства, ако членовете на конкурсната комисия провеждат изпити за оценяване на кандидати, които не е трябвало да бъдат допуснати, ако удостоверителните им документи са били проверени преди това, и които във всеки случай не биха могли да бъдат включени в списъците на издържалите конкурса, дори ако са издържали успешно тези изпити.

26. Освен това EPSO твърди по същество, че конкурсните комисии се нуждаят от повече време, за да проверят досиетата на всички кандидати, поканени да се явят на тестовете по модела „Център за оценяване“, отколкото да проверят досиетата само на издържалите тези тестове.

Това изявление на EPSO обаче трябва да бъде анализирано в контекста на продължителността на процедурата за целия конкурс, а именно около 6—8 месеца. В този контекст няма съществена разлика във времето, ако конкурсната комисия провери удостоверителните документи преди провеждането на изпитите по модела „Център за оценяване“. Омбудсманът счита, че е разумно да се приеме, че един опитен член на професионална комисия за подбор следва лесно да може да провери около 100 досиета (подкрепящи документи) в рамките на един работен ден. От това следва, че ще има доста минимална разлика между броя на дните, необходими за проверка на 499 досиета (досието на всички кандидати, поканени на тестовете по модела „Център за оценяване“ в рамките на конкурса, на който EPSO се позовава в становището), вместо само 193 досиета (досието на всички кандидати, издържали тези тестове). Следователно спестеното време при такъв начин на действие изглежда минимално [7]. Очевидно е, че ако за тези проверки отговаря повече от един член на конкурсната комисия (което би трябвало да е обичайният случай), спестеното време би било минимално, особено в сравнение с времето, необходимо на „недопустимите кандидати“ да преминат дългите и скъпи тестове по модела „Център за оценяване“.

27. С оглед на горепосочените констатации омбудсманът счита, че разясненията на EPSO относно предимствата на процедурата за проверка на удостоверителните документи след провеждането на тестовете за оценяване не са напълно убедителни. Въпреки това, като се има предвид, че както посочи EPSO, тази процедура се провежда по изричната воля на институциите, за които EPSO организира конкурсите, омбудсманът счита, че в този случай не са оправдани допълнителни проверки относно EPSO.

Б. Заключения

Поради това омбудсманът приключва настоящата проверка по собствена инициатива със следното заключение:

Никакви по-нататъшни разследвания по този въпрос не са оправдани.

EPSO ще бъде уведомена за това решение.

П. Никифорос Диамандурос

Съставено в Страсбург на 19 декември 2012 година.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] ОВ C 315A, 2011 г., стр. 1—14. Същото се отнася и за най-новата редакция на Ръководството (ОВ 201270A).

[4] Ръководство за конкурсите на общо основание, точка 6.1.4.

[5] Например жалба 962/2011/AN се отнася до подкрепящи документи, доказващи академични или еквивалентни квалификации. Жалбоподателят е участвал в конкурс на EPSO, за който се изисква диплома, удостоверяваща едногодишно обучение в съответната област. Жалбоподателят притежава удостоверение за професионална квалификация, удостоверяващо продължителността на обучението в съответната област, издадено от Institut du Monde Arabe. Тя спомена това във формуляра си за кандидатстване. След като е издържала тестовете по модела „Център за оценяване“ с отлични оценки, тя е изключена от списъка с резерви, тъй като се твърди, че нейното удостоверение за професионално обучение не може да се счита за диплома, издадена от училище. Омбудсманът направи предложение за приятелско решение, което беше отхвърлено. Случаят все още не е приключен.

[6] Жалба 2518/2011/MHZ се отнася до подкрепящи документи, доказващи професионален опит. Жалбоподателят е издържал успешно тестовете по модела „Център за оценяване“. Конкурсната комисия обаче решава въз основа на предоставените документи, че професионалният ѝ опит не е достатъчен, за да бъде включена в списъка на издържалите конкурса. След като получи становището на EPSO и забележките на жалбоподателя, омбудсманът реши да проведе допълнителни проверки, които са в ход.

[7] Със сигурност не повече от два или три дни, ако само един човек ще направи проверката.