Страсбург, 3 септември 2007 г.

Уважаема г-жо М.,

На 30 октомври 2006 г. сте подали жалба срещу Европейската служба за подбор на персонал (EPSO). Вашата жалба се отнася до конкурс на общо основание EPSO/AD/4/04 за администратори (A*7) с кипърско, чешко, естонско, унгарско, латвийско, литовско, малтийско, полско, словашко и словенско гражданство в областта на европейската публична администрация (1).

На 13 декември 2006 г. препратих жалбата до директора на EPSO. На 14 март 2007 г. получих становището на EPSO на френски език, а на 16 април 2007 г. — неговия превод на английски език, което Ви препратих с покана за представяне на коментари. Не са получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя в обобщение фактите са следните.

Жалбоподателят се яви на писмените тестове на конкурс на общо основание EPSO/AD/4/04 за администратори (A*7) с кипърско, чешко, естонско, унгарско, латвийско, литовско, малтийско, полско, словашко и словенско гражданство в областта на европейската публична администрация. Въпреки добрите ѝ резултати EPSO я информира, че оценките ѝ не са достатъчно високи, за да бъде допусната до следващите етапи на конкурса. По това време жалбоподателката не е знаела, че може да поиска от EPSO да ѝ предостави копия от нейните писмени тестове и формуляри за оценяване.

На 30 октомври 2006 г. жалбоподателката е изпратила писмо до EPSO и като подчертава, че в обявлението за конкурса не се посочва, че кандидатите могат да поискат информация относно своите резултати, е поискала копие от писмения си изпит и от формуляра за оценка, включително бележките на конкурсната комисия относно писмените си изпити.

EPSO отговори, че „както е посочено в ръководството за кандидатите, кандидатите имат право да им бъде изпратено, при поискване и в срок от един месец от датата на съобщаване на резултатите им, копие от техния тест заедно с формуляр за оценка. Тъй като кандидатите бяха уведомени за резултата от писмения тест на 16.2.2006 г., за съжаление крайният срок изтече.

На същия ден жалбоподателят е подал жалба до Европейския омбудсман.

Жалбоподателката твърди, че отказът на EPSO да ѝ предостави писмените тестове и формуляра за оценка е лишен от правно основание. В подкрепа на това твърдение жалбоподателят твърди, че обявлението за конкурс EPSO/AD/4/04, което е единственият правно обвързващ документ във връзка с този конкурс, не се отнася до начина и условията за искане на информация.

Жалбоподателката твърди, че EPSO следва да ѝ предостави посочените по-горе документи.

Задачата

Омбудсманът препрати жалбата на EPSO и поиска от нея да обясни в становището си i) позицията си относно правния статут на ръководствата за кандидатите в конкурси на общо основание, организирани от EPSO. В същата кореспонденция с EPSO омбудсманът припомни, първо, разпоредбите на четвърта алинея от „III. ОБЩА ПРОЦЕДУРА (...) 2. Изпитвания (...)“ от Ръководството за кандидатите (EPSO/AD/4/04; EPSO/AST/2/04; EPSO/AST/3/04)(2). На второ място, омбудсманът припомни ангажимента на Комисията, поет в светлината на специалния доклад на Европейския омбудсман до Европейския парламент след неговото разследване по собствена инициатива относно тайната, която е част от процедурата на Комисията за набиране на персонал (3). По-специално Комисията се ангажира да „(...) предложи необходимите правни и организационни мерки, за да предостави на кандидатите достъп до техните собствени маркирани изпитни работи, при поискване, считано от 1 юли 2000 г.“(4). Омбудсманът обясни на EPSO, че разбира, че EPSO е приела горепосочения ангажимент на Комисията като част от собствената си практика. Омбудсманът поиска от EPSO да обясни ii) как разпоредбите на горепосочения четвърти параграф от Ръководството за кандидатите са в съответствие с горепосочения ангажимент на Комисията да предостави на кандидатите достъп до техните изпитни работи.

Становище на EPSO

Становището на EPSO може да бъде обобщено, както следва.

Жалбоподателят се яви на писмените тестове на конкурс на общо основание EPSO/AD/4/04 (5), който беше проведен с цел съставяне на списък с резерви за администратори за граждани на десетте държави, присъединили се към ЕС през 2004 г. Жалбоподателят, който е с малтийско гражданство, е избрал областта на европейската публична администрация.

На 16 февруари 2006 г. EPSO уведомява жалбоподателя за резултатите си. Жалбоподателката е получила изисквания минимум на всеки от тези писмени тестове, но не е получила изисквания общ минимум, за да бъде класирана сред първите 15 кандидати от Малта.

На 30 октомври 2006 г. жалбоподателката се свързва с EPSO по електронна поща и иска копие от писмените си тестове и от формулярите за оценка, съдържащи коментарите на конкурсната комисия. В отговора си от същата дата EPSO припомни, че в ръководството за кандидатите е посочено, че кандидатите разполагат с един месец от датата на съобщаване на резултатите, за да отправят това искане, и обясни, че този срок е изтекъл.

EPSO посочи, че в първия параграф от Наръчника за кандидатите, публикуван към момента на обявяване на конкурса, се посочва точната правна стойност на текста: „Настоящото ръководство е само с информационна цел. Конкурсната комисия е обвързана само с текста на обявлението за конкурса, публикувано в ОВ." Следователно това указание определя възможно най-точно както правилата на обявлението за конкурса, които конкурсната комисия трябва да спазва, така и задължението на кандидатите за полагане на грижа. Следователно обявлението за конкурса не трябва да се смесва с чисто процедурните правила, съдържащи се в Ръководството за кандидатите, което се издава от EPSO, за да се гарантира гладкото и бързо управление на конкурсните процедури. От това следва, че само текстът на обявлението за конкурса може да се използва като основа за вземане на решения относно кандидатите и че Ръководството за кандидатите трябва да служи като допълнение за улесняване на администрацията.

EPSO подчерта, че именно с цел по-пълно спазване на ангажимента, поет през 1999 г. след доклада на омбудсмана, впоследствие е взето решение правилата за достъп да бъдат публикувани в обявлението за конкурса, а не в ръководството за кандидатите, като по този начин се осигурява по-голяма защита на правата на кандидатите.

Освен това EPSO насочи вниманието на омбудсмана към необходимостта винаги да се определят ограничения за исканията за копия от изпитните работи. Неизбежно ограничените ресурси на EPSO трябва да се съсредоточат върху управлението на процедурите по такъв начин, че да се спазят сроковете, определени от институциите за съставяне на списъци на издържалите конкурса. Това се изисква и от принципа на добра администрация.

EPSO стигна до заключението, че с оглед на гореизложеното и въпреки факта, че крайният срок, определен за обработване на този вид искания, е стриктно спазен за исканията на всички други кандидати в настоящия конкурс, във връзка с настоящата жалба тя е готова да предостави поисканите копия от изпитните работи. EPSO се съгласи с това изключение от разглеждането на такива искания, тъй като към момента на публикуване на конкурса EPSO/AD/4/04 крайният срок не е бил определен в правно обвързващия текст на обявлението за конкурса. Заедно със становището си EPSO приложи копия от писмените тестове и формулярите за оценка на жалбоподателя.

Забележки на жалбоподателя

Становището на EPSO, както и копията от приложените към него писмени тестове и формуляри за оценка на жалбоподателя, бяха изпратени на жалбоподателя с покана за представяне на коментари. Не бяха получени коментари от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

По твърдяната липса на правно основание

1.1 Жалбоподателят не е издържал успешно писмените тестове за конкурса на общо основание EPSO/AD/4/04. На 30 октомври 2006 г., в отговор на искането на жалбоподателката за нейните писмени тестове и формуляри за оценка, EPSO заяви, че съгласно Ръководството за кандидатите „кандидатите имат право да им бъдат изпратени [поисканите документи] в срок от един месец от датата на съобщаване на техните резултати“. Поради това, като се има предвид, че жалбоподателката е била информирана за резултатите си на 16 февруари 2006 г., EPSO не е могла да ѝ изпрати исканите документи, тъй като срокът, предвиден в ръководството за кандидатите, е изтекъл.

Жалбоподателката твърди, че отказът на EPSO да ѝ предостави писмените тестове и формуляра за оценка е лишен от правно основание. В подкрепа на това твърдение жалбоподателят заяви, че в обявлението за конкурса, което е единственият правно обвързващ документ, не се посочват начинът и условията за искане на информация.

Жалбоподателката твърди, че EPSO следва да ѝ предостави посочените по-горе документи.

1.2 В обобщение EPSO посочва, че i) правният статут на ръководството за кандидатите е определен в самото ръководство: „Настоящото ръководство е само с информационна цел. Конкурсната комисия е обвързана само с текста на обявлението за конкурса, публикувано в ОВ. Следователно само текстът на обявлението за конкурса може да се използва като основа за вземане на решения относно кандидатите, докато ръководството за кандидатите трябва да служи като допълнение, за да се улесни организирането на тестовете. ii) Като се има предвид, че ограничените ресурси на EPSO са съсредоточени върху управлението на процедурите с оглед на спазването на сроковете на институциите за съставяне на списъци на издържалите конкурса, винаги е необходимо да се определят ограничения за исканията за копия от изпитните работи. Крайният срок, определен за разглеждането на такива искания в настоящия конкурс, е бил стриктно спазен по отношение на другите кандидати. Като се има предвид обаче, че към момента на публикуване на конкурса на общо основание EPSO/AD/4/04 горепосоченият срок не е бил определен в правно обвързващ документ, а именно обявлението за конкурса, EPSO се съгласява да изпрати на жалбоподателя копия от писмените си тестове и формулярите за оценка, попълнени от конкурсната комисия.

1.3 Омбудсманът отбелязва първо, че Ръководството за кандидатите за конкурси на общо основание EPSO/AD/4/04; EPSO/AST/2/04; и EPSO/AST/3/04 предвижда, че „[след писмените изпити][кандидатите] могат да получат, при поискване и в срок от един месец от датата на съобщаване на резултатите, копие от писмения си документ, както и копие от личния си формуляр за оценка, включително бележките на конкурсната комисия относно писмения(те) си изпит(и).“(6)

Омбудсманът отбелязва, че въпреки че според него EPSO не е изразила позиция по този конкретен аспект от проверката на Омбудсмана, изглежда, че е приела такава разпоредба с оглед на спазването на препоръката на Омбудсмана, съгласно която "Комисията следва да предоставя на кандидатите достъп до техните собствени писмени изпити при поискване."(7) В тази връзка Омбудсманът отбелязва и приветства по-нататъшната инициатива на EPSO, предприета с цел по-добра защита на правата на кандидатите, да публикува в обявленията за конкурс, а не в ръководствата за кандидатите, правилата относно правото на кандидатите на достъп до информация, която ги засяга.

1.4 Омбудсманът посочва обаче, че принципите на добра администрация изискват длъжностните лица да се грижат решенията, които засягат правата или интересите на физическите лица, да имат правно основание и съдържанието им да е в съответствие със закона (8). В това отношение омбудсманът отбелязва, че в настоящия случай крайният срок, в който кандидатите трябва да поискат достъп до писмените си изпити и формулярите за оценка, е определен в ръководството за кандидатите, което, както признава EPSO, не е правно обвързващ документ.

1.5 Омбудсманът отбелязва обаче, че заедно със становището си EPSO е предоставила на жалбоподателя немаркирани копия от нейните писмени тестове и формулярите за оценка, "тъй като към момента на публикуване на конкурса EPSO/AD/4/04 крайният срок не е бил определен в правно обвързващия текст на обявлението". Омбудсманът разбира, че EPSO е била наясно, че в съответствие с процедурата на омбудсмана тези немаркирани копия ще бъдат изпратени на жалбоподателя в хода на проверката на жалбата. С оглед на гореизложеното омбудсманът счита, че твърдението на жалбоподателя, че EPSO следва да му предостави посочените по-горе документи, е удовлетворено, и поради това счита, че не са обосновани допълнителни проверки по този аспект на жалбата.

1.6 Омбудсманът отбелязва също така обаче, че въпреки че е отхвърлила искането на жалбоподателя, EPSO е заявила също така, че е спазила горепосочения срок при обработката на искания от други кандидати в настоящия конкурс, които са сходни с тези на жалбоподателя.

1.7 Омбудсманът отбелязва, че макар обхватът на настоящата проверка да се отнася единствено до отказа на EPSO на искането на жалбоподателя за достъп до нейните писмени тестове и формуляри за оценка и да не се отнася до искане за достъп на друг кандидат до информация, която го засяга, или до условията за такъв достъп като цяло, горепосоченото изявление на EPSO не може да остане незабелязано. Поради това омбудсманът прави допълнителна забележка в това отношение по-долу.

2 Заключение

2.1 Поради причините, посочени в точка 1.5 по-горе, омбудсманът счита, че не са оправдани допълнителни проверки по настоящата жалба. Омбудсманът приключва случая.

Директорът на EPSO ще бъде уведомен за това решение.

ДОПЪЛНИТЕЛНА СМЕТКА

Омбудсманът счита за полезно да направи следната допълнителна забележка:

Като се има предвид, че изтичането на крайния срок относно правото на кандидатите да поискат достъп до собствените си писмени тестове и формуляри за оценка е посочено в необвързващия документ „Ръководство за кандидатите“, EPSO може да разгледа възможността да преразгледа евентуалните си откази на заявления за такъв достъп.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос

---

(1) ОВ C 317 A/3, 2004 г.

(2) На разположение на уебсайта на EPSO (http://www.europa.eu/epso/on-line-applications/guide_en.htm).

(3) Специален доклад на Европейския омбудсман до Европейския парламент след проверката по собствена инициатива относно тайната, която е част от процедурата на Комисията за набиране на персонал, който е на разположение на уебсайта на омбудсмана (http://www.ombudsman.europa.eu/special/en/default.htm).

(4) Вж. съобщение за печата No 16/99 на Европейския омбудсман от 15 декември 1999 г.

(5) ОВ C 317 A, 2004 г. Поправка към него е публикувана в ОВ C 89 A, 2005 г.

(6) Вж. параграф 4 от III. ОБЩА ПРОЦЕДУРА (...) 2. Тестове на ръководството за кандидатите, което е достъпно на уебсайта на EPSO (http://www.europa.eu/epso/on-line-applications/guide_en.htm).

(7) Вж. съобщение за печата No 16/99 на Европейския омбудсман от 15 декември 1999 г.

(8) Член 4 (Законосъобразност) от Европейския кодекс за добро поведение на администрацията гласи:

„Служителят действа в съответствие със закона и прилага правилата и процедурите, предвидени в законодателството на Общността. Длъжностното лице следи по-специално решенията, които засягат правата или интересите на физическите лица, да имат правно основание и съдържанието им да е в съответствие със закона.“