Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. Жалбоподателят е работил в Агенцията на Европейския съюз за киберсигурност (ENISA). Тя счита, че е била жертва на тормоз от страна на колега, и докладва за това на ръководството на ENISA. ENISA започна административно разследване и нае външен следовател, който да проведе разследването.

2. Разследващият орган организира две изслушвания с жалбоподателя.[1] Изслушванията бяха аудиозаписани.

3. След първото изслушване жалбоподателят поиска копие от аудиозаписа. Тя се позова на правата си за защита на личните данни като аргумент защо следва да ѝ бъде предоставен достъп до записа. Два месеца по-късно ENISA ѝ предоставя копие от аудиозаписа и посочва, че действа от името на разследващия служител. Той не посочи по какви правила е дал достъп до записа.  

4. След второто изслушване жалбоподателят отново поиска копие от аудиозаписа. Този път следователят отказва на жалбоподателя достъп до аудиозаписа. В електронното си писмо до жалбоподателя, изпратено от негово име от ръководителя, на когото ENISA е възложила да го подпомага, разследващият служител заявява, че се е консултирал с правния съветник на ENISA и нейното „длъжностно лице по защита на данните“, което го е посъветвало да отхвърли искането, тъй като аудиозаписът съдържа лични данни. Той заяви, че е взел показания от всички други свидетели между двете изслушвания и че по време на второто изслушване се е позовал на някои лични данни, за които не е знаел по време на първото изслушване.[2] Той също така заяви, че правилата за провеждане на административни разследвания не предвиждат достъп до запис на изслушване.[3]

5. След това жалбоподателят се обърна към Европейския омбудсман. Тя заявява, че желае да получи копие от аудиозаписа, за да може да докаже, че разследващият служител е действал неподходящо по време на изслушването. Тя счита, че той не е действал безпристрастно и с уважение.

6. Малко след жалбата си до омбудсмана жалбоподателката е подала административна жалба до ENISA относно поведението на разследващия служител. ENISA отхвърли жалбата. Той също така изразява съгласие с решението на изследователя да не разкрива аудиозаписа. Той добавя, че жалбоподателката може да обмисли възможността да поиска от разследващия служител да ѝ позволи да изслуша конкретни части от аудиозаписа с цел проверка на точността на протокола от изслушването. Ако иска да направи това, може да се свърже директно с следователя.

Проучването

7. Омбудсманът започна проверка във връзка с непредоставянето от страна на ENISA на жалбоподателя на копие от аудиозаписа от второто изслушване.

8. Омбудсманът поиска от ENISA да отговори на някои въпроси. По-специално омбудсманът поиска от ENISA да изясни дали е потърсила информация от други институции и органи на ЕС относно използването и евентуалното разкриване на аудиозаписи при административни разследвания. Омбудсманът също така попита ENISA защо на жалбоподателката е отказано копие от записа от второто изслушване, след като ѝ е било предоставено копие от записа след първото изслушване.

9. Омбудсманът получи отговора на ENISA и коментарите на жалбоподателя по отговора.

Аргументи, представени на омбудсмана

От ENISA

10. ENISA заяви, че след като е разгледала този въпрос, е счела, че е разгледала въпроса по начин, който е в съответствие с начина, по който другите институции на ЕС обработват такива искания.

11. ENISA подчерта, че процедурата за административно разследване се характеризира с висока степен на поверителност, по-специално докато разследването е в ход. В правилата, уреждащи административните разследвания, се посочва, че те следва „да се провеждат по независим, безпристрастен и задълбочен начин, в съответствие с принципите на законност, пропорционалност и поверителност“ [4].

12. ENISA посочи, че „изслушването“ в тези случаи е свързано със събирането на информация. Жалбоподателят не е „обвиняем“, който в такива ситуации има процесуални права, свързани с „правото на изслушване“. Предоставянето на копие от аудиозаписа на жалбоподателя, в качеството му на предполагаема жертва, би означавало да му се предоставят още по-широки процесуални права от тези на лицето, обвинено в предполагаемите нарушения.

13. Записването на изслушването - което не е нито систематично, нито задължително - служи само за подпомагане на разследващия да напише доклада за изслушването. Не се предвижда записът да бъде част от досието, а записът обикновено се унищожава скоро след финализирането и договарянето на доклада от изслушването.

14. ENISA заяви, че на жалбоподателя е отказано само копие от аудиозаписа. На жалбоподателя не е била отказана възможността да се консултира и да слуша аудиозаписа. Това можеше да бъде организирано. Тя обаче не е поискала това. 

15. Що се отнася до факта, че разследващият служител е предоставил на жалбоподателя копие от записа на първоначалното изслушване, ENISA посочва накратко, че разследващият орган има право на преценка дали и как на даден свидетел да бъде предоставен достъп до аудиозапис. Изследователят може да е решил да предостави копие от аудиозаписа от първото изслушване, за да помогне на жалбоподателя да се подготви за второто изслушване. Това обаче не създава автоматично право на жалбоподателя да получи копие от последващите записи на такива изслушвания.

16. Накрая, по отношение на някои аргументи на жалбоподателя ENISA заяви, че няма съдебна практика, която изрично да предоставя на лица в положението на жалбоподателя правото да получат копие от записите на изслушванията в рамките на административни разследвания. ENISA стигна до заключението, че правото на достъп до копие от записа не може да бъде изведено от съществуващата съдебна практика.

От жалбоподателя

17. Жалбоподателката посочва, че по нейно искане вече е получила копие от аудиозаписа от първото изслушване в рамките на административното разследване. Поради това не било логично да се отхвърли искането ѝ за препис от записа от второто съдебно заседание. Жалбоподателката се позова на съдебната практика, за да подкрепи аргумента си, че ENISA следва да оповести записа. 

18. Жалбоподателят твърди, че в други органи на ЕС практиката е да се предоставя достъп до аудиозаписи на изслушвания в разследвания, когато те са поискани от страна, която може да е жертва в случай на тормоз. Освен това такива искания могат да бъдат отправяни, докато административното разследване все още е в ход.

19. Жалбоподателят отхвърли спекулациите на ENISA относно причините, поради които разследващият орган е решил да предостави копие от аудиозаписа от първото изслушване. Тя посочва, че когато ѝ е бил предоставен достъп до първия аудиозапис, не са били посочени причини за оповестяването и не е било известно да се проведе второ изслушване. Във всеки случай разследващият служител заявява, че е отхвърлил искането за защита на личните данни на трети лица.

20. Жалбоподателката също така изрази загриженост, че ENISA се е позовала на опасения във връзка със защитата на данните, без да вземе предвид интереса си от достъп до собствените си данни.

Жалбоподателката твърди, че като основен „субект на данни“, засегнат от записа, тя има право на достъп до личните си данни. Всяко ограничаване на правото ѝ на достъп до собствените ѝ лични данни (аудиозапис) трябва да бъде обосновано и пропорционално. Жалбоподателят счита, че имената на другите членове на персонала, които може да са били споменати по време на второто изслушване, могат да бъдат заличени от записа, ако е необходимо.

21. По отношение на твърдението на ENISA, че е можела да слуша аудиозаписа (без да получи копие), жалбоподателката заяви, че това не е било споменато, когато първоначално ѝ е бил отказан достъп до аудиозаписа, но че във всеки случай няма смисъл. Тя иска да получи копие от аудиозаписа, за да може надлежно да защити правата си срещу това, което счита за неподходящо поведение от страна на следователя. Жалбоподателката добавя, че докладът от изслушването на разследващия служител (който междувременно е била помолена да коментира) не отразява действителността на изслушването и условията, при които то се е състояло.

Оценка на омбудсмана

Роля на изследователя при вземането на решение по искането

22. ENISA заяви, че разследващият орган е този, който трябва да реши дали на жалбоподателя следва да се предостави копие от аудиозаписите от двете изслушвания, които той е провел по време на разследването. ENISA изглежда е на мнение, че това се дължи на факта, че разследващият служител е длъжен да извършва работата си независимо. Омбудсманът обаче не е убеден в това тълкуване на приложимите правила и свързаните с тях насоки [5].

23. Когато в контекста на административно разследване е назначен независим изследовател, той следва да бъде независим по отношение на начина, по който организира разследването, и при изготвянето на заключения въз основа на установените факти. Искането на достъп до документи или запис на изслушване обаче се отнася до процесуалните права, които следва да се оценяват въз основа на приложимите принципи и правила. Всяка оценка и решение по такова искане следва да бъдат съгласувани със съществуващите правила и практики, което е отговорност на органа на ЕС като такъв, а не на независим изследовател.

24. В този случай ENISA не е действала съгласувано при разглеждането на искането. Ръководителят, на когото е възложено административно да подпомага разследващия орган (но който все още действа от името на ENISA), е участвал в обработването на исканията на жалбоподателя; правният съветник и длъжностното лице по защита на данните на ENISA са предложили своите съвети, когато разследващият служител се е консултирал с тях; и впоследствие ENISA одобри решението на разследващия служител да не разкрива аудиозаписа в отговора си, с който отхвърля административната жалба относно поведението на разследващия служител. В него също така се посочва, че жалбоподателят е можел да поиска от разследващия служител да му бъде разрешено да слуша аудиозаписа, без да получи копие като такова. Това не беше споменато по-рано от разследващия.

25. Въз основа на гореизложеното омбудсманът счита, че ENISA е трябвало да разгледа независимо и да вземе решение по искането на жалбоподателя за копие от аудиозаписа, а не да остави това на разследващия служител. По този начин ENISA е можела да се консултира с разследващия служител, докато сама взема решението. Неуспехът му да направи това е равнозначен на лошо управление. Последващото одобрение от страна на ENISA на позицията на изследователя по въпроса не смекчава ситуацията, като се има предвид, че не са представени подходящи причини за отказа за предоставяне на достъп (вж. по-долу).

Обяснения относно отказа на достъп

26. Единственото конкретно обяснение, дадено от разследващия орган за отказа на достъп до копие от аудиозаписа, е фактът, че той съдържа информация и лични данни относно редица настоящи или бивши служители на ENISA, които не са пряко засегнати от административното разследване. Разследващият обаче не е предоставил подробно обяснение защо това е обосновало решението му да откаже достъп. Разследващият служител не се е опитал да балансира правото на жалбоподателя да получи собствените си данни с предполагаемата необходимост от защита на правата на личните данни на въпросните служители на ENISA. Той също така не предостави описание на данните, които следва да бъдат защитени, по-специално дали цялата информация за всички настоящи и бивши служители на ENISA, които са били изрично или имплицитно споменати по време на изслушването, следва да бъде защитена или само по-конкретна информация. В последния случай може да е било възможно тази информация да бъде заличена от копие на аудиозаписа. При липсата на по-подробна информация обаче жалбоподателят не е могъл ефективно да оспори основателността на решението.

27. Изследователят също така не е обяснил по подходящ начин защо въпросните лични данни следва да бъдат защитени. Информацията вече е била предадена на жалбоподателката, както и на нейния адвокат (лице извън администрацията на ЕС), като тя и нейният адвокат са били и продължават да бъдат задължени да спазват поверителност. От обясненията на изследователя не става ясно „срещу какво“ трябва да се защити неоповестяването.

28. Като цяло аргументите защо на жалбоподателя е дадено копие от аудиозаписа от първото изслушване, но не и от второто, не са убедителни.

29. Поради това омбудсманът заключава, че обясненията, предоставени от разследващия орган за това, че не е разкрил на жалбоподателя копие от аудиозаписа от второто изслушване, не са били подходящи.

30. ENISA е била запозната с тези обяснения, които са били съобщени на жалбоподателя, но въпреки това е одобрила отказа на разследващия служител да предостави достъп до записа. Неспособността на ENISA да гарантира, че жалбоподателят е получил по-подробни и убедителни обяснения, е лошо управление.

31. Омбудсманът настоятелно призовава ENISA да се ангажира с констатацията си за лошо администриране, като преразгледа отказа си да предостави достъп до аудиозаписите. Тъй като това вероятно ще изисква балансиране на правата на личните данни на самия жалбоподател и тези на други членове на персонала на ENISA, ENISA следва отново да се консултира със своето ДЛЗД, преди да вземе обосновано решение. В случай че жалбоподателката не е удовлетворена от резултата, тя може да отнесе въпроса до Европейския надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД). [6] 

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следното заключение:

Беше налице лошо администриране от страна на Агенцията на Европейския съюз за киберсигурност (ENISA), за да се даде възможност на независим следовател да вземе решение по искане за копие от аудиозапис на изслушване в рамките на административно разследване и да одобри отхвърлянето на искането от страна на следователя въз основа на неподходящи обяснения.

Жалбоподателят и ENISA ще бъдат информирани за това решение.

Емили О'Райли
Европейски омбудсман

Страсбург, 11.12.2024 г.

[1] Жалбоподателката е била подпомагана от адвокатите си по време на административното разследване и при подаването на жалбата си до омбудсмана. В настоящото решение различните становища и аргументи са наричани по-нататък „жалбоподателят“.

[2] Разследващият служител се позова на член 17, параграф 4 от Регламент 2018/1725 относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32018R1725) и на следните насоки на Европейския комитет по защита на данните: Насоки 01/2022 относно правата на субектите на данни — право на достъп Версия 2.1

https://www.edpb.europa.eu/system/files/2023-04/edpb_guidelines_202201_data_subject_rights_access_v2_en.pdf

[3] Решение C(2019)4231 на Комисията от 12 юни 2019 г. за определяне на общи разпоредби за прилагане относно провеждането на административни разследвания и дисциплинарни производства, които ENISA прилага към собствените си разследвания и производства (https://www.enisa.europa.eu/about-enisa/structure-organization/management-board/management-board-decisions/mb-decision-2020_13_-on-the-conduct-of-administrative-inquiries-and-disciplinary-proceedings).

[4] Член 15, параграф 1 от Решението на Европейската комисия относно провеждането на административни разследвания, което управителният съвет на ENISA е приел с решение за ENISA (https://www.enisa.europa.eu/about-enisa/structure-organization/management-board/management-board-decisions/mb-decision-2020_13_-on-the-conduct-of-administrative-inquiries-and-disciplinary-proceedings). Европейската комисия прие вътрешно свързано ръководство (което не е публикувано онлайн).

[5] Вж. бележка под линия 4 по-горе.

[6] https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en