Обстоятелства, предхождащи жалбата

1. През 2019 г. жалбоподателят, който е адвокат, участва в процедура за възлагане на обществена поръчка, организирана от Европейската комисия за превод на доклад относно съдебната реформа в Кипър ^[1].

2. Поканата за представяне на оферти изисква от оферентите да докажат, че имат подходящ опит в превода на правни документи, като предоставят справки за два проекта, които са завършили в тази област през предходните три години, с минимална стойност за всеки проект от 5 000 EUR. През февруари 2020 г. Комисията отхвърли офертата на жалбоподателя, тъй като счете, че той не отговаря на това изискване.

3. Жалбоподателят счита, че е представил достатъчно доказателства за два проекта, които отговарят на горепосочените критерии. Комисията заяви, че някои от доказателствата, предоставени от жалбоподателя, са свързани с трети проект и се отнасят до неправни документи. Комисията установи, че само един от проектите на жалбоподателя отговаря на изискването за минимална стойност.

4. Жалбоподателят е недоволен от оценката на Комисията и от начина, по който тя е разгледала въпроса. Поради това през юни 2020 г. той се обърна към омбудсмана.

Проучването

5. Омбудсманът започна проверка във връзка с опасенията на жалбоподателя, че Комисията:

1) неправилно е отхвърлил офертата му, без преди това да му позволи да изясни доказателствата;

2) не е мотивирал в достатъчна степен решението си да отхвърли офертата му;

3) Отне твърде дълго време, за да отговори на искането му за допълнителни разяснения.

6. В хода на проверката омбудсманът получи отговора на Комисията по жалбата.

Аргументи, представени на омбудсмана

7. Жалбоподателят счита, че Комисията неправилно е счела, че доказателствата, които е представил, за да докаже своя опит, са недостатъчни. Според него Комисията е трябвало да поиска от него разяснения относно представените от него доказателства. Освен това той твърди, че времето, необходимо на Комисията, за да разгледа искането му за разяснения, му е попречило да обжалва по съдебен ред решението на Комисията.

8. Комисията заяви, че в съответствие с приложимите правила ^[2] е поискала от жалбоподателя да представи подкрепящи доказателства.

9. Жалбоподателят е представил два комплекта фактури за това, което той нарича два различни проекта с две различни имена и референтни номера. Оценителите обаче считат, че доказателствата за един от проектите са недостатъчни по две причини. Първо, въпреки че всички фактури имат един и същ референтен номер на проекта, две от фактурите се отнасят до съдебно дело с наименование, различно от посоченото от жалбоподателя. Следователно тези две фактури не могат да бъдат взети предвид. Второ, в две от фактурите се посочва превод на „списък с документи“ и „финансов доклад“, който не е превод на правни документи, както се изисква в тръжните спецификации. Тези две фактури също не могат да бъдат взети предвид. Тъй като някои от фактурите, представени от жалбоподателя, не можаха да бъдат взети предвид, един от посочените от жалбоподателя проекти не достигна минималния праг от 5 000 EUR.

10. Решението за отхвърляне на офертата съдържа същите мотиви като изложените в „доклада за оценка“ на офертата на жалбоподателя. В съответствие с вътрешните си насоки Комисията не може да добавя други причини в последващото си решение. В решението се посочва критерият за подбор, който не е изпълнен. Комисията също така информира жалбоподателя, че може да поиска допълнителна информация. Жалбоподателят направи това и Комисията предостави допълнителна информация.

11. Що се отнася до времето, необходимо за отговор, Комисията заяви, че когато жалбоподателят е отправил искането си за допълнителна информация на 19 февруари 2020 г., тя незабавно е започнала да го обработва. Комисията потвърди получаването на 28 февруари 2020 г. и изпрати отговора на 2 април 2020 г. Отговорът изискваше координация между оперативния отдел, отговарящ за досието, финансовия отдел и правните екипи. Освен това отговорът беше изготвен едва в началото на пандемията от COVID-19, което наруши дейността на Комисията.

12. Комисията поддържаше постоянна комуникация с жалбоподателя както по време на обработването на искането за допълнителна информация, така и след това. Тя отговори на неговите напомняния и по-нататъшна кореспонденция.

13. Комисията е спазила изцяло своя Кодекс за добро поведение на администрацията, като е изпратила отговор „на изчакване“ в срок от 15 работни дни и като е отговорила на напомнянията на жалбоподателя.

14. Комисията твърди, че времето, необходимо за отговор, не е оказало въздействие върху възможността жалбоподателят да оспори решението си по съдебен ред. Жалбоподателят е разполагал с всички необходими елементи. Комисията също така е уведомила жалбоподателя за правото му да обжалва решението по съдебен ред.

Оценка на омбудсмана

Решението за отхвърляне на офертата, без да се иска пояснение

15. Съответният критерий за подбор ^[3] изисква от жалбоподателя да докаже подходящ опит в областта на превода на правни документи, като предостави препратки за два проекта, осъществени в тази област през предходните три години, с минимална стойност за всеки проект от 5 000 EUR.

16. Въпросът в този случай се отнася до препратките към проекти, предоставени от жалбоподателя. Въпреки че терминът „проект“ може да бъде тълкуван в известна степен, ясно е, че той трябва да означава преводачески услуги, които са ясно свързани. Както номерата на случаите, така и наименованията на случаите могат да бъдат от значение за идентифицирането на даден проект, но трябва да бъдат посочвани по последователен начин.

17. Оферентът трябва да докаже, че всички критерии за подбор са изпълнени. В резултат на това оферентите трябва да действат старателно и да представят ясни и недвусмислени доказателства. В случай като настоящия, когато има несъответствие между номера(та) на проекта и наименованието(ята) на случая, е разумно да се изиска от оферента да изясни това по своя собствена инициатива, когато представя доказателствата. На етапа на оценяване, за да се гарантира равно третиране, Комисията може да се свърже с оферентите само по изключение.

18. В този контекст омбудсманът счита, че Комисията не е допуснала лошо администриране, като не е поискала допълнителни разяснения от жалбоподателя относно неговия опит.

Обяснение на мотивите за решението на Комисията

19. Омбудсманът отбелязва, че в решението на Комисията от 11 февруари 2020 г. само се посочва:

„Не сте преминали успешно следния критерий за подбор: 3.2.4.A1.

Това са всички подробности, които можем да предоставим за основанията за нашето решение:

Представените при поискване доказателства не доказват съответствие с критерий за подбор 3.2.4.A1.“

20. Омбудсманът счита, че това изявление не обяснява по подходящ начин причините, поради които офертата на жалбоподателя е била отхвърлена.

21. Основен принцип на добрата администрация е решенията, приети от институциите и органите на ЕС, да съдържат подходящо „изложение на мотивите“^[4]. Това дава възможност на заинтересованото лице да се запознае с основанията за решението, а в случай че оспорва решението — и на Съда да упражни своя контрол ^[5].

22. Освен това съгласно съдебната практика на ЕС мотивите трябва да бъдат „адаптирани към естеството на въпросния акт и трябва по ясен и недвусмислен начин да излагат съображенията на институцията“.^[6] Следователно мотивите следва да „предоставят на заинтересованото лице достатъчно информация, за да знае дали решението може да е опорочено от грешка, която позволява да се оспори валидността му“.^[7] Съответно мотивите „по принцип трябва да бъдат съобщени на заинтересованото лице едновременно с решението, което има неблагоприятни последици за него“[8].

23. Според омбудсмана решението на Комисията от 11 февруари 2020 г. не е позволило на жалбоподателя да разбере кой елемент от критерий за подбор 3.2.4.A1 ^[9] не съответства на опита, посочен в неговата оферта, нито защо Комисията е стигнала до заключението си.

24. Омбудсманът обаче признава, че Комисията е представила допълнителни мотиви за решението си на 2 април 2020 г. Тъй като тези причини дадоха подходящо обяснение за решението, омбудсманът счита, че Комисията е предприела подходящи стъпки за коригиране на първоначалната липса на достатъчно информация и следователно не установява лошо администриране.

25. Въпреки това Омбудсманът счита, че е добра административна практика Комисията да предоставя подходящи мотиви още в първоначалното си решение за отхвърляне на оферта. Това позволява на оферента да разбере точно защо Комисията е решила да отхвърли неговата оферта. Тя вярва, че в бъдеще Комисията ще гарантира, че неуспелите оференти ще получат подходящо обяснение на причините, поради които тяхната оферта е била отхвърлена, без да е необходимо да искат разяснения.

Времето, необходимо на Комисията за предоставяне на разяснения

26. Омбудсманът отбелязва, че вследствие на искането на жалбоподателя Комисията се е нуждаела от малко повече от месец, за да предостави разяснения. Това изглежда разумно, като се имат предвид всички конкретни обстоятелства.

27. Освен това омбудсманът счита, че необходимото време не е оказало влияние върху възможността жалбоподателят да предприеме правни действия.

28. В решението си от 11 февруари 2020 г. Комисията изрично уведоми жалбоподателя, че всяко „искане“, всеки „отговор“ от страна на Комисията или всяка „жалба за лошо администриране“ няма да спре срока за подаване на жалба за отмяна на решението.

29. Освен това съгласно съдебната практика на ЕС липсата на мотиви сама по себе си е основание за отмяна ^[10]. Следователно жалбоподателят е можел да оспори решението на Комисията от 11 февруари 2020 г., без да изчака отговора на Комисията.

30. Въз основа на гореизложеното омбудсманът не счита, че времето, необходимо на Комисията за отговор, представлява лошо управление.

Заключение

Въз основа на проверката омбудсманът приключва случая със следните заключения:

Преди това не е имало лошо управление от страна на Комисията.

Жалбоподателят и Комисията ще бъдат уведомени за това решение.

Тина Нилсон
Началник на отдел „Разглеждане на случаи“

Страсбург, 11.5.2021 г.

[1] Процедура SRSS/C2019/039 — „Засилване на настоящата реформа на съдебната система и на процеса на изпълнение, както и на ефикасността на правосъдието в Кипър“

[2] Комисията се позова на вътрешните си насоки и на член 151 от Финансовия регламент (Регламент 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 г. за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046&qid=1616150245754

Член 151 предвижда в релевантната си част:

„... Когато участник не представи доказателства или не направи декларации, комисията за оценка или, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, освен в надлежно обосновани случаи, изисква от участника да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. ...“

[3] Критерий 3.2.4.А гласи следното:

„3.2.4. Критерии и доказателства за технически и професионален капацитет

А. Критерии, свързани с оферентите

Оферентите [...] трябва да отговарят на изброените по-долу критерии. Доказателствата трябва да се предоставят само при поискване.

Посочените по-долу препратки към проекти се състоят от списък на съответните услуги, предоставени през последните три години, със сумите, датите и клиентите, публични или частни, придружени от декларации, издадени от клиентите.

- Критерий A1: Оферентът трябва да докаже опит в областта на превода на правни документи, особено в кипърския правен контекст.

Доказателство А1: оферентът трябва да представи справка за два проекта, изпълнени в тези области през последните три години, считано от датата на подаване на офертата, като минималната стойност за всеки проект е 5000 EUR.“

[4] Член 296 от ДФЕС предвижда, че: „В правните актове се посочват мотивите, на които те се основават [...]“.

Член 41, параграф 2, буква в) от Хартата на основните права на Европейския съюз предвижда, че правото на добра администрация включва „задължението на администрацията да мотивира своите решения“.

[5] Вж. препоръката на Омбудсмана по дело 1183/2012/MMN, точки 24—28, с допълнителни препратки.

[6] Вж. напр. решение от 29 април 2004 г. по дело Нидерландия/Комисия, C-159/01, точка 65.

[7] Вж. решение от 29 септември 2011 г. по дело Elf Aquitaine SA/Комисия, C-521/09, точка 148.

[8] Вж. решение от 29 септември 2011 г. по дело Elf Aquitaine SA/Комисия, C-521/09, точка 149.

[9] Опитът трябва да бъде за i) преводачески услуги на ii) правни документи в iii) кипърския правен контекст от iv) поне два проекта v) през предходните три години, vi) с минимална стойност от 5 000 EUR всеки).

[10] Вж. например дело C-367/95P Комисия/Chambre syndicale nationale des entreprises de transport de fonds et valeurs (Sytraval) и Brink's France SARL, решение от 2 април 1998 г., точка 67.