Utfärdad i enlighet med artikel 3.5 i Europeiska ombudsmannens stadga [1]

Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, ett litet tyskt företag, deltog i två EU-finansierade projekt (nedan kallade projekt A och projekt B) inom ramen för programmet för livslångt lärande [2]. EU-bidraget till projekten förvaltades av genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (Eacea). Klagomålet gäller Eaceas beslut att förklara att de kostnader som företaget begärt ersättning för för arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner i projekten A och B inte berättigar till EU-finansiering.

Projekt A

2. Klaganden deltog i projektet från och med oktober 2010.

3. I juli 2013, efter det att projektet hade slutförts, ansåg Eacea att 22 946,87 euro av kostnaderna för det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner inte var stödberättigande. Klaganden hade inte fått ersättning för det arbete som utförts av dess förvaltningspartner. Eacea uppgav att klaganden hade lagt ut förvaltningen av projektet på underentreprenad till den förvaltande partnern, trots att sådan underentreprenad inte var tillåten. Dessutom motsvarade det antal dagar som redovisats för ”projektförvaltning” som lagts ut på underentreprenad i syfte att begära ersättning för kostnader inte det antal dagar som redovisats för ”projektförvaltning” i slutrapporten [3]. Vidare noterar Eacea att klaganden inte hade lämnat några fakturor för ”projektförvaltningskostnaderna”. Slutligen kunde de tidrapporter som klaganden lämnat in inte kopplas till projektet och hade endast undertecknats av den förvaltande partnern (de hade inte validerats av någon tredje person).

4.  I september 2013 lämnade klaganden in ytterligare styrkande handlingar. Företaget förklarade också att dess verkställande partner var en permanent verkställande direktör, delägare och medgrundare av företaget. Han var således, enligt klaganden, ”stadgeenlig personal”. Klaganden uppgav att den betalade sin förvaltningspartner på grundval av antalet arbetade timmar i varje projekt, enligt ett avtal som upprättats med honom för varje projekt. När klaganden undertecknade avtalet med den förvaltande partnern för projekt A uppskattades det totala antalet arbetsdagar som behövdes för detta projekt.

5. Klaganden förklarade därefter att separata tidrapporter upprättades för varje projekt. Tidrapporterna skannades. De skannade kopiorna hade akronymen för projekt A skrivet på dem och undertecknades av den verkställande partnern. Dessa tidrapporter innehöll också information om den verksamhet som bedrevs inom ramen för projektet och hänvisade till det relevanta projektarbetspaketet. Klaganden hävdade att tidrapporterna således tydligt kunde tillskrivas projekt A [4].

6. Eacea vidhöll att kostnaderna för det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner inte var stödberättigande. Den förvaltande partnern hade ingen fast månadslön och det betalningssystem som klaganden hade inrättat för varje projekt kunde inte anses motsvara en ”lön”. Eacea hävdade också att klaganden inte hade lämnat några bevis på att betalningar hade gjorts till den förvaltande partnern för projekt A.

7. I december 2013 skrev klaganden på nytt till EACEA och sade att enligt tysk lag kan den verkställande partnern till ett ”Kommanditgesellschaft” (dvs. ett ”partnerskap”) inte ha ett anställningsavtal eller få en fast ersättning. Klaganden hävdade därefter att reglerna för att personalkostnader ska berättiga till finansiering inom ramen för programmet för livslångt lärande inte kräver att ersättningen ska vara regelbunden.

8. I januari 2014 träffade Eacea klaganden. Enligt genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur (Eacea) förklarade det att det faktiskt kan betrakta ersättningen till företagare som ”personalkostnader” förutsatt att i) det finns en lagstadgad koppling mellan företagsägaren och företaget, ii) betalningen till företagsägaren kan spåras i företagets bokföring, iii) det är uppenbart att dessa betalningar inte görs från företagsvinster, och iv) den angivna tiden registreras och motiveras korrekt, t.ex. genom ett tidrapportsystem. Eacea bad klaganden att tillhandahålla handlingar för att bevisa att den ersättning som betalades till den verkställande partnern bör betraktas som ”personalkostnader” i enlighet med dessa regler.

9. I april 2014 drog Eacea återigen slutsatsen att kostnaderna för det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner inte kunde täckas av bidraget. Eacea vidhöll att betalningarna till den förvaltande partnern inte kunde betraktas som en ”lön” enligt reglerna för programmet för livslångt lärande [5]. Dessutom motsvarade de bevis på banköverföringar som klaganden hade lämnat inte de belopp som kallades ersättning i klagandens bokföring.

10. I maj 2014 arrangerade Eacea en extern revision av projekt A.

Projekt B

11. Klaganden var medmottagare av projekt B. Klaganden deltog i projektet från början av 2011.

12. Eacea ansåg också att kostnaderna för klagandens förvaltningspartners arbete med projekt B, som uppgick till 41 475,00 euro, inte var stödberättigande. Eacea hänvisade till de styrkande handlingar om den förvaltande partnerns anställningsstatus som den hade analyserat inom ramen för projekt A. Eacea fann ingen anledning att inta en annan ståndpunkt om de betalningar som gjorts till den förvaltande partnern inom ramen för projekt B.

13. I december 2014 informerade klaganden EACEA om att EACEA inte hade motiverat sitt beslut på ett korrekt sätt. Den insisterade på att en enkel hänvisning till det beslut som fattats i samband med projekt A inte var tillräcklig. Klaganden upprepade sedan sina argument avseende projekt A. Klaganden hävdade att beslutet att avvisa kostnader i samband med det arbete som utförts av dess förvaltningspartner var särskilt hårt eftersom dess förvaltningspartner var ansvarig för den övergripande samordningen av projekt B. Klaganden hävdade också att Eacea hade ignorerat sitt argument att de vanliga frågorna om finansiella och avtalsmässiga frågor som är tillämpliga på projekt inom ramen för programmet för livslångt lärande, som offentliggjordes av Eacea i juni 2011, stödde klagandens åsikt att ersättningen till dess förvaltningspartner kunde betraktas som ”personalkostnader” som ska täckas av bidraget.

14. I december 2014 beslutade Eacea att invänta resultatet av den externa revisionen av projekt A innan man fattade beslut om överklagandet avseende projekt B.

Relevant för båda projekten

15. I december 2015 informerade klaganden ombudsmannen om att alla kostnader i samband med det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner hade förklarats icke stödberättigande efter den externa revisionen av projekt A. Enligt klaganden skilde sig dock skälen till att avvisa dessa kostnader från dem som tidigare lagts fram av genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur. Den externa revisorn ansåg att den ”finansiella handboken”[6] och de vanliga frågor och svar som offentliggjordes på EACEA:s webbplats endast gällde projekt som valdes ut 2009. Projekt A hade valts ut för finansiering 2010.

Utredningen

16. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påståenden och påståenden:

Påstående:

Eacea avvisade felaktigt som icke stödberättigande kostnader i samband med det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner i två projekt inom programmet för livslångt lärande.

Fordringar:

Eacea bör göra följande:

i) som stödberättigande godta personalkostnader för förvaltande ägare,

ii) betala utestående belopp i projekten A och B med ränta,

iii) ersätta den klagandes rättsliga kostnader och resekostnader samt andra skador till följd av EACEA:s administrativa missförhållanden, och

iv) be om ursäkt för det administrativa missförhållandet och vidta åtgärder för att undvika sådana missförhållanden i framtiden.

17. Till stöd för sitt påstående framförde klaganden följande stödjande argument:

1.1 EACEA diskriminerade klaganden som ett litet eller medelstort företag.

1.2 Genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur missbrukade sin makt och bröt mot principerna om öppenhet och berättigade förväntningar.

1.3 Genomförandeorganet bröt mot artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna (nedan kallad stadgan) genom att inte ha agerat i enlighet med principen om god förvaltning.

18. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen EACEA:s yttrande över klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar på EACEA:s yttrande. I ombudsmannens förslag till lösning beaktas parternas argument och åsikter.

Påstående om att Eacea felaktigt avvisade som icke stödberättigande kostnader i samband med det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner

Argument som framförts till ombudsmannen

19. Klaganden hävdade att kostnaderna för dess förvaltningspartner borde ha betraktats som ”personalkostnader” i linje med fråga 1.5 i de vanliga frågorna om finansiella och avtalsmässiga frågor som är tillämpliga på projekt inom programmet för livslångt lärande: ”Ledare och styrelseledamöter utan anställningsavtal kan betraktas som personalkostnader i den mån de är rättsligt bindande för organisationen (stadgar som utses av styrelsen). Se även fråga 1.3 om faktisk ersättning till ledande befattningshavare. Dessa frågor och svar offentliggjordes av Eacea på dess webbplats i ”stödmottagarnas lokaler”. Enligt klaganden skulle de gälla retroaktivt för projekt från och med 2009 och ge tydlig vägledning om vad som bör betraktas som personalkostnader inom programmet för livslångt lärande. Klaganden hävdade att den hade agerat i enlighet med dessa vanliga frågor. En godtycklig ändring med retroaktiv verkan av tolkningen av begreppet ”personalkostnader” skulle strida mot principerna om rättssäkerhet, berättigade förväntningar och öppenhet.

20. Klaganden hävdade att dess förvaltningspartners ställning fastställdes i dess stadgar (på tyska ”Gesellschaftsvertrag”) och att dess förvaltningspartners situation således motsvarar den situation som beskrivs i fråga 1.5 i de vanliga frågorna. När det gäller den relevanta ersättningspolicyn föreskriver stadgarna att lönen ska betalas ut till de verkställande partnerna på grundval av de timmar/dagar som arbetats med företagets projekt. Ersättningspolicyn måste fastställas genom ett aktieägarbeslut. Ett sådant beslut fattades i oktober 2008 och fastställde en dagskostnad på 350 euro för alla projekt eller kontrakt som de förvaltande partnerna bidrar till. I aktieägarnas beslut anges också att förvaltningspartnerna måste tillhandahålla bevis på den tid de arbetat (tidrapporter). Följaktligen är de förvaltande partnerna ansvariga inför klaganden och generalförsamlingens medlemmar. Förvaltningspartnerns personalkostnader överensstämmer därför i detta fall med den definition av personalkostnader som fastställs av Eacea i de vanliga frågorna.

21.  Klaganden uppgav att 86 % av alla företag i Tyskland drivs av företagsledare. Att inte acceptera kostnaderna för det arbete som utförs av företagsägare och förvaltningspartner skulle innebära att alla dessa företag inte kan delta i projekt inom ramen för programmet för livslångt lärande. Detta skulle diskriminera tyska små och medelstora företag till förmån för större organisationer.  

22. När det gäller EACEA:s argument att de betalningar som gjorts inte motsvarade beloppen i klagandens bokföring uppgav klaganden att alla betalningar som registrerats i dess bokföringskonton på de förvaltande partnernas lönekonto motsvarar nettobeloppen på de förvaltande partnernas fakturor. Momsbeloppet ingår i momskontot.

23. I sitt svar till ombudsmannen insisterade Eacea på att man särskilt tog upp företagsägarnas situation i sina vanliga frågor. Den noterade att fråga 1.5 i de vanliga frågorna specifikt handlar om kostnaderna för chefer och styrelseledamöter som inte har ett anställningsavtal med det berörda företaget (det möjliggör sådana kostnader). Dessutom påpekade kommissionen att fråga 1.6 i de vanliga frågorna tar upp situationen för företagsägare som inte har någon fast lön [7].

24. När programmet för livslångt lärande 2007–2014 närmade sig sitt slut togs de vanliga frågorna bort från Eaceas webbplats i april 2014. Detta påverkade dock inte EACEA:s syn på stödberättigandet för förvaltning av ägarnas ersättning.

25. Eacea förklarade att det finns flera sätt för företagsägare, inklusive ägare av små och medelstora företag, att redovisa sina kostnader för arbete som utförts inom ramen för ett projekt inom programmet för livslångt lärande. Om ägaren inte har något anställningsavtal klargörs i fråga 1.5 i vanliga frågor på vilka villkor de relevanta kostnaderna anses vara bidragsberättigande. Kommissionen tillade att de allmänna kriterier för stödberättigande som fastställs i den relevanta genomförandebestämmelsen i budgetförordningen [8] och i de relevanta bestämmelserna i bidragsavtalen också måste uppfyllas.

26. Enligt Eacea hade Eacea gjort sitt yttersta för att hitta ett sätt att betrakta de kostnader som klaganden deklarerat för sin förvaltningspartner som ”stödberättigande”. Eacea ansåg dock inte att de kriterier för stödberättigande som anges i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen [9] och i bidragsavtalen [10] var uppfyllda.

27. Enligt bidragsavtalet måste kostnaderna kunna kontrolleras och motiveras [11]. I handboken för programmet för livslångt lärande (nedan kallad handboken) anges att de nödvändiga styrkande handlingarna omfattar ”tidrapporter som undertecknats av både arbetstagaren och den ansvariga för organisationen och som anger namn, funktion och uppgifter som utförts, hänvisning till arbetsplanens verksamhet, antal timmar per dag och dagar per månad som tilldelats projektet”. Enligt EACEA innehöll de tidrapporter som ursprungligen lämnats in av klaganden ingen projektreferens och angav ofta inte någon koppling till det berörda arbetspaketet. Dessutom var beskrivningen i tidrapporterna av de uppgifter som utfördes alltför vag för att projektaktiviteterna skulle kunna identifieras och kontrolleras. Eacea hävdade att tidrapporter inte kan korrigeras retroaktivt [12]. Eacea kunde därför inte kontrollera att de tidrapporter som klaganden lämnat in avsåg arbete som utförts inom ramen för projekt A. Vissa beskrivningar av uppgifter i tidrapporterna hänvisade faktiskt till möten som rörde projekt A. På vissa av dessa tidrapporter hade dock fler timmar än den faktiska längden på mötet deklarerats.

28. Eacea gick med på att genomföra en ny detaljerad analys av klagandens kostnader för den förvaltande partnern för att avgöra om vissa dagar kunde anses hänföra sig till projektet och därmed godtas som stödberättigande kostnader.

29. I detta sammanhang uppgav Eacea att klaganden inte hade tillhandahållit fullständiga och sammanhängande bevishandlingar från början, vilket skapade viss förvirring [13]. Eacea insisterade på att man hade agerat på ett öppet och transparent sätt. Kommissionen hade analyserat klagandens överklaganden, anordnat ett möte för att klargöra frågor och gett klaganden gott om tid att lämna in ytterligare styrkande handlingar. Kommissionen hade också informerat klaganden om skälen till att kostnaderna avvisades i varje skede.  Kommissionen ansåg därför att dess ståndpunkt i fråga om projekt A var motiverad.

30. När det gäller projekt B noterade Eacea att den inte hade fått fakturor från klaganden med uppgift om projektets namn, antalet dagar som ägnats åt projektet och den period då arbetet med projektet utfördes. Kommissionen kunde därför inte koppla de redovisade kostnaderna för projektet till klagandens bokföring. Kostnaderna för den förvaltande partnern var därför inte stödberättigande.

31. När det gäller Eaceas påstådda diskriminering av små och medelstora företag noterade Eacea att den relevanta frågan i de vanliga frågorna (fråga 1.5) lades in i de vanliga frågorna för att ta hänsyn till det faktum att små och medelstora företag kan använda bidragsfinansiering inom ramen för programmet för livslångt lärande för att täcka kostnaderna för direktörer och chefer som inte arbetar enligt ett anställningsavtal. Svaret på frågan förklarar att dessa styrelseledamöter och chefer kan betraktas på samma sätt som ledande ägare som arbetar enligt ett anställningsavtal, förutsatt att vissa villkor är uppfyllda. Enligt Eacea var dessa villkor inte uppfyllda när det gäller klagandens förvaltningspartner. De kostnader som klaganden redovisade motsvarade inte klagandens bokföring eller styrkande handlingar. Bland annat gjorde de styrkande handlingarna det inte möjligt för EACEA att koppla antalet dagar för vilka kostnader begärdes till de dagar som faktiskt arbetade med projekt A.

32. Eacea noterade också – när det gäller projekt som ska genomföras inom ramen för Erasmus+-programmet (efterföljaren till programmet för livslångt lärande) – att man övervägde om man skulle ersätta personalkostnaderna för ägare av små och medelstora företag som inte får lön på grundval av enhetskostnader [14].

33. I sina synpunkter på EACEA:s svar medgav klaganden att den ursprungligen inte hade hänvisat till projekt A i rubriken till de relevanta tidrapporterna. Eftersom tidrapporterna emellertid tydligt, i kronologisk ordning, angav de uppgifter som hade utförts, kunde tidrapporterna tydligt tillskrivas detta projekt. Klaganden uppgav att Eacea inte hade tillhandahållit någon mall för tidrapporter. En enkel underlåtenhet att hänvisa till projektets namn i tidrapportens rubrik bör inte leda till att alla kostnader avvisas. När det gäller EACEA:s anmärkning om att fler timmar angavs än längden på de relevanta sammanträdena förklarade klaganden att de angivna timmarna inbegrep restiden till och från sammanträdesorten, vilket är i linje med tysk lagstiftning. Klaganden noterade dessutom att den hade lagts till som medstödmottagare till projekt A och ersatt en annan partner i ett skede då budgeten redan hade fastställts. Klaganden slutförde sina uppgifter inom ramen för projekt A på 87,56 dagar, medan den partner som den hade ersatt hade planerat att ägna 247 dagar åt projektet. 

34. När det gäller projekt B hävdade klaganden att den hade lämnat all relevant dokumentation [15] till Eacea. Eacea borde ha informerat den klagande om att vissa handlingar saknades, vilket Eacea hade gjort för andra projektpartner. Klaganden försåg också ombudsmannen med relevanta finansiella handlingar:  i) fakturor för projekt B, ii) kontoutdrag avseende betalningar till den verkställande partnern, iii) kontoutdrag för att visa överföringar av de relevanta beloppen till den verkställande partnern. Klaganden klargjorde att endast nettobelopp debiterades projekt B.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde fram till lösningsförslaget

35. Eacea har i sitt svar till ombudsmannen medgett att de principer och riktlinjer som anges i vanliga frågor om finansiella och avtalsmässiga frågor som är tillämpliga på projekt inom ramen för programmet för livslångt lärande verkligen är tillämpliga på projekt A.

36. Eacea håller således med om att klagandens förvaltningspartner kan ”likställas med” en anställd, enligt beskrivningen i vanliga frågor, och att kostnaderna för det arbete som utförs av förvaltningspartnern kan betraktas som personalkostnader, eller ”likställas med” personalkostnader, förutsatt att vissa kriterier uppfylls när det gäller dessa kostnader.

37. I motsats till den klagandes uppfattning utesluter EACEA således inte kostnader i samband med projektarbete som utförs av små och medelstora företags förvaltningspartner. I stället uppställs endast vissa rimliga villkor för betalning av sådana kostnader i syfte att säkerställa att betalningarna är motiverade. Sådana kostnader kan endast täckas om arbetet vederbörligen identifieras och verifieras som utfört i det specifika projektet i fråga och om ersättningen för det arbetet identifieras och verifieras som kopplad till det specifika arbetet. Sådana villkor är viktiga för att se till att EU:s offentliga medel används på rätt sätt. Ombudsmannen erkänner och stöder denna försiktiga inställning till användningen av offentliga medel.

38. Eacea hävdade att de kostnader som begärts inte kan identifieras och kontrolleras, främst på grundval av brister i klagandens tidrapporter och bokföring. När det gäller projekt A hävdar Eacea 1) att tidrapporterna inte hänvisar till projekt A, 2) att länkar till arbetspaket saknas, 3) att uppgifterna beskrivs för vagt och 4) att länkarna till bokföringskontona är otillräckliga.

39. EACEA hade dock visat sin vilja att engagera sig i frågan om huruvida vissa kostnader vid en översyn kan anses vara stödberättigande. Kommissionen uppgav i sitt svar till ombudsmannen att den ”… åtar sig att på nytt bedöma de styrkande handlingar som lämnats in och kontrollera huruvida en del av de kostnader som [klaganden] redovisat för [den förvaltande partnerns] arbete kan godtas som stödberättigande” för projekt A. Ombudsmannen lovordar Eacea för denna konstruktiva inställning.

40. Eacea bad därför externa revisorer att granska den dokumentation som klaganden lämnat in.

41. Den externa revisorn lämnade sin rapport om projekt A efter det att EACEA hade svarat ombudsmannen i detta ärende. Ombudsmannen noterar att den externa revisorn i själva verket inte granskade den dokumentation som klaganden tillhandahållit. Snarare lade kommissionen fram ett separat och nytt skäl för att avvisa kostnaderna för det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner: Den externa revisorn anser att den ”finansiella handboken” och de vanliga frågor och svar som offentliggjordes på Eaceas webbplats endast gällde projekt som valdes ut 2009, medan projekt A valdes ut för finansiering 2010.

42. Ombudsmannen har ingen åsikt om huruvida de vanliga frågorna är tillämpliga på ett projekt som valdes ut 2010. Hon anser inte att denna punkt är avgörande för att lösa problemet. Att lösa problemet innebär helt enkelt att kontrollera om den dokumentation som klaganden tillhandahåller är tillräcklig för att motivera de kostnader som begärs. Eacea har åtagit sig att göra detta. Ombudsmannen anser därför att klaganden har berättigade förväntningar på att Eacea kommer att vidhålla sina synpunkter i detta avseende och därmed fullgöra sitt åtagande att genomföra en detaljerad analys av kostnaderna för den förvaltande partnern. Det skulle vara rimligt för Eacea att utföra eller låta utföra denna detaljerade analys för att avgöra om åtminstone en del av kostnaderna för klagandens förvaltningspartner är berättigade till EU-finansiering.

43. Ombudsmannen håller med Eacea i dess svar till ombudsmannen om att de relevanta kostnadernas stödberättigande måste fastställas på grundval av vägledningen i vanliga frågor [16] och handboken, tillsammans med de relevanta bestämmelserna i bidragsavtalen och de allmänna kriterier för stödberättigande som anges i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen.

44. I både de relevanta bestämmelserna i bidragsavtalen ^[17] och de allmänna kriterierna för stödberättigande i genomförandebestämmelserna till budgetförordningen ^[18] anges att kostnaderna måste kunna identifieras och kontrolleras [19]. När det gäller de allmänna kriterierna för stödberättigande anges dessutom följande i handboken: ”Utgifterna ska bokföras i redovisningssystemet på grundval av lämpliga styrkande handlingar vid den tidpunkt då kostnaderna uppstod. Handlingar som upprättats efter den period då kostnaderna uppstod kommer att förklaras icke stödberättigande.” I handboken ges också exempel på nödvändiga styrkande handlingar [20].

45. Klaganden medger att tidrapporterna ursprungligen inte inkluderade projekt A i rubriken. Förkortningen lades till i ett senare skede. Ombudsmannen håller inte med om att avsaknaden av en uttrycklig hänvisning till det specifika projektet automatiskt och alltid bör göra de kostnader som beskrivs i de relevanta tidrapporterna icke stödberättigande. Det är fortfarande möjligt att kostnaderna kommer att vara tillräckligt identifierbara och kontrollerbara, trots att det inte finns någon uttrycklig hänvisning till projektet i titeln på en tidrapport. Ombudsmannen noterar att vissa tidrapporter verkar innehålla åtminstone uttryckliga hänvisningar till projekt A i beskrivningen av det arbete som utförts (t.ex. ett möte om projekt A) eller till det specifika arbetspaketet. Således kan åtminstone vissa kostnader, efter en noggrann och balanserad granskning, anses vara identifierbara och kontrollerbara trots att det saknas en uttrycklig projekthänvisning i rubriken till tidrapporterna.

46. När det gäller det möte som avses i föregående punkt noterar ombudsmannen att klaganden uppgav fler timmar än mötets faktiska längd. Ombudsmannen anser att det vore lämpligt för Eacea att, inom ramen för sitt åtagande att genomföra en detaljerad analys av kostnaderna för den förvaltande partnern, bedöma klagandens argument att de timmar som angetts för detta möte omfattade restid. Om sådan restid inte kan bevisas tillräckligt genom samtida bevis bör Eacea åtminstone överväga att ta vederbörlig hänsyn till den tid som tillbringats vid själva mötet.

47. Eacea bör också noga överväga klagandens förklaring att de betalningar som gjorts till den förvaltande partnern skiljer sig från motsvarande poster i dess bokföringskonton på grund av avdrag för skatter (dvs. ersättningen netto och brutto).

48. Dessutom innehåller uppgifterna i klagandens bokföring ett fakturanummer. Detta tyder på att i enlighet med handboken ska ”utgifterna bokföras i redovisningssystemet på grundval av lämpliga styrkande handlingar”.  Detta bör kontrolleras.

49. När det gäller projekt B har Eacea avbrutit sin kostnadsbedömning i avvaktan på ombudsmannens bedömning av projekt A. Det skulle därför vara lämpligt och konsekvent att genomföra en liknande granskning av kostnaderna för projekt B.

50. Ombudsmannen erkänner EACEA:s ansträngningar för att vara flexibel och hitta en rimlig lösning. Med tanke på den fortsatta utvecklingen och ytterligare förtydliganden anser ombudsmannen att det är rimligt att Eacea återigen bedömer klagandens kostnader.

Preliminär slutsats

51. Ombudsmannen anser i detta skede att EACEA:s beslut att avvisa alla kostnader för klagandens förvaltningspartner inte är konsekvent. I linje med sitt uppdrag att söka rättvisa resultat av klagomål uppmanar ombudsmannen Eacea att ompröva stödberättigandet för kostnader i samband med det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner, både i projekt A och projekt B, och att betala klaganden de belopp som befunnits berättiga till EU-finansiering, inklusive ränta i tillämpliga fall.

52. Ombudsmannen anser att det är för tidigt att behandla klagandens krav på ersättning för kostnader och skador (krav 3) och dess begäran om ursäkt (krav 4).

53. När det gäller klagandens påstående att Eacea bör vidta åtgärder för att undvika liknande problem i framtiden noterar ombudsmannen att Eacea har sagt att man överväger möjligheten att på grundval av enhetskostnader ersätta personalkostnaderna för ägare av små och medelstora företag som inte får någon lön, för att bättre tillgodose de små och medelstora företagens behov.

54. På grundval av ovanstående lägger ombudsmannen fram följande förslag till lösning i enlighet med artikel 3.5 i Europeiska ombudsmannens stadga.

Förslag till lösning

Ombudsmannen föreslår att genomförandeorganet för utbildning, audiovisuella medier och kultur

Europaparlamentet anser att kostnader i samband med det arbete som utförts av klagandens förvaltningspartner, både i projekt A och projekt B, är stödberättigande och betalar klaganden de belopp som befunnits berättiga till EU-finansiering, inklusive ränta.

 

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 19 september 2016

 

Bilaga:

Fotnot 8:

Artikel 172a.1 i genomförandebestämmelserna för 2002 års budgetförordning: ”Stödberättigande kostnader är kostnader som bidragsmottagaren faktiskt ådragit sig och som uppfyller samtliga följande kriterier:

- De uppstår under åtgärdens eller arbetsprogrammets löptid, med undantag för kostnader för slutrapporter och revisionsintyg.

- De anges i den beräknade totala budgeten för åtgärden eller arbetsprogrammet.

- De är nödvändiga för genomförandet av den åtgärd eller det arbetsprogram som bidraget avser.

- De kan identifieras och kontrolleras, särskilt genom att de registreras i stödmottagarens räkenskaper och fastställs i enlighet med tillämpliga redovisningsstandarder i det land där stödmottagaren är etablerad och i enlighet med stödmottagarens normala praxis för kostnadsredovisning.

- de uppfyller kraven i tillämplig skatte- och sociallagstiftning,

- De är rimliga, motiverade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt när det gäller sparsamhet och effektivitet.

Fotnot 10:

Artikel II.14.1 i de relevanta bidragsavtalen:

”Stödberättigande kostnader för åtgärden är kostnader som en bidragsmottagare faktiskt ådragit sig och som

Kriterier:

- De har uppkommit under åtgärdens löptid i enlighet med artikel 1.2.2 i avtalet, med undantag för kostnader i samband med slutrapporter och externa revisionsrapporter om åtgärdens årsredovisning och underliggande räkenskaper.

- De har anknytning till föremålet för överenskommelsen och anges i den beräknade totala budgeten för åtgärden.

- De är nödvändiga för genomförandet av den åtgärd som är föremål för bidraget.

- De kan identifieras och kontrolleras, särskilt genom att de registreras i en stödmottagares räkenskaper och fastställs i enlighet med tillämpliga redovisningsstandarder i det land där stödmottagaren är etablerad och i enlighet med stödmottagarens normala praxis för kostnadsredovisning.

- de uppfyller kraven i tillämplig skatte- och sociallagstiftning,

- de är rimliga, motiverade och uppfyller kraven på sund ekonomisk förvaltning, särskilt när det gäller sparsamhet och effektivitet.

Stödmottagarnas förfaranden för redovisning och internrevision ska göra det möjligt att direkt stämma av de kostnader och intäkter som deklarerats för åtgärden mot motsvarande räkenskaper och styrkande handlingar.”

 

[1] Europaparlamentets beslut av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (94/262/EKSG, EG, Euratom), EGT L 113, 1994, s. 15.

[2] Detta program omfattar flera delprogram och åtgärder, bland annat Leonardo da Vinci-åtgärden som omfattar projekt inom yrkesutbildningssektorn.

[3] 36 dagar enligt avtalet och 65,56 dagar enligt slutrapporten.

[4] Som en del av sitt överklagande lämnade klaganden in tidrapporterna på nytt och lade till en rubrik med den relevanta projektförkortningen l.

[5] EACEA hävdade att betalningarna till förvaltningspartnern ingick i "övriga kostnader" som "Einkünfte aus Gewerbebetrieb", som enligt den tyska inkomstskattelagen är inkomst av självständigt arbete. Även om utbetalningarna till den förvaltande partnern kallades "ersättning" (på tyska "Vergütung") kunde de inte betraktas som lön enligt reglerna för programmet för livslångt lärande. EACEA hävdade att den verkställande partnerns ersättning skulle betraktas som inkomst av självständigt arbete, eftersom avtalet mellan klaganden och den verkställande partnern var ett tjänsteavtal (på tyska ”Dienstleistungsvertrag”).

[6] Även om det inte är helt klart tolkar ombudsmannen denna term som en hänvisning till handboken för programmet för livslångt lärande.

[7] "De dagliga personalkostnaderna ska beräknas på grundval av den årslön som företaget betalar och som tas upp i årsredovisningen, dividerat med antalet arbetsdagar (se fråga 1.2 ovan). Kostnaden måste naturligtvis motsvara marknadsvärdet för de uppgifter som utförs i partnerlandet (bevis ska tillhandahållas). Byrån får begära årsräkenskaperna som styrkande handling.”

[8] Artikel 172a.1 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nu artikel 126.2 i 2012 års budgetförordning).

[9] Artikel 172a.1 i genomförandebestämmelserna till 2002 års budgetförordning. För relevanta bestämmelser, se bilagan.

[10] Artikel II.14.1 i bidragsavtalen

[11] Artikel II.14.1 i bidragsavtalen. För relevanta bestämmelser, se bilagan.

[12] Avsnitt 2.2.2 i LLP-handboken har följande lydelse:

Snabb omkodning av kostnader: Kostnaderna ska bokföras i redovisningssystemet på grundval av lämpliga styrkande handlingar vid den tidpunkt då kostnaderna uppstod. Handlingar som upprättats efter den period då kostnaderna uppstod kommer att förklaras icke stödberättigande.

[13] Av klagandens och EACEA:s inlagor framgår det att klaganden i mars 2014 hade lämnat följande till EACEA:

1) Fakturor som utfärdats av klagandens förvaltningspartner (till ett totalt nettobelopp på 22 946,87 euro/bruttobelopp på 27 308,78 euro).

2) tidrapporterna,

2) de preliminära interna kontoutdragen avseende betalningen till den verkställande partnern (på tyska "Vergütung an Mitunernehmer §15EStG - Ersättning till medentreprenörer),

3) Den verkställande partnerns kontoutdrag som syftar till att bekräfta överföringen av begärda belopp till hans bankkonto för alla tre fakturorna (betalning av bruttobelopp).

4) Klagandens förklarande anmärkning för att motivera sen betalning av den sista projektfakturan. Som förklarats reglerades denna faktura efter det att Eacea informerat klaganden om att endast kostnader som har betalats ut före slutbetalningen av EU:s bidrag godtas av Eacea som stödberättigande.

5) Egenförsäkran från klagandens auktoriserade revisor som förklarar att fakturor från klagandens förvaltningspartner bokfördes som personalfakturor i bokföringsräkenskaperna. Enligt EACEA nämndes dock inte det belopp som bokfördes som ersättning i bokföringen.

I februari 2014 begärde Eacea ytterligare handlingar från klaganden:

6) En utskrift från klagandens bokföringssystem som visar i vilka räkenskaper alla förvaltningspartnerns fakturor har registrerats.

7) Den klagandes skattedeklaration,

8) Bevis såsom kontoutdrag, utskrift av konton osv. för att bevisa att klagandens förvaltningspartners socialförsäkring betalades av klaganden.

Enligt Eacea mottogs dessa handlingar i mars 2014.  

[14] Enligt artikel 124.5 i 2012 års budgetförordning.

[15] Klaganden nämnde särskilt följande: Det klagande företagets stadgar (på tyska Gesellschaftsvergrag), aktieägarnas beslut om delägarnas ersättning (på tyska Gesellschafterbeschluss über Vergütungen der Geschäftsführer) och kopior av bokföringskonton.

[16] Frågorna 1.5 och 1.6 i de vanliga frågorna

[17] Artikel II.14.1 i bidragsavtalen

[18] Artikel 172a.1 i genomförandebestämmelserna för 2002 års budgetförordning.

[19] Avsnitt 2.2.2 i handboken

[20] ”De tidrapporter som undertecknats av både arbetstagaren och den ansvariga för organisationen, med uppgift om namn, funktion och uppgifter som utförts, hänvisning till arbetsplanens verksamhet, antal timmar per dag och dagar per månad som tilldelats projektet.”