Ärendet gällde Europeiska unionens råds vägran att bevilja full tillgång till rättsliga yttranden om lagstiftningsförslagen till förordningar om inrättande av Europeiska åklagarmyndigheten (Eppo) och om Europeiska unionens byrå för straffrättsligt samarbete (Eurojust).

Under ombudsmannens undersökning gick rådet med på att lämna ut två av de fyra handlingarna, men vidhöll sin vägran att lämna ut de två återstående handlingarna fullt ut, även om partiell tillgång beviljades.

Ombudsmannen godtar att vägran att lämna ut de juridiska yttrandena till fullo motiverades med att det skulle undergräva skyddet för juridisk rådgivning och domstolsförfaranden. Hon avslutar därför ärendet med att konstatera att det inte föreligger något administrativt missförhållande, men uppmanar rådet att se över sin vägran mot bakgrund av den ytterligare tid som förflutit.

Ärendet gällde Europeiska rekryteringsbyråns (Epso) handläggning av ett klagomål om villkoren vid ett provcentrum för ett urvalsprov för EU-tjänstemän. Klaganden hade tilldelats en dator bredvid entrédörren och hävdade att de störningar som orsakades av att människor kom in i och lämnade rummet påverkade hennes prestation negativt. Hennes försök att få sina farhågor behandlade av personalen vid provcentrumet misslyckades och hon klagade därefter till Epso. Hon var missnöjd med hur Epso hanterade hennes klagomål och vände sig sedan till ombudsmannen.

Ombudsmannen undersökte frågan och begärde att Epso skulle undersöka klagomålet mer ingående. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade också företrädare för Epso och den uppdragstagare som ansvarar för proven och besökte ett provcentrum vid Epsos huvudkontor. Ombudsmannen drog slutsatsen att det på det hela taget inte var motiverat med ytterligare undersökningar i detta fall. Hon lade dock fram ett antal förslag till förbättringar för Epso.

Målet gällde bedömningen av provanställningstiden för en tillfälligt anställd vid Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo). Klaganden, som avskedades i slutet av sin provanställningsperiod, hävdade att det fanns ett antal förfarandemässiga brister i hennes bedömning. Dessutom underlät Easo att besvara hennes klagomål enligt EU:s tjänsteföreskrifter.

Ombudsmannen undersökte frågan och bad Easo att svara på klagomålen. Hon konstaterade att Easo hade vidtagit nödvändiga åtgärder för att säkerställa en opartisk bedömning av klagandens provanställningsperiod och hade respekterat klagandens rätt att bli hörd innan det slutliga beslutet om hennes fortsatta anställning fattades. Ombudsmannen avslutade därför ärendet.

Ärendet gällde kommissionens underlåtenhet att svara på klagandens meddelanden om sina svårigheter med att lämna in ett bidragsförslag. På grund av tekniska problem kunde klaganden inte ansöka via kommissionens system Priamos. I stället lämnade den sitt förslag via e-post, som förblev obesvarat.

Ombudsmannen undersökte frågan och bad kommissionen att svara. I sitt svar bad kommissionen om ursäkt för att den inte hade svarat tidigare. Den uppgav att den inte kunde godta klagandens e-postansökan eftersom systemet hade fungerat korrekt och kommissionen inte hade kunnat identifiera några försök från klagandens sida att skicka förslaget via Primamos före tidsfristens utgång.

Denna strategiska undersökning gäller insynen i en viktig informell del av EU:s lagstiftningsprocess, nämligen insynen i trepartsmötena.

EU:s två lagstiftande organ, Europaparlamentet och Europeiska unionens råd, antar lagstiftning på förslag av Europeiska kommissionen. Under denna process förhandlar båda medlagstiftarna, biträdda av kommissionen, ofta i så kallade trepartsmöten, som är informella möten mellan företrädare för de tre berörda institutionerna. Under ett trepartsmöte försöker parlamentet och rådet enas om en gemensam text, på grundval av sina ursprungliga ståndpunkter, som sedan går till omröstning i enlighet med det formella lagstiftningsförfarandet. Trepartsmöten har visat sig vara mycket effektiva när det gäller att nå sådana överenskommelser, och merparten av lagstiftningen antas nu på detta sätt.

Europeiska unionen är en representativ demokrati, där medborgarna har rätt att ställa sina företrädare till svars för de politiska val som görs på deras vägnar. Medborgarna har också rätt att delta i EU:s demokratiska process. Transparensen i trepartsmötena är en viktig faktor för att se till att dessa rättigheter blir effektiva och för att legitimera EU:s lagstiftning. EU-domstolen har slagit fast att EU-medborgarnas förmåga att ta reda på vilka överväganden som ligger till grund för lagstiftningsåtgärder är en förutsättning för att de effektivt ska kunna utöva sina demokratiska rättigheter.

Även om EU:s lagstiftningsprocess i allmänhet är ganska öppen, även i jämförelse med många medlemsstater, har denna del av processen väckt farhågor om balansen mellan trepartsprocessens effektivitet och dess öppenhet.

Mot denna bakgrund inledde Europeiska ombudsmannen en strategisk undersökning. Hon undersökte vilken information och vilka handlingar som bör göras proaktivt tillgängliga för allmänheten och vid vilken tidpunkt, så att medborgarna kan utnyttja sina rättigheter.

Transparens vid trepartsmöten är en viktig del av legitimiteten i EU:s lagstiftning. Medborgarna måste kunna granska hur deras företrädare presterar under denna viktiga del av lagstiftningsprocessen. Medborgarna behöver också information om de ämnen som diskuteras under trepartsmötena för att kunna delta effektivt i lagstiftningsprocessen.

Ombudsmannen välkomnar de framsteg som hittills gjorts för att förbättra insynen i trepartsmötena, men föreslår att de tre institutionerna offentliggör följande dokumentation och information: datum för trepartsmötena, de tre institutionernas inledande ståndpunkter, allmänna dagordningar för trepartsmötena, dokument med fyra kolumner, slutliga kompromisstexter, noter från trepartsmötena som har offentliggjorts, förteckningar över de berörda politiska beslutsfattarna och i möjligaste mån en förteckning över andra dokument som lagts fram under förhandlingarna. Alla dessa bör göras tillgängliga i en lättanvänd och lättförståelig gemensam databas. Vissa handlingar skulle kunna göras tillgängliga medan trepartsförhandlingarna pågår, men institutionerna kan anse det nödvändigt i allmänhetens intresse att ge allmänheten proaktiv tillgång till vissa typer av handlingar först efter det att förhandlingarna har avslutats.

Ärendet gällde kommissionens logotyp för visuell identitet, som använts i kommissionens presskonferensrum i Bryssel sedan 2012. Klaganden anser att den exklusiva användningen av engelska och franska i den visuella identitetslogotypen utgör diskriminering på grund av språk.

I EU:s nuvarande språkordning ingår varje medborgares rätt att kommunicera med EU:s institutioner på sitt eget språk och motsvarande rätt att få svar på det språket. De principer som styr denna språkordning gäller även för andra former av kommunikation, såsom kommunikation via publikationer och webbplatser. Varje differentiering av språkanvändningen under sådana omständigheter bör motiveras objektivt. När det gäller huruvida det finns en objektiv motivering i det aktuella fallet håller ombudsmannen med om att det inte är tekniskt möjligt att presentera termen "Europeiska kommissionen" på 24 språk på en tv-skärm, vare sig nedan, bredvid eller bakom en talare.

När det gäller frågan om kommissionen kunde ha valt mer än två språk anser ombudsmannen att det var rimligt att kommissionen endast hade valt två språk. Valet av hur många språk som ska användas beror på ett bedömningssamtal om huruvida mer än två språk skulle röra den visuella bilden på ett oacceptabelt sätt. Det faktum att andra språkkombinationer också kan vara rimliga val innebär inte att valet av engelska och franska inte var rimligt.

Ombudsmannen anser att den politik som kommissionen valt var objektivt motiverad. Hon drog därför slutsatsen att kommissionens införande av en ny logotyp för visuell identitet i presskonferensrummet i Bryssel inte utgjorde något administrativt missförhållande.

The case concerned funding for a twinning project under the Europe for Citizens' Programme.

It was submitted to the Ombudsman by an Irish non-profit organisation which has run twinning projects with a French partner for 25 years. The organisation missed the deadline to apply for funding in 2015 because of changes made by EACEA to the deadline for applying for funding under the Programme. It alleged that EACEA acted incorrectly when making those changes.

The Ombudsman inquired into the issue and made a proposal for a solution to EACEA, along with additional suggestions for improvements as to how it managed the scheme. As a result, EACEA provided additional clarifications to the complainant for the reasons behind the changes to the deadlines and agreed that the twinning project could be carried out in 2016.

In light of this, the Ombudsman finds that EACEA has taken appropriate action to settle the case to the complainant's satisfaction.

Ärendet gällde Europeiska kommissionens handläggning av ett klagomål om en irländsk lag som reglerar rätten att arbeta som arkitekt. Lagen krävde att personer som inte hade erhållit formella kvalifikationer som arkitekter, men som ville använda titeln "architect" i Irland, skulle ha arbetat i minst tio år som arkitekter i Irland. Klaganden ansåg att detta krav diskriminerade personer som hade förvärvat motsvarande erfarenhet utanför Irland. När kommissionen avslutade överträdelseklagomålet genom att dra slutsatsen att den irländska lagstiftningen inte var diskriminerande kontaktade klaganden ombudsmannen.

Ombudsmannen uppmanade kommissionen att erkänna att den irländska lagen var diskriminerande och att det enda skälet till att den inte hade fört ärendet vidare var att den ansåg att det skulle vara oproportionerligt att göra det.

Kommissionen godtog inte ombudsmannens förslag till rekommendation. Ombudsmannen avslutade därför ärendet med en kritisk anmärkning.

Det europeiska medborgarinitiativet har funnits sedan april 2012 och gör det möjligt för en grupp på minst en miljon EU-medborgare att uppmana EU-kommissionen att föreslå ny EU-lagstiftning. Efter att ha mottagit ett antal klagomål beslutade ombudsmannen att undersöka hur förfarandet för det europeiska medborgarinitiativet fungerar och kommissionens roll och ansvar i detta avseende. Ombudsmannen uppmanade organisatörer av medborgarinitiativ, organisationer i det civila samhället och andra berörda personer att lämna synpunkter på hur väl medborgarinitiativet fungerar. På grundval av dessa svar lämnade ombudsmannen en rad förslag till kommissionen för att öka medborgarinitiativets effektivitet.

Efter att ha mottagit kommissionens svar avslutar ombudsmannen nu sin undersökning med elva riktlinjer för ytterligare förbättringar. Ombudsmannen noterar att kommissionen har gjort mycket för att ge verkan åt medborgarinitiativets rättighet på ett medborgarvänligt sätt, men anser att mer kan göras. Eftersom vissa av dessa förslag är relevanta för Europaparlamentet kommer ombudsmannen också att skriva till parlamentets talman. På så sätt litar hon på att hennes förslag, som lades fram både under utredningen och i detta beslut, kommer att visa sig vara användbara eftersom dessa institutioner, tillsammans med Europeiska unionens råd, började se över förordningen om medborgarinitiativet senare i år.