Bästa kollegor!

Först och främst, tack för att du bjöd in mig. Jag är hedrad och mycket glad över att vara här, med tanke på arbetsgruppens viktiga roll i mitt kontors arbete.

Detta gör dagens utbyte särskilt värdefullt. Under de närmaste minuterna kommer jag i huvudsak att behandla tre punkter: frågor som mitt kontor hanterar när det gäller rådets arbete – varav många, jag vet, diskuteras här, Öppenhet och insyn i vidare bemärkelse. och behovet av att reformera förordning 1049.

Då tar jag gärna emot dina frågor.

Europeiska ombudsmannen inrättades genom Maastrichtfördraget och har nu varit verksam i mer än trettio år. Dess uppgift är att ta itu med administrativa missförhållanden i arbetet inom unionens institutioner, organ och byråer.

Under dessa tre årtionden har unionen nått nästan alla områden i medborgarnas liv – från försvarspolitik och digital politik till klimat och migration. De klagomål som vi får in återspeglar denna utveckling. De visar hur EU-förvaltningen fungerar när den tar på sig varje nytt ansvar och samtidigt hur medborgarna reagerar.

När jag tillträdde 2025 fastställde jag två prioriteringar som är särskilt relevanta för varför jag är här i dag.

Det första är att stärka våra arbetsrelationer med EU-institutionerna, så att klagomål löses snabbt och rättvist och god praxis sprids. Det andra är att förutse hur en föränderlig union kommer att påverka vårt arbete och att bidra till debatten om de principer som bör vägleda dess förvaltning.

Öppenhet – och de regler som ger den verkan – står i centrum för båda.

Låt mig börja med de klagomål som mitt kontor behandlar i förhållande till rådet.

Sedan början av 2025 har vi mottagit 20 klagomål mot rådet och inlett åtta undersökningar. Som ni vet rör de flesta av dessa undersökningar öppenhetsfrågor, särskilt ärenden som rör allmänhetens tillgång och som ni diskuterar i denna arbetsgrupp.

De senaste fallen av allmänhetens tillgång återspeglar de mycket känsliga frågor som rådet behandlar, till exempel den europeiska fredsfaciliteten. Ett pågående ärende gäller rådets vägran att lämna ut 14 handlingar med mötesprotokoll från arbetsgruppen för Afrika.  De undantag som rådet har åberopat i det sistnämnda fallet avser allmän säkerhet och internationella förbindelser samt, för hälften av handlingarna, försvar och militära frågor.

Men jag skulle faktiskt vilja säga att majoriteten gäller allmänhetens tillgång till lagstiftningshandlingar, där man bara kan förvänta sig att de högsta öppenhetsstandarderna tillämpas.

Två tidigare fall är värda att nämnas: den ena rör förordningen om digitala marknader och den andra förordningen om digitala tjänster.

I det första fallet sökte ett nätverk av journalister tillgång till medlemsstaternas inledande kommentarer och frågor om lagstiftningsförslaget om rättsakten om digitala marknader. Rådet vägrade att ge tillgång till handlingarna med motiveringen att ett utlämnande allvarligt skulle undergräva dess beslutsförfarande.

I det andra begärde en mediekanal utbyten mellan rådets rättstjänst, dess interna arbetsgrupper och Europeiska kommissionen om både rättsakten om digitala marknader och rättsakten om digitala tjänster. Här åberopade rådet undantag i samband med juridisk rådgivning, framtida domstolsförfaranden och dess pågående beslutsprocess.

I båda fallen konstaterade min byrå att rådet inte i tillräcklig utsträckning visade hur ett utlämnande allvarligt skulle skada de skyddade intressena, och betonade att allmänhetens tillgång till lagstiftningshandlingar i god tid är avgörande för att medborgarna ska kunna utöva sin fördragsbaserade rätt att delta i EU:s demokratiska liv.

Även om rådet slutligen beviljade tillgång innebar den tid det tog att handlingarna inte längre var användbara för allmänhetens engagemang, och därför bekräftade min byrå sitt konstaterande av administrativa missförhållanden.

I en undersökning på eget initiativ från 2023 om hur rådet hanterar begäranden om allmänhetens tillgång till lagstiftningshandlingar konstaterade vi att rådet visserligen lämnar ut ett stort antal lagstiftningshandlingar, men att undantagen ofta tillämpas alltför brett, utan att – såsom krävs enligt EU-domstolarnas rättspraxis – tillhandahålla konkreta bevis för de risker som ett utlämnande skulle medföra. Som ni vet är domstolen särskilt krävande på den här fronten.

Det gläder mig att kunna säga att rådet reagerade på ett positivt och konstruktivt sätt, även om det inte tog upp alla våra förslag. Det är särskilt uppmuntrande att rådet har spridit ombudsmannens beslut till alla delegationer och till alla avdelningar vid generalsekretariatet. Jag noterar också med intresse rådets insatser för att förbättra sin proaktiva öppenhet, särskilt dess beslut att göra ytterligare lagstiftningshandlingar tillgängliga för allmänheten när de distribueras. Den strategi för att stärka insynen i lagstiftningen som godkändes av Coreper 2020 var ett viktigt steg framåt och jag är naturligtvis intresserad av att höra om nyare initiativ.

Framöver förväntar jag mig dock att klagomålen kommer att fortsätta på tre områden: Lagstiftningsdokument märkta som LIMITE medan diskussioner pågår. Otillräcklig registrering eller otillräckligt offentliggörande av medlemsstaternas ståndpunkter. och bristen på insyn i trepartsmötena.

När det gäller den sista punkten undersöker jag för närvarande ett klagomål om maskeringar i trepartsdokument som rör det föreslagna direktivet om miljöpåståenden.

Jag tror att vi alla kan hålla med om att demokratisk kontroll kräver höga krav på öppenhet. Medborgarna bör kunna förstå de ståndpunkter som deras regeringar intar som medlagstiftare på unionsnivå.

Samtidigt inser jag att förhandlingarna behöver utrymme. Varje lagstiftningsförfarande har sin egen dynamik, formad av den berörda sektorn och av bredare intresseavvägningar. Ett effektivt beslutsfattande kräver en viss flexibilitet.

Men när medborgarna vet vad deras regeringar försvarar i rådet gör de mer än att följa unionen – de deltar i den.

Öppenhet är inte av underordnad betydelse i beslutsfattandet. Det är en del av det, som den demokratiska principen kräver.

Det är just därför som den positiva utvecklingen förtjänar att lyftas fram.

Jag var mycket glad över att den interinstitutionella EU Law Tracker – ett gemensamt projekt mellan rådet, parlamentet och kommissionen – fick priset Excellence in Open Administration i mitt kontors pris för god förvaltning 2026. På ett ställe visas var varje förslag inom ramen för det ordinarie lagstiftningsförfarandet står, om och när trepartsmöten har ägt rum och vilka handlingar som finns tillgängliga från alla tre institutionerna.

Jag välkomnar också rådets beredvillighet att ta del av våra resultat. Jag kommer inom kort att rapportera till Europaparlamentet att rådet i sin uppföljning 2025 har godtagit 100 % av mitt kanslis förslag.

Det är viktigt – och inte bara för mitt kontors effektivitet. När en institution agerar utifrån en iakttagelse visar den medborgarna att de har hörts: att deras problem har förståtts och att administrationen är villig att rätta till kurs och anpassa sig till deras förväntningar och rättigheter.

Ett klagomål är en förtroendehandling – för ombudsmannen, men i ännu högre grad för systemet som helhet.

Mycket av det jag har beskrivit hittills kommer ner till en enkel och nästan uppenbar förväntan. När viktiga beslut fattas vill allmänheten veta vem som låg vid bordet, vilka bevis som beaktades och för vems räkning. Öppenhet säkerställer att lagstiftning utarbetas inte bara för medborgarna utan i möjligaste mån med dem. Det är detta som i slutändan ger lagstiftningen dess legitimitet.

För det mesta anser jag att EU-institutionerna gör ett bra jobb med att förse medborgarna med information. Men det system som inrättades 2001 uppvisar sprickor – och dessa sprickor blir allt större.

Regel 1049 skrevs för en värld av pappersfiler och fysiska arkiv. I dag kan förhandlingarna föras med textmeddelande. Styrningen styrs av dataflöden som inte lämnar några pappersspår. Vissa beslut formas till och med av algoritmer. Det finns ingen återgång till papper.

Frågan är därför om en ram som byggdes för ett kvarts sekel sedan fortfarande kan leda till ansvarsskyldighet i en digital tidsålder.

Under årens lopp har EU-domstolen och Europeiska ombudsmannen utvecklat en omfattande rättspraxis och ”ombudsprudens” – som sträcker sig över en fördigital lagstiftningstext för att passa den nuvarande verkligheten: från vad som räknas som en ”handling” till var gränserna för varje undantag ligger.

Så sent som i förra veckan, vid ett interinstitutionellt seminarium om allmänhetens tillgång till handlingar som anordnades av rådet, hörde företrädare för hela EU:s förvaltning en domare från tribunalen och jag förklarade hur de mål som ligger framför oss ger substans åt bestämmelserna i förordningen.

Förordningen har visat sig vara motståndskraftig. Men resiliens är inte samma sak som effektivitet. Tre problem sticker ut.

Det första är klarhet. Systemet saknar det – för både medborgare och institutioner. Förfrågningar hanteras alltför ofta genom riskhanteringens lins. Medborgarna måste hänvisa till domstolsavgöranden, ombudsmannens slutsatser och interna riktlinjer – som ibland ändras – helt enkelt för att lägga fram sin sak. Ingen bör behöva bli expert på EU-rätt för att få en handling som de har rätt att se – och inte heller tvingas klaga till min byrå eller gå till tribunalen, vilket kan vara krävande och komplexa rutter.

Den andra är användningen av undantag. De finns av goda skäl, och en union som har levt genom finanskrisen, migrationstrycket, en pandemi och nu krig på nära håll har verkliga intressen att skydda. Men undantag tolkas ofta för brett, på grundval av vaga och abstrakta resonemang – inklusive argument som domstolen redan har avvisat, såsom risken för yttre påtryckningar eller feltolkning av allmänheten.

Och det tredje är tiden. Människor förväntar sig nu information med en knapptryckning. Upp till sex veckor för en första begäran och upp till sex veckor för en bekräftande ansökan är tidsramar som många medborgare helt enkelt inte kan förstå. Och ändå har vissa institutioner verkliga problem med att följa dessa tidslinjer, ibland överskrida dem med månader, om inte år.

Vi behöver tydligare, mer fullständiga och modernare regler – regler som återspeglar dagens teknik och hur beslut faktiskt fattas, och som säkerställer att proaktiv transparens förverkligas fullt ut och genomförs i tid. Rättssäkerhet och förutsägbarhet tjänar medborgarna. De tjänar också dem som tillämpar reglerna – inklusive denna arbetsgrupp.

Jag vet att vissa är ovilliga att ta upp förordningen på nytt. Vissa befarar att detta skulle kunna leda till tyngre skyldigheter. Andra fruktar ett system som är mindre transparent än dagens. Dessa farhågor är förståeliga. Men de underskattar de stigande kostnaderna för att stå stilla.

Jag anser dock att tiden för denna debatt är inne. Vi bör inte frukta det. Vi bör ta tillfället i akt att bygga upp en bättre ram för öppenhet – en ram med medborgarna och deras rätt att känna till den i centrum.

Innan jag avslutar vill jag säga några ord om Europeiska ombudsmannanätverket. Mitt kontor är inte ensamt om att främja god förvaltning i hela Europeiska unionen.

Nationella och regionala ombudsmän spelar en viktig roll i var och en av era medlemsstater, och att stärka vårt samarbete genom nätverket är en av mina prioriteringar.

När nätverket firar sitt 30-årsjubileum i år kommer vi att offentliggöra en rapport om tre årtionden av gemensamt arbete för god förvaltning i hela unionen. Den visar att ombudsmän, även om de inte kan utfärda bindande beslut, har bidragit till att säkerställa respekten för rättigheter och skyldigheter enligt EU-lagstiftningen – genom att ingripa över hela spektrumet och visa hur direkt den formar medborgarnas dagliga liv.

Mina damer och herrar,

Jag ser dagens möte som ett tillfälle att bygga vidare på en kultur av öppet, transparent och pragmatiskt samarbete mellan rådet och mitt kontor.

I slutändan handlar öppenhet om mer än dokument, förfaranden eller regler. Det handlar om förtroende – och om att se till att medborgarna kan se hur beslut som påverkar deras liv fattas.

Jag hoppas att vi kan fortsätta att arbeta tillsammans för att stärka detta förtroende och bygga upp en ram för öppenhet som motsvarar dagens verklighet, samtidigt som medborgarna och deras rätt att veta står i centrum.

Jag ser fram emot era frågor och diskussionen.

Tack så mycket.