Datum: Onsdagen den 12 juni 2024

Fysisk plats: Rådets lokaler

Närvarande

Generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd

Handläggare, enheten GIP.B Ordförandeskapets förberedelser och övergripande politik, generaldirektoratet för allmän och institutionell politik

Handläggare, enheten COMM.2.C Informationstjänster, generaldirektoratet för kommunikation och information – öppenhet

Juridisk rådgivare, direktorat JUR.4 Institutionella och administrativa frågor, tjänsteföreskrifterna och rättstvister, rättstjänsten

Praktikant

Europeiska ombudsmannen – direktoratet för undersökningar

Jennifer King, juridisk expert

Tanja Ehnert, förfrågningssamordnare

Michaela Gehring, handläggare

Ella de Jonge, Förfrågningar Praktikant

Mötets syfte

Syftet med mötet var att ombudsmannen skulle få en uppdatering från rådets generalsekretariat om vägledningen för ordförandeskapets bästa praxis för användning av sponsring [1], som utfärdades i juni 2021. Ombudsmannens företrädare var särskilt intresserade av att förstå huruvida, och i så fall hur, generalsekretariatet i) ökar medvetenheten bland medlemsstaterna om vägledningen, ii) stöder medlemsstaterna inför och under den tid de innehar ordförandeskapet och iii) övervakar tillämpningen av vägledningen.

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannen presenterade sig, tackade generalsekretariatets företrädare för mötet med dem och redogjorde för syftet med mötet. De beskrev den rättsliga ram som gäller för möten som hålls av ombudsmannen, särskilt att ombudsmannen inte skulle offentliggöra någon information som generalsekretariatet har identifierat som konfidentiell utan dess förhandsgodkännande ^[2].

Ombudsmannen förklarade att de skulle utarbeta ett utkast till rapport om mötet som skulle skickas till generalsekretariatet för att säkerställa att innehållet var sakligt korrekt och fullständigt. Mötesrapporten skulle sedan färdigställas, ingå i ärendehandlingarna och offentliggöras på ombudsmannens webbplats. Ingen konfidentiell information skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till allmänheten.

Information som utbytts

Om hur rådet ökar medvetenheten bland medlemsstaterna om sin vägledning

Generalsekretariatet förklarade att vägledningen för ordförandeskapets bästa praxis för användning av sponsring (nedan kallad vägledningen) ingår i ordförandeskapets handbok, som är ett levande dokument översatt till alla officiella EU-språk och som delas med medlemsstaterna. Den fungerar som den viktigaste informationskällan för medlemsstaterna när de förbereder sig för och innehar ordförandeskapet i rådet.

Inför ordförandeskapet erbjuder generalsekretariatet dessutom seminarier och genomgångar, t.ex. om organisatoriska förfaranden, personalförfaranden och beslutsförfaranden, och står till förfogande för frågor till det tillträdande ordförandeskapet. Detta kan inbegripa tidig utbildning för att öka medvetenheten om frågor som användning av sponsring. De seminarier som generalsekretariatet erbjuder är frivilliga och individanpassade.

Tidigare har de flesta av de tillträdande ordförandeskapen valt de informationsseminarier som erbjuds av generalsekretariatet. Om ett tillträdande ordförandeskap inte begär dessa seminarier informerar generalsekretariatet vanligtvis detta tillträdande ordförandeskap i samband med andra informella möten som inleds i ett tidigt skede av förberedelserna inför det kommande ordförandeskapet om vägledningens existens och betydelse.

Förberedande seminarier som erbjuds av generalsekretariatet börjar vanligtvis äga rum ett och ett halvt år innan respektive ordförandeskap inleds.

Om huruvida rådet övervakar tillämpningen av sina riktlinjer

Generalsekretariatet förklarade att den informella verksamhet för vilken vissa medlemsstater beslutar att söka sponsring måste särskiljas från ordförandeskapets formella verksamhet som faller inom rådets ansvarsområde. När den berörda medlemsstaten innehar ordförandeskapet får den anordna kulturella, vetenskapliga eller sociala evenemang som äger rum i dess huvudstad eller någon annanstans inom dess territorium. Denna informella verksamhet faller helt och hållet inom de berörda medlemsstaternas ansvarsområde. Detta innebär att generalsekretariatet inte deltar i anordnandet av sådana evenemang och att kostnaderna för sådana evenemang inte täcks av rådets budget.

Mot bakgrund av denna särskilda ram finns det inget standardiserat övervakningsförfarande för genomförandet av vägledningen. Medlemsstaterna får dock ta upp alla frågor de har med generalsekretariatet, som sedan kommer att ta upp dem, bland annat genom arbetsgruppen för information. Tidigare mottog rådet också fyra parlamentsfrågor om användningen av sponsring som det besvarade [3].

Om huruvida rådet är medvetet om användningen av sponsring sedan antagandet av vägledningen

Generalsekretariatet sade att de är medvetna om att användningen av sponsring har fortsatt sedan vägledningen antogs. Rådet begärde dock inte att sådan information skulle samlas in. De tillträdande ordförandeskapen får utbyta preliminär information om (eventuell) användning av sponsring när de lägger fram sin planerade kommunikations- och öppenhetsverksamhet för planeringsterminen för de andra medlemsstaterna vid ett möte i arbetsgruppen för information. Medlemsstaterna uppmanas också att vid behov offentliggöra förteckningen över utvalda sponsorer. Vissa medlemsstater delade med sig av detaljerad information om sin användning av sponsring på sina respektive ordförandeskapswebbplatser.

Efter inledandet av detta strategiska initiativ kontaktade generalsekretariatet de medlemsstater som har innehaft ordförandeskapet sedan vägledningen utfärdades för att få relevant information. Undersökningen visade att medlemsstaterna i princip fortsätter att använda sig av sponsring, även om två medlemsstater hade ingått ”partnerskapsavtal” respektive ”samarbetsavtal”. Två medlemsstater svarade att ordförandeskapet som sådant inte hade använt sig av sponsring, men att vissa ministerier eller regionala/kommunala myndigheter kunde ha gjort det i samband med evenemang som de anordnade.

När det gäller sponsorer hade nästan alla medlemsstater som hade utnyttjat sponsring avtal med biltillverkare. Andra sponsorer var ett pappersbruk, telekommunikationsföretag, logistikföretag och producenter av läsk och öl.

När det gäller skälen nämnde medlemsstaterna olika faktorer som ligger till grund för beslutet att använda sponsring, såsom behovet av vissa tjänster (särskilt transport och logistik), målet om ett koldioxidneutralt ordförandeskap och behovet av ekonomiskt stöd för att tillhandahålla vissa tjänster och anordna evenemang (t.ex. användning av lokaler, cateringtjänster).

Generalsekretariatet kände inte till de kriterier som medlemsstaterna använde när de ingick sponsringsavtal (eller liknande) men uppgav att medlemsstaterna i allmänhet genomför offentliga upphandlingar, i enlighet med sina respektive uppförandekoder/etik när de söker sponsorer. De tillade att rådets logotyp inte kan användas av sponsorer eller partner.

Generalsekretariatet kände inte heller till några överväganden om intressekonflikter eller anseenderisker som kunde ha påverkat beslutet i de medlemsstater som använde sig av sponsring.

Huruvida rådet bedömer om den medlemsstat som innehar ordförandeskapet har vidtagit lämpliga åtgärder för att förhindra intressekonflikter och/eller anseenderisker för rådet och EU:s administration

Generalsekretariatet upprepade att rådet endast kan agera inom ramen för de befogenheter som det tilldelats genom fördragen. När den berörda medlemsstaten innehar ordförandeskapet får den anordna informella möten, seminarier samt sociala och kulturella evenemang. Denna informella verksamhet faller helt och hållet inom de berörda medlemsstaternas ansvarsområde.

Om en medlemsstat uppmärksammar den på frågor som rör risk för intressekonflikter kan rådet dock göra en ad hoc-bedömning inom ramen för sina befogenheter.

Om huruvida rådet har mottagit några klagomål från allmänheten om ordförandeskapets användning av sponsring eller klagomål som rör dess vägledning

Generalsekretariatet hänvisade till de fyra skriftliga parlamentsfrågor som rådet hade mottagit mellan 2019 och 2021. Svaren, där det förklaras att det är upp till medlemsstaterna att besluta om de ska använda sig av sponsring, finns tillgängliga online [4].

Under 2019 och 2020 mottog rådet dessutom ett stort antal skrivelser i samband med en kampanj från en civilsamhällesorganisation för att få ett slut på ordförandeskapets sponsring. Rådet svarade på dessa skrivelser och förklarade medlemsstaternas ansvar och delade information om avsikten att utfärda riktlinjer [5].

Rådet har inte mottagit några klagomål/frågor i frågan sedan dess riktlinjer antogs.

Om möjligheten att tillhandahålla en budget för medlemsstaterna för att täcka kostnaderna i samband med informella möten som anordnas under deras ordförandeskap

Ombudsmannen noterade att Europaparlamentet i en resolution i samband med förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för 2017 avseende genomförandet av EU:s allmänna budget hade föreslagit att kostnaderna för informella möten som anordnas av rådets ordförandeskap skulle föras in i budgeten.

Generalsekretariatet upprepade att informella möten uteslutande är medlemsstaternas ansvar, även när det gäller budgetaspekter.

Mötets avslutande

Företrädarna för generalsekretariatet försåg ombudsmannagruppen med en kopia av ordförandeskapets handbok.

Ombudsmannen tackade företrädarna för generalsekretariatet för deras tid och för den information som lämnats, och mötet avslutades.

Bryssel den 27 juni 2024

Jennifer King Michaela Gehring

Handläggare med ansvar för rättsliga frågor

[1] Finns på: https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10325-2021-INIT/en/pdf.

[2] Artiklarna 4.8 och 8.3 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[3] Se följande: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2021-001374_EN.html,

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2019-003909_EN.html,

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-8-2019-001390_EN.html och

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2019-001085_EN.html.

[4] Se fotnot 3.

[5] Se följande: https://www.foodwatch.org/en/end-eu-council-sponsorship-deals-now.