Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden ansökte hos genomförandeorganet för små och medelstora företag (Easme) om en tjänst som kontraktsanställd [1]. Efter en kontroll av behörighet [2] och en bedömning av ansökningarna [3] kallades klaganden till en intervju den 19 mars 2015.

2. När klaganden informerades om att hon inte hade förts upp på reservlistan över godkända sökande lämnade hon in en begäran om omprövning (den 24 april 2015). Easme bekräftade mottagandet av klagandens begäran men underlät därefter att svara henne. I februari 2016 kontaktade klaganden ombudsmannen.

Utredningen

3. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påståenden och påståenden:

Easme svarade inte på klagandens begäran om översyn.

Easme bör svara klaganden och bemöta klagandens farhågor när det gäller hennes uteslutning från reservlistan.

4. Ombudsmannen kontaktade Easme den 16 mars 2016. Med tanke på förseningen bad ombudsmannen Easme att behandla klagomålet som en prioriterad fråga. Den 11 april 2016 vidarebefordrade Easme sitt svar på klagandens begäran om översyn till ombudsmannen. Den 25 april 2016 uppmanade ombudsmannen klaganden att inkomma med sina synpunkter, vilket hon gjorde den 24 maj 2016. Under undersökningens gång tog ombudsmannen vederbörlig hänsyn till den information som lämnats i klagomålet.

Påstående om att Easme inte besvarade klagandens begäran om översyn och därmed sammanhängande påstående

Den klagandes och institutionens argument

5. Klagandens huvudsakliga påstående och anspråk mot Easme gällde genomförandeorganets underlåtenhet att besvara hennes begäran om översyn inom den tidsfrist på 45 dagar som angavs i inbjudan att anmäla intresse (nedan kallad inbjudan).

6. I sitt svar bad Easme om ursäkt för den betydande förseningen och noterade att detta ”var en oavsiktlig och olycklig händelse som inte borde ha inträffat”.

7. I sina synpunkter hävdade klaganden att Easmes underlåtenhet att svara kunde ha varit ett sätt att avsiktligt hindra henne från att inleda administrativa eller rättsliga förfaranden mot beslutet att inte föra upp henne på reservlistan.

Ombudsmannens bedömning

8. Ombudsmannen beklagar att det tog Easme ett år att besvara klagandens begäran om översyn och att detta skedde först efter ombudsmannens ingripande. Detta strider mot bestämmelserna i EU:s kodex för god förvaltningssed [4]. Hon uppmanar med kraft Easme att vidta nödvändiga åtgärder för att se till att liknande incidenter inte inträffar i framtiden.

9. När det gäller klagandens påstående att Easmes försening kan ha varit avsiktlig, för att hindra henne från att inleda administrativa eller rättsliga förfaranden, noterar ombudsmannen att det inte finns några bevis till stöd för detta. I Epsos uttagningsprov och på kommissionens interna webbplats (myintracomm) står det dessutom klart att beslutet efter en begäran om omprövning betraktas som en rättsakt som går någon emot och att klaganden, som arbetar för EU, därför fortfarande kunde ha utnyttjat de möjligheter till administrativt och rättsligt överklagande som föreskrivs i EU:s tjänsteföreskrifter.

10. Mot bakgrund av ovanstående analys finns det inget behov av ytterligare utredning efter ombudsmannens ingripande.

Påstående om att Easme bör ta itu med klagandens farhågor om att hon ska strykas från reservlistan

Den klagandes och institutionens argument

11. I sin begäran om översyn hävdade klaganden att hon uppfyllde alla kriterier för stödberättigande och ”väsentligt urval” som anges i ansökningsomgången. Hon noterade att hon också uppfyllde de ”gynnsamma urvalskriterierna” [5] och hänvisade till sin yrkeserfarenhet, sina kunskaper om byrån och EU-institutionerna i allmänhet, sina språkkunskaper och sina personliga talanger och förmågor. Hon uppgav också att hon ansåg att hennes prestation i intervjun var ”enastående”.

12. I sitt svar förklarade Easme de olika etapperna i urvalsförfarandet och informerade klaganden om hennes prestationer i vart och ett av dem. Den uppgav att efter en noggrann granskning av ansökningarna i enlighet med behörighetskriterierna (avsnitt 4.A i ansökningsomgången) och därefter de grundläggande och fördelaktiga kriterierna (avsnitt 4.B i ansökningsomgången) valdes klaganden ut och kallades till intervju. Klaganden hade tilldelats 12 poäng, medan tröskeln för att kallas till intervju var 10,5 poäng.

13. Easme förklarade att klaganden under intervjun ombads att lägga fram sitt cv och besvara sju frågor: en om hennes kunskaper om Easme och dess förhållande till Europeiska kommissionen, tre tekniska frågor om hennes kunskaper och färdigheter som är relevanta för de arbetsuppgifter som beskrivs i arbetsbeskrivningen, och tre frågor om hennes allmänna kompetens. Klagandens kunskaper i engelska, hennes motivation och allmänna lämplighet för tjänsten bedömdes också. ”Urvalskommittén” gav 22 poäng till klaganden för hennes prestationer under intervjun. Eftersom tröskeln för att föras upp på reservlistan över godkända sökande var 27 poäng, fördes klaganden inte upp på listan. Easme inkluderade en detaljerad utvärderingsmall i sitt svar.

14. När det gäller urvalskommitténs översyn av beslutet uppgav Easme att kommittén, efter omprövningen av klagandens utvärdering, bekräftade de poäng som den ursprungligen hade tilldelat klaganden.

15. Klaganden ansåg att myndighetens svar var otillfredsställande. Hon påpekade följande: i) I svaret angavs inte de tre ”allmänna kompetensfrågorna” och de tre ”tekniska frågor” som hon ställdes under intervjun. ii) I svaret hänvisades inte till hennes svar. iii) I svaret hänvisades inte till de specifika kriterier som användes för att bedöma hennes svar. och iv) hon inte fick någon kvalitativ bedömning av sina svar utöver de poäng hon hade uppnått. Klaganden påpekade dessutom att eftersom intervjuerna inte spelas in är det svårt för de intervjuade att i sak bestrida eller kontrollera giltigheten av urvalskommitténs beslut.

Ombudsmannens bedömning

16. Easme informerade klaganden om sin övergripande utvärdering under intervjun (22 poäng), brytpunkten för en sökande som skulle föras upp på reservlistan (27 poäng) och högsta möjliga poäng (44 poäng). Den informerade också klaganden om hur hennes prestationer utvärderades i var och en av de frågor/ämnen som diskuterades under intervjun [6].

17. Ombudsmannen noterar att de bedömningskriterier som användes vid intervjun motsvarade beskrivningen i inbjudan [7]. I detta avseende godtas i fast rättspraxis att uttagningskommittén, trots sina omfattande bedömningsbefogenheter, är bunden av ordalydelsen i det offentliggjorda meddelandet om uttagningsprov [8], eftersom meddelandets giltighetstid utgör både den rättsliga ramen för uttagningskommitténs arbete och bedömningsramen för dess utvärdering av de sökande [9]. I tillämplig rättspraxis klargörs också att urvalskommittéerna har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa kriterierna för bedömning av kvalifikationer i samband med examensbevis och arbetslivserfarenhet på grundval av dessa kvalifikationers betydelse i förhållande till kraven för den tjänst som ska tillsättas, förutsatt att de håller sig inom de gränser som fastställs i meddelandet [10].

18. När det gäller klagandens iakttagelse att byråns svar inte hänvisade till hennes svar och inte heller innehöll någon kvalitativ bedömning av dem, föreskrivs i relevant rättspraxis att den sekretessprincip som styr urvalsförfarandena för EU:s institutioner, organ och byråer utesluter både utlämnande av yttranden från enskilda kommittéledamöter och utlämnande av alla faktorer som rör den individuella eller jämförande bedömningen av sökande [11]. Dessutom framgår det av rättspraxis att meddelandet om de poäng som den sökande erhållit i vart och ett av de bedömda kriterierna under dessa omständigheter utgör en tillräcklig motivering av urvalskommitténs beslut [12]. Slutligen bör det påpekas att myndigheten i sitt svar angav arten av de frågor som klaganden ställdes under intervjun.

19. Mot bakgrund av ovanstående analys förefaller myndighetens svar vara korrekt och det är därför inte motiverat med någon ytterligare utredning.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutas ärendet med följande slutsats [13]:

Det finns inga skäl att motivera ytterligare undersökningar.

Klaganden och genomförandeorganet för små och medelstora företag kommer att informeras om detta beslut.

Marta Hirsch-Ziembinska

Enhet 1 – Förfrågningar och IKT

Strasbourg den 22 december 2016

[1] Inbjudan att anmäla intresse för handläggare, tjänstegrupp III – referensnummer EASME/III/2014/077 (nedan kallad inbjudan). http://ec.europa.eu/easme/en/system/files/vacancies/VN%20_EASME_III_2014_0077%20%282%29.pdf

[2] I avsnitt 4.A i inbjudan anges de formella kriterier som de sökande ska uppfylla senast sista ansökningsdagen.

[3] I avsnitt 4.B i ansökningsomgången identifierades urvalskriterierna som delades in i två kategorier: i) väsentlig och ii) fördelaktig.

[4] I artikel 17.1 i kodexen för god förvaltningssed föreskrivs följande: ”Tjänstemannen ska se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till institutionen fattas inom rimlig tid, utan dröjsmål och under alla omständigheter senast två månader från dagen för mottagandet.” I artikel 17.2 föreskrivs dessutom följande: ”Om en begäran eller ett klagomål inte kan avgöras inom ovannämnda tidsfrist på grund av att de frågor som tas upp i begäran eller klagomålet är komplicerade, skall tjänstemannen underrätta upphovsmannen om detta så snart som möjligt. I ett sådant fall bör upphovsmannen så snart som möjligt underrättas om ett slutgiltigt beslut.”

[5] Enligt ansökningsomgången bestod urvalskriterierna av två grundläggande kriterier och åtta ”gynnsamma” kriterier. De senare var ”universitetsstudier inom ett område som är relaterat till tjänstens profil, Relevant ytterligare certifiering, studier och/eller utbildning. Goda kunskaper om organisation, struktur, arbetsmetoder och politik inom kommissionens avdelningar/byråer och/eller andra EU-institutioner. Goda muntliga eller skriftliga kunskaper i franska eller tyska. Förmåga att arbeta självständigt och i grupp. Flexibilitet och förmåga att arbeta under press och hantera sitt ansvar inom snäva tidsfrister. god analytisk förmåga, problemlösningsförmåga & inlärnings- och utvecklingsförmåga; Goda kunskaper om den EU-politik och/eller de EU-program som är relevanta för tjänsten.”

[6] Klaganden fick 3 av 4 poäng för presentationen av hennes cv. 2,5 av 4 poäng för presentation av hennes motivation; 2,5 av 4 punkter när det gäller hennes kunskaper om Easme och dess förhållande till Europeiska kommissionen. 4 av 12 poäng för hennes svar på tre tekniska frågor om hennes kunskaper och färdigheter som är relevanta för de arbetsuppgifter som beskrivs i arbetsbeskrivningen. 5,5 av 12 poäng för hennes svar på de tre frågorna om hennes allmänna kompetens. 3 av 4 poäng för hennes kunskaper i engelska; och 1,5 poäng när det gäller hennes allmänna lämplighet för tjänsten.

[7] I inbjudan beskrivs de färdigheter och kompetenser som ska testas under intervjun enligt följande: kunskaper och färdigheter som är relevanta för de uppgifter som beskrivs i arbetsbeskrivningen, kunskaper om kommissionens avdelningars/byråers och/eller andra EU-institutioners organisation, struktur, arbetsmetoder och politik, hög motivation, god förmåga till lagarbete och förmåga att arbeta självständigt, och slutligen förmågan att arbeta under press och hantera sitt ansvar inom snäva tidsfrister.

[8] Förstainstansrättens dom av den 13 mars 2002, Bal mot kommissionen, T-139/00, ECLI:EU:T:2002:65, punkt 35; Personaldomstolens dom av den 11 juli 2006, Tas/kommissionen, F-12/05, ECLI:EU:F:2006:68, punkt 43.

[9] Förstainstansrättens dom av den 16 april 1997, Fernandes Leite Mateus/rådet, T-80/96, ECLI:EU:T:1997:57, punkt 27; Förstainstansrättens dom av den 5 mars 2003, Staelen/parlamentet, T-24/01, ECLI:EU:T:2003:52, punkt 47.

[10] Domstolens dom av den 6 februari 1986, Vlachou/revisionsrätten, C-143/84, ECLI:EU:C:1986:55, punkt 16; Förstainstansrättens dom av den 28 november 2002, Pujals Gomis mot kommissionen, T-332/01, punkterna 39–41, Förstainstansrättens dom av den 11 februari 1999, Mertens/kommissionen, T-244/97, ECLI:EU:T:1999:27, punkt 44; Förstainstansrättens dom av den 11 maj 2005, de Stefano/kommissionen, T-25/03, ECLI:EU:T:2005:168, punkt 34.

[11] Tribunalens dom av den 12 maj 2010, kommissionen/Meierhofer, T-560/08 P, ECLI:EU:T:2010:192, punkt 16.

[12] Förstainstansrättens dom av den 5 april 2005, Christensen/kommissionen, T-336/02, ECLI:EU:T:2005:115, punkt 89; Domstolens dom av den 28 februari 2008, Neirinck/kommissionen, C-17/07 P, ECLI:EU:C:2008:134, punkt 52.

[13] Information om omprövningsförfarandet finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark