Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden ansökte hos genomförandeorganet för små och medelstora företag (Easme) om en tjänst som kontraktsanställd [1]. Efter en kontroll av stödberättigande [2] och en bedömning av ansökningarna [3] kallades klaganden till en intervju den 19 mars 2015.

2. När klaganden informerades om att hon inte hade förts upp på reservlistan över godkända sökande lämnade hon in en begäran om omprövning (den 24 april 2015). Easme bekräftade mottagandet av klagandens begäran men underlät därefter att svara henne. I februari 2016 kontaktade klaganden ombudsmannen.

Utredningen

3. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet och identifierade följande påståenden och påståenden:

Easme underlät att svara på klagandens begäran om översyn.

Easme bör svara klaganden och ta itu med klagandens farhågor när det gäller hennes uteslutning från reservlistan.

4. Ombudsmannen kontaktade Easme den 16 mars 2016. Med tanke på förseningen bad ombudsmannen Easme att behandla klagomålet som en prioriterad fråga. Den 11 april 2016 översände Easme sitt svar på klagandens begäran om omprövning till ombudsmannen. Den 25 april 2016 uppmanade ombudsmannen klaganden att inkomma med sina synpunkter, vilket hon gjorde den 24 maj 2016. Under undersökningens gång tog ombudsmannen vederbörlig hänsyn till den information som lämnats i klagomålet.

Påstående om att Easme inte besvarade klagandens begäran om översyn och därmed sammanhängande påstående

Klagandens och institutionens argument

5. Klagandens huvudsakliga påstående och anspråk mot Easme gällde byråns underlåtenhet att besvara hennes begäran om omprövning inom den tidsfrist på 45 dagar som angavs i inbjudan att anmäla intresse (nedan kallad inbjudan).

6. I sitt svar bad Easme om ursäkt för den avsevärda förseningen och konstaterade att detta var en oavsiktlig och olycklig händelse som inte borde ha inträffat.

7. I sina synpunkter hävdade klaganden att Easmes underlåtenhet att svara kunde ha varit ett sätt att avsiktligt hindra henne från att inleda administrativa eller rättsliga förfaranden mot beslutet att inte föra upp henne på reservlistan.

Ombudsmannens bedömning

8. Ombudsmannen beklagar att det tog Easme ett år att svara på klagandens begäran om omprövning, och att detta skedde först efter ombudsmannens ingripande. Detta strider mot bestämmelserna i EU:s kodex för god förvaltningssed [4]. Hon uppmanar med kraft Easme att vidta nödvändiga åtgärder för att se till att liknande incidenter inte inträffar i framtiden.

9. När det gäller klagandens påstående att Easmes försening kan ha varit avsiktlig för att hindra henne från att inleda administrativa eller rättsliga förfaranden noterar ombudsmannen att det inte finns några bevis till stöd för detta. I Epsos uttagningsprov och på kommissionens interna webbplats (myintracomm) står det dessutom klart att beslutet efter en begäran om omprövning betraktas som den rättsakt som går någon emot och att klaganden, som arbetar för EU, därför fortfarande skulle ha kunnat utnyttja de möjligheter till administrativt och rättsligt överklagande som föreskrivs i EU:s tjänsteföreskrifter.

10. Mot bakgrund av ovanstående analys finns det inget behov av ytterligare utredning efter ombudsmannens ingripande.

Påstående om att Easme bör ta itu med klagandens oro över att hon uteslutits från reservlistan

Klagandens och institutionens argument

11. I sin begäran om omprövning vidhöll klaganden att hon uppfyllde alla behörighetskriterier och ”väsentliga urvalskriterier” som anges i ansökningsomgången. Hon konstaterade att hon också uppfyllde de ”gynnsamma urvalskriterierna” [5] och hänvisade till sin yrkeserfarenhet, sina kunskaper om byrån och EU-institutionerna i allmänhet, sina språkkunskaper och sina personliga talanger och förmågor. Hon uppgav också att hon ansåg att hennes prestation i intervjun var ”enastående”.

12. I sitt svar förklarade Easme de olika etapperna i urvalsförfarandet och informerade klaganden om sina resultat i vart och ett av dem. Efter en noggrann granskning av ansökningarna enligt behörighetskriterierna (avsnitt 4.A i förslagsinfordran) och därefter de väsentliga och fördelaktiga kriterierna (avsnitt 4.B i förslagsinfordran) valdes klaganden ut och kallades till intervju. Klaganden hade tilldelats 12 poäng, medan tröskeln för att kallas till intervju var 10,5 poäng.

13. Easme förklarade att klaganden under intervjun ombads att lägga fram sin meritförteckning och besvara sju frågor: en om hennes kunskaper om Easme och dess förhållande till Europeiska kommissionen, Tre tekniska frågor om hennes kunskaper och färdigheter som är relevanta för de arbetsuppgifter som beskrivs i arbetsbeskrivningen. och tre frågor om hennes allmänna kompetens. Klagandens kunskaper i engelska, hennes motivation och övergripande lämplighet för tjänsten bedömdes också. Urvalskommittén gav klaganden 22 poäng för hennes insats under intervjun. Eftersom tröskeln för att föras upp på reservlistan över godkända sökande var 27 poäng fördes klaganden inte upp på förteckningen. Easme inkluderade en detaljerad utvärderingstabell i sitt svar.

14. När det gäller urvalskommitténs granskning av beslutet uppgav Easme att kommittén, efter omprövningen av klagandens utvärdering, bekräftade de poäng som den ursprungligen hade gett klaganden.

15. Klaganden ansåg att byråns svar var otillfredsställande. Hon påpekade följande: i) I svaret angavs inte de tre ”allmänna kompetensfrågor” och de tre ”tekniska frågor” som hon ställde under intervjun. ii) svaret inte hänvisade till hennes svar, iii) I svaret hänvisades det inte till de särskilda kriterier som användes för att bedöma hennes svar. och iv) hon inte fick någon kvalitativ bedömning av sina svar utöver de poäng hon hade uppnått. Klaganden påpekade dessutom att eftersom intervjuerna inte spelas in är det svårt för de intervjuade att i sak bestrida eller kontrollera giltigheten av urvalskommitténs beslut.

Ombudsmannens bedömning

16. Easme informerade klaganden om sin övergripande utvärdering under intervjun (22 poäng), brytpunkten för en sökande som ska föras upp på reservlistan (27 poäng) och högsta möjliga poäng (44 poäng). Den informerade också klaganden om hur hennes prestationer utvärderades i var och en av de frågor/ämnen som diskuterades under intervjun [6].

17. Ombudsmannen noterar att de bedömningskriterier som användes vid intervjun motsvarade beskrivningen i inbjudan [7]. I detta avseende medger fast rättspraxis att uttagningskommittén, trots sitt stora utrymme för skönsmässig bedömning, är bunden av ordalydelsen i det offentliggjorda meddelandet om uttagningsprov [8], eftersom meddelandets löptid utgör både den rättsliga ramen för uttagningskommitténs arbete och bedömningsramen för dess utvärdering av de sökande [9]. I tillämplig rättspraxis klargörs också att urvalskommittéerna har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa kriterierna för bedömning av kvalifikationer i samband med examensbevis och arbetslivserfarenhet på grundval av dessa kvalifikationers betydelse i förhållande till kraven för den tjänst som ska tillsättas, förutsatt att de håller sig inom de gränser som fastställs i meddelandet [10].

18. När det gäller klagandens iakttagelse att byråns svar varken hänvisade till hennes svar eller innehöll en kvalitativ bedömning av dem, föreskrivs det i relevant rättspraxis att principen om sekretess som styr urvalsförfarandena för EU:s institutioner, organ och byråer utesluter både utlämnande av yttranden från enskilda kommittéledamöter och utlämnande av alla faktorer som rör den individuella eller jämförande bedömningen av sökande [11]. Vidare framgår det av rättspraxis att meddelandet om de poäng som den sökande har erhållit enligt vart och ett av de bedömda kriterierna under dessa omständigheter utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut [12]. Slutligen bör det påpekas att byrån i sitt svar angav arten av de frågor som klaganden ställde under intervjun.

19. Mot bakgrund av ovanstående analys förefaller myndighetens svar vara korrekt och därför är ingen ytterligare undersökning motiverad.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutas ärendet med följande slutsats [13]:

Det finns inga skäl att göra ytterligare undersökningar.

Klaganden och genomförandeorganet för små och medelstora företag kommer att informeras om detta beslut.

Marta Hirsch-Ziembinska

Enhet 1 – Förfrågningar och informations- och kommunikationsteknik

Strasbourg den 22 december 2016

[1] Inbjudan att anmäla intresse för handläggare, tjänstegrupp III – referensnummer EASME/III/2014/077 (nedan kallad inbjudan). http://ec.europa.eu/easme/en/system/files/vacancies/VN%20_EASME_III_2014_0077%20%282%29.pdf

[2] I avsnitt 4.A i inbjudan anges de formella kriterier som de sökande ska uppfylla senast sista ansökningsdagen.

[3] I avsnitt 4.B i inbjudan att lämna förslag angavs urvalskriterierna, som delades in i två kategorier: i) väsentlig och ii) fördelaktig.

[4] I artikel 17.1 i kodexen för god förvaltningssed föreskrivs följande: ”Tjänstemannen ska se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till institutionen fattas inom en rimlig tidsfrist, utan dröjsmål och under alla omständigheter senast två månader från dagen för mottagandet.” Vidare föreskrivs i artikel 17.2 att "om en begäran eller ett klagomål inte kan avgöras inom den ovan nämnda tidsfristen på grund av de komplicerade frågor som tas upp i begäran eller klagomålet, skall tjänstemannen så snart som möjligt underrätta upphovsmannen om detta. I sådana fall bör ett slutgiltigt beslut meddelas upphovsmannen på kortast möjliga tid.

[5] Enligt inbjudan bestod urvalskriterierna av två väsentliga kriterier och åtta ”fördelaktiga” kriterier. De sistnämnda var följande: ”Universitetsstudier inom ett område som har samband med tjänstens profil. Relevant kompletterande certifiering, studier och/eller utbildning. Goda kunskaper om organisation, struktur, arbetsmetoder och politik vid kommissionens avdelningar/byråer och/eller andra EU-institutioner. goda muntliga eller skriftliga kunskaper i franska eller tyska, förmåga att arbeta självständigt, såväl som i ett team; Flexibilitet och förmåga att arbeta under press och hantera sitt ansvar inom snäva tidsfrister. god analytisk, problemlösande & inlärnings- och utvecklingsförmåga; Goda kunskaper om Europeiska unionens politik och/eller program som är relevanta för tjänsten.”

[6] Klaganden fick 3 av 4 poäng för presentation av hennes CV; 2,5 av 4 poäng för presentationen av hennes motivation; 2.5 av 4 poäng när det gäller hennes kunskaper om Easme och dess förhållande till Europeiska kommissionen. 4 av 12 poäng för hennes svar på tre tekniska frågor om hennes kunskaper och färdigheter som är relevanta för de arbetsuppgifter som beskrivs i arbetsbeskrivningen. 5.5 av 12 poäng för hennes svar på de tre frågorna om hennes allmänna kompetens. 3 av 4 poäng för sina kunskaper i engelska; och 1,5 poäng när det gäller hennes övergripande lämplighet för tjänsten.

[7] I inbjudan beskrevs de färdigheter och kompetenser som ska testas under intervjun på följande sätt: Kunskaper och färdigheter som är relevanta för de arbetsuppgifter som beskrivs i arbetsbeskrivningen, kunskaper om organisation, struktur, arbetsmetoder och riktlinjer för kommissionens avdelningar/byråer och/eller andra EU-institutioner. hög motivation, god förmåga till lagarbete och förmåga att arbeta självständigt, och slutligen förmågan att arbeta under press och hantera sitt ansvar inom snäva tidsfrister.

[8] Förstainstansrättens dom av den 13 mars 2002, Bal/kommissionen, T-139/00, ECLI:EU:T:2002:65, punkt 35, Personaldomstolens dom av den 11 juli 2006, Tas/kommissionen, F-12/05, ECLI:EU:F:2006:68, punkt 43.

[9] Förstainstansrättens dom av den 16 april 1997, Fernandes Leite Mateus/rådet, T-80/96, ECLI:EU:T:1997:57, punkt 27; Förstainstansrättens dom av den 5 mars 2003, Staelen/parlamentet, T-24/01, ECLI:EU:T:2003:52, punkt 47.

[10] Domstolens dom av den 6 februari 1986, Vlachou/revisionsrätten, C-143/84, ECLI:EU:C:1986:55, punkt 16. Förstainstansrättens dom av den 28 november 2002, Pujals Gomis mot kommissionen, T-332/01, punkterna 39–41, Förstainstansrättens dom av den 11 februari 1999, Mertens/kommissionen, T-244/97, ECLI:EU:T:1999:27, punkt 44; Förstainstansrättens dom av den 11 maj 2005, de Stefano/kommissionen, T-25/03, ECLI:EU:T:2005:168, punkt 34.

[11] Tribunalens dom av den 12 maj 2010, kommissionen/Meierhofer, T-560/08 P, ECLI:EU:T:2010:192, punkt 16.

[12] Förstainstansrättens dom av den 5 april 2005, Christensen/kommissionen, T-336/02, ECLI:EU:T:2005:115, punkt 89. Domstolens dom av den 28 februari 2008, Neirinck/kommissionen, C-17/07 P, ECLI:EU:C:2008:134, punkt 52.

[13] Information om omprövningsförfarandet finns på ombudsmannens webbplats: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark