Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden arbetar som programdirektör för en svensk icke-statlig organisation som arbetar med mänskliga rättigheter.

2. Den 14 mars 2016 lämnade han in en första ansökan om allmänhetens tillgång till handlingar till Europeiska utrikestjänsten i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 [1]. Han önskade få tillgång till avtalet om politisk dialog och samarbete mellan EU och Kuba, som paraferades i Havanna den 11 mars 2016.

3. Den 27 april 2016 besvarade utrikestjänsten klagandens ursprungliga ansökan. Det konstaterade att eftersom avtalet om politisk dialog och samarbete är av ”preliminär karaktär och en del av en pågående förhandling” skulle ett utlämnande av det kunna i) allvarligt undergräva den institutionella beslutsprocessen och ii) riskera att undergräva de internationella förbindelserna, eftersom ”ett utlämnande före slutförandet skulle kunna skada EU:s förbindelser med Kuba”. I enlighet med artiklarna 4.3 [2] och 4.1 tredje strecksatsen [3] i förordning (EG) nr 1049/2001 kunde den begärda handlingen således inte lämnas ut, vare sig helt eller delvis.

4. Klaganden begärde därefter en omprövning av detta beslut (en ”bekräftande ansökan”) den 2 maj 2016.

5. Den 26 maj 2016 besvarade utrikestjänsten klagandens bekräftande ansökan. Han vidhöll sin tidigare ståndpunkt. Det sade att avtalet om politisk dialog och samarbete då var preliminärt och att det, efter att ha paraferats av förhandlarna, fortfarande behövde genomgå intern granskning på båda sidor av juristlingvisterna och andra experter. Texten var därför inte slutresultatet av förhandlingarna, som ägde rum i begränsad form och på grundval av ett begränsat förhandlingsmandat. Ett utlämnande skulle således kunna undergräva den pågående beslutsprocessen.

6. Utrikestjänsten tillade att avtalet om politisk dialog och samarbete skulle bli slutgiltigt när den höga representanten och kommissionen rekommenderar rådet att underteckna det. I det skedet uppgav utrikestjänsten att det också skulle offentliggöras.

7. Klaganden anser att utrikestjänstens ståndpunkt inte var övertygande, eftersom handlingen inte kunde betraktas som ”provisorisk” eftersom den hade paraferats. Han vände sig därför till Europeiska ombudsmannen.

Utredningen

8. Den 1 juli 2016 inledde ombudsmannen en undersökning av klagomålet och identifierade följande påstående och krav:

1) Utrikestjänsten har felaktigt beslutat att inte lämna ut handlingen.

2) Utrikestjänsten bör lämna ut handlingen.

9. Under undersökningens gång tog ombudsmannen vederbörlig hänsyn till den information som lämnats i klagomålet. I synnerhet gjorde hon en genomanalys av den korrespondens som hade ägt rum mellan utrikestjänsten och klaganden innan klaganden vände sig till ombudsmannen.

Påstående om att utrikestjänsten felaktigt beslutade att inte lämna ut handlingen

Ytterligare utveckling

10. Den 12 augusti 2016, det vill säga innan ombudsmannens planerade inspektion av ärendet hade anordnats, skickade utrikestjänsten ett e-postmeddelande till ombudsmannens avdelningar och angav att den skulle lämna ut den begärda handlingen till klaganden när den hade antagits av kommissionen. Detta förväntades ske före slutet av september 2016.

11. Genom ett e-postmeddelande av den 17 augusti 2016 uppmanade ombudsmannen klaganden att inkomma med sina synpunkter på utrikestjänstens skrivelse. Klaganden gjorde detta den 18 augusti 2016. I sina synpunkter tackade klaganden ombudsmannen för hennes ansträngningar att försöka lösa frågan. Han åberopade också artiklarna 10 och 11 i EU-fördraget och hävdade att utrikestjänsten, genom att inte offentliggöra det dokument som paraferades offentligt av respektive förhandlingsgrupp, tydligt begränsade medborgarnas kapacitet att offentligt diskutera frågan. Han hävdade att avtalet är en offentlig handling och inte ett utkast, oavsett om det antas av kommissionen eller inte.

12. Den 27 september 2016 översände utrikestjänsten ett e-postmeddelande till ombudsmannen som den hade skickat till klaganden den 22 september 2016, i vilket han informerades om att eftersom handlingen då ansågs vara slutgiltig kunde han få tillgång till den. Utrikestjänsten översände en kopia av den begärda handlingen till klaganden som bilaga till detta e-postmeddelande. Utrikestjänsten uppgav vidare att kommissionen hade antagit sitt förslag till rådet om undertecknande av avtalet om politisk dialog och samarbete en dag tidigare, det vill säga den 21 september 2016.

13. Utrikestjänsten bifogade också till sin skrivelse till ombudsmannen en kopia av ett e-postmeddelande som klaganden hade skickat till den den 22 september 2016, i vilket han bekräftade att han hade mottagit handlingen och tackade utrikestjänsten för den.

Ombudsmannens bedömning

14. Den klagande har nu mottagit den begärda handlingen. Klaganden har inte framfört några ytterligare farhågor när det gäller tidpunkten för utlämnandet av uppgifter. Ombudsmannen avslutar således undersökningen i enlighet med vad som fastställts av utrikestjänsten.

15. Ombudsmannen vill dock klargöra att denna slutsats inte bör tolkas som att utrikestjänstens utlämnande i själva verket skedde i tid.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Utrikestjänsten har löst frågan.

Klaganden och utrikestjänsten kommer att informeras om detta beslut.

Strasbourg den 10 november 2016

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

[2] ”Tillgång till en handling som upprättats av en institution för internt bruk eller mottagits av en institution och som rör en fråga där institutionen inte har fattat något beslut, ska vägras om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, såvida det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.
Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk som en del av överläggningar och inledande samråd inom den berörda institutionen ska vägras även efter det att beslutet har fattats, om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, såvida det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.”[vår understrykning]

[3] "Institutionerna ska vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för internationella förbindelser". [vår understrykning]