Bakgrunden till klagomålet

1. Ärendet gällde Eurojusts policy för ersättning av resekostnader för sökande som kallats till intervju.

2. Den 12 juni 2015 inbjöds klaganden, en EU-medborgare bosatt i Uganda, att delta i en intervju med Eurojust i Haag den 6 juli 2015.

3. Klaganden kontaktade Eurojust och gjorde förfrågningar om sin resa.

4. Den 15 juni 2015 informerade Eurojust klaganden om att han var fri att göra lämpliga researrangemang, men påminde honom om att taket för resekostnader för en flygning från Uganda var 500 euro.

5. Den 23 juni 2015 kontaktade klaganden Eurojust och hävdade att dess ersättningspolicy var orättvis och diskriminerande mot EU-kandidater som är bosatta utanför EU. Han noterade att flygningar från länder utanför EU inte fick full ersättning, medan flygningar från länder inom EU fick full ersättning. Han hävdade också att det uppenbarligen är dyrare att resa från länder utanför EU.

6. Samma dag bekräftade Eurojust att taket på 500 euro överensstämde med dess ersättningspolicy och att det var tvunget att respektera detta tak.

7. Den 23 juni 2015 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen.

Utredningen

8. Den 20 juli 2015 inledde ombudsmannen en undersökning av följande påstående och krav:

Påstående:

Eurojusts ersättningspolicy är orättvis och diskriminerande mot EU-medborgare som är bosatta utanför EU.

Till stöd för detta påstående påpekade klaganden att taket för ersättning av resekostnader hade fastställts till 700 euro för resor från Tjeckien och Danmark, 900 euro från Tyskland (Dresden, Erfurt och Leipzig) och 1500 euro för franska utomeuropeiska departement och territorier. Taket fastställdes däremot till 500 euro för resor från Australien eller, i hans fall, från Uganda. Enligt klaganden var detta orättvist och kunde inte motiveras objektivt.

Påstående:

Eurojust bör se över sin ersättningspolicy a) för att ta itu med orättvisan och diskrimineringen av EU-medborgare som är bosatta utanför EU och b) om möjligt i god tid för att ge den klagande en skälig ersättning för att ha deltagit i en intervju med Eurojust.

9. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen Eurojusts yttrande över klagomålet och därefter klagandens synpunkter som svar på Eurojusts yttrande. Vid genomförandet av undersökningen har ombudsmannen beaktat parternas argument och åsikter.

Påstående om att Eurojusts ersättningspolicy gentemot EU-medborgare som är bosatta utanför EU är orättvis och diskriminerande och relaterade påståenden

Argument som framförts till ombudsmannen

10. I sitt yttrande uppgav Eurojust att man nu hade reviderat sin policy efter ombudsmannens skrivelse om att inleda en undersökning av klagomålet. Till följd av detta skulle det högsta allmänna flygtaket för flygningar från EU:s medlemsstater nu gälla för flygningar från länder utanför EU.

11. När det gäller den klagandes andra påstående att dess policy bör ses över i god tid för att ersätta honom för att ha deltagit i en intervju med Eurojust, uppgav Eurojust att eftersom den klagande beslutade att inte delta i intervjun fanns det inga kostnader som skulle ersättas.

12. I sina synpunkter hävdade klaganden att även om den nya ersättningspolicyn var ett steg i rätt riktning skulle det nya taket fortfarande inte vara tillräckligt för att täcka resekostnaderna för ett antal länder utanför EU.

13. När det gäller hans begäran om ersättning uppgav klaganden att han avböjde att delta i intervjun endast på grund av att ersättningen för hans resekostnader inte skulle ha täckt hans resekostnader. Han hävdade att han missade anställningsintervjun på grund av Eurojusts dröjsmål med att besvara hans ansökan. I detta sammanhang bifogade klaganden sitt e-postmeddelande av den 9 november 2015, i vilket han erkände ändringen av Eurojusts ersättningspolicy och hävdade att Eurojust fortfarande borde tillåta honom att höras på ett alternativt datum för att ge honom möjlighet att föras upp på reservlistan.

14. I sitt svar av den 1 december 2015 noterade Eurojust att man redan hade bett klaganden att senast den 1 juli 2015 bekräfta om han skulle närvara vid den intervju som var planerad till den 6 juli 2015. Som svar hade klaganden helt enkelt frågat om ersättningstaket skulle höjas om han skulle resa via Sverige, där han skulle kunna vara på grund av en annan eventuell intervju i slutet av juli. Eurojust svarade att den ansåg att klaganden tydligt hade angett att han inte hade för avsikt att delta i intervjufasen av rekryteringsförfarandet i fråga. Eurojust informerade klaganden om att en reservlista under tiden redan hade upprättats och att urvalsförfarandet hade avslutats och underförstått avslagit klagandens begäran.

Ombudsmannens bedömning

15. När det gäller påståendet noterar ombudsmannen att Eurojust nu har reviderat sin ersättningspolicy. Det nya högsta tillämpliga taket på 750 euro [1] för flygningar från EU:s medlemsstater gäller nu även flygningar från länder utanför EU [2]. Ombudsmannen anser att den nya politiken är rimlig. Hon understryker att begreppet kostnadstak också innebär att resor inom EU under vissa omständigheter inte kommer att ersättas fullt ut, även om det tak som tillämpas är det högsta beloppet på 750 euro. Eurojust avgjorde därför klagandens påstående och första påstående.

16. När det gäller klagandens andra påstående om att han skulle få ersättning för kostnaderna för intervjun den 6 juli 2015 upptäckte ombudsmannen först utifrån Eurojusts åsikt att klaganden i själva verket inte närvarade vid intervjun. Till följd av detta saknar denna aspekt av klagandens påstående nu sitt syfte.

17. Ombudsmannen noterar också att Eurojust den 30 juni 2015 bad klaganden att senast den 1 juli 2015 bekräfta om han hade för avsikt att närvara vid intervjun den 6 juli 2015. Den 1 juli 2015 uppgav klaganden att han kunde komma att befinna sig i Sverige för ytterligare en intervju i slutet av juli och frågade om taket för ersättning för resor från Sverige kunde tillämpas på honom. Klaganden uppger att han underförstått begärde att bli intervjuad i slutet av juli. Ombudsmannen anser att det av artighetsskäl hade varit önskvärt att Eurojust besvarade denna fråga. Med tanke på de ord som klaganden använde hade Eurojust emellertid rätt att anse att klaganden inte hade för avsikt att delta i den intervju som var planerad till den 6 juli. Eurojust agerade således inom rimliga gränser.

18. Under utredningen framförde klaganden ett nytt krav, nämligen att Eurojust skulle bjuda in honom till en intervju på ett alternativt datum som skulle göra det möjligt för honom att dra nytta av den nya reviderade återbetalningspolicyn. Ombudsmannen noterar att reservlistan i fråga redan har upprättats. Det går alltså inte att genomföra någon intervju nu. Det finns därför ingen anledning att utvidga undersökningen till att omfatta denna nya fordran.

19. Mot bakgrund av dessa överväganden avslutar ombudsmannen ärendet med att konstatera att Eurojust har vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa ärendet.

Slutsats

På grundval av undersökningen av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Eurojust har vidtagit lämpliga åtgärder för att lösa den klagandes påstående och första krav.

Det föreligger inte något administrativt missförhållande i förhållande till resten av klagomålet.

Klaganden och Eurojust kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Strasbourg den 12 juli 2016

[1] Bilaga - "Begränsning av flygkostnader för sökande som reser till Eurojust".

[2] Artikel 3 i beslutet om ersättning av resekostnader för personer som kallats till en rekryteringsintervju vid Eurojust, AD 2015-22, Haag, den 29 oktober 2015.