Kära Y.
Den 28 mars 2000 ingav du ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska universitetsinstitutet (EUI) angående avslaget på din ansökan om att få delta i forskarutbildningen vid EUI (klagomål 428/2000). Detta klagomål förklarades otillåtligt på grund av att lämpliga administrativa förfaranden inte hade inletts vid Europeiska universitetsinstitutet, vilket krävs enligt artikel 2.4 i ombudsmannens stadga.
Den 15 maj 2000 förnyade du ditt klagomål efter att ha vänt dig administrativt till Europeiska universitetsinstitutet.
Den 12 juli 2000 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska universitetsinstitutet för synpunkter.
Europeiska universitetsinstitutet skickade sitt yttrande om ditt klagomål den 31 augusti 2000 och jag vidarebefordrade det till dig den 9 oktober 2000 med en uppmaning att lämna synpunkter, om du så önskade. Den 6 november mottog jag era synpunkter på Europeiska universitetsinstitutets yttrande.
Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Bakgrund
Europeiska universitetsinstitutet (EUI), som har sitt säte i Florens, inrättades 1972 av de sex ursprungliga medlemsstaterna i Europeiska gemenskaperna genom konventionen om inrättandet av ett europeiskt universitetsinstitut och inledde sin verksamhet 1976. Alla andra länder som har anslutit sig till EU sedan Europeiska universitetsinstitutet grundades har anslutit sig till denna konvention.
Europeiska universitetsinstitutet leds av en rektor (eller ordförande) som ansvarar för institutets förvaltning. Ett högråd bestående av företrädare för de länder som har undertecknat konventionen ansvarar för institutets huvudsakliga vägledning. Den leder Europeiska universitetsinstitutets verksamhet och övervakar dess utveckling. En företrädare för EU deltar i det höga rådets möten men har ingen rösträtt. Slutligen finns det ett akademiskt råd som har allmänna befogenheter när det gäller forskning och undervisning.
Europeiska universitetsinstitutet finansierades ursprungligen uteslutande av de avtalsslutande staterna. Det verkar som om en del av dess budget (cirka 15,5 % år 2000) för närvarande finansieras av EU.
Europeiska universitetsinstitutet finns med på en förteckning över organisationer som arbetar för att främja gemenskapernas intressen, upprättad i enlighet med artikel 37 i tjänsteföreskrifterna (1). Alla andra organ på den förteckningen verkar omfattas av ombudsmannens ämbetsområde. Enligt den förklarande rapporten till konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i (2) omfattas Europeiska universitetsinstitutet av konventionens definition av "organ som inrättats i enlighet med fördragen". Efter konventionen om upprättandet av Europeiska universitetsinstitutet har gemenskapen fått behörighet på områdena utbildning, kultur och forskning (jfr artikel 3 n och q samt artiklarna 149, 151 och 163 i EG-fördraget).
Den klagande, en svensk medborgare,
ansökte om att bli doktorand vid institutionen för stats- och samhällsvetenskap vid Europeiska universitetsinstitutet i februari 2000. Detta treåriga program förbereder för inlämning och försvar av en doktorsavhandling. Enligt den relevanta broschyr som offentliggjorts av Europeiska universitetsinstitutet väljs kandidaterna ut i två steg. Det första steget är ett urval baserat på informationen i ansökan. Det andra steget bygger på en kortlistad intervju med fakulteten vid den valda institutionen.
När klagandens ansökan avslogs vände hon sig till Europeiska ombudsmannen för att få hjälp (klagomål 428/2000). Hon hävdade att hon utsatts för rasdiskriminering. I en skrivelse av den 5 april 2000 avvisade ombudsmannen detta klagomål med motiveringen att lämpliga administrativa åtgärder inte hade vidtagits vid Europeiska universitetsinstitutet, vilket krävs enligt artikel 2.4 i Europeiska ombudsmannens stadga (3).
Den 7 april 2000 skrev klaganden till Europeiska universitetsinstitutet för att fråga varför hennes ansökan hade avslagits. I sitt svar av den 4 maj 2000 informerade Frijdal, chef för Europeiska universitetsinstitutets akademiska avdelning, klaganden om att han hade varit ordförande för det möte i kommittén för slutlistan som hade hållits i syfte att välja ut svenska sökande till en intervju. Han tillade att han hade kontaktat institutionen för stats- och samhällsvetenskap för att ta reda på skälen till att klaganden inte hade valts ut. Dr Frijdal drog slutsatsen att kommittén hade funnit att det hade funnits starkare kandidater med forskningsprojekt som var mer intressanta för institutionen och som var närmare knutna till de enskilda professorernas kompetens. När det gäller klagandens påstående att hennes ansökan hade avslagits på grund av ras, betonade Dr Frijdal att det endast hade varit den akademiska lämpligheten som hade beaktats. Dr Frijdal påpekade också att de flesta sökande hade mycket imponerande kvalifikationer och att det faktum att de flesta av dem ändå inte antogs vittnade om programmets mycket konkurrensutsatta karaktär.
Den 15 maj 2000 vände sig klaganden på nytt till ombudsmannen för att inge detta klagomål.
Klaganden hävdade att det föreföll råda stor förvirring när det gäller kommittén för slutlistan och de personer som faktiskt ansvarar för beslutet. Hon påpekade att dr Frijdal hade förklarat att han var ordförande i kommittén, men att han sedan hade konstaterat att han hade varit tvungen att kontakta institutionen för politisk och samhällsvetenskaplig forskning för att ta reda på skälen till att hon inte hade valts ut.
Klaganden hävdade att EUI:s svar var klart otillfredsställande. Hon framförde tre argument i detta sammanhang. För det första hade EUI enligt henne använt det minst objektiva av kriterierna för att avslå hennes ansökan, dvs. forskningsförslagets lämplighet och relevans. Det hade varit lämpligare att basera beslutet på mer objektiva kriterier som de examens- eller examinationsresultat som erhållits, akademiska referenser, meritförteckningar och språkkunskaper. För det andra hävdade klaganden att hennes forskningsförslag överensstämde med sakkunskapen hos minst fem enskilda professorer vars namn hon gav. Slutligen hävdade klaganden att forskningsförslagets kvalitet och relevans var något som blev viktigt först i den andra omgången av urvalsförfarandet, det vill säga i samband med intervjun.
Klaganden drog slutsatsen att hennes ansökan inte hade varit föremål för ett rättvist förfarande och att Europeiska universitetsinstitutet inte hade kunnat ge en giltig förklaring till hennes avslag. Det framgick att klaganden också fortsatte att tro att hon hade utsatts för rasdiskriminering.

Frågeställningen

Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen till uppgift att undersöka fall av administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet. I sitt brev till Europeiska universitetsinstitutet ansåg ombudsmannen att det fanns flera argument som verkade göra det möjligt att dra slutsatsen att Europeiska universitetsinstitutet skulle betraktas som ett gemenskapsorgan inom ramen för ombudsmannens mandat. Han uppmanade Europeiska universitetsinstitutet att kommentera denna fråga. Ombudsmannen uttryckte också sin förhoppning om att EUI skulle svara på klagandens påståenden.
Europeiska universitetsinstitutets yttrande
I sitt yttrande informerade ordföranden för Europeiska universitetsinstitutet ombudsmannen om att han, när det gäller den intressanta frågan om huruvida Europeiska universitetsinstitutet kunde betraktas som ett gemenskapsorgan inom ramen för Europeiska ombudsmannens ämbetsområde, inte ville föreslå en ståndpunkt i avsaknad av ett yttrande i frågan från institutets styrande organ, Höga rådet.
Ordföranden för Europeiska universitetsinstitutet bekräftade innehållet i den skrivelse som hade skickats till klaganden den 4 maj 2000. Han citerade också ordalydelsen i några av reglerna i kapitel 2 (Antagning) i EUI: s "Academic Rules and Regulations for the Doctoral Programme". Enligt artikel 2.5.1 i dessa regler var urvalet fakultetens kollektiva ansvar. I artikel 2.5.3 föreskrevs att varje institution noggrant övervägde den potentiella tillsynen av den sökande med beaktande av institutionens profil och fördelningen av tillsynen mellan dess fakultet för hela den berörda perioden. Enligt artikel 2.6 leddes mötena i kommittéerna för slutlistan av chefen för den akademiska avdelningen. I artikel 2.6 föreskrivs också att "avdelningarna utarbetar slutlistor över potentiella kandidater".
Ordföranden för EUI påpekade att beslutet att inte föreslå klaganden för en intervju var ett akademiskt beslut, som var fakultetens ansvar, och som baserades på en jämförande utvärdering av akademiska meriter, föreslagen avhandling i förhållande till institutionens profil och institutionens kapacitet att övervaka det föreslagna ämnet. I Europeiska universitetsinstitutets förfaranden föreskrevs inte någon möjlighet att överklaga ett sådant beslut.
Ordföranden för Europeiska universitetsinstitutet uppgav vidare att institutet under de 25 år som det existerade aldrig hade anklagats för att avslå en ansökan på grund av ras och att han helt litade på fakultetens akademiska bedömning i denna fråga. Han ansåg att klagandens ansökan hade behandlats i enlighet med Europeiska universitetsinstitutets förfaranden i god tro och inte hade ignorerats.
Klagandens synpunkter
I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. Hon ansåg att EUI:s brev var en förolämpande vägran att avslöja några fakta. Enligt hennes uppfattning borde EUI ha hänvisat till det antal svenskar av utländskt ursprung som hade beviljats inresa under de 25 år som institutet existerade, i stället för att stödja sig på det allmänna uttalande som institutet hade gjort i detta sammanhang.

Beslutet

1 Ombudsmannens behörighet
1.1 Enligt artikel 195 i EG-fördraget skall Europeiska ombudsmannen granska fall av administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet.
1.2 Europeiska universitetsinstitutet (EUI) inrättades 1972 av de sex ursprungliga medlemsstaterna i Europeiska gemenskaperna genom konventionen om inrättandet av ett europeiskt universitetsinstitut och inledde sin verksamhet 1976. Alla andra länder som har anslutit sig till EU sedan Europeiska universitetsinstitutet grundades har anslutit sig till denna konvention. Europeiska universitetsinstitutets verksamhet leds av ett högt råd som består av företrädare för de länder som har undertecknat konventionen. En företrädare för EU deltar i det höga rådets möten men har ingen rösträtt. EU står nu för en del av EUI:s budget.
1.3 Begreppet "gemenskapsorgan" definieras inte i något av fördragen om upprättandet av Europeiska gemenskaperna och Europeiska unionen.
1.4 Det finns dock ett antal argument som talar för att Europeiska ombudsmannen bör ha rätt att ta emot klagomål om administrativa missförhållanden i samband med Europeiska universitetsinstitutets verksamhet.
1.5 Europeiska universitetsinstitutet finns med på en förteckning över organisationer som arbetar för att främja gemenskapernas intressen, upprättad i enlighet med artikel 37 i tjänsteföreskrifterna (4). Alla andra organ på den förteckningen verkar omfattas av ombudsmannens ämbetsområde. Enligt den förklarande rapporten till konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i (5) omfattas Europeiska universitetsinstitutet av konventionens definition av "organ som inrättats i enlighet med fördragen". I detta sammanhang bör det också påpekas att gemenskapen, efter konventionen om upprättandet av Europeiska universitetsinstitutet, har förvärvat behörighet på områdena utbildning, kultur och forskning (jfr artikel 3 n och q samt artiklarna 149, 151 och 163 i EG-fördraget).
1.6 I sitt yttrande informerade ordföranden för Europeiska universitetsinstitutet ombudsmannen om att han, när det gäller den intressanta frågan om huruvida Europeiska universitetsinstitutet kunde betraktas som ett gemenskapsorgan inom ramen för Europeiska ombudsmannens ämbetsområde, inte ville lägga fram något förslag till ståndpunkt i avsaknad av ett yttrande i frågan från institutets styrande organ, det höga rådet. Något sådant yttrande från Högsta rådet mottogs inte av ombudsmannen.
1.7 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det inte är uteslutet att Europeiska universitetsinstitutet kan betraktas som ett gemenskapsorgan inom ramen för Europeiska ombudsmannens mandat.
2 Otillbörligt förfarande
2.1 Klaganden, som är svensk medborgare, ansökte om att bli doktorand vid institutionen för stats- och samhällsvetenskap vid Europeiska universitetsinstitutet. Denna ansökan avslogs. Klaganden hävdar att hennes ansökan inte var föremål för ett rättvist förfarande. Det står dock klart att detta påstående också omfattar ett angrepp på förtjänsterna med EUI:s beslut.
2.2 Europeiska universitetsinstitutet anser att klagandens ansökan behandlades i enlighet med Europeiska universitetsinstitutets förfaranden i god tro och att det var fakultetens ansvar att fatta ett akademiskt beslut.
2.3 Det framgår både av klagandens och EUI:s synpunkter och av de handlingar som lämnats in av båda parter att kandidaterna till det relevanta programmet väljs ut i två steg. Det första steget är ett urval baserat på informationen i ansökan. Det andra steget är baserat på en kortlistad intervju med fakulteten vid den institution som valts i Florens.
2.4 Enligt Europeiska universitetsinstitutet granskades klagandens ansökan av en urvalskommitté under ledning av chefen för Europeiska universitetsinstitutets akademiska avdelning. EUI hävdar vidare att beslutet att inte föreslå klaganden för en intervju var ett akademiskt beslut, vilket var fakultetens ansvar, och som baserades på en jämförande utvärdering av akademiska meriter, föreslagen avhandling i förhållande till institutionens profil och institutionens kapacitet att övervaka det föreslagna ämnet.
2.5 Ombudsmannen instämmer i Europeiska universitetsinstitutets åsikt att avslaget på den klagandes ansökan var ett akademiskt beslut som fakulteten ansvarade för. Akademiska organ som fattar beslut om antagning av kandidater har naturligtvis ett stort utrymme för uppskattning. Under sådana omständigheter ska ombudsmannen begränsa sin prövning till frågan huruvida det berörda organet har överskridit gränserna för sin rättsliga behörighet och huruvida gällande förfaranderegler har iakttagits.
2.6 När det gäller den processuella aspekten av klagandens begäran betonar klaganden att chefen för Europeiska universitetsinstitutets akademiska avdelning i sin skrivelse till henne av den 4 maj 2000 informerade henne om att han hade varit ordförande för det möte i kommittén för slutlistan som hade hållits i syfte att välja ut svenska sökande till en intervju, men att han också tillade att han hade kontaktat institutionen för stats- och samhällsvetenskap för att ta reda på skälen till att klaganden inte hade valts ut. Klaganden anser att det verkade råda stor förvirring när det gäller kommittén för slutlistan och de personer som faktiskt ansvarar för beslutet.
2.7 Enligt artikel 2.5.1 i kapitel 2 (Antagning) i EUI: s "Academic Rules and Regulations for the Doctoral Programme" är urvalet fakultetens kollektiva ansvar. Enligt artikel 2.6 i dessa regler ska avdelningarna ”utarbeta slutlistor över potentiella sökande”. Det förefaller således som om beslutet att bjuda in sökande till intervjuer fattas av avdelningen, inte av kommittén för slutlistan. Man kan dock anta att avdelningarna fattar sitt beslut om vem som ska kallas till intervju på grundval av resultatet av urvalskommitténs granskning av ansökningarna. Under dessa omständigheter är det inte förvånande att den avdelningschef som hade varit ordförande för det relevanta mötet i kommittén för slutlistan fortfarande var tvungen att kontakta fakulteten för att ta reda på skälen till att klagandens ansökan hade avslagits. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte har bevisats att Europeiska universitetsinstitutet inte har följt sina förfaranderegler vid behandlingen av klagandens ansökan.
2.8 När det gäller de väsentliga aspekterna av detta påstående hävdar klaganden att 1) Europeiska universitetsinstitutet använde det minst objektiva kriteriet (dvs. kvaliteten och relevansen i hennes forskningsförslag) för att avslå hennes ansökan, att 2) hennes forskningsförslag, i motsats till vad Europeiska universitetsinstitutet hävdade, överensstämde med erfarenheterna hos enskilda professorer vid Europeiska universitetsinstitutet och att 3) kvaliteten och relevansen i hennes forskningsförslag endast borde ha blivit viktig i den andra omgången av urvalsförfarandet, det vill säga i samband med intervjun. Europeiska universitetsinstitutet anser att det agerade korrekt när det fattade sitt akademiska beslut. Detta beslut baserades på en jämförande utvärdering av akademiska meriter, föreslagen avhandling i förhållande till institutionens profil och institutionens förmåga att övervaka det föreslagna ämnet.
2.9 Ombudsmannen anser att Europeiska universitetsinstitutets ståndpunkt är rimlig. Enligt honom kan inget av de argument som klaganden har anfört visa att Europeiska universitetsinstitutet har överskridit gränserna för sin rättsliga behörighet vid handläggningen av hennes ansökan.
2.10 På grundval av ovanstående förefaller det inte ha förekommit något administrativt missförhållande från Europeiska universitetsinstitutets sida när det gäller klagandens första påstående.
3 Underlåtenhet att tillhandahålla en giltig förklaring till avslaget på ansökan
3.1 Klaganden hävdar att Europeiska universitetsinstitutet inte gav henne en giltig förklaring till avslaget på hennes ansökan.
3.2 I sitt yttrande hänvisar Europeiska universitetsinstitutet till den skrivelse som skickades till klaganden av chefen för den akademiska avdelningen den 4 maj 2000 och bekräftar innehållet i denna skrivelse.
3.3 Ombudsmannen anser att de förklaringar som Europeiska universitetsinstitutet lämnade i sin skrivelse av den 4 maj 2000 gjorde det möjligt för klaganden att förstå på vilka grunder Europeiska universitetsinstitutet hade avslagit hennes ansökan.
3.4 På grundval av ovanstående förefaller det inte ha förekommit något administrativt missförhållande från Europeiska universitetsinstitutets sida när det gäller klagandens andra påstående.
4 Rasdiskriminering
4.1 I sitt ursprungliga klagomål (klagomål 428/2000) hävdade klaganden att hon hade utsatts för rasdiskriminering. Det förefaller som om detta påstående också är underförstått i hennes aktuella klagomål. Klaganden har dock inte lagt fram någon bevisning till stöd för sitt påstående.
4.2 Europeiska universitetsinstitutets ordförande påpekar att institutet under de 25 år som det har funnits aldrig har anklagats för att avslå en ansökan på grund av ras och att han till fullo litar på fakultetens akademiska bedömning i denna fråga.
4.3 Ombudsmannen anser att undersökningen inte har avslöjat några omständigheter som skulle kunna motivera slutsatsen att klagandens ansökan avslogs av andra skäl än akademiska.
4.4 Mot bakgrund av ovanstående förefaller det inte ha förekommit något administrativt missförhållande från Europeiska universitetsinstitutets sida när det gäller klagandens tredje påstående.
5 Slutsats På
grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska universitetsinstitutet. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.
Ordföranden för Europeiska universitetsinstitutet kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänlig hälsning
Jacob Söderman

---

(1) Regler om fastställande av den förteckning över organisationer som arbetar för att främja gemenskapernas intressen som avses i artikel 37.1 b andra strecksatsen i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna.

(2) Texten godkändes av rådet den 3 december 1998, EGT C 391, 3.12.1998, s. 1.

(3) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 1994, s. 15.

(4) Regler om fastställande av den förteckning över organisationer som arbetar för att främja gemenskapernas intressen som avses i artikel 37.1 b andra strecksatsen i tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska gemenskaperna.

(5) Texten godkändes av rådet den 3 december 1998, EGT C 391, 3.12.1998, s. 1.