Bakgrund till klagomålet

1. I juni 2018 reste klaganden från Zagreb (Kroatien) till Bryssel (Belgien) för en anställningsintervju med Europaparlamentet för en tjänst som kontraktsanställd ´^[1]. I kallelsen till intervjun hade parlamentet informerat klaganden om att det inte skulle ersätta några resekostnader.

2. Efter intervjun informerade parlamentet klaganden om att han inte valts ut för tjänsten. Klaganden bad sedan parlamentet om detaljerad återkoppling om resultatet av intervjun. Han ville också veta varför parlamentet inte ersätter de intervjuade sökandenas resekostnader på samma sätt som Europeiska rekryteringsbyrån (Epso).

3. Parlamentet svarade att en ledamot av uttagningskommittén ^[2] hade gett klaganden återkoppling på resultatet av intervjun per telefon i juli 2018. När det gäller frågan om ersättning uppgav parlamentet att Epso har sina egna ersättningsregler som gäller för sökande i urvalsförfaranden för personal som anordnas av Epso. Parlamentet har liknande ersättningsregler, men de var inte tillämpliga i detta fall.

4. Klaganden skrev sedan på nytt till parlamentet och vidhöll sin begäran om att få skriftlig återkoppling på intervjun och få ersättning för sina resekostnader. Han hävdade att Parliament´s vägran att ersätta resekostnader är diskriminerande mot arbetssökande som inte har råd att täcka sådana utgifter och som därför avskräcks från att delta i urvalsförfaranden för personal som innebär resor till Bryssel.

5. Eftersom båda begärandena förblev obesvarade vände sig klaganden till ombudsmannen i januari 2019.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens oro över parlamentets vägran att ge skriftlig återkoppling och att ersätta honom för hans resekostnader. Klaganden ville att parlamentet skulle ge honom skriftlig återkoppling. Han ville också att parlamentet skulle ersätta honom och andra som påverkade kostnaderna för att resa till Bryssel.

7. Under undersökningen bad ombudsmannen parlamentet att förtydliga sina regler om ersättning av utgifter för urvalsförfaranden för personal.

När det gäller feedback

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Klaganden hävdade att det är gängse praxis vid urvalsförfaranden för personal som anordnas av EU:s institutioner och organ att på begäran ge detaljerad skriftlig återkoppling om resultatet av en intervju. Återkoppling per telefon ”är inte en rättsakt”, sade han, och strider därmed mot principen om öppenhet. Klaganden ville få återkoppling om sina svagheter när han förberedde sig för andra liknande urvalsförfaranden för personal.

Ombudsmannens bedömning

9. Ur ett strikt rättsligt perspektiv har uttagningskommittén ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när den bedömer sökande i ett urvalsförfarande ^{för personal [3].} Uttagningskommittén har det största utrymmet för skönsmässig bedömning när det gäller muntliga prov ^[4]. Med hänsyn till detta stora utrymme för skönsmässig bedömning kan det inte krävas att uttagningskommittén fastställer vilka av de sökandes svar som ansågs vara otillfredsställande eller förklarar varför de ansågs vara otillfredsställande ^[5].

10. Parlamentet kanske därför inte hade någon rättslig skyldighet att ge detaljerad skriftlig återkoppling, men det var rimligt att klaganden, som hade förberett sig för, rest till och tagit del av intervjun, förväntade sig att få återkoppling. Ombudsmannen välkomnar att parlamentet gav klaganden återkoppling per telefon, eftersom det visar att det är berett att samarbeta med personer som vill arbeta för det.

Ersättning av resekostnader

Argument som framförts till ombudsmannen

11. Klaganden hävdade att parlamentet inte hade förklarat varför dess ersättningsregler inte var tillämpliga i hans fall. Han anser att Parliament´s vägran att ersätta resekostnader leder till diskriminering, eftersom det gynnar kandidater som bor närmare Bryssel eller har råd att resa till Bryssel.

12. Parlamentet konstaterade att det inte finns några regler i EU:s tjänsteföreskrifter ^[6] om ersättning för resekostnader. Parlamentet har sina egna regler, som vid tidpunkten för den klagandes intervju endast ersatte en del av de kostnader för resor och uppehälle som uppkommit i samband med deltagande i intervjuer och prov för att tillsätta tjänster för offentligt anställda och tillfälligt anställda ^[7]. Eftersom klaganden intervjuades för en tjänst som kontraktsanställd var han inte berättigad till ersättning enligt parlamentets bestämmelser ^[8]. Parlamentet hade behandlat alla intervjuade sökande till tjänsten som kontraktsanställd på samma sätt. Ingen av dem hade fått någon ersättning.

13. Parlamentet uppgav att det sedan dess har ändrat sina ersättningsregler så att de även täcker utgifter för dem som reser för en intervju för en tjänst som kontraktsanställd.

Ombudsmannens bedömning

14. Enligt bestämmelserna om anställningsvillkor för EU-anställda ska EU-institutionerna sträva efter att rekrytera personal över största möjliga geografiska område bland medborgarna i EU:s medlemsstater ^[9]. Även om institutionerna har ett utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att bestämma hur detta bäst ska göras, är det uppenbart att delbetalning av resekostnader och andra kostnader är ett särskilt viktigt sätt att uppmuntra ansökningar från en geografiskt diversifierad pool.

15. Ombudsmannen förstår att det är för detta ändamål som parlamentets bestämmelser föreskriver ersättning för kostnader för resor och uppehälle för sökande till tjänster som EU-tjänstemän och tillfälligt anställda.

16. Ombudsmannen uppskattar att EU-tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda alla är olika personalkategorier. Parlamentet var därför inte skyldigt att tillämpa samma ersättningsregler för tjänstemän och tillfälligt anställda på potentiella kontraktsanställda.

17. Parlamentets beslut att inte ersätta klaganden var i linje med de regler som gällde vid den tidpunkten och respekterade likabehandlingen av sökande till samma tjänstekategori. Dessutom informerade parlamentet klaganden i sin inbjudan om att hans utgifter inte skulle täckas.

18. Det kan emellertid inte uteslutas att de regler som gällde vid den tidpunkten riskerade att avskräcka vissa kontraktsanställda från att delta i intervjuer och prov.

19. Parlamentet har under tiden ändrat sina regler. Ombudsmannen välkomnar parlamentets beslut att inkludera kontraktsanställda i sina nya ersättningsregler ^[10]. Framöver kommer de kontraktsanställda att få en del av kostnaderna för resa och uppehälle, på samma sätt som de kontraktsanställda och tillfälligt anställda.

20. Även om hon kan uppskatta klagandens känsla av missnöje kring de regler som gällde vid den tidpunkten anser ombudsmannen därför inte att det föreligger administrativa missförhållanden i detta fall.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Europaparlamentet har inte gjort sig skyldigt till något administrativt missförhållande.

Klaganden och Europaparlamentet kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 26 september 2019

[1] "Kontraktsanställda" är personal som rekryteras på visstidsanställningskontrakt för att tillhandahålla ytterligare kapacitet där det inte finns tillräckligt med tjänstemän med den kompetens som krävs.

[2] Varje urvalsförfarande har en egen uttagningskommitté, som ansvarar för att välja ut sökande i varje etapp och för att upprätta den slutliga förteckningen över godkända sökande.

[3] Se, analogt, förstainstansrättens dom av den 19 februari 2004, Konstantopoulou mot domstolen, T-19/03, punkt 43 (http://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf?text=&docid=48932&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=2147799).

[4] Personaldomstolens beslut av den 25 maj 2011, Meierhofer/kommissionen, F-74/07 RENV, punkt 63 (http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=82224&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=11308333).  

[5] Personaldomstolens dom av den 11 december 2012, Mata Blanco/kommissionen, F-65/10, punkt 109 (http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=131681&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=12853032).

[6] Tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[7] Bestämmelser om delbetalning av kostnader för resor och uppehälle för personer som kallas till muntliga prov i samband med allmänna uttagningsprov eller meddelanden om rekrytering, intervjuer eller läkarundersökningar, 22 juni 2015. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade en kopia av dessa regler.

[8] Parlamentet påpekade att titeln på 2015 års regler endast nämnde prov och intervjuer i samband med allmänna uttagningsprov (för offentliganställda) eller meddelanden om rekrytering (för tillfälligt anställda). Parlamentet väljer inte kontraktsanställda genom dessa förfaranden, utan genom så kallade urvalsprov för kontraktsanställda.

[9] Detta gäller för rekrytering av tillfälligt anställda, kontraktsanställda och tjänstemän (se artikel 27 i tjänsteföreskrifterna och artiklarna 12 och 82 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen).

[10] Parlamentet antog de nya reglerna den 6 februari 2019 och de trädde i kraft den 1 mars 2019. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade en kopia av dessa regler.