Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden, som är baserad i Lettland, är en extra konferenstolk ^[1] som arbetar för EU-institutionerna.

2.  I juni 2018 arbetade klaganden i två dagar i Luxemburg, där hon var tvungen att tillbringa en natt på ett hotell, för vilket hon betalade 85 euro. Hon lämnade in hotellfakturan till Europeiska kommissionen och begärde att den skulle ersätta henne.

3. Kommissionen avslog begäran om återbetalning eftersom hotellfakturan inte innehöll alla uppgifter som krävs enligt reglerna i handboken för konferenstolkar [2] (Handbook´).

4. Klaganden kontaktade hotellet flera gånger för att få en faktura med alla nödvändiga uppgifter och hon lämnade totalt fyra olika versioner av fakturan till kommissionen. Kommissionen ansåg att alla fakturor var ofullständiga.

5. Klaganden bad sedan kommissionen att erkänna hennes ansträngningar att få en korrekt faktura, att visa förståelse i hennes fall och att återbetala henne, trots den ofullständiga fakturan. Kommissionen svarade att den inte kunde göra detta.

6. Klaganden var missnöjd med kommissionens svar och vände sig till ombudsmannen i mars 2019.

Utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet om att kommissionens vägran att ersätta hotellkostnaderna var orättvis.

8. Under undersökningens gång uppmanade ombudsmannen kommissionen att ompröva sin ståndpunkt mot bakgrund av omständigheterna i ärendet ^[3]. I sitt svar vidhöll kommissionen sin ståndpunkt att inte ersätta klaganden.

Argument som framförts till ombudsmannen

9.  Klaganden har gjort gällande att hon gjorde allt som stod i hennes makt för att från hotellet erhålla en faktura som innehöll alla de uppgifter som kommissionen krävde. Hotellet visade sig dock vara oförmöget eller ovilligt att utfärda en korrekt faktura. Klaganden hävdar att det skulle vara orättvist för henne att bära konsekvenserna av hotel´s bristande professionalism. Eftersom kommissionen inte har ifrågasatt den omständigheten att hon betalade 85 euro för en natt på hotellet i Luxemburg, borde den undantagsvis ersätta henne, även med hänsyn till de små beloppen i fråga. Kommissionen bör inte grunda sig enbart på handboken, eftersom handboken inte är lag.

10. Kommissionen konstaterar att bestämmelserna i handboken är i linje med både EU:s budgetförordning ^[4] och nationell lagstiftning när det gäller de detaljerade uppgifter som en faktura måste innehålla för att återbetalas. Uppgifterna på fakturan kontrolleras vid en revision av de offentliga utgifterna. Även om kommissionen förstår klaganden ´s problem med hotellet och inte ifrågasätter de utgifter som begärts, måste den ändå respektera principerna om öppenhet och likabehandling av frilanstolkar. Dessa principer medger inte något undantag från reglerna i handboken, inte ens för ett litet belopp. Eftersom frilansande konferenstolkar är fria att välja boende, är de också ansvariga för att se till att få hotellfakturor som uppfyller alla krav.

Ombudsmannens bedömning

11. Handboken är tydlig genom att ”[e]xpens betalas på grundval av styrkande handlingar”^[5]. När det gäller kostnader för logi är hotellfakturan en av de styrkande handlingar som en tolk måste lämna in och som måste innehålla de uppgifter som anges i detalj i handboken ^[6].

12. Det har inte bestritts att klaganden ådragit sig de kostnader som begärts. Det finns inte heller någon anledning att ifrågasätta klagandens påstående att hon gjorde flera allvarliga ansträngningar för att erhålla en faktura med alla nödvändiga uppgifter, men till ingen nytta.

13. Man kan dock inte bortse från att kommissionen agerade i enlighet med de tillämpliga reglerna, som har införts för att säkerställa att offentliga medel används korrekt och därför måste tillämpas på samma sätt på alla. Dessa regler kräver rimligen att en faktura innehåller viss specifik information, vilket inte är mer än vad som finns i någon vanlig hotellfaktura.  

14. Även om klagandens känsla av klagomål är förståelig godtar ombudsmannen därför kommissionens ståndpunkt och finner inga administrativa missförhållanden i detta fall. 

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Europeiska kommissionen har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Tina Nilsson

Chef för utredningsavdelningen – enhet 4

Strasbourg den 19 september 2019

[1] Extraanställda konferenstolkar är ackrediterade frilanstolkar som rutinmässigt tillhandahåller tolkningstjänster till EU-institutionerna.

[2] Handbok för konferenstolkar – Europaparlamentet, Europeiska kommissionen, Europeiska unionens domstol, 16 januari 2018, finns på: https://docplayer.net/87328899-Conference-interpreting-agents-handbook.html.

[3] Se punkt 12 nedan.

[4] Budgetförordningen är den viktigaste referenspunkten för de principer och förfaranden som styr upprättandet, genomförandet och kontrollen av EU:s budget (https://ec.europa.eu/info/publications/financial-regulations_en).

[5] Punkt 4 (”Resa”) i handboken.

[6] I punkt 4.4.2.1 ("Hotell") i handboken anges följande: ”En hotellfaktura ska vara en betald faktura i original ... ha ett unikt referensnummer, finnas på brevpapper med brevhuvud (namn, adress, kontaktuppgifter), innehålla registreringsnummer, innehålla anläggningens momsregistreringsnummer, ange ankomst- och avresedatum, innehålla gästens namn och adress, ange det totala belopp som debiterats och betalats per enhet med en uppdelning av skatterna ...”