Bakgrunden till klagomålet

1. Förevarande klagomål avser avslaget på ett förslag från EuropeAid på grund av att de styrkande handlingarna påstås ha lämnats in för sent.

2. Klaganden deltog i den begränsade ansökningsomgången EuropeAid/129-019/C/ACT/KP – Del 2 (Demokratiska folkrepubliken Korea – Program för tryggad livsmedelsförsörjning 2009), som utlystes av kommissionens generaldirektorat för utveckling och samarbete EuropeAid (AIDCO). Den lade fram ett förslag med titeln Broar för ekologisk kunskap i Korea (BOKK) - uppbyggnad av kapacitet för utveckling av ekologiskt jordbruk i Nordkorea.

3. Genom en skrivelse av den 19 oktober 2010 informerade utvärderingskommitténs ordförande klaganden om att dess förslag hade valts ut preliminärt. Han uppmanade klaganden att skicka in blanketterna för bankuppgifter och juridiska personer senast den 26 oktober 2010. I annat fall skulle dess tillämpning vara utesluten.

4. I ett e-postmeddelande av den 15 november 2010 hänvisade kommissionens programförvaltare till det preliminära urvalet och begärde att klaganden, för att kunna inleda förfarandet för bidragsöverenskommelsen, som skulle ha avslutats senast den 31 december 2010, skulle lämna vissa uppgifter (”för att jag snabbt ska kunna inleda upphandlingsförfarandet för ditt bidrag (tidsfristen är den 31 december 2010), måste du ge mig eller bekräfta följande uppgifter: ..."). Den 28 december 2010 skickade klaganden den begärda informationen och de begärda handlingarna via e-post till programförvaltaren. Den klagande fick ett externt e-postmeddelande från programförvaltaren med följande lydelse:

”Tack för ditt meddelande, som jag kommer att läsa när jag kommer tillbaka den 3 januari 2011. Observera att kommissionens avdelningar kommer att vara stängda från och med den 23 december till och med den 2 januari. För brådskande ärenden mellan den 23 och 31 december, kontakta [X, tillförordnad enhetschef]: EMail: ... Tfn: ...)".

5. Klaganden kontaktade inte X efter att ha mottagit meddelandet. Den 29 december 2012 skickade klaganden också de begärda upplysningarna och handlingarna per post till kommissionen, som mottog dem den 3 januari 2011. Den 28 januari 2011 kontaktade klaganden programförvaltaren per telefon, utan att ha fått någon återkoppling, och informerades om att kommissionen hade mottagit dess skrivelse och att den snart skulle skicka ett formellt svar [1].

6. Den 10 februari 2011 skickade den tillförordnade enhetschefen en skrivelse till klaganden och informerade denne om att den begärda informationen hade nått kommissionens avdelningar den 3 januari 2011, vilket var för sent för att bidragsavtalet skulle kunna behandlas. Han uppgav dock att han, med tanke på potentialen i klagandens förslag, hoppades att klaganden skulle fortsätta att vara intresserad av kommissionens verksamhet i Nordkorea. Han uppmärksammade klaganden på en ny förslagsinfordran som hade offentliggjorts den 23 december 2010.

7. Samma dag skickade klaganden ett e-postmeddelande till programförvaltaren. Den 14 februari 2011 skickade sökanden även en skrivelse till den tillförordnade enhetschefen och påpekade att den hade skickat de begärda upplysningarna både per e-post och vanlig post den 28 respektive den 29 december 2010, vilket innebar att tidsfristen den 31 december 2010 hade iakttagits. Klaganden hänvisade också till telefonsamtalet av den 28 januari 2011, under vilket programförvaltaren enligt uppgift hade informerat klaganden om att handlingarna hade mottagits korrekt och höll på att behandlas. Klaganden drog därför slutsatsen att det uppenbarligen hade förekommit felaktig kommunikation inom enheten, vilket ledde till att den begärda informationen inte hade mottagits av det berörda kontoret eller den berörda enheten. Ett litet missförstånd får inte bli ett hinder för projekt som bidrar till Nordkoreas bräckliga livsmedelsförsörjning. Klaganden bad därför kommissionen att ompröva sitt beslut och fortsätta behandlingen av bidragsavtalet.

8. Den 4 mars 2011 svarade den tillförordnade enhetschefen och bekräftade sin tidigare ståndpunkt. Han hävdade att den klagande, efter att ha mottagit programförvaltarens frånvaromeddelande den 28 december 2010, borde ha vidarebefordrat sitt e-postmeddelande till honom. Han påpekade vidare att de originalhandlingar som skickades med vanlig post den 29 december 2010 inte nådde hans avdelningar förrän den 3 januari 2011, vilket var för sent för att bidragsavtalet skulle kunna behandlas.

9. Den 11 mars 2011 skickade klaganden ett e-postmeddelande till den tillförordnade enhetschefen och programförvaltaren och uttryckte sin besvikelse över resultatet. Genom en skrivelse av den 4 april 2011 upprepade kommissionen att det inte var möjligt att gå vidare med bidragsavtalet och informerade klaganden om förfarandet för att överklaga kommissionens beslut.

Föremålet för utredningen

10. Den 14 mars 2011 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen och framförde följande påstående och krav:

Klaganden hävdade att det saknades korrekt kommunikation inom den berörda enheten och att kommissionen behandlade klagandens förslag orättvist.

Klaganden hävdade att kommissionen borde godkänna klagandens förslag, som hade valts ut preliminärt, och inleda förfarandet för bidragsöverenskommelsen för att klaganden skulle kunna inleda projektet.

11. När det gäller påståendet ovan frågade ombudsmannen kommissionen om dess yttrande kunde ta hänsyn till artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna. Ombudsmannen bad också kommissionen att i sitt yttrande förklara i) varför den ansåg att den relevanta informationen nådde dess avdelningar först den 3 januari 2011, trots att klagandens e-postmeddelande mottogs den 28 december 2010, och ii) varför den ansåg att det var för sent att behandla bidragsavtalet den 3 januari 2011, medan det inte skulle ha varit för sent om de relevanta uppgifterna hade översänts till X senast den 31 december 2010 (se X:s skrivelse av den 4 mars 2011).

Utredningen

12. Ombudsmannen vidarebefordrade klagomålet till kommissionen för yttrande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 27 juli 2011. Den skickades till klaganden med en begäran om att inkomma med synpunkter senast den 30 september 2011. Klaganden inkom inte med några synpunkter. I ett e-postmeddelande av den 25 april 2012 påpekade klaganden att den inte ansåg det lämpligt att lämna synpunkter och att det inte fanns några nya uppgifter att lägga till i det ursprungliga klagomålet.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om felaktig och orättvis behandling av klagandens förslag och motsvarande krav

Argument som framförts till ombudsmannen

13. Klaganden hävdade att det saknades korrekt kommunikation inom den berörda enheten och att kommissionen behandlade dess förslag orättvist. Sökanden yrkade att kommissionen skulle godkänna dess förslag, som hade valts ut preliminärt, och inleda förfarandet för bidragsöverenskommelsen för att göra det möjligt för sökanden att inleda projektet. Till stöd för sitt klagomål hävdade klaganden att den, när den mottog e-postmeddelandet från programförvaltaren, inte kontaktade X, den tillförordnade enhetschefen, eftersom den inte ansåg att dess svar på programförvaltarens begäran om ytterligare information var en nödsituation som behövde åtgärdas i hennes frånvaro och under den period då kommissionens avdelningar var stängda. Klaganden hade inte heller hört talas om X tidigare och hade ingen anledning att tro att han skulle kunna vara inblandad i förfarandet. Klaganden hävdade vidare att programförvaltaren i ett telefonsamtal den 28 januari 2011 informerade klaganden om att de relevanta handlingarna hade mottagits korrekt och höll på att behandlas, medan klaganden genom en skrivelse av den 10 februari 2011 underrättades om att handlingarna hade kommit in för sent för att bidragsavtalet skulle kunna behandlas.

14. I sitt yttrande förklarade kommissionen först att när beslutet om tilldelning (inklusive förteckningen över utvalda stödmottagare) har fattats måste enskilda bidragsavtal, i enlighet med artikel 77.2 i budgetförordningen [2], ingås senast den 31 december året efter antagandet av det övergripande åtagandet. I förevarande fall fattades kommissionens (finansierings)beslut 021-094 om förslagsinfordran EuropeAid/129-019/C/ACT/KP den 8 maj 2009. Tidsfristen för undertecknande av bidragsavtalet var därför den 31 december 2010. Kommissionen påpekade att den tidsfrist som fastställs i budgetförordningen är obligatorisk och inte under några omständigheter kan förlängas. Därför kan inget avtal ingås efter denna tidsfrist.

15. När det gäller den påstådda misskötseln i meddelandet uppgav kommissionen att dess kontor var officiellt stängda mellan den 23 december 2010 och den 2 januari 2011. För att säkerställa kontinuiteten i verksamheten, särskilt när det gäller kontrakt som ska undertecknas före årets slut, fanns det dock en "tjänstegrupp" på plats vid den berörda enheten (DEVCO D2) för att hantera brådskande frågor. Mellan den 23 december 2010 och den 2 januari 2011 var programförvaltaren inte på kontoret, men hade sett till att alla hennes inkommande e-postmeddelanden skulle få ett svar utanför kontoret där mottagarna föreslogs att de i brådskande fall skulle kontakta X, den tillförordnade enhetschefen, som ingick i den tjänstgörande personalen.

16. Kommissionen påpekade att den tjänstgörande personalen verkligen var i drift under de angivna dagarna. Den gav exempel på en annan i förväg utvald sökande inom ramen för en annan inbjudan att lämna förslag, som lämnade in en brådskande förfrågan till programförvaltaren och, efter att ha mottagit hennes frånvaromeddelande, kontaktade X, som kunde hantera den relevanta begäran på ett tillfredsställande sätt för sökanden.

17. Kommissionen påpekade att klaganden medgav att han hade mottagit meddelandet om att han inte hade något kontor. Kommissionen ansåg emellertid inte att dess begäran var brådskande. Även i tveksamma fall skulle det, med tanke på den aktuella frågans betydelse, ha varit klokt och omsorgsfullt att vidarebefordra e-postmeddelandet till X och låta honom bedöma huruvida frågan var brådskande eller inte.

18. Kommissionen påpekade också att programförvaltaren i sitt e-postmeddelande av den 15 november 2010 hade bett klaganden att snabbt lämna ytterligare information för att kunna gå vidare med upphandlingsförfarandet före den 31 december 2010. Om tidsfristen för att ingå bidragsavtalet var den 31 december 2010 borde man således ha förstått att den nödvändiga informationen för undertecknande av bidragsavtalet måste skickas före tidsfristens utgång. Dessutom var den begärda informationens art inte bara nödvändig för att i sak ingå bidragsavtalet, utan också lätt att tillhandahålla: Namn och befattning för den person som skulle underteckna bidragsavtalet för organisationens räkning, bankkontonummer och IBAN-kod, namn och fullständiga kontaktuppgifter för det revisionsföretag som den klagande ville använda för bidraget samt startdatum för genomförandet av åtgärden. Det tog klaganden sju veckor att skicka denna information, som förmodligen var lättillgänglig.

19. Kommissionen hävdade vidare att klaganden var medveten om konsekvenserna av bristande efterlevnad, eftersom riktlinjerna för sökande av bidrag (nedan kallade riktlinjerna) i artikel 2.4.5 föreskrev följande: ”Om ovannämnda styrkande handlingar inte lämnas in före den tidsfrist som anges i den begäran om styrkande handlingar som den upphandlande myndigheten skickat till sökanden får ansökan avslås.”

20. Kommissionen uppgav att den, även under en period då kontoren var officiellt stängda, hade infört ett operativt kommunikationssystem som - medgav kommissionen - krävde att potentiella sökande samarbetade. Kommissionen ansåg dock att detta samarbete var rimligt med tanke på den potentiella sökandens intresse av förfarandet. Eftersom klaganden inte vidarebefordrade sitt e-postmeddelande till den kontaktperson som nämns i programförvaltarens e-postmeddelande fick kommissionens avdelningar kännedom om dessa handlingar först den 3 januari 2011, när handlingarna anlände per post. Tidsfristen i budgetförordningen (den 31 december 2010) var dock obligatorisk. Kommissionen uppgav att den den 10 februari 2011 skickade en skrivelse till klaganden med information om att de begärda handlingarna hade kommit in för sent för att bidragsavtalet skulle kunna behandlas. Kommissionen hänvisade också till sin senare skrivelse av den 4 mars 2011, i vilken den informerade klaganden om att det var för sent att behandla bidragsavtalet, eftersom den inte hade vidarebefordrat sitt e-postmeddelande till den tillförordnade enhetschefen efter att ha mottagit det avgående svaret och eftersom de originalhandlingar som skickats med post inkom till kommissionen den 3 januari 2011.

21. När det gäller den påstått orättvisa behandlingen av klagandens förslag uppgav kommissionen att förslaget hade behandlats rättvist och i enlighet med principerna om jämlikhet och öppenhet. Kommissionen tillade att denna slutsats stöds av det faktum att klagandens ansökan hade bedömts positivt och att den preliminärt hade valts ut för finansiering. I programförvaltarens e-postmeddelande av den 15 november 2010 angavs tydligt tidsfristen för ingåendet av bidragsavtalet och den klagande gavs en rimlig tid för att tillmötesgå programförvaltarens begäran. Kommissionen hävdade också att den inte skulle ha säkerställt lika och rättvis behandling av alla utvalda sökande om klagandens bidragsavtal hade ingåtts efter utgången av den tidsfrist som fastställs i budgetförordningen. Kommissionen behandlade därför inte klaganden orättvist, i strid med artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna, och det förekom inga administrativa missförhållanden.

22. Klaganden inkom inte med några synpunkter. I ett e-postmeddelande av den 25 april 2012 angav kommissionen emellertid att den inte höll med om kommissionens slutsatser och att den fortsatte att tro att administrativa missförhållanden hade förekommit.

Ombudsmannens bedömning

23. Ombudsmannen noterar att det i punkt 2.4 i riktlinjerna anges att ”[e]n part som preliminärt har valts ut eller förts upp på reservlistan kommer att underrättas skriftligen av den upphandlande myndigheten. De kommer att uppmanas att tillhandahålla följande handlingar för att den upphandlande myndigheten ska kunna kontrollera att de sökande och deras partner uppfyller kraven: [5 artiklar]...

Om de begärda styrkande handlingarna inte laddas upp i PADOR ska de tillhandahållas i form av original, fotokopior eller skannade versioner (dvs. med läsbara stämplar, underskrifter och datum) av dessa original. Blanketten för juridiska personer och blanketten för bankuppgifter måste dock alltid lämnas in i original.

Om ovannämnda styrkande handlingar inte lämnas in inom den tidsfrist som anges i den begäran om styrkande handlingar som den upphandlande myndigheten skickat till sökanden får ansökan avslås.”

24. Det förefaller som om utvärderingskommitténs skrivelse av den 19 oktober 2010 fastställde en tidsfrist i enlighet med punkt 2.4 i riktlinjerna. I denna skrivelse uppmanades klaganden att se till att den information som laddats upp i PADOR-systemet var korrekt och att före den 26 oktober 2010 skicka formuläret för bankuppgifter och formuläret för juridiska personer. I skrivelsen angavs vidare att "i annat fall [kommer] ansökan att uteslutas". I e-postmeddelandet av den 15 november 2010 från programförvaltaren, som hänvisade till utvärderingskommitténs skrivelse av den 19 oktober 2010, uppmanades klaganden att skicka ytterligare information (inklusive namn och befattning för den person som skulle underteckna bidragsavtalet, bankkontonummer och Iban-nummer samt revisionsföretagets namn och kontaktuppgifter) och handlingar, inklusive en kopia av formuläret för bankuppgifter ”för att snabbt kunna inleda upphandlingsförfarandet för [bidraget] (tidsfristen är den 31 december 2010)”.

25. Med tanke på att programförvaltarens e-postmeddelande skickades till klaganden den 15 november 2010 och att tidsfristen var den 31 december 2010, hade klaganden således gott om tid (en och en halv månad) att skicka de begärda uppgifterna och handlingarna. Det verkar dock som om klaganden tog lite tid på sig att reagera och skickade de begärda uppgifterna först den 28 december 2010 via e-post (dvs. tre dagar innan tidsfristen löpte ut). Den 29 december 2010 översände klaganden även uppgifterna och handlingarna per post. I sitt e-postmeddelande av den 28 december 2010 angav klaganden följande: ”Den skannade kopian av blanketten för bankuppgifter, med bifogat kontoutdrag, som skickades till dina kollegor vid enhet EuropeAid/D3 bifogas detta e-postmeddelande”.

26. Ombudsmannen noterar dock att det i riktlinjerna föreskrevs att minst två handlingar, nämligen formuläret för juridiska personer och formuläret för bankuppgifter, måste tillhandahållas i original. Det stämmer att programförvaltaren inte påminde klaganden om detta. Klaganden hävdade i sitt klagomål att programförvaltaren inte hade angett på vilket sätt informationen och handlingarna skulle lämnas till kommissionen. Ombudsmannen noterar dock att detta krav tydligt angavs i riktlinjerna. Detta innebär att kommissionen i det aktuella fallet måste ha tillgång till originalen av dessa handlingar senast den 31 december 2010. Det förefaller emellertid som om klaganden översände originalhandlingarna den 29 december 2010 och att de inkom till kommissionen först den 3 januari 2011. I sin skrivelse av den 4 mars 2011 till klaganden påpekade den tillförordnade enhetschefen att originalhandlingarna hade kommit in för sent. I sitt svar av den 11 mars 2011 bestred klaganden inte detta. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att kommissionen, genom att informera klaganden om att den på grund av det sena mottagandet av dessa styrkande handlingar inte kunde gå vidare med bidragsavtalet, inte behandlade klagandens förslag orättvist. Det förelåg således inte något administrativt missförhållande med avseende på denna aspekt av ärendet.

27. När det gäller den andra aspekten av klagandens påstående, nämligen att det saknades korrekt kommunikation inom den ansvariga enheten, noterar ombudsmannen att detta gäller den påstått motstridiga information som lämnats till klaganden. Den 28 januari 2011 upplyste programförvaltaren klaganden om att de relevanta handlingarna hade mottagits korrekt och höll på att behandlas, medan programförvaltaren genom en skrivelse av den 10 februari 2011 underrättades om att handlingarna hade kommit in för sent för att bidragsavtalet skulle kunna behandlas. Ombudsmannen konstaterar för det första att det inte finns någon motsägelse mellan de olika skrivelser som EuropeAid skickade till klaganden den 10 februari, den 4 mars och den 4 april 2011. De påstått motstridiga uppgifterna avser telefonsamtalet den 28 januari 2011 och skrivelsen av den 10 februari 2011. Enligt klaganden informerade programförvaltaren klaganden om att handlingarna hade mottagits korrekt och höll på att behandlas, medan programförvaltaren enligt kommissionen informerade klaganden om att kommissionen hade mottagit klagandens skrivelse och snart skulle skicka ett formellt svar. Mot bakgrund av den slutsats han drog ovan om den andra aspekten av påståendet anser ombudsmannen inte att det är nödvändigt att genomföra ytterligare undersökningar av denna aspekt av klagomålet. Ombudsmannen påpekar helt enkelt att ett påstått uttalande om att handlingarna "hade mottagits korrekt och höll på att behandlas", även om det korrekt återspeglade vad som sades, inte nödvändigtvis skulle innebära att alla handlingar, inklusive de ursprungliga, hade mottagits inom tidsfristen. Detta uttalande kunde också innebära att alla handlingar hade mottagits och höll på att analyseras i syfte att utvärdera om det var möjligt att gå vidare till undertecknandet av bidragsavtalet. Det förelåg således inte något administrativt missförhållande med avseende på denna aspekt av ärendet.

28. När det gäller det eventuellt vilseledande uttalandet i skrivelsen av den 4 mars 2011, i vilket den tillförordnade enhetschefen uppgav att ”ni tyvärr inte vidarebefordrade ert e-postmeddelande till mig”, är det riktigt att denna skrivelse skulle kunna tolkas som att frågan hade kunnat lösas om klaganden hade reagerat på det avgående svaret genom att skicka sitt e-postmeddelande till den tillförordnade enhetschefen senast den 31 december 2010. Som nämnts ovan kunde det dock endast ha lösts om klaganden hade sett till att kommissionen hade tillgång till originalhandlingarna senast den 31 december 2010. Ombudsmannen instämmer dessutom i den åsikt som kommissionen uttryckte i sin åsikt att den tillförordnade enhetschefens uttalande möjligen kunde ha betytt något annat, dvs. att om klaganden hade skickat sitt e-postmeddelande till den tillförordnade enhetschefen skulle denne ha kunnat varna klaganden för att denne behövde se till att kommissionen hade tillgång till originalhandlingarna senast den 31 december 2010. Denna skrivelse är således inte nödvändigtvis vilseledande. Det har därför inte förekommit några administrativa missförhållanden i denna del av ärendet.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Kommissionen har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 13 juni 2012

[1] Enligt klaganden informerade programförvaltaren denne om att handlingarna hade mottagits korrekt och höll på att behandlas.

[2] Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002, OL 2002 L 248, s. 1.