Bakgrunden till klagomålet

1. Detta klagomål gäller de fel som Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) påstås ha begått när det gäller hur den genomförde gruppövningar i ett allmänt uttagningsprov.

2. Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AST/102/10 som anordnades för att upprätta en reservlista över assistenter inom områdena audiovisuell design/webbdesign. Efter att Epso hade informerat honom om att han inte hade klarat rekryteringsproven ingav han en begäran om omprövning. Klaganden hävdade att Epso i) hade gjort uppenbart oriktiga bedömningar, ii) gjort sig skyldig till oegentligheter under gruppövningen, iii) ställa de datorbaserade testfrågorna och även rätta dem, vilket enligt honom strider mot EU-domstolens praxis [1]. När det gäller ii) påpekade klaganden att Epsos personal deltog i gruppövningen eftersom det inte fanns tillräckligt många sökande. Han ansåg att närvaron av Epsos personal i gruppövningen förvrängde övningen. Han hävdade att de flesta av de godkända sökandena deltog i de två gruppövningar som Epsos anställda deltog i.

3. Klaganden fick ett svar från Epso, som skrev på uttagningskommitténs ordförandes vägnar. I svaret behandlades de frågor som han tog upp i sin begäran om omprövning. När det gäller gruppövningen angavs det i svaret att syftet med övningen inte är att varje kandidat ska nå en nivå som skulle ha fastställts i förväg, utan att en diskussion ska äga rum mellan kandidaterna, under vilken bedömarna kan utvärdera deras prestationer. Enligt uttagningskommittén är det bästa sättet att garantera likabehandling att ha en skenkandidat. Det säkerställer likabehandling på olika nivåer: förhållandet mellan mängden information/antalet deltagare är lämpligt, förhållandet mellan interaktionstiden/antalet interaktioner per sökande är lämpligt och informationen om den skenbara kandidatens identitet och funktioner är densamma och delas av alla, oavsett om de skenbara kandidaterna, de verkliga kandidaterna eller medlemmarna i uttagningskommittén. Denna praxis tillämpas dessutom i alla uttagningsprov som anordnas av Epso.

4. Eftersom klaganden inte var nöjd med det svar han fick vände han sig till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

5. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående.

Påstående:

Epso begick oegentligheter under gruppövningen eftersom dess personal deltog i den.

6. I sitt brev till Epso om att inleda undersökningen bad ombudsmannen Epso att lämna uppgifter om den relativa framgången för sökande som deltar i grupper där en medlem av Epsos personal deltar jämfört med grupper där ingen av Epsos anställda deltar. Ombudsmannen bad också Epso att ange om dess personal deltar i särskild utbildning för att förbereda dem för att delta i dessa gruppövningar.

Utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning den 31 oktober 2011 och bad Epso om ett yttrande. Epso lämnade sitt yttrande den 9 februari 2012. Klaganden inkom med sina synpunkter på Epsos yttrande den 27 februari 2012.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstående om att Epso gjorde sig skyldig till oegentligheter i samband med gruppövningen på grund av att dess personal deltog i denna övning

Argument som framförts till ombudsmannen

8. Klaganden framförde två huvudargument när det gäller gruppövningen. För det första gjorde han i huvudsak gällande att Epso hade ersatt uttagningskommittén inom ramen för gruppövningarna. Han påpekade att Epso i det allmänna uttagningsprov som han deltog i anordnade tre gruppövningar för sökande. Han deltog i den första gruppövningen. På grund av det otillräckliga antalet sökande deltog Epsos personal i den andra och den tredje gruppövningen. Han hävdade att det inte finns någon regel som ger en sådan möjlighet. Epsos personal väljs inte ut av uttagningskommittén, sade han. För det andra hävdade klaganden att det förekom ojämlik behandling till följd av deltagandet av ”håna kandidater”. Han ansåg att närvaron av Epsos personal förvrängde övningen, med tanke på att de kan ha fört diskussionen till ”lösningen”. Han noterade att de flesta godkända sökande deltog i de två gruppövningar som Epsos personal deltog i.

9. I sitt yttrande inledde Epso med att klargöra fyra aspekter när det gäller skenkandidaters deltagande i gruppövningar. För det första bedöms en sökandes deltagande i gruppövningen av uttagningskommittén och inte av Epso eller någon skenbar sökande. För det andra är syftet med gruppövningen inte att uppnå ett specifikt resultat som fastställs individuellt för varje sökande i förväg, utan att skapa en diskussion bland de sökande för att göra det möjligt för medlemmarna i uttagningskommittén att observera och bedöma denna diskussion. För det tredje behöver gruppövningar ett minsta antal deltagare för att uppnå ovannämnda mål. Minimiantalet deltagare varierar eftersom det beror på antalet verkliga kandidater som är närvarande vid en viss gruppövning. Att ha falska kandidater är därför det enda sättet att garantera att en gruppövning kan uppnå ovannämnda mål och att den kan äga rum på det angivna datumet om någon av kandidaterna av någon anledning inte deltar som förväntat. I vissa fall (t.ex. vid uttagningsprov som kräver mycket specifika profiler som endast motsvarar ett litet antal personer) är det till och med möjligt att på förhand veta hur många falska sökande som kommer att behövas för en viss gruppövning. För det fjärde anser Epso, som en korrigerande åtgärd, att deltagande av falska sökande är det bästa sättet att säkerställa likabehandling av alla sökande för att garantera att i) förhållandet mellan mängden information och antalet deltagare är tillräckligt, ii) Interaktionsperioden för tid/antal interaktioner per kandidatkvot är tillräcklig. och iii) informationen om den falska kandidatens identitet och funktioner är densamma och delas av alla, oavsett om det rör sig om falska sökande, verkliga sökande eller medlemmar i uttagningskommittén.

10. När det gäller det allmänna uttagningsprovet i fråga analyserade Epso gruppövningarna med utgångspunkt i de 66 sökande som ansökte till områdena ”audiovisuella arkivarier”, ”audiovisuella tekniker”, ”biträdande audiovisuell producent” och ”webb- och ansökningsdesigner”. Epso jämförde de sökandes poäng och skilde mellan två grupper: i) Kandidater som inte hade någon falsk kandidat i sin grupp (52). och ii) kandidater som hade en falsk kandidat i sin grupp (14). De poäng som erhållits av kandidaterna visar att den genomsnittliga poäng som erhållits i gruppövningen var 0,5 poäng högre för kandidater som hade en skenkandidat i sin grupp. Kandidater utan falska kandidater i gruppövningen fick i genomsnitt 5 573076923 poäng, medan kandidater med falska kandidater i gruppövningen fick i genomsnitt 6 057 142857 poäng. Epso uppgav vidare att båda grupperna är desamma ur statistisk synvinkel, eftersom poängvariationerna inte gör det möjligt att skilja mellan dessa två grupper. Sammanfattningsvis visar dessa resultat tydligt att ha håna kandidater i gruppövningarna inte påverkar kandidaternas poäng på något sätt.

11. När det gäller utbildning uppgav Epso att falska sökande får utbildning som förberedelse för sitt deltagande i gruppövningar. Detta inbegriper särskild utbildning om rollen och vikten av falska kandidater. Under denna särskilda utbildning får Epsos personal också en handledning för hånkandidater. Före deltagandet i den särskilda gruppövningen ska dessutom skenkandidaterna vederbörligen informeras om sin roll i den särskilda gruppövningen.

12. I sina synpunkter på Epsos yttrande informerade klaganden ombudsmannen om att han hade beslutat att väcka talan om ogiltigförklaring av det allmänna uttagningsprovet i fråga vid personaldomstolen. Han uppmärksammade också ombudsmannen på tribunalens domar av den 14 december 2011 i mål T-361/10 P, kommissionen mot Pachtitis, och mål T-6/11 P, kommissionen mot Vicente Carbajosa m.fl.

Ombudsmannens bedömning

13. Artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt ger Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål.

"… om fall av administrativa missförhållanden i unionsinstitutionernas, unionsorganens eller unionsbyråernas verksamhet… utom när de påstådda omständigheterna är eller har varit föremål för rättsliga förfaranden."

I artikel 2.7 i ombudsmannens stadga föreskrivs följande:

”Om ombudsmannen, på grund av pågående eller avslutade rättsliga förfaranden rörande de sakförhållanden som har lagts fram, måste förklara ett klagomål otillåtligt eller avsluta behandlingen av det, ska resultatet av de undersökningar som ombudsmannen har genomfört fram till dess lämnas in slutgiltigt.”

14. Mot bakgrund av den information som klaganden lämnat till ombudsmannen, enligt vilken han har beslutat att gå till domstol, är ombudsmannen skyldig att avsluta sin undersökning av detta klagomål.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Ombudsmannen avslutar sin behandling av detta klagomål och avslutar den undersökning som hittills genomförts utan att vidta några ytterligare åtgärder.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 23 april 2012

[1] Klaganden hänvisade till dom av den 15 juni 2010 i mål F-35/08, Pachitis mot kommissionen (ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen), punkterna 58 och 70. Målet överklagades till tribunalen, som meddelade sin dom den 14 december 2011. Se mål T-361/10 P, kommissionen mot Pachitis, dom av den 14 december 2011, ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen.