Zadeva se je nanašala na zahtevo za dostop javnosti do dokumentov v zvezi z disciplinskim postopkom po preiskavi in priporočilu Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) Komisiji. Komisija je opredelila 23 dokumentov, ki spadajo na področje uporabe prošnje, in zavrnila dostop do vseh dokumentov v celoti. Komisija se je pri tem oprla na potrebo po varstvu osebnih podatkov.

Ko je pritožnik Komisijo pozval, naj pregleda svojo odločitev, je Komisija potrdila zavrnjeni dostop, pri čemer se je sklicevala na splošno domnevo zaupnosti, ki izhaja iz varstva namena preiskav. Komisija je tudi trdila, da dostopa javnosti ni mogoče odobriti za varstvo osebnih podatkov, ki jih vsebujejo dokumenti.

Varuhinja človekovih pravic je menila, da Komisija po koncu zadevnega disciplinskega postopka ni razumno uporabila splošne domneve zaupnosti. Varuhinja človekovih pravic je na podlagi pregleda spornih dokumentov menila, da čeprav bi bilo dele dokumentov morda treba redigirati, da bi se preprečila identifikacija posameznikov ali zaščitil namen prihodnjih preiskav, dokumenti v celoti ne vsebujejo občutljivih informacij. Varuhinja človekovih pravic je zato kot rešitev predlagala, naj Komisija ponovno preuči svoje stališče o zahtevi za dostop, da bi zagotovila smiseln delni dostop do zahtevanih dokumentov.

Komisija je v odgovoru potrdila, da se opira na splošno domnevo zaupnosti, in menila, da smiseln delni dostop vsekakor ni mogoč brez razkritja osebnih podatkov in ogrožanja varstva namena disciplinskih preiskav Komisije.

Varuhinja človekovih pravic je obžalovala, da Komisija po njenem predlogu rešitve ni odobrila delnega dostopa. Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da je Komisija pri obravnavi te zahteve za dostop ravnala nepravilno.

Ker je Komisija po predlogu varuhinje človekovih pravic za rešitev ponovno ocenila svoje stališče o pritožnikovi zahtevi za dostop in prišla do enake ugotovitve kot v potrdilnem sklepu, varuhinja človekovih pravic ni videla nobenega koristnega namena, da bi to preiskavo nadaljevala z uradnim priporočilom o tej zadevi. Zato je zadevo zaključila.

The case concerned the European Commission’s decision to refuse public access to final sanction decisions closing disciplinary proceedings against staff members of the Commission. The Commission applied a general presumption of confidentiality to all the documents at issue based on the need to protect the purpose of investigations. The Commission also argued that, in any event, no public access could be granted to the decisions without revealing personal data.

The Ombudsman found that the Commission was not justified in relying on a general presumption of confidentiality based on the need to protect the purpose of investigations to refuse access to the final sanction decisions. The Ombudsman inquiry team therefore inspected the documents in question. Based on the inspection, the Ombudsman considered that, while some of the final sanction decisions might require more extensive redactions than others to prevent the identification of individuals and thus to protect their privacy and integrity, the Commission’s position that no access could be granted was unreasonable. The Ombudsman also considered that the documents included only limited information that would need to be withheld to protect the purpose of investigations.

In view of this, the Ombudsman found that the Commission’s refusal to grant public access to the requested documents in their entirety constituted maladministration.

The Ombudsman already set out her above view in a proposal for a solution in a parallel inquiry concerning public access to similar documents. As the Commission had reassessed its position following this solution proposal and had come to the same conclusion as in its confirmatory decision, the Ombudsman saw no useful purpose in continuing this inquiry by making a formal recommendation on the matter. She therefore closed the case.

Zadeva se je nanašala na zavrnitev Evropskega parlamenta, da javnosti omogoči dostop do dokumentov, povezanih s preiskavo Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) o neprimernem ravnanju osebja. Parlament se je pri zavrnitvi dostopa skliceval na dve izjemi na podlagi zakonodaje EU o dostopu javnosti do dokumentov, pri čemer je trdil, da bi razkritje oslabilo zasebnost in integriteto oseb, na katere se nanašata preiskava urada OLAF in njegov postopek odločanja.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da pritožnik ni ugotovil potrebe po razkritju osebnih podatkov v javnem interesu, kot to zahteva zakonodaja EU o varstvu podatkov. Parlament je torej upravičeno zavrnil razkritje vseh osebnih podatkov, ki jih vsebujejo sporni dokumenti. Vendar je pregled dokumentov pokazal tudi, da v celoti ne vsebujejo osebnih podatkov in da se lahko nekateri deli dokumentov razkrijejo, pri čemer se varujeta zasebnost in integriteta zadevnih oseb. Zato je varuhinja človekovih pravic Parlamentu predlagala, naj ponovno preuči svoje stališče, da je treba dostop do dokumentov v celoti zavrniti.

Parlament je v odgovoru vztrajal pri svojem stališču, da ni mogoče odobriti dostopa javnosti, saj je menil, da ni mogoče redigirati vseh osebnih podatkov, hkrati pa pustiti nekaj smiselne vsebine. Varuhinja človekovih pravic je obžalovala, da Parlament vztrajno zavrača vse oblike dostopa do zahtevanih dokumentov. Glede na to, da je Parlament potrdil svoje stališče v odgovor na njen predlog rešitve, je varuhinja človekovih pravic menila, da nadaljevanje zadeve v okviru te zadeve ne bi bilo smiselno. Vendar pričakuje, da bo Parlament njeno oceno upošteval pri obravnavi prihodnjih zahtev za dostop javnosti do podobnih dokumentov.

Zadeva se je nanašala na to, da je Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) zavrnil dovolj širok dostop javnosti do končnih poročil in priporočil urada OLAF v zvezi z dvema preiskavama kršitev uslužbencev EU. Urad OLAF se je pri zavrnitvi dostopa do delov teh dokumentov skliceval na dve izjemi na podlagi zakonodaje Unije o dostopu javnosti do dokumentov, pri čemer je trdil, da bi razkritje oslabilo potrebo po varstvu zasebnosti in integritete posameznikov, navedenih v dokumentih, vključno z osebami, na katere se nanašajo preiskave urada OLAF, ter potrebo po zaščiti poslovnih interesov družb in pravnih oseb, navedenih v dokumentih.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da pritožnik ni dokazal potrebe po razkritju zadevnih osebnih podatkov v javnem interesu, kot to zahteva zakonodaja EU o varstvu podatkov. Varuhinja človekovih pravic je po pregledu spornih dokumentov menila tudi, da je prikritje poslovnih informacij razumno in da v zvezi s tem ni prevladujočega javnega interesa za razkritje. Varuhinja človekovih pravic je zato ugotovila, da je bila odločitev urada OLAF, da zavrne dostop javnosti do delov spornih dokumentov, utemeljena. Varuhinja človekovih pravic je pozdravila odločitev urada OLAF, da razkrije pomembne podrobnosti o obeh zadevnih preiskavah, in zaključila preiskavo, pri čemer ni ugotovila nepravilnosti.

Zadeva se je nanašala na odločitev Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF), da zavrne dostop javnosti do končnih poročil in povezanih priporočil v 44 preiskavah ter do spisa v določeni zaključeni disciplinski zadevi. Urad OLAF je uporabil splošno domnevo nerazkritja za vse sporne dokumente, tako da je zavrnil dostop javnosti do vseh dokumentov, ne da bi opravil posamično presojo.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da se OLAF pri zavrnitvi dostopa do 37 končnih poročil in priporočil, v zvezi s katerimi so bile zaključene preiskave in nadaljnje dejavnosti, ni mogel utemeljeno sklicevati na splošno domnevo nerazkritja, ki temelji na potrebi po zaščiti namena njegovih preiskav. V zvezi s končnimi poročili in priporočili, pri katerih je urad OLAF menil, da dejavnosti nadaljnjega ukrepanja še vedno potekajo, je varuhinja človekovih pravic menila, da ni jasno, ali in kako je urad OLAF ocenil, da je to obdobje nadaljnjega ukrepanja še vedno razumno, preden je uporabil splošno domnevo nerazkritja.

Zato je kot rešitev predlagala, da urad OLAF (i) izvede individualno oceno končnih poročil in priporočil v zvezi s tistimi preiskavami, pri katerih so bile nadaljnje dejavnosti zaključene, pri čemer po potrebi redigira osebne podatke, da bi zagotovil čim širši dostop javnosti; in (ii) pojasni, zakaj meni, da razumni rok za dokončanje nadaljnjih dejavnosti še ni potekel, kadar je to ustrezno.

V odgovor je urad OLAF izvedel individualno oceno 41 končnih poročil in priporočil v zvezi z vsemi preiskavami, v katerih je bilo potrjeno, da je bilo nadaljnje ukrepanje zaključeno. OLAF je odobril delni dostop do vseh teh dokumentov. Urad OLAF je opisal tudi, kako na splošno ocenjuje, ali je potekel razumen rok, v katerem se mora pristojni organ odločiti o ustreznem nadaljnjem ukrepanju na podlagi njegovih priporočil.

Varuhinja človekovih pravic je sklenila, da je urad OLAF sprejel njen predlog rešitve, ki omogoča širok delni dostop javnosti do 41 končnih poročil in s tem povezanih priporočil. Pozdravila je tudi pojasnila v zvezi s tekočimi nadaljnjimi postopki. Ob tem je opozorila, da so v zadevnih preiskavah nadaljnje dejavnosti potekale precej dlje, kot so sodišča Unije priznala kot razumno. Zato je uradu OLAF predlagala izboljšave v zvezi s to zadevo.

Varuhinja človekovih pravic v zvezi z zavrnjenim dostopom do preostalih dokumentov iz zadevnega preiskovalnega spisa urada OLAF prav tako ni bila prepričana, da se lahko urad OLAF sklicuje na splošno domnevo o nerazkritju, saj sta bila njegov postopek preiskave in nadaljnji postopek končana. Varuhinja človekovih pravic je po pregledu dokumentov menila tudi, da se zdi možen delni dostop, pri čemer se redigirajo zlasti osebni podatki. Kljub temu je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da je število dokumentov, vključenih v spis zadeve, znatno, da je pritožnik zdaj pridobil smiseln delni dostop do končnega poročila v zvezi s to preiskavo in da ni jasno, ali preostali dokumenti, do katerih je možen delni dostop, vsebujejo dodatne informacije, ki so v interesu pritožnika. Varuhinja človekovih pravic je zato menila, da nadaljnje preiskave v zvezi s tem vidikom pritožbe niso upravičene. V zvezi s tem se je sklicevala na predlog za izboljšanje, ki ga je OLAF podal v nedavni preiskavi v zvezi z obravnavanjem zahtev javnosti za dostop do celotnih spisov.

Zadeva se je nanašala na to, da je Evropska služba za zunanje delovanje (ESZD) zavrnila popoln dostop javnosti do dokumentov, povezanih s preiskavami Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) v zvezi s kršitvami uslužbencev EU. ESZD se je pri zavrnitvi dostopa sklicevala na izjemo na podlagi zakonodaje Unije o dostopu javnosti do dokumentov, pri čemer je trdila, da bi razkritje oslabilo potrebo po varstvu zasebnosti in integritete posameznikov, navedenih v dokumentih, vključno z osebami, na katere se nanašajo preiskave urada OLAF. Poleg tega je ESZD zakrila imena pravnih oseb, navedenih v dokumentih, da bi zaščitila njihov ugled.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da pritožnik ni ugotovil potrebe po razkritju osebnih podatkov v javnem interesu, kot to zahteva zakonodaja EU o varstvu podatkov. Varuhinja človekovih pravic je po pregledu spornih dokumentov menila tudi, da je omejeno redigiranje poslovnih informacij razumno, in v zvezi s tem ni mogla ugotoviti nobenega prevladujočega javnega interesa. Varuhinja človekovih pravic je zato ugotovila, da je bila odločitev ESZD, da zavrne popolno razkritje spornih dokumentov, utemeljena. Varuhinja človekovih pravic je tako zaključila preiskavo in ugotovila, da ni bilo nepravilnosti.

Zadeva se je nanašala na svetovalno podjetje, ki ga je Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) preiskoval zaradi domnevnih nepravilnosti pri projektih, ki jih je financirala EU. Urad OLAF je podjetje obvestil, da je zaključil preiskavo, ter Komisiji predložil finančna in upravna priporočila. Čeprav je urad OLAF obvestil podjetje, da se lahko obrne na nadzornika za procesna jamstva urada OLAF, ni zagotovil jasnih informacij o veljavnem roku za vložitev pritožbe. To je pomenilo, da je podjetje pritožbo vložilo po roku, nadzornik pa jo je zavrnil.

Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da je urad OLAF ravnal nepravilno, ker pritožniku ni zagotovil jasnih informacij, zlasti glede datuma zaključka preiskave. Vendar je varuh človekovih pravic menil, da za pritožnika ni bilo ustreznega priporočila za obravnavo tega vprašanja. Kljub temu je predlagala, naj se prepreči, da bi se tak problem pojavil v podobnih primerih v prihodnosti.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.