V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov so pojasnjeni razlogi za obdelavo, način, kako evropski varuh človekovih pravic zbira, obravnava in zagotavlja varstvo vseh zagotovljenih osebnih podatkov, kako se te informacije uporabljajo in katere pravice lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

Upravljavec je evropski varuh človekovih pravic. Skupni upravljavec je Evropska komisija (za ABAC, finančno in računovodsko aplikacijo, ki jo je Komisija vzpostavila za spremljanje izvrševanja svojega proračuna in pripravo zaključnega računa).

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Osebni podatki ponudnikov, izvajalcev in kandidatov, njihovega osebja ali podizvajalcev, ki lahko vključujejo:

• Identifikacijski podatki: ime, priimek, številka potnega lista ali identifikacijska številka;
• funkcijo;
• kontaktni podatki (elektronski naslov, poslovna telefonska številka, številka mobilnega telefona, številka telefaksa, poštni naslov, podjetje in oddelek, država prebivališča, spletni naslov);
• potrdila o plačanih prispevkih za socialno varnost in davkih, izpisek iz sodnih evidenc;
• Finančni podatki: sklic na bančni račun (kodi IBAN in BIC), identifikacijska številka za DDV;
• Častna izjava, da ponudniki niso v kateri od situacij za izključitev iz členov 136 in 141 finančne uredbe
• Obrazec v zvezi z odsotnostjo nasprotja interesov za uslužbence institucij ali organov EU ter strokovnjake, ki sodelujejo v izbirnem postopku.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Evropski varuh človekovih pravic zbira in nadalje obdeluje osebne podatke za namene vodenja in upravljanja postopkov javnega naročanja.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Pravna podlaga za postopke obdelave osebnih podatkov je Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije [1], zlasti členi 160–179.

Obdelava je potrebna na podlagi člena 5(1)(a), (b) in (c) Uredbe (EU) št. 1725/2018.

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic je odgovoren za obdelavo podatkov. Podatke natančneje obdeluje enota za kadrovske zadeve, upravo in proračun (PAB).

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic, generalni sekretar, člani komisije za ocenjevanje (če je ustrezno); osebje, odgovorno za upravljanje pogodb v ustrezni enoti; osebje, odgovorno za upravljanje razpisov in pogodb v enoti PAB. Prenos osebnih podatkov je mogoč v tretje države ali mednarodne organizacije.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Dokumentacija v zvezi z razpisnimi postopki, vključno z osebnimi podatki, se hrani v službi, pristojni za postopek, do zaključka postopka, v enoti PAB pa sedem let po podpisu pogodbe. Izpiski iz sodnih evidenc se hranijo dve leti po koncu zadevnega postopka. Vendar se ponudbe neuspešnih ponudnikov hranijo pet let po podpisu pogodbe.

7. Kako varujemo podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki?

Papirnate datoteke v zaklenjeni omari hranijo pristojne enote. Elektronske datoteke se shranjujejo na strežnikih s pravicami dostopa, ki so omejene na ustrezne člane osebja enot, vključenih v postopek (tj. enote PAB in enote, ki bo dejansko uporabljala pogodbo).

Člani odbora za ocenjevanje imajo dostop do dokumentacije za namene ocenjevanja in so obveščeni, da po zaključku postopka ocenjevanja ne bi smeli hraniti kopij.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da izvajalec obdeluje osebne podatke osebja izvršnega direktorja samo po navodilih varuha človekovih pravic (klavzule o varstvu podatkov, dodane pogodbi o storitvah/pohištvu in splošnim pogojem stika).

V primeru prenosa osebnih podatkov v tretje države ali mednarodne organizacije pogodba, podpisana med varuhom človekovih pravic in uspešnim ponudnikom, določa standardne pogodbene klavzule, ki zagotavljajo, da se osebni podatki obdelujejo v skladu s pravili, ki so zavezujoča za institucije EU.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Pravico imate zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov. Prav tako imate pravico zahtevati takojšen popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Pravica do popravka podatkov se lahko uporablja le za dejanske podatke, ki se obdelujejo v okviru ustreznega postopka javnega naročanja. Ta pravica se lahko uveljavlja le do roka za oddajo ponudb. Netočne identifikacijske podatke pa je mogoče kadar koli med postopkom javnega naročanja in po njem popraviti tako, da se pošljejo po elektronski pošti na naslov eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Evropski varuh človekovih pravic bo na vaše zahteve odgovoril v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v zvezi s postopkom javnega naročanja lahko kadar koli pošljete evropskemu varuhu človekovih pravic na naslov: eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Evropski varuh človekovih pravic
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic na naslovu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov na naslov: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] UL L 193, 30.7.2018, str. 1.