V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjen razlog za zbiranje in obdelavo podatkov prosilcev; način, kako evropski varuh človekovih pravic zbira predložene podatke, ravna z njimi in jih varuje; kako se te informacije uporabljajo; in kakšne pravice lahko kandidati uveljavljajo v zvezi s svojimi podatki.

Upravljavec je evropski varuh človekovih pravic.

1. Katere osebne podatke bo obdeloval evropski varuh človekovih pravic?

Prijavitelji predložijo svoje podatke prek spletnega (spletnega) orodja za prijavo. Za izvedbo izbirnega postopka se podatki uvozijo v informacijsko orodje, zasnovano za podporo in olajšanje postopka.

Ti podatki na splošno vključujejo, vendar niso omejeni na: osnovni osebni podatki (ime, priimek, državljanstvo, telefonska številka); informacije iz življenjepisa (izobraževanje, delovne izkušnje, znanje jezikov itd.); kopije dokumentov, ki dokazujejo prosilčevo državljanstvo; po potrebi izjavo o kakršni koli invalidnosti, da se zagotovi vzpostavitev potrebnih ukrepov za dostopnost; za kandidate, ki so uslužbenci EU, upravni status (tj. stalni uradnik, začasni uslužbenec itd.), institucijo, v kateri delajo, naziv njihovega trenutnega delovnega mesta, njihov trenutni razred; informacije, ki jih vsebuje motivacijsko pismo; kopije diplom tožečih strank; kopije ocenjevalnih poročil prosilcev, če je ustrezno; kopije dokazil o poklicnih izkušnjah, če je ustrezno; odgovori na študije primerov, ki so jih poslali kandidati.

Zaposleni v sektorju PAB Enota za kadrovske zadeve, ki so odgovorni za izbirne postopke, obdelujejo tudi podatke, shranjene v skupni mapi na strežniku EO, kot so: sklepe o imenovanju svetovalnih izbirnih odborov, obvestila o izpolnjevanju pogojev, ki jih podpiše svetovalni izbirni odbor in odobri varuh človekovih pravic; ocenjevalne lestvice kandidatov; obvestila o predizboru, predložena izvršnemu direktorju. Zahtevki za pregled/informacije, ki jih kandidati pošljejo po elektronski pošti, in ustrezni odgovori se shranijo v namenski poštni predal „Career“.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Namen obdelave podatkov je identificirati kandidate za zapolnitev prostih delovnih mest v uradu izvršnega direktorja in izvesti ustrezen izbirni postopek.

3. Kakšna je pravna podlaga in potreba za obdelavo teh podatkov?

Pravna podlaga za postopek izbire uradnikov in drugih uslužbencev so kadrovski predpisi (zlasti členi 27–34), pogoji za zaposlitev drugih uslužbencev EU in sklep Evropskega varuha človekovih pravic z dne 1. decembra 2014 o sprejetju splošnih izvedbenih določb v zvezi z zaposlovanjem in uporabo pogodbenih uslužbencev.

Obdelava je potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu (člen 5(1)(a) Uredbe 2018/1725).

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Sektor za informacijske in komunikacijske tehnologije (IKT) Evropskega varuha človekovih pravic upravlja podatke, predložene na spletnem mestu. Orodje za izbor upravljata enota za kadrovske, upravne in proračunske zadeve (sektor za človeške vire) ter sektor IKT.

5. Kdo bodo prejemniki podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic, generalni sekretar, uslužbenci sektorja IKT, pristojni za upravljanje podatkov, predloženih prek spleta, uslužbenci enote PAB, pristojne za izbirne postopke (sektor za človeške vire), in člani svetovalnega izbirnega odbora. Na zahtevo, naslovljeno na kadrovski sektor, se lahko ekipa generalnega sekretarja posvetuje z življenjepisom, motivacijskimi pismi in odgovori na študije primerov uspešnih kandidatov.

6. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

Podatki o kandidatih, predloženi na spletišču, se hranijo v njihovem spletnem osebnem računu dve leti, če se želijo kandidati prijaviti na prihodnja prosta delovna mesta. Če se prosilci v dveh letih ne povežejo s svojim računom, se račun in podatki, ki jih vsebuje, samodejno izbrišejo, potem ko se prosilcu pošlje elektronsko obvestilo.

Podatki o neuspešnih kandidatih se dve leti po koncu izbirnega postopka izbrišejo iz orodja za izbor, iz mape v skupni rabi na strežniku EO in iz namenskega poštnega predala „Career“.

Podatki o zaposlenih kandidatih se hranijo 10 let od prenehanja zaposlitve ali od zadnjega izplačila pokojnine, po tem času pa se uničijo.

Del podatkov (državljanstvo, spol, država prebivališča, datumi prijave, registracijska številka prijave, referenčna številka izbirnega postopka, leto rojstva in govorjeni jeziki) se anonimizira in hrani samo za statistične namene.

7. Kako varujemo podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki?

Podatki se zbirajo na spletu v varnem načinu. Dostop do podatkov na spletnem mestu je zaščiten z geslom po izbiri prosilca.

Elektronski podatki so shranjeni na spletišču in strežnikih varuha človekovih pravic (orodje za izbor in skupna mapa). Podatki so zaščiteni s številnimi varnostnimi ukrepi, ki jih je vzpostavil sektor informacijskih in komunikacijskih tehnologij, da bi zaščitil celovitost in zaupnost elektronske lastnine institucije.

Dostop do osebnih podatkov je zaščiten z upravljanjem pravic dostopa, ki so v skladu z načelom potrebe po seznanitvi strogo omejene s pristojnostmi uporabnika.

8. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Imate pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov in ustreznih informacij o tem, kako jih uporabljamo.

Prav tako imate pravico zahtevati popravek vseh nepopolnih ali netočnih podatkov, ki se nanašajo na vas, pod pogojem, da je zagotovljena zaupnost posvetovanj in odločanja izbirnega svetovalnega odbora, skupaj s pravicami drugih kandidatov. Prosilci lahko identifikacijske podatke popravijo kadar koli med postopkom. V zvezi s podatki, povezanimi z merili dopustnosti ali ocenjevanja, se lahko pravica do popravka uveljavlja do roka za oddajo prijav.

Na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, imate pravico kadar koli nasprotovati uporabi vaših podatkov s strani evropskega varuha človekovih pravic.

Pod določenimi pogoji imate pravico zahtevati, da vaše osebne podatke izbrišemo ali omejimo njihovo uporabo.

Evropski varuh človekovih pravic bo na vaše zahteve odgovoril v najkrajšem možnem času in najpozneje v enem mesecu.

9. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Vprašanja v zvezi z varstvom podatkov v zvezi z izbirnim postopkom uradnikov in drugih uslužbencev Urada lahko kadar koli pošljete evropskemu varuhu človekovih pravic na naslov: career@ombudsman.europa.eu

Vodja enote za kadrovske zadeve, administracijo in proračun
Evropski varuh človekovih pravic
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic na naslednjem naslovu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritožbo lahko kadar koli vložite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov na naslednjem naslovu: EDPS@edps.europa.eu