Javne prireditve Evropskega varuha človekovih pravic

Javna evidenca dejavnosti obdelave [1]: Ravnanje z osebnimi in kontaktnimi podatki, fotografijami, videoposnetki in zvočnimi posnetki govornikov in udeležencev javnih dogodkov Evropskega varuha človekovih pravic, ne glede na to, ali so organizirani zunaj spleta ali prek spleta

1. Zadnja posodobitev tega zapisa: 12-05-2021

2. Referenčna številka [2]: 4/2021

3. Ime in kontaktni podatki upravljavca [3]: Evropski varuh človekovih pravic, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontaktna oseba: Enota za komunikacije, e-naslov: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Ime in kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov:

Francesca Pavesi – namestnica pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Nicholas Hernanz

E-naslov: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime in kontaktni podatki predelovalca [4]: Za posebne dogodke lahko obstajajo procesorji: izvajalci in podizvajalci, ki se uporabljajo za splošno organizacijo, upravljanje in plačilo registracije, organizacijo potovanj itd.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da obdelovalci podatkov obdelujejo imena ter kontaktne in bančne podatke govornikov in drugih udeležencev dogodkov varuha človekovih pravic samo po njegovih navodilih. Iste klavzule zagotavljajo, da lahko fotografi fotografije, posnete na dogodku varuha človekovih pravic, prenesejo samo na oddelek za komunikacije. Vsi obdelovalci podatkov morajo prejeti certifikat priznanih mednarodnih strokovnjakov za varstvo podatkov.

V primeru dogodkov, ki se prenašajo prek spleta, kot je spletni seminar, ustrezna spletna platforma (tj. WebEx) deluje kot obdelovalec vaših osebnih podatkov za tehnično zagotavljanje spletnega dogodka, bodisi prek brskalnika ali mobilne aplikacije. Veljajo ustrezne izjave o varstvu osebnih podatkov.

V primeru uporabe orodij za anketiranje in spraševanje, dodanih na digitalno platformo (tj. Slido), ustrezno orodje deluje kot obdelovalec določenih podatkov, kot so naslovi IP udeležencev. Veljajo ustrezni pravilniki o piškotkih in izjave o zasebnosti.

6. Ime in kontaktni podatki skupnih upravljavcev [5]:

Za dogodke, organizirane na:

• Prostori Evropskega parlamenta: Evropski parlament je skupni upravljavec za obdelavo dovoljenj za dostop do njegovih stavb iz varnostnih razlogov.
• Prostori Evropske komisije: Evropska komisija je skupni upravljavec za obdelavo pooblastil za dostop do svojih stavb iz varnostnih razlogov.
• zasebni poslovni prostori (kot so hoteli): zasebni poslovni subjekt je skupni upravljavec za preverjanje identitete gostov dogodka.

7. Namen(-i) obdelave [6]: Oddelek za komuniciranje usklajuje, organizira in upravlja različne vrste javnih dogodkov v skladu s strategijo varuha človekovih pravic in letnim načrtom upravljanja urada. Njegov cilj je ohraniti visoko prepoznavnost dela urada v javnem interesu.

Podatki se zato zbirajo z namenom pošiljanja vabil in informacij potencialnim govornikom in udeležencem, omogočanja prijave na dogodek, spremljanja dogodka ter olajšanja in izboljšanja izmenjave mnenj in prihodnjega sodelovanja z govorci in udeleženci ter med njimi.

Podatki se zbirajo tudi zaradi olajšanja finančnih in pogodbenih odnosov z govorci ter drugimi udeleženci in dobavitelji, organizacije potovanj in hotelov ter izpolnjevanja varnostnih zahtev.

Slike, kot so fotografije ter video in zvočni posnetki, posneti na dogodkih, se uporabljajo za obveščanje o dejavnostih varuha človekovih pravic.

8. Opis kategorij posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, in kategorij osebnih podatkov [7]:

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki

Vse osebe (notranje in zunanje), ki so povabljene na dogodke in na njih sodelujejo, tj.:

• člani evropske mreže varuhov človekovih pravic;
• predstavniki institucij, organov ali agencij EU;
• predstavniki organizacij civilne družbe, združenj in nevladnih organizacij;
• akademiki/posamezniki, ki pozorno spremljajo delo varuha človekovih pravic;
• novinarji;
• zunanji dobavitelji, kot so moderatorji in fotografi;
• uslužbenci urada varuha človekovih pravic;
• vsakega udeleženca dogodka varuha človekovih pravic.

Podatkovna polja

• imena potencialnih govorcev, udeležencev in zunanjih dobaviteljev;
• elektronski naslovi in telefonske številke govorcev, udeležencev in zunanjih dobaviteljev;
• nazivi delovnih mest, življenjepisi govornikov;
• podatki o bančnem računu govorcev in zunanjih dobaviteljev;
• imena delodajalcev govornikov (če je ustrezno), udeležencev in zunanjih dobaviteljev;
• slike, kot so fotografije ter video in zvočni posnetki, posneti na dogodkih;
• slike ter avdio- in videoposnetki potencialnih zvočnikov;
• Vprašanja, ki jih udeleženci zastavijo med spletnimi dogodki z orodji za anketiranje in vprašanja.

9. Rok za hrambo podatkov in po možnosti za izbris [8]: Imena, elektronski naslovi, telefonske številke, podatki o bančnem računu, življenjepisi in imena delodajalcev (če je ustrezno) udeležencev se hranijo pet let, nato pa se izbrišejo, imena, kontaktni podatki in slike govornikov pa se arhivirajo v zgodovinske namene.

Podatki, zlasti imena, naslovi in slike govornikov, so objavljeni na spletišču varuha človekovih pravic in kanalih družbenih medijev ter tam ostanejo za nedoločen čas.

Fotografije in video ali avdio posnetki z javnih dogodkov se hranijo interno pet let, nato pa se izbrišejo. Tisti, za katere se šteje, da so pomembni za dejavnosti urada, se nato arhivirajo v zgodovinske namene.

10. Prejemniki podatkov [9]:

Oddelek za komuniciranje, ki usklajuje, organizira in vodi javne dogodke v skladu s strategijo varuha človekovih pravic in letnim načrtom upravljanja urada.

Generalni sekretariat in oddelek za kadrovske, upravne in proračunske zadeve, ki se ukvarjata s finančnimi in pogodbenimi vidiki javnih dogodkov.

Kabinet varuha človekovih pravic, v katerem so navedena imena in kontaktni podatki govornikov ali udeležencev.

Imena, nazivi delovnih mest ter slike govornikov in udeležencev dogodkov se lahko objavijo na spletišču varuha človekovih pravic, ekstranetu mreže in v letnem poročilu, ki je na voljo javnosti. Navedeni podatki se lahko pojavijo tudi v biltenu evropske mreže varuhov človekovih pravic Network in Focus, ki je na voljo na ekstranetu mreže in spletišču varuha človekovih pravic.

Podatki se lahko pojavijo tudi na kanalih varuhinje človekovih pravic v družbenih medijih, ki so javno dostopni.

Seznami govornikov in udeležencev dogodka so razdeljeni vsem govornikom in udeležencem.

Imena, naslovi in slike govornikov in udeležencev dogodka se lahko objavijo v internem glasilu urada varuha človekovih pravic.

11. Ali obstajajo prenosi osebnih podatkov v tretje države in/ali mednarodne organizacije?[10]: Ni relevantno

12. Splošni opis varnostnih ukrepov [11]: Osebni podatki osebja varuha človekovih pravic in zunanjih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, zbrani v okviru organizacije dogodkov, so zaščiteni z varnostnimi ukrepi, ki jih je vzpostavil sektor informacijskih in komunikacijskih tehnologij, da bi ohranil celovitost in zaupnost elektronske lastnine institucije.

13. Informacije o tem, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice do dostopa in popravka ter po potrebi do izbrisa, omejitve in prenosljivosti podatkov [12]:

• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko uveljavlja svoje pravice, na primer tako, da zahteva dostop do osebnih podatkov ter njihov popravek ali izbris, tako da pošlje elektronsko sporočilo na naslov eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahteva se obravnava brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu.
• Ob prijavi na dogodek so potencialni udeleženci obveščeni, da se lahko med dogodkom posnamejo njihove slike, urad varuha človekovih pravic pa jih uporabi za komunikacijske namene. Če imajo kakršne koli pomisleke, se lahko obrnejo na enoto za komunikacije prek eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enota bo poskušala čim bolj upoštevati njihove pomisleke (na primer glede na konfiguracijo sobe ali z zatemnitvijo/pokritjem njihove slike na skupnih zaslonih za tiskanje, posnetih med spletnimi seminarji in digitalnimi konferencami).
• Morebitne udeležence se tudi vpraša, ali želijo, da se njihovi kontaktni podatki dodajo na sezname stikov varuha človekovih pravic, da bi bili obveščeni o prihodnjih dejavnostih. Vsa prihodnja sporočila jim omogočajo, da se odjavijo s teh seznamov, če tako želijo.

Izjava o varstvu osebnih podatkov

v zvezi z zbiranjem imen, kontaktnih podatkov, fotografij, videoposnetkov, zvočnih posnetkov ter fotografskih in avdiovizualnih pripomočkov, ki ga izvaja oddelek za komuniciranje urada evropskega varuha človekovih pravic

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, katere osebne podatke zbira, zakaj in kako jih zbira, obdeluje, uporablja in shranjuje. V izjavi je opisano tudi, kako lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, uveljavljajo svoje pravice.

Upravljavec podatkov je evropski varuh človekovih pravic.

1. Katere osebne podatke obdeluje evropski varuh človekovih pravic?

• Imena potencialnih govorcev, udeležencev in zunanjih dobaviteljev.
• Elektronski naslovi in telefonske številke govorcev, udeležencev in zunanjih dobaviteljev.
• Nazivi delovnih mest, življenjepisi govornikov.
• Podatki o bančnem računu govorcev in zunanjih dobaviteljev.
• Imena delodajalcev govornikov (kjer je primerno), udeležencev in zunanjih dobaviteljev.
• Slike, kot so fotografije ter video in zvočni posnetki, posneti na dogodkih.
• Slike ter avdio in video posnetki potencialnih zvočnikov.

2. Zakaj evropski varuh človekovih pravic obdeluje te osebne podatke?

Izključno za namene usklajevanja, organizacije in upravljanja javnih dogodkov varuha človekovih pravic.

3. Kakšne so pravne podlage in potrebe za obdelavo teh podatkov?

Podatke obdelujemo pri opravljanju nalog evropskega varuha človekovih pravic v javnem interesu v skladu s statutom evropskega varuha človekovih pravic in členom 5(1)(a) Uredbe 2018/1725. Potencialne udeležence tudi sprašujemo, ali želijo, da se njihovi kontaktni podatki dodajo v našo bazo podatkov.

4. Kdo je odgovoren za obdelavo podatkov?

Evropski varuh človekovih pravic je odgovoren za obdelavo podatkov, ki jo izvajajo enote za kadrovske zadeve, administracijo in proračun ter za komuniciranje. Oddelek za komuniciranje lahko za fotografiranje in snemanje zvočnih in video posnetkov javnih dogodkov varuha človekovih pravic pooblasti zunanje strokovnjake.

5. Kdo je procesor?

Za posebne dogodke lahko obstajajo procesorji: izvajalci in podizvajalci, ki se uporabljajo za splošno organizacijo, upravljanje in plačilo registracije itd.

Pogodbene klavzule zagotavljajo, da obdelovalci podatkov obdelujejo imena ter kontaktne in bančne podatke govornikov in drugih udeležencev dogodkov varuha človekovih pravic samo po njegovih navodilih. Iste klavzule zagotavljajo, da lahko fotografi fotografije, posnete na dogodku varuha človekovih pravic, prenesejo samo na oddelek za komunikacije. Vsi obdelovalci podatkov morajo prejeti certifikat priznanih mednarodnih strokovnjakov za varstvo podatkov.

V primeru dogodkov, ki se prenašajo prek spleta, kot je spletni seminar, ustrezna spletna platforma (tj. WebEx) deluje kot obdelovalec vaših osebnih podatkov za tehnično zagotavljanje spletnega dogodka, bodisi prek brskalnika ali mobilne aplikacije. Veljajo ustrezne izjave o varstvu osebnih podatkov.

V primeru uporabe orodij za anketiranje in spraševanje, dodanih na digitalno platformo (tj. Slido), ustrezno orodje deluje kot obdelovalec določenih podatkov, kot so naslovi IP udeležencev. Veljajo ustrezni pravilniki o piškotkih in izjave o zasebnosti.

6. Kdo prejme podatke?

• Člani skupin oddelka za komunikacije, generalnega sekretariata, oddelka za kadrovske, upravne in proračunske zadeve ter kabineta varuha človekovih pravic, ki morajo pri svojem delu obravnavati osebne podatke v zvezi z organizacijo javnih dogodkov.
• Spletno mesto in letno poročilo varuha človekovih pravic, ki sta na voljo javnosti. Extranet mreže, spletišče, ki je na voljo samo članom mreže. Podatki se lahko pojavijo tudi v biltenu evropske mreže varuhov človekovih pravic Network in Focus, ki je na voljo na ekstranetu mreže in spletišču varuha človekovih pravic.
• Podatki se lahko pojavijo tudi na kanalih varuhinje človekovih pravic v družbenih medijih, ki so javno dostopni.
• Seznami govornikov in udeležencev dogodka so razdeljeni vsem govornikom in udeležencem.
• Imena in podobe govornikov in udeležencev dogodka se lahko objavijo v internem glasilu urada varuha človekovih pravic.

7. Kako dolgo se bodo podatki hranili?

• Imena in nazivi delovnih mest govornikov na dogodkih ter imena njihovih delodajalcev (kjer je ustrezno) so objavljeni na spletišču varuha človekovih pravic.
• Slike in zvočni/video posnetki dogodkov so objavljeni na spletišču varuhinje človekovih pravic, uporabljeni v njenih publikacijah in distribuirani prek uradnih računov v družbenih medijih. Prav tako se hranijo interno pet let, nato pa se izbrišejo. Tisti, za katere se šteje, da so pomembni za dejavnosti urada, se nato arhivirajo v zgodovinske namene.

8. Kako varujemo vaše podatke?

Osebni podatki so zaščiteni z varnostnimi ukrepi, ki jih je vzpostavil sektor informacijskih in komunikacijskih tehnologij v uradu varuha človekovih pravic, da bi ohranil celovitost in zaupnost elektronskega premoženja institucije.

9. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

• Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko uveljavlja svoje pravice, na primer tako, da zahteva dostop do osebnih podatkov ter njihov popravek ali izbris, tako da pošlje elektronsko sporočilo na naslov eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahteva se obravnava brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu od prejema zahteve.

a) Ob prijavi na dogodek morebitne udeležence obvestimo, da se lahko med dogodkom posnamejo njihove slike, urad varuha človekovih pravic pa jih uporabi za komunikacijske namene. Če imajo kakršne koli pomisleke, se lahko obrnejo na enoto za komunikacije prek eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Enota bo poskušala čim bolj upoštevati njihove pomisleke (na primer glede na konfiguracijo sobe ali z zatemnitvijo slike na skupnih zaslonih za tiskanje, posnetih med spletnimi seminarji in digitalnimi konferencami).

• Potencialne udeležence tudi sprašujemo, ali želijo biti dodani na naše sezname stikov, da jih lahko obvestimo o naših dejavnostih. Vsa prihodnja sporočila jim bodo omogočila, da se odjavijo s teh seznamov, če tako želijo.

10. Na koga se lahko obrnete v primeru vprašanj ali pritožb v zvezi z varstvom podatkov?

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko vprašanja v zvezi z varstvom podatkov kadar koli pošlje na naslov:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Vodja kadrovske, upravne in proračunske enote
Evropski varuh človekovih pravic
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Obrnete se lahko tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri Evropskem varuhu človekovih pravic: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

ali vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 12. 2021

 

[1] Izpolni upravljavec. Glej člen 31(1) in (5) o evidencah dejavnosti obdelave iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Za sledenje. Če se urad odloči, da bo vodil centralni register, se za pridobitev referenčne številke obrnite na imetnika tega registra.

[3] Za zagotovitev neprekinjenega poslovanja uporabljajte namenske poštne predale, kolikor je to mogoče.

[4] Kjer je primerno. Če za obdelavo osebnih podatkov v vašem imenu uporabljate obdelovalca (izvajalca), to navedite (npr. 360-stopinjske ocene, storitve IT, oddane v zunanje izvajanje, ali zdravniški pregledi pred zaposlitvijo).

[5] Kjer je primerno. Če ste odgovorni skupaj z drugo institucijo EU, to navedite tukaj (npr. dve instituciji s skupno zdravstveno službo). V tem primeru v opisu navedite, kdo je odgovoren za kaj in na koga se lahko ljudje obrnejo za svoja vprašanja.

[6] zelo jedrnat opis tega, kar nameravate doseči; če to storite na posebni pravni podlagi, navedite tudi to (npr. kadrovski predpisi za izbirne postopke).

[7] Če se kategorije podatkov med različnimi kategorijami oseb razlikujejo, pojasnite tudi (npr.: osumljenci v primerjavi s pričami v upravnih preiskavah)

[8] Navedite svoje upravno obdobje hrambe, vključno z začetnim datumom; po potrebi razlikovati med kategorijami oseb ali podatki (npr. v izbirnih postopkih: kandidati, ki so se uvrstili na rezervni seznam, v primerjavi s tistimi, ki se niso).

[9] Kdo bo imel dostop do podatkov pri evropskem varuhu človekovih pravic? Je kdo zunaj pisarne? Ni treba omenjati subjektov, ki imajo lahko dostop med določeno preiskavo (npr. OLAF, ENVP, Računsko sodišče).

[10] Če je odgovor pritrdilen, vključite identifikacijo države ali mednarodne organizacije in dokumentacijo o ustreznih zaščitnih ukrepih (npr. obdelovalec v tretji državi, ki uporablja standardne pogodbene klavzule, javni organ tretje države, s katerim sodelujete na podlagi pogodbe).

[11] Kjer je mogoče. Vključite splošen opis svojih varnostnih ukrepov, ki bi jih lahko zagotovili tudi javnosti. Glej člen 33 o varnosti obdelave iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Razmislite o objavi ustreznega dela izjave o zasebnosti in objavi povezave. Glej člena 15 in 16 o informacijah, ki jih je treba zagotoviti posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, ter člene 17 do 22 o pravicah posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725