Fizična lokacija (prostori Komisije)

Datum: Torek, 9. april 2024

Prisotni

Evropska komisija (Generalni sekretariat, enoti C1 in C2)

Namestnik vodje enote za preglednost, upravljanje dokumentov in dostop do dokumentov

Višji strokovnjak – koordinator za medinstitucionalne odnose – odnosi z evropskim varuhom človekovih pravic

Uradnik za pravne zadeve in politiko – dostop do dokumentov

referent

Koordinatorka za medinstitucionalne odnose

Strokovnjak za informacijsko tehnologijo

Evropski varuh človekovih pravic (direktorat za preiskave)

Jennifer King, pravna strokovnjakinja

Alice Bernard, preiskovalka

Silvia Fuller, poizvedovalna uradnica

Ella de Jonge, Pripravnica za poizvedbe

Ozadje

Zadeva se nanaša na prošnjo za dostop javnosti do dokumentov v zvezi s sestankom med predsednico Komisije in tunizijskim predsednikom, ki je potekal 11. junija 2023, in pripravo petstebrnega svežnja, ki je bil napovedan istega dne ^[1]. Komisija je v prvotnem sklepu navedla, da nima dokumentov, ki bi lahko spadali na področje uporabe pritožnikove zahteve za dostop javnosti do dokumentov. Pritožnik je 25. oktobra 2023 vložil potrdilno prošnjo, vendar od Komisije še ni prejel potrdilnega sklepa. Pritožnik je naletel tudi na tehnične težave s portalom Komisije za obravnavo zahtev za dostop javnosti „EASE“.

Namen sestanka

Namen sestanka je bil, da bi preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic bolje razumela, kako je Komisija obravnavala pritožnikovo zahtevo za dostop javnosti do dokumentov, zlasti kako in kje je Komisija iskala zahtevane dokumente. Cilj je bil tudi bolje razumeti, kako je Komisija obravnavala tehnične težave, s katerimi se je pritožnik srečal na portalu EASE.

Uvod in postopkovne informacije

Predstavila se je preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic, se zahvalila predstavnikom Komisije za srečanje z njimi in navedla namen srečanja. Opisali so pravni okvir, ki se uporablja za sestanke varuha človekovih pravic, zlasti da varuh človekovih pravic brez predhodnega soglasja Komisije ne bo razkril nobenih informacij, ki jih je Komisija opredelila kot zaupne, niti pritožniku niti kateri koli drugi osebi zunaj urada varuha človekovih pravic ^[2].

Preiskovalna skupina je pojasnila, da bo pripravila osnutek poročila o sestanku, ki ga bo poslala Komisiji, da bi zagotovila vsebinsko točnost in popolnost vsebine. Poročilo o sestanku bo nato dokončno oblikovano, vključeno v spis in predloženo pritožniku. V poročilo ne bi bile vključene nobene zaupne informacije ali kako drugače predložene pritožniku ali kateri koli tretji osebi.

Izmenjane informacije

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je predstavnike Komisije pozvala, naj predložijo najnovejše informacije o stanju postopka odločanja v potrdilni fazi.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da sprejetje potrdilnega sklepa, ki vključuje posvetovanje s tretjimi stranmi, še poteka. Poudarili so, da se pritožnikova potrdilna prošnja obravnava prednostno, vendar niso mogli zagotoviti dodatnih podrobnosti o vsebini osnutka potrdilnega sklepa, vključno s tem, ali so bili do zdaj v potrdilni fazi opredeljeni kakršni koli dokumenti. Predstavniki Komisije so navedli, da naj bi bil potrdilni sklep sprejet v naslednjih dneh ali tednih.

Preiskovalna skupina je predstavnike Komisije vprašala, kako je bilo iskanje dokumentov izvedeno v začetni fazi.

Predstavniki Komisije so odgovorili, da je bil upoštevan standardni postopek iskanja dokumentov, ki vključuje iskanje v sistemu Komisije za upravljanje dokumentov (Ares) in vzpostavitev stika s tistimi člani osebja, za katere se lahko pričakuje, da bodo imeli dokumente. V tem primeru je bilo opravljeno posvetovanje s kabinetom predsednika. Predstavnik Komisije je v odgovoru na vprašanje preiskovalne skupine pojasnil tudi, da se generalnemu sekretariatu v začetni fazi zahteva ni zdela dvoumna ali nejasna. Generalni sekretariat trenutno ponovno išče dokumente in v potrdilni fazi pregleduje svoje prvotno stališče.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da je v tem primeru generalni sekretariat odgovoren za obravnavo prošnje za dostop v začetni in potrdilni fazi, saj lahko vključuje dokumente, ki jih hrani kabinet predsednika. Ker prvi odgovor in potrdilno odločbo v tem primeru sprejme ista enota znotraj Komisije, kar je manj pogosto, zahtevo za dostop javnosti obravnava drug odpravnik zadeve v potrdilni fazi, da se prepreči vsakršen predlog za pristranskost.

Preiskovalna skupina je vprašala, kateri postopek je vzpostavljen, če se generalnemu sekretariatu ne zdi verjeten odgovor zadevne enote, da dokumenti ne obstajajo.

V tem scenariju so predstavniki Komisije pojasnili, da so običajno predvideni sestanki, na katerih se razpravlja in poskuša rešiti vprašanje na ravni storitev. Če zadeve ni mogoče rešiti, je včasih vključena pravna služba. Če vprašanja ni mogoče rešiti, se zadeva predloži ustrezni hierarhiji.

Predstavniki Komisije so v odgovoru na vprašanje potrdili, da se za začetno in potrdilno fazo uporabljata isti standard verjetnosti in postopek za pojasnitev stališča zadevne enote.

Preiskovalna skupina je vprašala, ali ima Komisija dodatna stališča v zvezi s trditvijo pritožnika, da neobstoj dokumentov ni verjeten glede na visoko naravo sestanka in obseg napovedanega svežnja.

Predstavniki Komisije so preiskovalni skupini zagotovili, da bodo argumenti, ki jih je vložnik navedel v okviru potrditvenega pregleda, ki trenutno poteka, v celoti upoštevani.

Predstavniki Komisije so po naknadnem vprašanju o trenutnem stanju postopka odobritve preiskovalno skupino obvestili, da pravna služba Komisije potrdilnega sklepa, čeprav je bil pripravljen, še ni pregledala, kar je nujen korak, preden ga lahko hierarhija uradno odobri.

Preiskovalna skupina je vprašala, ali je Komisija preiskala tehnično vprašanje v zvezi s portalom EASE, ki ga je izpostavil pritožnik, in kako ga je obravnavala.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da se je Komisija seznanila s tehnično težavo, potem ko jih je pritožnik 2. oktobra 2023 opozoril nanjo prek portala EASE. Komisija je prejela več pritožb v zvezi z isto tehnično težavo s portalom EASE (tj. nezmožnostjo prenosa ali ogleda dokumenta, potem ko je bila obveščena, da je na voljo na portalu). Predstavniki Komisije so pojasnili, da je bila tehnična težava preiskana in da je bilo ugotovljeno, da obstaja težava v vmesniku med EASE in Aresom (sistem za registracijo dokumentov), ki je bil nato rešen oktobra 2023.

Preiskovalna skupina je vprašala o komunikaciji s pritožnikom o tem vprašanju in o tem, kdaj je Komisija po elektronski pošti poslala prvotno odločitev. Predstavniki Komisije so navedli, da je pritožnik 24. oktobra po elektronski pošti prejel prvotno odločitev, in se strinjali, da bi lahko s pritožnikom komuniciral bolj proaktivno in pravočasno.

Zaključek sestanka

Preiskovalna skupina se je predstavnikom Komisije zahvalila za njihov čas in pojasnila, sestanek pa se je končal.

Bruselj/Strasbourg, 12. 2024

Jennifer kralj Alice Bernard

Pooblaščenec za poizvedbe pravnih strokovnjakov

[1] https://ec.europa.eu/commission/presscorner/detail/en/statement_23_3201

[2] Člen 4.8 izvedbenih določb Evropskega varuha človekovih pravic.