Ozadje pritožbe

1. Pritožnik je nekdanji pogodbeni uslužbenec Evropskega centra za preprečevanje in obvladovanje bolezni (v nadaljnjem besedilu: ECDC) s sedežem v Stockholmu na Švedskem. ECDC je vprašal, ali je bilo ime X vključeno na rezervni seznam izbirnega postopka, ki ga je organizirala ta agencija. Pritožnik je menil, da vključitev imena X na rezervni seznam lahko dokazuje, da je prišlo do nepravilnega zaposlovanja. Izrazil je željo, da bi zunanji organ pregledal prakse centra ECDC. ECDC je odgovoril, da so imena kandidatov z rezervnega seznama zaupne informacije in jih zato ni mogoče sporočiti.

2. Pritožnik se je 29. januarja 2012 obrnil na Evropskega varuha človekovih pravic.

Predmet preiskave

3. Pritožnik je v pritožbi trdil, da ECDC ni ustrezno obravnaval njegove zahteve za dostop javnosti do rezervnega seznama izbirnega postopka.

4. Pritožnik je trdil, da bi se mu moral ECDC za zgoraj navedeno napako opravičiti in mu odobriti dostop do zahtevanega dokumenta ali pa ustrezno utemeljiti njegovo zavrnitev.

Preiskava

5. Varuhinja človekovih pravic je 7. marca 2012 pritožbo posredovala ECDC v mnenje. Mnenje je bilo nato posredovano pritožniku s pozivom k predložitvi pripomb. Varuh človekovih pravic je po skrbni obravnavi mnenja ECDC in pripomb pritožnika v zvezi s tem 22. januarja 2013 pripravil osnutek priporočila v skladu s členom 3(6) statuta varuha človekovih pravic. Varuhinja človekovih pravic je 27. maja 2013 prejela odgovor Evropskega centra za preprečevanje in obvladovanje bolezni, ki je bil s pozivom k predložitvi pripomb posredovan pritožniku. Pritožnik je svoje pripombe predložil 9. junija 2013.

Analiza in sklepi varuhinje človekovih pravic

A. Domnevna neustrezna obravnava zahteve za dostop javnosti do dokumenta in s tem povezanega zahtevka

Osnutek priporočila [1]

6. Osnutek priporočila varuhinje človekovih pravic Evropskemu centru za preprečevanje in obvladovanje bolezni se glasi:

„ECDC bi moral ustrezno odgovoriti na pritožnikovo zahtevo za dostop do rezervnega seznama izbirnega postopka v skladu z veljavno zakonodajo in sodno prakso Sodišča Evropske unije ter omogočiti dostop do tega dokumenta ali ustrezno utemeljiti, zakaj tega ne more storiti.

Pri tem bi moral ECDC poleg informacij, ki jih je pritožnik že predložil v podporo svoji zahtevi, upoštevati dodatne informacije, ki jih je pritožnik predložil v svojih pripombah in ki jih varuh človekovih pravic v ta namen posreduje ECDC.“

7. Varuh človekovih pravic je za namene osnutka priporočila ECDC podal dve končni pripombi. Prvič, varuhu človekovih pravic se je zdelo koristno, da ECDC napoti na dokument o stališču Evropskega nadzornika za varstvo podatkov (v nadaljnjem besedilu: ENVP) z dne 24. marca 2011 o „dostopu javnosti do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, po sodbi v zadevi Bavarian Lager“, v katerem so predstavljena stališča ENVP o posledicah navedene sodbe za obdelavo osebnih podatkov v institucijah EU [2]. Drugič, varuhinja človekovih pravic je poudarila, da Evropski urad za izbor osebja (EPSO) rezervne sezname, ki izhajajo iz njegovih natečajev, objavlja na svojem spletišču in v Uradnem listu Evropske unije. Ti seznami vsebujejo polna imena uspešnih kandidatov. Urad EPSO imena teh kandidatov izpusti z rezervnih seznamov, ki izhajajo iz njegovih javnih natečajev, le na zahtevo [3].

Argumenti, predloženi varuhu človekovih pravic po osnutku priporočila

8. ECDC je v svojem odgovoru ob sklicevanju na večkratne pritožnikove zahteve po informacijah v zvezi z X priznal, da pritožnikovega elektronskega sporočila z dne 20. decembra 2011 ni obravnaval kot začetno prošnjo za dostop javnosti do dokumenta in da ni pojasnil, katera pravna sredstva so mu bila na voljo pri odgovoru na njegovo potrdilno prošnjo z dne 21. januarja 2012 v skladu z Uredbo 1049/2001. Vendar je poudarilo, da je bil pritožnik seznanjen s temi pravnimi sredstvi, saj je pri varuhu človekovih pravic vložil pritožbo.

9. Center ECDC se je seznanil tudi z dejstvom, da je pritožnik iskal informacije samo v zvezi z enim posameznikom. Menila je, da je zato nesorazmerno stopiti v stik z vsemi uspešnimi kandidati z rezervnega seznama izbirnega postopka, da bi pridobili njihovo soglasje za razkritje njihovih imen.

10. ECDC meni, da ta zadeva predstavlja velik problem v zvezi z uporabo zadeve C-28/08 P, Komisija proti Bavarian Lager [4]. Če bi ECDC v skladu s členom 8(b) Uredbe št. 45/2001 [5] stopil v stik z X, da bi pridobil njegovo privolitev za razkritje njegovih osebnih podatkov, bi bilo mogoče domnevati, da je X dejansko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, in da je njegovo ime po definiciji na rezervnem seznamu. Če, nasprotno, imena X ne bi bilo na seznamu, potem ne bi bil posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, in osebni podatki ne bi obstajali. V takem primeru ne bi bilo smiselno, da bi ga vprašali o neobstoječih podatkih. Ob upoštevanju dokumenta o stališču ENVP z dne 24. marca 2011 o dostopu javnosti do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, po sodbi v zadevi Bavarian Lager [6] privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni edini dejavnik, ki ga je treba upoštevati pri ocenjevanju, ali bi lahko bili ogroženi interesi posameznika. Zato je ECDC pri odločitvi, da pritožniku ne bo razkril informacij o tem, ali se je obrnil na X ali ne, upošteval člen 6 PEU.

11. ECDC je zato menil, da zahteve iz člena 8(b) Uredbe št. 45/2001 upošteva pri odločanju o tem, ali je treba podatke razkriti ali ne. Upoštevala je pritožnikovo izjavo, da g. X ni upravičen do uvrstitve na rezervni seznam in da potrebuje zahtevane informacije za izvedbo zunanjega pravnega pregleda vprašanja, ali so se nepravilnosti zgodile v centru ECDC. ECDC je pri tehtanju različnih zadevnih interesov ugotovil, da pritožnik ni predložil prepričljivih argumentov, ki bi dokazovali potrebo po prenosu osebnih podatkov. Razlog za to je bil, da je bil ECDC že seznanjen s pritožnikovimi sumi in jih je posredoval Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (OLAF) (ki je primer zavrnil). ECDC je nadalje menil, da „pritožniku ni mogel dokazati, da je pretehtal interese strank, saj ni mogel izrecno opredeliti nobenega pristopa do morebitnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, saj bi to pomenilo zagotavljanje informacij, ki jih je zahteval pritožnik, in učinkovito izogibanje določbam zakonodaje o varstvu podatkov. Zato pritožniku ni bilo mogoče dokazati, da je pretehtal zadevne interese, ne da bi pri tem kršil pravice posameznika, o katerem so bili podatki zahtevani. Vendar je sprejeto, da odgovor pritožniku nujno ni bil tako izčrpen, kot bi lahko bil, če bi bil sprejet splošen proaktiven pristop k obveščanju posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, na rezervnih seznamih, zato si bo center prizadeval ta pristop uporabiti v poznejših postopkih zaposlovanja, da bi se temu vprašanju v prihodnje izognil." ECDC je poudaril, da je medtem dopolnil svoj prejšnji odgovor, s katerim je potrdil svoje odločitve o zavrnitvi pritožnikove zahteve z dopisom, ki mu je bil poslan 30. maja 2013 [7].

12. Nazadnje je ECDC obvestil varuhinjo človekovih pravic, da ima vzpostavljen notranji postopek za dostop javnosti do njegovih dokumentov [8]. Ta notranji postopek je naveden med obveznim usposabljanjem osebja o poklicni etiki. ECDC je navedel, da namerava pregledati zgornji postopek. Poleg tega bo osebju dajala navodila v zvezi z obravnavanjem zahtev za dostop do dokumentov in potrebo po sprejetju proaktivnega pristopa v zvezi z osebnimi podatki z rezervnih seznamov. Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni (ECDC) je poudaril, da je agencija razmeroma mlada. Varuhu človekovih pravic se je zahvalil za pomoč pri opredelitvi posebnih področij, na katerih so potrebne izboljšave.

13. Pritožnik je v svojih stališčih med drugim menil, da so bile izpolnjene vse zahteve iz člena 8(b) Uredbe št. 45/2001 in da se ECDC zato ni bilo treba obrniti na X, da bi pridobil njegovo soglasje. Opozoril je tudi, da se mu je ECDC januarja 2012 sicer opravičil, ker ni odgovoril na njegovo prvotno prošnjo za dostop do dokumentov, vendar se ni opravičil za druge nepravilnosti, za katere je menil, da jih je storil.

Ocena varuha človekovih pravic po osnutku priporočila

14. V skladu z zadevo C-28/08 P, Komisija proti Bavarian Lager, „[k]adar je namen prošnje, ki temelji na Uredbi št. 1049/2001, pridobiti dostop do dokumentov, vključno z osebnimi podatki, se začnejo v celoti uporabljati določbe Uredbe št. 45/2001, vključno z njenima členoma 8 in 18“.

15. Člen 8 Uredbe št. 45/2001 določa, da se „[p]osamezni podatki [...] posredujejo samo prejemnikom [...].

(a) če prejemnik ugotovi, da so podatki potrebni za opravljanje naloge, ki se izvaja v javnem interesu ali je predmet izvajanja javne oblasti, ali

(b) če prejemnik dokaže potrebo po prenosu podatkov in če ni razloga za domnevo, da bi to lahko posegalo v zakonite interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.“

V skladu s členom 18 iste uredbe ima „[p]osameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, [...] pravico:

(a) da na podlagi nujnih zakonitih razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, kadar koli ugovarja obdelavi podatkov, ki se nanašajo nanj, razen v primerih iz člena 5(b), (c) in (d) [tj. kadar je (člen 5(b)) obdelava potrebna za izpolnitev pravne obveznosti, ki velja za upravljavca, ali (člen 5(c)) je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pred sklenitvijo pogodbe, ali (člen 5(d)) je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nedvoumno dal svojo privolitev]. Kadar obstaja utemeljen ugovor, zadevna obdelava ne sme več vključevati teh podatkov;

(b) da so obveščeni, preden se osebni podatki prvič razkrijejo tretjim osebam ali preden se uporabijo v njihovem imenu za namene neposrednega trženja, in da jim je izrecno ponujena pravica, da brezplačno ugovarjajo takšnemu razkritju ali uporabi.“

16. Kot je ECDC pravilno poudaril, je pritožnik zahteval dostop do rezervnega seznama, da bi ugotovil, ali je bilo ime X na tem seznamu. Logično bi zadostovalo, da ECDC zgolj potrdi ali zavrne vpis imena X na ta seznam, da bi odgovoril na vprašanje pritožnika, vendar tega ni storil. Prav tako ni dokazala, zakaj ni bilo treba razkriti, ali je bilo ime X na seznamu ali ne. Varuhinja človekovih pravic v zvezi s tem ponovno poudarja, da urad EPSO na primer objavlja rezervne sezname z imeni uspešnih kandidatov in da tega ne počne le, kadar kandidati izrecno zahtevajo, da se njihova imena ne objavijo.

17. ECDC tako pritožniku ni želel dati enostavnega odgovora na njegovo vprašanje in mu je namesto tega zavrnil dostop do celotnega rezervnega seznama. Trdila je, da so osebni podatki, ki jih vsebuje, zaupne informacije. Zato je ECDC izbrane kandidate, katerih imena so bila na tem seznamu, obravnaval kot posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki.

18. Ko je ECDC sprejel tak pristop, sta se začeli uporabljati Uredba št. 1049/2001 in ustrezna sodna praksa Sodišča Evropske unije. Ob upoštevanju zgoraj navedene sodbe Komisija proti Bavarian Lager (C-28/08 P) bi moral ECDC za utemeljitev zavrnitve dostopa do osebnih podatkov s celotnega rezervnega seznama uporabiti določbe členov 8 in 18 Uredbe št. 45/2001 za uspešne kandidate, katerih imena so bila navedena na seznamu. Če uspešni kandidati ne bi privolili v razkritje svojih imen, bi moral ECDC uravnotežiti različne zadevne interese.

19. Čeprav se zdi, da je ECDC to storil v zvezi s pritožnikom (čeprav šele po posredovanju varuha človekovih pravic)[9], tega ni storil v zvezi s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, ker jih preprosto ni pozval, naj izrazijo svoje stališče. ECDC je v svojem mnenju sicer trdil, da si prizadeva zaščititi zasebnost uspešnih kandidatov, katerih imena so na rezervnem seznamu, vendar niti neposredno pritožniku niti v okviru te preiskave ni jasno pojasnil, kako bi razkritje rezervnega seznama škodovalo zakonitim interesom posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki [10]. Poleg tega ni jasno dokazala, zakaj je bilo izpolnjevanje te pravne obveznosti nesorazmerno.

20. Vendar po mnenju varuha človekovih pravic ta neuspeh nima večjih posledic. Prvič, ECDC je namreč uvedel ustrezne ukrepe za njegovo odpravo, in sicer pregled svojega notranjega postopka v zvezi z dostopom do dokumentov, ki je naveden v njegovem programu usposabljanja za poklicno etiko. Varuhinja človekovih pravic verjame, da bi to moralo zadostovati za preprečitev podobnih težav v prihodnosti. Drugič, ECDC je OLAF obvestil o pritožnikovih obtožbah o nepravilnostih, da bi jih lahko preiskal. Urad OLAF se je nato odločil, da bo primer „zavrgel zaradi pomanjkljivosti v zvezi z zadostnimi sumljivimi nepravilnostmi“[11]. Iz navedenega izhaja, da je organ zunaj ECDC, ki bi lahko zahteval vse potrebne informacije in/ali preiskal zadevo, da bi potrdil nepravilnosti, ki jih je zatrjeval pritožnik (katerega sumi so upravičevali njegovo prošnjo za dostop javnosti do rezervnega seznama), zadevo že preučil. Zato je bil cilj, ki ga je pritožnik želel doseči, ko je zahteval dostop do rezervnega seznama, v praksi že dosežen [12] in potreba po prenosu zadevnih osebnih podatkov nanj ne obstaja več. V teh okoliščinah nadaljnje preiskave varuha človekovih pravic o tem, kako je ECDC obravnaval pritožnikovo zahtevo za dostop do dokumentov, niso upravičene.

21. Ne glede na zgornji sklep bi varuhinja človekovih pravic želela, da jo ECDC obvesti o ukrepih, ki jih je uvedel za izboljšanje obravnave zahtev za dostop javnosti do svojih dokumentov. V zvezi s tem bo podala še eno pripombo.

B. Sklepi

Varuhinja človekovih pravic na podlagi preiskave te pritožbe zaključi z naslednjim sklepom:

Nadaljnje preiskave niso upravičene.

Pritožnik in direktor ECDC bosta obveščena o tej odločitvi.

Dodatna opomba

Varuhinja človekovih pravic bi bila hvaležna, če bi jo ECDC obvestil o ukrepih, ki jih je uvedel za izboljšanje obravnave prošenj za dostop javnosti do svojih dokumentov.

Evropski center za preprečevanje in obvladovanje bolezni bi moral pri odgovarjanju upoštevati:

(i) pripombe pritožnika v njegovih pripombah na odgovor ECDC na osnutek priporočila varuha človekovih pravic [13], ki ga varuh človekovih pravic posreduje ECDC; in

(ii) dejstvo, da EPSO objavlja rezervne sezname s polnimi imeni uspešnih kandidatov in da ta imena izpusti le na izrecno zahtevo uspešnih kandidatov.

Varuhinja človekovih pravic se bo odločila, ali je treba začeti preiskavo na lastno pobudo o teh zadevah, potem ko bo analizirala odgovor ECDC na njeno nadaljnjo pripombo. Ugotavlja in ceni pripravljenost ECDC, da prejme pomoč za opredelitev področij, na katerih so potrebne izboljšave.

 

Emily O'Reilly

V Strasbourgu, 3. marca 2014

---

[1] Celotno besedilo osnutka priporočila je na voljo na spletni strani: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/draftrecommendation.faces/en/48926/html.bookmark

[2] Na voljo na spletnem naslovu: www.edps.europa.eu

[3] V takih primerih urad EPSO na zadevni rezervni seznam vključi opombo, v kateri je navedeno: „Izbrani kandidat lahko izrecno zahteva, da se njegovo ime ne objavi.“

[4] Zadeva C-28/08 P, Komisija proti Bavarian Lager, ZOdl. 2010, str. I-6055.

[5] Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov, UL 2001, L 8, str. 1.

[6] ECDC je opozoril na odlomek na strani 14 dokumenta o stališču ENVP o „dostopu javnosti do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, po sodbi Bavarian Lager“, ki se glasi: „privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni potrebna; od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, se lahko zahteva, da predstavi svoje mnenje.“

[7] ECDC je izvod dopisa priložil svojemu odgovoru na osnutek priporočila varuhinje človekovih pravic.

[8] ECDC je k svojemu odgovoru na osnutek priporočila varuha človekovih pravic priložil kopijo notranjega postopka.

[9] V dopisu ECDC pritožniku z dne 30. maja 2013, ki ga je agencija priložila svojemu odgovoru, je navedeno: "v skladu s sodno prakso Bavarian Lager je bila zahteva obravnavana v skladu s členom 8(b) Uredbe 45/2001/ES, ki določa: Osebni podatki se prenesejo prejemnikom, za katere velja nacionalna zakonodaja, sprejeta za izvajanje Direktive 95/46/ES [...], če prejemnik dokaže potrebo po prenosu podatkov in če ni razloga za domnevo, da bi bili lahko ogroženi zakoniti interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki [...] „

Po pregledu predloženih pojasnil... je jasno, da je vaša zahteva temeljila na močni domnevi, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, "nezakonito izkoristil" sredstva iz proračuna EU. Ta domneva se je ohranila tudi po tem, ko ste kot uslužbenec o teh obtožbah poročali svojemu neposredno nadrejenemu in direktorju, prav tako pa niste videli podlage zanje. Že ob predložitvi pripomb julija 2012 [o mnenju ECDC varuhinji človekovih pravic] ste vedeli, da je OLAF, Evropski urad za boj proti goljufijam, na katerega se je direktor obrnil, da bi preučil vaše obtožbe, junija 2012 zaključil preiskave in se odločil, da bo primer opustil zaradi pomanjkljivosti sumljivih nepravilnosti, vendar se zdi, da so se vaše domneve ohranile.

[… A] ste bili seznanjeni z organi, kot je OLAF, ki so bili posebej pooblaščeni za preiskovanje zadev domnevne nezakonitosti in nepravilnosti v zvezi s proračunom EU ter so imeli široka preiskovalna pooblastila, in da ste imeli pravico, da jim sporočite svoje pomisleke. Zato je odločitev, da se zahtevani dokument/informacije ne prenesejo, temeljila na preučitvi vaših navedenih razlogov za zahtevo po dokumentu/informacijah in tega, ali je bila na podlagi dokazov ugotovljena potreba po prenosu podatkov. Po ponovni preučitvi dejstev menim, da je bila odločitev, da se zahtevani dokument/informacije ne objavijo, ker niste ugotovili, ali je prenos potreben, dobro preučena in poštena, saj ste imeli na voljo druge možnosti za razrešitev morebitnih sumov zmote, zaradi katerih razkritje osebnih podatkov ni bilo potrebno....“

[10] V skladu z dokumentom o stališču ENVP z dne 24. marca 2011 o "dostopu javnosti do dokumentov, ki vsebujejo osebne podatke, po sodbi v zadevi Bavarian Lager, je treba v skladu s členom 8(b) sprejeti naslednje ukrepe:

prejemnik bi moral dokazati potrebo po prenosu podatkov, razen če je razlog za razkritje podatkov očiten;

- institucija mora uravnotežiti različne zadevne interese;

institucija mora preučiti, ali obstaja kakršen koli razlog za domnevo, da bi to lahko posegalo v zakonite interese posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni potrebna, lahko se od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zahteva, da predstavi svoje mnenje) [...]

[11] OLAF je to izjavo podal v dopisu ECDC z dne 21. maja 2012, ki je bil priložen odgovoru ECDC na osnutek priporočila varuha človekovih pravic in je bil posredovan pritožniku, da poda svoje pripombe.

[12] Pritožnik je v svoji prvotni zahtevi za dostop z dne 20. decembra 2011 navedel: „Zaprosim za ta dokument, ker je lahko na tem seznamu oseba (in sicer [X]), ki glede na to, da je imela v preteklosti materialne in druge koristi od morebitne nepravilnosti pri ECDC, ni upravičena biti na tem seznamu. Potrditev njegove prisotnosti mi bo omogočila, da razmislim o pravnem pregledu te nove morebitne nepravilnosti v primerih, ki niso povezani z ECDC. Podobno je pritožnik v svojih pripombah na mnenje ECDC navedel, da: „Dostop do rezervnega seznama bi pritožniku omogočil, da preveri, ali je bila ta oseba (g. [X] ) uvrščena na rezervni seznam, in v takem primeru skupaj s pristojnimi organi nadalje preuči morebitne nepravilnosti pri tej uvrstitvi [...] Zdi se, da so mu pretekle zaposlitve [X] prinesle nezakonite koristi v škodo proračuna ECDC [...] [T] Pritožnika je upravičeno skrbelo, da je bil [X] morda nezakonito vključen na rezervni seznam. Ti pomisleki, ki jih ECDC podrobno pozna, so v vsakem primeru upravičili pritožnikovo zahtevo za dostop do navedenega rezervnega seznama“(poudarek dodan).

[13] Točke od 27 do 29 pripomb pritožnika.