(Vyrobené v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana (1)).

Sťažnosť

Dňa 4. júla 1997 pán P. podal sťažnosť európskemu ombudsmanovi, v ktorej sa odvolával na dva prípady nesprávneho úradného postupu.
Sťažovateľ v prvom rade tvrdil, že Komisia konala nezákonne tým, že zaviedla automatickú dôvernosť dokumentov týkajúcich sa určitých výborov, ktoré sa podieľajú na vykonávaní právnych predpisov Rady Komisiou, tzv. komitologických výborov. Sťažovateľ tvrdil, že na dokumenty sa v skutočnosti vzťahujú pravidlá Komisie o prístupe verejnosti k dokumentom, a preto bola automatická dôvernosť takýchto dokumentov nezákonná.
Druhá sťažnosť sťažovateľa sa týkala chýbajúceho registra dokumentov Komisie. Uviedol, že nezriadenie takéhoto registra predstavuje nesprávny úradný postup, pretože výrazne obmedzuje možnosť občanov využívať pravidlá prístupu k dokumentom stanovené v rozhodnutí Komisie 94/40, podľa ktorých má mať verejnosť čo najširší prístup k dokumentom Komisie.

Požiadavku

Pokiaľ ide
o prvú sťažnosť sťažovateľa, Komisia v zhrnutí uviedla, že predmetné výbory nemožno považovať za výbory Komisie, keďže členmi výborov boli národní zástupcovia. Dokumenty týkajúce sa výborov teda nemožno považovať za dokumenty Komisie, na ktoré sa vzťahuje rozhodnutie Komisie o prístupe verejnosti k dokumentom. Komisia takisto poznamenala, že otázka stavu dokumentov týkajúcich sa komitologických postupov bola predmetom prebiehajúcich súdnych podaní vo veci T-188/97, Rothmans/Komisia.
Pokiaľ ide o druhú sťažnosť sťažovateľa, Komisia uviedla, že nemá „úradný“ register dokumentov, ktorý by bol prístupný verejnosti. Komisia však vyjadrila pochopenie pre názor sťažovateľa, že pre verejnosť je ťažké získať prístup k dokumentom, ak ich existencia nie je známa. Komisia by preto preskúmala návrh na zavedenie registrov dokumentov pri vykonávaní článku 191a Zmluvy o ES zmenenej a doplnenej Amsterdamskou zmluvou.
Pripomienky sťažovateľa
Sťažovateľ vo svojich pripomienkach trval na svojej sťažnosti. Pokiaľ ide o prebiehajúcu súdnu vec, sťažovateľ poznamenal, že v tejto veci nie je účastníkom konania.

Ďalšie požiadavky

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa ombudsmanka považovala za vhodné požiadať Radu ministrov o stanovisko. Keďže zo stanoviska Komisie vyplynulo, že Komisia nezohľadnila svoje vlastné pravidlá o prístupe verejnosti uplatniteľné na dokumenty týkajúce sa výborov, cieľom žiadosti ombudsmana bolo objasniť, či Rada zohľadnila komitologické dokumenty, na ktoré sa vzťahujú jej vlastné pravidlá o prístupe k dokumentom.
Stanovisko Rady Rada
vo svojej odpovedi ombudsmanovi v podstate uviedla, že predmetné výbory nemožno považovať za výbory Rady, a preto sa na dokumenty týkajúce sa výborov nevzťahuje rozhodnutie Rady 93/731 o prístupe verejnosti k dokumentom Rady. Rada dodala, že za normálnych okolností nebude mať predmetné dokumenty fyzicky v držbe. Rada tiež upozornila ombudsmana na prebiehajúce podania vo veci Rothmans/Komisia.
Pripomienky sťažovateľa
Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Rady trval na sťažnosti.

ROZHODNUTIE

1. Prístup ku komitologickým dokumentom
1.1 Treba poznamenať, že sťažovateľ nepožiadal o prístup ku konkrétnym komitologickým dokumentom. Sťažnosť vyvoláva všeobecnú otázku, či je možné domnievať sa, že na komitologické dokumenty sa vzťahujú pravidlá Komisie o prístupe verejnosti. Zdá sa, že táto otázka je predmetom veci Rothmans/Komisia, ktorú prejednáva Súd prvého stupňa.
1.2 Zdá sa, že táto sťažnosť vyplýva z obáv týkajúcich sa transparentnosti komitologických postupov. Keďže úrad európskeho ombudsmana bol vytvorený s cieľom zlepšiť vzťahy medzi európskymi občanmi a inštitúciami Spoločenstva, ombudsman sa stotožňuje s touto obavou.
1.3 Za týchto okolností a napriek tomu, že sťažovateľ nie je účastníkom prebiehajúceho súdneho konania, ombudsman sa domnieva, že nie je opodstatnené pokračovať vo vyšetrovaní tejto sťažnosti. Súdy Spoločenstva sú najvyšším orgánom v otázkach práva Spoločenstva. Rozhodnutie Súdu prvého stupňa by malo včas poskytnúť záväznú odpoveď na túto sťažnosť.
Nasledujúci návrh odporúčania sa teda týka len druhej sťažnosti sťažovateľa.
2. Registre
2.1 Základnou zásadou dobrej správy vecí verejných je, že verejný orgán by mal viesť primeraný register dokumentov, ktoré má v držbe, vrátane prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov, ktoré má v držbe. Takýto register pomáha zabezpečiť konzistentnosť a kontinuitu činností orgánu. Register takisto zvyšuje efektívnosť činností orgánu. Absencia registra by mohla sťažiť presné a rýchle vyhľadanie dokumentov. Register takisto pomôže zabezpečiť, aby občania dostali včasnú odpoveď na svoje podania.
2.2 Je ustálenou judikatúrou, že prístup verejnosti k dokumentom je súčasťou postupného potvrdenia práva občanov na získanie poznatkov o informáciách, ktorými disponuje inštitúcia Spoločenstva. Neexistencia registra dokumentov predstavuje prekážku výkonu tohto práva; pre občanov je ťažké požiadať o prístup k dokumentom, ktorých existenciu ignorujú. Táto prekážka môže byť odstránená na základe právomoci vnútornej organizácie inštitúcie.
Skutočnosť, že dokument je zapísaný v registri, automaticky neznamená, že je verejný. Register len umožňuje občanom podať žiadosť o prístup k danému dokumentu. Inštitúcii potom prináleží, aby o tejto žiadosti rozhodla podľa svojich pravidiel týkajúcich sa prístupu verejnosti a dôvernosti. Vytvorenie takéhoto registra teda nebráni inštitúcii, aby rešpektovala dôvernú povahu dokumentu.
2.3 V tejto súvislosti sa ombudsmanka domnieva, že neschopnosť Komisie viesť verejný register dokumentov predstavuje prípad nesprávneho úradného postupu. Vzhľadom na to, že nesprávny úradný postup sa netýka veci, ktorá sa týka len sťažovateľa, nezdá sa vhodné hľadať priateľské riešenie podľa článku 3 ods. 5 štatútu európskeho ombudsmana.
2.4 V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana preto ombudsman predkladá Komisii tento návrh odporúčania:

Komisia by mala viesť verejný register dokumentov, ktoré má v držbe.

Komisia a sťažovateľ budú o tomto návrhu odporúčania informovaní. V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana Komisia zašle podrobné stanovisko do 30. apríla 1999. Podrobné stanovisko by mohlo pozostávať z prijatia návrhu odporúčania ombudsmanky a opisu spôsobu jeho vykonávania.
Štrasburg, 29. 1. 1999
Jacob Söderman

---

(1) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana, Ú. v. ES L 113/15, 1994.