Vážený pán P.,
4. júla 1997 ste predložili ombudsmanovi sťažnosť obsahujúcu dve sťažnosti na nesprávny úradný postup Európskej komisie.
Prvým tvrdením bolo, že pravidlá Komisie o prístupe verejnosti k dokumentom sa vzťahujú aj na dokumenty určitých výborov, ktoré sa podieľajú na vykonávaní právnych predpisov Rady Komisiou - tzv. komitologické výbory - a že Komisia by preto nemala automaticky odmietnuť poskytnúť prístup k takýmto dokumentom.
Druhé tvrdenie sa týka neexistencie registra dokumentov Komisie. Tvrdili ste, že nezriadenie takéhoto registra predstavuje nesprávny úradný postup, pretože výrazne obmedzuje možnosť občanov využívať pravidlá prístupu k dokumentom stanovené v rozhodnutí Komisie 94/40, podľa ktorých má mať verejnosť čo najširší prístup k dokumentom Komisie.

ROZHODNUTIE A NÁVRH ODPORÚČANIA z 29. januára 1999

Rozhodnutím z 29. januára 1999 ombudsman dospel k záveru, že žiadne ďalšie vyšetrovanie prvého tvrdenia nie je odôvodnené, pretože otázka prístupu k komitologickým dokumentom bola predložená Súdu prvého stupňa v prebiehajúcom konaní vo veci T-188/97 Rothmans International/Komisia.
Pri prijímaní tohto rozhodnutia ombudsman vzal do úvahy, že hoci sťažovateľ nie je stranou vo veci Rothmans, jeho sťažnosť sa netýka žiadnych konkrétnych komitologických dokumentov, ale skôr všeobecnej otázky, či sa na takéto dokumenty vzťahujú pravidlá Komisie o prístupe verejnosti. Zdalo sa, že o tejto otázke bude rozhodovať Súd prvého stupňa pri riešení veci Rothmans.
Pokiaľ ide o druhú sťažnosť, ombudsmanka v súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu ombudsmana (1) adresovala Komisii tento návrh odporúčania.

Komisia by mala viesť verejný register dokumentov, ktoré má v držbe.

Podrobné informácie o vyšetrovaní a odôvodnenie návrhu odporúčania sú uvedené v rozhodnutí z 29. januára 1999, ktorého kópia bola postúpená sťažovateľovi.

DETAILOVANÉ STANOVISKO KOMISIE K NÁVRHU ODPORÚČANIA

Ombudsman informoval Komisiu, že podľa článku 3 ods. 6 štatútu by mal zaslať podrobné stanovisko do 30. apríla 1999 a že podrobné stanovisko by mohlo pozostávať z prijatia návrhu odporúčania ombudsmana a opisu spôsobu jeho vykonávania.
Dňa 30. apríla 1999 Komisia zaslala ombudsmanovi toto podrobné stanovisko:

Komisia súhlasí s názorom pána P. aj ombudsmana, že vytvorenie registra dokumentov by verejnosti poskytlo informácie o existujúcich dokumentoch, ku ktorým môže požiadať o prístup. Uľahčilo by sa tým aj vyhľadávanie dokumentov a zvýšil by sa verejný vplyv politiky na prístup k dokumentom.

Komisia sa tiež domnieva, že registre sú dôležitým spôsobom informovania verejnosti o činnostiach inštitúcií a prebiehajúcej práci. Ďalším užitočným nástrojom v tejto súvislosti bolo vytvorenie servera EUROPA na internete. Existuje priestor na ďalší rozvoj tohto systému.

Je však dôležité zdôrazniť, že systémy, ktoré Komisia v súčasnosti používa na registráciu dokumentov, sú určené na správu prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty a nie sú organizované na účely externej distribúcie. Okrem toho v súčasnosti neexistuje jednotný systém registrácie a archivácie dokumentov Komisie. Registrácia dokumentov je úplne decentralizovaná a je zodpovednosťou každého generálneho riaditeľstva a útvaru.

V rámci vykonávania článku 255 Zmluvy o ES, ktorý sa zaoberá prístupom k dokumentom, Komisia skúma možnosť vytvorenia verejného registra, v ktorom by sa v prvom rade uvádzali dokumenty v kategóriách, ktoré sa podľa našich štatistík najčastejšie požadujú. Je zrejmé, že prístup by sa neobmedzoval len na tie dokumenty, ktoré sú zapísané v registri, pretože by to bolo príliš reštriktívne.

Otázka vytvorenia registra a rozsah jeho pôsobnosti sa bude musieť predložiť Komisii v súvislosti s vykonávaním článku 255. V tejto súvislosti môže Komisia zvážiť aj revíziu svojho registračného systému.

PRIPOMIENKY Sťažovateľa

Podrobné stanovisko bolo postúpené sťažovateľovi, ktorý odpovedal, že ho nepovažuje za uspokojivé, pretože neposkytuje jednoznačný záväzok zostaviť a viesť register. Spomenul tiež, že na konferencii v apríli 1999 úradník Komisie odmietol vyhliadku Komisie na vytvorenie registra. Napokon sa domnieval, že návrh Komisie, aby sa začalo s registrom dokumentov, ktoré sa často požadujú, prehliada možnosť, že verejnosť by si vyžiadala mnoho ďalších dôležitých dokumentov, len ak by sa o nich dozvedela.

ROZHODNUTIE

1 Komitologické dokumenty
1.1 Sťažovateľ tvrdil, že rozhodnutie Komisie 94/90 (2) o prístupe verejnosti k dokumentom sa vzťahuje aj na dokumenty určitých výborov, ktoré sa podieľajú na vykonávaní právnych predpisov Rady Komisiou - tzv. komitologické výbory - a že Komisia by preto nemala automaticky odmietnuť poskytnúť prístup k takýmto dokumentom.
1.2 Rozhodnutím z 29. januára 1999 ombudsman dospel k záveru, že žiadne ďalšie vyšetrovanie tohto tvrdenia nie je opodstatnené, pretože otázka prístupu k komitologickým dokumentom bola predložená Súdu prvého stupňa v prebiehajúcom konaní vo veci T-188/97 Rothmans International/Komisia. Pri prijímaní tohto rozhodnutia ombudsman vzal do úvahy, že hoci sťažovateľ nie je stranou vo veci Rothmans, jeho sťažnosť sa netýka žiadnych konkrétnych komitologických dokumentov, ale skôr všeobecnej otázky, či sa na takéto dokumenty vzťahujú pravidlá Komisie o prístupe verejnosti. Zdalo sa, že o tejto otázke bude rozhodovať Súd prvého stupňa pri riešení veci Rothmans.
1.3 Súd prvého stupňa vyniesol 19. júla 1999 rozsudok vo veci Rothmans (3). Rozhodol, že na účely právnej úpravy Spoločenstva týkajúcej sa prístupu k dokumentom patria komitologické výbory do pôsobnosti samotnej Komisie. Komisia je teda zodpovedná za rozhodovanie o žiadostiach o prístup k dokumentom týchto výborov podľa rozhodnutia 94/90.
1.4 Zdá sa teda, že Súd prvého stupňa sa zásadnou otázkou zaoberal spôsobom, ktorý podporuje tvrdenie sťažovateľa.
2 Register dokumentov Komisie
2.1 Dňa 29. januára 1999 ombudsman adresoval Komisii tento návrh odporúčania:

Komisia by mala viesť verejný register dokumentov, ktoré má v držbe.

2.2 Komisia odpovedala 30. apríla 1999 podrobným stanoviskom, ktoré akceptuje zásadu registra dokumentov, ktorý poskytuje verejnosti informácie o existujúcich dokumentoch, ku ktorým môže požiadať o prístup. V podrobnom stanovisku sa uvádzajú aj praktické otázky, ktorými sa treba zaoberať pred zriadením registra.
2.3 Hoci sťažovateľ nepovažuje odpoveď Komisie za uspokojivú, ombudsman uznáva, že Komisia potrebuje dostatok času na riešenie praktických otázok spojených so zriadením registra všetkých existujúcich dokumentov, ku ktorým môže verejnosť požiadať o prístup. Ombudsman v tejto súvislosti tiež poznamenáva, že rozsudok Súdu prvého stupňa vo veci Rothmans International/Komisia (4) potvrdzuje, že Komisia sa musí podľa rozhodnutia 94/90 zaoberať aj žiadosťami o prístup verejnosti ku komitologickým dokumentom. Komisia by preto mala zahrnúť takéto dokumenty aj do svojho registra.
2.4 Ombudsman s poľutovaním konštatuje, že návrh nariadenia podľa článku 255 Zmluvy o ES, v ktorom sa stanovuje právo občanov na prístup k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie zakotvené v zmluve, sa oneskoril v dôsledku odstúpenia Komisie. Vzhľadom na bod 2.3 vyššie však ombudsman považuje za primerané, aby Komisia navrhla uplatnenie zásady registra dokumentov v rámci vykonávania článku 255 ES.
2.5 Ombudsman sa preto domnieva, že Komisia uspokojivo reagovala na návrh odporúčania a prípad uzavrela.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Komisie.
Váš úprimný
Jacob Söderman

---

(1) Rozhodnutie Európskeho parlamentu 94/262 z 9. marca 1994 o predpisoch a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana, Ú. v. ES L 113/15, 1994.

(2) Rozhodnutie Komisie z 8. februára 1994 o prístupe verejnosti k dokumentom Komisie, Ú. v. ES 1994, L 46/58.

(3) Vec T-188/97, Rothmans International/Komisia, rozsudok z 19. júla 1999.

(4) Pozri poznámku vyššie.