Vážená pani B.,
23. júna a 18. augusta 1997 ste v mene nemecko-francúzskej spoločnosti podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi. Tvrdili ste, že Európska komisia riadne neposúdila Vašu žiadosť o granty v rámci akcie D programu Mládež pre Európu.
Dňa 4. septembra 1997 som postúpil sťažnosť predsedovi Európskej komisie. Komisia zaslala svoje stanovisko 2. decembra 1997 a ja som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Nedostal som od vás žiadne pripomienky.
Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Podklady k sťažnosti sú zhrnuté takto: Sťažovateľ je registrovaným združením, ktoré organizuje výmenné programy pre mladých ľudí. Požiadala o granty na výmenný program v rámci programu Komisie Mládež pre Európu.
V marci 1997 nemecký úrad mládeže pre Európu ústne informoval sťažovateľa, že jeho žiadosť dostane pozitívnu odpoveď. Vzhľadom na skutočnosť, že príprava mládežníckeho výmenného programu, ktorý sa mal uskutočniť 18. až 27. júla 1997, zahŕňala včasnú rezerváciu letov a ubytovania pre účastníkov z 5 rôznych krajín vrátane Ruska, sťažovateľ nečakal na písomné potvrdenie a pokračoval v organizácii výmeny. O dva mesiace neskôr, 26. mája 1997, dostal sťažovateľ list od Komisie, v ktorom bol sťažovateľ informovaný, že jeho projekt nemôže byť financovaný. Dôvodom bolo: „odhadovaný rozpočet nie je v súlade s programom vašej činnosti“. Sťažovateľ sa domnieval, že tento dôvod bol nesprávny, pretože jeho výpočet sa vykonal veľmi opatrne, pričom sa v plnej miere zohľadnili príslušné smernice o grante. Keďže sťažovateľ nemal k dispozícii žiadny iný grant, projekt mládežníckej výmeny musel byť zrušený.
Združenie sa preto 20. júna 1997 obrátilo na Komisiu so sťažnosťou. Kritizovala najmä značné omeškanie a odôvodnenie Komisie, pokiaľ ide o zamietnutie jej žiadosti, ako aj skutočnosť, že dostala kladnú odpoveď, ktorá sa ukázala ako neopraviteľná. Komisia vo svojej replike pripustila, že došlo k omeškaniu z dôvodu zdĺhavého postupu posudzovania. Po druhé, pokiaľ ide o dôvody zamietnutia, Komisia tvrdila, že žiadosť o granty musí byť priamo spojená s nákladmi na projekt a že z finančných dôvodov musí sprísniť podmienky výberu projektov. Po tretie uviedla, že sťažovateľ sa nikdy nemal opierať o ústne informácie o tom, že jeho projekt má byť podporený, keďže nejde o oficiálny záväzok. Sťažovateľ nebol spokojný s touto odpoveďou.
V tejto súvislosti sťažovateľ podal sťažnosť európskemu ombudsmanovi. Tvrdila, že nasledujúce prípady predstavujú prípady nesprávneho úradného postupu:
- značné oneskorenie pri vybavovaní jeho žiadosti o granty,
- neuspokojivé dôvody zamietnutia a
- skutočnosť, že nemecký úrad Mládež pre Európu poskytol ústne potvrdenie týkajúce sa grantu, zatiaľ čo o dva mesiace neskôr Komisia sťažovateľovi oznámila, že jeho projekt nemôže byť podporený.

Požiadavku

Stanovisko Komisie
Komisia vo svojom stanovisku v podstate uviedla toto:
Akcia D programu Mládež pre Európu sa týka mládežníckych výmen s tretími krajinami. Požadované granty sa predkladajú národným agentúram programu Mládež pre Európu a zasielajú sa Komisii s pripomienkami vnútroštátnych orgánov. Komisia zostaví zoznam predbežne vybraných projektov s pomocou panelu zloženého zo zástupcov národných agentúr a fóra mládeže Európskej únie.
Pokiaľ ide o omeškanie pri vybavovaní žiadosti sťažovateľa o grant, Komisia pripustila, že došlo k určitému poľutovaniahodnému omeškaniu. Dôvodom bola skutočnosť, že počet projektov bol mimoriadne vysoký. Okrem toho sa uskutočnilo veľké množstvo veľmi dobrých projektov.
Pokiaľ ide o druhú sťažnosť, Komisia uviedla, že sťažovateľ správne opísal postup podávania žiadostí a dátumy. Konečné rozhodnutie jej bolo oznámené 16. mája 1997. Komisia však poukázala na dva dôvody, prečo projektová žiadosť nakoniec nebola úspešná:

• „Komisia po vyhodnotení projektov usúdila, že: (...) odhadovaný rozpočet nie je v súlade s programom vašej činnosti;“ a
• „Vzhľadom na rozpočtové obmedzenia Komisia nemohla podporiť vaše projekty“.

Komisia poukázala na to, že vzhľadom na vysoký počet žiadostí a potrebu odpovedať čo najrýchlejšie bola povinná použiť štandardizovaný list s odpoveďou. V tomto liste boli uvedené aj mená a telefónne čísla kontaktných osôb v Komisii a v Úrade pre technickú pomoc pre ďalšie možné otázky.
Pokiaľ ide o tretie tvrdenie, Komisia uviedla, že napriek dôvernej povahe výberového konania niektoré národné agentúry, na ktoré sa zainteresované strany obrátili, poskytli predbežné informácie týkajúce sa predbežných výsledkov výberu, ktoré ešte bolo potrebné dokončiť. Sťažovateľ to interpretoval ako pozitívne "rozhodnutie". Listy týkajúce sa zamietnutých žiadostí boli zaslané až po konečnom rozhodnutí. Komisia napriek tomu zaslala sťažovateľovi list dva mesiace pred skutočným začiatkom plánovaných činností.
Okrem toho Komisia uviedla, že si je vedomá toho, že niektoré nedostatky v tomto výberovom konaní v rámci akcie D programu Mládež pre Európu spôsobili ťažkosti a frustráciu medzi žiadateľmi, čo je poľutovaniahodné. S cieľom vyriešiť ťažkosti Komisia uviedla, že už zaviedla opatrenia na okamžité informovanie žiadateľov o svojom rozhodnutí a na poskytnutie komplexných informácií. Okrem toho dala národným agentúram nové pokyny.

ROZHODNUTIE

1. Pokiaľ ide o prvé tvrdenie, Komisia vyjadrila poľutovanie nad oneskorením pri vybavovaní žiadosti sťažovateľa. Vyhlásila, že prijala opatrenia na zabránenie akejkoľvek takejto udalosti v budúcnosti. Ombudsman sa preto domnieva, že neexistujú dôvody na ďalšie vyšetrovanie tohto aspektu sťažnosti.
2. Pokiaľ ide o druhé tvrdenie, zdá sa, že Komisia zaslala sťažovateľovi štandardný list, v ktorom ho informovala, že „jeho odhadovaný rozpočet nebol v súlade s programom vašej činnosti“ a že „z dôvodu rozpočtových obmedzení Komisia nebola schopná podporiť jeho projekt“.
Je dobrým administratívnym správaním informovať žiadateľov o dôvodoch zamietnutia ich projektov. V liste z 18. júla 1997 Komisia toto zamietnutie podrobne odôvodnila. Komisia uviedla, že v apríli 1997 zistila, že celkové náklady na všetky projekty kvalifikované na podporu budú vyššie ako disponibilné zdroje. Preto musela sprísniť podmienky výberu. V dôsledku tohto opatrenia už nebolo možné podporiť 26 projektov. Medzi nimi bol aj projekt sťažovateľa. Okrem toho Komisia poskytla sťažovateľovi mená a telefónne čísla kontaktných osôb v Komisii a v kanceláriách národných agentúr.
Zdá sa preto, že Komisia poskytla sťažovateľovi primerané vysvetlenie svojho rozhodnutia nepodporiť projekt.
3. Pokiaľ ide o tretie tvrdenie, je nesporné, že príslušný úrad v Bonne poskytol sťažovateľovi informácie o možnom výsledku výberového konania. Komisia poukázala na to, že časť predbežného výberu vykonávajú národné agentúry. Poukázala aj na to, že tieto národné agentúry nemajú stranám poskytovať informácie o postupe pred ukončením výberu. Sťažovateľovi preto nemali byť poskytnuté informácie o predbežných výsledkoch. Zdá sa však, že Komisia si je vedomá možných nedostatkov vo výberovom konaní a že zaviedla nové opatrenia na predchádzanie takýmto incidentom v budúcnosti. Jedným z prijatých opatrení bolo vydanie nových pokynov národným agentúram v súvislosti s touto záležitosťou. Vzhľadom na skutočnosť, že Komisia podnikla kroky na nápravu tohto nedostatku, ombudsmanka sa domnieva, že neexistujú dôvody na ďalšie vyšetrovanie tohto aspektu sťažnosti.
Na základe vyšetrovaní európskej ombudsmanky týkajúcich sa tejto sťažnosti sa zdá, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Európskej komisie. Ombudsmanka sa preto rozhodla prípad uzavrieť.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie.
Váš úprimný
Jacob Söderman