Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Vyšetrovanie sa týka žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom podanej podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (nariadenie 1049/2001)[1].

2. Sťažovateľ zastupuje spoločnosť pôsobiacu v oblasti informačných technológií, spoločnosť X. Sťažnosť vznikla v súvislosti so zmluvou o programe EuropeAid [2] financovanou Európskou komisiou. Ministère de la Justice et des Droits de l'Homme [3] (ďalej len "MJDH") krajiny Z bol "príjemcom" určeným Európskou komisiou. Spoločnosť X vyhrala výberové konanie organizované MJDH. Následne uzavrela zmluvu s orgánmi krajiny Z.

3. V dôsledku sporu týkajúceho sa zmluvy sťažovateľ požiadal Európsku komisiu, aby mu poskytla prístup ku všetkým údajom, dokumentom, e-mailom, korešpondencii, správam, zápisniciam zo zasadnutí, interným poznámkam a akýmkoľvek iným materiálom týkajúcim sa spoločnosti X, zmluvy alebo orgánov krajiny Z.

Predmet vyšetrovania

4. Ombudsmanka začala vyšetrovanie v súvislosti s obvinením a súvisiacim tvrdením, že Komisia neoprávnene nezverejnila a mala by v súlade s nariadením č. 1049/2001 zverejniť zápisnice zo všetkých svojich stretnutí s MJDH a všetku korešpondenciu, ktorú si vymenila s MJDH (alebo akoukoľvek treťou stranou) v súvislosti so spoločnosťou X a zmluvou.

Vyšetrovanie

5. Sťažnosť bola predložená ombudsmanovi 15. februára 2010. Ombudsman začal vyšetrovanie 23. apríla 2010. Komisia zaslala svoje stanovisko ombudsmanovi 13. júla 2010. Stanovisko bolo postúpené sťažovateľovi, ktorý predložil pripomienky 29. septembra 2010.

Analýza a závery ombudsmana

Tvrdenie o neposkytnutí prístupu verejnosti k dokumentom a súvisiaci nárok

Argumenty predložené ombudsmanovi

6. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že 21. októbra 2009 spoločnosť X požiadala delegáciu Európskej únie v krajine Z (ďalej len „delegácia“), aby jej podľa nariadenia č. 1049/2001 umožnila prístup verejnosti k „všetkým údajom, dokumentom, e-mailom, korešpondencii, správam, zápisniciam zo zasadnutí, interným záznamom, akýmkoľvek iným materiálom týkajúcim sa [tejto] spoločnosti, [jej] zmluvy a [jej] vzťahov s verejným obstarávateľom“. Komisia ďalej uviedla, že vzhľadom na „všeobecnú povahu“žiadosti delegácia listom z 28. októbra 2009 požiadala spoločnosť X, aby predložila dostatočne presnú žiadosť, ktorá by jej umožnila identifikovať požadované dokumenty. Komisia uviedla, že delegácia zopakovala túto výzvu listom zo 6. novembra 2009. Podľa Komisie spoločnosť X neodpovedala na túto žiadosť o objasnenie. Namiesto toho listom zo 14. januára 2010 zopakovala svoju žiadosť delegácii, aby jej poskytla „kópie všetkej korešpondencie zaslanej a prijatej Komisiou (vrátane interných oznamov) o [jej] prípade“. Listom z 12. marca 2010 generálny riaditeľ úradu EuropeAid opätovne potvrdil spoločnosti X, že „delegácia preukázala, že je plne pripravená poskytnúť [spoločnosti X] akýkoľvek konkrétny úradný dokument, o ktorý požiada“.

7. Komisia tvrdila, že podľa článku 2 ods. 4 štatútu ombudsmana musí sťažnosti predchádzať primeraný administratívny prístup k príslušným inštitúciám a orgánom. Administratívny postup, ktorý sa má dodržiavať pri žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom, je stanovený v nariadení č. 1049/2001, najmä v jeho článkoch 6 až 8. Podľa článku 6 nariadenia č. 1049/2001 sa žiadosti musia podávať dostatočne presným spôsobom, aby inštitúcia mohla dokument identifikovať. Komisia sa domnieva, že vzhľadom na vysoký počet dokumentov a druhov požadovaných dokumentov žiadosť spoločnosti X z 21. októbra 2009 o sprístupnenie „všetkých údajov, dokumentov, e-mailov, korešpondencie, správ, zápisníc zo zasadnutí, interných poznámok, akýchkoľvek iných materiálov týkajúcich sa [tejto] spoločnosti, [jej] zmluvy a [jej] vzťahov s verejným obstarávateľom“nemožno považovať za dostatočne presnú. Výzvy Komisie adresované sťažovateľovi, aby predložil potrebné objasnenia, neboli zohľadnené. Podľa názoru Komisie spoločnosť X jednoducho zopakovala svoju žiadosť o prístup k „všetkej korešpondencii zaslanej a prijatej Komisiou (vrátane interných poznámok) k [jej] prípadu“bez toho, aby poskytla akékoľvek dodatočné informácie.

8. Komisia ďalej tvrdila, že vzhľadom na túto nepresnosť nemohla začať vybavovať žiadosť v rámci administratívneho postupu stanoveného v nariadení č. 1049/2001. Komisia ďalej tvrdila, že práva žiadateľa a lehoty stanovené v článkoch 7 a 8 nariadenia č. 1049/2001 vrátane práva podať sťažnosť ombudsmanovi sa uplatňujú len vtedy, ak je žiadosť dostatočne presná na to, aby inštitúcii umožnila identifikovať a posúdiť dokumenty, ktorých sa žiadosť týka.

9. Keďže podľa názoru Komisie neexistovala platná žiadosť o prístup k dokumentom, pretože žiadosť nebola dostatočne presná, druhý list spoločnosti X zo 14. januára 2010 nemožno vykladať ako opakovanú žiadosť. Komisia poznamenala, že predmet tohto druhého listu bol iný. Tvrdila tiež, že znenie žiadosti neodkazovalo na predchádzajúcu korešpondenciu, ani nepožiadala Komisiu, aby prehodnotila údajné úplné, čiastočné alebo dokonca tiché zamietnutie prístupu k dokumentom. Napokon, ak by išlo o opakovanú žiadosť, spoločnosť X, ktorá si je plne vedomá ustanovení nariadenia č. 1049/2001, by ju určite včas adresovala generálnemu tajomníkovi Komisie, ktorý je príslušný prijímať rozhodnutia o opakovaných žiadostiach.

10. Z uvedených dôvodov sa Komisia domnieva, že požiadavky článku 2 ods. 4 štatútu ombudsmana nie sú splnené. Preto požiadala ombudsmana, aby vyhlásil sťažnosť za neprípustnú.

11. Komisia ďalej uviedla, že v nadväznosti na list spoločnosti X z 21. októbra 2009, v ktorom žiadala o prístup k dokumentom, delegácia odpovedala včas, čím dodržala lehoty stanovené v nariadení č. 1049/2001 a kódexe dobrej správnej praxe pre zamestnancov Komisie. Okrem toho útvary Komisie v duchu ústretovosti voči službám druhýkrát vyzvali spoločnosť X, aby objasnila svoju žiadosť. Túto výzvu následne zopakoval generálny riaditeľ Europe Aid. Komisia nikdy neodmietla spoločnosti X prístup k dokumentom. Komisia vyjadruje poľutovanie nad tým, že vzhľadom na nedostatok dostatočne presných informácií, ktoré predložila spoločnosť X, delegácia nedokázala identifikovať dokumenty na uspokojivé vybavenie žiadosti spoločnosti X. Ďalej uviedla, že napriek tomu, že žiadosť stále nie je dostatočne presná na to, aby ju jej útvary mohli vybaviť presne a vyčerpávajúcim spôsobom, Komisia v duchu dobrej spolupráce a ako konkrétne gesto pripojila k svojmu stanovisku zoznam nót, ktoré si vymenila prijímajúca krajina s delegáciou v súvislosti so zmluvou.

12. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach najprv poukázal na to, že stanovisko Komisie sa zaoberá len otázkou prístupu k dokumentom, a nie ostatnými tvrdeniami a tvrdeniami, ktoré uviedol. Sťažovateľ nepredložil žiadne konkrétne pripomienky týkajúce sa argumentov, ktoré Komisia predložila v súvislosti s otázkou prístupu k dokumentom.

Hodnotenie ombudsmana

13. Ombudsman berie na vedomie, že sťažovateľ trvá na tom, aby sa jeho súčasné vyšetrovanie rozšírilo tak, aby sa vzťahovalo aj na ostatné obvinenia a tvrdenia sťažovateľa v súvislosti so zmluvným sporom medzi spoločnosťou X a orgánmi krajiny Z. Ombudsman zdôrazňuje, že rozsah tohto vyšetrovania sa vzťahuje len na otázku údajného odmietnutia vyhovieť žiadosti spoločnosti X o prístup verejnosti k dokumentom. Nezaoberá sa žiadnymi ďalšími tvrdeniami a tvrdeniami sťažovateľa v jeho sťažnosti (pozri poznámku pod čiarou č. 2).

14. Spoločnosť X vo svojom liste z 21. októbra 2009 požiadala v súlade s nariadením č. 1049/2001 o prístup ku „všetkým údajom, dokumentom, e-mailom, korešpondencii, správam, zápisniciam zo zasadnutí, interným poznámkam a akýmkoľvek iným materiálom týkajúcim sa našej spoločnosti, našej zmluvy a našich vzťahov s verejným obstarávateľom.“Ombudsman sa domnieva, že išlo o žiadosť o prístup k dokumentom v zmysle článku 7 nariadenia č. 1049/2001. Ombudsmanka však súhlasí aj s tým, že rozsah žiadosti bol nejasný a otvorený. Odkaz na "akýkoľvek iný materiál súvisiaci s našou spoločnosťou"je obzvlášť otvorený. Keďže Komisia úplne nepochopila povahu a rozsah žiadosti, bola podľa nariadenia povinná požiadať žiadateľa o objasnenie žiadosti a pomôcť mu pri tom [4].

15. Ombudsman poznamenáva, že list Komisie z 28. októbra 2009 potvrdzuje prijatie žiadosti spoločnosti X o prístup verejnosti k dokumentom. V liste sa uvádza:

„... pokiaľ ide o vašu žiadosť o prístup k dokumentom, potvrdzujeme, že sme pripravení poskytnúť vám všetku potrebnú pomoc na základe akýchkoľvek dobre formulovaných a presných požiadaviek od vás.“

Ombudsmanka tiež poznamenáva, že návrh spoločnosti X predložiť dostatočne presnú žiadosť, aby Komisia mohla identifikovať požadované dokumenty, bol pre Komisiu správnym krokom.

16. Spoločnosť X vo svojom liste zo 14. januára 2010 uviedla:

„Pri tejto príležitosti si Vás dovoľujeme požiadať, aby ste nás informovali o všetkých kontaktoch, ktoré mala Komisia s MJDH v súvislosti s našou spoločnosťou a našou zmluvou, najmä o ich programe a zápisniciach. Chceli by sme Vás tiež požiadať, aby ste nám poskytli kópie všetkej korešpondencie zaslanej a prijatej Komisiou (vrátane interných poznámok) k nášmu prípadu.“

Ombudsmanka poznamenáva, že prvá veta tohto výňatku je nejasná, najmä odkaz na „všetky kontakty, ktoré mala Komisia s MJDH vo vzťahu k našej spoločnosti“. Zdá sa totiž, že rozsah tejto žiadosti sa vzťahuje aj na prístup k informáciám, a nie len na prístup k dokumentom. Ombudsman sa však domnieva, že druhá časť výňatku, konkrétne odkaz na „kópie všetkej korešpondencie zaslanej a prijatej Komisiou … v súvislosti s prípadom“, bola dostatočne presná na to, aby Komisii umožnila spracovať žiadosť o všetku korešpondenciu, ktorú zaslala a prijala v súvislosti s prípadom. Komisia preto mala do 15 pracovných dní od 14. januára 2010 [5] odpovedať na pôvodnú žiadosť spoločnosti X o "kópie všetkej korešpondencie zaslanej a prijatej Komisiou … v súvislosti s daným prípadom". Podľa článku 7 ods. 4 nariadenia (ES) č. 1049/2001, ak inštitúcia neodpovie v stanovenej lehote, žiadateľ má právo podať opakovanú žiadosť podľa článku 8 nariadenia (ES) č. 1049/2001.

17. V článku 2 ods. 4 štatútu ombudsmana sa uvádza, že sťažnosti musí predchádzať primeraný administratívny prístup k príslušným inštitúciám a orgánom. Vhodné administratívne prístupy, ktoré sa majú dodržiavať pri žiadostiach o prístup verejnosti k dokumentom, sú stanovené v článkoch 7 a 8 nariadenia č. 1049/2001. Podľa názoru ombudsmana nemôže vyšetrovať tvrdenie, že inštitúcia zamietla prístup verejnosti k dokumentu, kým sťažovateľ nepodá opakovanú žiadosť podľa článku 8 nariadenia 1049/2001 a táto žiadosť bola buď zamietnutá (úplne alebo čiastočne), alebo inštitúcia neodpovedala v lehotách stanovených v článku 8 [6].

18. Pri náležitom zohľadnení uvedenej analýzy ombudsman poznamenáva, že v jeho spise nie sú žiadne informácie týkajúce sa tejto veci, ktoré by naznačovali, že spoločnosť X podala akúkoľvek žiadosť o prístup k dokumentom v nadväznosti na svoj list zo 14. januára 2010. Ombudsman preto musí dospieť k záveru, že spoločnosť X nepodala žiadnu opakovanú žiadosť v zmysle článku 8 nariadenia č. 1049/2001. Pokiaľ ide o tvrdenie spoločnosti X, že jej bol odmietnutý prístup verejnosti k dokumentom, nemožno sa domnievať, že podnikla primerané administratívne kroky voči dotknutej inštitúcii podľa článku 2 ods. 4 štatútu ombudsmana.

19. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsman domnieva, že je vhodné ukončiť jeho vyšetrovanie tvrdenia sťažovateľa, že Komisia neoprávnene odmietla poskytnúť spoločnosti X prístup verejnosti k predmetným dokumentom. Poznamenáva pritom, že lehota pätnástich pracovných dní poskytnutá Komisii na odpoveď na pôvodnú žiadosť spoločnosti X zo 14. januára 2010 uplynula bez toho, aby Komisia prijala rozhodnutie v súvislosti s touto pôvodnou žiadosťou [7]. Podľa článku 7 ods. 4 nariadenia č. 1049/2001, ak inštitúcia neodpovie v stanovenej lehote, žiadateľ má právo podať opakovanú žiadosť. Ombudsman poznamenáva, že hoci je žiadateľ povinný podať opakovanú žiadosť do 15 pracovných dní od akéhokoľvek výslovného zamietnutia prístupu verejnosti podľa článku 7 ods. 2 a 3 nariadenia 1049/2001, takáto lehota sa neuplatňuje, pokiaľ ide o neodpovedanie inštitúcie na prvú žiadosť. Žiadateľ, ktorý sa podľa článku 7 ods. 4 nariadenia č. 1049/2001 stane oprávneným podať opakovanú žiadosť (pretože nedostal odpoveď v stanovenej lehote), nie je povinný podať opakovanú žiadosť v stanovenej lehote. Spoločnosť X tak môže túto opakovanú žiadosť kedykoľvek predložiť. Spoločnosť X je ako taká naďalej oprávnená podať opakovanú žiadosť v súvislosti s dokumentmi uvedenými v jej liste zo 14. januára 2010.

20. Spoločnosť X je okrem toho naďalej oprávnená objasniť svoju pôvodnú žiadosť s cieľom rozšíriť ju na ďalšie dokumenty. V tejto súvislosti ombudsmanka poznamenáva, že Komisia pripojila k svojmu stanovisku v tejto veci zoznam nót vymieňaných medzi prijímajúcou krajinou a delegáciou v súvislosti so zmluvou. V prípade, že by spoločnosť X objasnila svoju pôvodnú žiadosť na základe tohto zoznamu, Komisia by mala túto žiadosť spracovať v súlade s článkom 7 nariadenia 1049/2001.

21. Ombudsmanka pri ukončení tohto vyšetrovania poznamenáva, že v článku 7 ods. 1 nariadenia č. 1049/2001 sa uvádza, že žiadosť o prístup k dokumentom sa vybavuje bezodkladne. To znamená, že žiadosť by sa mala riešiť v čo najkratšom čase. V tejto súvislosti sa ombudsman domnieva, že ak je časť pôvodnej žiadosti dostatočne presná na to, aby ju inštitúcia mohla spracovať, inštitúcia by mala okamžite začať s jej spracovaním. Ak tak dotknutá inštitúcia neurobí v lehotách stanovených v článku 7 nariadenia č. 1049/2001, žiadateľ sa stáva oprávneným podať opakovanú žiadosť podľa článku 8 nariadenia č. 1049/2001. Komisia neodpovedala na list zo 14. januára 2010 ani tým, že poskytla prístup k požadovaným dokumentom do 15 pracovných dní, ani tým, že žalobkyni poskytla dôvod, prečo bolo potrebné viac času na vybavenie pôvodnej žiadosti. Komisia okrem toho neinformovala spoločnosť X podľa článku 6 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001, že stále potrebuje objasnenie, pokiaľ ide o časť žiadosti o prístup verejnosti. Neponúkla ani pomoc spoločnosti X pri objasňovaní žiadosti po tom, ako jej bol doručený list zo 14. januára 2010. V tejto súvislosti ombudsman prednesie ďalšiu pripomienku.

B. Záver

Ombudsman uzatvára svoje vyšetrovanie s nasledujúcim záverom.

Žiadne ďalšie vyšetrovanie nie je odôvodnené, pokiaľ ide o tvrdenie, že Komisia neoprávnene zamietla prístup k požadovaným dokumentom

Ďalšie poznámky

Ak sa Komisia domnieva, že žiadosť o prístup verejnosti k dokumentom nie je dostatočne presná, mala by žiadateľa informovať o svojom stanovisku a pomôcť mu pri objasňovaní jeho žiadosti. Po dostatočnom objasnení žiadosti o prístup verejnosti by Komisia mala okamžite začať s jej spracúvaním. Ak bola objasnená len časť žiadosti o prístup verejnosti, Komisia by mala okamžite začať spracúvať túto časť žiadosti.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 30. novembra 2010

[1] Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43.

[2] Navrhovateľ vo svojom podnete uviedol aj niekoľko ďalších tvrdení a tvrdení. Ombudsman však nenašiel dostatočné dôvody na začatie vyšetrovania týchto ďalších obvinení a tvrdení. Sťažovateľ bol zodpovedajúcim spôsobom informovaný.

[3] V angličtine "Ministerstvo spravodlivosti a ľudských práv".

[4] V článku 6 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001 sa uvádza, že „ak žiadosť nie je dostatočne presná, inštitúcia požiada žiadateľa, aby žiadosť objasnil, a žiadateľovi pri tom pomôže, napríklad poskytnutím informácií o používaní verejných registrov dokumentov.“Ombudsman zdôrazňuje, že skutočnosť, že žiadosť o prístup k dokumentom nie je dostatočne presná na to, aby umožnila dotknutej inštitúcii začať analýzu, neznamená, že žiadosť prestáva byť „žiadosťou o prístup k dokumentom“v zmysle nariadenia č. 1049/2001. Keďže však nepresná žiadosť je „žiadosťou o prístup k dokumentom“v zmysle nariadenia č. 1049/2001, dotknutá inštitúcia musí žiadateľovi zaslať potvrdenie o prijatí podľa článku 7 ods. 1 nariadenia č. 1049/2001.

[5] Ombudsman zastáva názor, že 15 pracovných dní sa nezačne, kým sa dostatočne neobjasní prvá žiadosť.

[6] Je to tak preto, lebo v prípade zamietnutia prístupu verejnosti k dokumentu po podaní prvej žiadosti podľa článku 7 nariadenia č. 1049/2001 alebo v prípade neodpovedania na prvú žiadosť má žiadateľ, ktorý žiada o prístup verejnosti k dokumentu, vždy k dispozícii opravný prostriedok, ktorým je podanie opakovanej žiadosti. Žiadateľa, ktorý za takýchto okolností nepoužije tento opravný prostriedok, nemožno považovať za osobu, ktorá sa primerane administratívne obrátila na dotknutú inštitúciu podľa článku 2 ods. 4 štatútu ombudsmana.

[7] Ombudsman zastáva názor, že 15 pracovných dní sa nezačalo, kým nebola dostatočne objasnená prvá žiadosť. Toto obdobie, ktoré sa začalo 14. januára 2010, sa teda skončilo 5. februára 2010. Komisia nepodala žiadosť o predĺženie tejto lehoty o ďalších 15 dní podľa článku 7 ods. 3 nariadenia č. 1049/2001. Sťažnosť bola predložená ombudsmanovi 15. februára 2010.