Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, nemecké združenie, realizovalo projekt v rámci programu PRINCE financovaného Komisiou, informačného programu určeného na zvýšenie informovanosti verejnosti o hlavných politických prioritách Európskej únie, ako je euro alebo rozšírenie. Ústredným prvkom projektu bola mobilná výstava s názvom "Via Regia - čo sme, sme aj prostredníctvom iných". Zdôraznila históriu a súčasný stav 28 európskych regiónov pozdĺž "kráľovskej cesty" z Bordeaux do Kyjeva. Podľa podmienok dohody o grante Komisia súhlasila s príspevkom 71,61 % nákladov vo výške maximálne 291 183,06 EUR, t. j. maximálne 208 520,27 EUR [1].

2. Dohoda o grante (ďalej len „dohoda“) medzi sťažovateľom a Komisiou obsahovala dve ustanovenia, na ktorých by mohli byť založené zmeny podmienok príspevku Spoločenstva:

i) V článku II.13 všeobecných podmienok pripojených k dohode sa stanovuje, že zmeny podmienok príspevku Spoločenstva si vyžadujú, aby zmluvné strany podpísali písomnú zmenu a doplnenie dohody.

ii) V článku I.3.4 osobitných podmienok sa stanovuje, že ako výnimka z článku II.13 sa môžu prerozdeliť prostriedky až do výšky 10 % na rozpočtový riadok z jedného rozpočtového riadku do druhého za predpokladu, že o tom bude Komisia vopred informovaná.

3. V článku II.13 všeobecných podmienok sa stanovuje, že žiadosť o zmenu sa musí predložiť Komisii aspoň jeden mesiac pred ukončením projektu. Ďalej sa v ňom stanovuje, že nie sú prípustné žiadne zmeny, ktoré by spochybnili rozhodnutie Spoločenstva poskytnúť finančné prostriedky na príslušný projekt alebo ktoré by neboli v súlade s povinnosťou zaobchádzať so žiadateľmi rovnako. V článku I.3.4 sa stanovuje, že príslušné prerozdelenia nesmú viesť k celkovej sume nákladov presahujúcej maximálnu sumu stanovenú v dohode.

4. Sťažovateľ požiadal 25. augusta 2005 o zmenu a doplnenie rozpočtu podľa článku II.13. Podľa sťažovateľa bola táto zmena potrebná z dôvodu neočakávaného úspechu uvedenej výstavy, ktorá bola vystavená na 50 miestach namiesto pôvodne plánovaných piatich.

5. Dňa 26. septembra 2005 sťažovateľ zopakoval svoju žiadosť o úpravu rozpočtu. Takisto informovala Komisiu, že v neskoršej fáze sa budú musieť vykonať určité úpravy výdavkov, ktoré vznikli v rámci prebiehajúcej výstavnej prehliadky. Očakávalo sa, že projekt bude môcť úspešne dokončiť na základe zmien a doplnení rozpočtových položiek v súlade s článkom I.3.4 osobitných podmienok [2]. Pán A., zástupca vedúceho oddelenia B.3 Generálneho riaditeľstva Komisie pre rozšírenie (GR pre rozšírenie), ktorý bol operačným manažérom zodpovedným za dohodu, vo svojej odpovedi z 24. októbra 2005 súhlasil so zmenami v rozpočtovom pláne, ktoré predložil sťažovateľ. Komisia poznamenala, že tieto zmeny neovplyvnili celkovú výšku nákladov predpokladaných v dohode, a uviedla zmeny pre každú rozpočtovú položku.

6. Dňa 10. júla 2006 sťažovateľ predložil žiadosť o zaplatenie sumy, o ktorej sa domnieval, že mu stále dlhuje, konkrétne 62 556,00 EUR [3]. Dňa 12. decembra 2006 pán B., úradník oddelenia finančnej realizácie E.3 GR pre rozšírenie, informoval sťažovateľa, že mu bude vyplatená suma 52 035,24 EUR. Pán B. navrhol, aby sa sťažovateľ mohol obrátiť na iného úradníka, pána C., finančného iniciátora, ak by mal nejaké otázky. Zaplatenie prijatej sumy, t. j. 52 035,24 eura, sa uskutočnilo 15. decembra 2006.

7. V liste z 18. januára 2007 sťažovateľ uviedol, že Komisia súhlasila so zmeneným rozpočtom, ale pri svojich výpočtoch vychádzala z pôvodného rozpočtu. Požiadala preto Komisiu, aby prehodnotila svoje stanovisko a zaplatila zvyšných 10 520,76 eura. Sťažovateľ sa tiež spýtal Komisie, ako žiadať o úroky z dôvodu oneskorenej platby.

8. Dňa 6. februára 2007 pán D., vedúci oddelenia E.3 v rámci GR pre rozšírenie, odpovedal, že akceptuje žiadosť sťažovateľa o úroky, aj keď len vo vzťahu k sume, ktorú Komisia akceptovala (52 035,24 EUR). Pokiaľ ide o žiadosť sťažovateľa o opätovné preskúmanie ďalšej žiadosti, pán D. vysvetlil, že v článku I.3.4 osobitných podmienok sa stanovuje možnosť prerozdeliť výdavky medzi rozpočtové položky až do výšky 10 % pôvodnej sumy na rozpočtovú položku. Pán D. zdôraznil, že prerozdelenie presahujúce 10 % na rozpočtovú položku bolo možné až po tom, ako sa zmluvné strany dohodli na formálnej zmene a doplnení. V tomto prípade sa pán D. nedohodol na žiadnom takomto pozmeňujúcom a doplňujúcom návrhu. Komisia preto musela zamietnuť všetky zmeny, ktoré prekročili prahovú hodnotu 10 %. Pán D. dodal, že sťažovateľ by sa mal obrátiť na pána B., ak má nejaké otázky alebo pripomienky.

9. Sťažovateľ 18. februára 2007 upozornil pána D. na skutočnosť, že požiadal o zmenu a doplnenie a že pán A. ho 24. októbra 2005 schválil.

10. Dňa 29. marca 2007 pán B. informoval sťažovateľa, že Komisia sa rozhodla zaplatiť mu ďalšiu sumu vo výške 4 495,26 EUR. Uviedol, že Komisia sa domnieva, že nie je povinná zaplatiť celú požadovanú sumu z dôvodu „chýbajúcich predbežných informácií o nadmernom rozpočtovom toku (pozri článok I.3.4)“. Pán B. ďalej zastával názor, že sťažovateľ nemal nárok na žiadne úroky z dôvodu oneskorenej platby, keďže 85-dňové pozastavenie platby bolo spôsobené tým, že sťažovateľ zmenil čísla účtov bez toho, aby informoval Komisiu. Sťažovateľovi bolo odporučené, aby sa v prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok obrátil na pána C.

11. Sťažovateľ 23. apríla 2007 poukázal na to, že podľa jeho vedomia sa pri žiadosti o zmenu a doplnenie dohody odvolával aj na článok I.3.4 osobitných podmienok. Dňa 14. mája 2007 pán B. odpovedal, že neexistuje žiadny dôkaz, ktorý by preukazoval, že po schválení nového rozpočtu sťažovateľ informoval Komisiu, že pred vykonaním takejto zmeny dôjde k prečerpaniu v rozpočtovej položke. Úradník tiež uviedol, že finančná jednotka nemôže pre sťažovateľa urobiť nič viac. Poradil jej však, aby túto záležitosť prediskutovala s operačnou jednotkou s cieľom zistiť, či bude akceptovať prečerpanie ako oprávnené výdavky. Pán B. odporučil sťažovateľovi, aby sa v tejto súvislosti obrátil na pána F.

12. Sťažovateľka zatelefonovala pánovi F. 23. mája 2007 a bolo jej povedané, aby sa obrátila na pani E. Pani E. následne informovala sťažovateľku, že opustila oddelenie, a navrhla, aby sa sťažovateľ obrátil na pani G. V telefonickom rozhovore so sťažovateľkou 29. mája 2007 však pani G., vedúca komunikačného oddelenia GR pre rozšírenie, uviedla, že sa touto záležitosťou nemôže zaoberať. Sťažovateľa preto vrátila späť pánovi B. z finančného oddelenia. V e-maile zo 7. júna 2007 však pán B. zopakoval, že finančné oddelenie nemôže pre sťažovateľa urobiť nič viac a že by sa malo obrátiť na vedúcu operačného oddelenia, pani G. Vysvetlil, že ak by toto oddelenie písomne súhlasilo s tým, že nadmerný tok bude považovať za oprávnené výdavky, finančné oddelenie by mohlo mať dôvod prehodnotiť svoje stanovisko.

13. V tomto e-maile zo 7. júna 2007 pán B. tiež vysvetlil prístup Komisie v tejto veci. Spočiatku vykladala list sťažovateľa so žiadosťou o zmenu rozpočtu ako informácie potrebné na prerozdelenie súm nepresahujúcich 10 % na rozpočtovú položku medzi rôzne rozpočtové položky podľa článku I.3.4 osobitných podmienok. Preto akceptovala len zmeny do výšky 10 % pre každú rozpočtovú položku, keďže podľa jej názoru nedošlo k žiadnej formálnej zmene rozpočtu v súlade s článkom II.13 všeobecných podmienok. Následne, keď však sťažovateľ namietal proti tomuto výkladu a upozornil Komisiu na list, ktorý poslal pán A., zistilo sa, že aj pán A. akceptoval zmeny, ktoré presahovali 10 % na rozpočtovú položku. Pán B. poznamenal, že Komisia sa následne rozhodla považovať tento list za „platný dodatok k zmluve“a domnieva sa, že rozpočet uvedený v tomto liste sa stal „novým rozpočtom“.

14. Pán B. však zdôraznil, že výdavky, ktoré sťažovateľ nakoniec vykázal, sa líšia od tohto „nového rozpočtu“. Podľa článku I.3.4 osobitných podmienok boli rozdiely až do výšky 10 % na rozpočtovú položku prípustné len vtedy, ak bola Komisia vopred informovaná. Avšak vzhľadom na to, že Komisia nemala žiadny dôkaz o tom, že sťažovateľ ju vopred informoval, mohla akceptovať len výdavky do výšky predpokladanej v novom rozpočte. Úradník ďalej vysvetlil, že nestačí, aby príjemca jednoducho uviedol, že možno bude musieť uskutočniť presuny medzi rozpočtovými položkami. Namiesto toho bolo potrebné poskytnúť jasné údaje o príslušných presunoch a rozpočtových položkách.

15. Dňa 20. júna 2007 pani G., ktorú sťažovateľ kontaktoval, v internom e-maile zaslanom pánovi B. a ďalším uviedla, že nemá čas zaoberať sa touto záležitosťou, a preto požiadala finančnú jednotku o stanovisko. Pani G. uviedla, že ak sa pán B. domnieva, že ide o „docela klasický prípad“a že žiadosti o dodatočnú platbu by sa mohlo vyhovieť „bez veľkého rizika“, mali by pred prijatím rozhodnutia počkať na návrat pani E., ktorá bola v tom čase na dovolenke. Na druhej strane, ak by pán B. odporučil, aby sa táto platba neuskutočnila, sťažovateľ by mal byť bezodkladne informovaný a spis by sa mal uzavrieť. E-mail pani G. z 20. júna 2007 bol tiež zaslaný sťažovateľovi, pravdepodobne omylom.

16. Dňa 10. septembra 2007 ďalší úradník pán H. sťažovateľovi vysvetlil, že Komisia nemôže zaplatiť viac, ako sa predpokladalo v (novom) rozpočte. Podľa pôvodného finančného plánu dosiahla rozpočtová položka A6 výšku 163 470 EUR. Podľa nového rozpočtu predstavovala 171 906,40 EUR. V konečnej žiadosti sťažovateľa o platbu však táto položka predstavovala 180 254,04 EUR [4], čo bolo viac, ako bolo dohodnuté.

17. Podľa pána H. sťažovateľ uplatnil pravidlo 10 % článku I.3.4 v čase, keď požiadal o zmenu rozpočtu. Komisia tieto zmeny akceptovala a zodpovedajúcim spôsobom vykonala platbu. Komisia však nemohla prijať žiadne ďalšie tvrdenia, pretože by to znamenalo retroaktívnu zmenu, ktorá nebola možná. Pán H. zdôraznil, že sťažovateľ sa nemôže odvolávať na článok I.3.4 dvakrát. Pokiaľ ide o otázku úrokov z omeškania, pán H. uviedol, že tieto úroky budú zaplatené len v súvislosti so sumami, ktoré boli skutočne zaplatené, a pripomenul sťažovateľovi, že má dva mesiace na to, aby v tejto súvislosti predložil žiadosť. Vyzval sťažovateľa, aby sa obrátil na svojho vedúceho oddelenia (pána D.), ak nebude spokojný s touto odpoveďou.

18. Sťažovateľ 17. septembra 2007 uviedol, že nechápe, prečo Komisia nerozlišovala medzi formálnou zmenou rozpočtu a odvolaním sa na článok I.3.4, ale namiesto toho sa domnievala, že Komisia, t. j. sťažovateľ, sa na toto posledné uvedené ustanovenie odvolávala dvakrát. V e-maile z 1. októbra 2007, ktorý zaslal pán D., Komisia uviedla, že jej stanovisko vyjadrené v predchádzajúcej korešpondencii zostalo nezmenené.

Predmet vyšetrovania

19. Na základe týchto skutočností sa sťažovateľ obrátil na ombudsmana a uviedol tieto tvrdenia:

1) Na rozdiel od dohody Komisia znížila konečnú platbu týkajúcu sa projektu o 6 396,19 EUR. Predovšetkým neodôvodnila svoje rozhodnutie neakceptovať odvolávanie sa sťažovateľa na článok I.3.4 osobitných podmienok, ktoré predtým písomne akceptovala.

2) Komisia riadne nekorešpondovala so sťažovateľom tým, že opakovane uvádzala rôzne kontaktné osoby, ktoré jej poskytli protichodné informácie.

20. Navrhovateľ tvrdil, že Komisia by mu mala zaplatiť nesplatenú sumu vo výške 6 396,19 EUR spolu s úrokmi.

Vyšetrovanie

21. Sťažnosť bola podaná 19. decembra 2008. Dňa 22. decembra 2008 ombudsman začal vyšetrovanie a požiadal Komisiu o stanovisko k nemu.

22. Komisia zaslala svoje stanovisko 4. mája 2009. Stanovisko Komisie bolo 12. mája 2009 postúpené sťažovateľovi na pripomienkovanie. Sťažovateľ nepredložil žiadne pripomienky.

23. Dňa 12. marca 2010 ombudsman predložil návrh na priateľské riešenie. Komisia odpovedala na tento návrh 23. júla 2010. Odpoveď Komisie bola postúpená sťažovateľovi na pripomienkovanie, ktorý ju predložil 5. augusta 2010.

Analýza a závery ombudsmana

A. Údajné neoprávnené zníženie konečnej platby, údajné nedostatočné odôvodnenie a súvisiaci nárok

Argumenty predložené ombudsmanovi

24. Sťažovateľ tvrdil, že keď si uvedomil, že niektoré prvky projektu si budú vyžadovať viac finančných prostriedkov, ako sa pôvodne predpokladalo, predložil príslušnému úradníkovi Komisie odôvodnenú žiadosť o zmenu dohody. Urobila tak v príslušných lehotách a Komisia tieto zmeny prijala písomne pred ukončením projektu. Sťažovateľ tvrdil, že týmto prijatím nadobudol účinnosť nový rozpočet.

25. V čase, keď predložila svoju konečnú žiadosť o platbu, sa v novom rozpočte vykonali ďalšie zmeny. Podľa jej názoru tieto zmeny zostali pod hranicou 10 % povolenou v článku I.3.4 osobitných podmienok. Sťažovateľ zdôraznil, že tieto zmeny oznámil 26. septembra 2005 a že si želá odvolať sa na článok I.3.4 osobitných podmienok, inými slovami, včas na účely uvedeného ustanovenia.

26. Sťažovateľ upozornil na skutočnosť, že Komisia pôvodne uviedla, že pri posudzovaní jeho žiadosti o platbu uplatnila článok I.3.4 osobitných podmienok. Keď však Komisia nakoniec akceptovala, že v roku 2005 bol dohodnutý nový rozpočet, dištancovala sa od tejto analýzy a namiesto toho dospela k záveru, že sťažovateľ sa nemôže odvolávať na článok I.3.4 osobitných podmienok. S odvolaním sa na list Komisie z 10. septembra 2007 sťažovateľ uviedol, že nechápe, prečo sa Komisia rozhodla neoddeliť dve vykonané zmeny rozpočtu, ale namiesto toho vyložila obe zmeny tak, že sú založené na článku I.3.4 osobitných podmienok.

27. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že sťažovateľ ju vo svojom e-maile z 26. septembra 2005 iba informoval o svojom zámere prerozdeliť určité sumy medzi podkapitoly bez zmeny celkových plánovaných výdavkov. Komisia tento zámer v zásade akceptovala vo svojom liste z 24. októbra 2005. Po tomto návrhu na zmenu však nikdy nenasledovala formálna žiadosť o zmenu. Komisia preto dohodu nikdy formálne nezmenila.

28. Preto pri skúmaní žiadosti o konečnú platbu, ktorú sťažovateľ predložil 10. júla 2006, bol základom pre jej výpočty pôvodný rozpočet. Komisia však tvrdila, že akceptovala presuny medzi rôznymi rozpočtovými okruhmi až do výšky 10 % na okruh bez toho, aby trvala na požiadavke predchádzajúceho oznámenia takýchto presunov, ako sa stanovuje v článku I.3.4 osobitných podmienok.

29. Komisia dodala, že keď sťažovateľ upriamil svoju pozornosť na „nový rozpočet“, „ex gratia sa rozhodla uplatniť navrhovaný nový rozpočet“, a preto situáciu opäť analyzovala. V rámci tejto novej analýzy však uplatnila aj pravidlo stanovené v článku I.3.4 osobitných podmienok, a to, že sťažovateľ musí vopred informovať Komisiu o všetkých presunoch medzi rozpočtovými položkami uskutočnených v súlade s týmto ustanovením. Komisia tvrdila, že medzi 24. októbrom 2005 a 10. júlom 2006 (keď sťažovateľ zaslal žiadosť o konečnú platbu) ju sťažovateľ neinformoval o žiadnych takýchto prevodoch. Sťažovateľ sa preto nemohol na odôvodnenie týchto zmien odvolávať na článok I.3.4 osobitných podmienok. Komisia preto uplatnila číselné údaje uvedené v "novom" rozpočte bez toho, aby umožnila akúkoľvek ďalšiu úpravu, a v súlade s tým vyplatila sťažovateľovi ďalších 4 495,26 EUR.

30. Komisia uviedla, že list z 24. októbra 2005 považuje za zmenu a doplnenie dohody, a preto „využila toľko flexibility, koľko bolo právne prijateľné“. Podľa jej názoru „neexistoval žiadny ďalší manévrovací priestor“.

31. V súvislosti so žiadosťou sťažovateľa o úroky z dôvodu oneskorenej platby Komisia najprv uznala tvrdenie sťažovateľa, aj keď len vo vzťahu k sume, ktorú považovala za splatnú sťažovateľovi, t. j. 52 035,24 EUR. Potom sa však ukázalo, že sťažovateľ zrušil bankový účet uvedený v dohode, ale Komisiu o tejto skutočnosti informoval až 14. septembra 2006 [5]. Platba bola preto pozastavená. Zdalo sa teda, že sťažovateľ nemal právo na úroky z dôvodu oneskorenej platby.

32. Komisia však dodala, že tento bod opätovne preskúmala pri príprave svojho stanoviska k tejto sťažnosti a dospela k záveru, že sťažovateľ mal nárok na úroky z omeškania. Dňa 14. júla 2006 dostala žiadosť o záverečnú platbu a 15. decembra 2006 poskytla sťažovateľovi záverečnú platbu, ktorá trvala spolu 154 dní. Maximálne lehoty na preskúmanie a platbu boli 45 dní pre každú kategóriu a platba bola pozastavená na 40 dní z dôvodu zmeny čísla účtu sťažovateľa. V súlade s tým bol úrok z omeškania splatný 24 dní. Komisia uviedla, že vykonala zodpovedajúcu platbu.

Predbežné posúdenie ombudsmana, ktoré viedlo k návrhu priateľského riešenia

Úvodné poznámky

33. V prejednávanej veci išlo o spor týkajúci sa platobných povinností vyplývajúcich zo zmluvy.

34. Ombudsman sa domnieva, že rozsah preskúmania, ktoré môže vykonať v prípadoch týkajúcich sa výkladu zmluvných záväzkov prijatých inštitúciou, je nevyhnutne obmedzený. Ombudsman sa predovšetkým domnieva, že by sa nemal snažiť určiť, či došlo k porušeniu zmluvy ktoroukoľvek zo zmluvných strán. Touto otázkou by sa mohol účinne zaoberať len príslušný súd, ktorý by mal možnosť vypočuť si argumenty účastníkov týkajúce sa príslušného vnútroštátneho práva a posúdiť protichodné dôkazy o akýchkoľvek sporných skutkových otázkach.

35. Ombudsman sa preto domnieva, že vo veciach týkajúcich sa zmluvných sporov je odôvodnené obmedziť jeho vyšetrovanie na preskúmanie toho, či mu inštitúcia poskytla koherentné a primerané vysvetlenie právneho základu svojho konania a prečo sa domnieva, že jeho stanovisko k zmluvnému postaveniu je odôvodnené. Ak je to tak, ombudsman dospeje k záveru, že jeho vyšetrovanie neodhalilo prípad nesprávneho úradného postupu. Týmto záverom nie je dotknuté právo strán na to, aby ich zmluvný spor preskúmal a záväzne vyriešil príslušný súd.

Pokiaľ ide o konečnú platbu splatnú podľa dohody

36. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že najprv vrátila sťažovateľovi sumu na základe pôvodného rozpočtu (keďže nemala žiadne záznamy o zmene dohody), ale umožnila prerozdelenie medzi rozpočtovými položkami až do výšky 10 %. Po bližšom preskúmaní sa však ukázalo, že tento opis nebol úplne správny. Vyplýva to z tabuľky 1, v ktorej sa uvádza: i) sumy uvedené v dohode (ďalej len "starý rozpočet"); (ii) revidované číselné údaje, ktoré pán A. prijal vo svojom liste z 24. októbra 2005 (ďalej len "nový rozpočet"); iii) náklady vykázané sťažovateľom 10. júla 2006 (ďalej len "skutočné náklady"), a iv) údaje, na ktorých Komisia založila svoje výpočty na dlžných sumách vo svojom liste z 12. decembra 2006 (ďalej len "prvý výpočet").

Tabuľka 1: Prvý výpočet [6]

Rozpočtová položka	Starý rozpočet	Nový rozpočet	Skutočné náklady	Výpočet 1 st
A1	74 137.70	72 316.92	65 948.46	65 948.46
A2	11 316.00	19 062.00	18 314.36	12 447.60
A3	23 210.00	8 850.00	8 105.83	8 105.83
A4	0.00	0.00	0.00	0.00
A5	0.00	0.00	0.00	0.00
A6	163 470.00	171 906.41	182 654.04	171 906.41
medzisúčet	272 133.70	272 135.33	275 022.69	258 408.30
A7	1 9 049.36	19 049.47	19 083.59	18 088.58
medzisúčet	291 183.06	291 184.80	294 106.28	276 496.88
71.61%	208 516.19	208 517.44	210 609.51	197 999.42
predbežné financovanie	145 964.18	145 964.18	145 64.18	145 964.18
Spolu	62 552.01	62 553.26	64 645.33	52 035.24

37. Z uvedených údajov vyplýva, že Komisia akceptovala skutočné náklady deklarované sťažovateľom, pokiaľ ide o rozpočtové položky A1 a A3, ktoré neprekročili zodpovedajúce sumy stanovené v starom alebo novom rozpočte. Sťažovateľ nepožadoval žiadne náklady v súvislosti s rozpočtovými položkami A4 a A5. Tieto rozpočtové riadky sa preto pri vyšetrovaní nemuseli brať do úvahy. Rozpočtová položka A7 predstavuje tzv. nepriame náklady. Podľa článku I.3.2 všeobecných podmienok bol príspevok Komisie obmedzený na 7 % celkových oprávnených nákladov v rámci rozpočtových položiek A1 až A6. Skutočnosť, že Komisia neakceptovala plnú výšku nákladov požadovaných navrhovateľom pre tieto rozpočtové položky, vysvetľuje, prečo sa suma, ktorú vypočítala v rámci rozpočtovej položky A7, líšila od sumy, ktorú predložil navrhovateľ. Avšak vzhľadom na to, že náklady, ktoré sťažovateľ mohol požadovať od Komisie v rámci tejto rozpočtovej položky, boli priamym výsledkom nákladov, ktoré boli schválené v rámci rozpočtových položiek A1 až A6, otázka rozpočtovej položky A7 mohla byť najprv odložená.

38. V súvislosti s rozpočtovou položkou A2 Komisia skutočne akceptovala náklady o 10 % vyššie, ako sa predpokladalo v starom rozpočte. Nepoužila však rovnaký prístup, pokiaľ ide o rozpočtovú položku A6. Ak by Komisia vypočítala sumu pre túto rozpočtovú položku rovnakým spôsobom ako pre rozpočtovú položku A2, musela by akceptovať náklady vo výške 179 817,00 EUR. Suma, ktorú Komisia skutočne prijala v rámci tejto rozpočtovej položky (171 906,41 EUR), namiesto toho zodpovedala príslušnej sume stanovenej v novom rozpočte.

39. Na základe výpočtu uvedeného v liste z 12. decembra 2006 Komisia akceptovala ako oprávnené náklady celkovú sumu 276 496,88 EUR. Keďže jej príspevok na tieto náklady bol v dohode stanovený na 71,61 %, usúdila, že navrhovateľ mal nárok na celkovú sumu 197 999,42 EUR. Po odpočítaní sumy 145 964,18 EUR, ktorá už bola vyplatená v rámci predbežného financovania, preto Komisia vypočítala, že suma, ktorá je ešte splatná, predstavovala 52 035,24 EUR.

40. Ombudsmanka poznamenala, že na základe námietok sťažovateľa sa Komisia rozhodla prehodnotiť svoj prístup. Preto sa 29. marca 2007 rozhodla „ex gratia“prijať nový rozpočet, ktorý bol dohodnutý medzi sťažovateľom a pánom A. V tabuľke 2 je uvedený výsledok tohto výpočtu. V záujme zjednodušenia obsahuje aj údaje, ktoré sú už uvedené v tabuľke 1.

Tabuľka 2: Druhý výpočet [7]

Rozpočtová položka	Starý rozpočet	Nový rozpočet	Skutočné náklady	Výpočet 1 st	2. výpočet
A1	74 137.70	72 316.92	65 948.46	65 948.46	65 948.46
A2	11 316.00	19 062.00	18 314.36	12 447.60	18 314.36
A3	23 210.00	8 850.00	8 105.83	8 105.83	8 105.83
A4	0.00	0.00	0.00	0.00	0.00
A5	0.00	0.00	0.00	0.00	0.00
A6	163 470.00	171 906.41	182 654.04	171 906.41	171 906.41
medzisúčet	272 133.70	272 135.33	275 022.69	258 408.30	264 275.06
A7	19 049.36	19 049.47	19 083.59	18 088.58	18 499.25
medzisúčet	291 183.06	291 184.80	294 106.28	276 496.88	282 774.31
71.61%	208 516.19	208 517.44	210 609.51	197 999.42	202 494.68
predbežné financovanie	145 964.18	145 964.18	145 964.18	145 964.18	145 964.18
Spolu	62 552.01	62 553.26	64 645.33	52 035.24	56 530.50
Už vyplatené					52 035.24
Ponechané na zaplatenie					4 495.26

41. Ako už bolo uvedené, ombudsman musel preskúmať, či mu Komisia poskytla primeraný a koherentný opis právneho základu pre svoje konanie a prečo sa domnievala, že jej názor na zmluvné postavenie je odôvodnený.

42. Z dôvodov uvedených nižšie ombudsmanka zastávala názor, že Komisia v tomto prípade nesplnila túto normu.

43. Ako už bolo uvedené, Komisia tvrdila, že keď pán A. prijal údaje predložené sťažovateľom 25. augusta a 26. septembra 2005, vykonané zmeny boli založené na článku I.3.4 osobitných podmienok. Znamenalo by to však, že príslušné zmeny nepresiahli 10 % na rozpočtový riadok. Zatiaľ čo táto podmienka bola splnená v prípade rozpočtových riadkov A1 a A6, zjavne to tak nebolo v prípade rozpočtových riadkov A2 (ktoré sa zvýšili z 11 316,00 EUR na 19 062,00 EUR) a A3 (ktoré sa znížili z 23 210,00 EUR na 8 850,00 EUR). Tieto zmeny sa preto mohli zakladať len na článku II.13 všeobecných podmienok. Takisto bolo potrebné poznamenať, že nový rozpočet viedol k zvýšeniu maximálnej celkovej sumy oprávnených nákladov stanovenej v dohode (z 291 183,06 EUR na 291 184,80 EUR). Hoci toto zvýšenie bolo veľmi malé, zdalo sa jasné, že môže byť založené len na článku II.13 všeobecných podmienok.

44. Z toho vyplýva, že zmeny, ktoré viedli k novému rozpočtu, sa nezakladali len na článku I.3.4 osobitných podmienok, ale aj na článku I.3.4 a článku II.13. Sťažovateľ sa vo svojich e-mailoch z 25. augusta a 26. septembra 2005 odvolal na obe tieto ustanovenia.

45. Ombudsman poznamenal, že v prejednávanej veci nie je potrebné, aby preskúmal, či boli pri tejto príležitosti dodržané formálne požiadavky stanovené v článku II.13 všeobecných podmienok. Zdá sa, že v čase prijatia nového rozpočtu nebola vypracovaná žiadna formálna zmena. Ombudsmanka však poznamenala, že úradník Komisie, ktorý sa v tom čase zaoberal touto záležitosťou, nevidel žiadne problémy pri prijímaní nového rozpočtu.

46. Pri prvom výpočte konečnej sumy dlžnej sťažovateľovi však Komisia nezohľadnila číselné údaje stanovené v novom rozpočte s výnimkou sumy predpokladanej pre rozpočtovú položku A6. Skutočnosť, že tento údaj sa objavil vo výpočte Komisie, ukázala, že údaje stanovené v novom rozpočte museli byť v tom čase Komisii známe. Ombudsmanka preto považovala za zrejmé, že prístup prijatý Komisiou počas prvého výpočtu nebol v súlade s prístupom, ktorý prijala pri schvaľovaní nového rozpočtu. Okrem toho v tomto štádiu konania bol sťažovateľ konfrontovaný s protichodnými názormi, pokiaľ ide o právny základ nového rozpočtu, ktoré predložili rôzni úradníci Komisie, ktorých kontaktoval.

47. Ombudsmanka poznamenala, že pri druhom výpočte konečnej sumy dlžnej sťažovateľovi sa Komisia pokúsila napraviť chybu alebo chyby, ktoré predtým urobila. Pri tejto príležitosti Komisia skutočne akceptovala ako relevantné všetky sumy, ktoré už akceptovala pri schvaľovaní nového rozpočtu.

48. Pri príležitosti druhého výpočtu sa však Komisia domnievala, že článok I.3.4 osobitných podmienok sa môže uplatniť len vtedy, ak sťažovateľ vopred informoval Komisiu o všetkých presunoch medzi rozpočtovými položkami uskutočnených v súlade s týmto ustanovením. Komisia tvrdila, že to tak nebolo a že uvedené ustanovenie sa preto nemôže uplatniť.

49. Ombudsmanka zastávala názor, že naliehanie Komisie na formálnu požiadavku predbežného oznámenia stanovenú v článku I.3.4 osobitných podmienok nemožno ako také kritizovať. Komisia však vo svojom stanovisku tiež uviedla, že pri prvom výpočte konečnej sumy dlžnej sťažovateľovi akceptovala presuny medzi rôznymi rozpočtovými položkami až do výšky 10 % na každú položku bez toho, aby trvala na požiadavke predchádzajúceho oznámenia takýchto presunov podľa článku I.3.4 osobitných podmienok. Ombudsmanka nechápala, ako by požiadavka, ktorú Komisia, ako sa potvrdilo v jej stanovisku, mohla ignorovať pri prvom výpočte príslušnej sumy, mohla zrazu nadobudnúť rozhodujúci význam pri druhom výpočte tejto sumy. Ako už bolo uvedené, ak by Komisia uplatnila prístup, o ktorom tvrdila, že ho prijala pri prvom výpočte, na všetky rozpočtové položky, akceptovala by náklady na rozpočtovú položku A6 až do výšky 179 817,00 EUR (namiesto 171 906,41 EUR, ktoré akceptovala).

50. Pre úplnosť ombudsmanka považovala za užitočné zaoberať sa ďalším argumentom, ktorý spomenul jeden z úradníkov, ktorých sťažovateľ kontaktoval. Hoci Komisia vo svojom stanovisku tento argument nepoužila, ombudsmanka sa domnievala, že zmätok spôsobený zaobchádzaním Komisie by sa zmiernil, ak by sa v tejto otázke vyjasnila. Pripomenul, že pán H. vo svojom e-maile z 10. septembra 2007 zdôraznil, že sťažovateľ sa nemôže dvakrát odvolávať na článok I.3.4. Uvedené ustanovenie sa touto otázkou výslovne nezaoberá. Ak by sa však v článku I.3.4 povolilo prerozdelenie prostriedkov až do výšky 10 % na rozpočtovú položku, zdalo by sa logické predpokladať, že počet prerozdelení je irelevantný, pokiaľ celková suma, ktorá sa prerozdelí, nepresiahne 10 % pôvodne stanovenej sumy na rozpočtovú položku.

51. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsmanka nemohla inak ako dospieť k záveru, že Komisia neposkytla ucelený a primeraný opis toho, ako riešila žiadosť sťažovateľa o platbu.

52. Ombudsmanka vyjadrila poľutovanie nad tým, že uvedený záver bol posilnený spôsobom, akým Komisia riešila žiadosť sťažovateľa o úroky. Hoci konečný výsledok, ktorý Komisia v tejto súvislosti dosiahla, sa zdal byť z väčšej časti (hoci nie úplne) primeraný (pozri body 57 a nasl. nižšie), skutočnosť, že Komisia dvakrát zmenila svoj názor na to, či je takýto úrok splatný alebo nie, mala za následok, že jej prístup možno len ťažko nazvať konzistentným.

53. Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman dospel k predbežnému zisteniu, že spôsob, akým Komisia vypočítala platbu splatnú sťažovateľovi v tomto prípade, by mohol predstavovať nesprávny úradný postup. Preto v súlade s článkom 3 ods. 5 štatútu európskeho ombudsmana predložil návrh priateľského riešenia, v ktorom ho vyzval, aby prehodnotil žiadosť sťažovateľa o platbu.

54. Ombudsmanka považovala za užitočné dodať, že tento návrh sa zameral na žiadosť sťažovateľa, pokiaľ ide o rozpočtovú položku A6. Ako už bolo uvedené (pozri bod 38), ombudsman sa domnieval, že ak by Komisia akceptovala zmeny až do výšky 10 % na rozpočtovú položku v súvislosti s okruhom A6 rovnakým spôsobom ako v súvislosti s ostatnými rozpočtovými položkami, mohla akceptovať náklady na túto rozpočtovú položku až do výšky 179 817,00 EUR (namiesto 171 906,41 EUR, ktoré akceptovala). Akákoľvek zmena vykonaná v súvislosti s touto rozpočtovou položkou by samozrejme mala malý vplyv aj na rozpočtovú položku A7.

55. Treba zdôrazniť, že akékoľvek prerozdelenie podľa článku I.3.4 osobitných podmienok nemohlo mať za následok zvýšenie maximálnej celkovej sumy nákladov, ktoré Komisia akceptovala ako oprávnené v novom rozpočte. Ombudsmanka poznamenala, že výška nákladov vykázaných sťažovateľom podľa všetkého mierne prekročila túto prahovú hodnotu a že Komisia by bola jednoznačne oprávnená nebrať do úvahy žiadne takéto nadmerné náklady.

56. Ombudsman zozbieral z informácií, ktoré mu boli predložené, že sťažovateľ úspešne zrealizoval projekt. V skutočnosti sa zdá, že neočakávaný úspech výstavy, ktorá bola súčasťou projektu, bol hlavným dôvodom prerozdelenia sťažovateľa medzi rozpočtové riadky. Ombudsman sa domnieval, že Komisia by mohla užitočne zohľadniť úspech projektu pri rozhodovaní o tom, ako riešiť jeho návrh na priateľské riešenie.

Pokiaľ ide o úroky z omeškania

57. Ombudsman poznamenal, že 154 dní uplynulo medzi 14. júlom 2006, keď Komisia dostala žiadosť sťažovateľa o platbu, a 15. decembrom 2006, keď Komisia vykonala platbu vo výške 52 035,24 EUR. Komisia uviedla, že má 45 dní na preskúmanie žiadosti o platbu a 45 dní na vykonanie platby. Týchto 90 dní by sa preto nemalo brať do úvahy. Zdalo sa, že je to v súlade s ustanoveniami dohody.

58. Komisia ďalej tvrdila, že oneskorenie o 40 dní bolo spôsobené tým, že navrhovateľ zmenil čísla účtov. Zdôraznil, že toto obdobie by sa preto nemalo brať do úvahy. V dôsledku toho došlo k skutočnému omeškaniu v trvaní 24 dní, za ktoré boli splatné úroky a ktoré riadne zaplatila.

59. Z dokumentov predložených ombudsmanovi vyplynulo, že sťažovateľ skutočne zmenil bankové účty bez toho, aby o tom informoval Komisiu. Komisii nemožno vytýkať žiadne omeškanie s platbou, ktoré bolo spôsobené problémami spôsobenými sťažovateľom. Neexistovali žiadne jasné dôkazy o tom, že oneskorenie spôsobené sťažovateľom v skutočnosti predstavovalo 40 dní. Sťažovateľ však nespochybnil vysvetlenia Komisie týkajúce sa tohto aspektu prípadu. Ombudsman sa preto domnieval, že jeho preskúmanie by sa malo zakladať na nespochybniteľných informáciách poskytnutých Komisiou. Na základe týchto informácií oneskorenie, za ktoré bol úrok splatný, skutočne predstavovalo 24 dní.

60. Ombudsmanka preto dospela k záveru, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu v súvislosti s výpočtom úrokov z omeškania zo sumy 52 035,24 EUR, ktorý vykonala Komisia.

61. Situácia však bola odlišná, pokiaľ ide o dodatočnú platbu vo výške 4 495,26 eura uskutočnenú 29. marca 2007. Ako už bolo uvedené, Komisia pristúpila k tejto platbe s cieľom opraviť chybu alebo chyby, ktoré urobila pri prvom výpočte sumy dlžnej sťažovateľovi. Ombudsman preto nesúhlasil s názorom Komisie, že dodatočná platba predstavovala platbu ex gratia. Ak Komisia pri prvom výpočte sumy dlžnej sťažovateľovi dodržala nový rozpočet, ako to mala urobiť, sťažovateľ mal dostať dodatočnú platbu v rovnakom čase, ako bola vykonaná platba vo výške 52 035,24 EUR. Úrok z dôvodu oneskorenej platby by teda bol splatný aj v súvislosti s dodatočnou platbou vo výške 4 495,26 eura. Pokiaľ ide o túto dodatočnú platbu, medzi 15. decembrom 2006 a 29. marcom 2007 by vznikli ďalšie úroky.

62. Ombudsmanka však poznamenala, že výsledná suma úrokov by bola relatívne nízka. Zastával názor, že tento aspekt prípadu by už nebolo potrebné sledovať, ak by Komisia prijala jeho návrh na priateľské riešenie.

Argumenty predložené ombudsmanovi po jeho návrhu priateľského riešenia

63. Komisia vo svojej odpovedi na návrh priateľského riešenia informovala ombudsmana, že jeho návrh prijala. Preto sa rozhodla akceptovať náklady, ktoré sťažovateľ požadoval vo svojej záverečnej správe predloženej 14. júla 2006, až do maximálnej sumy predpokladanej v dohode o grante, t. j. do sumy 6 025,59 EUR. Komisia ďalej akceptovala, že jej druhá platba (uskutočnená 29. marca 2007), ako aj tretia platba (ktorú vykonala v reakcii na návrh ombudsmana na priateľské riešenie) boli splatné v rovnakom čase ako prvá platba, a preto boli splatné úroky z dôvodu oneskorenej platby, ako to požadoval sťažovateľ.

64. Sťažovateľ informoval ombudsmana, že dostal dve platby vo výške 6 025,59 EUR a 1 568,47 EUR, a poďakoval ombudsmanovi za pomoc v tejto veci.

Posúdenie ombudsmana po jeho návrhu priateľského riešenia

65. Na základe pripomienok strán ombudsmanka dospela k záveru, že sa dosiahlo priateľské riešenie. Ombudsman oceňuje ochotu Komisie vykonať dôkladné preskúmanie tejto záležitosti a jej prijatie jeho návrhu priateľského riešenia.

B. Tvrdenie o neexistencii riadnej a konzistentnej korešpondencie so sťažovateľom

Argumenty predložené ombudsmanovi

66. Sťažovateľ tvrdil, že počas piatich mesiacov, počas ktorých komunikoval s Komisiou s cieľom vyriešiť nezhodu o konečnej sume, ktorá sa má zaplatiť, bol adresovaný siedmim rôznym kontaktným osobám v rôznych oddeleniach. Niektorí dotknutí úradníci neboli oboznámení s touto otázkou a niektorí poskytli informácie alebo rady, ktoré boli v rozpore s predchádzajúcimi vyhláseniami.

67. Komisia vo svojom stanovisku pripomenula, že útvarom zodpovedným za riešenie záležitostí týkajúcich sa dohody je GR pre rozšírenie. Komisia uviedla, že informácie poskytnuté sťažovateľovi odrážajú stanovisko Komisie v relevantnom čase a nemajú nič spoločné s individuálnym úradníkom, ktorý tieto informácie poskytol.

Hodnotenie ombudsmana

68. Ombudsmanka považovala za zrejmé, že administratíva by mala občanom poskytovať jasné a konzistentné poradenstvo.

69. V prejednávanej veci to zjavne tak nebolo. Vzhľadom na to, že o nedostatočnej konzistentnosti stanoviska Komisie sa už diskutovalo, nie je potrebné v súvislosti s touto záležitosťou podrobnejšie sa zaoberať.

70. Ombudsman sa však domnieva, že tento aspekt prípadu je pre sťažovateľa druhoradý. Vzhľadom na to, že Komisia prijala jeho návrh na priateľské riešenie, zastáva názor, že tento aspekt prípadu už nie je potrebné ďalej sledovať.

C. Závery

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

V tomto prípade sa dosiahlo priateľské riešenie.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

 

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 22. novembra 2010

---

[1] Podľa článku I.3.2 osobitných podmienok pripojených k dohode. V skutočnosti 71,61 % z 291 183,06 je 208 516,19.

[2] V pôvodnom nemeckom jazyku: „Da es in der gegenwärtigen Ausstellungstournee zu akuten Änderungen von Ausgaben kommen muss, werden wir mit den geänderten Kostenstellen im Rahmen des Artikels I.3.4 das Projekt erfolgreich abschließen können.“

[3] Komisia už vykonala určité platby na predbežné financovanie projektu pred jeho ukončením.

[4] Tento údaj bol založený na výpočtoch pána H., ktorý zrejme urobil typografickú chybu. Suma požadovaná sťažovateľom bola v skutočnosti 182 654,04 EUR.

[5] V stanovisku Komisie sa chybne odkazuje na tento list, ktorý bol zaslaný 14. septembra 2007.

[6] Sumy v EUR.

[7] Sumy v EUR.