Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažovateľ, lekár veterinárnej vedy z Poľska, pracoval ako odborník na projekte financovanom EÚ. Dňa 9. novembra 2011 podal sťažnosť európskemu ombudsmanovi (2386/2010/(AR)MHZ) týkajúcu sa dvoch otázok: žiadosť Komisie o prepustenie sťažovateľa z funkcie kľúčového experta a vedúceho tímu daného projektu financovaného EÚ (ďalej len „časť A“) a odmietnutie Komisie zverejniť dokumenty týkajúce sa jeho prepustenia (ďalej len „časť B“). V priebehu vyšetrovania sťažnosti ombudsman z procesných dôvodov rozhodol o vykonaní dvoch samostatných vyšetrovaní týchto dvoch otázok. Vyšetrovanie týkajúce sa Aspektu A sa uskutočnilo pod pôvodným referenčným číslom sťažnosti 2386/2010/(AR)MHZ a vyšetrovanie týkajúce sa Aspektu B sa uskutočnilo pod referenčným číslom (1013/2012/(AR)MHZ). Toto rozhodnutie sa týka aspektu B, na ktorý sa vzťahuje sťažnosť č. 1013/2012/(AR)MHZ. Pokiaľ ide o aspekt A, na ktorý sa vzťahuje sťažnosť č. 2386/2010/(AR)MHZ, ombudsman vydal 31. júla 2012 samostatné rozhodnutie.

2. Komisia vyhlásila výzvu na predkladanie ponúk a následne uzavrela zmluvu s úspešným konzorciom na realizáciu projektu pomoci financovaného Európskou úniou v Bosne a Hercegovine Europe Aid/126654/C/SER/BA „Podpora vykonávania a presadzovania právnych predpisov Bosny a Hercegoviny v oblasti potravín“(ďalej len „projekt“). Vedúcou spoločnosťou konzorcia bola talianska poradenská spoločnosť (ďalej len „vedúci“). Verejným obstarávateľom bola delegácia Komisie (ďalej len „delegácia“) v Bosne a Hercegovine (ďalej len „BaH“).

3. Dňa 7. augusta 2009 vedúci podpísal zmluvu so sťažovateľom. Vymenovala ho za vedúceho tímu a kľúčového experta na bezpečnosť potravín, s ktorým projekt súvisel. Realizácia projektu a práca sťažovateľa sa začala 14. septembra 2009.

4. Delegácia 24. mája 2010 požiadala vedúceho, aby nahradil sťažovateľa ako vedúceho tímu projektu v súlade s článkom 17.2 všeobecných podmienok zmluvy [1]. Dňa 27. mája 2010 vedúci odpovedal Komisii. Dňa 28. júla 2010 dostal sťažovateľ e-mail od predsedu vedúceho, v ktorom ho prepustil z pozície vedúceho tímu, ktorú zastával od 6. augusta 2009. Vedúci uviedol, že o prepustenie požiadala delegácia, ale neuviedol žiadne dôvody na odôvodnenie prepustenia. Vedúci následne sťažovateľovi povedal, že sa môže obrátiť na delegáciu pre viac informácií.

5. Sťažovateľ 10. augusta 2010 osobne predložil delegácii žiadosť z 9. augusta 2010 o prístup ku všetkým dokumentom týkajúcim sa výkonu jeho povinností vedúceho tímu a jeho prepustenia z projektu. Žiadosť bola vypracovaná v poľštine. Sťažovateľ sa vo svojej žiadosti odvolal na nariadenie č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie [2]. Uviedol, že si želá mať „prístup ku všetkým dokumentom týkajúcim sa [jeho] výkonu povinností ako vedúceho tímu zapojeného do [projektu] …, ktoré boli vypracované v delegácii … alebo ktoré delegácia prijala a v súčasnosti má v držbe.“Delegácia zaregistrovala žiadosť vo svojom systéme ADONIS 10. augusta 2010.

6. Delegácia 25. augusta 2010 zaslala sťažovateľovi list s názvom „Potvrdenie o prijatí vašich dvoch listov z 9. augusta 2010“. Odvolala sa na jeho uvedenú žiadosť o prístup, ako aj na sťažnosť týkajúcu sa jeho prepustenia, ktorú v ten istý deň predložil delegácii. Delegácia uviedla, že „možno očakávať, že [podstatná] odpoveď by mu mohla byť poskytnutá v priebehu nasledujúcich šiestich týždňov.“

7. Sťažovateľ zaslal 2. septembra 2010 delegácii e-mail, ku ktorému pripojil list s názvom Opakovaná žiadosť podľa článku 7 ods. 4 nariadenia 1049/2001. Uviedol, že list delegácie z 25. augusta 2010 sa správne nezaoberal jeho pôvodnou žiadosťou z 9. augusta 2010. Zotrval na svojej pôvodnej žiadosti o prístup k dokumentom, ako sa uvádza v jeho pôvodnej žiadosti z 9. augusta 2010. Požiadal tiež o prístup k elektronickému registru dokumentov, ktorý vedie delegácia. Zastával názor, že register umožňujúci prístup v elektronickej forme by mal byť funkčný v delegácii podľa článku 11 nariadenia č. 1049/2011. Delegácia potvrdila prijatie tohto e-mailu v ten istý deň. Sťažovateľ zaslal 3. septembra 2010 rovnaký list aj delegácii v Bosne a Hercegovine doporučenou zásielkou z Varšavy.

8. Dňa 3. septembra 2010 dostal od delegácie e-mail ako odpoveď na svoju pôvodnú žiadosť z 9. augusta 2010. Odpoveď bola napísaná v poľštine a angličtine. Poľská verzia mala dátum 3. augusta 2010 a anglická verzia 3. septembra 2010. Delegácia uviedla, že „ľutuje, že [jeho] informuje, že na požadovaný(-é) dokument(-y) sa vzťahuje jedna z výnimiek stanovených v politike týkajúcej sa prístupu k dokumentom a že [jemu] nemôže(-u) byť sprístupnený(-é). Výnimkou, ktorá sa vzťahuje na dokument(-y), o ktorý(-é) ste požiadali, je, že požadovaný(-é) dokument(-y) sa týka(-jú) zmluvy … medzi Európskou komisiou a [vedúcim]. Zverejnenie požadovaného dokumentu by narušilo ochranu obchodných záujmov [vodcu]. Uplatňuje sa výnimka stanovená v článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001."Delegácia informovala sťažovateľa, že môže predložiť opakovanú žiadosť generálnemu tajomníkovi Komisie (ďalej len "GS") do 15 dní od doručenia tohto listu. Sťažovateľovi poskytla adresu generálneho tajomníka.

9. Delegácia 17. septembra 2010 zaslala sťažovateľovi ďalší list, ktorý mal viac ako dve strany. V podstate sa odvolával na odvolanie sťažovateľa z funkcie kľúčového experta a vedúceho tímu projektu. Posledné dve vety tohto listu sa týkali žiadosti o dokumenty. Delegácia uviedla: „Pripomíname vám, že zverejnenie komunikácie s [vedúcim] by narušilo ochranu obchodných záujmov [vedúceho], ako sa stanovuje v článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001. [Vedúci] nás výslovne požiadal, aby sme takúto komunikáciu nezverejňovali.

10. Sťažovateľ sa domnieval, že opakovanú žiadosť podal už 2. septembra 2010 v lehote stanovenej v nariadení č. 1049/2001 a nepredložil novú opakovanú žiadosť, ako sa navrhuje v uvedenom liste delegácie z 3. septembra 2010. Namiesto toho čakal na odpoveď na svoju opakovanú žiadosť z 2. septembra 2010. Sťažovateľ zaslal 21. septembra 2010 delegácii list, v ktorom uviedol, že „[boli] spáchané trestné činy proti dokumentom delegácie …“. Poznamenal, že v anglickej a poľskej verzii odpovede Komisie, ktorú dostal 3. septembra 2010, boli uvedené rôzne dátumy. Domnieval sa, že došlo k „falšovaniu podpisu“a že doložka o preskúmaní bola nesprávne formulovaná.

11. Delegácia 23. septembra 2010 odpovedala, že sa ospravedlňuje za chybu v poľskej verzii, a požiadala sťažovateľa, aby sa obrátil na generálneho tajomníka, ak má ďalšie otázky týkajúce sa nariadenia č. 1049/2001. Delegácia uviedla, že záležitosť považuje za uzavretú.

12. Sťažovateľ sa 11. októbra 2010 obrátil na delegáciu. Uviedol, že na svoju opakovanú žiadosť z 2. septembra 2010 nedostal odpoveď, a domnieval sa, že toto zamietnutie bolo implicitným zamietnutím tejto opakovanej žiadosti.

13. Vo svojej odpovedi z 26. októbra 2010 (ktorá sa tiež týkala aspektu A) delegácia uviedla, že „[sťažovateľovou] žiadosťou o prístup k dokumentom podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001 sa … zaoberala v [liste delegácie zo 17. septembra 2010].“ Delegácia neodkázala na opakovanú žiadosť sťažovateľa z 2. septembra 2010 ani na jej odpoveď z 3. septembra 2010.

14. Sťažovateľ nebol spokojný so spôsobom, akým Komisia riešila aspekty A a B, a obrátil sa na ombudsmana.

Predmet vyšetrovania týkajúceho sa aspektu B (žiadosť sťažovateľa o prístup k dokumentom a register)

15. Po prvé, sťažovateľ tvrdil, že odmietnutie Komisie poskytnúť mu prístup k dokumentom týkajúcim sa jeho výkonu ako vedúceho tímu v projekte a jeho prepustenia nebolo riadne odôvodnené. Po druhé tvrdil, že Komisia neodpovedala na jeho žiadosť o prístup k registru dokumentov delegácie.

16. Tvrdil, že Komisia by mu mala poskytnúť prístup k požadovaným dokumentom.

17. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie objasnil uvedené tvrdenie na základe informácií, ktoré Komisia poskytla vo svojom stanovisku. Uviedol, že chce mať prístup k: i) dokumenty uvedené v stanovisku Komisie (a) monitorovacie správy týkajúce sa projektu z 15. januára, 30. marca a 18. mája 2010, b) list delegácie adresovaný vedúcemu z 24. mája 2010 a c) odpoveď vedúceho delegácie z 27. mája 2010); ii) všetky dokumenty obsahujúce kritické pripomienky k výkonu sťažovateľa, ktoré Komisia adresovala lídrovi; a iii) všetky dokumenty/informácie obsahujúce jeho osobné údaje v zmysle nariadenia 45/2001 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov [3].

18. Pokiaľ ide o úpravu sťažnosti sťažovateľom, ombudsman poznamenáva, že pôvodná žiadosť sťažovateľa o prístup bola široká a mohla dokonale zahŕňať všetky dokumenty, ktoré boli následne špecifikované v pripomienkach sťažovateľa. Z tohto dôvodu je zmenený návrh prípustný v rámci tohto vyšetrovania a bude sa ním zaoberať. Tento záver sa týka všetkých dokumentov uvedených v bodoch i) až iii) s výnimkou dokumentu uvedeného v bode i) písm. b). Toto vylúčenie je spôsobené skutočnosťou (oznámenou Komisiou v stanovisku a potvrdenou sťažovateľom v jeho pripomienkach), že súbežne s týmto vyšetrovaním sťažovateľ požiadal o čiastočný prístup k tomuto dokumentu a získal ho na základe článku 13 nariadenia 45/2001.

19. Sťažovateľ sa vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie odvolal aj na informácie, ktoré Komisia poskytla v odpovedi na jeho druhé tvrdenie, že delegácia nemá elektronický register dokumentov. Sťažovateľ uviedol, že ak je to tak, delegácia porušuje článok 11 nariadenia č. 1049/2001 [4]. Pokiaľ by sa toto vyhlásenie mohlo považovať za nové tvrdenie, ombudsman zastáva názor, že každá delegácia EÚ by sa nemala posudzovať individuálne, pokiaľ ide o jej súlad s článkom 11 nariadenia 1049/2001, ale že za zodpovedný by sa mal považovať skôr orgán EÚ, ktorého neoddeliteľnou súčasťou sa delegácie stali od 2. decembra 2009, konkrétne Európska služba pre vonkajšiu činnosť (ESVČ). Keďže vyšetrovanie v tejto veci bolo zamerané na Komisiu, a nie na ESVČ, ombudsmanka sa nebude týmto aspektom sťažnosti ďalej zaoberať. Ak chce sťažovateľ podať novú sťažnosť na ESVČ týkajúcu sa súladu delegácie EÚ v Bosne a Hercegovine s článkom 11 nariadenia č. 1049/2011, mal by sa najprv obrátiť na ESVČ.

Vyšetrovanie

20. Ombudsman 20. decembra 2010 požiadal Európsku komisiu o stanovisko k aspektom A a B, na ktoré sa pôvodne vzťahovala sťažnosť 2386/2010/(AR)MHZ. Dňa 1. júla 2011 Komisia napokon predložila svoje stanovisko v angličtine (ktoré sa malo predložiť 31. marca) týkajúce sa aspektov A a B a 7. júla 2011 predložila preklad stanoviska do poľštiny. Preklad bol postúpený sťažovateľovi na pripomienkovanie. Svoje pripomienky predložil 22. augusta 2011.

21. Dňa 22. novembra 2011 ombudsman položil Komisii niekoľko otázok týkajúcich sa aspektov A a B a požiadal o odpoveď do 31. januára 2012. Komisia napokon 30. marca 2012 odpovedala v anglickom jazyku a o dva týždne neskôr predložila preklad tejto odpovede do poľského jazyka. Preklad bol postúpený sťažovateľovi na pripomienkovanie. Dňa 30. mája 2012 predložil pripomienky. Medzitým, 5. decembra 2011, vykonali útvary ombudsmana kontrolu dokumentov týkajúcich sa oboch aspektov A a B sťažnosti v priestoroch Komisie v Bruseli. Komisia klasifikovala všetky kontrolované dokumenty ako dôverné [5]. Dňa 12. januára 2012 ombudsman zaslal správu o inšpekcii sťažovateľovi aj Komisii pre informáciu.

22. Dňa 21. mája 2012 sa ombudsman rozhodol zaoberať sa osobitne aspektmi A a B. Ako sa uvádza v bode 1, aspekt A bol preskúmaný pod číslom sťažnosti 2386/2010/(AR)MHZ a aspekt B bol preskúmaný pod novým referenčným číslom, t. j. číslom sťažnosti 1013/2012/(AR)MHZ.

23. Dňa 31. júla 2012 ombudsmanka zaslala Komisii návrh odporúčania týkajúceho sa tejto veci (1013/2012/(AR)MHZ). Komisia odpovedala 7. decembra 2012. Poľský preklad tejto odpovede bol zaslaný sťažovateľovi na pripomienkovanie. Dňa 30. januára 2013 predložil sťažovateľ svoje pripomienky.

Analýza a závery ombudsmana

A. Údajné neodôvodnenie odmietnutia zverejnenia dokumentov a súvisiaceho nároku

Argumenty predložené ombudsmanovi

24. Sťažovateľ pôvodne požiadal Komisiu o prístup ku všetkým dokumentom týkajúcim sa výkonu jeho povinností vedúceho tímu a jeho prepustenia. Vo svojich pripomienkach spresnil, že požadované dokumenty sú: i) monitorovacie správy z 15. januára, 30. marca a 18. mája 2010; ii) odpoveď vedúceho delegácie z 27. mája 2010; iii) všetky dokumenty obsahujúce kritické pripomienky k výkonu sťažovateľa, ktoré Komisia adresovala lídrovi, s výnimkou listu Komisie z 24. mája 2010 adresovaného lídrovi, ku ktorému mu bol medzičasom umožnený prístup podľa nariadenia 45/2001; iv) všetky dokumenty/informácie obsahujúce jeho osobné údaje v zmysle nariadenia 45/2001.

25. Komisia vo svojom stanovisku k sťažnosti odmietla zaujať stanovisko v podstate k žiadostiam sťažovateľa o prístup z dôvodu, že nesplnil procesnú požiadavku nariadenia č. 1049/2001 na predloženie opakovanej žiadosti. Podľa názoru Komisie sa list sťažovateľa z 2. septembra 2010, ktorým sa potvrdila jeho pôvodná žiadosť z 10. augusta 2010, nemohol považovať za opakovanú žiadosť, pretože odpoveď Komisie na pôvodnú žiadosť sťažovateľa mu bola zaslaná 3. septembra 2010.

26. Komisia vo svojej odpovedi z 30. marca 2012 na konkrétne pripomienky ombudsmana uvedené v jeho liste z 22. novembra 2011 [6] uznala, že jeho odpoveď zaslaná sťažovateľovi 25. augusta 2010 nebola v súlade s nariadením č. 1049/2011. Okrem toho súhlasila s názorom ombudsmana vyjadreným v uvedenom liste [7], že skutočnosť, že odpoveď Komisie z 3. septembra 2010, ktorá bola zaslaná po uplynutí lehoty 15 pracovných dní, sa zhodovala s opakovanou žiadosťou sťažovateľa z 2. septembra 2010, nezbavila túto žiadosť jej potvrdzujúceho statusu, keďže pôvodná odpoveď Komisie obsahovala zamietnutie. Komisia súhlasila s tým, že by bolo skutočne príliš formalistické požadovať od sťažovateľa, aby obnovil svoju opakovanú žiadosť, a uviedla, že „je ochotná zaujať stanovisko k otázke prístupu k predmetným dokumentom podľa nariadenia č. 1049/2001 aj nariadenia č. 45/2001“.

27. Komisia potom na základe nariadenia č. 1049/2011 sprístupnila monitorovaciu správu z 15. januára 2010 (a v tejto súvislosti poukázala na to, že vedúci subjekt ju už zaslal sťažovateľovi 21. januára 2010) a list delegácie z 31. decembra 2009 adresovaný vedúcemu subjektu, ktorý obsahoval pripomienky delegácie k prvému návrhu úvodnej správy (Komisia z vyhlásení vedúceho subjektu pochopila, že sťažovateľ ju mal tiež k dispozícii). Okrem toho Komisia po získaní súhlasu vedúceho delegácie zverejnila podľa nariadenia č. 45/2001 odpoveď vedúceho delegácie z 27. mája 2010. K replike pripojila kópiu tohto listu.

28. Pokiaľ ide o monitorovacie správy z 30. marca a 18. mája 2010, Komisia vo svojej odpovedi uviedla, že „po záverečných konzultáciách s právnymi službami zašle rozhodnutie ombudsmanovi o možnom zverejnení hneď po jeho prijatí.“ V tejto súvislosti Komisia poukázala na to, že monitorovacia správa z 18. mája 2010 je ten istý dokument ako „zápisnica zo stretnutia“z 18. mája 2010.

29. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie z 30. marca 2012 poukázal na to, že nedostal odpoveď na svoju opakovanú žiadosť z 2. septembra 2010.

Posúdenie ombudsmana, ktoré viedlo k návrhu odporúčania

30. V návrhu odporúčania ombudsman uviedol, že oceňuje, že Komisia súhlasila s jeho názorom, že list sťažovateľa z 2. septembra 2010 predstavuje opakovanú žiadosť podľa článku 8 nariadenia č. 1049/2001. Poznamenal tiež vyhlásenie Komisie, že sa rozhodla znovu zaujať stanovisko k pôvodnej žiadosti sťažovateľa o prístup. Komisia sa však vo svojej odpovedi na ďalšie otázky ombudsmana obmedzila na zverejnenie troch dokumentov.

31. Po prvé na základe nariadenia č. 1049/2001 zverejnila monitorovaciu správu z 15. januára 2010 [8] a 30. marca 2012, teda takmer jeden a pol roka po tom, ako sťažovateľ predložil svoju prvú žiadosť, uviedla, že ešte potrebuje získať stanovisko právneho servisu Komisie, aby mohla rozhodnúť o zverejnení zostávajúcich správ z 30. marca a 18. mája 2010. Ombudsman a sťažovateľ čakali na konečné stanovisko Komisie viac ako dva mesiace, ale Komisia ho neoznámila. Značné oneskorenie pri vybavovaní tejto žiadosti o prístup predstavuje neprijateľné správanie Komisie a jasný prípad nesprávneho úradného postupu.

32. Po druhé, Komisia uviedla, že i) sťažovateľ už mal list delegácie adresovaný vedúcemu z 31. decembra 2009 (priložila však kópiu tohto dokumentu k svojej odpovedi) a ii) tento dokument obsahoval kritické pripomienky k jeho výkonu. Komisia okrem toho na základe nariadenia č. 45/2001 zverejnila list vedúceho predstaviteľa Komisii z 27. mája 2010. V tejto súvislosti treba poznamenať, že sťažovateľ požiadal o prístup k dokumentom s dvoma osobitnými charakteristikami: i) všetky dokumenty obsahujúce kritické pripomienky k výkonu sťažovateľa, ktoré Komisia adresovala lídrovi, a ii) všetky dokumenty/informácie obsahujúce jeho osobné údaje v zmysle nariadenia 45/2001. Komisia vo svojej odpovedi zastávala názor, že list delegácie adresovaný vedúcemu z 31. decembra 2009 a list vedúceho adresovaný Komisii z 27. mája 2010 patria do kategórie ii). Komisia sa však vôbec nevyjadrila k existencii iných dokumentov vo svojom spise, ktoré by mohli patriť do kategórie ii), ako aj do kategórie i).

33. Ombudsman uviedol, že bol zmätený týmto mlčaním, najmä preto, že jeho útvary skontrolovali dokumenty v spise Komisie a bol si vedomý toho, že v tomto spise je viac dokumentov, ktoré obsahujú informácie zodpovedajúce charakteristikám uvedeným sťažovateľom. Okrem listov delegácie adresovaných vedúcemu z 31. decembra 2009 (zverejnených v odpovedi Komisie z 30. marca 2012) a 24. mája 2010 (zverejnených priamo sťažovateľovi v priebehu vyšetrovania) sa v kontrolovanom spise nachádza ešte jeden dokument adresovaný delegáciou vedúcemu, ktorý obsahuje kritické pripomienky k výkonu sťažovateľa. Okrem toho tento dokument a ďalších deväť dokumentov v kontrolovanom spise obsahuje osobné údaje týkajúce sa sťažovateľa [9] (okrem korešpondencie sťažovateľa, ktorá je tiež súčasťou spisu).

34. V tejto súvislosti ombudsman najprv poznamenal, že v článku 41 ods. 2 písm. b) Charty základných práv EÚ sa stanovuje, že právo na dobrú správu vecí verejných zahŕňa právo každej osoby na prístup k spisu, ktorý sa jej týka, pri rešpektovaní oprávnených záujmov dôvernosti a služobného a obchodného tajomstva. Okrem toho sa v článku 42 charty stanovuje právo občanov na prístup k dokumentom vo všeobecnosti.

35. Po druhé, ombudsmanka zdôraznila, že Súdny dvor EÚ jasne rozhodol, že pri spracúvaní žiadosti o prístup k dokumentom podľa nariadenia č. 1049/2001 musia inštitúcie vykonať osobitné preskúmanie každého dotknutého dokumentu. Aby tak inštitúcie mohli urobiť, musia najprv identifikovať dokumenty zodpovedajúce danej žiadosti o prístup a následne rozhodnúť, či sa dokument týka alebo netýka záujmu chráneného výnimkou. V prípade kladnej odpovede musia tiež určiť, či by zverejnenie dokumentu mohlo konkrétne a účinne ohroziť záujem chránený uvádzanou výnimkou. Okrem toho by inštitúcie mali zohľadniť, že riziko ohrozenia chránených záujmov musí byť primerane predvídateľné, a nie čisto hypotetické [10].

36. V tomto prípade sa však Komisia nesnažila identifikovať dokumenty vo svojom spise, ktoré by mohli byť relevantné pre žiadosť sťažovateľa, čo mala urobiť bez ohľadu na to, či zvážila túto žiadosť podľa nariadenia č. 1049/2001 alebo nariadenia č. 45/2001. Neurobil tak nielen vo svojich odpovediach na žiadosť sťažovateľa z 3. a 17. septembra 2010 (opísané v bodoch 8 a 9), ale aj vo svojich odpovediach ombudsmanovi v priebehu jeho vyšetrovania. Keďže Komisia neidentifikovala dokumenty požadované sťažovateľom, ombudsmanka sa domnievala, že je samozrejmé, že nemôže vykonať riadnu analýzu každého z nich a potom rozhodnúť o ich zverejnení.

37. Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnievala, že Komisia nevybavila žiadosť sťažovateľa o prístup k dokumentom primerane a včas. Okrem toho Komisia opäť výrazne oneskorila svoje odpovede ombudsmanovi v rámci jeho vyšetrovania a nedodržala svoje záväzky poskytnúť výslovné odpovede na žiadosti sťažovateľa. Ombudsmanka sa domnievala, že tieto nedostatky predstavujú prípady nesprávneho úradného postupu. V súlade s článkom 3 ods. 6 štatútu európskeho ombudsmana [11] preto predložil tento návrh odporúčania:

„Európska komisia by mala bezodkladne:

i) poskytnúť sťažovateľovi monitorovacie správy z 30. marca a 18. mája 2010 alebo riadne odôvodniť, prečo tak nemôže urobiť;

ii) odpovedať na žiadosti sťažovateľa o prístup k

a) všetky dokumenty obsahujúce kritické pripomienky k výkonu sťažovateľa, ktoré Komisia adresovala lídrovi, a

b) všetky dokumenty/informácie obsahujúce osobné údaje sťažovateľa v zmysle nariadenia (ES) č. 45/2001, a to tak, že sa najprv identifikujú príslušné dokumenty a potom sa buď zverejnia, alebo, ak sa Komisia domnieva, že ich nemožno zverejniť, poskytne sa riadne vysvetlenie, pokiaľ ide o každý dotknutý dokument, prečo ich nemožno zverejniť.“

Argumenty predložené ombudsmanovi po jeho návrhu odporúčania

38. Komisia uviedla, že v plnej miere prijíma návrh odporúčania. Pokiaľ ide o odporúčanie č. i), Komisia vysvetlila, že 17. júla 2012 zaslala priamo sťažovateľovi rozhodnutie týkajúce sa prístupu k určitým dokumentom podľa nariadení č. 1049/2001 a č. 45/2001. V tomto rozhodnutí poskytla sťažovateľovi obe správy z 30. marca a 18. mája 2010. Komisia vyjadrila poľutovanie nad tým, že nezaslala kópiu svojho rozhodnutia ombudsmanovi.

39. Pokiaľ ide o odporúčanie č. ii), Komisia v písmene a) identifikovala tieto dokumenty: (1) List delegácie z 31. decembra 2009 adresovaný vedúcemu delegácie, ktorý obsahuje pripomienky delegácie k prvému návrhu úvodnej správy; (2) List vedúceho delegácie z 27. mája 2010; (3) List delegácie z 9. augusta 2010 adresovaný vedúcemu delegácie. Dokumenty 1 a 2 už boli oznámené ombudsmanovi, a teda sťažovateľovi, keďže boli priložené k ďalšej odpovedi Komisie ombudsmanovi z 30. marca 2012 a boli zaslané v rámci jeho vyšetrovania sťažnosti 2386/2010/(AR)MHZ.

40. Dokument 3 vypracovala Komisia pri výkone svojich právomocí v oblasti dohľadu nad projektom realizovaným vedúcim a na základe zmluvy medzi Komisiou a touto spoločnosťou. Obsahuje kritické hodnotenie Komisie týkajúce sa výkonnosti sťažovateľa. Komisia zvažovala, či by sa obsah dokumentu 3 mohol oznámiť navrhovateľovi podľa nariadenia 1045/2001. V článku 13 nariadenia č. 45/2001 sa dotknutej osobe udeľuje právo dostať „c) oznámenie v zrozumiteľnej forme o údajoch, ktoré sa spracúvajú, a o všetkých dostupných informáciách, pokiaľ ide o ich zdroj.“Komisia zastávala názor, že vzhľadom na to, že dokument 3 obsahuje informácie týkajúce sa sťažovateľa osobne, má podľa uvedeného článku právo získať príslušné osobné údaje v zrozumiteľnej forme.

41. Pokiaľ ide o dokumenty uvedené v písmene b), Komisia uviedla, že má k dispozícii tieto dokumenty patriace do tejto kategórie: (1) životopis sťažovateľa (ako súčasť zmluvy medzi Komisiou a vedúcim); 2. všetka korešpondencia medzi sťažovateľom a Komisiou; 3. všetka korešpondencia medzi sťažovateľom a tretími stranami, ktorej kópie dostala Komisia; (4) výmena e-mailov medzi delegáciou a vedúcim predstaviteľom (e-maily zo 4., 12. a 18. januára 2010); (5) interná výmena e-mailov Komisie (e-maily z 8., 17. a 18. februára 2011); 6. interná výmena e-mailov delegácie (e-maily z 24. augusta 2010); (7) opis relevantných skutočností zo strany delegácie (30. augusta 2010); (8) oznámenie delegácie GR ENLARG (z 25. októbra 2010); (9) oznámenie delegácie GR ENLARG (z 21. januára 2011); (10) Interný dokument GR ENLARG s názvom "Chronológia Poplawski" (z 2. decembra 2011).

42. Komisia uviedla, že vzhľadom na to, že sťažovateľ je pôvodcom alebo adresátom dokumentov 1-3 alebo informácií, ktoré sú v nich obsiahnuté, predpokladá, že ich má k dispozícii.

43. Keďže dokumenty 4 – 10 obsahujú informácie týkajúce sa sťažovateľa osobne, sťažovateľ má podľa článku 13 písm. c) nariadenia č. 45/2001 právo získať príslušné osobné údaje v zrozumiteľnej forme.

44. Komisia priložila k svojej odpovedi príslušné výňatky z dokumentu č. 3 v kategórii a) a z dokumentov č. 4 – 10 v kategórii b). Sťažovateľovi boli oznámené na základe článku 13 písm. c) nariadenia č. 45/2001. V týchto dokumentoch Komisia na základe článku 20 ods. 1 písm. c) nariadenia č. 45/2001 vymazala osobné údaje týkajúce sa iných osôb ako sťažovateľa a obchodné informácie týkajúce sa zmluvných partnerov Komisie. Komisia vymazala aj ďalšie informácie, ktoré neobsahovali údaje týkajúce sa sťažovateľa a/alebo jeho prípadu, keďže sa na ne nevzťahujú kritériá uvedené v článku 13 nariadenia č. 45/2001.

45. Komisia zdôraznila, že informácie oznámené podľa nariadenia č. 45/2001 boli sprístupnené len sťažovateľovi, a nie verejnosti.

46. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie zastával názor, že Komisia musí mať k dispozícii dodatočné dokumenty, ktoré mala identifikovať ako dokumenty patriace do kategórií a) a b) a mala ich zverejniť. Domnieva sa, že mala existovať „zápisnica“ zo zasadnutia riadiaceho výboru, ktoré sa konalo v októbri 2010 a na ktorom sa mohlo diskutovať o prepustení sťažovateľa. Okrem toho mal existovať dokument, na ktorom delegácia založila svoje kritické pripomienky na výkonnosti sťažovateľa, ktoré boli odovzdané vedúcemu predstaviteľovi 24. mája 2010.

47. Sťažovateľ takisto poukázal na to, že v dvoch zo zverejnených (externých) dokumentov bolo registračné číslo čiastočne rozmazané, čo je v rozpore s požiadavkami stanovenými v rozhodnutí 2001/937/ES o spôsobe registrácie dokumentov. Okrem toho boli vymazané mená a priezviská autorov dokumentov, ako aj časti textu týchto dokumentov. Komisia mala vysvetliť, prečo boli vypustenia vykonané v každom z príslušných dokumentov.

48. Sťažovateľ sa domnieval, že ombudsman by mal i) požiadať Komisiu, aby poskytla úplný zoznam všetkých dokumentov obsahujúcich kritické pripomienky k jeho výkonu a všetky dokumenty/informácie obsahujúce jeho osobné údaje v zmysle nariadenia 45/2001, alebo ii) požiadať Komisiu, aby vyhlásila, že všetky prílohy spolu s odpoveďou na návrh odporúčania ombudsmana predstavujú dokumenty prípadu. V tejto súvislosti dodal, že Komisia by mala byť požiadaná, aby zverejnila iii) dokumenty, z ktorých vyplýva, že počas zasadnutia riadiaceho výboru sa diskutovalo o otázkach týkajúcich sa sťažovateľa, ako aj dokumenty, na základe ktorých delegácia vo svojom liste lídrovi z 24. mája 2010 uviedla, že „[sťažovateľ] sa nezaoberal odporúčaniami riadiaceho výboru ….“Sťažovateľ okrem toho uviedol, že ombudsman by mal požiadať Komisiu, aby iv) zverejnila registračné čísla a mená/priezviská autorov dokumentov pripojených k jej odpovedi na návrh odporúčania; v) vysvetliť dôvody vypustenia v každom dokumente; a vi) požiadať Komisiu, aby začala disciplinárne konanie proti tým svojim úradníkom, ktorí boli zodpovední za omeškanie s poskytnutím odpovede na návrh odporúčania ombudsmana (Komisia odpovedala 7. decembra 2012, pričom mala odpovedať do 31. októbra 2012).

Posúdenie ombudsmana po návrhu odporúčania

49. Ombudsman víta pozitívnu reakciu Komisie na jeho návrh odporúčania. Na základe nahliadnutia do dokumentov obsiahnutých v spise Komisie týkajúcom sa tejto veci konštatuje, že Komisia vo svojej odpovedi na jeho návrh odporúčania identifikovala všetky dokumenty, ktoré má k dispozícii a na ktoré sa vzťahuje žiadosť sťažovateľa, ako je uvedené v bode 17.

50. Ombudsman sa okrem toho domnieva, že Komisia správne uplatnila článok 20 ods. 1 písm. c) nariadenia 45/2001 [12] pri vymazávaní údajov identifikujúcich iné osoby ako sťažovateľa, t. j. mená jednotlivcov a údaje identifikujúce právnické osoby. V tejto súvislosti a v odpovedi na pripomienku sťažovateľa zhrnutú v prvej vete bodu 47 ombudsman na základe nahliadnutia do spisu poukazuje na to, že niektoré iniciály boli zahrnuté do odkazov na dva z predmetných dokumentov, z ktorých výňatky boli oznámené sťažovateľovi. Iniciály boli správne vymazané, pretože umožňovali aj identifikáciu iných osôb.

51. Ombudsmanka je okrem toho spokojná s vysvetlením Komisie (v tretej vete bodu 44), že vo vzťahu ku všetkým výňatkom oznámeným sťažovateľovi boli rovnaké dôvody dôvodom na uplatnenie článku 20 ods. 1 písm. c) nariadenia č. 45/2001. Je tiež rozumné domnievať sa, že Komisia musela najprv analyzovať každý dotknutý dokument predtým, ako dospela k záveru, že rovnaké dôvody sa vzťahujú na všetky úryvky oznámené podľa nariadenia č. 45/2001.

52. Okrem toho Komisia pri zverejňovaní informácií obsahujúcich osobné údaje sťažovateľa podľa nariadenia č. 45/2001 nesprávne vymazala iné informácie obsiahnuté v príslušných dokumentoch. Ombudsmanka zdôrazňuje, že prístup k osobným údajom nie je rovnaký ako prístup k dokumentom ako taký.

53. Na záver ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia nebola schopná odpovedať na jeho návrh odporúčania v pôvodnej lehote. Vzhľadom na kladnú odpoveď Komisie sa však domnieva, že v tejto súvislosti a v kontexte prejednávanej veci nie je opodstatnené žiadne opatrenie z jeho strany.

B. Údajné neodpovedanie na žiadosť o prístup k elektronickému registru

54. Sťažovateľ tvrdil, že vo svojej opakovanej žiadosti z 2. septembra 2010 požiadal o prístup do elektronického registra dokumentov, ktorý vedie delegácia, ale Komisia na túto žiadosť neodpovedala.

55. Komisia vo svojom stanovisku k sťažnosti vysvetlila, že systém používaný na registráciu prichádzajúcich a odchádzajúcich listov v delegácii, systém ADONIS, sa obmedzuje na registráciu prichádzajúcich a odchádzajúcich listov a prideľuje im registračné číslo. Nie je to systém, ktorý obsahuje elektronické súbory.

Hodnotenie ombudsmana

56. Ombudsmanka poznamenáva, že Komisia odpovedala na konkrétnu žiadosť sťažovateľa (hoci len v stanovisku), že v rámci delegácie neexistuje elektronický register, ale existuje systém „ADONIS“, ktorý jednoducho zaznamenáva prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu a neumožňuje prístup k skutočným dokumentom. Táto odpoveď je dostatočná na odpoveď na tvrdenie uvedené v liste ombudsmana, ktorým sa začína vyšetrovanie (uvedené v druhej vete bodu 15 vyššie). Ombudsman sa preto domnieva, že v súvislosti s týmto tvrdením nie je opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovanie.

C. Záver

Ombudsman na základe svojho vyšetrovania tejto sťažnosti uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Komisia prijala návrh odporúčania ombudsmanky týkajúci sa prvého obvinenia a náležite sa ním zaoberala. V súvislosti s druhým tvrdením nie je opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovanie.

Komisia a sťažovateľ budú o tomto rozhodnutí informovaní.

 

P. Nikiforos Diamandouros

V Štrasburgu 18. apríla 2013

---

[1] Článok 17.2 „Všeobecných podmienok pre zákazky na poskytnutie služieb financované Európskym spoločenstvom“stanovuje: „… v priebehu plnenia a na základe písomnej a odôvodnenej žiadosti môže verejný obstarávateľ požiadať o náhradu, ak sa domnieva, že zamestnanec je neefektívny alebo si neplní povinnosti vyplývajúce zo zmluvy.“

[2] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43; Mim. vyd. 01/003, s. 331).

[3] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov, Ú. v. ES L 8, 2001, s. 1; Mim. vyd. 13/026, s. 102.

[4] V článku 11 nariadenia č. 1049/2001 s názvom „Register“sa stanovuje: „1. Aby boli práva občanov podľa tohto nariadenia účinné, každá inštitúcia poskytne verejnosti prístup k registru dokumentov. Prístup do registra by sa mal poskytnúť v elektronickej forme […] 3. Inštitúcie bezodkladne prijmú opatrenia potrebné na vytvorenie registra, ktorý začne fungovať do 3. júna 2002.“

[5] V súlade s článkom 4 ods. 1 rozhodnutia Európskeho parlamentu z 9. marca 1994 o úprave a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (94/262/ESUO, ES, Euratom, Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15; Mim. vyd. 01/001, s. 332) a vykonávacími ustanoveniami prijatými ombudsmanom a naposledy zmenenými a doplnenými 3. decembra 2008 sťažovateľ ani verejnosť nemajú prístup k dôverným dokumentom, ktoré získali útvary ombudsmana počas inšpekcie.

[6] Ombudsman vo svojom ďalšom liste Komisii uviedol, že na rozdiel od tvrdení Komisie vyjadrených v jej stanovisku list delegácie sťažovateľovi z 25. augusta 2010 možno sotva považovať za predbežnú odpoveď podľa článku 7 ods. 3 nariadenia č. 1049/2001, keďže delegácia predĺžila lehotu o 6 týždňov, a nie o 15 pracovných dní, ako sa stanovuje v uvedenom ustanovení. Okrem toho toto ustanovenie stanovuje možnosť predĺžiť lehotu vzhľadom na povahu požadovaných dokumentov, a nie z dôvodu administratívnych obmedzení (ako sú letné prázdniny zamestnancov delegácie alebo potreba prekladu žiadosti, ktorá bola napísaná v poľštine a na ktorú sa odvoláva Komisia vo svojom stanovisku).

[7] Ombudsman vo svojom ďalšom liste zastával názor, že skutočnosť, že delegácia mohla odpovedať na pôvodnú žiadosť sťažovateľa (ktorú dostala 10. augusta 2010) až 3. septembra 2010, teda jednoznačne po uplynutí lehoty 15 pracovných dní, a s vedomím, že sťažovateľ už predložil opakovanú žiadosť deň predtým (a teda v stanovenej lehote), nezbavila žiadosť sťažovateľa z 2. septembra 2010 jej potvrdzujúceho statusu. Stručne povedané, ombudsman sa domnieval, že by bolo príliš formalistické požadovať od sťažovateľa, aby obnovil svoju opakovanú žiadosť po tom, ako takúto žiadosť predložil v lehote stanovenej v článku 7 ods. 4 v spojení s článkom 7 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001. Vzhľadom na uvedené skutočnosti a na skutočnosť, že v priebehu vyšetrovania Komisia poskytla sťažovateľovi prístup k listu delegácie z 24. mája 2010 adresovanému vedúcemu delegácie podľa nariadenia č. 45/2001, ombudsman požiadal Komisiu, aby v súlade s nariadeniami č. 1049/2001 a č. 45/2001 (článok 13) zaujala stanovisko k tvrdeniu sťažovateľa týkajúcemu sa prístupu k dokumentom, ako bolo preformulované v jeho pripomienkach.

[8] Komisia v tejto súvislosti poznamenala, že sťažovateľ „by už mal mať k dispozícii“tento dokument, ktorý mu vedúci predstaviteľ zaslal 21. januára 2010.

[9] Mená sú napríklad osobnými údajmi (rozsudok Súdneho dvora z 11. júla 2010, Komisia/Bavarian Lager, C-28/08, Zb. s. I-6055, bod 68).

[10] C-39/05 P a C-52/05 P, Švédsko a Turco/Komisia, Zb. 2008, s. I-4723, bod 43; rozsudok z 21. júla 2011, Švédsko/MyTravel/Komisia, C-506/08 P, zatiaľ neuverejnený v Zbierke, bod 76; vec T‑250/08 Batchelor/Komisia, rozsudok z 24. mája 2011, zatiaľ neuverejnený v Zbierke, bod 78; rozsudok Súdu prvého stupňa z 11. marca 2009, Borax Europe/Komisia, T-166/05, zatiaľ neuverejnený v Zbierke, bod 88; Vec T-2/03, Verein für Konsumenteninformation/Komisia, Zb. 2005, s. II-1121, bod 69.

[11] Rozhodnutie Európskeho parlamentu z 9. marca 1994 o úprave a všeobecných podmienkach upravujúcich výkon funkcie ombudsmana (94/262/ESUO, ES, Euratom), Ú. v. ES L 113, 1994, s. 15.

[12] Článok 20 ods. 1 písm. c) nariadenia č. 45/2001 stanovuje: „inštitúcie a orgány Spoločenstva môžu obmedziť uplatňovanie článkov 13 až 17 …, ak takéto obmedzenie predstavuje nevyhnutné opatrenie na zabezpečenie: … c. ochrana dotknutej osoby alebo práv a slobôd iných.