Späť na Sťažnosť

1. Táto sťažnosť sa týka projektu ES NEWEMMSEC (sprievodné opatrenia IST 1999-11922, ďalej len "projekt"). Projekt riadilo konzorcium piatich partnerov (sťažovateľ, partner C., partner Q., partner A. a partner M.). Sťažovateľ, anglická spoločnosť, bol koordinátorom projektu. Túto sťažnosť predložila v mene seba a partnera A [1]. Projekt sa riadil a) „zmluvou o sprievodných opatreniach“ (ďalej len „zmluva“) piateho rámcového programu v oblasti výskumu, technického rozvoja a demonštračných činností (ďalej len „5. RP“), ako aj b) jej tromi prílohami vrátane prílohy I „Opis práce“ a prílohy II, ktorá obsahuje všeobecné podmienky.

2. Ako sa stanovuje v prílohe I k zmluve, projekt bol „koncertným projektom“ zameraným na a) zriadenie a riadenie strategickej pracovnej skupiny pre elektronické podnikanie; b) zorganizovanie troch každoročných seminárov (konferencií); c) uverejňovanie výsledkov seminárov; d) prevádzkovanie webovej stránky; e) propagácia seminárov a f) podpora kontaktov s priemyslom. Tieto tri konferencie sa konali počas obdobia troch rokov od januára 2000 do decembra 2002.

3. Celkové odhadované oprávnené náklady na projekt boli 800 000 EUR; Spoločenstvo malo prispieť do maximálnej výšky tejto sumy. Financovaním projektu sa malo podporiť plánovanie a propagácia konferencií (príloha I, bod 9.1, oddiel Metóda, in fine). Projekt zahŕňal aj organizáciu konferencií (príloha I, bod 13). Komisia mala financovať zriadenie (organizáciu a propagáciu) a priemyselní partneri mali financovať skutočné podujatia (konferencie) a prevziať obchodné riziko, že príjmy pokryjú náklady na uvedené podujatia.

4. Počas zmluvného obdobia dvaja partneri odstúpili z konzorcia, a to partner C. a partner Q., druhý z dôvodu konkurzu spoločnosti. Konečnú platbu pre obe organizácie spracovala Komisia s cieľom ukončiť ich zmluvnú účasť na projekte. V súlade so zmluvou boli konečné platby prevedené na bankový účet sťažovateľa, ktorý previedol dlžnú sumu partnerovi C., ale nie dlžnú sumu partnerovi Q.

5. Na základe dôverne získaných informácií sa Komisia dozvedela, že konferencie podľa všetkého vytvorili finančný prebytok. Pätnásť mesiacov po ukončení projektu preto Komisia požiadala o audit účtov konferencie. Partneri konzorcia namietali proti tejto žiadosti a tvrdili, že tento "audit" je mimo rozsahu projektu. Komisia zastávala názor, že suma finančného prebytku by sa mala odpočítať od financovania projektu. Na stretnutí, ktoré sa konalo 26. novembra 2004, konzorcium súhlasilo (hoci s veľkou neochotou) s poskytnutím údajov potrebných na to, aby Komisia mohla vypočítať skutočné náklady projektu. Partneri potom 15. januára 2005 predložili ďalšiu správu, ktorá potvrdila záverečné správy projektu. Na základe poskytnutých údajov Komisia zistila zisk vo výške 62 361 EUR. V polovici februára 2005 Komisia požiadala o ďalšie informácie, ktoré jej boli poskytnuté do konca marca 2005. Zdá sa, že Komisia doteraz nevykonala žiadnu záverečnú platbu.

6. Sťažovateľ predložil Komisii šesť výkazov nákladov (č. 1 až 6), ktoré sa vzťahovali na po sebe nasledujúce šesťmesačné obdobia medzi januárom 2000 a decembrom 2002. Požadované sumy boli 109 654 EUR (výkaz výdavkov č. 1), 30 259 EUR (výkaz výdavkov č. 2), 116 826,73 EUR (výkaz výdavkov č. 3), 91 599,31 EUR (výkaz výdavkov č. 4) a 10 311,15 EUR (pre oba výkazy výdavkov č. 5 a 6).

Predmet žiadosti

7. Sťažovateľ sa 6. mája 2005 sťažoval ombudsmanovi, že Komisia nekonala správne počas trvania projektu a po jeho skončení, a uviedol tri tvrdenia:

(1) Komisia si nesplnila svoje zmluvné povinnosti v súvislosti s riešením konfliktov.

V tejto súvislosti sťažovateľ poukázal na konflikt, ktorý vznikol vo februári 2001 medzi jedným z partnerov projektu (partner C.) a zostávajúcimi štyrmi. V dôsledku toho sa uvedení štyria partneri snažili odstrániť partnera C. z projektu. Sťažovateľ v tejto súvislosti napísal Komisii vo februári 2001 a ostatní partneri v apríli 2001. Komisia požiadala o ďalšie informácie, ktoré partneri predložili v júli 2001. Podľa sťažovateľa boli následne podané opakované žiadosti o konanie v tejto veci. Komisia však až 22. októbra 2002, krátko pred ukončením zmluvy, vydala revidovanú zmluvu, v ktorej odvolala príslušného partnera. Navrhovateľ však uviedol, že Komisia sa v žiadnom štádiu nepokúsila o rozhodcovské konanie. Sťažovateľ okrem toho tvrdil, že príslušný partner odoprel štyrom ďalším partnerom informácie nevyhnutné na pokračovanie projektu. Sťažovateľ uviedol, že keď ostatní partneri požiadali Komisiu o získanie týchto informácií od porušujúceho partnera, nič sa neurobilo. Konzorcium preto muselo vykonať mimoriadne práce a vznikli mu dodatočné náklady.

(2) Platby Komisie sa oneskorili.

Sťažovateľ sa odvolal na zmluvné ustanovenia, podľa ktorých sa platby museli uskutočniť v maximálnej lehote 60 dní (2 mesiace) od výslovného alebo implicitného schválenia príslušných výstupov alebo dokumentov projektu Komisiou. Podľa sťažovateľa sa však uskutočnené platby uskutočnili s oneskorením, ktoré sa pohybovalo od 7 do 14 mesiacov; v podrobnej tabuľke uvedenej v sťažnosti sa uvádzali údajné oneskorenia. Okrem toho tvrdila, že konečná platba (pozostávajúca zo zadržania 15 %) bola stále neuhradená, a to 24 mesiacov po predložení konečných výsledkov a 28 mesiacov po ukončení projektu. V tejto súvislosti tvrdila, že nesplatená suma by sa mala zaplatiť.

(3) Komisia zneužila svoju právomoc.

Vo februári 2004 Komisia požiadala o audit príjmov a výdavkov konferencie, hoci zmluva vylúčila priebeh konferencií z projektu a vzťahovala sa len na plánovanie a prípravu. Podľa sťažovateľa preto Komisia nemala podľa zmluvy právo "auditovať" tieto účty. Sťažovateľ dodal, že táto žiadosť nebola vznesená počas troch rokov projektu, ale len pätnásť mesiacov po dokončení projektových prác.

8. Listom z 13. júna 2005 ombudsman informoval sťažovateľa, že prvé tvrdenie, podľa ktorého si Komisia nesplnila svoje zmluvné povinnosti v súvislosti s riešením konfliktov, je neprípustné na základe článku 2 ods. 4 jeho štatútu. V tomto článku sa stanovuje, že „[] sťažnosť sa musí podať do dvoch rokov odo dňa, keď sa osoba podávajúca sťažnosť dozvedela o skutočnostiach, na ktorých je založená.“

9. Ombudsman však požiadal Komisiu, aby predložila stanovisko k ďalším dvom tvrdeniam a tvrdeniu, ktoré zhrnul takto:

1. Sťažovateľ tvrdí, že došlo k oneskoreniu všetkých platieb (od 7 do 14 mesiacov) a že konečná platba je stále neuhradená 28 mesiacov po skončení projektu. Sťažovateľ požaduje zaplatenie nesplatenej sumy.
2. Sťažovateľ tvrdí, že došlo k zneužitiu právomoci zo strany Komisie, pretože požadovala audit príjmov a výdavkov konferencií, t. j. položiek, ktoré boli vylúčené zo zmluvy.

Požiadavku

10. Sťažnosť a ďalšie podporné dokumenty, ktoré sťažovateľ zaslal 26. augusta 2005, boli zaslané Komisii na vyjadrenie do 30. septembra 2005. Sťažovateľ 28. septembra 2005 požiadal, aby bolo konečné rozhodnutie ombudsmana v jeho prípade postúpené advokátovi, ktorého kontaktoval. Toto rozhodnutie sa preto postúpi uvedenému advokátovi.

11. Dňa 7. októbra 2005 Komisia požiadala o predĺženie lehoty na zaujatie stanoviska z dôvodu, že potrebovala viac času na zohľadnenie podporných dokumentov, ktoré jej zaslal sťažovateľ. Ombudsman prijal túto žiadosť 20. októbra 2005 a požiadal Komisiu, aby urýchlene poskytla stanovisko. Dňa 10. novembra 2005 Komisia informovala ombudsmana, že jej stanovisko sa oneskorí. V odpovedi ombudsman požiadal Komisiu, aby zaslala svoje stanovisko najneskôr do konca novembra 2005. Dňa 12. decembra 2005 Komisia informovala úrad ombudsmana o ďalšom oneskorení pri zasielaní svojho stanoviska. Komisia nakoniec zaslala svoje stanovisko 5. januára 2006. Sťažovateľ zaslal svoje pripomienky 28. apríla 2006.

12. Dňa 14. júna 2007 ombudsman zaslal Komisii žiadosť o ďalšie informácie. Táto žiadosť sa týkala konkrétnych dôvodov, ktoré viedli k údajným oneskoreniam pri realizácii platieb. Ombudsman požiadal o odpoveď do 31. júla 2007. Dňa 16. júla 2007 Komisia požiadala o predĺženie lehoty na odpoveď do 30. septembra 2007. Predĺženie povolil ombudsman. Dňa 11. septembra 2007 Komisia požiadala o ďalšie predĺženie do 31. októbra 2007. Toto predĺženie opäť povolil ombudsman. Dňa 13. novembra 2007 Komisia opäť požiadala o predĺženie lehoty do 15. decembra 2007, čo bolo tiež povolené. Komisia napokon 13. decembra 2007 zaslala svoju odpoveď na žiadosť o ďalšie informácie a sťažovateľ zaslal svoje dodatočné pripomienky 9. februára 2008.

OMBUDSMANOVÁ analýza a závery

Úvodné poznámky týkajúce sa rozsahu vyšetrovania

13. Ombudsman pripomína, že podľa článku 195 Zmluvy o ES je oprávnený prijímať sťažnosti „týkajúce sa prípadov nesprávneho úradného postupu inštitúcií alebo orgánov Spoločenstva“. Domnieva sa, že k nesprávnemu úradnému postupu dochádza, keď verejný orgán nekoná v súlade s pravidlom alebo zásadou, ktoré sú preň záväzné [2]. Nesprávny úradný postup teda možno konštatovať aj v súvislosti s plnením záväzkov vyplývajúcich zo zmlúv uzavretých inštitúciami alebo orgánmi Spoločenstiev.

14. Rozsah preskúmania, ktoré môže v takýchto prípadoch vykonať, je však nevyhnutne obmedzený. Domnieva sa najmä, že by sa nemal snažiť zistiť, či došlo k porušeniu zmluvy ktoroukoľvek zo zmluvných strán, ak je vec sporná. Touto otázkou by sa mohol účinne zaoberať len príslušný súd, ktorý by mal možnosť vypočuť si argumenty účastníkov týkajúce sa príslušného vnútroštátneho práva a posúdiť protichodné dôkazy o akýchkoľvek sporných skutkových otázkach.

15. Vo veciach týkajúcich sa zmluvných sporov je oprávnený obmedziť svoje vyšetrovanie na preskúmanie toho, či mu inštitúcia alebo orgán Spoločenstva poskytol koherentný a primeraný opis právneho základu svojich činností a prečo sa domnieva, že jeho názor na zmluvné postavenie je odôvodnený. Ak je zmluvná pozícia inštitúcie alebo orgánu v skutočnosti odôvodnená, ombudsman dospeje k záveru, že jeho vyšetrovanie neodhalilo prípad nesprávneho úradného postupu. Týmto záverom nie je dotknuté právo strán na to, aby ich zmluvný spor preskúmal a záväzne vyriešil príslušný súd. Ombudsman poznamenáva, že v tomto prípade článok 5 ods. 2 zmluvy stanovoval, že:

„[t]Súd prvého stupňa Európskych spoločenstiev a v prípade odvolania Súdny dvor Európskych spoločenstiev majú výlučnú právomoc rozhodovať všetky spory medzi Spoločenstvom na jednej strane a hlavnými dodávateľmi na strane druhej, pokiaľ ide o platnosť, uplatňovanie alebo akýkoľvek výklad tejto zmluvy.“

16. Pokiaľ ide o prvé tvrdenie sťažovateľa týkajúce sa omeškaní pri platbe šiestich výkazov výdavkov a neuhradenej platby, v článku 2 ods. 4 štatútu európskeho ombudsmana sa stanovuje, že „[] sťažnosť sa musí podať do dvoch rokov odo dňa, keď sa osoba podávajúca sťažnosť dozvedela o skutočnostiach, na ktorých je založená.“ V tomto prípade a vzhľadom na túto dvojročnú lehotu by nebolo vhodné skúmať prvé dva z údajných omeškaní, keďže platby za výkazy výdavkov 1 a 2 sa uskutočnili vo februári a decembri 2001, t. j. viac ako štyri a tri a pol roka pred podaním tejto sťažnosti. Sťažovateľ mal byť informovaný o neprípustnosti tejto časti tvrdenia v liste ombudsmana z 13. júna 2005, ktorým sa tiež zamietlo prvé tvrdenie sťažovateľa z rovnakých dôvodov. Ombudsmanka sa chce sťažovateľovi ospravedlniť za tento dohľad.

17. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie na ďalšie vyšetrovania uviedol, že nežiada úroky z oneskorených vykonaných platieb. Zdá sa preto, že jedinou neuhradenou pohľadávkou sťažovateľa v rámci tejto sťažnosti je prijatie konečnej platby a nesplatených úrokov z konečnej platby, ktorá je podľa sťažovateľa splatná v súlade so zmluvou od 18. júla 2003. Táto žiadosť o úroky je nová, pretože nebola uvedená v pôvodnom podnete, ale bola vznesená v pripomienkach sťažovateľa z 28. apríla 2006. Nezdá sa, že by sťažovateľ predložil Komisii žiadosť o zaplatenie tohto úroku v súlade so zmluvou. Preto sa zdá, že v súvislosti s týmto tvrdením neboli prijaté žiadne predchádzajúce administratívne prístupy. Ombudsman sa preto nebude zaoberať touto žiadosťou o úroky v rámci tohto vyšetrovania.

18. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k stanovisku Komisie, ako aj vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie na ďalšie vyšetrovania ombudsmana poukázal na to, že Komisia konala nekonzistentne. Dôvodom bolo, že schválila konečné platby pre dvoch partnerov (C. a Q.), ale nie pre ostatných troch. Navrhovateľ už na tento bod upozornil vo svojom pôvodnom podnete, a to nie ako na samostatné tvrdenie, ale vo forme pripomienky, ktorá sa zdala byť pripomienkou v rámci jeho druhého tvrdenia. Vzhľadom na to ombudsmanka dospela k záveru, že príslušný bod by sa nemal považovať za samostatné tvrdenie. V liste, ktorým sa začalo toto vyšetrovanie, bola teda Komisia požiadaná len o predloženie stanoviska k dvom z troch tvrdení sťažovateľa. Ombudsman sa preto touto otázkou v tomto rozhodnutí nebude zaoberať. Sťažovateľ má však možnosť podať ďalšiu sťažnosť ombudsmanovi v tejto veci po tom, ako najprv predloží Komisii vhodné predchádzajúce administratívne postupy.

19. Sťažovateľ sa vo svojich pripomienkach a ďalších pripomienkach vyjadril k oneskoreniam v odpovediach Komisie na listy ombudsmanky. Poukázala na to, že Komisia potrebuje šesť mesiacov na to, aby odpovedala na štyri otázky uvedené v liste ombudsmana o ďalších vyšetrovaniach, a ďalších šesť týždňov na vypracovanie tabuľky. Ďalej zdôraznila, že Komisia v tejto súvislosti poukázala na „mierne oneskorenie“. Je pravda, že Komisii trvalo značné množstvo času, kým zaslala svoje stanovisko k sťažnosti a svoju odpoveď na ďalšie vyšetrovanie. Stanovisko bolo predložené viac ako tri mesiace po termíne, ktorý pôvodne stanovil ombudsman; odpoveď na ďalšie vyšetrovania bola zaslaná viac ako štyri mesiace po lehote, ktorú pôvodne stanovil ombudsman. Ombudsmanka vyjadruje poľutovanie nad tým, že došlo k takýmto vážnym oneskoreniam. Veľmi dobre chápe frustráciu sťažovateľa v tejto súvislosti, okrem toho preto, že predmetom tohto vyšetrovania bolo práve údajné oneskorenie platieb. Ombudsman by však chcel poukázať na to, že Komisia riadne požiadala o predĺženie týchto lehôt a že tieto predĺženia povolil. Je pravda, že k ďalšiemu omeškaniu došlo v súvislosti s predložením stanoviska, ktoré bolo zaslané až 5. januára 2006, teda viac ako mesiac po predĺženej lehote 30. novembra 2005. Treba však poznamenať, že toto omeškanie bolo pomerne malé, že Komisia 12. decembra 2005 informovala ombudsmana, že dôjde k ďalšiemu omeškaniu, a že Komisia dala jasne najavo, že toto omeškanie ľutuje. Ombudsman zváži, aké ďalšie kroky možno v budúcnosti podniknúť, aby sa zabránilo opakovaniu takýchto oneskorení zo strany inštitúcií pri poskytovaní odpovedí na vyšetrovania ombudsmana.

A. Tvrdenie o oneskorenej platbe a žiadosť o platbu

Argumenty predložené ombudsmanovi

20. Sťažovateľ tvrdil, že došlo k oneskoreniu platieb výkazov nákladov č. 3, 4, 5 a 6 o 14 mesiacov a že konečná platba ešte nebola uhradená, a to 28 mesiacov po skončení projektu. Požadovala tiež zaplatenie nesplatenej sumy.

Argumenty predložené Komisiou

21. Komisia vo svojom stanovisku uviedla, že tvrdenie sťažovateľa je neopodstatnené, a v tejto súvislosti sa odvolala na pravidlá, ktoré sa uplatňujú na vyplácanie finančného príspevku Spoločenstva, konkrétne na články 3 a 4 všeobecných podmienok:

Predloženie a schválenie výsledkov projektu (článok 4 všeobecných podmienok):

22. Každá pravidelná správa a zodpovedajúci výkaz nákladov (vrátane integrovaných výkazov nákladov), ako aj každá doplňujúca správa sa musia predložiť Komisii do dvoch mesiacov od skončenia obdobia, na ktoré sa správa vzťahuje (článok 4 ods. 3 bod 1 všeobecných podmienok). Záverečná správa (správy) a výkazy nákladov za konečné obdobie vrátane integrovaného výkazu nákladov sa musia predložiť Komisii do dvoch mesiacov od ukončenia projektu (článok 4 ods. 3 druhý pododsek). Ak Komisia nepredloží žiadne pripomienky k správam do dvoch mesiacov od ich doručenia, výsledky projektu sa považujú za schválené (článok 4 ods. 3 bod 4).

Vyplatenie finančného príspevku Spoločenstva (článok 3 všeobecných podmienok):

23. Platby sa musia uskutočniť najneskôr do 60 dní odo dňa, keď Komisia schváli pravidelné správy a príslušné výkazy nákladov alebo iné výsledky projektu, alebo keď sa tieto správy považujú za schválené [článok 3 ods. 1 písm. b)]. Komisia môže 60-dňovú lehotu kedykoľvek pozastaviť oznámením príslušným dodávateľom, že je potrebné vykonať dodatočné kontroly. Toto obdobie bude pokračovať aj po tom, ako Komisia dokončí dodatočné kontroly (článok 3 ods. 1 bod 3). Platby možno pozastaviť, ak má Komisia podozrenie z podvodu alebo závažnej finančnej nezrovnalosti na strane dodávateľa (článok 3 ods. 2).

24. Po uplynutí stanovenej lehoty a bez toho, aby bola dotknutá možnosť Komisie pozastaviť platby, môže príslušný dodávateľ požadovať úrok najneskôr do dvoch mesiacov od prijatia omeškanej platby. Vzťahuje sa to na obdobie odo dňa nasledujúceho po lehote splatnosti do dňa skutočnej platby (článok 3 ods. 1 bod 5).

25. Na základe uvedených pravidiel Komisia zdôraznila, že údaj o oneskorení, ktorý uviedol sťažovateľ, nie je správny, pretože nezohľadňuje všetky príslušné ustanovenia všeobecných podmienok. 60-dňová lehota na schválenie výsledkov projektu sa musí počítať odo dňa, keď Komisia dostane všetky požadované dokumenty, a 60-dňová lehota na platby sa musí počítať odo dňa, keď Komisia schváli všetky tieto dokumenty alebo sa predpokladá, že ich schválila.

26. Inými slovami, v zmluve sa stanovovalo celkové obdobie štyroch mesiacov na platby zo strany Komisie, a to odo dňa, keď Komisia dostala všetky požadované dokumenty (a nie odo dňa ich predloženia dodávateľom). Komisia má dva mesiace na schválenie výsledkov projektu a ďalšie dva mesiace na vykonanie platieb. Komisia by mohla tieto lehoty pozastaviť v prípade žiadosti o dodatočné kontroly alebo doplňujúcu dokumentáciu. Preto na rozdiel od toho, čo tvrdí sťažovateľ, Komisia nemôže byť považovaná za porušujúcu svoje zmluvné záväzky len preto, že vykonala platbu viac ako štyri mesiace po dátume predloženia príslušného výkazu nákladov dodávateľom.

27. Komisia poukázala na to, že v súlade s článkom 4 ods. 4 všeobecných podmienok je oprávnená zadržať časť alebo výnimočne všetky platby finančného príspevku Spoločenstva až do obdobia, na ktoré sa vzťahuje nasledujúci výkaz nákladov, v prípadoch, keď dodávateľ nepredloží výkaz nákladov alebo pravidelnú správu alebo akýkoľvek iný výstup projektu v lehote uvedenej v článku 4 ods. 3 všeobecných podmienok (alebo prípadne v prílohe I).

28. Komisia poskytla týchto päť dôvodov na vysvetlenie času, ktorý potrebovala na analýzu a spracovanie výkazov nákladov a výstupov projektu.

1. Neskoré zaslanie výkazov nákladov týkajúcich sa všetkých vykazovaných období, a najmä období 3, 4, 5 a 6, zo strany sťažovateľa. Bolo to v rozpore s článkami 3 a 4 všeobecných podmienok. Ako už bolo vysvetlené, tieto oneskorenia pri zasielaní výkazov nákladov zo strany sťažovateľa mali priamy vplyv na dátum, ku ktorému Komisia mohla vykonať platby. Len sťažovateľ môže niesť zodpovednosť za tieto oneskorenia platieb.
2. Oneskorené zaslanie ďalších dodatočných informácií potrebných na primerané posúdenie vykázaných nákladov zo strany partnerov v reakcii na žiadosti Komisie.
3. Potreba zmien a doplnení zmluvy s cieľom umožniť Komisii vyplatiť nových aj odstupujúcich partnerov. To spôsobilo spomalenie prebiehajúcich platieb až do riadnej zmeny zmluvy.
4. Posúdenie obvinení z finančných nezrovnalostí a porušenia zmluvy. Komisia začala interné vyšetrovanie týchto tvrdení. V nadväznosti na toto prešetrovanie Komisia nenašla žiadne dôkazy o údajných „nezrovnalostiach a porušení zmluvy“. Týmto prešetrovaním sa však spomalili platby sťažovateľovi a následne partnerom konzorcia.
5. Neochota sťažovateľa spolupracovať, keď Komisia skúmala, či, ako uviedli niektorí partneri projektu, projekt skutočne vytváral zisky.

29. Na záver Komisia uviedla, že nespôsobila neprimerané omeškanie platieb, ako tvrdí sťažovateľ. Oneskorenia uvedené v tabuľke pripojenej k sťažnosti sťažovateľa nezohľadňovali právo Komisie pozastaviť platby až do sprístupnenia všetkých požadovaných informácií. Komisia takisto poznamenala, že navrhovateľ nikdy nepožadoval úroky z omeškania.

30. Pokiaľ ide o konečnú platbu, Komisia zaslala 3. mája 2005 sťažovateľovi list, v ktorom sa pýtala, ako sa zisk vo výške 62 361 EUR realizovaný konzorciom prostredníctvom konferencií rozdelí medzi partnerov. Bez týchto informácií Komisia nemohla prideliť príjmy ich skutočným príjemcom, aby potom vypočítala zostatok splatný každému partnerovi a spracovala záverečnú platbu. Dňa 28. júla 2005 Komisia zaslala sťažovateľovi upomienku, v ktorej ho požiadala, aby po získaní súhlasu partnerov projektu poskytol svojim útvarom informácie o tom, ako sa 62 361 EUR rozdelí medzi partnerov. V liste sa tiež požadoval dôkaz o prevode 7 473,07 EUR na likvidátora spoločnosti Q., ktorý si sťažovateľ (podľa názoru Komisie neoprávnene) ponechal od augusta 2004. Namiesto poskytnutia požadovaných číselných údajov sťažovateľ vo svojej odpovedi z 26. augusta 2005 opätovne spochybnil „právo Komisie vykonať audit nákladov na konferenciu“, čím sa vrátil k stanovisku, ktoré zastávala pred stretnutím 26. novembra 2004. Sťažovateľ takisto zdôraznil dodatočné náklady, s ktorými sa konzorcium stretlo pri organizovaní konferencií, a poskytol nové údaje o nákladoch od troch partnerov projektu.

Argumenty predložené sťažovateľom

31. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že Komisia sa pokúsila odôvodniť svoje oneskorenia niekoľkými argumentmi. Jej hlavným argumentom však bolo, že zmluva stanovovala celkovú dobu štyroch mesiacov na platby po prijatí všetkých požadovaných informácií. Bolo to skutočne tak, ale neospravedlnilo to oneskorenia presahujúce toto obdobie. Sťažovateľ okrem toho poukázal na to, že na konečnú platbu doteraz čakal 37 mesiacov, a to napriek skutočnosti, že Komisia dostala záverečné vyhlásenia 18. marca 2003. To znamená, že podľa zmluvy mali byť schválené do 18. mája 2003 a zaplatené 18. júla 2003 alebo pred týmto dátumom.

32. V telefonickom rozhovore s úradom ombudsmana 13. apríla 2007 sťažovateľ uviedol, že neuhradená platba ešte nebola uhradená.

Ďalšie argumenty predložené ombudsmanovi na základe jeho žiadosti o ďalšie informácie

Argumenty predložené Komisiou

33. Komisia vo svojej odpovedi na prvú otázku ombudsmana, ktorá sa týkala podrobnejších informácií o údajných oneskoreniach v platbách týkajúcich sa rôznych výkazov nákladov a neuhradenej konečnej platby, uviedla, že sťažovateľ vo svojej sťažnosti predložil tabuľku, v ktorej sa uvádzali len údajné "predložené" dátumy a "zaplatené" dátumy, ale neposkytli sa žiadne dôkazy na podporu týchto údajných dátumov. V mnohých prípadoch boli nesprávne aj „predložené“ dátumy, keďže sťažovateľ považoval za relevantný len dátum, keď podpísal svoje vlastné výkazy nákladov, pričom nezohľadnil skutočnosť, že musel čakať na výkazy nákladov od ostatných partnerov značný čas. Dátum predloženia by sa mohol považovať za platný len vtedy, ak bol balík predložených dokumentov na prvý pohľad úplný, t. j. ak boli zahrnuté výkazy nákladov od všetkých partnerov, ako aj pravidelné správy.

34. Komisia pripojila k svojej odpovedi svoju vlastnú tabuľku uvádzajúcu dátumy každej platby a príslušné obdobia. Priložila aj dokumenty, ktoré preukazovali, že jej útvary často potrebovali pozastaviť platby, keďže dokumenty chýbali. Sťažovateľ vedel o žiadostiach o takéto informácie, pretože bol buď požiadaný, aby poskytol informácie sám, alebo bol informovaný v kópii žiadosti zaslanej priamo partnerovi. Sťažovateľ takisto vedel, že v dôsledku toho tieto žiadosti de facto oneskorili platobný proces.

35. Ak dokumenty neboli úplné alebo ak sa spracovávala zmena zmluvy, Komisia nemohla pristúpiť k platbe výkazov nákladov. V dôsledku toho došlo k oneskoreniam, kým sa neposkytli chýbajúce informácie alebo nepodpísali zmeny.

36. Pokiaľ ide o konečnú platbu sťažovateľovi, bola zablokovaná z dôvodu nového stanoviska, ktoré sťažovateľ prijal v auguste 2005. Po stretnutí 26. novembra 2004 bola dosiahnutá dohoda medzi stranami, na základe ktorej mal sťažovateľ poskytnúť dodatočné informácie. Útvary Komisie vykonali podrobný výpočet a zaslali ho sťažovateľovi 3. mája 2005. Na rozdiel od očakávaní Komisie navrhovateľ nereagoval na list Komisie. Vo svojom liste Komisii z 26. augusta 2005 sťažovateľ v rozpore so svojou predchádzajúcou dohodou skutočne znovu otvoril diskusiu od jej začiatku a tvrdil, že by sa mali zohľadniť nové náklady. Preto nebolo možné spracovať žiadnu záverečnú platbu, kým sa prípad neobjasní.

37. Komisia vo svojej odpovedi na druhú otázku ombudsmana, konkrétne či bol sťažovateľ informovaný o oneskoreniach spôsobených vyšetrovaním obvinení z finančných nezrovnalostí a porušenia zmluvy, uviedla, že z dôvodu neskorého predloženia zo strany sťažovateľa boli výkazy výdavkov za obdobia 3 a 4 spracované súčasne, ako to požadoval sťažovateľ. Spracovanie týchto výkazov nákladov sa oneskorilo v dôsledku žiadosti sťažovateľa a ostatných partnerov o odstránenie partnera C. z projektu bez jeho predchádzajúceho súhlasu. Tento postup musela Komisia preskúmať, aby sa zabezpečila jeho spravodlivosť. V súvislosti s touto otázkou si sťažovateľ a Komisia vymenili niekoľko listov. Sťažovateľ bol dobre informovaný o oneskoreniach spôsobených touto diskusiou. Dodatok bol podpísaný 3. decembra 2002 a výkazy nákladov za obdobia 3 a 4 sa mohli spracovať až od tohto dátumu.

38. Okrem toho na základe informácií získaných od partnera sa začiatkom roka 2003 začalo vyšetrovanie údajných finančných nezrovnalostí. Išlo o internú analýzu prípadu na základe dokumentov, ktoré mala Komisia k dispozícii. S cieľom zabezpečiť potrebnú dôvernosť, ktorú uvedený partner mohol oprávnene očakávať, Komisia neinformovala navrhovateľa o prešetrovaní. Sťažovateľ si však bol vedomý skutočnosti, že nerozdelenie finančných prostriedkov, ktoré už Komisia dostala, partnerom bránilo tomu, aby Komisia uskutočnila ďalšie platby. Po tom, ako partner 26. júna 2003 zopakoval uvedené obvinenia OLAF-u, OLAF začal vyšetrovanie. Dňa 11. decembra 2003 sa však OLAF rozhodol nepokračovať vo vyšetrovaní. Útvary Komisie potom potrebovali internú analýzu na posúdenie zákonnosti platby za obdobia 5 a 6. To vysvetľuje ďalšie oneskorenie. Platba bola spracovaná 5. novembra 2003 a bola pripravená na prevod, ale bola pozastavená do 21. apríla 2004. Sťažovateľ bol plne informovaný o tomto ďalšom vyšetrovaní, keďže bol 22. marca 2004 požiadaný, aby v tejto súvislosti poskytol dodatočné informácie.

39. Komisia ďalej poznamenala, že s cieľom získať čas na platby mal sťažovateľ predložiť výkazy nákladov za obdobie 3 včas. Jeho zlyhanie viedlo k 9-mesačnému oneskoreniu. Komisia nikdy nenamietala proti dôvodom, na ktoré sa sťažovateľ odvolával s cieľom vysvetliť neskoré podanie, a vynaložila maximálne úsilie na spracovanie spisu.

40. V odpovedi na tretiu otázku ombudsmana týkajúcu sa žiadosti Komisie o informácie o rozdelení finančného prebytku medzi partnerov Komisia uviedla, že táto otázka bola spomenutá na stretnutí 26. novembra 2004, na ktorom bol prítomný sťažovateľ. Počas tohto stretnutia Komisia uviedla, že určila sumu, ktorá by sa mohla považovať za prebytok, a že má v úmysle odpočítať túto sumu od finančných prostriedkov Spoločenstva. Komisia sa potom spýtala sťažovateľa, ako sa zisk rozdelí medzi partnerov. Sťažovateľ namiesto toho zameral diskusiu na právo Komisie posúdiť účty konferencie. Sťažovateľ a ostatní partneri sa dohodli, že poskytnú nové údaje o výdavkoch na výpočet prebytku. Počas stretnutia sa zdôraznilo, že predloženie týchto dodatočných informácií je predbežnou podmienkou uskutočnenia záverečnej platby. Sťažovateľ si bol preto dobre vedomý toho, že ak by sa mal stanoviť prebytok, na výpočet presných nákladov pre každého partnera by boli potrebné informácie o rozdelení tohto prebytku medzi partnerov. Namiesto poskytnutia požadovaných informácií vo svojom liste z 26. augusta 2005, čím sa otvorila cesta ku konečnej platbe, sťažovateľ znovu otvoril celú diskusiu, a preto zablokoval akýkoľvek pokrok smerom k uskutočneniu konečnej platby. Týmto konaním sťažovateľ skutočne ukončil dohodu dosiahnutú medzi konzorciom a Komisiou.

41. Pokiaľ ide o partnera Q., Komisia uviedla, že v zmluve sa vyžaduje, aby koordinátor bezodkladne previedol na partnerov sumy, ktoré dostal od Komisie. Sťažovateľ e-mailom z 20. mája 2004 uznal, že stále má v držbe sumu pre partnera Q. za obdobia 5 a 6, a uviedol, že „prevod sa uskutoční do niekoľkých dní“. Tento prevod sa však nikdy neuskutočnil. Komisia 15. júla 2004 a 24. februára 2005 požiadala sťažovateľa, aby sumu, ktorú neoprávnene ponechal, previedol na likvidátora spoločnosti Q. Sťažovateľ reagoval listom, ktorý bol Komisii doručený 4. apríla 2005. V tomto liste sa sťažovateľ pokúsil podriadiť Komisiu dodatočným podmienkam a požiadavkám pred prevodom dlžnej sumy partnerovi. Takéto podmienky boli pre Komisiu neprijateľné, pretože boli v rozpore so zmluvou. Sťažovateľ nemohol uložiť nové podmienky pred prevodom dlžnej sumy partnerovi Q. Listom z 28. júla 2005 Komisia pripomenula sťažovateľovi jeho povinnosť vyplývajúcu zo zmluvy zaplatiť likvidátorovi. S cieľom objasniť stanovisko sa v tomto liste skombinovali dve zostávajúce sporné otázky, z ktorých každá zabránila Komisii pokračovať v záverečnej platbe. Komisia tiež uviedla, že tento list z 28. júla 2005 bol listom, ktorého zaslanie oznámila vo svojom liste z 3. mája 2005.

42. V nadväznosti na odpoveď sťažovateľa z 26. augusta 2005 Komisia usúdila, že už nie je užitočné zaslať sťažovateľovi nový list, ktorý by bol štvrtým listom o tej istej otázke, keďže sťažovateľ zrušil dohodu, ktorá mohla umožniť uskutočnenie konečnej platby. Bez informácií požadovaných od sťažovateľa Komisia nebola schopná vypočítať konečné údaje za každého partnera a navrhnúť konečnú platbu. Keďže navrhovateľ trval na svojom stanovisku, nebolo by užitočné vymieňať si ďalšie listy, keďže v tejto otázke nedošlo k žiadnemu pokroku.

43. Komisia dospela k záveru, že všetky jej platby boli spracované včas. Pri svojom závere zohľadnila všetky informácie poskytnuté konzorciom a rôzne udalosti, ku ktorým došlo v priebehu projektu, najmä zmenu zmluvy a podozrenie z finančného podvodu. Komisia uviedla, že ak konečná platba ešte nebola uhradená, bolo to spôsobené tým, že navrhovateľ zamietol návrh Komisie z 3. mája 2005.

44. Komisia tiež poukázala na to, že 19. septembra 2007 sa uskutočnilo stretnutie právneho zástupcu sťažovateľa a Komisie s cieľom preskúmať, ako by bolo možné spis uzavrieť. Dohodlo sa, že partneri konzorcia predložia dodatočné informácie odôvodňujúce náklady, aby Komisia mohla preskúmať oprávnenú sumu na projekt. Urovnanie tohto sporu by pripravilo pôdu pre konečnú platbu.

Argumenty predložené sťažovateľom

45. Sťažovateľ vo svojich dodatočných pripomienkach objasnil možné nedorozumenie tým, že poukázal na to, že existujú dva rozpočty. Prvým bol rozpočet projektu, ktorý bol úplne financovaný Spoločenstvom. V rámci tohto rozpočtu partneri požiadali o úhradu predložením výkazov výdavkov. V podnikateľskom pláne pre tento projekt sa uvádza, že finančné prostriedky Spoločenstva sa poskytnú len na zriadenie; konferencie sa mali konať na základe obchodného rizika. Druhý rozpočet (jeden na každú konferenciu) bol výlučnou zodpovednosťou partnerov, ktorí museli odhadnúť dosiahnuté príjmy oproti možným nákladom.

46. Namiesto odpovede na prvú otázku ombudsmana Komisia spochybnila dátumy, ktoré predložil sťažovateľ. V tejto súvislosti sťažovateľ poukázal na to, že Komisia vo svojom pôvodnom stanovisku nespochybnila uvedené dátumy. Z príloh k odpovedi Komisie sa len osem týkalo žiadostí o ďalšie informácie o výkazoch výdavkov. Nikto nenaznačil žiadne vážne problémy. To sotva mohlo odôvodniť pripomienku Komisie, že systematicky dochádzalo k chybám a opomenutiam. Sťažovateľ takisto poukázal na to, že Komisia sa odvolala na prijímanie správ o pokroku alebo pravidelných správ. Tieto správy, ktoré boli zaslané projektovému úradníkovi Komisie, však neboli súčasťou zmluvy a nemali nič spoločné s výkazmi nákladov. Bolo nevhodné, aby Komisia naznačila, že prijatie týchto správ by mohlo zmeniť dátum predloženia.

47. Navrhovateľ uviedol, že Komisia nesprávne naznačila, že navrhovateľ predložil výkazy nákladov bez toho, aby boli zahrnuté všetky výkazy partnerov. Chýbajúce vyhlásenie len jedného partnera bránilo predloženiu výkazov nákladov za obdobia 3 a 5, ktoré boli so súhlasom a podporou Komisie predložené spolu s výkazmi nákladov za obdobia 4 a 6. Oneskorenie týkajúce sa obdobia 3 bolo spôsobené najmä Komisiou, pretože partner Q. čakal na rozhodnutie o revidovaných osobných sadzbách. Oneskorenie týkajúce sa piateho obdobia bolo chybou projektu, keďže jeden partner, ktorý musel prevziať úlohy od partnera C. po jeho odstránení ako partnera, musel uprednostniť úlohy súvisiace s prácou pred administratívnymi úlohami. Tieto oneskorené podania však nemali brániť ich následnému spracovaniu.

48. Pokiaľ ide o výkazy nákladov za obdobia 3, 4, 5 a 6, Komisia neodpovedala na otázku ombudsmana, ale zopakovala všeobecné dôvody oneskorení, konkrétne i) žiadosť konzorcia, aby bol partner C. vyradený z projektu, ii) tvrdenie o finančných nezrovnalostiach voči sťažovateľovi, iii) neochotu sťažovateľa previesť platbu za obdobie 1 partnerovi C a iv) neochotu sťažovateľa previesť konečnú platbu partnerovi Q. Okrem poslednej otázky Komisia nikdy neinformovala sťažovateľa o týchto dôvodoch na odôvodnenie oneskorení. Preto nemohla použiť tieto argumenty ako dôvody neuskutočnenia platieb. Pokiaľ ide o žiadosť o odstránenie partnera C., sťažovateľ poukázal na to, že táto žiadosť bola prvýkrát podaná v máji 2001 na základe odporúčania Komisie v samostatných listoch od ostatných partnerov konzorcia. Pozmeňujúci a doplňujúci návrh bol nakoniec podpísaný v decembri 2002, takže samotná Komisia bola zodpovedná za oneskorenie vyradenia partnera C. z projektu. Okrem toho, keďže Komisia schválila platby v tomto období (platba obdobia 2 v decembri 2001), nemohla tvrdiť, že to bol dôvod na neuskutočnenie platieb. Pokiaľ ide o tvrdenie o finančných nezrovnalostiach, sťažovateľ uviedol, že podľa Komisie bolo toto tvrdenie prvýkrát vznesené v septembri 2001; OLAF ho však 11. decembra 2003 zamietol. Počas tohto obdobia Komisia zaplatila za obdobie 2 (v decembri 2001) a za obdobia 3 a 4 (kombinované v júni 2003). Komisia bola teda zodpovedná za omeškanie pri vyšetrovaní poplatku a keďže v tomto období schválila platby, nemohla použiť prešetrovanie ako dôvod neuskutočnenia platieb.

49. Pokiaľ ide o odpoveď Komisie na druhú otázku ombudsmana, sťažovateľ poukázal na to, že uvedená odpoveď sa týkala iného bodu. Komisia sťažovateľovi nikdy nenavrhla, aby žiadosť konzorcia o odstránenie partnera C. oddialila platby. Sťažovateľ si bol určite vedomý toho, že Komisia pomaly vyhovela žiadosti o odvolanie partnera, ale nebol informovaný o tom, že by sa tým oneskorila aj platba.

50. Pokiaľ ide o tvrdenie o finančných nezrovnalostiach, Komisia vo svojej odpovedi pripustila, že sťažovateľ nebol nikdy informovaný o tom, že toto tvrdenie odďaľuje platby. OLAF ukončil vyšetrovanie 11. decembra 2003. Bolo to viac ako dva roky po tom, ako bolo toto tvrdenie prvýkrát vznesené v septembri 2001 (z príloh k odpovedi Komisie vyplynulo, že Komisia bola o tomto tvrdení informovaná 14. septembra 2001) a jeden rok po ukončení projektu. Sťažovateľ bol neformálne upozornený na skutočnosť, že bolo vznesené tvrdenie, ako aj na jeho zdroj. Komisia uviedla, že oceňuje, že toto tvrdenie bolo vznesené napriek partnerovi, ktorého zmluva bola ukončená. Stalo sa tak počas rozhovoru v septembri 2002. Nebolo to však uvedené ako dôvod na oddialenie platieb. Vyšetrovanie Komisie sa začalo až začiatkom roku 2003. Komisii preto trvalo 15 mesiacov od septembra 2001, kým začala vyšetrovanie.

51. Pokiaľ ide o odpoveď Komisie na tretiu otázku ombudsmana , sťažovateľ uviedol, že na stretnutí 26. novembra 2004 nebola nikdy vznesená otázka týkajúca sa rozdelenia prebytku alebo potreby, aby bola známa. Listom Komisie z 28. júla 2005 sa tak zaviedla nová požiadavka na informácie o pridelení sumy 62 361 EUR, ktorú Komisia posúdila ako zisk. Sťažovateľ takisto uviedol, že nechá na ombudsmanovi, aby posúdil, či je bod uvedený v jeho liste zo 17. marca 2005, konkrétne, že sťažovateľovi bolo zo zákona odporučené, aby neuskutočnil prevod na likvidátora spoločnosti Q., primeraný alebo nie.

Hodnotenie ombudsmana

52. Ako sa uvádza v bode 16, ombudsman sa domnieva, že by nebolo vhodné vyšetrovať údajné oneskorenia týkajúce sa výkazov výdavkov 1 a 2. Ďalej však preskúma údajné oneskorenia týkajúce sa platieb vo výkazoch výdavkov 3, 4, 5 a 6 a neuhradených platieb.

53. Komisia nesúhlasila s dĺžkou oneskorení, ako uviedol sťažovateľ. Na strane 4 svojho pôvodného podnetu navrhovateľ uviedol tabuľku s prehľadom údajných oneskorení. Zdá sa však, že oneskorenia uvedené v tejto tabuľke boli vypočítané na základe času, ktorý uplynul medzi pôvodným predložením výkazov nákladov a príslušnou platbou. Na základe tohto výpočtu sťažovateľ dospel k záveru, že v prípade uskutočnených platieb došlo k oneskoreniu o 14 mesiacov a k ešte závažnejšiemu oneskoreniu, pokiaľ ide o konečnú platbu. Zdá sa však, že pri výpočte oneskorení sťažovateľom sa nezohľadňujú pravidlá pre platby stanovené v článkoch 3 a 4 všeobecných podmienok zmluvy. Komisia vo svojej odpovedi na ďalšie vyšetrovania ombudsmana priložila svoju vlastnú, podrobnejšiu tabuľku, v ktorej sa uvádza i) dátum pôvodného predloženia výkazov výdavkov, ii) dátum, keď sa Komisia domnievala, že dostala úplné predloženie výkazov výdavkov, iii) lehota na platbu (štyri mesiace počítané od dátumu úplného predloženia) a iv) dátum platby. Zatiaľ čo v tabuľke sťažovateľa sa uvádzali mesiace, v tabuľke Komisie sa uvádzali presné dátumy.

54. Pokiaľ ide o možné odôvodnenia oneskorení, ombudsmanka poznamenáva, že Komisia vo svojom pôvodnom stanovisku uviedla päť všeobecných dôvodov, a to i) neskoré zaslanie výkazov nákladov sťažovateľom za všetky vykazované obdobia, ii) neskoré zaslanie požadovaných dodatočných informácií partnermi, iii) potrebu zmien zmluvy s cieľom umožniť Komisii zaplatiť novým aj odstupujúcim partnerom, iv) potrebu posúdiť tvrdenia o finančných nezrovnalostiach a porušení zmluvy a v) neochotu sťažovateľa spolupracovať, keď Komisia skúmala, či boli dosiahnuté zisky. Komisia pôvodne poskytla tieto odôvodnenia vo všeobecnosti bez toho, aby uviedla, ktoré z nich považuje za uplatniteľné na ktoré z konkrétnych oneskorení. Po ďalších vyšetrovaniach ombudsmana však Komisia poskytla podrobnejšie informácie o týchto dôvodoch a vo svojej podrobnej tabuľke tiež uviedla, ktoré z dôvodov sa týkali ktorých platieb.

55. S cieľom preskúmať, či došlo k nesprávnemu úradnému postupu Komisie, by preto ombudsman mal zistiť, i) či došlo k omeškaniu, konkrétne či sa platby uskutočnili v lehotách stanovených v zmluve, a ii) či v prípade omeškaní existovali dôvody na takéto omeškanie.

56. Platobné podmienky sú stanovené v článkoch 3 a 4 všeobecných podmienok (príloha II) zmluvy. V článku 3 ods. 1 písm. b) sa stanovuje, že „[p]eriodické platby sa uskutočnia najneskôr do 60 dní odo dňa, keď Komisia schváli pravidelné správy a zodpovedajúce výkazy nákladov alebo iné výstupy projektu, alebo keď sa v súlade s článkom 4 ods. 3 štvrtým pododsekom tejto prílohy predpokladá, že ich schválila“ (kurzívou zvýraznila generálna advokátka). V článku 4 ods. 3 štvrtom pododseku sa stanovuje, že „ak Komisia nepredloží pripomienky, výsledky projektu sa považujú za schválené do dvoch mesiacov od ich prijatia“(zvýraznenie doplnené). Na základe spoločného čítania uvedených dvoch článkov ombudsmanka dospela k záveru, že za normálnych okolností mala Komisia k dispozícii maximálne štyri mesiace od prijatia pravidelných správ do zodpovedajúcich výkazov nákladov na uskutočnenie platieb. Omeškanie by preto mohlo nastať len vtedy, ak by sa platby neuskutočnili buď do dvoch mesiacov od schválenia pravidelných správ a výkazov nákladov, alebo do štyroch mesiacov od ich predloženia sťažovateľom a ostatnými partnermi. Sťažovateľ vo svojich dodatočných pripomienkach tvrdil, že predloženie správ o pokroku alebo pravidelných správ nebolo súčasťou zmluvy a Komisia ho nemohla použiť ako argument na vysvetlenie oneskorení. Treba však zdôrazniť, že ako sa jasne uvádza v článku 3 ods. 1 písm. b) všeobecných podmienok, platby, ktoré mala Komisia vykonať, záviseli od predloženia „pravidelných správ a zodpovedajúcich výkazov nákladov alebo iných výsledkov projektu“(zvýraznenie doplnené). Tvrdenie sťažovateľa, že predloženie správ o pokroku alebo pravidelných správ nebolo súčasťou zmluvy, sa preto musí zamietnuť. Správa o pokroku za obdobie 4 a správy o pokroku za obdobie 5 a 6 boli predložené dva týždne a jeden a pol mesiaca po prvom predložení výkazov nákladov. Z tabuľky Komisie však vyplýva, že čas, ktorý Komisia potrebovala na uskutočnenie platieb, nebol spôsobený údajne oneskoreným predložením správ o pokroku, ale inými dôvodmi, ktoré sa preskúmajú ďalej.

57. V tomto prípade sa zdá, že podľa článku 4 ods. 2 zmluvy „[t]pravidelná(-é) a záverečná(-é) správa(-y), príslušné výkazy nákladov vrátane každého integrovaného výkazu nákladov, ako aj každý súhrnný výkaz súm, ktoré koordinátor previedol hlavným dodávateľom, sa vzťahujú na po sebe nasledujúce obdobia šiestich mesiacov od dátumu začatia projektu“(zvýraznenie doplnené). Preto vzhľadom na to, že podľa článku 2 ods. 1 zmluvy sa projekt začal 1. januára 2000 a skončil sa o 36 mesiacov neskôr 31. decembra 2002, ombudsman poznamenáva, že obdobia 3 a 4 sa vzťahovali na obdobie január – jún 2001 a júl – december 2001, zatiaľ čo obdobia 5 a 6 sa vzťahovali na obdobie január – jún 2002 a júl – december 2002. Podľa článku 4 ods. 3 všeobecných podmienok „[e]správa za každé obdobie a príslušné výkazy nákladov vrátane integrovaného výkazu nákladov (...) sa predkladajú do dvoch mesiacov od konca obdobia, na ktoré sa správa vzťahuje“(zvýraznenie doplnené).

58. Na základe týchto ustanovení ombudsman dospel k záveru, že výkazy výdavkov za obdobie 3 a 4 sa museli predložiť do 31. augusta 2001 a 28. februára 2002 a výkazy výdavkov za obdobie 5 a 6 sa museli predložiť do 31. augusta 2002 a 28. februára 2003. V súlade s platobnými pravidlami uvedenými vo všeobecných podmienkach mali byť platby za normálnych okolností vykonané najneskôr štyri mesiace po predložení výkazov nákladov, a to do 31. decembra 2001, 30. júna 2002, 31. decembra 2002 a 30. júna 2003.

59. Ombudsman preto ďalej v texte posúdi, či sa platby uskutočnili v stanovených lehotách. Chcel by poukázať na to, že východiskový bod pre výpočet údajných oneskorení zo strany Komisie zjavne nemôže predchádzať času, keď sťažovateľ predložil všetky relevantné informácie.

Úhrada výkazov nákladov za obdobie 3

60. Sťažovateľ predložil výkazy nákladov za obdobie 3 spolu s výkazmi nákladov za obdobie 4 10. apríla 2002. Obvykle museli byť predložené do 31. augusta 2001 a 28. februára 2002. Vo svojom liste z 10. apríla 2002 sa sťažovateľ ospravedlnil Komisii za neskoré zaslanie týchto výkazov nákladov. Sťažovateľ odôvodnil oneskorené zaslanie výkazov nákladov odkazom na interné problémy konzorcia. Sťažovateľ konkrétne uviedol:

„Prikladám výkazy nákladov konzorcia za obdobie tri a štyri a ospravedlňujem sa, že meškajú. Ako viete, hlavným dôvodom oneskorenia troch žiadostí bolo, že [Q.] mala problémy so sadzbami zamestnancov a svoje žiadosti predložila až v decembri. Potom [P.] využila omeškanie na opätovné predloženie, aby opravila svoje neuznané pohľadávky za obdobie dva (...) Nedostala som originál revidovaného výkazu výdavkov za obdobie tri alebo obdobie štyri od [P.] a rozumiem, že vám ich zaslali priamo. Napriek mojej žiadosti som od [C.] (...) nedostal výkaz nákladov za obdobie tri (...) Dúfam, že nájdete výkazy nákladov za obdobie tri a štyri v poradí.“

Z tohto listu vyplýva, že predloženie výkazov nákladov za obdobia 3 a 4 bolo neúplné a že chýbali tieto informácie: i) revidované výkazy nákladov za obdobia 3 a 4 od partnera M. (zašle ich priamo partner) a ii) výkazy nákladov za obdobie 3 od partnera C. Ombudsman však obmedzí svoju analýzu na argument, na ktorý sa odvoláva Komisia a ktorý sa týkal len dodatočných informácií požadovaných od partnera Q.

61. Platby za obidve obdobia 3 a 4 uskutočnila Komisia 5. júna 2003, teda viac ako jeden rok po predložení výkazov nákladov 10. apríla 2002. Ako dôvod údajného oneskorenia platby výkazu nákladov za obdobie 3 Komisia vo svojej podrobnej tabuľke najprv tvrdila, že dodatok k zmluve potrebný na vystúpenie partnera C. bol podpísaný 3. decembra 2002. Výkazy nákladov za obdobia 3 a 4 sa mohli spracovať až od tohto dátumu. Komisia sa tiež odvolala na dodatočné informácie, ktoré boli potrebné na doplnenie predloženia výkazu nákladov a ktoré partner Q. zaslal 2. apríla 2003. Zdá sa teda, že Komisia vypočítala, že štvormesačná lehota na platbu bola 2. august 2003, zatiaľ čo platba sa uskutočnila 5. júna 2003.

62. Pokiaľ ide o prvý dôvod Komisie pre údajné omeškanie, konkrétne postup vedúci k vyradeniu partnera C., ombudsman poznamenáva, že tento postup sa formálne začal v apríli 2001, keď štyria ďalší partneri zaslali Komisii samostatné listy so žiadosťou o vyradenie partnera C [3]. Dňa 22. októbra 2002 Komisia informovala sťažovateľa, že čoskoro zašle dodatok, ktorý podpíšu štyria zostávajúci partneri. Dodatok bol nakoniec podpísaný 3. decembra 2002. Sťažovateľ vo svojej sťažnosti kritizoval dĺžku tohto konania, ktorá trvala viac ako rok a pol. Podľa sťažovateľa, hoci boli Komisii opakovane adresované žiadosti o konanie, Komisia až 22. októbra 2002, krátko pred ukončením zmluvy, vydala dodatok k zmluve, ktorým odstránila porušujúceho partnera. Ako už bolo uvedené, ombudsman sa domnieval, že vzhľadom na článok 2 ods. 4 svojho štatútu nemohol toto tvrdenie prešetriť.

63. V každom prípade, hoci žiadosť o odstránenie partnera C. a následná zmena zmluvy určite skomplikovali záležitosti, Komisia nemohla v žiadnom prípade vykonať platbu za výkaz nákladov týkajúci sa obdobia 3 pred úplným predložením výkazov nákladov, a teda pred zaslaním všetkých informácií týkajúcich sa nákladov partnerov.

64. Pokiaľ ide o druhý dôvod Komisie pre údajné omeškanie, zdá sa, že dodatočné finančné informácie od partnera Q. boli Komisii predložené a Komisia ich zaregistrovala 2. a 8. apríla 2003, takmer celý rok po tom, ako sťažovateľ pôvodne predložil výkaz nákladov v apríli 2002. Konkrétnejšie, partner Q. vo svojom liste z 2. apríla 2003 napísal: „[a] požadované informácie týkajúce sa zamestnancov a nákladov na výkaz nákladov č. 3 uvedeného projektu sú uvedené v prílohe. Kópia [sic] súvisiacich faktúr je priložená“. Hoci tento list odkazuje na žiadosť („ako sa požadovalo“), v spise nie je žiadny dôkaz o tom, kedy a ako Komisia požiadala o dodatočné informácie v nadväznosti na list sťažovateľa z 10. apríla 2002. Komisia vo svojej odpovedi na ďalšie vyšetrovania ombudsmana jednoducho uviedla, že sťažovateľ vo všeobecnosti vedel o žiadostiach o dodatočné informácie, ale neuviedla, kedy a ako takéto žiadosti adresovala sťažovateľovi alebo ostatným partnerom.

65. Vzhľadom na tieto okolnosti ombudsmanka dospela k tomuto záveru: Ak predloženie pôvodného výkazu nákladov 10. apríla 2002 nebolo úplné, Komisii v súlade s článkom 4 ods. 3 štvrtým pododsekom všeobecných podmienok prináležalo, aby v lehote dvoch mesiacov predložila pripomienky a požiadala o doplňujúce informácie. Hoci ombudsmanka požiadala Komisiu o podrobnejšie informácie o tom, kedy požiadala o dodatočné informácie, Komisia neuviedla, kedy a ako podala takúto žiadosť. Zo znenia listu z 2. apríla 2003 však vyplýva, že takáto žiadosť bola v skutočnosti podaná. Vzhľadom na chýbajúce ďalšie informácie ombudsmanka nemôže dospieť k záveru, že Komisia nepožiadala o tieto dodatočné informácie včas. Vzhľadom na to, že Komisia dostala dodatočné informácie od partnera Q. 8. apríla 2003, zdá sa, že platbu mala vykonať do 8. augusta 2003. Zdá sa teda, že platba, ktorá bola uskutočnená 5. júna 2003, bola uskutočnená v stanovenej lehote. Vzhľadom na tieto skutočnosti a na základe dôkazov, ktoré má k dispozícii, ombudsman nemôže zistiť prípad nesprávneho úradného postupu Komisie, pokiaľ ide o údajné omeškanie s úhradou výkazu nákladov za obdobie 3.

Úhrada výkazov nákladov za obdobie 4

66. Ako už bolo uvedené vyššie, Komisia uskutočnila platbu výkazov nákladov za obdobie 4 5. júna 2003, viac ako jeden rok po tom, ako sťažovateľ pôvodne predložil výkaz nákladov 10. apríla 2002. Komisia vychádzala z troch dôvodov, aby vysvetlila čas, ktorý potrebovala na vykonanie príslušnej platby. Po prvé odkázala na vyšetrovanie údajných finančných nezrovnalostí. Po druhé sa odvolala na dodatočné informácie potrebné na doplnenie predloženia výkazu nákladov, ktorý bol predložený 8. apríla 2003. Zdá sa, že na základe tohto posledného uvedeného dátumu Komisia vypočítala, že štvormesačná lehota na platbu bola 8. august 2003, zatiaľ čo platba bola vykonaná 5. júna 2003. Po tretie poukázala na potrebu zmeniť zmluvu s cieľom vyňať partnera C. z projektu.

67. Pokiaľ ide o druhý dôvod Komisie, ktorý bude ombudsman analyzovať ako prvý, ombudsman nenašiel v spise žiadne dokumenty, ktoré by preukazovali, kedy a ako si Komisia po prvom predložení výkazov výdavkov za obdobie 4 vyžiadala dodatočné informácie. Komisia však sťažovateľovi zaslala veľmi krátky list z 25. apríla 2003, v ktorom potvrdzuje, že 8. apríla 2003 dostala „chýbajúce informácie týkajúce sa nákladov na subdodávky plus tri faktúry za obdobie 4 01/07/2001 – 31/12/2001“(kurzívou zvýraznila generálna advokátka). Na druhej strane je potrebné zdôrazniť, že doporučený list Komisie sťažovateľovi z 13. júna 2003 s názvom „Výkazy nákladov č. 4 za obdobie od 1. 7. 2001 do 31. 12. 2001“informoval sťažovateľa, že „pravidelná správa o pokroku predložená Komisii 26. 4. 2002 za uvedenú zmluvu a obdobie bola preskúmaná a zistená v súlade s prílohou I k tejto zmluve. Príslušné výkazy nákladov, ktoré boli doručené 26. apríla 2002, boli spracované“(zvýraznenie doplnené). Hoci tento list neobsahuje žiadny odkaz na dodatočné informácie predložené po 26. apríli 2002, z listu z 25. apríla 2003 vyplýva, že predloženie výkazov nákladov sa považovalo za úplné až do 8. apríla 2003. Za týchto okolností sa teda zdá, že štvormesačná lehota na úhradu výkazov nákladov uplynula 8. augusta 2003, ako ju vypočítala Komisia. Zdá sa teda, že platba, ktorá bola vykonaná 5. júna 2003, bola vykonaná v stanovenej lehote. Ombudsman preto nekonštatuje žiadne omeškanie, pokiaľ ide o platbu výkazu nákladov za obdobie 4. V súvislosti s týmto aspektom sťažnosti sa preto nezistil žiadny prípad nesprávneho úradného postupu.

68. Vzhľadom na tento záver ombudsman nepovažuje za potrebné analyzovať ďalšie dva argumenty, na ktoré sa odvoláva Komisia.

Úhrada výkazov nákladov za obdobia 5 a 6

69. Pokiaľ ide o výkazy výdavkov za obdobia 5 a 6, ktoré mali byť predložené do 31. augusta 2002 a 28. februára 2003, ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ ich predložil spolu 14. marca 2003. Komisia ich zaregistrovala 18. marca 2003. Vo svojom liste zo 14. marca 2003 sa sťažovateľ ospravedlnil za neskoré zaslanie týchto výkazov nákladov a znovu poukázal na interné problémy konzorcia. Sťažovateľ konkrétne uviedol:

„Ospravedlňujem sa, že vyhlásenia za obe obdobia meškajú. Piata lehota mala uplynúť 31. augusta 2002 alebo skôr, ale ako som vám už vysvetlil, nemohli sme predložiť vyhlásenia, pretože [partner A.] ich nebol schopný pripraviť, keďže bol v tejto fáze intenzívne zapojený do záverečných príprav na konferenciu. Preto som sa rozhodol uskutočniť predloženie piateho obdobia a skombinovať ho so šiestym obdobím rovnakým spôsobom, ako sme skombinovali tri a štyri v minulom roku. Vyhlásenia za šieste obdobie boli splatné 28. februára [2003] alebo skôr, preto, prosím, prehliadnite ich mierne oneskorenie. Hlavným vinníkom bol opäť [partner A.], ktorý bol vo veľkej miere zapojený do iných projektov, ale boli potrebné určité diskusie a objasnenie s [partnerom A.] aj [partnerom Q.]. Tvrdenie [partnera Q.] komplikujú dva faktory: 1) Podľa nich Komisia teraz akceptovala ich revidované personálne sadzby. 2) Zmenený rozpočet prerozdelili medzi jednotlivé kategórie. Pokiaľ ide o posledný bod, ktorý vám už napísali, nebudeme to tu ďalej vysvetľovať. Prvý faktor nám spôsobil problém pri vypĺňaní formulárov E2 v tom zmysle, že číselné údaje v riadkoch "A" sa týkajú "nákladov akceptovaných Komisiou". Predložili sme preto dve verzie: jedno so skutočnými prijatými nákladmi a jedno s nákladmi, ktoré by sa mali akceptovať s novoschválenými sadzbami pre zamestnancov (...)“.

70. Komisia zaplatila výkazy nákladov za obdobia 5 a 6 21. apríla 2004, rok a mesiac po ich predložení sťažovateľom. S cieľom odôvodniť čas potrebný na uskutočnenie tejto platby Komisia vo svojej podrobnej tabuľke najprv odkázala na dodatočné informácie, ktoré boli potrebné na doplnenie pôvodného predloženia výkazov nákladov, a to predloženie správy o pokroku 2. mája 2003 a dodatočné informácie, ktoré si Komisia vyžiadala 23. októbra 2003. Komisia sa ďalej odvolala na dokumenty, z ktorých podľa jej názoru vyplýva, že sťažovateľ vedel o dodatočných žiadostiach o informácie a o potrebe poskytnúť Komisii dôkaz o tom, že zaplatil partnerom predtým, ako mohol od Komisie získať ďalšie platby. Po druhé sa Komisia odvolala na vyšetrovanie OLAF-u týkajúce sa údajných finančných nezrovnalostí po tom, čo jej toto tvrdenie partner zopakoval 26. júna 2003. Uviedla, že 11. decembra 2003 OLAF ukončil vyšetrovanie, ale dodala, že interná analýza Komisie bola následne potrebná na posúdenie zákonnosti platieb za obdobia 5 a 6. Komisia uviedla, že platba bola spracovaná 5. novembra 2003 a bola pripravená na prevod, ale potom bola pozastavená do 21. apríla 2004. Komisia sa odvolala na ďalšie doplňujúce informácie, ktoré boli vyžiadané 22. marca 2004. Komisia vypočítala, že konečný termín na úhradu výkazov nákladov za obdobie 5 a 6 bol 22. máj 2004.

71. Pokiaľ ide o prvý argument, na ktorý sa odvoláva Komisia, zdá sa, že po prvom predložení výkazov nákladov 14. apríla 2003 dostala od sťažovateľa správu o pokroku o jeden a pol mesiaca neskôr, konkrétne 2. mája 2003. Sťažovateľ tiež 8. mája 2003 zaslal dodatočné finančné informácie týkajúce sa partnera Q, konkrétne „pôvodný súhrnný výkaz ich výkazu nákladov za piate obdobie“. Tento list bol Komisii doručený 26. mája 2003. Zdá sa teda, že predbežný termín platby mal byť 26. september 2003. Z dokumentov v spise však vyplýva, že len jeden mesiac po tom, ako Komisia dostala dodatočné informácie od partnera Q. (26. júna 2003), bolo zopakované tvrdenie partnera o finančných nezrovnalostiach. V dôsledku toho OLAF začal vyšetrovanie, ktoré bolo napokon ukončené 11. decembra 2003. Okrem toho sa zdá, že v tom istom čase, 15. a 19. septembra 2003, Komisia zaslala sťažovateľovi dva ďalšie listy so žiadosťou o doplňujúce informácie. V prvom liste Komisia požiadala o dôkaz, že sťažovateľ previedol platbu partnerovi C., a o „aktualizovaný formulár E-3, ktorý sa má pripojiť k výkazom nákladov za obdobie 5 a v ktorom sa podrobne uvádza prevod peňazí partnerom vrátane výkazov nákladov za obdobia 3 a 4“. V liste z 19. septembra 2003 Komisia opätovne požiadala sťažovateľa, aby predložil dôkaz o prevode platby partnerovi C. Komisia tiež 23. októbra 2003 požiadala e-mailom o ďalšie dodatočné finančné informácie. V tomto e-maile Komisia uviedla, že „pred ukončením období CS 5 a 6 potrebujeme tieto objasnenia: [partner A.] (obdobie 2): Cestovné náklady boli predbežne akceptované pod podmienkou prijatia podrobnej tabuľky s menami všetkých osôb, ktoré cestovali do Madridu, + dátumy ciest. V spise nie sú žiadne dokumenty, ktoré by preukazovali, či a kedy sťažovateľ predložil uvedené požadované dodatočné informácie. Komisia však vo svojej odpovedi na ďalšie vyšetrovania uviedla, že „platba spracovaná 5. novembra 2003 a pripravená na prevod bola preto pozastavená do 21. apríla 2004“(kurzívou zvýraznila generálna advokátka). Zdá sa teda, že 5. novembra 2003 boli schválené výkazy nákladov za obdobia 5 a 6. Dňa 11. decembra 2003 OLAF tiež ukončil svoje vyšetrovanie. Podľa všeobecných podmienok sa teda platba mala uskutočniť do 60 dní od schválenia, t. j. do 5. januára 2004. Dňa 5. januára 2004 sťažovateľ zaslal Komisii list, v ktorom sa okrem iného pýtal na omeškanie týkajúce sa úhrady výkazov nákladov za obdobie 5 a 6. Komisia vo svojej odpovedi z 22. marca 2004 informovala sťažovateľa o svojom podrobnom preskúmaní výkazov nákladov a uviedla toto: „Pre Vašu informáciu útvary Komisie podrobne preskúmali žiadosti o preplatenie nákladov týkajúce sa obdobia 5 a 6 projektu a vzťahujúce sa na obdobie od januára do decembra 2002. Aby sme však dospeli ku konečnému záveru o sumách, ktoré sa majú vyplatiť/vymáhať, potrebujeme dodatočné informácie, najmä o priamom príjme vytvorenom prostredníctvom projektu." V tomto bode sa korešpondencia Komisie netýkala len výkazov nákladov za obdobia 5 a 6, ale aj otázky ziskov vytvorených projektom a vplyvu takýchto ziskov na konečnú/nevyrovnanú platbu, ktorou sa zaoberajú ďalej uvedené odseky. Zdá sa, že hoci Komisia ešte nedostala finančné informácie požadované v jej liste z 22. marca 2004, pristúpila k úhrade výkazov nákladov za obdobia 5 a 6 21. apríla 2004, len o mesiac neskôr. Zdá sa, že to naznačuje, že informácie, ktoré Komisia požadovala v uvedenom liste, boli potrebné, pokiaľ ide o spracovanie záverečnej platby, ale neboli potrebné na úhradu výkazov nákladov za obdobia 5 a 6. Na základe uvedených skutočností ombudsman dospel k záveru, že Komisia neposkytla dôvody, ktoré by odôvodňovali ďalšie oneskorenie platieb výkazov výdavkov č. 5 a 6, ku ktorému došlo od 5. januára 2004 do 21. apríla 2004. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu a ombudsman uvedie príslušnú kritickú poznámku.

Neuhradená platba

72. Pokiaľ ide o neuhradenú platbu [4], ombudsman poznamenáva, že Komisia vo svojom liste z 22. marca 2004 informovala sťažovateľa (ako aj partnerov konzorcia, ktorým bola zaslaná kópia tohto listu), že na to, aby dospela ku konečnému záveru o sumách, ktoré sa majú vyplatiť/vymáhať, potrebuje dodatočné informácie týkajúce sa priamych príjmov vytvorených prostredníctvom projektu, a poukázala na to, že „každý príjem pochádzajúci priamo z projektu by sa mal vrátiť Komisii“. Konkrétnejšie, Komisia v tomto liste uviedla, že „[t]dokumenty, správy a výkazy nákladov, ktoré ste poskytli [] útvarom Komisie, neuvádzajú presnú výšku týchto príjmov, celkové náklady ani miesto, kde sa nachádza celkový prebytok príjmov“. Komisia preto požiadala navrhovateľa, aby poskytol doplňujúce informácie k trom bodom. V listoch z 21. júna 2004 adresovaných advokátovi sťažovateľa a z 9. augusta 2004 adresovaných sťažovateľovi Komisia uviedla, že ešte stále nedostala finančné informácie požadované od sťažovateľa v liste z 22. marca 2004, a pokračovala v opakovaní svojej žiadosti. Dňa 26. novembra 2004 sa uskutočnilo aj stretnutie so sťažovateľom týkajúce sa nevyriešených otázok, po ktorom sťažovateľ súhlasil s vypracovaním finančnej správy, ktorú predložil Komisii 15. januára 2005. Komisia vo svojom liste z 3. mája 2005 adresovanom sťažovateľovi dospela k záveru, že konferencie vytvorili finančný prebytok a že „odporúča operačným útvarom zodpovedným za projekt, aby pristúpili k platbe neuhradeného zostatku posudzovaného v súvislosti s uvedeným prebytkom projektu.“ Komisia vo svojom liste z 28. júla 2005 adresovanom sťažovateľovi odkázala na svoj predchádzajúci list z 3. mája 2005 a na platbu, ku ktorej by pristúpila, ale uviedla, že „[u]bohužiaľ, zdá sa, že doteraz ste neuviedli, ako by sa mal tento prebytok rozdeliť medzi partnerov. Okrem toho si stále ponechávate sumu 7 473,07 EUR, ktorú ste mali previesť na [Q.], alebo teraz na jej likvidátora, od augusta 2004. Tieto prvky mi bránia spracovať konečnú platbu tak, ako sa predpokladalo. Komisia preto uviedla, že: „[i]na to, aby bolo možné dokončiť platbu na projekt NEWEMMSEC, Vás vyzývam, aby ste s konzorciom podnikli príslušné kroky a čo najskôr mi poslali: i) doklad o zaplatení sumy 7 473,07 eura likvidátorovi [Q.] tak, ako to bolo naposledy požadované v mojom liste z 24. februára 2005 (kópia je pripojená); a ii) rozdelenie prebytku vo výške 62 361 EUR medzi partnerov po vybratí ich dohody.„Úradník Komisie dodal, že „[a]konáhle dostanem tieto dokumenty, konečná platba sa spracuje bezodkladne“. Vo svojej odpovedi z 26. augusta 2005 na list Komisie z 28. júla 2005 sťažovateľ spochybnil žiadosť Komisie o zaslanie požadovaných finančných informácií a poukázal na to, že predchádzajúci list Komisie z 3. mája 2005 nepožadoval informácie o rozdelení prebytku a že táto žiadosť navyše nebola jasná. Sťažovateľ tiež zopakoval svoje stanovisko, že predchádzajúca žiadosť Komisie z 22. marca 2004 o poskytnutie dodatočných finančných informácií týkajúcich sa prebytkov vytvorených konferenciami bola mimo rozsahu pôsobnosti zmluvy.

73. Ombudsman na základe listu Komisie z 28. júla 2005 adresovaného sťažovateľovi dospel k záveru, že Komisia uviedla dva dôvody, ktoré jej zabránili uskutočniť konečnú platbu, a to, že sťažovateľ (i) nepreviedol sumu 7 473,07 EUR na likvidátora partnera Q. a (ii) neposkytol informácie o rozdelení prebytku medzi partnerov.

74. Ombudsman by chcel poukázať na to, že v rámci tohto vyšetrovania preskúma len dôvody, ktoré Komisia uviedla na odôvodnenie svojho názoru, že konečná platba sa doteraz nemohla uskutočniť. Nebude skúmať, či bol názor Komisie, podľa ktorého bolo potrebné odpočítať 62 361 EUR od konečnej platby, odôvodnený. Sťažovateľ má naďalej možnosť podať ďalšiu sťažnosť týkajúcu sa tejto podstatnej otázky.

75. Ombudsman ďalej analyzuje, či Komisia bola oprávnená požadovať od sťažovateľa informácie týkajúce sa i) prevodu sumy 7 473,07 EUR na likvidátora spoločnosti Q. a ii) rozdelenia prebytku medzi partnerov.

Žiadosť Komisie o prevod 7 473,07 EUR na likvidátora spoločnosti Q.

76. Po prvé, pokiaľ ide o žiadosť Komisie o dôkaz o zaplatení sumy 7 473,07 EUR likvidátorovi spoločnosti Q., ombudsman poznamenáva, že už vo svojom liste z 13. júna 2003 adresovanom sťažovateľovi Komisia uviedla, že „[a]konáhle dostanete tieto finančné prostriedky, musíte postúpiť informácie týkajúce sa úhrady výkazov nákladov príslušným zmluvným partnerom a zabezpečiť, aby boli finančné prostriedky primerane a rýchlo prevedené v súlade s podmienkami článku 2 ods. 1 písm. e) prílohy II [konkrétne so všeobecnými podmienkami] k zmluve.„Sťažovateľ v e-maile z 20. mája 2004 adresovanom Komisii uviedol, že dostal platbu za obdobia 5 a 6 a že prevod spoločnosti Q. likvidátorovi sa uskutoční v priebehu niekoľkých dní. Potvrdím vám však, kedy je tento prevod povolený v našej banke. Listom z 15. júla 2004 Komisia opätovne požiadala sťažovateľa o prevod sumy 7 473,07 EUR na likvidátora spoločnosti Q. Likvidátor spoločnosti Q. však vo svojom liste Komisii zo 7. februára 2005 informoval Komisiu, že suma spoločnosti Q. ešte nebola vyplatená a že tento odklad nie je odôvodnený. Komisia preto 24. februára 2005 napísala sťažovateľovi nový list, v ktorom odkázala na svoj predchádzajúci list z 15. júla 2004 a na list likvidátora spoločnosti Q. zo 7. februára 2005. Komisia takisto požiadala sťažovateľa, aby uskutočnil prevod na likvidátora spoločnosti Q. v rámci postupu odvolávajúceho sa na povinnosť sťažovateľa tak urobiť v súlade s článkom 2 ods. 1 písm. e) všeobecných podmienok. V liste zo 17. marca 2005 [5] sťažovateľ uviedol, že má v úmysle previesť sumu na likvidátora spoločnosti Q., ale že čaká na výsledok sporu medzi konzorciom a Komisiou a bol právne poučený, že by bolo nerozumné uskutočniť túto platbu až do vyriešenia veci. Komisia vo svojej odpovedi sťažovateľovi z 3. mája 2005 uviedla, že v krátkom čase bude nasledovať samostatný list o tejto otázke. Komisia vo svojej odpovedi na doplňujúce vyšetrovania uviedla, že jej list z 28. júla 2008 bol v skutočnosti listom, ktorý oznámila vo svojej odpovedi z 3. mája 2005. Ombudsman poznamenáva, že v liste z 28. júla 2005 sa Komisia k tejto otázke bližšie nevyjadrila, ale len pripomenula sťažovateľovi, aby poskytol dôkaz o prevode na likvidátora spoločnosti Q. Podľa informácií, ktoré má ombudsman k dispozícii, sťažovateľ stále nepredložil Komisii dôkaz o tom, že tento prevod sa uskutočnil, hoci už v máji 2004 uviedol, že dostal platby za výkazy výdavkov 5 a 6, ktoré Komisia uskutočnila 21. apríla 2004.

77. Podľa článku 3 ods. 3 zmluvy sa finančný príspevok Spoločenstva na projekt vypláca koordinátorovi, ktorý ho potom musí rozdeliť medzi hlavných dodávateľov. V článku 2 ods. 1 písm. e) všeobecných podmienok sa najmä stanovuje, že „keďže [koordinátor] nie je príjemcom platieb určených pre iných hlavných dodávateľov podľa tejto zmluvy, prevedie im do 30 dní od prijatia finančných prostriedkov vyplatených Komisiou dlžnú sumu do maximálnej výšky stanovenej v článku 3 ods. 3 treťom pododseku tejto zmluvy.“Ombudsman dospel k záveru, že Komisia tým, že požiadala sťažovateľa o predloženie dôkazu o tejto platbe, konala v súlade so zmluvou. Hoci ombudsman chápe váhanie sťažovateľa postúpiť peniaze likvidátorovi spoločnosti Q. bez uistenia Komisie, že si tieto peniaze nebude nárokovať späť, faktom zostáva, že sťažovateľ sa v zmluve neodvolal na žiadne ustanovenie, ktoré by mohlo odôvodniť zadržanie príslušnej sumy. Skutočnosťou však zostáva, že skutočnosť, že sťažovateľ neuskutočnil prevod, nebola v súlade s pravidlami zmluvy. Ombudsmanka preto nezistila žiadny prípad nesprávneho úradného postupu Komisie v súvislosti s týmto aspektom prípadu.

Žiadosť Komisie o informácie o rozdelení prebytku

78. Keďže v predchádzajúcom bode bolo preukázané, že Komisia bola oprávnená požiadať sťažovateľa o informácie týkajúce sa prevodu sumy 7 473,07 EUR na likvidátora spoločnosti Q. a že Komisia bola tiež oprávnená domnievať sa, že nesplnenie povinnosti sťažovateľom jej bránilo uskutočniť konečnú platbu, ombudsman už nemusí skúmať druhý dôvod uvádzaný Komisiou pre skutočnosť, že nemohla pristúpiť ku konečnej platbe.

79. Ombudsmanka preto nezistila žiadny prípad nesprávneho úradného postupu Komisie, pokiaľ ide o údajné omeškanie týkajúce sa neuhradenej platby.

B. Tvrdenie o zneužití právomoci

Argumenty predložené ombudsmanovi

80. Sťažovateľ tvrdil, že došlo k zneužitiu právomoci zo strany Komisie, pretože požadovala audit príjmov a výdavkov konferencií, hoci takáto právomoc nebola obsiahnutá v zmluve.

Argumenty predložené Komisiou

81. V odpovedi na tvrdenie sťažovateľa, že Komisia zneužila svoju právomoc tým, že požiadala o audit príjmov a výdavkov konferencií a že rozsah pôsobnosti zmluvy bol obmedzený na plánovanie a prípravu konferencií, ale netýkal sa priebehu týchto konferencií, Komisia uviedla tieto pripomienky:

Organizovanie konferencií je súčasťou projektu

82. Ako je stanovené vo všeobecných podmienkach zmluvy, časť A, článok 1, bod 8, „‚projekt‘znamená všetky práce uvedené v prílohe I k tejto zmluve“. V prílohe I k zmluve sa objasňuje, že cieľom projektu bola príprava, ako aj uskutočnenie troch seminárov. Uskutočnenie seminárov sa navrhlo ako samofinancovanie bez toho, aby to znamenalo, že nie je súčasťou projektu, ako sťažovateľ nesprávne dospel k záveru.

83. Výlučne na účely financovania sa v zmluve na jednej strane oddelilo „plánovanie a propagácia podujatí“(semináre), ktoré mali byť financované Spoločenstvom, a na druhej strane „prevádzkové náklady na mieste (miesto, jedlo a občerstvenie, tlač kníh a výroba CD-ROM atď.), ktoré boli samofinancované z poplatkov delegátov. To neznamená, že náklady na prevádzku podujatí boli mimo rozsahu pôsobnosti zmluvy. S cieľom vyhnúť sa akejkoľvek nejednoznačnosti sa v zmluve jasne uvádza, že „[f]incidenčne projekt dojednáva služby s dobrou hodnotou, určuje úroveň a štruktúru poplatkov, vyberá príjmy od delegátov, platí účty a vedie finančné záznamy“(zvýraznenie doplnené) – (príloha I k zmluve, bod 9.1 Pracovný plán/všeobecný opis, oddiel Metóda).

Oprávnené náklady nezahŕňajú žiadne ziskové rozpätie

84. V článku 13 („Oprávnené náklady – všeobecné zásady“) všeobecných podmienok zmluvy sa uvádza, že oprávnené náklady „nezahŕňajú žiadne ziskové rozpätie“. Konzorcium si bolo dobre vedomé „neziskového základu“, na ktorom bol projekt postavený. V tejto súvislosti sa Komisia odvolala na návrh NEWEMMSEC s cieľom zdôrazniť kontext, v ktorom bola zmluva uzatvorená, a poskytnúť určité objasnenia týkajúce sa prideľovania finančných prostriedkov. Podľa názoru Komisie sa v tejto súvislosti predpokladalo financovanie zo strany Spoločenstva na prípravu seminárov a samofinancovanie ich priebehu. Potvrdilo to toto ustanovenie: „Tento návrh sa snaží získať finančnú podporu na plánovanie, ale nie na samotné konferencie. Organizujú sa na neziskovom základe s cieľom riadiť rozpočet konferencie tak, aby príjmy delegátov zodpovedali výdavkom na konferenciu“(zvýraznenie doplnené) – (návrh NEWEMMSEC – ciele B3, posledný odsek, strana 4).

85. Toto je opäť podrobnejšie uvedené v návrhu NEWEMMSEC, „Projektový pracovný plán B6“ (strana 9):

„Financovaním projektu sa podporuje plánovanie a propagácia konferencií. Nepodporuje prevádzkové náklady na mieste (nájom priestorov a audiovizuálny prenájom, stravovanie a občerstvenie, tlač zborníkov a výroba CD-ROM-u atď.), keďže konferencie sú riadené ako samofinancovanie z poplatkov delegátov (...). Finančne projekt rokuje o službách s dobrou hodnotou, určuje úroveň a štruktúru poplatkov, zhromažďuje príjmy od delegátov, platí účty a vedie finančné záznamy" (zvýraznenie pridané).

86. Okrem toho sa v časti „Projektové riziká“ toho istého oddielu návrhu v bode 7 stanovuje:

„Prebytok: Konferencia NEWEMMSEC sa organizuje na neziskovom základe. Prebytky sa minimalizujú neustálou úpravou rozpočtu konferencie, aby sa delegátom poskytli lepšie zariadenia, ako to umožňuje príjem (napríklad kvalitnejšie menu na obedy). Akýkoľvek prebytok sa prenesie na pomoc budúcim konferenciám. Napríklad prebytok z konferencie v roku 1996 sa použil na nákup ďalších kópií knihy z konferencie v roku 1996, ktoré boli potom odovzdané delegátom na konferencii v roku 1997"(zvýraznenie doplnené).

87. Z textu návrhu jasne vyplýva, že sťažovateľ si bol vedomý finančných problémov súvisiacich s takýmto projektom. Je tiež jasné, že finančné otázky projektu zahŕňajú časť financovania, ako aj časť samofinancovania, ako sa uvádza v návrhu.

Vykonané finančné posúdenie bolo vykonané v súlade so zmluvou.

88. Dňa 22. marca 2004 Komisia požiadala o dodatočné účtovné informácie v nadväznosti na tvrdenia o zisku z októbra 2003 a potvrdené v januári 2004. Uskutočnilo sa to v súlade s článkom 3 ods. 1 bodom 3 všeobecných zmluvných podmienok. Komisia musela zabezpečiť, aby finančné pravidlá Spoločenstva uplatniteľné na túto zmluvu boli správne implementované, a najmä aby partneri nedosiahli žiadny zisk v dôsledku realizácie projektu (článok 13 všeobecných podmienok).

89. Okrem toho sa sťažovateľovi ako koordinátorovi projektu pri viacerých príležitostiach počas realizácie projektu pripomenulo, že náklady naďalej podliehajú ďalšiemu overovaniu a možnej úprave, že platby sa budú považovať za zálohy, že výsledky auditu organizácií v projekte si môžu vyžadovať úpravy a že skutočné náklady sa musia vykázať vo výkaze nákladov predloženom za každé obdobie.

90. Napokon, konzorcium si bolo dobre vedomé toho, že mu nebolo umožnené dosahovať žiadny zisk, ako sa uvádza v liste úradníka Komisie z 2. októbra 2002 adresovanom sťažovateľovi: „(...) Preto by som chcel upriamiť Vašu pozornosť a pozornosť konzorcia na skutočnosť, že prípadné ziskové rozpätie pochádzajúce z projektu NEWEMMSEC sa musí opätovne investovať do toho istého projektu alebo alternatívne kompenzovať zostávajúcimi platbami v rámci projektu“(zvýraznenie doplnené). Vzhľadom na to, že v záverečnej správe konzorcia sa uvádza, že „príspevok Komisie k plánovaniu nepostačoval na zaplatenie všetkých súvisiacich prác“, ziskové rozpätie vytvorené konferenciami bolo potrebné opätovne investovať do projektu (alebo kompenzovať zostávajúcimi platbami za projekt). V dôsledku toho musela Komisia analyzovať finančné záznamy konferencií s cieľom umožniť monitorovanie reinvestícií uskutočnených konzorciom do projektu.

91. Komisia poukázala na to, že sťažovateľ potvrdil znalosť pravidla neziskovosti zo strany konzorcia a túto skutočnosť jasne akceptoval vo svojom liste z 5. januára 2004: „partneri vedeli, že na troch konferenciách sa musí zabezpečiť samofinancovanie z poplatkov delegátov. (...) Akýkoľvek prebytok sa opätovne investoval s cieľom zaručiť vlastnosti a poskytnúť viac a kvalitnejších zariadení“. Počas stretnutia s konzorciom, ktoré navrhla Komisia a ktoré sa konalo 26. novembra 2004, sťažovateľ súhlasil s poskytnutím informácií požadovaných Komisiou o účtoch troch konferencií pokrývajúcich náklady a príjmy. Až počas tohto stretnutia bolo konzorcium po výmene argumentov presvedčené a prijaté, aby spolupracovalo a poskytlo požadované údaje do jedného mesiaca. Požadované informácie boli doručené 15. januára 2005 a aktualizované 4. apríla 2005. Listom z 3. mája 2005 Komisia navrhla uzavrieť nevyriešené finančné otázky. V konečnom posúdení Komisie na základe údajov poskytnutých konzorciom sa zistil prebytok vo výške 62 361 EUR, ktorý sa má odpočítať od ešte neuhradenej konečnej platby. V nadväznosti na žiadosť Komisie z 28. júla 2005 adresovanú sťažovateľovi, aby uviedol, ako sa prebytok rozdelí medzi partnerov, sťažovateľ namiesto poskytnutia očakávaných číselných údajov opätovne otvoril diskusiu 26. augusta 2005 a spochybnil „právo Komisie na audit nákladov konferencie“. Blokujúca pozícia sťažovateľa zabránila Komisii vykonať záverečnú platbu.

92. Na záver Komisia uviedla, že nezneužila svoju právomoc pri riadení projektu. Naopak, vždy prijímala primerané a primerané opatrenia založené na platnom právnom a zmluvnom rámci a na zásadách riadneho finančného hospodárenia s verejnými finančnými prostriedkami, ktoré sú zakotvené v nariadení o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Spoločenstiev.

Argumenty predložené sťažovateľom

93. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach trval na svojom tvrdení, že Komisia zneužila svoju právomoc. Sťažovateľ uviedol, že s cieľom oddialiť (a doteraz odmietnuť) zaplatenie svojich zmluvných záväzkov Komisia šikanovala konzorcium tým, že zadržala konečnú platbu. Komisia sa tiež vyhrážala, že požiada o vrátenie všetkých projektových podpôr, pokiaľ konzorcium neposkytne Komisii prístup k dodatočným informáciám, ktoré boli zmluvne irelevantné a ktoré sa Komisia teraz snaží použiť ako argument na neoprávnené zníženie súm, ktoré sú jej zmluvne dlžné.

94. Sťažovateľ uviedol, že partneri boli nútení predložiť správu, ktorej príprava vytvorila ďalšiu prácu. Poukázala na to, že partneri vypracovali a predložili túto správu pod nátlakom. Alternatívou bolo požiadať súdy o neuhradené platby, ale partneri sa prirodzene zdráhali urobiť tento krok. Komisia celkovo odmietla uznať štyri základné body:

Filozofiou projektu bolo, že konferencie neboli financované.

95. Sťažovateľ uviedol, že v obchodnom modeli obsiahnutom v jeho návrhu sa predpokladá, že Komisia poskytne počiatočnú finančnú podporu a partneri prevezmú obchodné riziko. Tento podnikateľský plán schválili nezávislí hodnotitelia a schválila ho Komisia. Účtovnú závierku mohla preskúmať len v prípade, že by Komisia bola ochotná financovať konferencie (a znášať s tým súvisiace hospodárske riziká). To však nebol tento prípad.

Existujú jasné dôkazy o tom, že prebytky boli použité účinným spôsobom.

96. V záverečnej správe, ktorú v apríli 2003 schválili nezávislí posudzovatelia a Komisia, sa potvrdilo, že všetky prebytky sa použili na poskytnutie 61 dodatočných funkcií a na pokrytie dodatočných pracovných a finančných nedostatkov vyplývajúcich z vystúpenia partnera.

Komisia nemôže použiť pravidlá, ktoré sa vzťahujú na oprávnené náklady, na monitorovanie príjmov zo zárobkovej činnosti.

97. Sťažovateľ uviedol, že na odôvodnenie auditu účtov konferencie sa Komisia odvolala na časť D (Audit) všeobecných podmienok, ktorá podľa jeho názoru obsahovala len jeden článok (článok 17) s dvoma doložkami [6]. V článku 17 ods. 1 sa odkazuje na článok 3 s názvom „Finančný príspevok Spoločenstva“. V článku 17 ods. 2 sa odkazuje na „dokumentáciu uvedenú v článku 16“ a v článku 16 sa odkazuje na „oprávnené náklady“a „náklady a čas vykázané vo výkazoch nákladov“. Tieto články sa preto zaoberajú výlučne nákladmi predloženými vo výkazoch nákladov v časti C (Náhrada nákladov) a nevzťahujú sa na príjmy z projektov.

98. Sťažovateľ uviedol, že Komisia tvrdila, že účtovníctvo konferencie malo byť súčasťou výročných správ o projekte. Avšak:

• neboli na zozname výstupov v prílohe I a Komisia nepožiadala o ich zaradenie do zoznamu počas rokovaní o zmluve ani kedykoľvek počas realizácie projektu;
• v dodatku k zmluve, ktorý Komisia vydala v októbri 2002 (dva mesiace pred ukončením projektu), nebol uvedený žiadny odkaz na konferenčné účty; a
• Komisia a nezávislí revízori schválili tri výročné správy (z rokov 2000, 2001 a 2002) a v tom čase sa nenavrhlo, že by mali obsahovať účtovné závierky konferencie.

99. Komisia v skutočnosti čakala až do marca 2004, kým požiadala o účtovnú závierku. Bolo to 15 mesiacov po ukončení projektu (31. decembra 2002), 11 mesiacov po tom, ako nezávislí hodnotitelia schválili záverečnú správu, 11 mesiacov po tom, ako sa Komisia považovala za schválenú záverečnú správu a predložené náklady, a deväť mesiacov po splatnosti záverečnej platby.

Nekonzistentnosť: konečné platby boli schválené pre dvoch partnerov, ale nie pre ostatných troch

100. Komisia bola nekonzistentná, pokiaľ ide o dodatočnú prácu, keďže uskutočnila konečné platby partnerom C. a Q., ale nie ostatným trom partnerom.

101. Sťažovateľ napokon poukázal na to, že v článku 3 ods. 1 písm. c) ods. 2 všeobecných podmienok sa uvádza, že „konečná platba zodpovedá rozdielu medzi celkovou výškou oprávnených nákladov schválenou Komisiou a výškou počiatočného preddavku a pravidelných platieb.“„Úpravy príjmov z konferencií neboli uvedené. Komisia akceptovala, že partneri vykonali práce uvedené v zmluve. Mala by preto splniť svoje vlastné záväzky a vyrovnať záverečnú platbu spolu s úrokmi splatnými od 18. júla 2003.

Ďalšie argumenty predložené ombudsmanovi na základe jeho žiadosti o ďalšie informácie

Argumenty predložené Komisiou

102. Ombudsmanka požiadala Komisiu, aby sa vyjadrila k pripomienke sťažovateľa, že účty konferencie neboli nikdy spochybnené na dvanástich predchádzajúcich konferenciách. Komisia v odpovedi uviedla, že v tomto konkrétnom prípade existovalo tvrdenie o zisku, ktorý konzorcium dosiahlo pri riadení projektu Spoločenstva. Ak by sa takáto situácia potvrdila, bola by v rozpore s rozpočtovými pravidlami. Komisia bola preto povinná ďalej skúmať a ponechať si akúkoľvek platbu počas svojho prešetrovania, kým sa nedosiahnu objasnenia. Argument sťažovateľa týkajúci sa predchádzajúcich konferencií nebol relevantný, pretože každý projekt bol nezávislý a riadený inak. Nebolo by rozumné, keby sa Komisia spoliehala na povesť partnerov, aby založila svoj úsudok na predchádzajúcom správaní a a priori rozhodla, že nie je potrebné žiadne vyšetrovanie. Komisia opäť odmietla tvrdenie o zneužití právomoci. Bolo potrebné zabezpečiť, aby sa akýkoľvek zisk dosiahnutý konzorciom deklaroval pri poslednej žiadosti o financovanie a aby sťažovateľ dokončil prevod všetkých predchádzajúcich platieb Komisie pred tým, ako bude možné uskutočniť akúkoľvek ďalšiu platbu.

Argumenty predložené sťažovateľom

103. Sťažovateľ vo svojich dodatočných pripomienkach uviedol, že uskutočnil tri predchádzajúce konferencie (v rokoch 1997, 1998 a 1999) pre ten istý útvar Komisie, ale s rôznymi úradníkmi Komisie. V tomto ohľade nemala žiadne problémy. Komisia pripustila, že OLAF dospel v decembri 2003 k záveru, že toto tvrdenie (prvýkrát uvedené v septembri 2001) nie je „prípadom“. Úradníci Komisie sa však rozhodli ignorovať zistenia úradu OLAF a pokračovali vo vlastnom vyšetrovaní. Komisia sa však nemohla odvolávať na údajný zisk, keďže OLAF toto tvrdenie zamietol.

104. Sťažovateľ ďalej uviedol, že priebeh konferencií bol zo zmluvy výslovne vynechaný, čo jasne ukázalo, že konferencie sa musia uskutočniť na samostatnom komerčnom základe. Rozpočet konferencie nebol súčasťou zmluvy; ak by Komisia chcela, aby bol zahrnutý, mala prijať príslušné opatrenia v roku 1999 pred začatím projektu. Komisia nikdy neprejavila záujem o finančný aspekt konferencií, kým nepožiadala o podrobný audit v roku 2004, 15 mesiacov po ukončení projektu. Toto správanie bolo úplne nerozumné a predstavovalo zneužitie moci.

Hodnotenie ombudsmana

105. Ombudsmanka poznamenáva, že sťažovateľ tvrdí, že došlo k zneužitiu právomoci, pretože Komisia požadovala audit príjmov a výdavkov konferencií, ktoré boli údajne vylúčené zo zmluvy. Ustanovenia o audite sú uvedené v časti D všeobecných podmienok. V článku 17 ods. 1 všeobecných podmienok sa stanovuje, že „Komisia alebo akýkoľvek ňou splnomocnený zástupca môže začať audit kedykoľvek počas trvania zmluvy a až do piatich rokov po každej platbe príspevku Spoločenstva, ako sa uvádza v článku 3 ods. 1 prvom pododseku tejto prílohy“. V článku 17 ods. 3 sa stanovuje, že „Komisia na základe záverov auditu prijme všetky vhodné opatrenia, ktoré považuje za potrebné, vrátane vydania príkazu na vymáhanie všetkých platieb, ktoré vykonala, alebo ich časti.“

106. Ombudsmanka by však chcela poukázať na to, že sa zdá, že Komisia nikdy nevykonala audit v zmysle článku 17 ods. 1 všeobecných podmienok. Zdá sa, že žiadna korešpondencia v spise neodkazuje na takýto audit, ani Komisia vo svojom stanovisku alebo odpovedi na ďalšie vyšetrovania neuviedla, že sa audit začal [7]. Komisia namiesto toho odkázala na vyšetrovanie (alebo internú analýzu) zo strany svojich útvarov a úradu OLAF týkajúce sa údajných ziskov a finančných nezrovnalostí. Skutočnosť, že Komisia zrejme nezačala žiadny formálny audit, potvrdzuje aj odkaz na „možný audit“v zápisnici zo zasadnutia z 26. novembra 2004 a vyhlásenie v liste Komisie z 3. mája 2005, v ktorom sa odkazuje na možnosť budúceho auditu informovaním sťažovateľa „, že toto finančné posúdenie nie je v súlade s právom Komisie vykonať úplný finančný audit projektu NEWEMMSEC v rámci stanovenom zmluvou“. Zdá sa, že namiesto formálneho auditu v zmysle všeobecných podmienok Komisia vo svojom liste z 22. marca 2004 požiadala sťažovateľa, aby poskytol dodatočné informácie týkajúce sa ziskov dosiahnutých konferenciami. Zdá sa tiež, že práve sťažovateľ považoval žiadosť Komisie o poskytnutie dodatočných finančných informácií za "audit".

107. S cieľom riešiť druhé tvrdenie sťažovateľa preto ombudsman overí, či Komisia tým, že požiadala sťažovateľa o poskytnutie dodatočných finančných informácií o ziskoch dosiahnutých na konferenciách, zneužila svoju právomoc.

108. V článku 1 („Rozsah pôsobnosti“) zmluvy sa stanovuje, že dodávatelia vykonávajú práce uvedené v prílohe I k zmluve. V prílohe I „Opis práce“ sa na stranách 3 a 4 uvádza, že v rámci projektu „sa zorganizujú tri výročné konzultačné semináre (...)“V opise práce na strane 13 sa uvádza, že „financovaním projektu sa podporuje plánovanie a propagácia podujatí. Nepodporuje prevádzkové náklady na mieste (...), keďže podujatia sú riadené ako samofinancovanie z poplatkov za delegovanie“. V článku 13 ods. 1 všeobecných podmienok („Oprávnené náklady – všeobecné zásady“) sa stanovuje, že oprávnené náklady „nezahŕňajú žiadne ziskové rozpätie“(zvýraznenie doplnené). V samotnom návrhu NEWEMMSEC (z júna 1999) na strane 4 sa tiež uvádza, že „[t]oho návrh sa usiluje o finančnú podporu plánovania, ale nie samotných konferencií. Organizujú sa na neziskovom základe s cieľom riadiť rozpočet konferencie tak, aby príjmy delegátov zodpovedali výdavkom na konferenciu“(kurzívou zvýraznil generálny advokát).

109. V článku 3 ods. 1 treťom pododseku všeobecných podmienok týkajúcich sa finančného príspevku Spoločenstva sa stanovuje možnosť, aby Komisia vykonala dodatočné kontroly, a v článku 17 ods. 2 všeobecných podmienok sa stanovuje, že Komisia „môže požiadať, aby jej boli poskytnuté údaje vo vhodnej forme, napríklad s cieľom zistiť oprávnenosť nákladov“.

110. Ombudsman sa domnieva, že znenie ustanovení zmluvy ako také nie je úplne presvedčivé, pokiaľ ide o otázku, ktorá sa tu skúma. Je však zrejmé, že zmluvné strany sa dohodli, že konzorcium nebude mať z projektu žiadny zisk. Ďalej je zrejmé, že financovanie Spoločenstvom malo pokryť náklady na prípravu konferencií a že náklady na samotné konferencie by mali byť hradené z účastníckych poplatkov. Je však ťažké pochopiť, ako by Komisia mohla zistiť, že konzorcium nedosahuje z projektu žiadny zisk, ak by sa predpokladalo, že nie je oprávnené požiadať sťažovateľa (a konzorcium ako celok) o informácie týkajúce sa nákladov a príjmov súvisiacich s konferenciami ako takými. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že prebytky boli opätovne investované do projektu a že o tom existovali dôkazy, ombudsman poznamenáva, že toto tvrdenie (aj keby bolo preukázané) by nezmenilo zásadu, že sa nemajú dosahovať žiadne zisky. Keďže sa však toto tvrdenie zdá byť relevantné, pokiaľ ide o výpočet údajne dosiahnutých ziskov, Komisia by ho mohla zohľadniť v rámci svojich budúcich diskusií so sťažovateľom o konečnej platbe.

111. Ako zdôraznila Komisia, zdá sa, že argument sťažovateľa týkajúci sa skutočnosti, že dvanásť predchádzajúcich konferenčných účtov nebolo spochybnených, sa týkal len týchto predchádzajúcich konferencií (ktoré sa konali v rokoch 1997 až 1999). Rozsudok Komisie týkajúci sa týchto konferencií preto nebolo možné jednoducho preniesť na konferencie projektu NEWEMMSEC. Argument sťažovateľa preto nemožno platne použiť na tvrdenie, že konferenčné účty projektu NEWEMMSEC mohli alebo nemali byť prešetrené.

112. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach tvrdil, že Komisia ďalej zneužívala svoju právomoc tým, že šikanovala konzorcium. Podľa názoru sťažovateľa tak Komisia urobila zadržaním záverečnej platby a vyhrážaním sa, že požiada o vrátenie celej projektovej podpory, pokiaľ konzorcium neposkytlo svojim útvarom prístup k dodatočným informáciám, ktoré hľadalo. Navrhovateľ ďalej tvrdil, že tejto požiadavke vyhovel pod nátlakom. Uviedla tiež, že na stretnutí 26. novembra 2004 úradník Komisie, ktorý konal ako predseda stretnutia, „stratil náladu a kričal“a že správa zo stretnutia to nezaznamenala. Pokiaľ ide o tieto argumenty, ombudsman by chcel v prvom rade zdôrazniť, že ako sa uvádza v predchádzajúcom odseku, žiadosť Komisie o dodatočné finančné informácie týkajúce sa prebytku sa zdá byť odôvodnená. Pokiaľ ide o údajné šikanovanie, ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ sa odvolal najmä na vyhlásenia Komisie uvedené v jej liste z 9. augusta 2004: „Komisia vážne zváži ukončenie zmluvy (...) Ukončenie zmluvy z týchto dôvodov môže viesť k žiadosti o vrátenie celého finančného príspevku Spoločenstva alebo jeho časti.“

113. Ombudsman by chcel zdôrazniť, že slovné spojenie citované sťažovateľom nasledovalo bezprostredne za slovným spojením v liste, v ktorom Komisia zopakovala svoju žiadosť sťažovateľovi, aby v lehote do 15. septembra 2004 predložil finančné záznamy konferencií. Dôvodom tejto obnovenej žiadosti bolo, že Komisia nedostala žiadnu odpoveď na svoju predchádzajúcu žiadosť o dodatočné informácie, ktorá bola predložená v liste z 22. marca 2004 sťažovateľovi a v dodatočnom liste z 21. júna 2004 právnikovi sťažovateľa. Vzhľadom na tieto okolnosti sa ombudsman domnieva, že odkaz Komisie na možnosť požiadať o vrátenie finančného príspevku Spoločenstva nemožno považovať za šikanovanie alebo hrozbu. Pokiaľ ide o údajný nátlak v súvislosti s predložením správy, ombudsman poznamenáva, že predmetná správa je 18-stranovou správou, ktorú sťažovateľ predložil Komisii 15. januára 2005 ako odpoveď na jej žiadosť z 22. marca 2004 o dodatočné finančné informácie o prebytku vytvorenom konferenciami. To bolo nad rámec toho, o čom sa diskutovalo na stretnutí 26. novembra 2004. Na strane 2 tejto správy navrhovateľ zopakoval svoj názor, že žiadosť Komisie je mimo rozsahu pôsobnosti zmluvných podmienok, ale že „v záujme dobrej vôle a porozumenia je konzorcium pripravené vyhovieť žiadosti Komisie“. Keďže neexistujú žiadne ďalšie dôkazy o nátlaku, ombudsman sa domnieva, že v tejto súvislosti nebolo preukázané žiadne zneužitie právomoci. Pokiaľ ide o vyhlásenie sťažovateľa, že úradník Komisie stratil náladu a kričal, ombudsman poznamenáva, že sťažovateľ o tom neposkytol dôkaz. Vzhľadom na to, že takýto dôkaz neexistuje, a vzhľadom na to, že sa nepreukázalo žiadne zneužitie právomoci zo strany Komisie, ombudsmanka sa domnieva, že v tomto bode nie je potrebné žiadne ďalšie vyšetrovanie.

114. Na základe uvedených úvah ombudsman nezistil žiadny prípad nesprávneho úradného postupu v súvislosti s druhým tvrdením sťažovateľa.

C. Závery

Ombudsmanka nezistila žiadny prípad nesprávneho úradného postupu Komisie, pokiaľ ide o údajné oneskorenia v platbách výkazov výdavkov 3 a 4 a v záverečnej platbe a pokiaľ ide o druhé tvrdenie o zneužití právomoci.

Na základe vyšetrovania prvého tvrdenia v rozsahu, v akom sa týka údajných oneskorení platieb výkazov výdavkov 5 a 6, ombudsman uvádza túto kritickú poznámku:

Komisia neuviedla presvedčivé dôvody, ktoré by mohli odôvodniť omeškanie s úhradou výkazov výdavkov č. 5 a 6, ku ktorému došlo od 5. januára 2004 do 21. apríla 2004. Ide o prípad nesprávneho úradného postupu.

Vzhľadom na to, že sťažovateľ vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie uviedol, že nežiada úroky z oneskorených platieb, ombudsman sa v tejto súvislosti nebude usilovať o priateľské riešenie.

Sťažovateľ, právny zástupca sťažovateľa a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

V Štrasburgu 16. decembra 2008

---

[1] Vo svojich pripomienkach z 9. februára 2008 však sťažovateľ uviedol, že sťažnosť bola predložená v mene troch partnerov konzorcia vrátane partnera Q.

[2] Pozri výročnú správu za rok 1997, s. 22.

[3] Spis obsahuje kópiu listu Komisie zo 4. júna 2001, ktorý sa týka štyroch listov ostatných štyroch partnerov zaslaných Komisii v období od 3. do 9. apríla 2001.

[4] V článku 3 ods. 1 písm. c) všeobecných podmienok sa stanovuje, že „konečná platba zodpovedá rozdielu medzi celkovou sumou oprávnených nákladov schválenou Komisiou a sumou počiatočného preddavku a pravidelných platieb.“V zmluve sa v článku 3 stanovuje, že celkové oprávnené náklady na projekt predstavujú 800 000 EUR a že „zádržná záruka predstavuje 15 % maximálnej výšky finančného príspevku Spoločenstva“. Konečná platba sa týka tohto 15 % zadržania záruky.

[5] List, ktorý sťažovateľ priložil k svojim pripomienkam, je zo 17. marca 2005. Ten istý list, ktorý je pripojený k odpovedi Komisie na ďalšie vyšetrovania ombudsmana, však nemá dátum. Obsahuje však dátum registrácie Komisiou, ktorým je 4. apríl 2005.

[6] Ombudsman by chcel poukázať na to, že časť D „Audit“obsahuje aj druhý článok, 18.

[7] V tejto súvislosti treba poznamenať, že v článku 17 ods. 1 všeobecných podmienok sa uvádza, že „[t]audítorský postup sa považuje za začatý v deň prijatia príslušného doporučeného listu s potvrdením o prijatí, ktorý zaslala Komisia“.