Späť na Sťažnosť

1.         Sťažovateľom je francúzska IT spoločnosť. V máji 2003 sa podľa francúzskeho práva zlúčila s inou spoločnosťou, Atlantel Multimedia (ďalej len "francúzsky podnik"). V dôsledku toho francúzsky podnik prestal existovať.

2.         Podľa dohody o fúzii sťažovateľ prevzal úlohy francúzskeho podniku v rámci projektu mobilného adaptačného postupu (MAP), ktorý podporilo Generálne riaditeľstvo Európskej komisie pre informačnú spoločnosť a médiá (ďalej len „projekt“).

3.         Projekt sa realizoval na základe zmluvy podpísanej Komisiou a viacerými miestnymi verejnými subjektmi a súkromnými podnikmi vrátane francúzskeho podniku (ďalej len "dodávatelia"), ktoré všetky patrili do konzorcia. Dodávateľov viedol jeden z členov konzorcia, taliansky podnik (ďalej len „koordinátor“).

4.         Podľa článku 3 zmluvy s názvom "Odhadované náklady a maximálny finančný príspevok Spoločenstva" by projekt čiastočne financovalo Spoločenstvo. Komisia konajúca v mene Spoločenstva vykoná počiatočnú zálohovú platbu, pravidelné platby a záverečnú platbu. Všetky uvedené platby Komisie sa vyplatia koordinátorovi, ktorý ich rozdelí medzi dodávateľov v súlade s tabuľkou obsahujúcou orientačný rozpis odhadovaných oprávnených nákladov.

5.         Komisia uhradila prvú zálohovú platbu a prvú platbu za úlohy vykonané dodávateľmi v období od 1. marca 2002 do 28. februára 2003.

6.         Dňa 16. novembra 2004 koordinátor požiadal Komisiu o druhú platbu za úlohy, ktoré konzorcium vykonalo v období od 1. marca 2003 do 31. mája 2004. Následne informovala Komisiu o fúzii sťažovateľa. V dôsledku toho Komisia uviedla, že v tejto súvislosti by sa mala podpísať zmena zmluvy.

7.         Dňa 8. septembra 2005 Komisia vyplatila koordinátorovi druhú platbu vo výške 231 368 EUR. Požiadala však koordinátora, aby túto sumu rozdelil dodávateľom s výnimkou sťažovateľa a iného dodávateľa, ktorí neboli uvedení v pôvodnej zmluve.

8.         Sťažovateľ sa 7. marca 2007 obrátil na Komisiu v súvislosti s platbou, ktorú mal zaplatiť za svoju účasť na projekte. Dňa 11. apríla 2007 sa Komisia v tejto veci stretla s koordinátorom.

9.         Dňa 15. októbra 2007 sťažovateľ predložil ombudsmanovi túto sťažnosť.

10.      Dňa 9. januára 2008, teda po predložení sťažnosti ombudsmanovi, Komisia podpísala dodatok.

11.      Dňa 14. júla 2008 Komisia vyplatila koordinátorovi zostatok na projekt. Sťažovateľ dostal časť z nich.

Predmet žiadosti

12.      Sťažovateľ vo svojej pôvodnej sťažnosti ombudsmanovi predložil tieto tvrdenia a tvrdenia:

Obvinenia:

1. Komisia jej neuhradila oprávnené náklady, na ktoré mala nárok;
2. Komisia nevysvetlila svoje omeškanie s uvedenou platbou a neodpovedala na jej e-mail zo 7. marca 2007; a

Pohľadávka:

1. Komisia by jej mala uhradiť oprávnené náklady.

13.      Sťažovateľ sa vo svojom ďalšom e-maile ombudsmanovi zo 16. júna 2008 odvolal na uvedené tvrdenie. Poukázala na to, že v rokoch 2003 a 2004 vykonávala úlohy v rámci projektu a v nasledujúcich štyroch rokoch vynaložila výdavky bez toho, aby jej ich Komisia uhradila. To malo negatívny vplyv na jeho činnosť. Domnievala sa tiež, že by mala mať nárok na "prípadné úroky z omeškania"[1] od Komisie. Ombudsmanka sa domnievala, že toto vyhlásenie by sa mohlo pridať ako nový prvok k pôvodnému nároku sťažovateľa. Na základe dôkazov zhromaždených v rámci vyšetrovania, ktoré sú známe Komisii aj sťažovateľovi, sa ombudsman domnieval, že by mohol zaujať stanovisko k tomuto novému prvku bez toho, aby sa musel obrátiť na Komisiu so žiadosťou o samostatné pripomienky.

14.      V septembri 2008 sťažovateľ informoval ombudsmana, že koordinátor mu vyplatil peňažnú sumu, ktorá sa považovala za konečnú platbu Komisie. Sťažovateľ však nebol spokojný s výpočtom koordinátora.

Ombudsman chápe, že uvedené obavy sťažovateľa sú namierené proti koordinátorovi. V tejto súvislosti by chcel zdôrazniť, že môže vyšetrovať len sťažnosti týkajúce sa nesprávneho úradného postupu inštitúcií a orgánov Spoločenstva. Koordinátor je taliansky podnik, a preto ombudsman nemá právomoc zaoberať sa otázkami týkajúcimi sa vzťahu sťažovateľa s koordinátorom.

15.      Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa predmet tohto vyšetrovania obmedzuje na pôvodné tvrdenia a tvrdenia vrátane nového aspektu opísaného v bode 13 vyššie.

Požiadavku

16.      Dňa 26. marca 2008 Komisia zaslala svoje stanovisko, ktoré bolo vypracované v anglickom jazyku. Dňa 9. apríla 2008 Komisia poskytla preklad svojho stanoviska do francúzštiny, ktorý bol postúpený sťažovateľovi s výzvou na vyjadrenie pripomienok. Sťažovateľ predložil svoje pripomienky 3. júna 2008.

17.      Dňa 16. júna 2008 sťažovateľ zaslal doplňujúce informácie.

18.      Dňa 15. júla 2008 Komisia informovala útvary ombudsmana, že konečná platba na projekt bola uhradená.

19.      Dňa 23. septembra 2008 sťažovateľ počas telefonického rozhovoru s útvarmi ombudsmana a 30. septembra 2008 e-mailom zaslal ďalšie doplňujúce informácie.

OMBUDSMANOVÁ analýza a závery

A. Tvrdenie o neuhradení oprávnených nákladov sťažovateľa a súvisiaci nárok

Argumenty predložené ombudsmanovi

20.      V pôvodnom podnete navrhovateľ tvrdil, že Komisia mu neuhradila oprávnené náklady, a tvrdil, že by tak mala urobiť. Sťažovateľ vo svojom následnom e-maile zo 16. júna 2008 poukázal na to, že v rokoch 2003 a 2004 vykonával úlohy v rámci projektu a v nasledujúcich štyroch rokoch mu vznikli výdavky bez toho, aby ich Komisia uhradila. Táto skutočnosť poškodila jeho činnosť [2].

21.      Sťažovateľ pôvodne tvrdil, že predložil príslušný výkaz nákladov za úlohy, ktoré vykonal na základe zmluvy medzi 12. májom 2003 a 31. májom 2004. Komisia však nevykonala príslušnú platbu zostatku predtým, ako podala sťažnosť ombudsmanovi. Sťažovateľ poukázal na to, že vykonával práce v rámci projektu, pričom nahradil francúzsky podnik, s ktorým sa zlúčil počas platnosti zmluvy. Podľa dohody o fúzii mal sťažovateľ nárok na všetky platby splatné na základe zmluvy [3].

22.      Komisia vo svojom stanovisku vysvetlila, že príslušné platby vyplatila koordinátorovi, ktorého úlohou bolo rozdeliť ich dodávateľom. Komisia uhradila počiatočnú zálohovú platbu a potom prvú platbu za úlohy vykonané v rámci projektu pred zlúčením sťažovateľa. Komisia v tejto súvislosti poukázala na to, že koordinátorka v rozpore so svojimi zmluvnými povinnosťami príliš dlho informovala Komisiu o fúzii medzi sťažovateľom a francúzskym podnikom. Dodala, že žiadosť o náhradu nákladov predložená francúzskym podnikom už bola spracovaná v čase, keď bola Komisia informovaná o fúzii.

23.      Dňa 8. septembra 2005 Komisia dostala žiadosť koordinátora o druhú platbu, ktorá sa týkala úloh vykonávaných konzorciom od 1. marca 2003 do 31. mája 2004, t. j. po fúzii sťažovateľa. Komisia následne informovala koordinátora, že jeho druhú platbu nemožno rozdeliť sťažovateľovi a inému dodávateľovi, ktorí neboli uvedení v pôvodnej zmluve. Príslušnú zmenu týkajúcu sa nahradenia francúzskeho podniku sťažovateľom museli pred uskutočnením druhej platby najprv podpísať všetci dodávatelia a Komisia. Komisia ďalej vysvetlila, že nemôže podpísať zmenu, pretože niektorí dodávatelia nepredložili celú príslušnú dokumentáciu (tri dokumenty chýbali od marca 2006). Jeden z dodávateľov bol dokonca proti uvedenému pozmeňovaciemu návrhu.

24.      Komisia sa však rozhodla preukázať „určitý stupeň flexibility“. Napriek tomu, že dokumenty, ktoré chýbali v marci 2006, k 9. januáru 2008 stále chýbali, podpísala dodatok. Dňa 14. júla 2008 Komisia vyplatila zostatok koordinátorovi.

Hodnotenie ombudsmana

25.      Ombudsman súhlasí s Komisiou, že náklady súvisiace s plnením zmluvy môžu byť uhradené (a teda oprávnené), len ak existuje zmluvný základ pre takúto platbu.

26.      Dodatok k zmluve bol podpísaný v januári 2008. V súlade so zmenou a doplnením [4] francúzsky podnik odstúpil od zmluvy 12. mája 2003. V ten istý deň bol sťažovateľ pridaný do zmluvy ako hlavný dodávateľ. V dôsledku toho boli všetky práva a povinnosti francúzskeho podniku vyplývajúce zo zmluvy k tomuto dátumu prevedené na sťažovateľa. Tabuľka obsahujúca orientačné rozdelenie odhadovaných oprávnených nákladov sa zodpovedajúcim spôsobom upravila.

27.      Tento pozmeňujúci a doplňujúci návrh poskytol Komisii právny základ na vykonanie príslušnej platby sťažovateľovi. Z toho vyplýva, že rozhodnutie Komisie nevyplatiť sťažovateľovi platbu pred nadobudnutím účinnosti zmeny sa zdá byť založené na príslušných právnych dôvodoch. Vzhľadom na uvedené skutočnosti nemôže byť žiadosť sťažovateľa o úroky z omeškania úspešná.

28.      Ombudsman však poznamenáva, že Komisia mohla byť „flexibilná“v januári 2008 a podpísať pozmeňujúci a doplňujúci návrh napriek tomu, že tri dokumenty neboli predložené. V tejto súvislosti nevidí dôvod, prečo by to Komisia nemohla urobiť v marci 2006, keď bola situácia rovnaká. V dôsledku toho nechápe, prečo Komisia pasívne čakala na dokumenty takmer dva roky, a potom sa rozhodla vyplatiť sťažovateľovi platbu bez ohľadu na to, že uvedené dokumenty nedostala.

29.      Ombudsmanka sa domnieva, že osobitná úloha koordinátora ako zástupcu dodávateľov nebránila Komisii, aby proaktívne nadviazala priamy kontakt s tými dodávateľmi, ktorí nepredložili dokumenty, s cieľom vyvinúť na nich tlak, aby tak urobili. Okrem toho nič nebránilo Komisii, aby po prijatí e-mailu sťažovateľa zo 7. marca 2007 reagovala proaktívnym spôsobom, ako to urobila v priebehu vyšetrovania ombudsmana.

30.      Ombudsman však poznamenáva, že po začatí skrytého vyšetrovania tejto sťažnosti Komisia podpísala zmenu a doplnenie a 14. júla 2008 vykonala platbu zostatku.

31.      Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že v súvislosti s týmto aspektom prípadu nie sú opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovania.

B. Tvrdenie o neposkytnutí odpovede a nevysvetlení oneskorenej platby

Argumenty predložené ombudsmanovi

32.      Navrhovateľ tvrdil, že Komisia nevysvetlila svoje omeškanie s vykonaním konečnej platby. Tvrdila tiež, že Komisia neodpovedala na jej e-mail zo 7. marca 2007, v ktorom okrem iného požiadala o vyššie uvedené vysvetlenie.

33.      Komisia vysvetlila, že jej dôvody neuhradenia nárokovaných nákladov „sa koordinátorovi pravidelne vysvetľovali telefonicky, e-mailom a ústne počas zasadnutí“. Podľa zmluvy [5] mal koordinátor zaslať tieto vysvetlenia všetkým dodávateľom vrátane sťažovateľa.  Po e-maile sťažovateľa zo 7. marca 2007 sa útvary Komisie stretli s koordinátorom 11. apríla 2007 a poskytli mu odpovede na všetky otázky, ktoré sťažovateľ položil vo svojom e-maile.

Hodnotenie ombudsmana

34.      V Kódexe dobrej správnej praxe Komisie [6] sa vyžaduje, aby jej zamestnanci i) odôvodňovali rozhodnutia, ktoré majú negatívny vplyv na občanov [7], a ii) odpovedali na korešpondenciu občanov v primeranej lehote [8].

35.      V tomto prípade Komisia uznala, že neodpovedala priamo na e-mail sťažovateľa zo 7. marca 2007. Komisia vysvetlila, že predpokladá, že koordinátor bude informovať sťažovateľa o svojej odpovedi na príslušný e-mail sťažovateľa a vo všeobecnosti o dôvodoch, ktoré viedli k oneskoreniu platby sťažovateľovi. V tejto súvislosti Komisia uviedla, že pravidelne diskutovala s koordinátorom o problémoch súvisiacich s projektom.

36.      Sťažovateľ však vo svojom e-maile zo 7. marca 2007 uviedol, že „tri roky po ukončení projektu a viac ako jeden rok po poslednej žiadosti Komisie o dokumenty nedostal žiadne informácie týkajúce sa konečnej platby“. Ak Komisia pravidelne informovala koordinátora o dôvodoch nezaplatenia sťažovateľovi po prijatí uvedeného e-mailu sťažovateľa, Komisia si mala byť primerane vedomá toho, že tieto informácie neboli sťažovateľovi doručené.

37.      Komisia si preto po prijatí uvedeného e-mailu bola vedomá toho, že sa pri zasielaní príslušných informácií nemôže spoliehať výlučne na koordinátora a že by bolo užitočné kontaktovať priamo sťažovateľa. Komisia to však neurobila a pri informovaní sťažovateľa sa opäť spoliehala na koordinátora.

38.      Skutočnosť, že Komisia neodpovedala priamo na e-mail sťažovateľa a neposkytla mu požadované informácie vrátane dôvodov oneskorenia platby sťažovateľovi, bola prípadom nesprávneho úradného postupu.

39.      Faktom však zostáva, že Komisia vo svojom stanovisku k podnetu sťažovateľovi vysvetlila svoj dôvod oneskorene. Ombudsman preto nepredkladá návrh priateľského riešenia ani návrh odporúčania. Namiesto toho uvádza kritickú poznámku nižšie.

C. Závery

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsman uvádza túto kritickú poznámku:

Skutočnosť, že Komisia neodpovedala priamo na e-mail sťažovateľa a neposkytla mu požadované informácie vrátane dôvodov oneskorenia platby sťažovateľovi, bola prípadom nesprávneho úradného postupu.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

V Štrasburgu 9. decembra 2008

[1] V pôvodnom jazyku: „Nous nous interrogeons également sur les indemnités de retard que la Commission envisage d'ajouter aux sommes dues.“

[2] V pôvodnom francúzskom jazyku: "(...) les prestations effectuées pour le projet MAP datent de l'année 2003, et les dépenses ont donc du être supportées par notre société pendant plus de 5 ans. Bien entendu ce délai de paiement est préjudiciable pour une entreprise de la taille de la notre.“

[3] Zmluva o fúzii vo francúzštine znie takto: „En conséquence de ladite cession, la société Alienor Net est substituée purement et simplement a la société Atlantel Multimedia pour l'exécution des contrats en cours au jour de la cession et notamment dans l'exécution du projet européen MAP.“

[4] Článok 3 druhého pozmeňujúceho a doplňujúceho návrhu znie takto: "Hlavný dodávateľ "Atlantel Multimedia" odstúpil s účinnosťou od 12. mája 2003. Preambula zmluvy, článok 6 zmluvy a príloha I sa zodpovedajúcim spôsobom upravili.“

      Článok 4 druhého pozmeňujúceho a doplňujúceho návrhu znie takto: „Hlavný dodávateľ Alienor Net bol pridaný od 12. mája 2003. Preambula zmluvy, tabuľka orientačného rozpisu odhadovaných oprávnených nákladov a príloha I sa zodpovedajúcim spôsobom upravili.“

      Článok 5 druhého pozmeňujúceho a doplňujúceho návrhu znie takto: "Všetky práva a povinnosti hlavného dodávateľa "Atlantel Multimedia" sú prevedené na hlavného dodávateľa "Alienor Net" od 12. mája 2003. Preambula a článok 6 sa zodpovedajúcim spôsobom upravili.“

      Článok 6 druhého pozmeňujúceho a doplňujúceho návrhu znie takto: „Tabuľka orientačného rozpisu odhadovaných oprávnených nákladov, ktorá nasleduje po podpise zmluvy, bola upravená (...)“

[5] Komisia sa odvolala na článok 2 prílohy II k zmluve o grante, ktorý znie takto: „Koordinátor projektu je sprostredkovateľom medzi dodávateľmi a Komisiou. Predovšetkým je zodpovedný za zaslanie všetkých dokumentov a korešpondencie týkajúcich sa projektu Komisii.“

[6] Kódex dobrej správnej praxe zamestnancov Európskej komisie v ich vzťahoch s verejnosťou, Ú. v. EÚ L 267, s. 64.

[7] V súlade s kódexom Komisie: „V rozhodnutí Komisie by sa mali uviesť dôvody, na ktorých sa zakladá, a rozhodnutie by sa malo oznámiť dotknutým osobám a stranám (...).“

[8] V súlade s kódexom Komisie " sa odpoveď na list adresovaný Komisii zašle do 15 pracovných dní odo dňa doručenia listu od príslušného útvaru Komisie. Ak odpoveď v podstate nemožno zaslať v uvedenej lehote (...), mala by sa zaslať priebežná odpoveď.“