V Štrasburgu 18. februára 2008

Vážený pán X,

Dňa 26. septembra 2005 ste predložili túto sťažnosť Európskemu ombudsmanovi proti Európskej komisii.

Dňa 14. novembra 2005 som Vašu sťažnosť postúpil predsedovi Komisie.

Dňa 31. marca 2006 Komisia zaslala svoje stanovisko, ktoré som Vám zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok.

Dňa 19. júna 2006 mi boli doručené Vaše pripomienky.

Dňa 3. júla 2006 ste mi zaslali dodatočný list, na ktorý moje útvary odpovedali 30. augusta 2006.

V dňoch 13. a 16. novembra 2006 ste mi zaslali ďalšie doplňujúce listy.

Dňa 22. januára 2007 som požiadal Komisiu o ďalšie informácie a zaslal som jej Vaše pripomienky a doplňujúce listy.

Dňa 2. mája 2007 Komisia odpovedala na môj vyššie uvedený list, ktorý Vám bol zaslaný na pripomienkovanie.

Dňa 21. mája 2007 ste zaslali svoje pripomienky k uvedenej odpovedi Komisie.

Pokiaľ ide o Vašu sťažnosť, moje útvary Vám 10. septembra 2007 zavolali.

Dňa 11. septembra 2007 moje útvary zaslali Komisii návrh priateľského riešenia.

Dňa 12. novembra 2007 Komisia zaslala list z 8. novembra 2007 a pripojila k nemu kópie Vašich pracovných výkazov.

V ten istý deň vám moje útvary zavolali, pokiaľ ide o tento list.

Dňa 15. novembra 2007 som Vám zaslala tento list v elektronickej podobe spolu s priloženými pracovnými výkazmi.

V dňoch 15. a 25. novembra a 4. decembra 2007 ste mi poslali e-maily týkajúce sa listu Komisie.

Dňa 11. decembra 2007 Komisia zaslala svoju odpoveď na môj návrh priateľského riešenia z 28. novembra 2007, ktorú som Vám zaslal s výzvou na predloženie pripomienok.

Dňa 16. januára 2008 mi boli doručené Vaše pripomienky.

Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Sťažnosť možno zhrnúť takto:

Y bol vedúcim konzorcia zriadeného na realizáciu projektu financovaného EÚ v Moskve (ďalej len „projekt“).

Dňa 30. septembra 2002 Y uzavrel zmluvu s delegáciou Komisie v Moskve (ďalej len „delegácia“) na realizáciu projektu. Trvanie plnenia zmluvy bolo dva roky.

Súčasťou toho istého konzorcia bola aj advokátska kancelária W.

Sťažovateľa W vymenoval za hlavného právneho experta na prácu na projekte (1).

Od januára do júla 2003 sťažovateľ pracoval na projekte, ale W mu neplatil za služby, ktoré poskytol v rámci projektu.

Sťažovateľ informoval delegáciu o uvedených skutočnostiach.

Komisia však bola spokojná s výkonnosťou konzorcia a zaplatila mu dohodnuté poplatky vrátane poplatkov za všetkých odborníkov, ktorých vymenovali členovia konzorcia, vrátane sťažovateľa.

Sťažovateľ mal v úmysle začať súdne konanie proti W s cieľom požadovať príslušnú platbu (2), ale nemohol získať dokumenty potrebné na podanie žaloby. Tieto dokumenty sa týkali jeho osobodní a časových výkazov, na základe ktorých Y, a teda W, dostal od Komisie platbu za služby sťažovateľa. Sťažovateľ sa tiež dozvedel, že W predložil delegácii svoje pracovné výkazy a osobodni.

Sťažovateľ sa preto obrátil priamo na delegáciu a požiadal o prístup k časovým výkazom a údajom týkajúcim sa jeho osobodní v súvislosti so službami poskytovanými v rámci projektu.

Delegácia takýto prístup zamietla z týchto dôvodov:

i) Nedisponovala žiadnymi časovými výkazmi týkajúcimi sa sťažovateľa. V tejto súvislosti delegácia uviedla, že „časové výkazy neboli nikdy predložené delegácii v čase fakturácie“. Dodala, že podľa znenia všeobecných podmienok pre zmluvy o poskytovaní služieb financované ES z decembra 2000, ktoré sa vzťahovali na predmetnú zmluvu (ďalej len „všeobecné podmienky“), nebolo potrebné mať takéto časové výkazy, aby bolo možné vykonať príslušnú platbu dodávateľovi (3).

ii) Článok 4 ods. 2 bod 4 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie (5) (ďalej len "nariadenie 1049/2001") chráni obchodné záujmy W a Y.

Sťažovateľ nesúhlasil s názorom delegácie a v tejto súvislosti si s ňou vymenil rozsiahlu korešpondenciu. Sťažovateľ sa takisto domnieval, že pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce v rámci projektu mal podpísať niekto iný. Delegácia trvala na svojom stanovisku.

Sťažovateľ sa následne obrátil na európskeho ombudsmana.

Ombudsmanka začala vyšetrovanie v súvislosti s týmito tvrdeniami a tvrdeniami predloženými sťažovateľom:

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia mu neoprávnene zamietla prístup k pracovným výkazom alebo akémukoľvek inému relevantnému dokumentu týkajúcemu sa jeho práce, pričom sa odvolala na článok 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001.

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia mu neoprávnene odmietla poskytnúť akékoľvek ďalšie informácie týkajúce sa počtu osobodní súvisiacich s prácou, ktorú vykonal, ktoré jej oznámil jeho bývalý zamestnávateľ W.

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia neposkytla dôvody uplatniteľnosti výnimky uvedenej v článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2004, pokiaľ ide o požadované dokumenty.

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia by mu mala poskytnúť i) presné kópie podpísaných pracovných výkazov týkajúcich sa jeho práce a odkazujúcich na jeho osobodni v rámci projektu; ii) presné kópie akéhokoľvek vyhlásenia ("vyhlásenie o pracovných výkazoch") predloženého Komisii akýmkoľvek orgánom, ktorý poskytol vysvetlenie, prečo pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce nepodpísal osobne; a iii) akékoľvek informácie týkajúce sa poplatkov zaplatených Y a/alebo W v súvislosti s jeho službami pre projekt za obdobie od 21. januára do 3. júla 2003 (ďalej len „informácie o platbách“).

Sťažovateľ tiež tvrdil, že „pokiaľ [Komisia] neposkytne dokumenty [, o ktoré žiada], musí uspokojiť svoj nárok [na] svojich honorárov [t. j. svoje odmeny], ktorých výška presahuje 45 000 EUR“. Ombudsmanka sa rozhodla nezačať vyšetrovanie tejto žiadosti, pretože sťažovateľ v tejto súvislosti nepodnikol predchádzajúce administratívne kroky a zodpovedajúcim spôsobom o tom informoval sťažovateľa.

Požiadavku

Stanovisko Komisie

Stanovisko Komisie možno zhrnúť takto:

Komisia zamietla všetky tvrdenia a tvrdenia sťažovateľa.

Po prvé Komisia uviedla, že Y jej v čase fakturácie nikdy neposkytla časové výkazy. Podľa článku 28.1 všeobecných podmienok platných v decembri 2000 sa na vykonanie platby dodávateľovi nemuseli spolu s faktúrou predložiť pracovné výkazy. Zhrnutie obvinených osobodní bolo dostačujúce.

Komisia v tejto súvislosti poukázala na to, že podľa článku 25 všeobecných podmienok platných v decembri 2000 (časť zmluvy) musí dodávateľ uchovávať pracovné výkazy a iné relevantné dokumenty týkajúce sa osobodní účtovaných Komisii počas obdobia piatich rokov od poslednej platby vykonanej na základe zmluvy.

Delegácia vo svojich kontaktoch so sťažovateľom trvala na tom, že dodávateľ musí viesť príslušné záznamy, ale v čase fakturácie nemusí predkladať časové výkazy.

Komisia sa okrem toho spolieha na audítora, že poskytne spravodlivý a nestranný pohľad na náklady projektu. Tento audit projektu neobsahoval žiadny odkaz na nepodpísané časové výkazy, z ktorých by bolo možné vyvodiť, že vzhľadom na to, že audítor bol presvedčený, že existujú relevantné, spoľahlivé a dostatočné dôkazy o príspevkoch odborníka, audítor musel založiť svoj názor na iných podporných dokumentoch, ako sú letenky alebo účty za hotely.

Komisia uviedla, že by nemala zasahovať do vzťahov medzi odborníkmi a ich zamestnancami. Dodala, že nemá žiadne námietky proti tomu, aby sťažovateľ kontaktoval Y, a že nebude namietať proti tomu, aby Y zverejnil informácie, ktoré požadoval. Komisia ďalej uviedla, že aj keby mala prístup k časovým výkazom, nemohla by ich zverejniť z dôvodu ich dôvernej povahy.

Komisia takisto uviedla, že má informácie o osobodňoch sťažovateľa, ktoré boli obvinené, ale zverejnenie týchto informácií by predstavovalo porušenie dôvernosti a poškodilo by obchodné záujmy spoločností zapojených do projektu.

Komisia má k dispozícii aj informácie týkajúce sa sadzieb účtovaných spoločnosťou Y, ale aj to je dôverné. Komisia nevie, aké dohody existovali medzi členmi konzorcia, a nevie o skutočnej sadzbe poplatkov zaplatených odborníkom. Komisia však poznamenala, že skutočná denná sadzba, ktorá sa jej účtuje, nie je rovnaká ako denný poplatok platený znalcom. Komisia sa nedomnieva, že by mala zverejniť podrobnosti o účtovanej sadzbe, pretože tieto informácie sú chránené obchodným tajomstvom.

Komisia poskytla aj kópiu listu sťažovateľa zo 4. novembra 2003, v ktorom sťažovateľ informoval delegáciu, že i) bol nútený odstúpiť zo svojej pozície odborníka na projekt; (ii) W mu odmietol zaplatiť; iii) z tohto dôvodu sťažovateľ nemohol podpísať žiadne časové výkazy a informoval o tom projektového riaditeľa. V tom istom liste sťažovateľ požiadal Komisiu, aby i) vzala na vedomie odmietnutie spoločnosti W; ii) nedovoliť W alebo komukoľvek konajúcemu v jeho mene prijímať finančné prostriedky pridelené sťažovateľovi bez pracovných výkazov, ktoré podpísal; iii) podľa toho poradiť Y.

Podľa Komisie po tom, ako jej sťažovateľ zaslal uvedený list, sa mu delegácia pokúsila pomôcť, a preto začiatkom novembra 2003 kontaktovala Y. Pri telefonickej konverzii zo 6. novembra 2003 delegácia informovala sťažovateľa, že „Komisia nie je zapojená do právnych vzťahov medzi dodávateľom a jeho zamestnancami a že delegácia upozorní dodávateľa na túto záležitosť a postúpi mu [list sťažovateľa].“Komisia tiež poznamenala, že komunikácia medzi delegáciou a Y bola vždy srdečná a profesionálna. Komisia je s výsledkami projektu spokojná a nikdy nemala žiadne problémy s Y.

Komisia uviedla, že zamestnanci delegácií, ktorých sťažovateľ kontaktoval, sa s ním vždy snažili komunikovať otvoreným, profesionálnym a úctivým spôsobom. Komisia takisto poznamenala, že oznámenia sťažovateľa delegácii sa opakovali a skutočne sa priblížili k obťažovaniu.

Okrem toho Komisia pripojila k svojmu stanovisku kópie viacerých interných oznámení týkajúcich sa sťažovateľa. Komisia napríklad pripojila k svojmu stanovisku okrem iného kópiu interného e-mailu delegácie zo 6. novembra 2003 (príloha 3 k stanovisku), v ktorom úradník Komisie odkázal na rozhovor so sťažovateľom. Počas tohto rozhovoru sťažovateľ informoval uvedeného úradníka, že nemal žiadnu písomnú zmluvu s W a že sa obáva, že W dostane platbu za služby sťažovateľa od Y, ale nezaplatí mu. V tejto súvislosti úradník v e-maile uviedol: „Nepovedal som [sťažovateľovi], že som e-mailom (21. októbra priložený (6)) súhlasil s tým, že budem dostávať pracovné výkazy podpísané projektovým riaditeľom [...] a [...] spoločne za výkony [sťažovateľa], keď opustil projekt a spoločnosť W.“

Okrem toho v internom e-maile z 22. júna 2005, ktorého kópiu Komisia tiež priložila k svojmu stanovisku, je uvedená nasledujúca pripomienka, pokiaľ ide o žiadosť sťažovateľa o vysvetlenie rozdielov medzi ustanoveniami všeobecných podmienok z rokov 2000 a 2003: „Môže sa na to pozrieť sám! Ak má toľko voľného času, aby nám mohol stále písať.

Pripomienky sťažovateľa

Po prvé, sťažovateľ uviedol, že znenie niektorých interných e-mailov delegácie pripojených k stanovisku bolo neúctivé.

Po druhé, spochybnil vyhlásenia Komisie o časových výkazoch. Sťažovateľ v zhrnutí uviedol, že neverí, že Komisia nikdy v žiadnej fáze projektu nedostala jeho časové výkazy. Domnieval sa, že Komisia skutočne dostala pracovné výkazy, ale že ich podpísal zástupca W. V tejto súvislosti uviedol, že nikdy neudelil W žiadne oprávnenie alebo právomoc predložiť pracovné výkazy v jeho mene. Okrem toho tvrdil, že Y vypracoval svoje pracovné výkazy na základe osobitného formulára Komisie (TACIS) a požiadal ho, aby tieto pracovné výkazy podpísal, ale odmietol tak urobiť, pretože mu W nezaplatil.

Sťažovateľ takisto tvrdil, že pre všetky projekty financované EÚ je bežnou praxou, že pracovné výkazy podpísané odborníkom a dodávateľom sa predkladajú delegácii, ktorá uchováva fotokópie pracovných výkazov a vracia originály dodávateľovi. Podľa sťažovateľa nie je možné sledovať osobodni odborníkov bez vedenia presných časových výkazov.

Po tretie, pokiaľ ide o dôvody Komisie, prečo prístup k osobodňom nemožno poskytnúť z dôvodu ochrany obchodných záujmov, sťažovateľ sa domnieval, že nie sú primerané. Tvrdil, že hľadá skôr osobné ako komerčné údaje. Okrem toho „dôverné informácie nepredstavujú dôverné informácie, t. j. informácie, ktoré nemožno použiť v súdnom konaní.“

Nakoniec, na základe e-mailu zo 6. novembra 2003, ktorý bol pripojený k stanovisku Komisie ako príloha 3, sťažovateľ zastával názor, že medzi delegáciou Y a W existovala dohoda týkajúca sa osobodní a platieb sťažovateľa. V tejto súvislosti uviedol prvé nové tvrdenie, že Komisia by mu mala takéto opatrenia oznámiť.

Uviedol tiež druhé nové tvrdenie, že Komisia by mu mala umožniť prístup k e-mailu z 21. októbra 2003, na ktorý odkazuje príloha 3 stanoviska Komisie.

Dodatočný list sťažovateľa z 3. júla 2006

Sťažovateľ 3. júla 2006 informoval ombudsmana, že 19. júna 2006 (rovnaký dátum ako jeho pripomienky) „formálne“ podľa nariadenia č. 1049/2001 obnovil svoju žiadosť adresovanú delegácii o prístup k časovým výkazom, osobodňom a vyhláseniu o časových výkazoch a platobných informáciách. Okrem toho predložil Komisii svoje nové tvrdenia uvedené v jeho pripomienkach k stanovisku.

Odpoveď ombudsmana z 10. augusta 2006

Dňa 10. augusta 2006 ombudsman odpovedal na list sťažovateľa z 3. júla 2006 a na jeho pripomienky. Ombudsman informoval sťažovateľa, že ak chce k svojej sťažnosti pridať nové žiadosti, mal by v prípade zamietnutia jeho pôvodnej žiadosti o prístup k príslušným dokumentom najprv podať opakovanú žiadosť generálnemu tajomníkovi Komisie predtým, ako sa s novými žiadosťami obráti na ombudsmana.

Ďalšie listy sťažovateľa z 13. a 16. novembra 2006

Dňa 13. novembra 2006 sťažovateľ zaslal ombudsmanovi ďalší list. Informoval ombudsmana, že delegácia v odpovedi na jeho pôvodnú žiadosť zamietla všetky jeho žiadosti.

Sťažovateľ tiež uviedol, že následne 20. júla 2006 podal generálnemu tajomníkovi opakovanú žiadosť(7) týkajúcu sa všetkých jeho žiadostí. V opakovanej žiadosti tiež opätovne predložil svoj pôvodný návrh, že pokiaľ mu Komisia neposkytne dokumenty, o ktoré požiadal, mal by zaplatiť svoje poplatky vo výške 45 000 eur.

Sťažovateľ takisto uviedol, že si želá doplniť uvedené tvrdenie k vyšetrovaniu ombudsmana.

Sťažovateľ poskytol kópiu odpovede generálneho tajomníka na opakovanú žiadosť sťažovateľa z 9. októbra 2006. Táto odpoveď bola poskytnutá po tom, ako generálny tajomník zaslal sťažovateľovi dva sprievodné listy.

Generálny tajomník sa nevyjadril k nároku sťažovateľa na náhradu škody vo výške 45 000 EUR.

Generálny tajomník poskytol sťažovateľovi prístup k osobodňom podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (8) (ďalej len "nariadenie 45/2001"). Generálny tajomník zastával názor, že osobodni sťažovateľa sú jeho osobnými údajmi. Pokiaľ ide o pracovné výkazy, generálny tajomník uviedol, že Komisia ich nemá k dispozícii.

Pokiaľ ide o e-mail z 21. októbra 2003, generálny tajomník uviedol, že Komisia má kópiu tohto e-mailu, ktorý delegácia zaslala Y ako odpoveď na e-mail Y adresovaný delegácii z 10. septembra 2003. Čiastočný prístup k obom e-mailom bol sťažovateľovi poskytnutý 30. júna 2006 v odpovedi delegácie na pôvodnú žiadosť sťažovateľa. Generálny tajomník tiež poznamenal, že e-mail Y z 10. septembra 2003, ku ktorému delegácia poskytla prístup 30. júna 2006, obsahoval vymazané údaje o počte osobodní zodpovedajúcich práci sťažovateľa na projekte. Generálny tajomník ďalej uviedol, že prístup k uvedenému e-mailu by mohol súčasne zodpovedať žiadostiam sťažovateľa o prístup k vyhláseniu o časových výkazoch a k dohodám medzi delegáciou Y a W.

Pokiaľ ide o informácie o platbe, ktorú Komisia vyplatila spoločnosti Y, generálny tajomník uviedol, že Komisia má predbežné faktúry vystavené spoločnosťou Y 6. mája 2003 a 18. decembra 2003. Nemožno ich však zverejniť z dôvodu ochrany obchodných záujmov spoločnosti Y vrátane duševného vlastníctva, ktoré sú chránené výnimkou stanovenou v článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001. Faktúry obsahujú najmä údaje o odmenách vyplatených iným odborníkom, administratívnych nákladoch a zisku z marže; ako aj záložné zariadenia. Neposkytuje sa ani čiastočný prístup. Neexistuje žiadny prevažujúci verejný záujem na ich zverejnení, pretože sťažovateľ ich chcel pre svoj osobný záujem. Takýto osobný záujem nemôže prevážiť nad potrebou chrániť obchodné záujmy Y.

Listom zo 16. novembra 2006 sťažovateľ zaslal ombudsmanovi kópiu svojej odpovede z 23. októbra 2006 na uvedenú odpoveď generálneho tajomníka. Sťažovateľ v ňom požiadal Komisiu, aby preskúmala jeho odmietnutie prijať jeho žiadosť o prístup k časovým výkazom a k informáciám o platbe, ktorú Komisia vyplatila spoločnosti Y. Sťažovateľ sa čudoval, prečo sa s jeho časovými výkazmi nemôže zaobchádzať rovnako ako s jeho osobodňami, ku ktorým poskytla prístup, keďže predstavujú aj osobné údaje.

Ďalšie požiadavky

Po dôkladnom zvážení stanoviska Komisie a pripomienok sťažovateľa a jeho dodatočných listov sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania.

List ombudsmana Komisii z 22. januára 2007

Po prvé, ombudsman poznamenal, že vo svojej odpovedi z 9. októbra 2006 na opakovanú žiadosť sťažovateľa generálny tajomník Komisie poskytol sťažovateľovi prístup k jeho osobodňom podľa nariadenia č. 45/2001. Vzhľadom na to, že sa zdalo, že sťažovateľ je s takýmto výsledkom spokojný, ombudsman zastával názor, že tvrdenie sťažovateľa a jeho tvrdenie týkajúce sa prístupu k jeho osobodňom Komisia vyriešila.

Po druhé, pokiaľ ide o otázku časových výkazov sťažnosti, ombudsman poznamenal, že Komisia vo svojom stanovisku a vo svojich odpovediach na pôvodné a opakované žiadosti sťažovateľa uviedla, že nemá časové výkazy týkajúce sa jeho práce. Ombudsmanka preto požiadala Komisiu, aby odpovedala na tieto otázky:

i) Dostala Komisia kedykoľvek pracovné výkazy týkajúce sa práce sťažovateľa, a ak áno, kedy boli doručené? Čo urobila Komisia s pracovnými výkazmi, ak sa teraz nenachádzajú v spise Komisie?

ii) Ak Komisia mala časové výkazy v určitom okamihu, z akých dôvodov ich akceptovala, najmä vzhľadom na skutočnosť, že, ako sa zdá, sťažovateľ ich nepodpísal?

iii) Prečo medzi Y a Komisiou prebiehala diskusia (e-mailom) o časových výkazoch, ak podľa Komisie neboli v tom čase potrebné na uskutočnenie platieb pre Y?

V tejto súvislosti ombudsman požiadal Komisiu, aby sa vyjadrila k názoru sťažovateľa vyjadrenému v jeho pripomienkach, že

„V prípade všetkých projektov financovaných EÚ je bežnou praxou, že pracovné výkazy podpísané expertom a dodávateľom sa predkladajú delegácii, ktorá uchováva fotokópie pracovných výkazov a vracia originály dodávateľovi, a že nie je možné sledovať osobodni expertov bez vedenia presných pracovných výkazov.“

iv) Ak Komisia pripustí, že existuje požiadavka, aby boli časové výkazy podpísané osobou poskytujúcou služby, a ak sa ukáže, že neboli podpísané osobou poskytujúcou služby, aké kroky Komisia zvyčajne podniká v súvislosti s takýmito nezrovnalosťami? V tejto súvislosti môže Komisia potvrdiť, či: a) môže vymáhať finančné prostriedky zaplatené v súvislosti s pracovnými výkazmi alebo b) môže požadovať opätovné predloženie pracovných výkazov riadne podpísaných osobou poskytujúcou služby.

Po tretie, pokiaľ ide o vystavovanie predbežných faktúr, ombudsmanka poznamenala, že Komisia sa domnievala, že sťažovateľovi nemôže poskytnúť ani čiastočný prístup k týmto faktúram. Ombudsmanka preto poukázala na to, že vysvetlenie Komisie týkajúce sa výnimky zo zverejnenia na základe ochrany obchodných záujmov Y/W sa nezdá byť úplne presvedčivé. Na základe primeraného výkladu skutkového stavu nemožno vylúčiť, že zverejnenie presnej odmeny prijatej spoločnosťou Y môže poškodiť obchodné záujmy spoločnosti Y. Nezdá sa však, že by to tak bolo v prípade informácií, ktoré sa týkajú výlučne skutočnosti, že spoločnosť Y bola zaplatená za služby poskytnuté sťažovateľom, za predpokladu, že takéto informácie nešpecifikujú presnú sumu zaplatenú spoločnosti Y za služby poskytnuté sťažovateľom. Ombudsman dospel k záveru, že potvrdenie, že za služby poskytnuté sťažovateľom boli spoločnosti Y skutočne uhradené platby, aj keď sa v takomto potvrdení neuvádza presná suma vyplatená spoločnosti Y, by mohlo byť sťažovateľovi nápomocné. Ombudsmanka požiadala Komisiu, aby zvážila opodstatnenosť prijatia rovnakého prístupu ako v prípade osobodní a poskytla sťažovateľovi čiastočný prístup k priebežným faktúram.

Vzhľadom na skutočnosť, že sťažovateľ počas vyšetrovania pridal niektoré tvrdenia a tvrdenia a že sa v priebehu vyšetrovania obrátil priamo na Komisiu, ombudsmanka pripomenula aj doterajšie tvrdenia a tvrdenia sťažovateľa. V súvislosti s tým ombudsmanka zaslala ombudsmanke kópie pripomienok sťažovateľa k stanovisku Komisie a dodatočných listov sťažovateľa. Kópia listu ombudsmana Komisii bola zaslaná sťažovateľovi.

Odpoveď Komisie z 2. mája 2007

Komisia uviedla, že „v žiadnom momente nedostala časové výkazy týkajúce sa práce sťažovateľa.“Podľa zmluvy podpísanej medzi Y a Komisiou sa v článku 28.1 všeobecných podmienok (vydanie z roku 2000) v súvislosti s platbami uvádza, že:

„Verejný obstarávateľ vykoná platby konzultantovi týmto spôsobom:

- (...)

priebežné šesťmesačné platby, ak existujú, ako sa uvádza v článku 7.2 osobitných podmienok, do 60 dní odo dňa, keď verejný obstarávateľ dostane faktúru, v ktorej sú uvedené skutočne odpracované dni a vedľajšie výdavky skutočne vynaložené počas obdobia, ako je doložené sprievodnou predbežnou správou, s výhradou schválenia tejto správy v súlade s článkom 28.2.“

–zostatok konečnej certifikovanej hodnoty zákazky po odpočítaní priebežných platieb do 60 dní odo dňa, keď verejný obstarávateľ dostane konečnú faktúru spolu so záverečnou správou a osvedčením o audite od audítora uvedeného v článku 11.1 osobitných podmienok, s výhradou schválenia záverečnej správy a osvedčenia o audite v súlade s článkom 28.2.“

Komisia nikdy nepožiadala o pracovné výkazy pre sťažovateľa ani žiadneho iného odborníka pracujúceho na projekte. Časové výkazy sťažovateľa preto nie sú v spisoch Komisie, keďže podľa článku 25.2 všeobecných podmienok ich musia uchovávať dodávatelia. Pokiaľ ide o zmluvy založené na poplatkoch, v článku 25.2 sa stanovuje, že „pracovné výkazy, v ktorých sa zaznamenávajú dni odpracované zamestnancami konzultanta, musí viesť konzultant. Sumy fakturované konzultantom musia zodpovedať týmto časovým výkazom.“Článok 25.3 stanovuje:

„Takéto záznamy sa musia uchovávať päť rokov po poslednej platbe vykonanej na základe zmluvy. Tieto dokumenty obsahujú všetky dokumenty týkajúce sa príjmov a výdavkov a všetky súpisy potrebné na kontrolu podporných dokumentov, najmä pracovných výkazov, leteniek a cestovných lístkov, výplatných pások za odmenu vyplatenú odborníkom. Neuchovávanie takýchto záznamov predstavuje porušenie zmluvy a bude mať za následok ukončenie zmluvy.“

Okrem toho sa v pokynoch v príručke k financiám (verzia z decembra 2001), ktoré sa vzťahujú na vonkajšie činnosti financované zo všeobecného rozpočtu Spoločenstiev, uvádza, že od všetkých zmlúv sa vyžaduje, aby na konci projektu dostali „osvedčenie o audite“. Podľa článku 8.3.1.2.5 finančnej príručky:

„V štandardnej zmluve o poskytovaní služieb založenej na poplatkoch sa už nevyžaduje, aby sa pred uskutočnením platieb skontrolovala podporná dokumentácia. Pred vykonaním záverečnej platby však musí nezávislý kvalifikovaný audítor preskúmať faktúry, ktoré dodávateľ zaslal verejnému obstarávateľovi. Audítor sa musí presvedčiť, že existujú relevantné, spoľahlivé a dostatočné dôkazy o tom, že: odborníci zamestnaní dodávateľom pre túto zákazku skutočne pracovali na zákazke (ako je potvrdené dôkazmi nezávislej tretej strany o počte dní požadovaných vo faktúre dodávateľa (základom pre kontrolu je originál, podpísané časové výkazy, originálne letenky, hotelové účty atď.) a že sumy požadované ako vedľajšie výdavky skutočne a nevyhnutne vznikli v súlade s požiadavkami zadávacích podmienok zmluvy (základom pre túto kontrolu sú pôvodné poukážky od dodávateľov). Audítor musí na základe preskúmania potvrdiť konečnú hodnotu zákazky.“

Audítor na konci audítorskej správy o projekte nikdy nevzniesol žiadne pripomienky, a preto sa sumy vyplatili Y a nevymohli sa so záverečnou platbou.

Okrem toho Komisia uviedla, že medzi Y a Komisiou skutočne došlo k výmene e-mailov o časových výkazoch. Y informoval Komisiu, že sťažovateľ odišiel z W a že ho nemôže prinútiť, aby podpísal pracovné výkazy pred jeho odchodom. Výmena e-mailov sa týkala nasledujúceho fakturačného obdobia a ďalšieho postupu. Keďže Komisia bola na základe správy o pokroku, ktorú predložila spoločnosť Y, spokojná s prácou sťažovateľa, informovala spoločnosť Y, že môže faktúru vystaviť.

Okrem toho v odpovedi na otázku ombudsmana o tom, ako sa Komisia správa, ak sa ukáže, že pracovné výkazy nepodpísala osoba poskytujúca služby, Komisia zdôraznila, že na konci projektu jej musí byť poskytnutý „koncový audit projektu“. Poukázala na to, že audítor musí nevyhnutne skontrolovať záznamy, ktoré má konzultant k dispozícii, a že konzultant musí tieto záznamy uchovávať päť rokov po vykonaní poslednej platby na základe zmluvy. V tejto súvislosti sa Komisia opäť odvolala na článok 25.3 všeobecných podmienok zmluvy a na článok 25.2: „(...) sumy fakturované konzultantom musia zodpovedať týmto časovým výkazom“. Komisia zastávala názor, že existuje dostatok dôkazov o práci vykonanej odborníkom, napr. o cestovných lístkoch, na to, aby audítor osvedčil výdavky a zaplatil dodávateľovi za poskytnuté služby.

Pokiaľ ide o otázku ombudsmana týkajúcu sa možnosti vymáhať sumu vyplatenú dodávateľovi, Komisia uviedla, že „technicky existuje ustanovenie na vymáhanie vyplatených finančných prostriedkov“.

Pokiaľ ide o otázku, či by Komisia mohla požadovať opätovné predloženie pracovných výkazov riadne podpísaných osobou, ktorá poskytla služby, Komisia uviedla, že „teoreticky by mohla byť povinná vymáhať finančné prostriedky zaplatené v súvislosti s pracovnými výkazmi a že náklady sú opätovne predložené s riadne podpísanými pracovnými výkazmi.“Podľa názoru Komisie však existoval „dostatočný dôkaz o práci“, ktorú vykonal sťažovateľ, aby zaplatil Y za svoje služby. Tento dôkaz vychádzal z výstupov projektu uvedených v správach o pokroku a z osvedčenia audítora.

Napokon, pokiaľ ide o možnosť čiastočného uvoľnenia predbežných faktúr, ako to navrhol ombudsman, Komisia uviedla, že obe predbežné faktúry sa skladajú z týchto častí:

Prvá časť: titulná strana, na ktorej je uvedené číslo, dátum vystavenia, Y ako autor a Komisia ako príjemca faktúry, suma, ktorá sa má zaplatiť, názov platby a tri pečiatky Komisie potvrdzujúce, že faktúra bola prijatá, osvedčená ako správna a schválená na platbu;

Druhá časť: súhrn faktúry s rozpisom účtovaných poplatkov podľa druhu poskytovaných služieb, konkrétne dlhodobých služieb expertov, krátkodobých medzinárodných služieb senior expertov atď.;

Tretia časť: dodatok, v ktorom sa uvádzajú skutočné dni odpracované za mesiac každým odborníkom.

Žiadna časť týchto dokumentov nemôže byť zverejnená podľa nariadenia č. 1049/2001, pretože by to narušilo ochranu obchodných záujmov Y (výnimka z článku 4 ods. 2 bodu 1 nariadenia č. 1049/2001), ako aj súkromie príslušných expertov (výnimka z článku 4 ods. 1 písm. b) nariadenia č. 1049/2001). Komisia to už vysvetlila vo svojej odpovedi na opakovanú žiadosť sťažovateľa.

Komisia však vo svojej odpovedi na túto opakovanú žiadosť poskytla sťažovateľovi jeho osobné údaje uvedené v tretej časti faktúr, teda počet osobodní za mesiac, ktoré boli fakturované za jeho prácu.

Tieto informácie sa uvádzajú úplne rovnakým spôsobom v dvoch e-mailoch, ktoré pôvodne požadoval sťažovateľ, a v dvoch priebežných faktúrach.

Sťažovateľovi nemožno poskytnúť žiadne ďalšie informácie ani časť príslušných faktúr podľa ustanovení nariadenia č. 1049/2001 alebo nariadenia č. 45/2001.

Komisia sa nezúčastňuje na zmluvných dojednaniach medzi členmi konzorcia a medzi týmito spoločnosťami a odborníkmi, ktorí pre ne pracujú. Komisia v skutočnosti nie je zmluvnou stranou týchto zmlúv, a preto nemôže byť dotknutá povinnosťami, ktoré z nich vyplývajú.

Komisia však zastáva názor, že sťažovateľovi poskytla dostatočné prostriedky na obranu svojich oprávnených záujmov v konflikte s jeho bývalým zamestnávateľom tým, že formálne potvrdila i) počet osobodní, ktoré Y fakturoval Komisii za služby, ktoré poskytol, čo Komisia oznámila vo svojej odpovedi na jeho opakovanú žiadosť, ako sa uvádza v tretej časti prílohy Y k faktúre, a ii) že faktúry Komisia zaplatila.

Pripomienky sťažovateľa k odpovedi Komisie z 2. mája 2007

Stručne povedané, sťažovateľ zastával názor, že jeho prípad vyvolal v delegácii mnohé obavy a delegácia musela trvať na tom, aby dostala pracovné výkazy, ktoré podpísal. Po oznámení sťažovateľa delegácii mala delegácia so sťažovateľom komunikovať pred uskutočnením záverečnej platby v prospech Y.

Podľa názoru sťažovateľa osvedčenie o audite konečného projektu nepostačuje na oslobodenie Komisie od akejkoľvek zodpovednosti týkajúcej sa poplatkov sťažovateľa vzhľadom na to, že vedela o probléme sťažovateľa a jeho slabom postavení vo vzťahu k postaveniu ostatných strán v tomto spore.

Sťažovateľ takisto opravil vyhlásenie Komisie obsiahnuté v jej odpovedi, že „keďže Komisia bola spokojná s prácou sťažovateľa (ako je podporená správou o pokroku) predloženou spoločnosťou Y, Komisia informovala spoločnosť Y, že jej môže predchádzať faktúra.“V tejto súvislosti sa preto sťažovateľ odvolal na e-maily Komisie v spise z 21. októbra 2003 a 6. novembra 2003 a uviedol, že v týchto e-mailoch Komisia uviedla, že bude spokojná, ak dostane pracovné výkazy podpísané vedúcim tímu a projektovým riaditeľom o výkonnosti sťažovateľa, a nie iba správy o pokroku.

Sťažovatelia sa domnievajú, že osvedčenie o audite nebolo podložené konkrétnymi dôkazmi. Sťažovateľ v tejto súvislosti poukázal na to, že nikdy nepredložil žiadne letenky ani palubné lístky a ani jeho zamestnávateľ ich nemohol vlastniť.

Sťažovateľ sa pýtal, prečo, ak sa vo všeobecných podmienkach zmluvy medzi Komisiou a spoločnosťou Y nevyžaduje predloženie pracovných výkazov, v článku 25 tých istých podmienok sa stanovuje, že dodávateľ by mal uchovávať záznamy/pracovné výkazy počas obdobia piatich rokov. Okrem toho sú časové výkazy potrebnými dokumentmi pre záverečný audit a samotná Komisia vo svojej odpovedi poukázala na to, že základom pre kontrolu auditu sú pôvodné podpísané časové výkazy s odkazom na článok 8.3.1.2.5 osvedčenia o audite. Sťažovateľ preto poukázal na to, že všetci odborníci predložili pracovné výkazy týkajúce sa ich práce a spoločnosť Y na tento účel pripravila osobitnú vzorku pracovných výkazov.

Sťažovateľ tiež uvádza, že Komisia by nemala ako argument použiť skutočnosť, že nezasahuje do zmluvných vzťahov medzi odborníkom a jeho zamestnávateľom a nekontroluje platby projektu podľa predpisov o finančnom audite. Takéto správanie vyvoláva pochybnosti o integrite a efektívnosti Komisie.

Sťažovateľ tiež poznamenal, že Komisia neodpovedala na konkrétnu otázku ombudsmana týkajúcu sa vyhlásenia sťažovateľa, že je bežnou praxou, aby sa pracovné výkazy predkladali delegácii, ktorá si ponecháva ich kópie.

Podľa názoru sťažovateľa Komisia porušila pravidlá finančného auditu, keď od spoločnosti Y nezískala len časové výkazy, ale ani o ne nepožiadala. Sťažovateľ na záver požiadal, aby: i) od Y sa vyžaduje, aby ombudsmanovi v stanovenej lehote poskytol časové výkazy týkajúce sa projektu ,, v opačnom prípade sa uplatní sankcia podľa článku 25.3 všeobecných podmienok; a ii) Komisia poskytla dôkazy o palubných lístkoch sťažnosti, a nie len o letenkách, na základe ktorých bol audítor presvedčený, že sťažovateľ vykonával svoju prácu v rámci projektu.

Priateľské riešenie

Dňa 11. septembra 2007 ombudsman predložil tento návrh priateľského riešenia v súlade s článkom 3 ods. 5 štatútu ombudsmana:

Vzhľadom na odpoveď Komisie na ďalšiu otázku ombudsmana, že „technicky existuje ustanovenie na vymáhanie vyplatených finančných prostriedkov“ a že „teoreticky by sa mohlo požadovať vymáhanie finančných prostriedkov vyplatených v súvislosti s pracovnými výkazmi a že náklady sa opätovne predkladajú s riadne podpísanými pracovnými výkazmi“, by Komisia mohla zvážiť žiadosť Y o opravu podporných dokumentov týkajúcich sa sumy vyplatenej za prácu sťažovateľa opätovným predložením príslušných pracovných výkazov riadne podpísaných sťažovateľom.

Návrh priateľského riešenia bol vypracovaný na základe týchto úvah:

1 Sťažovateľ tvrdil, že Komisia mu na základe výnimky stanovenej v článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001 neoprávnene zamietla prístup k pracovným výkazom alebo akémukoľvek inému relevantnému dokumentu týkajúcemu sa jeho práce a neodôvodnila uplatniteľnosť tejto výnimky.

Sťažovateľ tvrdil, že Komisia by mu mala poskytnúť kópie podpísaných pracovných výkazov týkajúcich sa jeho práce.

2 Komisia vo svojom stanovisku v zhrnutí i) uviedla, že v čase fakturácie nedostala od spoločnosti Y pracovné výkazy; ii) že zaplatila Y za služby sťažovateľa bez časových výkazov; a iii) takáto platba bola povolená právnymi ustanoveniami platnými pre projekt v tom čase. Komisia sa preto odvolala na článok 28.1 všeobecných podmienok pre zmluvy o poskytovaní služieb financované ES (verzia z roku 2000). Komisia tiež uviedla, že podľa pokynov obsiahnutých v príručke o financiách (verzia z decembra 2001), ktorá sa vzťahuje na vonkajšie činnosti financované zo všeobecného rozpočtu Európskych spoločenstiev, by sa pre každú zmluvu malo vyžadovať osvedčenie o audite ukončenia projektu. V tejto súvislosti článok 8.3.1.2.5 osvedčenia o audite stanovuje:

„V štandardnej zmluve o poskytovaní služieb založenej na poplatkoch sa už nevyžaduje, aby sa pred uskutočnením platieb skontrolovala podporná dokumentácia. Pred vykonaním záverečnej platby však musí nezávislý kvalifikovaný audítor preskúmať faktúry, ktoré dodávateľ zaslal verejnému obstarávateľovi.“

Komisia v tejto súvislosti uviedla, že sa spoliehala na audítora, ktorý skontroloval projekt z finančného hľadiska a na konci audítorskej správy o projekte neuviedol žiadne pripomienky, a že na základe týchto informácií zaplatila Y. Komisia tiež uviedla, že Y by mala uchovávať pracovné výkazy na základe zmluvy medzi ňou a Komisiou počas obdobia piatich rokov.

Komisia okrem toho poukázala na to, že po tom, ako ju sťažovateľ informoval listom zo 4. novembra 2003 o "jeho problémoch so zamestnávateľom W", kontaktovala Y, "upozornila dodávateľa na problém"a postúpila mu list sťažovateľa.

Vo svojej ďalšej odpovedi na konkrétnu otázku ombudsmana, či Komisia dostala kedykoľvek časové výkazy týkajúce sa práce sťažovateľa, Komisia dôrazne uviedla, že „Komisia nikdy nedostala časové výkazy týkajúce sa práce sťažovateľa“.

3 Ombudsman chápe, že odmietnutie Komisie poskytnúť sťažovateľovi kópie jeho pracovných výkazov je v prvom rade založené na skutočnosti, že takéto dokumenty nie sú v spise Komisie, a nie na základe článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001. Ombudsmanka preto poznamenáva, že podľa nariadenia č. 1049/2001 sa prístup môže poskytnúť len k existujúcim dokumentom. Preto sa zdá, že Komisia nekonala protiprávne, keď zamietla sťažovateľovi prístup k časovým výkazom, ktoré nie sú v jej spise. Ombudsman si okrem toho nie je vedomý žiadnej právnej povinnosti vypracovať nové dokumenty obsahujúce informácie, pretože o ne niekto požiada.

4 Podľa názoru ombudsmana, ako sa uvádza v Európskom kódexe dobrej správnej praxe (článok 22), je však dobrou správou vecí verejných poskytovať informácie na požiadanie, pokiaľ príslušná inštitúcia nepreukáže, že má na to dobrý dôvod.

Ombudsman preto poznamenáva, že sťažovateľ požiadal Komisiu o pracovné výkazy, pretože tieto informácie potreboval na podanie žaloby na vnútroštátnych súdoch proti svojmu bývalému zamestnávateľovi, t. j. W. Ombudsman pripomína, že zamestnávateľ sťažovateľa bol členom konzorcia vedeného dodávateľom Komisie, ktorý projekt realizoval.

Ombudsman tiež poznamenáva, že ako sťažovateľ pri mnohých príležitostiach pripomenul vo svojich kontaktoch s Komisiou, na základe článkov 25.2, 25.3 a 25.4 všeobecných podmienok pre zmluvy o poskytovaní služieb financované Európskou komisiou i) pracovné výkazy musí viesť dodávateľ; ii) takéto záznamy sa musia uchovávať päť rokov po uskutočnení záverečnej platby na základe zmluvy; a iii) dodávateľ by mal povoliť každej osobe poverenej Komisiou nahliadnuť do príslušných záznamov a vyhotoviť ich kópie.

Na základe dostupných dôkazov sa zdá, že v nadväznosti na žiadosť sťažovateľa Komisia nepožiadala Y o informácie uvedené v časových výkazoch sťažovateľa, ale namiesto toho vysvetlila, že i) nie je na Komisii, aby zasahovala do vzťahov medzi konzultantmi a ich zamestnancami; ii) aj keby Komisia mala prístup k časovým výkazom, nemohla by tieto informácie zverejniť z dôvodu ich dôvernej povahy; iii) nemala žiadne námietky proti tomu, aby sťažovateľ kontaktoval Y, ani by nevzniesla námietky proti tomu, aby Y zverejnil informácie, ktoré požadoval.

Ombudsman sa nedomnieva, že uvedené dôvody Komisie skutočne vysvetľujú, prečo samotná Komisia nemohla osloviť Y, pokiaľ ide o informácie uvedené v časových výkazoch sťažovateľa.

5 Okrem toho ombudsman poukazuje na to, že v internom e-maile Komisie, ktorého kópiu Komisia pripojila k svojmu stanovisku k sťažnosti zo 6. novembra 2003 (ako prílohu 3), úradník odkazuje na telefonický rozhovor so sťažovateľom a informuje iného úradníka, že:

„Nepovedal som mu [sťažovateľovi], že som do [e-mailu] (21. októbra priloženého k tomuto listu) súhlasil s tým, že budem dostávať pracovné výkazy podpísané riaditeľom projektu [...] a [...] spolu s [sťažovateľom] za výkony pri odchode z projektu a spoločnosti W.“

Ombudsman okrem toho poznamenáva, že vo svojej odpovedi z 21. októbra 2003 na žiadosť Y zaslanú Komisii e-mailom 10. septembra 2003 (9) Komisia uviedla, že:

„Budeme akceptovať ako podporu pre vstupy [sťažovateľa](...) pracovné výkazy, ktoré podpísali profesor [...], vedúci tímu a projektový riaditeľ. Kópiu tohto oznámenia pripojte ku každému z príslušných pracovných výkazov ako dôkaz o našej dohode.“

6 Ombudsman okrem toho poznamenáva, že 4. novembra 2003 sťažovateľ informoval delegáciu e-mailom a listom (v prílohe 2 k stanovisku Komisie k sťažnosti), že:

„z dôvodov mimo [sťažovateľovej] vôle a kontroly [bol] nútený odstúpiť [z] pozície medzinárodného dlhodobého experta na projekt. Toto rozhodnutie bolo prijaté aj so súhlasom prof. [...] konajúceho v mene (...) W. Čoskoro po [odstúpení sťažovateľa] a [jeho] návrate do [svojej krajiny] (...) W odmietol (a naďalej odmieta) zaplatiť [jeho] odmenu za [svoje] služby poskytnuté v rámci projektu. (...) (W) Odmietnutie zaplatiť [jeho] je úplne bezvýznamné. Z dôvodu takéhoto konania [sťažovateľ] nemohol podpísať žiadne časové výkazy a informoval o tom riaditeľa projektu [...].“

Navrhovateľ predložil Komisii aj túto žiadosť: „Vezmite prosím na vedomie odmietnutie W zaplatiť mi, a preto nedovoľte W a nikomu v jeho mene prijímať finančné prostriedky, ktoré mi boli pridelené, bez toho, aby som podpísal pracovné výkazy.“

7 Napokon na základe kópií (10) e-mailov, ktoré si vymenili delegácia a Y, sa zdá, že Y 10. septembra 2003 informoval delegáciu, že pracovné výkazy týkajúce sa práce sťažovateľa podľa Z nebudú podpísané delegáciou. Pán Y požiadal o usmernenie, ako by sa v tejto situácii mala pripraviť konečná faktúra. Zdá sa však, že Y neodhalil, že sťažovateľ nebol zaplatený a že to bol dôvod, prečo nepodpísal svoje časové výkazy.

Ombudsmanka preto konštatuje, že:

i) E-mail Y Komisii z 10. septembra 2003:

„, ako možno viete, boli sme upozornení, že [sťažovateľ] teraz odišiel zo zamestnania W a Partners a nanešťastie ho pred odchodom nedokázali prinútiť, aby sa podpísal vo svojich pracovných výkazoch. Vzhľadom na to, že sme spokojní s tým, že vstupy boli poskytnuté, chcel som si s vami overiť, či v tomto prípade súhlasíte s prijatím ako podpory pre tieto vstupy, časové výkazy, ktoré podpísal profesor [....], vedúci tímu a projektový riaditeľ.“

ii) E-mail Y Komisii z 13. novembra 2003:

„O tejto záležitosti som diskutoval s (...)(11) a bol by som veľmi vďačný za usmernenie od (...) (12) a/alebo vás, pokiaľ ide o to, ako by ste chceli, aby sme sa touto záležitosťou zaoberali. Konkrétne, bude pre nás stále prijateľné fakturovať tentoraz tak, ako sme sa s vami dohodli skôr, alebo by ste chceli, aby sme sa zdržali fakturácie týchto poplatkov, kým sa táto záležitosť nevyrieši.

iii) Odpoveď Komisie z 13. novembra 2003 na uvedený e-mail Y:

„[m]ajú zmluvné vzťahy výlučne so spoločnosťou Y – dodávateľom, a preto nemôžu spoločnosti Y poskytovať poradenstvo o tom, ako zaobchádzať s jej jednotlivými zamestnancami: Záležitosť je na vás, aby ste ju vyriešili. Faktúra predložená EK by mala prirodzene odrážať čas, ktorý na projekte skutočne odpracovali odborníci schválení v rámci projektu, a to bez ďalších úvah.

8 Vzhľadom na uvedené skutočnosti ombudsman chápe, že 21. októbra 2003, keď Komisia akceptovala pracovné výkazy, ktoré nepodpísal sťažovateľ, ale niekto iný, Komisia nevedela, že sťažovateľ nebol zaplatený zo strany W/Y a že to bol dôvod, prečo odmietol podpísať svoje pracovné výkazy.

Ombudsman však poukazuje na to, že keď následne 4. novembra 2003 sťažovateľ informoval Komisiu, že i) nedal súhlas, aby niekto iný mohol podpísať jeho pracovné výkazy v jeho mene, a ii) W/Y ho nezaplatil, Komisia akceptovala konečnú faktúru od Y.

9 Vzniká teda otázka, či Komisia mohla platne prijať konečnú faktúru Y bez pracovných výkazov podpísaných sťažovateľom s vedomím, že sťažovateľ nezaplatil za svoje služby W/Y.

10 Ombudsman poznamenáva, že podľa Komisie podľa vtedajšej finančnej príručky uplatniteľnej na projekt a všeobecných podmienok zmlúv o poskytovaní služieb financovaných ES predloženie časových výkazov týkajúcich sa práce znalca nebolo podmienkou prijatia faktúry a jej zaplatenia spoločnosti Y. Komisia sa okrem toho opierala o stanovisko audítora, že existuje dostatok dôkazov na potvrdenie práce vykonanej sťažovateľom. Komisia preto zaplatila spoločnosti Y za služby sťažovateľa.

Zdá sa preto, že Komisia opäť konala na základe príslušných platných právnych ustanovení pri platbe dodávateľovi na základe auditu bez toho, aby boli predložené pracovné výkazy sťažovateľa. Ombudsman však nechápe, prečo Komisia neobjasnila s Y skutočnosť, že pracovné výkazy sťažovateľa zjavne podpísal riaditeľ projektu a vedúci tímu bez súhlasu sťažovateľa.

11 Ombudsman okrem toho uznáva, že medzi Komisiou a subdodávateľmi vrátane jednotlivých odborníkov, ako je sťažovateľ, neexistuje žiadne zmluvné prepojenie. Komisia preto nemá žiadnu priamu zodpovednosť týkajúcu sa sporných platieb, ktoré majú dodávatelia zaplatiť subdodávateľom na základe samostatnej, písomnej, ústnej alebo implicitnej zmluvy medzi nimi. Ombudsman však poznamenáva, že subdodávatelia často očakávajú, že Komisia, konajúca ako verejný orgán v prospech Spoločenstva, poskytne pomoc, ak vznikne spor s dodávateľom. Takíto subdodávatelia sú veľmi sklamaní, keď Komisia nezasiahne a nechá ich v tom zmysle, že sa vzdala akéhokoľvek záujmu o tento problém.

Ombudsman preto neustále (13) zastával názor, že hoci Komisia koná v súlade so zákonom, keď nezasahuje do sporov medzi dodávateľmi a subdodávateľmi, výsledný negatívny dojem, že subdodávatelia môžu tvoriť, by sa nemal podceňovať. V súlade so snahou Komisie priblížiť Európu občanom a vzbudiť v nich dôveru v EÚ a jej inštitúcie považuje ombudsman za užitočné, aby prijal všetky možné opatrenia s cieľom zabrániť situáciám, ktoré spôsobujú neodôvodnené negatívne dojmy občanov o inštitúciách EÚ.

Uvedené opatrenia zahŕňajú odporúčania pre dodávateľov, aby dodržiavali svoje finančné záväzky voči subdodávateľom.

Vzhľadom na okolnosti tohto prípadu ombudsman zastáva názor, že iba „upozornenie dodávateľa na túto otázku“nepredstavuje takéto odporúčanie.

Ombudsman okrem toho pripomína, že na základe dôkazov dostupných v tomto prípade sa zdá, že Komisia vedela, že sťažovateľovi W/Y nezaplatila za jeho služby, a bola ním tiež požiadaná, aby objasnila túto otázku pred uhradením akejkoľvek platby Y. Komisia však akceptovala konečnú faktúru, ktorú predložil dodávateľ a ktorá sa týkala služieb sťažovateľa, bez toho, aby dodávateľovi odporučila, aby sa situácia sťažovateľa vyriešila.

12 Vzhľadom na bod 2.11 vyššie ombudsman nie je presvedčený o tom, že Komisia konala voči sťažovateľovi spravodlivo.

Ombudsmanka okrem toho berie na vedomie názor Komisie obsiahnutý v jej odpovedi na ďalšiu otázku ombudsmana, že „technicky existuje ustanovenie o vymáhaní vyplatených finančných prostriedkov“a že „teoreticky by sa od nej mohlo požadovať vymáhanie vyplatených finančných prostriedkov v súvislosti s pracovnými výkazmi a že náklady sa opätovne predkladajú s riadne podpísanými pracovnými výkazmi.“

Vzhľadom na bod 2.4 sa preto zdá, že Komisia nebola dostatočne starostlivá voči sťažovateľovi, aby mu poskytla informácie, o ktoré požiadal, hoci jej v tom nič primerane nebránilo. Zdá sa, že takéto stanovisko Komisie predstavuje prípad nesprávneho úradného postupu.

List Komisie z 8. novembra 2007

Komisia zaslala ombudsmanovi kópiu listu delegácie adresovaného Y, v ktorom Y i) odkázala na článok 25.4 zmluvy podpísanej 30. septembra 2002 medzi Komisiou a Y a v ktorom sa uvádza, že „konzultant povolí projektovému manažérovi (...) nahliadnuť do záznamov a účtov týkajúcich sa služieb a vyhotoviť ich kópie, a to počas poslednej platby vykonanej na základe zmluvy, ako aj po nej“, a na článok 25. 3, v ktorom sa stanovuje, že „takéto záznamy sa musia uchovávať počas obdobia piatich rokov od poslednej platby vykonanej na základe zmluvy“; ii) pripomenul, že posledná platba podľa tejto zmluvy sa uskutočnila 19. júla 2005; a iii) požiadala spoločnosť Y, aby jej zaslala kópie časových výkazov sťažovateľa, ktoré „boli fakturované v rámci projektu [spoločnosti Y] (...).“

Komisia priložila kópie pracovných výkazov sťažovateľa, ktoré zodpovedajú týmto mesiacom: január 2003 – jún 2003.

Pripomienky sťažovateľa k listu Komisie z 8. novembra 2007

Dňa 12. novembra 2007 sťažovateľ počas telefonického rozhovoru informoval útvary ombudsmana, že môže byť spokojný s výsledkom prípadu, ak dostane kópie pracovných výkazov.

List ombudsmana sťažovateľovi z 15. novembra 2007

Ombudsman zaslal sťažovateľovi elektronicky kópiu listu Komisie z 8. novembra 2007 a kópie uvedených pracovných výkazov sťažovateľa.

E-maily sťažovateľa z 15. a 25. novembra 2007 a zo 4. decembra 2007

Sťažovateľ vo svojom e-maile z 15. novembra 2007 poďakoval ombudsmanovi za jeho úsilie v súvislosti s týmto prípadom. Poznamenal, že podpis experta na jeho pracovných výkazoch nebol jeho, ale "vyzeralo to, že W ich podpísal bez [svojej] autority a bez akéhokoľvek odôvodnenia (...)". Sťažovateľ zastával názor, že dodávateľ vedel o tom, že odmietol podpísať svoje pracovné výkazy, rovnako ako delegácia. Okrem toho sa domnieval, že pracovné výkazy boli skutočne predložené delegácii. Sťažovateľ požiadal ombudsmana, aby poskytol verné kópie týchto pracovných výkazov,„keďže sú potrebné na súdne uspokojenie [jeho] nároku.“

Sťažovateľ vo svojich ďalších e-mailoch z 25. novembra a 4. decembra 2007 stručne uviedol, že napriek tomu, že dostal od delegácie svoje pracovné výkazy, jeho sťažnosť obsahuje dva body ako pohľadávky, ktoré zostávajú nevyriešené, a to: i) že by mal dostať kópie všetkých vyhlásení, ktoré Komisii predloží každý, kto poskytne vysvetlenie, prečo osobne nepodpísal pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce, a ii) že Komisia by mala odhaliť dojednania, ktoré sa uskutočnili medzi delegáciou Y a W, pokiaľ ide o osobodni a platby sťažovateľa.

Sťažovateľ takisto uviedol, že by chcel vedieť, či došlo k dohode/dohodám medzi delegáciou a W, pokiaľ ide o skutočnosť, že profesor W by mohol podpísať pracovné výkazy sťažovateľa namiesto neho, a aké vysvetlenie k tomu poskytol W, a to buď v čase podpísania pracovných výkazov a ich predloženia delegácii, alebo v čase, keď boli W vyplatené peniaze na poplatky sťažovateľa. Zastával názor, že delegácia je povinná poskytnúť toto vysvetlenie a urobiť tak vo veľmi krátkom čase. Vo svojom e-maile zo 4. decembra 2007 okrem toho poukázal na to, že priateľské riešenie sa týkalo „časových výkazov riadne podpísaných [ním]“.

Odpoveď Komisie na návrh priateľského riešenia z 28. novembra 2007

Komisia uvítala návrh ombudsmana na priateľské riešenie, ale zastávala názor, že „[s]ťažovateľ nemal žiadny zmluvný vzťah so spoločnosťou Y (pre túto spoločnosť nepracoval v žiadnom momente počas realizácie projektu), (...) od spoločnosti Y nemožno požadovať, aby opravila pracovné výkazy predložené inou spoločnosťou. (W).“

Komisia takisto uviedla, že „v duchu prispievania k zmierlivému riešeniu“delegácia požiadala Y, aby predložila pôvodné pracovné výkazy týkajúce sa obdobia, na ktorom sťažovateľ pracoval v zmluve. Komisia zdôraznila, že chápe, že sťažovateľ „má osobitný záujem na získaní pracovných výkazov, pretože sa týkajú jeho zmluvného vzťahu (alebo skôr neexistencie podpísanej zmluvy) s W.„V prílohe preto Komisia opätovne zaslala pôvodné pracovné výkazy týkajúce sa obdobia, ktoré sťažovateľ odpracoval v rámci projektu.

Pripomienky sťažovateľa k odpovedi Komisie z 28. novembra 2007

Sťažovateľ poďakoval ombudsmanovi a Komisii za to, že sa dohodli na priateľskom riešení. Poznamenal, že Komisia „konečne“uznala, že „má osobitný záujem na získaní pracovných výkazov, pretože sa týkajú jeho zmluvného vzťahu (alebo skôr neexistencie podpísanej zmluvy) s W“a že sa viac ako dva roky snažil presvedčiť Komisiu, aby mu poskytla prístup k jeho pracovným výkazom.

Sťažovateľ ďalej zopakoval, že pracovné výkazy, ktoré predložila Komisia, nepodpísal on sám, ale W, ktorý „nemá absolútne žiadnu právomoc podpísať ich na [svojom] mieste.“Sťažovateľ sa preto opäť odvolal na znenie návrhu na priateľské riešenie, že príslušné pracovné výkazy by mal predložiť „riadne podpísaný“sám. Poznamenal, že „časové výkazy namiesto toho predložila tretia strana, zatiaľ čo Komisia tvrdila, že audítor bol spokojný so spoľahlivými dôkazmi o tom, že sťažovateľ vykonával svoje úlohy.„Sťažovateľ sa preto zaujímal, v akom postavení boli časové výkazy týkajúce sa jeho práce podpísané niekým iným, aby „dostal svoje peniaze?“Sťažovateľ preto poukázal na to, že Komisia by mala byť upozornená na skutočnosť, že časové výkazy nepodpísal, a mala by byť požiadaná, aby uviedla, kedy boli časové výkazy podpísané, a na základe akého odôvodnenia/prezentácií Y/W prijala podpis tretej strany na svojich časových výkazoch. Sťažovateľ sa preto odvolal na svoje tvrdenie obsiahnuté v jeho sťažnosti ombudsmanovi, že by mu mali byť doručené kópie všetkých vyhlásení, ktoré Komisii predložil každý, kto poskytol vysvetlenie, prečo on osobne nepodpísal pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce.

ROZHODNUTIE

1 Úvodné poznámky

1.1 Ombudsman poznamenáva, že vo svojich pripomienkach k stanovisku Európskej komisie sťažovateľ predložil dve nové tvrdenia, a to, že Komisia by mala i) odhaliť dojednania, ktoré sa podľa názoru sťažovateľa a na základe prílohy 3 k stanovisku Komisie uskutočnili medzi delegáciou Komisie v Moskve (ďalej len "delegácia"), Y a advokátskou kanceláriou W, pokiaľ ide o osobodni a platby sťažovateľa, a ii) poskytnúť sťažovateľovi úplný prístup k e-mailu z 21. októbra 2003 a nevyhnutne k e-mailu z 10. septembra 2003, ktorý bol k nemu pripojený a na ktorý odkazuje uvedená príloha 3.

Vzhľadom na to, že podľa názoru Európskeho ombudsmana uvedené nové tvrdenia súvisia s pôvodnými tvrdeniami a tvrdeniami sťažovateľa, ombudsman sa rozhodol zahrnúť ich do svojho vyšetrovania tejto sťažnosti a informoval Komisiu o týchto tvrdeniach v ďalšom liste, ktorý jej adresoval 24. januára 2007.

1.2 Ombudsman tiež poznamenáva, že sťažovateľ vo svojej opakovanej žiadosti zaslanej Komisii opätovne predložil svoju pôvodnú žiadosť, konkrétne, že pokiaľ Komisia neposkytne sťažovateľovi dokumenty, o ktoré požiadal, mala by mu zaplatiť poplatky (45 000 EUR). Zdá sa tiež, že sťažovateľ adresoval túto žiadosť delegácii 19. júna 2006. Toto tvrdenie, ako bolo sformulované v pôvodnej sťažnosti, ombudsman najprv zamietol vzhľadom na to, že v tom čase sa v tejto súvislosti neuskutočnili žiadne predchádzajúce administratívne postupy. Ombudsman následne upozornil Komisiu na toto tvrdenie vo svojom ďalšom liste Komisii z 24. januára 2007, ale Komisia sa k nemu vo svojej odpovedi nevyjadrila. Ombudsman však považuje za užitočné odkázať na toto tvrdenie vo svojom rozhodnutí.

1.3 Ombudsman ďalej poznamenáva, že vo svojich pripomienkach k odpovedi Komisie z 2. mája 2007 sa sťažovateľ zdalo, že celkovo zastáva názor, že závery audítora neboli podložené konkrétnymi dôkazmi. Ombudsman však nechápe názor sťažovateľa ako nové tvrdenie týkajúce sa kvality auditu. Ombudsman sa okrem toho domnieva, že rozšírenie rozsahu jeho vyšetrovania tak, aby zahŕňalo uvedenú otázku, by neprimerane oddialilo rozhodnutie o pôvodnej sťažnosti. Z tohto dôvodu ombudsman nepovažuje za užitočné položiť Komisii doplňujúcu otázku, ako ju navrhol sťažovateľ v týchto pripomienkach, týkajúcu sa palubných lístkov sťažovateľa, „na základe ktorej bol audítor presvedčený, že sťažovateľ vykonal prácu v rámci [P]roku.„ Sťažovateľ však má naďalej možnosť predložiť ombudsmanovi novú sťažnosť v tejto veci po tom, ako najprv vyčerpal predchádzajúce administratívne postupy.

1.4 Ombudsman okrem toho poznamenáva, že sťažovateľ vo svojom e-maile z 15. novembra 2007 uviedol, že "v skutočnosti boli delegácii predložené časové výkazy". Ombudsman sa však nedomnieva, že v celkovom kontexte priateľského riešenia chcel sťažovateľ predložiť nové tvrdenie. Ombudsmanka však poznamenáva, že Komisia pri viacerých príležitostiach kategoricky poprela, že časové výkazy mala kedykoľvek k dispozícii. Ďalej by chcel poukázať na to, že nemá žiadne dôvody pochybovať o vyhlásení Komisie a že nemá k dispozícii žiadne prostriedky na objasnenie tohto bodu.

1.5 Ombudsman tiež poznamenáva, že vo svojom ďalšom e-maile z 25. novembra 2007 sa sťažovateľ domnieval, že jeho dve tvrdenia týkajúce sa i) kópií všetkých vyhlásení predložených Komisii kýmkoľvek, kto poskytol vysvetlenie, prečo on osobne nepodpísal pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce, a ii) dohôd medzi delegáciou Y a W, ktoré sa podľa jeho názoru týkali jeho osobodní a platieb, zostali "otvorené". Ombudsman nesúhlasí s názorom sťažovateľa. Ombudsman poznamenáva, že v rámci návrhu priateľského riešenia sa týmito tvrdeniami zaoberal a informoval sťažovateľa o svojich zisteniach. Navrhovateľ však nereagoval na tieto zistenia pred ukončením postupu týkajúceho sa návrhu priateľského riešenia. Ombudsman sa preto domnieva, že z dôvodov hospodárnosti konania by nebolo vhodné, aby sa vrátil k tejto otázke v rámci nového ďalšieho vyšetrovania, a teda neprimerane oddialil rozhodnutie o pôvodnej sťažnosti. Okrem toho sťažovateľ vo svojich ďalších e-mailoch z 25. novembra 2007 a 16. januára 2008 neposkytol žiadne nové dôkazy, ktoré by mohli odôvodniť takéto (dodatočné) ďalšie vyšetrovanie.

Ombudsman uznáva, že by bolo možné tvrdiť, že uvedené tvrdenie (ii) bolo preformulované a spresnené sťažovateľom v jeho pripomienkach zo 16. januára 2008 k odpovedi Komisie z 28. novembra 2007 na návrh priateľského riešenia. Avšak vzhľadom na to, že sťažovateľ uviedol, že chce vedieť o dojednaniach konkrétne medzi Komisiou a W týkajúcich sa podpisu pracovných výkazov sťažovateľa zo strany W, ombudsman sa domnieva, že počas tohto vyšetrovania sa zhromaždili dostatočné informácie na zodpovedanie žiadosti sťažovateľa, a to aj v jej kvalifikovanej forme, a preto sa žiadne ďalšie vyšetrovanie v tejto súvislosti nezdá byť opodstatnené.

Ombudsman sa preto bude na tieto tvrdenia odvolávať v časti 6 svojho súčasného rozhodnutia v rovnakom duchu ako vo svojom návrhu priateľského riešenia.

1.6 Ombudsman napokon vyjadruje poľutovanie nad tým, že Komisia sa v jednom zo svojich interných e-mailov obrátila na sťažovateľa spôsobom, ktorý nemožno považovať za úctivý, ako správne uviedol samotný sťažovateľ. Ombudsmanka sa však domnieva, že táto náhodná skutočnosť nie je príkladom celkového prístupu Komisie k problému sťažovateľa.

2 Časové výkazy

2.1. Dňa 11. septembra 2007 ombudsman predložil návrh na priateľské riešenie, v ktorom odkázal na odpoveď Komisie na jeho ďalšiu otázku, že i) „technicky existuje ustanovenie na vymáhanie vyplatených finančných prostriedkov“; ii) „mohol by byť teoreticky povinný vymáhať vyplatené peniaze v súvislosti s časovými výkazmi“; a iii) „náklady sa opätovne predkladajú spolu s riadne podpísanými pracovnými výkazmi“. Vzhľadom na uvedené odpovede Komisie ombudsmanka navrhla, že by mohla zvážiť žiadosť Y o opravu podporných dokumentov týkajúcich sa sumy vyplatenej za prácu sťažovateľa opätovným predložením príslušných pracovných výkazov riadne podpísaných sťažovateľom.

2.2 V liste z 8. novembra 2007 sa Komisia odvolala na list, ktorý delegácia zaslala Y, a na odpoveď Y. Komisia pripojila k svojmu listu kópie časových výkazov a opäť ich zaslala spolu so svojou odpoveďou z 28. novembra 2007 na návrh priateľského riešenia. V tejto odpovedi Komisia takisto uviedla, že „keďže sťažovateľ nemal žiadny zmluvný vzťah so spoločnosťou Y (pre túto spoločnosť nepracoval v žiadnom momente počas realizácie projektu), Komisia zastáva názor, že od spoločnosti Y nemožno požadovať, aby opravila pracovné výkazy predložené inou spoločnosťou. (W).“

2.3 Ombudsman postúpil elektronické kópie pracovných výkazov, ktoré Komisia zaslala sťažovateľovi.

2.4 Sťažovateľ vo svojom e-maile z 15. novembra 2007 vyjadril spokojnosť s výsledkom návrhu na priateľské riešenie. Vo svojom predchádzajúcom telefonickom rozhovore s útvarmi ombudsmana uviedol, že prípad bude považovať za vyriešený Komisiou po prijatí jeho pracovných výkazov. Sťažovateľ však vo svojich ďalších e-mailoch z 27. novembra a 4. decembra 2007 poukázal na to, že pracovné výkazy nepodpísal, a vo svojom e-maile zo 4. decembra 2007, ako aj vo svojich pripomienkach zo 16. januára 2008 k odpovedi Komisie z 28. novembra 2007 na návrh priateľského riešenia okrem toho poukázal na to, že priateľské riešenie sa týkalo „pracovných výkazov riadne podpísaných [ním]“, ktoré neboli podpísané. Zdá sa preto, že sťažovateľ sa nedomnieva, že prijatím pôvodných časových výkazov týkajúcich sa obdobia, ktoré odpracoval v rámci projektu, ale ktoré nepodpísal, bolo priateľské riešenie úplne úspešné.

2.5 V tejto súvislosti však ombudsmanka berie na vedomie (i) vyhlásenie Komisie v jej odpovedi na návrh ombudsmana na priateľské riešenie, že "Komisia sa nezúčastňuje na zmluvných dojednaniach medzi členmi konzorcia a medzi týmito spoločnosťami a expertmi, ktorí pre ne pracujú"a že "sťažovateľ nemal žiadny zmluvný vzťah so spoločnosťou Y (pre túto spoločnosť nepracoval počas realizácie projektu) Komisia zastáva názor, že od spoločnosti Y nemožno požadovať, aby opravila časové výkazy predložené inou spoločnosťou (W)". Ombudsmanka tiež berie na vedomie (ii) predchádzajúce vyhlásenie Komisie týkajúce sa záverov audítora na konci správy o audite projektu, ktorý „overil výdavky“zodpovedajúce časovým výkazom, na základe ktorých Komisia zaplatila Y za služby poskytnuté sťažovateľom.

Hoci sa ombudsman nedomnieva, že pracovné výkazy podpísané osobou odlišnou od osoby, na ktorú sa vzťahujú, a bez súhlasu tejto osoby sú „riadne podpísané“, vzhľadom na uvedené vyhlásenia Komisie nevidí ani žiadnu reálnu perspektívu, že by Komisia pokračovala vo svojich rokovaniach s Y, pokiaľ ide o podpísanie pracovných výkazov sťažovateľa pánom W.

Ombudsman okrem toho poznamenáva, že vo svojej pôvodnej sťažnosti sťažovateľ tvrdil, že Komisia by mala poskytnúť presné kópie „podpísaných pracovných výkazov týkajúcich sa jeho práce“ a že požiadal Komisiu o pracovné výkazy, pretože tieto informácie potreboval na to, aby mohol podať žalobu na vnútroštátne súdy proti svojmu bývalému zamestnávateľovi, t. j. W, a tým dokázať, ako ombudsman chápe, že skutočne vykonával prácu, za ktorú mu W neplatil. Vzhľadom na skutočnosť, že Komisia poskytla kópie pracovných výkazov sťažovateľa, ktoré potvrdzujú i) uvedenú prácu, a ako sťažovateľ tvrdil, ii) že ich nepodpísal, ombudsman sa domnieva, že v súvislosti s týmto aspektom sťažnosti nie je opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovanie.

3 osobodní

3.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia mu neposkytla informácie o počte osobodní súvisiacich s prácou, ktorú vykonal a ktorú mu oznámil Y (v skutočnosti jeho bývalý zamestnávateľ, t. j. W). Sťažovateľ takisto tvrdí, že Komisia neodôvodnila uplatniteľnosť výnimky uvedenej v článku 4 ods. 2 nariadenia č. 1049/2001, pokiaľ ide o požadované dokumenty.

3.2 V priebehu vyšetrovania tejto sťažnosti a vo svojej odpovedi z 9. októbra 2006 na opakovanú žiadosť sťažovateľa Komisia poskytla sťažovateľovi prístup k jeho osobodňom podľa nariadenia č. 45/2001. Generálny tajomník Komisie v tejto súvislosti zastával názor, že osobodni sťažovateľa boli jeho osobnými údajmi.

3.3 Zdalo sa, že sťažovateľ je s takýmto výsledkom spokojný.

3.4 Ombudsman sa preto domnieva, že tento aspekt sťažnosti inštitúcia vyriešila, a preto neodhalila žiadny prípad nesprávneho úradného postupu.

4 Žiadosť o finančnú náhradu

4.1 Sťažovateľ tvrdil, že pokiaľ mu Komisia neposkytne dokumenty, ktoré požaduje, mala by mu zaplatiť poplatky vo výške 45 000 EUR.

4.2 Vo svojom návrhu na priateľské riešenie ombudsman v tejto súvislosti poznamenal, že , vo svojej odpovedi na e-mail sťažovateľa z 19. júna 2006 (14) uviedla, že nemá žiadnu zmluvnú väzbu s W a žiadne záväzky voči subdodávateľom alebo zamestnancom tejto spoločnosti. Komisia preto tvrdila, že povinnosti vyplývajúce z takýchto zmlúv ju nemôžu ovplyvniť. Komisia vo svojej odpovedi na opakovanú žiadosť zaslanú priamo sťažovateľovi (15) a vo svojej odpovedi na list ombudsmana z 24. januára 2007 neodkázala na toto tvrdenie.

Hoci ombudsman poznamenal, že W bol súčasťou konzorcia, ktoré realizovalo projekt podľa zmluvy podpísanej medzi vedúcim konzorcia (Y) a Komisiou, ombudsman sa domnieval, že by nebolo vhodné, aby Komisia zaplatila sťažovateľovi v dôsledku toho, že W mu nezaplatil. Okrem toho by nebolo dobrou správou, ak by Komisia s využitím finančných prostriedkov Spoločenstva dvakrát zaplatila za poskytnuté služby len z toho dôvodu, že tretia strana, konkrétne W, nedodržala svoje zmluvné záväzky voči sťažovateľovi.

4.3 Keďže Komisia teraz poskytla sťažovateľovi dokumenty, o ktoré požiadal, ombudsman nepovažuje za potrebné zaoberať sa alternatívnou žiadosťou.

5 Priebežné faktúry/informácie o platbe

5.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mu mala poskytnúť (i) všetky informácie týkajúce sa poplatkov zaplatených Y a/alebo W v súvislosti s jeho službami pre projekt za obdobie od 21. januára do 3. júla 2003 ("informácie o platbách"), a najmä (ii) úplný prístup k predbežným faktúram, ktoré Y vystavil 6. mája 2003 a 18. decembra 2003.

5.2 Komisia vo svojich odpovediach na opakovanú žiadosť sťažovateľa a na ďalšiu žiadosť ombudsmana zamietla akýkoľvek prístup k uvedeným faktúram podľa nariadenia č. 1049/2001. Toto zamietnutie bolo odôvodnené tým, že zverejnenie by narušilo ochranu obchodných záujmov spoločnosti Y (výnimka z článku 4 ods. 2 bodu 1 nariadenia 1049/2001), ako aj súkromie príslušných expertov (výnimka z článku 4 ods. 1 písm. b) nariadenia 1049/2001).

V nadväznosti na návrh ombudsmana v jeho ďalšom liste Komisii z 24. januára 2007 však Komisia vyhlásila, že „(...) formálne potvrdenie, že (...) faktúry zaplatila Komisia, poskytuje sťažovateľovi dostatočné prostriedky na obranu jeho oprávnených záujmov v konflikte s jeho bývalým zamestnávateľom.“

5.3 Ombudsman chápe uvedené vyhlásenie ako ochotu Komisie riadiť sa návrhom ombudsmana a v prípade potreby oficiálne potvrdiť, že faktúry, ktoré predložil Y a ktoré sa týkajú práce sťažovateľa vykonanej v rámci projektu, zaplatila Komisia. Ombudsman sa preto nedomnieva, že akékoľvek ďalšie vyšetrovanie je odôvodnené, pokiaľ ide o tento aspekt sťažnosti.

6 Prístup k e-mailom, vyhláseniam o časových výkazoch a usporiadaniach

6.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia by mu mala poskytnúť úplný prístup k e-mailu z 21. októbra 2003 a nevyhnutne k e-mailu z 10. septembra 2003, ktorý je k nemu pripojený a na ktorý odkazuje príloha 3 stanoviska Komisie k (pôvodnej) sťažnosti.

Sťažovateľ takisto tvrdí, že Komisia by mu mala poskytnúť kópie všetkých vyhlásení („vyhlásenie o pracovných výkazoch“), ktoré Komisii predložil každý, kto poskytol vysvetlenie, prečo pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce nepodpísal osobne.

Sťažovateľ napokon tvrdí, že Komisia by mala odhaliť dojednania, ktoré sa podľa jeho názoru a na základe uvedenej prílohy 3 uskutočnili medzi delegáciou Y a W, pokiaľ ide o osobodni a platby sťažovateľa. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach zo 16. januára 2008 k odpovedi Komisie z 28. novembra 2007 na návrh priateľského riešenia spresnil toto tvrdenie tým, že uviedol, že chce vedieť len o dojednaniach medzi Komisiou a W, pokiaľ ide o podpísanie pracovných výkazov sťažovateľom zo strany W („ (...) o tom, aké odôvodnenia/vyhlásenia poskytnuté Y/W Komisia povolila/prijala podpis tretej strany na [jeho] pracovných výkazoch.“).

6.2 Pokiaľ ide o tvrdenia sťažovateľa týkajúce sa e-mailov, ombudsman poznamenáva, že v priebehu vyšetrovania delegácia 30. júna 2006 poskytla sťažovateľovi čiastočný prístup k predmetným e-mailom na základe jeho žiadosti o takýto prístup podanej podľa nariadenia č. 1049/2001. Delegácia vo svojom liste z 30. júna 2006 adresovanom priamo sťažovateľovi takisto vysvetlila, že informácie, ktoré považuje za dôverné (zjavne osobné údaje odosielateľa a príjemcu týchto e-mailov a údaje týkajúce sa osobodní sťažovateľa), boli vymazané. Okrem toho generálny tajomník vo svojej odpovedi z 9. októbra 2006 na opakovanú žiadosť sťažovateľa z 20. júla 2006 predloženú v priebehu vyšetrovania uviedol, že e-mail z 10. septembra 2003 zaslal Y delegácii. V tej istej odpovedi generálny tajomník tiež uviedol, že e-mail z 21. októbra 2003 zaslala delegácia Y.

Ombudsman sa preto domnieva, že Komisia vyriešila príslušnú sťažnosť týkajúcu sa e-mailov.

6.3 Pokiaľ ide o tvrdenia sťažovateľa týkajúce sa vyhlásení o časových výkazoch a opatreniach, ombudsmanka poznamenáva, že Komisia vo svojej odpovedi na ďalšie vyšetrovanie ombudsmana vysvetlila, že medzi delegáciou a Y skutočne došlo k výmene e-mailov o časových výkazoch sťažovateľa a že Y informoval delegáciu, že sťažovateľ odišiel z W a že ho nemôže prinútiť, aby podpísal časové výkazy pred jeho odchodom.

Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že e-maily, ktoré vydala Komisia, sa týkali tejto otázky: E-mail Y z 10. septembra 2003 znie: „(...) Chcel som sa s vami uistiť, že v tomto prípade prijmete ako podporu pre príspevky [sťažovateľa] pracovné výkazy, ktoré podpísali profesor W, vedúci tímu a projektový riaditeľ, a e-mail delegácie pre Y z 21. októbra 2003 znie: „Áno, v tomto prípade budeme akceptovať ako podporu pre vstupy X, ako je podrobne uvedené nižšie, pracovné výkazy, ktoré podpísal profesor W, vedúci tímu a projektový riaditeľ (...)“. Zdá sa teda, že Y Komisii odôvodnil, že sťažovateľ opustil spoločnosť W, a preto nemohol podpísať pracovné výkazy týkajúce sa jeho práce a že profesor W ich podpíše, čo je dohoda, s ktorou Komisia zjavne súhlasila.

Vzhľadom na uvedené skutočnosti sa ombudsmanka domnieva, že ďalšie vyšetrovania nie sú odôvodnené, pokiaľ ide o tvrdenia týkajúce sa vyhlásení a dojednaní.

7 Záver

Pokiaľ ide o aspekt prípadu týkajúci sa osobodní, ombudsman sa domnieva, že Komisia ho vyriešila z dôvodov vysvetlených v bode 3.4. Pokiaľ ide o aspekt prípadu týkajúci sa časových výkazov, ombudsmanka sa domnieva, že z dôvodov vysvetlených v bode 2.5 nie sú opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovania. Ombudsman preto nepovažuje za potrebné zaoberať sa alternatívnou žiadosťou sťažovateľa o finančnú náhradu (bod 4.3).

Pokiaľ ide o tvrdenie týkajúce sa prístupu k e-mailom, ombudsman sa domnieva, že Komisia ho vyriešila z dôvodu vysvetleného v bode 6.2.

Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa týkajúce sa priebežných faktúr/informácií o platbách a výkazov o časových výkazoch a opatreniach, ombudsman sa domnieva, že z dôvodov vysvetlených v bodoch 1.5, 5.3 a 6.3 nie sú opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovania.

Ombudsman preto prípad uzatvára. Predseda Komisie bude o tomto rozhodnutí informovaný.

Tvoje úprimné,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) V telefonickom rozhovore s útvarmi ombudsmana v júni 2007 sťažovateľ uviedol, že nemá písomnú zmluvu s W, ale že pre ňu pracoval na základe „džentlmenskej dohody“.

(2) V telefonickom rozhovore s útvarmi ombudsmana v júni 2007 sťažovateľ uviedol, že teraz chce rokovať priamo s W a vyhnúť sa súdnemu konaniu.

(3) Nové znenie všeobecných podmienok nadobudlo účinnosť v máji 2003, ale bolo uplatniteľné len na zmluvy podpísané po tomto dátume. Zmluva bola podpísaná medzi Komisiou a Y 30. septembra 2002, teda pred nadobudnutím účinnosti nového znenia všeobecných podmienok. Podľa článku 28.6 (nového) znenia všeobecných podmienok z roku 2003 sú na uskutočnenie platby potrebné časové výkazy.

(4) "Orgány odmietnu prístup k dokumentu, ak by sa jeho zverejnením porušila ochrana: (...) obchodné záujmy fyzickej alebo právnickej osoby vrátane duševného vlastníctva (...), pokiaľ nepreváži verejný záujem na zverejnení.“

(5) Ú. v. ES L 145, 2001, s. 43.

(6) Tento e-mail z 21. októbra 2003 nebol zaslaný spolu so stanoviskom.

(7) V tejto opakovanej žiadosti požiadal o prístup k:

- "verné kópie podpísaných časových výkazov/nástrojov, ktoré zaznamenávajú [jeho] osobodní na [projekt]";

- "verné kópie všetkých vyhlásení predložených Európskej komisii prostredníctvom akéhokoľvek orgánu, ktorý poskytne vysvetlenie, prečo [sťažovateľ] pracovné výkazy nepodpísal [sťažovateľ] osobne";

- "e-mail z 21. októbra 2003, uvedený v e-maile V´s zo 6. novembra 2003, pripojený [ako príloha 3] k pripomienkam Komisie k [sťažnosti sťažovateľa] pred Európskym ombudsmanom";

- "akékoľvek informácie týkajúce sa poplatkov zaplatených Y a/alebo (...) W (...) v súvislosti s [jej] službami za [projekt] I za obdobie od 21. januára do 3. júla 2003";

-"akákoľvek dohoda medzi delegáciou Y a (...) W (...) týkajúca sa [sťažovateľových] osobodní a poplatkov v súvislosti s [jeho] prácou na [projekte]."

Sťažovateľ vo svojej opakovanej žiadosti takisto tvrdil, že pokiaľ mu Komisia neposkytne uvedené dokumenty, mala by mu zaplatiť poplatky (45 000 EUR).

(8) Ú. v. ES L 8, 2001, s. 1.

(9) Kópiu odpovede Komisie z 21. októbra 2003 poskytla delegácia sťažovateľovi 3. júla 2006 na základe jeho žiadosti o prístup k dokumentom podľa nariadenia č. 1049/2001 z 19. júna 2006.

(10) Tieto kópie boli poskytnuté v prílohe 14 k stanovisku Komisie k sťažnosti a dokumenty, ktoré sťažovateľovi poskytla delegácia na základe jeho žiadosti z 19. júna 2006.

(11) Na základe dostupných dôkazov sa zdá, že menovaná osoba bola projektovým riaditeľom v delegácii.

(12) Na základe dostupných dôkazov sa zdá, že menovaná osoba bola projektovým manažérom v delegácii.

(13) Pozri rozhodnutie európskeho ombudsmana o vyšetrovaní z vlastného podnetu OI/1/2006/TN týkajúcom sa Komisie (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/06oi1.htm).

(14) Sťažovateľ predložil 16. novembra 2006 ombudsmanovi kópiu odpovede Komisie.

(15) Sťažovateľ predložil 16. novembra 2006 ombudsmanovi kópiu odpovede Komisie.