Vážený pán K.,
22. marca 2000 ste v mene IFHOH Europe podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi proti rozhodnutiu Európskej komisie požiadať o vrátenie časti dotácie, ktorá bola poskytnutá na projekt pre ťažko počujúcich a hluchých dospelých ľudí.
Dňa 30. marca 2000 som postúpil sťažnosť Komisii, aby sa k nej vyjadrila.
Komisia zaslala svoje stanovisko k Vašej sťažnosti 16. júna 2000 a ja som Vám ho zaslal 22. júna 2000 s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ak si to želáte. Dňa 3. júla 2000 mi boli doručené Vaše pripomienky k stanovisku Komisie.
Dňa 5. júla 2000 som rozhodol, že je vhodné, aby som nahliadol do spisu Komisie. Táto inšpekcia sa uskutočnila 14. septembra 2000.
Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

V júni/júli 1997 sťažovateľ, Medzinárodná federácia sluchovo postihnutých ľudí v európskom regióne (IFHOH Europe), požiadal o dotáciu na seminár a dva kurzy pre sluchovo postihnutých ľudí (projekt 97/E3/II/047). Podľa rozpočtu predloženého sťažovateľom boli náklady na seminár € 14 300, zatiaľ čo náklady na dva kurzy mali byť € 50 560. Navrhovateľ požiadal o dotáciu vo výške € 45 400, t. j. 70 % celkových predpokladaných výdavkov. Podľa navrhovateľa Komisia tejto žiadosti vyhovela.
Začiatkom roka 1998 sťažovateľ dostal sumu € 22 700, t. j. polovicu celkovej dotácie € 45 400. Navrhovateľ následne informoval Komisiu, že skutočné náklady boli nižšie, ako sa predpokladalo, a predstavovali len € 36 323. V dôsledku toho sťažovateľ očakával od Komisie konečnú platbu vo výške € 2 726 (t. j. 70 % z € 36 323 mínus € 22 700, ktoré už boli prijaté). Namiesto toho začiatkom roka 1999 sťažovateľ dostal nedatovanú faktúru vo francúzštine, ktorá neobsahovala žiadny odkaz na projekt. Vo faktúre sa uvádzal "skutočný podiel" € 21 078,30 (ktorý predstavoval 89,7943 % "skutočných nákladov") a táto suma sa odpočítala od sumy, ktorú už Komisia zaplatila. Sťažovateľ bol požiadaný, aby vrátil zostatok vo výške € 1 621,69.
Po tom, ako sťažovateľ spochybnil túto faktúru, Komisia v liste zo 16. marca 1999 vysvetlila, že výpočet bol správny. Podľa Komisie sa pri podpise zmluvy dohodlo, že sa nezohľadnia výdavky € 14 300 na organizáciu seminára. V dôsledku toho boli pre túto položku pridané slová „montant rejeté“ a zástupca sťažovateľa v tom čase podpísal túto stranu zmluvy.
Sťažovateľ následne vrátil príslušnú sumu, ale pri viacerých príležitostiach (najmä v liste z 15. júna 1999) sa spýtal, prečo bol použitý opis "Odborné kurzy a seminár pre sluchovo postihnutých ľudí", prečo bola prvá splátka dotácie založená na celkových odhadovaných nákladoch na projekt a prečo Komisia neskôr položila otázku v súvislosti so seminárom, ak by tento seminár vôbec nebol súčasťou projektu. Sťažovateľ tiež požiadal o kópiu strany, ktorá bola uvedená v liste Komisie zo 16. marca 1999.
V krátkom liste z 11. januára 2000 Komisia potvrdila svoje stanovisko a poukázala na to, že na účely výpočtu svojej dotácie akceptovala len odhadované náklady na dva kurzy € 50 560.
Sťažovateľ vo svojej sťažnosti ombudsmanovi uviedol tieto tvrdenia:
1) Komisia mala sťažovateľovi vyplatiť ďalšiu sumu vo výške € 2 726 namiesto toho, aby požadovala vrátenie sumy vo výške € 1 621,69.
2) Komisia neposkytla dostatočné vysvetlenie, prečo žiadala o vrátenie sumy € 1 621,69.

Požiadavku

Stanovisko Komisie
Komisia vo svojom stanovisku tvrdila, že súhlasila s poskytnutím dotácie vo výške maximálne € 45 400, pričom náklady na projekt boli odhadnuté na € 50 560. Prvá splátka vo výške 50 % tejto sumy bola vyplatená v súlade s článkom 4 dohody. Dohoda podpísaná oboma stranami sa vzťahovala na obdobie od 16. júna 1997 do 16. mája 1998. Pri určovaní súčtu skutočných nákladov sa zohľadnili len výdavky vynaložené počas tohto obdobia. Seminár bol naplánovaný na 30. – 31. mája 1997, t. j. mimo príslušného obdobia. V dôsledku toho boli náklady na seminár odpočítané od nákladov, ktoré sa mali zohľadniť.
Komisia ďalej poukázala na to, že rozpočtové odhady uvedené v prílohe II k dohode tvoria jej neoddeliteľnú súčasť. Na príslušnej strane boli náklady na seminár vylúčené pridaním slov "montant rejeté" pre danú položku. Zástupca sťažovateľa v tom čase podpísal túto stranu zmluvy.
Komisia poskytla kópiu dohody a uviedla, že originál má k dispozícii.
Komisia tvrdila, že navrhovateľovi tieto skutočnosti viackrát vysvetlila.
Pripomienky sťažovateľa Sťažovateľ
vo svojich pripomienkach trval na svojej sťažnosti a poukázal na to, že kópia dohody, ktorú poskytla Komisia, nepreukázala, že ju podpísal jej zástupca.

Ďalšie požiadavky

Vzhľadom na skutočnosť, že kópia dohody, ktorú poskytla Komisia, neobsahovala podpis zástupcu sťažovateľa, ombudsmanka pristúpila k nahliadnutiu do spisu. Pri tejto príležitosti bola zástupcom ombudsmana preukázaná pôvodná dohoda, na ktorú sa odvolávala Komisia.

ROZHODNUTIE

1 Komisia neuskutočnila ďalšiu platbu vo výške € 2 726
1.1 Sťažovateľ sa domnieva, že Komisia mala uhradiť ďalšiu platbu vo výške € 2 726 namiesto toho, aby požadovala vrátenie sumy vo výške € 1 621,69.
1.2 Komisia tvrdí, že súhlasila s poskytnutím dotácie v maximálnej výške € 45 400, pričom náklady na projekt boli odhadnuté na € 50 560. Podľa Komisie náklady na seminár nemohli byť zohľadnené, keďže tento seminár bol naplánovaný na 30. – 31. mája 1997, zatiaľ čo podľa dohody, ktorá sa vzťahovala na obdobie od 16. júna 1997 do 16. mája 1998, boli zohľadnené len výdavky vynaložené počas tohto obdobia. Komisia napokon tvrdí, že náklady na seminár boli vylúčené, keďže slová "montant rejeté" boli pridané na príslušnú stranu zmluvy a zástupca sťažovateľa túto stránku podpísal.
1.3 Kontrola pôvodnej dohody medzi sťažovateľom a Komisiou vedie ombudsmana k záveru, že stanovisko Komisie sa zdá byť správne. Táto dohoda bola datovaná 27. novembra 1997 a v mene sťažovateľky ju podpísala pani Christina Wahrolinová. Všetky strany dohody a jej príloh boli parafované a zdá sa, že tieto iniciály znejú „CW“.
1.4 Podľa článku 3 dohody Komisia súhlasila s poskytnutím dotácie v maximálnej výške € 45 400, zatiaľ čo náklady na projekt boli odhadnuté na € 50 560. Výška dotácie bola úmerná odhadovaným nákladom na projekt a mala sa úmerne znížiť, ak by skutočné náklady boli nižšie ako odhadované náklady. Článok 2 dohody stanovuje, že na účely určenia nákladov sa majú zohľadniť len výdavky vynaložené počas obdobia, na ktoré bola dohoda uzatvorená (16. júna 1997 až 16. mája 1998). Podľa harmonogramu uvedeného v prílohe I dohody sa však seminár mal uskutočniť 30. a 31. mája 1997.
1.5 Rozpočtové odhady sú uvedené v prílohe II k dohode, ktorá tvorí neoddeliteľnú súčasť tejto dohody (pozri článok 3 dohody). Na druhej strane tejto prílohy sa k sume € 50 560 pre oba kurzy pridali slová „éléments considérés“ a k sume € 14 300 pre seminár sa pridali slová „éléments rejetés“. Príslušná strana v kópii dohody kontrolovanej ombudsmanom sa javila ako fotokópia. Táto strana (rovnako ako všetky ostatné strany dohody a jej príloh) bola parafovaná dvojmo. Zdá sa teda jasné, že uvedené slová boli pridané pred parafovaním strany.
1.6 Za týchto okolností ombudsmanka dospela k záveru, že stanovisko Komisie sa zdá byť v súlade s podmienkami dohody.
1.7 Na základe uvedených skutočností sa zdá, že Komisia sa nedopustila nesprávneho úradného postupu, pokiaľ ide o prvé tvrdenie sťažovateľa.
2 Neposkytnutie dostatočných vysvetlení
2.1 Sťažovateľ tvrdí, že Komisia neposkytla dostatočné vysvetlenia, prečo žiadala o vrátenie sumy € 1 621,69.
2.2 Komisia odpovedá, že sťažovateľovi viackrát vysvetlila relevantné skutočnosti.
2.3 Ombudsman poznamenáva, že Komisia skutočne poskytla hlavný dôvod, pre ktorý požiadala sťažovateľa, aby požiadal o vrátenie časti dotácie v liste zo 16. marca 1999. V tomto liste sa poukázalo na to, že pri podpise zmluvy sa dohodlo, že sa nebudú brať do úvahy výdavky € 14 300 na organizovanie seminára a že v dôsledku toho sa k tejto položke pridali slová „montant rejeté“. Komisia ďalej vysvetlila, že zástupca sťažovateľa v tom čase podpísal túto stranu zmluvy.
2.4 Treba však poznamenať, že sťažovateľ následne položil niekoľko otázok týkajúcich sa dôvodov rozhodnutia Komisie v liste z 15. júna 1999 a požiadal najmä o poskytnutie kópie strany dohody, na ktorú sa Komisia odvolávala. Zdá sa, že jedinou písomnou odpoveďou na tento list bol krátky list zaslaný 11. januára 2000, v ktorom Komisia jednoducho potvrdila svoje stanovisko. Žiadna z otázok sťažovateľa uvedených v liste z 15. júna 1999 nebola zodpovedaná. Okrem toho sa zdá, že sťažovateľ nikdy nedostal kópiu strany, o ktorú požiadal v uvedenom liste.
2.5 Správna administratívna prax je, že administratíva odpovie na listy, ktoré dostane, v primeranej lehote a primeraným spôsobom. Podľa názoru ombudsmana tento štandard nebol v tomto prípade splnený, keďže Komisia odpovedala na list sťažovateľa len písomne viac ako šesť mesiacov po jeho zaslaní, neodpovedala na otázky, ktoré obsahoval, a neposkytla dokument, o ktorý sťažovateľ požiadal.
2.6 Za týchto okolností ombudsman dospel k záveru, že spôsob, akým sa Komisia zaoberala listom sťažovateľa z 15. júna 1999, predstavuje prípad nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto považuje za potrebné uviesť v tejto súvislosti kritickú poznámku.
3 Záver
Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti Európskym ombudsmanom je potrebné uviesť túto kritickú poznámku:

Je osvedčenou administratívnou praxou, aby administratíva odpovedala na listy, ktoré jej boli doručené, v primeranej lehote a primeraným spôsobom. Podľa názoru ombudsmana tento štandard nebol v tomto prípade splnený, keďže Komisia odpovedala na list sťažovateľa len písomne viac ako šesť mesiacov po jeho zaslaní, neodpovedala na otázky, ktoré obsahoval, a neposkytla dokument, o ktorý sťažovateľ požiadal.

Vzhľadom na to, že tento aspekt veci sa týka postupov súvisiacich s konkrétnymi udalosťami v minulosti, nie je vhodné usilovať sa o zmierlivé urovnanie veci. Ombudsman preto spis uzatvára.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj predseda Európskej komisie.
Váš úprimný
Jacob SÖDERMAN