Vážený pán K.,
4. júna 1999 ste v mene spoločností Josupek Oy, StarSoft Oy a TAO-produktio Oy podali sťažnosť európskemu ombudsmanovi týkajúcu sa vybavovania ponúk v rámci projektu T-4/ES9612.02.01 Obstarávanie softvéru na správu databáz pre estónsky systém správy škôl.
Dňa 23. júna 1999 ste zaslali ombudsmanovi kópiu listu, ktorý Vám 22. júna 1999 zaslalo oddelenie riadenia programu a v ktorom Vás informovalo, že Vaša ponuka bola neúspešná, pretože víťazná ponuka bola úspešnejšia v oblasti miestneho partnerstva.
Dňa 30. júla 1999 som postúpil sťažnosť riaditeľovi Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie. Európska nadácia pre odborné vzdelávanie zaslala svoje stanovisko 22. novembra 1999 a ja som Vám ho zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 16. decembra 1999.
Dňa 21. júla 2000 som požiadal Európsku nadáciu pre odborné vzdelávanie o ďalšie informácie. Európska nadácia pre odborné vzdelávanie zaslala svoju odpoveď 29. septembra 2000 a ja som Vám ju zaslal s výzvou na vyjadrenie pripomienok, ktorú ste zaslali 26. októbra 2000.
Píšem teraz, aby som vám oznámil výsledky vyšetrovaní, ktoré boli vykonané.

Sťažnosť

Lehota na predkladanie ponúk v rámci projektu T-4/ES9612.02.01 Obstarávanie softvéru na správu databáz pre estónsky systém správy škôl bola stanovená na 8. februára 1999. Sťažovateľ tvrdil, že v polovici marca 1999 sa od iného uchádzača dozvedel, že výber sa už uskutočnil. Sťažovateľ sa okamžite obrátil na organizátorov so žiadosťou o informácie o vybavovaní ponúk. Sťažovateľ bol informovaný, že spracovanie ponúk bolo prevedené na Turín a že po ukončení procesu hodnotenia ponúk získa písomné informácie o výsledkoch. Dňa 6. apríla 1999 sťažovateľ napísal programovému manažérovi. Dňa 8. apríla 1999 dostal odpoveď, ktorá potvrdzovala skôr poskytnuté informácie. Manažérka programu takisto uviedla, že nechápe, na akom základe sťažovateľ formuluje svoju sťažnosť, keďže všetka dokumentácia a informácie týkajúce sa hodnotenia ponúk boli stále dôverné. Sťažovateľ tvrdí, že niektorí uchádzači boli v priaznivejšej situácii, pokiaľ ide o tok informácií, a preto došlo k diskriminácii.
Podľa informácií poskytnutých sťažovateľovi bola jeho ponuka vylúčená z dôvodu, že sťažovateľ nemal estónske miestne partnerstvo (bod 42.5 referenčného rámca). Sťažovateľ tvrdí, že vo svojom liste zo 6. februára 1999 uviedol, že bola uzavretá predbežná dohoda o spolupráci so spoločnosťou Unikko Software z Tallinnu. Sťažovateľ zastáva názor, že požiadavka v súťažných podkladoch nemôže znamenať, že podnik by mal byť usadený v inej krajine už v takom skorom štádiu výberového konania. Sťažovateľ poukazuje na to, že znenie bodu 4.2.5 referenčného rámca odkazuje na „dodávateľov“, a nie na „uchádzačov“. Sťažovateľ naznačuje, že jeho ponuka bola vylúčená zo svojvoľného dôvodu.
Sťažovateľ uvádza tieto tvrdenia o nesprávnom úradnom postupe:
1) nedostatok informácií a diskriminácia pri vybavovaní verejnej súťaže;
b) nedostatok správneho dôvodu;
3) nenáležité omeškanie pri vybavovaní verejnej súťaže.
Sťažovateľ uvádza tieto tvrdenia:
1) nárok na náhradu škody;
2) zodpovednosť úradníka, ktorý vybavuje postup verejného obstarávania.

Požiadavku

Stanovisko Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie
Ako podkladové informácie Európska nadácia pre odborné vzdelávanie vysvetlila, že je agentúrou Európskej únie zriadenou s cieľom podporovať spoluprácu a koordináciu pomoci v oblasti reformy odborného vzdelávania v strednej a východnej Európe a nových nezávislých štátoch a Mongolsku a krajinám oprávneným na podporu z programu MEDA. Nadácia a Európska komisia v Bruseli podpísali niekoľko dohovorov o riadení osobitných programov prostredníctvom dohovorov dohodnutých medzi nadáciou a Európskou komisiou. Praktickým riadením výberového konania sa zaoberala prijímajúca krajina prostredníctvom oddelenia riadenia programu (PMU) v mene príslušného ministerstva.
V tejto súvislosti a v plnom súlade s nariadeniami PHARE vyhlásilo estónske ministerstvo školstva 17. novembra 1998 výzvu na predkladanie ponúk č. T-4 ES9612.02/ES/9622.02.01 na poskytovanie „Softvéru na správu databáz pre estónsky systém správy škôl“.
Nadácia podrobne opísala jednotlivé fázy postupu verejného obstarávania. Na účasť bolo pozvaných celkovo sedem firiem z ôsmich žiadateľov. Všetky dostali v súlade s nariadeniami PHARE rovnaký súbor súťažných podkladov (vrátane výzvy na predkladanie ponúk, pokynov pre uchádzačov, všeobecného nariadenia pre uchádzačov o zadávaní zákaziek na služby PHARE, návrhu zmluvy s prílohami vrátane podrobných zadávacích podmienok, ako aj rôznych informácií).
Technické ponuky boli analyzované z hľadiska ich súladu s kritériami podrobne uvedenými v súťažných podkladoch. Po tejto analýze chýbali v ponuke sťažovateľa riadne parafované zadávacie podmienky, opis partnerov prítomných v Estónsku, životopisy a vyhlásenia o dostupnosti estónskych expertov, opis profilu partnerskej spoločnosti a používateľská dokumentácia. Dňa 8. februára 1999 hodnotiaci výbor požiadal spoločnosť, aby tieto opomenutia napravila do 9. februára 1999 o 14.00 hod. Spoločnosť však nepredložila životopisy odborníkov ani vyhlásenie o dostupnosti, ani nepodpísala partnerskú dohodu a opis profilu partnerskej spoločnosti. Výbor sa na tomto základe rozhodol jeho ponuku zamietnuť.
Pokiaľ ide o analýzu Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie, námietky vznesené sťažovateľom sa týkajú najmä dôvodov vylúčenia, postupu hodnotenia a poskytovania informácií. Keďže konanie sa uskutočnilo v rámci nariadení PHARE, sťažnosť sa musí posúdiť vzhľadom na pravidlá Phare.
i) Dôvody vylúčenia
Na základe Pokynu pre uchádzačov ods. A ods. 7 a oddielu C ods. 1.2 prvého pododseku „Podporná štruktúra a podporné služby“ a bodu 4.2.5 referenčného rámca je dôležité, aby mal tento projekt miestneho partnera. Sťažujúca sa spoločnosť neposkytla žiadnu podpísanú dohodu preukazujúcu právnu existenciu partnerstva s estónskou spoločnosťou ani žiadny opis týkajúci sa profilu miestneho partnera. Na žiadosť hodnotiaceho výboru o objasnenie týchto bodov sťažovateľ písomne odpovedal, že "ich estónsky partner alebo jeho spoločnosť v Estónsku, ak bude zriadená, bude organizovať činnosti opísané v referenčnom rámci ».
Okrem toho sa v článku 1.3 ods. 2 pokynov pre uchádzačov vyžaduje, aby spoločnosti poskytli životopisy miestnych odborníkov. Napriek výslovnej písomnej žiadosti sťažovateľ tieto životopisy neposkytol.
ii) Postup hodnotenia
Hodnotenie ponúk sa uskutočnilo v plnom súlade s nariadeniami PHARE s použitím štandardných formulárov a usmernení stanovených pre užšiu výzvu na predkladanie ponúk. Prísne uplatňovanie týchto formulárov neponecháva priestor na výklad alebo odchýlenie sa od nariadení PHARE. Štandardné formuláre okrem toho obsahujú tabuľky zamerané na jasné a transparentné porovnanie ponúk. Bodovací systém s vopred definovaným vážením neumožňuje žiadny priestor na interpretáciu alebo manipuláciu. Keď členovia výboru vyplnia svoju tabuľku, zložený rating sa vypočíta automaticky.
(iii) Poskytovanie informácií
Právo sťažovateľa na získanie úplných a podrobných informácií bolo plne rešpektované počas všetkých fáz postupu verejného obstarávania z hľadiska obsahu a načasovania. V súlade s článkami 3, 9 a 23 nariadenia PHARE sa komunikácia medzi Európskou nadáciou pre odborné vzdelávanie a sťažovateľom uskutočnila písomne a v primeranej lehote. Žiadosť o informácie zaslaná sťažovateľom 6. apríla 1999 dostala písomnú odpoveď od Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie 8. apríla 1999. V súlade s pravidlami bol sťažovateľ informovaný, že jeho ponuka nebola úspešná. Informácie boli sťažovateľovi oznámené prostredníctvom štandardného formulára PHARE pre neúspešných uchádzačov.
Vzhľadom na uvedené skutočnosti a s odkazom na zásady riadnej správy verejných finančných prostriedkov a dodržiavanie všeobecných zásad transparentnosti a nediskriminácie sa Európska nadácia pre odborné vzdelávanie vo svojej úlohe schvaľujúceho orgánu uvedenej výzvy na predkladanie ponúk domnieva, že pravidlá a predpisy PHARE boli v plnej miere dodržané pri hodnotení príslušného postupu verejného obstarávania, a najmä pri zaobchádzaní s ponukou predloženou sťažovateľom.
Pripomienky sťažovateľa Sťažovateľ
trval na svojej sťažnosti. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach vysvetlil, že je pripravený zaslať životopisy, ale vzhľadom na krátku lehotu sa sťažovateľ rozhodol požiadať riaditeľa oddelenia riadenia programu Tönisa Eelmu, ako by uprednostnil zaslanie životopisov. Dňa 10. februára 1999 o 13.11 hod. riaditeľ PMU pán Tönis Eelma zaslal e-mail, v ktorom uviedol, že: Nie je potrebné posielať životopisy. Sťažovateľ preto neposlal životopisy.

Ďalšie požiadavky

Po dôkladnom zvážení stanoviska nadácie a pripomienok sťažovateľa sa ukázalo, že sú potrebné ďalšie vyšetrovania. Ombudsman preto 21. júla 2000 zaslal nadácii žiadosť o doplňujúce informácie. Ombudsman požiadal nadácie o stanovisko k tomu, či je sťažovateľ oprávnený spoliehať sa na e-mail riaditeľa PMU Tönisa Eelmu zaslaný 10. februára 1999 o 13:11 hod.
Odpoveď Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie Pokiaľ
ide o výmenu e-mailov medzi sťažovateľom a oddelením riadenia programu (PMU) v súvislosti s uvedenou výzvou na predkladanie ponúk, Európska nadácia pre odborné vzdelávanie uviedla tieto pripomienky:
Hodnotiaca komisia má právomoc zamietnuť každú ponuku, ktorá nespĺňa požiadavky uvedené v súťažných podkladoch poskytnutých uchádzačmi. Výbor má však možnosť požiadať uchádzačov, aby objasnili prvky svojich ponúk alebo poskytli chýbajúce dokumenty, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť predloženej ponuky. Tým však nesmú byť dotknutí ostatní uchádzači. Preto sa musia dodržiavať zásady spravodlivého zaobchádzania a nediskriminácie medzi uchádzačmi. Lehota na poskytnutie chýbajúcich dokumentov alebo informácií by mala byť zvyčajne obmedzená, aby sa predišlo oneskoreniam pri dokončení postupu hodnotenia, ktoré by mohli poškodiť ostatných uchádzačov.
Podľa Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie, keď sťažovateľ zaslal svoj e-mail pánovi Tönisovi Eelmovi, riaditeľovi PMU, lehota stanovená výborom na dokončenie súťažných podkladov 9. februára 1999 o 14.00 hod. už uplynula.
Sťažovateľ poslal dva e-maily 9. februára 1999 o 12:28 a 10. februára o 11:43. V oboch e-mailoch však hodnotiacemu výboru neposkytol požadovanú príslušnú dokumentáciu, a najmä životopisy. Keďže hodnotenie stále prebiehalo, hodnotiaci výbor musel zachovať dôvernosť konania. Pán Eelma preto nemohol v tomto štádiu informovať sťažovateľa, že jeho nepredloženie požadovaných dokumentov v stanovenej lehote viedlo k zamietnutiu jeho ponuky.
Vzhľadom na uvedené skutočnosti Európska nadácia pre odborné vzdelávanie potvrdila, že e-mail, ktorý pán Eelma zaslal sťažovateľovi, bol správny a v súlade s nariadením PHARE, ktoré sa vzťahovalo na príslušný postup verejného obstarávania.
Sťažovateľ vo svojich
pripomienkach k doplňujúcim informáciám trval na svojej sťažnosti. Sťažovateľ sa domnieva, že žiadosť Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie o získanie kópií životopisov odborníkov nebola potrebná, keďže to nebolo zrejmé zo súťažných podkladov.

ROZHODNUTIE

1 Nedostatok informácií a diskriminácia pri vybavovaní verejnej súťaže 1.1
Sťažovateľ uvádza nedostatok informácií a diskrimináciu pri vybavovaní verejnej súťaže. Podľa sťažovateľa sa zdá, že niektorí účastníci boli v priaznivejšej situácii, pokiaľ ide o tok informácií, a preto došlo k diskriminácii.
1.2 Európska nadácia pre odborné vzdelávanie vo svojom stanovisku uviedla, že právo sťažovateľa na získanie úplných a podrobných informácií bolo plne rešpektované vo všetkých fázach výberového konania z hľadiska obsahu a načasovania. Žiadosť o informácie zaslaná sťažovateľom 6. apríla 1999 dostala písomnú odpoveď od Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie 8. apríla 1999. V súlade s pravidlami bol sťažovateľ informovaný, že jeho ponuka nebola úspešná. Informácie boli sťažovateľovi oznámené prostredníctvom štandardného formulára PHARE pre neúspešných uchádzačov. Podľa Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie boli dodržané všeobecné zásady transparentnosti a nediskriminácie pri zaobchádzaní s ponukou predloženou sťažovateľom.
1.3 Vzhľadom na informácie, ktoré poskytla Európska nadácia pre odborné vzdelávanie o tvrdení sťažovateľa, ombudsman zastáva názor, že v súvislosti s týmto aspektom prípadu sa nejaví žiadny prípad nesprávneho úradného postupu.
2 Nedostatok náležitého dôvodu
2.1 Sťažovateľ tvrdí, že jeho ponuka bola bez náležitého dôvodu vylúčená z dôvodu, že sťažovateľ nemal estónske miestne partnerstvo. Podľa sťažovateľa vo svojom liste zo 6. februára 1999 uviedol, že bola uzavretá predbežná dohoda o spolupráci so spoločnosťou Unikko Software z Tallinnu. Sťažovateľ sa domnieva, že žiadosť o získanie kópií životopisov odborníkov nebola potrebná, keďže nebola zrejmá zo súťažných podkladov. Sťažovateľ ďalej tvrdí, že 10. februára 1999 o 13.11 hod. riaditeľ PMU pán Tönis Eelma poslal e-mail, v ktorom uviedol, že: Nie je potrebné posielať životopisy. Sťažovateľ preto neposlal požadované životopisy.
2.2 Podľa Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie sa v pokynoch pre uchádzačov v odseku A bode 7 a v oddiele C bode 1.2 prvom odseku "Podporná štruktúra a podporné služby" a v bode 4.2.5 referenčného rámca stanovuje, že miestny partner má pre tento projekt zásadný význam. Sťažujúca sa spoločnosť neposkytla žiadnu podpísanú dohodu preukazujúcu právnu existenciu partnerstva s estónskou spoločnosťou ani žiadny opis týkajúci sa profilu miestneho partnera. Na žiadosť hodnotiaceho výboru o objasnenie týchto bodov sťažovateľ písomne odpovedal, že "ich estónsky partner alebo ich spoločnosť v Estónsku, ak bude zriadená, zorganizuje činnosti opísané v referenčnom rámci ». Okrem toho sa v článku 1.3 ods. 2 pokynov pre uchádzačov vyžaduje, aby spoločnosti poskytli životopisy miestnych odborníkov. Tieto životopisy sťažovateľ neposkytol napriek výslovnej písomnej žiadosti hodnotiaceho výboru. Podľa Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie, keď sťažovateľ zaslal svoj e-mail pánovi Tönisovi Eelmovi, riaditeľovi PMU, lehota stanovená výborom na dokončenie súťažných podkladov 9. februára 1999 o 14.00 hod. už uplynula.
2.3 Ombudsman poznamenáva, že v bode 4.2.5 zadávacích podmienok sa stanovuje, že "dodávateľ musí mať buď vhodného partnera v Estónsku, alebo musí jasne preukázať, ako sa takéto partnerstvo vytvorí". Okrem toho sa v článku 1.3 ods. 2 pokynov pre uchádzačov vyžaduje, aby uchádzači poskytli „štandardizovaný životopis pre každého člena tímu“. V tomto prípade hodnotiaci výbor poskytol sťažovateľovi možnosť postúpiť požadované dokumenty po uplynutí lehoty. Keďže sťažovateľ tak neurobil, Európska nadácia pre odborné vzdelávanie dospela k záveru, že sťažovateľ neposkytol informácie o estónskom miestnom partnerstve.
2.4 Na základe informácií, ktoré má ombudsman k dispozícii, sa zdá, že Európska nadácia pre odborné vzdelávanie vo svojom liste z 22. júna 1999 adresovanom sťažovateľovi a vo svojom stanovisku riadne odôvodnila vylúčenie ponuky sťažovateľa. Preto sa zdá, že v súvislosti s týmto tvrdením nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.
3 Neoprávnené omeškanie pri vybavovaní verejnej súťaže 3.1
Sťažovateľ tvrdí, že došlo k nenáležitému omeškaniu pri vybavovaní verejnej súťaže. Lehota na predkladanie ponúk sa skončila 8. februára 1999. Oddelenie riadenia programu informovalo sťažovateľa 22. júna 1999, že jeho ponuka nebola úspešná.
3.2 Európska nadácia pre odborné vzdelávanie vo svojom stanovisku uviedla, že v súlade s článkami 3, 9 a 23 nariadenia PHARE sa komunikácia medzi Európskou nadáciou pre odborné vzdelávanie a sťažovateľom uskutočnila písomne a v primeranej lehote.
3.3 Ombudsman konštatuje, že Európskej nadácii pre odborné vzdelávanie trvalo štyri a pol mesiaca, kým dokončila postup verejného obstarávania v rámci projektu T-4/ES9612.02.01 Obstarávanie softvéru na správu databáz pre estónsky systém správy škôl. Ombudsman zastáva názor, že vzhľadom na povahu postupu nemožno uplynutý čas považovať za nadmerný. Preto sa zdá, že v súvislosti s týmto aspektom prípadu nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.
4 Nárok na náhradu škody a zodpovednosť zodpovedného úradníka
Na základe uvedených zistení o neexistencii nesprávneho úradného postupu sa zdá, že nárok sťažovateľa na náhradu škody a zodpovednosť zodpovedného úradníka nevzniká.
3
Záver Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanom sa zdá, že Európska nadácia pre odborné vzdelávanie sa nedopustila nesprávneho úradného postupu. Ombudsman preto prípad uzatvára.
O tomto rozhodnutí bude informovaný aj riaditeľ Európskej nadácie pre odborné vzdelávanie.
Úprimne,
Jacob SÖDERMAN