Strasbourg, 20.4.2021

Subiect: Propunere de soluție în cazul 2067/2020/MIG privind tratarea de către Agenția Europeană pentru Poliția de Frontieră și Garda de Coastă (Frontex) a mai multor cereri de acces public la documente depuse de un singur solicitant (referința dumneavoastră: ICO/MIJU/761a/2021)

Stimate domnule X,

Vă mulțumesc foarte mult pentru răspunsul dumneavoastră din 23 martie 2021.

Explicați că, din septembrie 2020, reclamantul a depus opt cereri de acces public la Frontex. Frontex a luat o decizie cu privire la două dintre cererile de acces ale reclamantului. În ceea ce privește celelalte șase cereri ^[1] care au fost formulate în imediata apropiere temporală, Frontex a considerat că prelucrarea simultană a acestora ar implica o sarcină administrativă nerezonabilă. Prin urmare, aceasta a oferit reclamantului, ca „soluție echitabilă”, ca cererile sale de acces să fie puse într-o coadă de așteptare și prelucrate consecutiv.

Până în prezent, nu este clar câte documente se referă la cererile de acces ale reclamantului, cât de mare este fiecare document și cât de multă muncă ar implica pentru a evalua dacă acestea pot fi divulgate. De asemenea, nu este clar care erau capacitățile Frontex la un moment dat. Prin urmare, în acest stadiu, nu putem adopta o opinie concludentă cu privire la justificarea invocării articolului 6 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001. Cu toate acestea, se pare că cererile de acces ale reclamantului se referă la un număr semnificativ de documente. Având în vedere că acestea au fost efectuate în imediata apropiere temporală, pare, prin urmare, rezonabil să fie considerate ca fiind o singură cerere de acces privind un număr foarte mare de documente ^[2].

Prin urmare, salutăm faptul că Frontex, deoarece a considerat că nu poate trata cererea de acces a reclamantului în termenele prevăzute, a încercat să colaboreze cu reclamantul pentru a găsi o soluție echitabilă. Cu toate acestea, se pare că comunicarea dintre Frontex și reclamant s-a deteriorat și, prin urmare, Frontex a suspendat toate cele șase cereri de acces.

Regulamentul 1049/2001 impune instituțiilor și agențiilor UE să trateze cu promptitudine cererile de acces public. Prin urmare, scriem pentru a căuta o soluție rapidă la acest caz. În special, propunem ca Frontex să reia imediat prelucrarea celor șase cereri de acces ale reclamantului. În cursul acestei anchete, reclamantul a indicat că cea mai urgentă dintre cererile sale este cererea de acces PAD-2020-236 privind „toate «rapoartele privind incidentele grave» ale Frontex care conțin cuvântul «Libia» în titlu sau în text (...) începând cu 1 ianuarie 2020”. Prin urmare, propunem ca Frontex să prelucreze mai întâi cererea respectivă.

În plus, Frontex ar trebui să furnizeze reclamantului, cât mai curând posibil, o listă a tuturor documentelor în cauză în cele șase cereri de acces ale sale, detaliind titlul, data, numărul de pagini și referința fiecărui document. Acest lucru va permite reclamantului să stabilească prioritatea fiecărei cereri/document.

Frontex ar trebui apoi să trateze toate cererile de acces cât mai curând posibil și în ordinea preferată de reclamant. În acest scop, Frontex ar trebui să își reevalueze în permanență volumul de muncă și capacitățile, accelerând prelucrarea cererilor de acces ale reclamantului ori de câte ori este posibil.

V-am fi recunoscători dacă ați primi răspunsul dumneavoastră, informându-ne cu privire la orice acțiune pe care Frontex a întreprins-o și/sau urmează să o întreprindă în legătură cu această propunere de soluție, inclusiv o listă a documentelor la care reclamantul solicită acces, până la 5 mai 2021. După primirea răspunsului dumneavoastră, vom trimite reclamantului o copie a acestuia, împreună cu o copie a propunerii. Sunteți, desigur, liber să partajați cu biroul nostru orice informații suplimentare pe care le considerați relevante pentru această anchetă.

Cu stimă,

Rosita Hickey
Director de Anchete

[1] Referințe; PAD-2020-233, PAD-2020-234, PAD-2020-235, PAD-2020-236, PAD-2020-237, PAD-2020-247.

[2] În conformitate cu articolul 6 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001.