Căutare anchete

The case concerned a request for public access to documents held by the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) concerning return operations. The complainant specifically asked to receive the requested documents in a machine-readable format. Frontex disclosed the requested documents, but in a different format.

The Ombudsman asked Frontex to explain in more detail its reasons for providing the complainant with a non-machine readable format. In reply, Frontex disclosed the documents in a machine-readable file format.

Since Frontex settled the problem, the Ombudsman closed the inquiry.

Reclamantul, un jurnalist, a solicitat acces public la toate documentele pe care Frontex le-a divulgat, în urma cererilor de acces public, în perioada 2016-2018 și începând din noiembrie 2020 până în ziua cererii sale, în decembrie 2021, solicitând acces și la cererile formulate.

Frontex a considerat cererea ca fiind voluminoasă și i-a propus reclamantului să împartă cererea în mai multe cereri individuale care să fie tratate consecutiv. Reclamantul a refuzat și s-a adresat Ombudsmanului.

În cursul anchetei, reclamantul și-a limitat cererea la documentele deja divulgate, pe care Frontex i le-a transmis, deși cu o oarecare întârziere. Prin urmare, deși Ombudsmanul nu este convins că modul în care Frontex a tratat cererea a fost în conformitate cu standardele la care cetățenii au dreptul să se aștepte de la autoritățile UE, Ombudsmanul a decis să închidă cazul. Cu toate acestea, a solicitat Frontex să îi raporteze cu privire la modul în care, în viitor, va pune la dispoziție în registrul său public documente care au fost divulgate în urma cererilor de acces public.

Cazul se referă la o solicitare din partea a doi cercetători de acces public la documente legate de acordurile informale privind returnarea și readmisia migranților în situație neregulamentară pe care UE le-a încheiat cu șase țări din afara UE. Consiliul UE a refuzat accesul, susținând că divulgarea ar putea submina relațiile internaționale.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentele în cauză și a obținut explicații suplimentare din partea Consiliului, inclusiv informații confidențiale. Pe această bază și având în vedere marja largă de apreciere de care dispun instituțiile UE în cazul în care consideră că interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale este în pericol, Ombudsmanul a concluzionat că decizia Consiliului de a refuza accesul nu este în mod vădit greșită. Având în vedere că interesul public în cauză nu poate fi substituit prin alt interes public considerat mai important, Ombudsmanul a închis cazul, constatând că nu există niciun caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, ar trebui depuse toate eforturile pentru a asigura publicul că drepturile fundamentale ale migranților sunt respectate și că există garanții adecvate în acest proces.

Cazul se referă la o cerere de acces public la documente referitoare la un acord informal privind returnarea și readmisia migranților în situație neregulamentară pe care UE l-a încheiat cu Gambia. Comisia a refuzat accesul, susținând că divulgarea ar putea submina relațiile internaționale.

Echipa de anchetă a Ombudsmanului a examinat documentul în cauză, precum și, în cadrul unei anchete paralele, cinci acorduri similare cu alte țări din afara UE și documentele conexe. Pe baza acestor anchete și având în vedere marja largă de apreciere de care dispun instituțiile UE în cazul în care consideră că interesul public în ceea ce privește relațiile internaționale este în pericol, Ombudsmanul a concluzionat că decizia Comisiei de a refuza accesul nu este în mod vădit greșită. Având în vedere că interesul public în cauză nu poate fi substituit prin alt interes public considerat mai important, Ombudsmanul a închis cazul, constatând că nu există niciun caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că ar trebui depuse toate eforturile pentru a asigura publicul că drepturile fundamentale ale migranților sunt protejate suficient și că există garanții adecvate în acest proces.

Reclamantul a solicitat Comisiei Europene acces la e-mailurile reprezentanților săi din Grecia referitoare la situația migrației în două zone hotspot. Pe baza acestor e-mailuri și a altor informații, Comisia elaborează „rapoarte zilnice” și „rapoarte privind gestionarea migrației”. Ca răspuns la solicitarea reclamantului, Comisia a oferit un acces larg la rapoartele zilnice și la rapoartele privind gestionarea migrației, dar nu a identificat e-mailurile reprezentanților săi de la fața locului ca intrând în domeniul de aplicare al cererii.

În cursul anchetei, Comisia a precizat că nu a considerat e-mailurile în cauză ca fiind „documente” în sensul legislației UE privind accesul public la documente. De asemenea, Comisia nu a considerat că e-mailurile îndeplinesc criteriile necesare pentru a fi înregistrate în sistemul său de gestionare a documentelor. Comisia a confirmat, totodată, că e-mailurile solicitate de reclamant nu mai există, deoarece au fost șterse în conformitate cu politica de păstrare a datelor aplicabilă.

Întrucât e-mailurile solicitate de reclamant erau „documente” în sensul legislației UE privind accesul public la documente, Comisia ar fi trebuit să identifice și să evalueze dacă se poate acorda acces public la documentele care existau încă la momentul cererii de acces. Lipsa de acțiune a Comisiei în acest sens constituie administrare defectuoasă.

Întrucât Comisia a informat Ombudsmanul că documentele respective nu mai există, o recomandare prin care să se solicite Comisiei să le identifice și să le evalueze acum nu ar servi niciunui scop util, iar anchetele suplimentare în această privință nu sunt justificate.

Ombudsmanul invită Comisia să identifice și să evalueze toate documentele care intră în domeniul de aplicare al cererilor viitoare, în conformitate cu legislația UE privind accesul la documente și având în vedere constatările sale în acest caz.