Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European

Contextul plângerii

1. Reclamantul a fost un candidat la concursul general al EPSO 2012-AD/230-231/12. Din cauza unei serii de probleme legate de testele de acces pe calculator (denumite în continuare "CBT"), acesta a trebuit să repete aceste teste de mai multe ori.

2. Reclamantul a participat pentru prima dată la CBT în mai 2012. În ziua testelor sale, centrul de testare Prometric [1] a întâmpinat probleme tehnice care i-au împiedicat pe toți candidații să termine testul. Înainte ca sistemul să eșueze, reclamantul a finalizat testul de raționament verbal și o parte din testul de raționament numeric.

3. Reclamantul s-a prezentat la CBT pentru a doua oară în ziua următoare. El a fost informat de personalul Prometric că poate continua testul din punctul în care a fost întrerupt. Prin urmare, acesta a fost instruit să nu participe la testul de raționament verbal și la primele patru întrebări ale testului de raționament numeric.

4. Două săptămâni mai târziu, reclamantul a fost contactat de Prometric și informat că, din cauza unei probleme tehnice, prima parte a testului său EPSO a fost pierdută. În consecință, acesta a fost invitat să susțină din nou testul de raționament verbal. Întrebările privind raționamentul numeric nu au fost menționate, chiar dacă reclamantul a întrebat în mod specific despre acestea.

5. Reclamantul a participat la CBT pentru a treia oară la începutul lunii iunie 2012. El a fost instruit să răspundă la întrebările testului de raționament verbal și să sară peste restul testului. La sfârșitul lunii iunie 2012, EPSO l-a informat pe reclamant că nu a atins pragul necesar și că nu va fi invitat la următoarea etapă a concursului.

6. În iulie 2012, reclamantul a adresat EPSO o cerere de reexaminare, susținând că EPSO nu a luat în considerare răspunsurile la primele patru întrebări ale testului de raționament numeric. În plus, EPSO nu i-ar fi acordat suficient timp pentru a se pregăti pentru testul de raționament verbal înainte de ultima sa examinare. În consecință, el a solicitat să se considere că toate aceste întrebări au primit un răspuns corect sau, în mod alternativ, să i se permită să repete aceste părți ale testului. În cele din urmă, acesta a solicitat o explicație completă a circumstanțelor pierderii datelor sale, precum și informații cu privire la gestionarea de către EPSO a altor cazuri similare. EPSO a confirmat primirea cererii sale de reexaminare.

7. Având în vedere că EPSO nu a răspuns până în ianuarie 2013, reclamantul a trimis o scrisoare de atenționare. Trei zile mai târziu, acesta a primit un e-mail din partea EPSO prin care își cerea scuze pentru întârziere și explica faptul că, din cauza unei supravegheri administrative, nu i-a fost trimis niciun răspuns, deși cererea sa fusese examinată și investigată la momentul respectiv. În ceea ce privește fondul, aceasta a explicat că, întrucât reclamantul a fost primul care a repetat testul, EPSO nu știa încă, în acest stadiu, că datele din ziua precedentă erau irecuperabile. EPSO a confirmat că primele patru întrebări ale testului de raționament numeric păreau fără răspuns, dar a precizat că, chiar dacă răspunsurile sale ar fi fost corecte, ar fi fost totuși cu un punct mai puțin decât pragul. În sfârșit, în ceea ce privește testul de raționament verbal, EPSO a subliniat că niciunui candidat nu i s-a acordat timp suplimentar pentru a se pregăti pentru test.

8. La 30 ianuarie 2013, reclamantul a depus o cerere de acces la toate documentele legate de cazul său. După ce a prelungit termenul de răspuns, EPSO a acordat acces la documentele solicitate la 13 martie 2013. În scrisoarea care însoțește documentele, EPSO și-a cerut scuze pentru evenimentele nefericite, care „s-au aflat în totalitate în afara controlului EPSO”.

9. La 15 martie 2013, reclamantul s-a plâns directorului EPSO cu privire la tratarea cererii sale de reexaminare și a cererii sale de acces la documente. Directorul EPSO a răspuns asigurându-l pe reclamant că va examina personal cu atenție chestiunea și va reveni cu o explicație detaliată.

10. Reclamantul nu a primit alte comunicări din partea EPSO, iar la 8 mai 2014 a depus această plângere.

Ancheta

11. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele acuzații și afirmații:

1) EPSO nu a instituit mecanisme adecvate pentru a face față problemelor apărute în timpul examinărilor. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să monitorizeze îndeaproape testele pe calculator și să se asigure că datele testelor sunt salvate automat.

2) EPSO nu a tratat în mod corespunzător cererea de reexaminare a reclamantului. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să furnizeze explicația detaliată pe care directorul său a promis-o în martie 2013 cu privire la modul în care a tratat cererea sa de reexaminare.

3) EPSO nu a tratat în mod corespunzător cererea reclamantului de acces la documente. Reclamantul a susținut că EPSO ar trebui să acorde acces deplin la documentele care fac obiectul cererii de acces.

12. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit avizul EPSO cu privire la plângere și, ulterior, observațiile reclamantului ca răspuns la avizul EPSO. Serviciile sale au efectuat, de asemenea, o inspecție a dosarului EPSO referitor la acest caz. În desfășurarea anchetei, Ombudsmanul a luat în considerare argumentele și opiniile prezentate de părți.

Presupusa incapacitate a EPSO de a institui mecanisme adecvate pentru a soluționa problemele apărute în timpul examinărilor și al cererilor conexe

Argumente prezentate Ombudsmanului

13. Reclamantul a susținut că EPSO a delegat întreaga responsabilitate către Prometric, deoarece nu dispunea de personal suficient pentru a oferi asistență candidaților în timpul testelor. El a subliniat că numărul de contact EPSO pentru candidați este operațional doar trei ore pe zi, de luni până vineri, ceea ce îl face un sistem de sprijin ineficient în cazul în care există probleme grave în timpul unui examen.

14. În opinia sa, EPSO a explicat sistemele și procedurile instituite pentru înregistrarea automată a răspunsurilor fiecărui candidat în timpul BCC. Aceasta a explicat, cu toate acestea, că prăbușirea serverului a perturbat buna funcționare a sistemului și că acesta a fost un caz de forță majoră, și anume un incident aflat în totalitate în afara controlului EPSO. EPSO a concluzionat că circumstanțele acestui caz reprezintă o „concordanță nefericită a evenimentelor”.

15. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că greșelile repetate demonstrează că EPSO a renunțat la organizarea și gestionarea concursului în favoarea unui contractant extern. El a reiterat faptul că, în caz de probleme, candidații nu au acces efectiv la EPSO.

Evaluarea Ombudsmanului care a condus la un proiect de recomandare

16. Este o bună practică administrativă ca administrația să ia toate măsurile necesare pentru a asigura buna organizare a unui concurs. EPSO are datoria de a se asigura că testele se desfășoară cât mai bine și mai adecvat posibil, în conformitate cu principiile bunei administrări și egalității de tratament. Această considerație este confirmată și de jurisprudență, potrivit căreia administrația este obligată să se asigure că un concurs este organizat în mod corespunzător [2].

17. Ombudsmanul înțelege că, în pofida tuturor eforturilor EPSO, poate avea loc un incident de forță majoră. În acest caz, Ombudsmanul recunoaște că prăbușirea serverului care a avut loc poate fi considerată un astfel de incident. Cu toate acestea, seria de evenimente care au urmat accidentului și în urma cărora reclamantul a fost nevoit să repete testele de două ori nu poate fi considerată un incident aflat în totalitate în afara controlului EPSO.

18. În special, din informațiile furnizate Ombudsmanului reiese că, deși EPSO a fost informat de Prometric cu privire la problema cu serverul la momentul respectiv, informațiile furnizate de EPSO nu permit Ombudsmanului să verifice acțiunile ulterioare pe care le-a întreprins sau le-ar fi putut întreprinde în legătură cu problema respectivă. În plus, corespondența dintre EPSO și Prometric inspectată de Ombudsman în cursul anchetei sale determină Ombudsmanul să considere că EPSO nu a avut cunoștință de dificultățile reclamantului până în ianuarie 2013, când s-a răspuns la cererea de reexaminare.

19. În plus, reclamantul a scris în mai multe rânduri Serviciului EPSO de contact pentru candidați prin intermediul formularului de contact pus la dispoziție pe site-ul internet al EPSO. Cu toate acestea, personalul Prometric a fost cel care a răspuns, cel puțin o dată, cu informații incorecte/incomplete.

20. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul are îndoieli cu privire la gradul de coordonare dintre EPSO și Prometric în urma prăbușirii serverului, în general, și cu privire la problemele cu care s-a confruntat reclamantul, în special. În plus, descrierea de către EPSO a evenimentelor drept incidente „nefericite” pune sub semnul întrebării măsura în care EPSO își asumă responsabilitatea pentru greșelile care au fost comise în gestionarea evenimentelor care au dat naștere prezentei plângeri.

21. Deși Ombudsmanul salută declarația EPSO și disponibilitatea sa de a învăța din acest caz, EPSO nu a furnizat nicio explicație cu privire la măsurile concrete pe care le-a pus sau le va pune în aplicare pentru a evita apariția unor probleme similare în viitor. În plus, EPSO nu a abordat în avizul său problema ridicată de mai multe ori de reclamant cu privire la orele de disponibilitate a Serviciului de contact pentru candidați.

22. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că EPSO nu a dovedit în mod suficient că s-a coordonat în mod corespunzător cu contractantul său și că a luat măsurile necesare pentru a asigura o bună administrare a participării reclamantului la concursul în cauză. Prin urmare, raportoarea prezintă mai jos un proiect de recomandare corespunzător, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

Presupusa incapacitate a EPSO de a trata în mod corespunzător cererea de reexaminare a reclamantului și cererea conexă

Argumente prezentate Ombudsmanului

23. Reclamantul a subliniat că EPSO a avut nevoie de șase luni pentru a răspunde la cererea sa de reexaminare și că a făcut acest lucru numai după ce a trimis o scrisoare de atenționare. De asemenea, acesta a pus sub semnul întrebării răspunsul EPSO potrivit căruia acesta a tratat deja cererea sa de reexaminare în timp util, dar nu i-a trimis răspunsul la momentul respectiv din cauza unei supravegheri administrative.

24. În opinia sa, EPSO și-a cerut din nou scuze reclamantului pentru că a răspuns dincolo de ceea ce ar putea fi considerat un termen rezonabil și a afirmat că a existat o neînțelegere în ceea ce privește explicațiile promise reclamantului de către directorul său în martie 2013. Explicațiile în cauză trebuiau furnizate ca răspuns la e-mailul reclamantului din 15 martie 2013 și priveau numai cererea reclamantului de acces la documente. Acest lucru a fost, de asemenea, explicat reclamantului prin telefon. EPSO și-a cerut scuze în cazul în care reclamantul a înțeles greșit ceea ce urma să fie explicat în continuare.

25. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că, în e-mailul său adresat EPSO la 15 martie 2013, s-a plâns de tratarea necorespunzătoare a cererii sale de reexaminare și nu numai de întârzierea cu care EPSO a răspuns la cererea sa de acces la documente. Directorul EPSO l-a asigurat că va analiza situația îndeaproape și îi va răspunde în detaliu. Reclamantul a contestat faptul că EPSO a furnizat explicația promisă prin telefon.

Evaluarea Ombudsmanului care a condus la un proiect de recomandare

26. Ombudsmanul este conștient de faptul că EPSO se confruntă cu dificultăți în tratarea cererilor de reexaminare într-un termen rezonabil. Având în vedere numărul de plângeri primite recent de Ombudsman cu privire la această chestiune, aceste dificultăți par să rezulte din probleme sistemice legate de aplicarea procedurii de cerere de reexaminare. Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că problema subiacentă nu poate fi abordată în mod eficace în cursul unei anchete bazate pe plângeri și, prin urmare, a decis să deschidă o anchetă din proprie inițiativă cu privire la aplicarea de către EPSO a procedurii de reexaminare.

27. Acestea fiind spuse, în acest caz, reclamantul s-a confruntat cu probleme specifice care ar trebui abordate de EPSO în contextul prezentei anchete. În primul rând, EPSO l-a informat pe reclamant în ianuarie 2013, la șase luni de la primirea cererii de reexaminare, că cererea sa a fost „examinată și pe deplin investigată” la momentul respectiv, dar că, din cauza unei supravegheri administrative, răspunsul nu i-a fost trimis mai devreme. Cu toate acestea, din corespondența internă inspectată de serviciile Ombudsmanului reiese că cererea în cauză nu a fost tratată până când reclamantul nu a trimis EPSO o scrisoare de atenționare la 8 ianuarie 2013.

28. În al doilea rând, în ceea ce privește explicația promisă de directorul EPSO, din e-mailul reclamantului din 15 martie 2013 reiese că acesta nu punea la îndoială tratarea cererii sale de acces numai la documente, ci și tratarea cererii sale de reexaminare. Cu toate acestea, EPSO pare să fi înțeles greșit e-mailul și a considerat că a luat în considerare numai cererea sa de acces la documente. Potrivit EPSO, acesta a răspuns la această problemă prin telefon. Reclamantul a contestat această declarație.

29. Ombudsmanul nu este în măsură să evalueze ceea ce EPSO ar fi putut discuta cu reclamantul prin telefon. În orice caz, este clar că directorul EPSO nu a furnizat reclamantului un răspuns scris. De asemenea, este clar că, în cazul în care a avut loc o conversație telefonică, serviciile EPSO nu au discutat cu reclamantul cel puțin o parte din problemele pe care acesta le-a invocat.

30. Deși EPSO și-a cerut în mod repetat scuze pentru aceste aspecte, Ombudsmanul consideră că EPSO nu a furnizat reclamantului explicația detaliată pe care a promis-o. Prin urmare, Ombudsmanul va prezenta mai jos un proiect de recomandare corespunzător, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

Presupusa omisiune a EPSO de a trata în mod corespunzător cererea reclamantului de acces la documente

Argumente prezentate Ombudsmanului

31. Reclamantul a susținut că EPSO nu a respectat dispozițiile relevante ale Regulamentului 1049/2001 [3] (denumit în continuare "regulamentul"). În opinia sa, EPSO nu a justificat necesitatea unei prelungiri a termenului de 15 zile lucrătoare prevăzut de regulament. Reclamantul a pus sub semnul întrebării, de asemenea, numărul limitat de documente care, potrivit EPSO, se încadrează în cererea sa, precum și ocultarea de către EPSO a documentelor divulgate.

32. În avizul său, EPSO a afirmat că reclamantul a primit copii ale tuturor documentelor relevante care se aflau în posesia sa și a Prometric. În plus, aceasta a considerat că respectă termenele prevăzute de regulament. În ceea ce privește datele ocultate, EPSO a susținut că acestea fie nu erau relevante pentru fondul cererii reclamantului, fie intrau sub incidența excepției prevăzute la articolul 4 alineatul (1) litera (b) din regulament [4]. EPSO a recunoscut că justificarea prelungirii termenului acordată reclamantului era imprecisă și nu se referea în mod explicit la caracterul voluminos al documentației care urma să fie examinată. EPSO a fost de acord să acorde mai multă atenție acestui aspect în viitor. În sfârșit, EPSO a subliniat că reclamantul nu a depus o cerere de confirmare și că afirmațiile sale în ceea ce privește cererea sa de acces la documente ar trebui, prin urmare, să fie considerate inadmisibile.

33. În urma consultării dosarului de către Ombudsman, reclamantul a fost informat că o parte din informațiile pe care EPSO le-a ocultat se refereau la date tehnice privind defectarea serverului. Reclamantul a susținut că aceste informații nu intră sub incidența excepției din regulament invocate de EPSO. Reclamantul a reiterat faptul că nu au existat circumstanțe excepționale în cererea sa de acces la documente care să justifice prelungirea termenului.

Evaluarea Ombudsmanului care a condus la un proiect de recomandare

34. Este necesar să se abordeze de la bun început problema ridicată de EPSO cu privire la admisibilitatea acestei afirmații. În conformitate cu Regulamentul 1049/2001, un solicitant a cărui cerere de acces la documente a fost respinsă în mod explicit sau implicit are posibilitatea de a depune o cerere de confirmare a accesului. Această cerere de confirmare ar fi trebuit să fie adresată Secretarului General al Comisiei. Deși aceste informații au fost furnizate reclamantului, reclamantul nu s-a adresat în scris secretarului general, ci directorului EPSO, la două zile după răspunsul inițial al EPSO, plângându-se de tratarea cererii sale de acces la documente, precum și a cererii sale de reexaminare.

35. Articolul 15 din Codul european al bunei conduite administrative (denumit în continuare "codul")[5] este foarte clar în ceea ce privește obligația instituțiilor și organismelor UE de a transfera serviciului competent corespondența sau plângerile atunci când acestea nu au competența de a le trata. Cu toate acestea, EPSO nu a transferat e-mailul reclamantului din 15 martie 2013, ci a promis, în schimb, să examineze chestiunea. EPSO a recunoscut că a recunoscut e-mailul reclamantului ca fiind o plângere privind procedura de acces la documente; prin urmare, nu este clar de ce nu l-a transferat Secretarului General al Comisiei. În orice caz, având în vedere răspunsul directorului EPSO, este de înțeles că reclamantul a considerat că problemele ridicate vor fi investigate și tratate în mod corespunzător de EPSO și nu a considerat necesar să trimită Comisiei cererea sa de confirmare. Având în vedere circumstanțele, Ombudsmanul consideră că această afirmație este admisibilă.

36. În ceea ce privește fondul, în cursul inspecției documentelor relevante, Ombudsmanul a constatat că majoritatea datelor ocultate de EPSO se refereau într-adevăr la date cu caracter personal. Cu toate acestea, două dintre paragrafele redactate descriau evenimentele din jurul prăbușirii serverului și conțineau detalii tehnice cu privire la acest incident. Ombudsmanul consideră că cel puțin descrierea evenimentelor intră în domeniul de aplicare al cererii reclamantului și nu a fost protejată de excepția invocată de EPSO. Prin urmare, EPSO a ocultat în mod eronat o parte din textul unuia dintre documentele furnizate.

37. În ceea ce privește prelungirea de către EPSO a termenului de 15 zile, Ombudsmanul ia act de faptul că EPSO nu a furnizat, la momentul respectiv, niciun motiv pentru care avea nevoie de o prelungire. Cu toate acestea, ea salută recunoașterea de către EPSO a acestui eșec și intenția sa de a explica mai bine în viitor motivele pentru care se justifică o prelungire.

38. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul împărtășește scepticismul reclamantului cu privire la motivele invocate de EPSO în avizul său pentru a justifica necesitatea unei prelungiri în acest caz, și anume faptul că aceasta a fost necesară din cauza numărului mare de documente care trebuie verificate. EPSO a declarat că reclamantul a primit toate documentele pe care EPSO și Prometric le dețineau în legătură cu cazul reclamantului. Reclamantul a primit copii ale unuisprezece e-mailuri. Ombudsmanul observă că articolul 7 alineatul (3) din regulament [6] constituie o excepție și, prin urmare, ar trebui interpretat în mod strict. În speță, nici numărul de documente care intrau în domeniul de aplicare al cererii, nici natura acestora nu par să justifice o astfel de excepție.

39. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul face un proiect de recomandare corespunzător mai jos, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

Proiectele de recomandări

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul adresează EPSO următorul proiect de recomandare:

1. EPSO ar trebui să explice mecanismele pe care le-a instituit sau le va institui pentru a asigura o mai bună coordonare cu Prometric și pentru a evita apariția unor probleme similare în viitor.

2. EPSO ar trebui să furnizeze reclamantului explicația detaliată pe care a promis să i-o furnizeze și, în special, să clarifice modul în care a fost investigată cererea de reexaminare a reclamantului după sosirea acesteia în iulie 2012.

3. EPSO ar trebui să acorde reclamantului acces suplimentar la documentele care fac obiectul cererii de acces a acestuia din urmă, în măsura în care documentele sau părți ale acestora nu intră sub incidența uneia dintre excepțiile prevăzute în Regulamentul 1049/2001.

EPSO și reclamantul vor fi informați cu privire la acest proiect de recomandare. În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, EPSO transmite un aviz detaliat până la 31 iulie 2015. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea proiectului de recomandare și o descriere a modului în care acesta a fost pus în aplicare.

Emily O'Reilly

Ombudsmanul European

Strasbourg, 29.5.2015

[1] Prometric este societatea însărcinată cu organizarea practică și gestionarea concursurilor generale organizate de EPSO.

[2] Cauza T-159/98 Torre și alții/Comisia, RecFP, 2001, p. I-A-83 și II-395, punctul 46.

[3] Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, p. 43, Ediție specială, 01/vol. 3, p. 76).

[4] Articolul 4 alineatul (1) din Regulamentul 1049/2001 prevede că „Instituțiile refuză accesul la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar submina protecția: (b) viața privată și integritatea persoanei, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor cu caracter personal.”

[5] Disponibil pe site-ul Ombudsmanului, la adresa www.ombudsman.europa.eu

[6] Articolul 7 alineatul (3) din Regulamentul 1049/2001 prevede că „În cazuri excepționale, de exemplu în cazul unei cereri referitoare la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția ca solicitantul să fie notificat în prealabil și să fie motivate în detaliu.”