Realizat în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European [1]

Contextul plângerii

1. Reclamantul, o asociație înregistrată, este organizația de înfrățire a orașelor din orașul german Nidda.

2. În noiembrie 2007, reclamantul a depus la Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură („EACEA”) o cerere de grant pentru un proiect în cadrul programului „Europa pentru cetățeni” 2007-2013 al Comisiei Europene. Acest proiect s-a încadrat în măsura 1.2 („Relaționarea tematică a orașelor înfrățite”) din cadrul acțiunii 1 („Cetățeni activi pentru Europa”) a programului menționat. Proiectul în cauză a vizat o reuniune la care urmau să participe cetățeni din Germania, Regatul Unit, Franța, Italia și Austria. Reclamantul a solicitat o contribuție de aproximativ 10 500 EUR.

3. Cererile pentru proiectele care trebuiau să înceapă între 1 aprilie 2008 și 31 martie 2009 trebuiau depuse până la 1 decembrie 2007. Proiectul planificat de reclamant trebuia să aibă loc în perioada 10-13 aprilie 2008. Potrivit reclamantului, normele relevante prevedeau că listele proiectelor de succes urmau să fie publicate până la 1 martie 2008.

4. Prin scrisoarea din 27 decembrie 2007, EACEA a confirmat primirea cererii reclamantului. EACEA a informat, de asemenea, reclamantul că listele proiectelor selectate pentru finanțare vor fi publicate pe site-ul său internet până la 14 martie 2008 cel târziu și că solicitanții respinși vor fi informați în scris.

5. Într-o scrisoare trimisă prin fax și e-mail la 17 martie 2008, reclamantul a întrebat EACEA dacă se poate aștepta o finanțare din partea UE și, în caz afirmativ, care ar fi valoarea finanțării. În răspunsul său trimis prin e-mail la 19 martie 2008, EACEA a informat reclamantul că, din păcate, nu este încă în măsură să răspundă la întrebările sale. Reclamantului i s-a recomandat să consulte periodic site-ul web relevant.

6. La 1 aprilie 2008, reclamantul s-a adresat din nou EACEA, subliniind caracterul urgent al chestiunii.

7. Prin scrisoarea trimisă la 6 mai 2008, EACEA a informat reclamantul că cererea sa nu a avut succes, deoarece a fost considerată mai slabă decât alte cereri în ceea ce privește (i) rezultatele preconizate ale acțiunii și (ii) impactul public al proiectului și al acțiunii subsecvente planificate. Potrivit reclamantului, Comisia a primit această scrisoare la 13 mai 2008.

8. La 30 mai 2008, reclamantul s-a opus acestei decizii. Acesta a criticat în special întârzierea care a avut loc și a subliniat că, în cele din urmă, acest lucru a făcut imposibilă anularea proiectului. Reclamantul a obiectat, de asemenea, cu privire la motivele invocate de EACEA pentru respingerea cererii. La 3 iunie 2008, reclamantul s-a adresat, de asemenea, domnului A., managerul de program al EACEA. Reclamantul a subliniat că, fără nicio vină proprie, a fost pus într-o situație de amenințare financiară.

9. În răspunsul său din 10 iulie 2008, EACEA și-a exprimat regretul pentru întârzierea survenită. EACEA a susținut însă că pe site-ul său internet au fost publicate informații cu privire la motivele acestei întârzieri. Potrivit EACEA, întârzierea a fost cauzată de faptul că deciziile privind selectarea proiectelor puteau fi luate și publicate numai după consultarea statelor membre și a Parlamentului European. Potrivit EACEA, această cerință procedurală nu fusese încă anunțată la momentul introducerii inițiale a programului „Europa pentru cetățeni” 2007-2013. EACEA și-a reiterat, de asemenea, opinia potrivit căreia respingerea cererii reclamantului a fost corectă. Aceasta a adăugat că solicitanții care realizau proiecte fără să fi primit informații cu privire la rezultatele cererii lor acționau pe propriul risc.

10. La 8 august 2008, reclamantul și-a reînnoit criticile. Aceasta a susținut că EACEA ar fi trebuit să o informeze în conformitate cu calendarul prevăzut inițial, oferindu-i astfel posibilitatea de a modifica sau de a anula proiectul. Potrivit reclamantului, comportamentul EACEA a încălcat obligația de tratament egal al tuturor cererilor, având în vedere că EACEA știa că proiectul planificat de reclamant urma să aibă loc la începutul lunii aprilie 2008.

11. La 6 octombrie 2008, reclamantul și-a reiterat poziția și a solicitat EACEA să își reconsidere cererea.

12. Într-o scrisoare trimisă la 4 noiembrie 2008, EACEA și-a confirmat poziția.

13. La 15 noiembrie 2008, reclamantul s-a adresat din nou EACEA. În scrisoarea sa, reclamantul a remarcat, printre altele, că au fost acordate aproximativ 300 000 EUR pentru cererile din Italia, dar numai aproximativ 200 000 EUR pentru cererile din Germania. În opinia reclamantului, acest lucru a constituit o lipsă de echilibru și, prin urmare, era îndoielnic dacă cererile au fost evaluate în mod corespunzător.

14. În răspunsul său din 2 decembrie 2008, EACEA și-a exprimat din nou regretul cu privire la întârzierea survenită. Aceasta a subliniat, de asemenea, faptul că toate cererile au fost evaluate de un comitet asistat de experți independenți.

Obiectul anchetei

15. În plângerea sa adresată Ombudsmanului, reclamantul a susținut, în esență, că EACEA nu a gestionat în mod corespunzător cererea sa. În acest context, reclamantul a susținut că (i) EACEA nu și-a respectat propriile anunțuri prin amânarea datei de publicare a listelor proiectelor de succes de la 1 la 14 martie 2008; (ii) EACEA nu a respectat termenul de 14 martie 2008 și a informat reclamantul cu privire la respingerea cererii sale abia după două luni; (iii) motivele prezentate pentru a explica aceste întârzieri nu au fost convingătoare; (iv) respingerea cererii sale a fost nefondată, având în vedere calitatea proiectului realizat; și (v) a existat o lipsă de echilibru în ceea ce privește alocarea fondurilor către statele membre respective, ceea ce a pus sub semnul întrebării faptul că cererile au fost evaluate în mod corespunzător.

16. Reclamantul a susținut că EACEA ar trebui să își reconsidere cererea și, în orice caz, să acorde finanțare pentru proiectul său.

Ancheta

17. Plângerea a fost depusă la 29 ianuarie 2009. La 25 februarie 2009 și la cererea Biroului Ombudsmanului, reclamantul a prezentat documentele justificative necesare.

18. La 17 martie 2009, Ombudsmanul a solicitat EACEA un aviz cu privire la această plângere.

19. EACEA și-a transmis avizul la 29 iunie 2009. Avizul a fost transmis reclamantului, care a prezentat observații la 20 august 2009.

20. La 28 septembrie 2009, Ombudsmanul a solicitat EACEA să îi furnizeze informații suplimentare cu privire la acest caz. EACEA a transmis răspunsul său la 25 noiembrie 2009. Răspunsul a fost transmis reclamantului, care a prezentat observații la 27 ianuarie 2010.

21. La 21 aprilie 2010, Ombudsmanul a adresat EACEA o propunere de soluție amiabilă. EACEA a transmis răspunsul său la 25 august 2010. Acest răspuns a fost transmis reclamantului, care a prezentat observații la 30 octombrie 2010.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

A. Presupusa negestionare corespunzătoare a aplicației

Argumente prezentate Ombudsmanului

22. În avizul său, EACEA a furnizat următoarele explicații:

23. Cererile relevante au fost examinate mai întâi în ceea ce privește eligibilitatea lor. Dintre cele 96 de cereri primite, 23 au fost respinse ca fiind neeligibile. Cererea reclamantului a fost considerată eligibilă. Toate cererile eligibile au fost apoi examinate de doi experți independenți (7-13 februarie 2008). În cazul în care diferența dintre cele două evaluări a fost semnificativă, a fost efectuată o a treia evaluare. Comitetul de evaluare, care s-a reunit la 14 februarie 2008, a confirmat rezultatele evaluării experților și a propus ordonatorului de credite ca cererile cu o evaluare de 50/100 de puncte sau mai mult să fie selectate pentru finanțare. Proiectul reclamantului a primit 46/100 și 44/100 de puncte, rezultând un rezultat global de 45/100 de puncte. În ansamblu, comisia de evaluare a propus o finanțare în valoare totală de 922 353,38 EUR pentru 58 de cereri, în timp ce 15 cereri urmau să fie respinse.

24. La 28 februarie 2008, lista proiectelor propuse pentru finanțare a fost prezentată "Comitetului programului" pentru aviz (care urmează să fie emis până la 7 martie 2008) și, ulterior, Parlamentului European pentru a-și exercita dreptul de control. La 18 aprilie 2008 și după expirarea termenului acordat Parlamentului pentru a-și exercita dreptul de control, Comisia a semnat decizia de selecție. Lista proiectelor selectate a fost publicată pe site-ul EACEA imediat după aceea.

25. EACEA a susținut că întârzierea s-a datorat cerințelor de comitologie care i-au fost impuse în iunie 2007. Această procedură, care a prelungit procesul de selecție cu 6-8 săptămâni, nu a fost prevăzută la momentul lansării inițiale a procedurii de depunere a candidaturilor.

26. Potrivit EACEA, următorul anunț a fost publicat pe site-ul său internet în martie 2008:

„Evaluarea proiectelor (...) a fost finalizată de agenția executivă. Cu toate acestea, întrucât deciziile de selecție vor fi luate numai după consultarea statelor membre și a Parlamentului European, deciziile finale privind rezultatele selecției sunt încă în curs de desfășurare. Informațiile prealabile privind listele de proiecte selectate pentru finanțare vor fi publicate pe acest site de îndată ce Parlamentul European își va da aprobarea pentru acest proces (jumătatea lunii aprilie).

Vă rugăm să consultați periodic acest site web cu privire la progresele înregistrate în finalizarea deciziilor de selecție. Între timp, vă rugăm să nu contactați serviciile Agenției Executive/Unității pentru cetățenie, deoarece nu este posibil să furnizați informații suplimentare în această etapă.”

27. EACEA a susținut că, în conformitate cu articolul 116 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene [2] ("Regulamentul financiar"), solicitanții pot fi informați cu privire la rezultatul cererii lor numai după adoptarea deciziei oficiale. Aceasta a adăugat că, de îndată ce a primit decizia oficială din 18 aprilie 2008, a procedat la publicarea rezultatelor selecției pe site-ul său internet.

28. EACEA a subliniat că cererea reclamantului a fost evaluată de doi experți independenți cu experiență în raport cu un set oficial de criterii de atribuire care au fost explicate în mod clar în ghidul relevant.

29. EACEA a afirmat, de asemenea, că cererile de grant sunt selectate pentru finanțare în funcție de merit și nu printr-un sistem de cote cu niveluri prestabilite ale bugetului atribuite în prealabil țărilor eligibile. Cu toate acestea, a existat, în general, o relație între numărul de cereri primite pentru fiecare țară și granturile acordate, inclusiv în ceea ce privește Germania. În ceea ce privește cifrele pentru 2008, solicitanții germani au depus 19,7 % din totalul cererilor primite și au obținut 19,1 % din granturile acordate.

30. EACEA a acceptat că, din cauza aplicării neprevăzute a procedurii de comitologie, nu și-a respectat propriul termen pentru publicarea rezultatelor selecției. Aceasta a adăugat că, pentru a informa reclamantele cu privire la întârziere, a publicat un anunț de informare pe site-ul său internet. Acest lucru a fost realizat înainte de termenul inițial pentru publicarea rezultatelor selecției și a indicat o nouă dată pentru publicare care a fost respectată.

31. EACEA a susținut că, în opinia sa, respingerea cererii reclamantului a fost întemeiată și că nu există niciun temei pentru afirmația că a existat o alocare disproporționată a fondurilor în raport cu solicitanții și beneficiarii germani.

32. EACEA a adăugat că, având în vedere impactul negativ al duratei deciziilor de selecție a proiectelor, Comisia a decis să propună înlocuirea procedurilor de comitologie îndelungate cu o procedură de informare mai simplă. Procesul de modificare a temeiului juridic a început în 2007 și s-a încheiat în 2008. Aceasta a intrat în vigoare în ianuarie 2009. EACEA a subliniat că, din această perspectivă, calendarul de depunere a candidaturilor publicat anterior, care era valabil pentru o perioadă de șapte ani, rămânea valabil și, prin urmare, nu era modificat.

33. În observațiile sale, reclamantul a susținut că EACEA ar fi putut să o informeze mai devreme cu privire la rezultatul evaluării cererii sale. În opinia sa, la 14 februarie 2008 fusese adoptată o decizie prealabilă și cel puțin reclamanții care nu primiseră o evaluare suficientă pentru finanțare ar fi trebuit să fie informați în acest stadiu. Informațiile ar fi putut fi furnizate ulterior întocmirii listei relevante la 28 februarie 2008. Reclamantul a adăugat că informațiile furnizate în martie 2008 erau neadevărate sau complet înșelătoare. În plus, aceasta a susținut că, în cazul în care un anunț ar fi fost publicat pe site-ul internet al EACEA, ar trebui să fie întrebată de ce nu i s-a atras atenția asupra acestui fapt ca răspuns la întrebările sale din 17 martie și 1 aprilie 2008. Reclamantul a subliniat că EACEA a contribuit astfel la problemele financiare grave în care se află în prezent, având în vedere că, în cele din urmă, proiectul nu a putut fi anulat. Aceasta a susținut, de asemenea, că nu este convinsă că proiectul său a fost evaluat în mod corespunzător, având în vedere că nu ar fi putut exista multe proiecte ca fiind ale sale, prevăzând participanți din cinci state membre și dezvoltând atât de multe activități. Reclamantul a subliniat că, în 2008, a primit o distincție pentru activitatea sa.

34. După examinarea avizului EACEA și a observațiilor reclamantului, Ombudsmanul a decis că are nevoie de informații suplimentare pentru a trata acest caz. Prin urmare, el solicită EACEA să răspundă la următoarele două întrebări:

(1) În avizul său, EACEA a explicat că consultarea Comitetului programului și a Parlamentului European ar putea dura între șase și opt săptămâni. EACEA a remarcat, de asemenea, că obligația de a proceda la aceste consultări i-a fost impusă în iunie 2007, și anume cu mai mult de cinci luni înainte de termenul limită de depunere a cererilor în ceea ce privește proiectele care încep la 1 aprilie 2008 sau ulterior acestei date. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că EACEA trebuie să fi înțeles destul de repede că termenul de 1 sau 14 martie 2008 pentru informarea solicitanților cu privire la rezultatul procedurii nu era deloc realist. Ar putea EACEA să explice de ce solicitanții au fost totuși informați abia în martie 2008 că va exista o întârziere? Ar putea EACEA să comenteze, de asemenea, afirmația reclamantului potrivit căreia se prevăzuse inițial informarea solicitanților până la 1 martie 2008 cel târziu?

(2) În opinia sa, EACEA a invocat articolul 116 din Regulamentul financiar pentru a explica de ce nu a informat reclamantul mai devreme. Cu toate acestea, această dispoziție prevede doar că solicitanții trebuie să fie informați cu privire la decizia referitoare la cererile lor și că trebuie să fie furnizate motive în cazul respingerii. Ar putea EACEA să precizeze de ce această dispoziție ar fi împiedicat-o să informeze reclamantul, atunci când a răspuns la întrebările pe care le-a adresat în martie 2008, că decizia finală nu a fost încă luată, dar că nu a considerat că proiectul reclamantului ar trebui selectat pentru finanțare? În acest context, ar trebui să se țină seama de faptul că, potrivit EACEA, consultarea comitetului programului și a Parlamentului European a vizat numai lista proiectelor propuse pentru finanțare.

Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, EACE să furnizeze copii anonimizate ale evaluărilor proiectului reclamantului pregătite de experții săi.

35. În răspunsul său, EACEA a furnizat documentele pe care Ombudsmanul i le solicitase și a formulat următoarele observații suplimentare.

36. La momentul adoptării programului „Europa pentru cetățeni” 2007-2013, atât EACEA, cât și Direcția Generală Educație și Cultură a Comisiei au înțeles că procedura de comitologie nu se aplică acțiunilor de înfrățire a orașelor. Cu toate acestea, în 2007 și în urma unei revizuiri a temeiului juridic, Comisia a concluzionat că procedurile de comitologie ar trebui să se aplice tuturor acestor decizii de selecție. Prin urmare, s-au luat măsuri pentru modificarea temeiului juridic în vederea evitării procedurilor de comitologie îndelungate. Noile norme sunt în vigoare din ianuarie 2009. Având în vedere acest proces, s-a decis menținerea calendarului prevăzut inițial pentru a evita modificările multiple și succesive ale calendarului cererilor de grant, ceea ce, în opinia EACEA, ar fi fost mai dăunător pentru potențialii solicitanți care își pregătesc adesea activitățile propuse cu 9-12 luni înainte.

37. EACEA a subliniat că, pentru procedura de selecție, au fost primite 96 de candidaturi. Cu toate acestea, se pare că a fost depusă o singură plângere.

38. EACEA a recunoscut că ghidul programului valabil la momentul respectiv a fost indicat ca rezultatele selecției să fie publicate „cel târziu la 1 martie”.

39. EACEA a susținut, de asemenea, că procedura de comitologie s-a aplicat întregii proceduri de selecție, incluzând atât proiectele selectate, cât și pe cele respinse. Înainte de adoptarea deciziei oficiale de selecție, nu era, așadar, posibil să se furnizeze informații nici solicitanților ale căror proiecte erau propuse spre finanțare, nici celor în cazul cărora propunerea trebuia să refuze finanțarea.

40. În observațiile sale, reclamantul și-a exprimat opinia potrivit căreia poziția adoptată de EACEA nu a fost favorabilă cetățenilor. Acesta a criticat, de asemenea, faptul că nu i s-au acordat puncte în ceea ce privește „criteriile cantitative” din cauza lipsei de implicare a cetățenilor din statele membre care au aderat la UE în 2004 sau ulterior, chiar dacă aplicarea sa a prevăzut participarea cetățenilor din cinci state membre.

Evaluarea preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluție amiabilă

41. Prezenta cauză se referă, în esență, la trei aspecte, și anume (i) modul în care a fost tratată cererea reclamantului, (ii) evaluarea de fond a cererii reclamantului și (iii) un dezechilibru perceput în ceea ce privește alocarea fondurilor în cadrul programului relevant. Înainte de a aborda problema procedurală, care constituie nucleul prezentei cauze, Ombudsmanul a considerat oportun să discute pe scurt celelalte două aspecte.

42. În ceea ce privește evaluarea de fond a cererii reclamantului, EACEA a explicat că toate cererile au fost examinate de un comitet de evaluare asistat de experți independenți. Aceasta a explicat, de asemenea, că fiecare cerere a fost evaluată de doi experți independenți. Acest lucru a fost confirmat de copiile anonimizate ale evaluărilor cererii reclamantului, pe care EACEA le-a furnizat la cererea Ombudsmanului. Având în vedere marja de apreciere care este în mod necesar inerentă unor astfel de evaluări, Ombudsmanul a considerat că administrarea defectuoasă poate fi constatată în ceea ce privește rezultatul acestei evaluări numai dacă evaluatorii sau comitetul de evaluare au comis o eroare vădită. Or, o astfel de eroare vădită nu ar fi fost nici invocată, nici dovedită în speță.

43. Acestea fiind spuse, Ombudsmanul a înțeles frustrarea reclamantului cu privire la faptul că nu au fost acordate puncte cererii sale în ceea ce privește ceea ce ghidul relevant al programului și formularul de evaluare denumite "criterii cantitative". EACEA a furnizat extrase din versiunea ghidului programului care era aplicabilă cererii reclamantului. Conform acestor informații, ghidul programului conținea următoarele informații la rubrica "criterii cantitative": „Se va acorda o atenție deosebită proiectelor care implică parteneri din statele membre care au aderat la UE înainte de 1 mai 2004 și celor care au aderat începând cu această dată.” „Criteriile cantitative” au reprezentat 10 din cele maximum 100 de puncte care ar putea fi acordate unei cereri. În formularele de evaluare furnizate de EACEA, următorul text este prevăzut la rubrica „criterii cantitative”: Proiectul implică parteneri din statele membre care au aderat la UE înainte de 1 mai 2004 și din cele care au aderat de la acea dată? DA/NU”.

44. Atât formularea formularului de evaluare, cât și rezultatul evaluării cererii reclamantului au sugerat cu tărie că punctele sunt disponibile numai în ceea ce privește „criteriile cantitative” în cazul în care un proiect implică participanți dintr-un stat membru care a aderat la UE în 2004 sau ulterior. Ombudsmanul a avut îndoieli considerabile cu privire la faptul că această abordare reprezintă o interpretare adecvată a declarației făcute în ghidul programului, conform căreia proiectele care implică noi state membre „vor beneficia de o atenție deosebită”. Într-adevăr, dacă s-ar acorda o atenție „specială” unor astfel de proiecte, s-ar fi așteptat ca și altor proiecte să li se acorde o anumită atenție în cadrul rubricii relevante, ceea ce nu pare să fi fost cazul. Ombudsmanul a considerat util să sublinieze că versiunea ghidului programului care părea să fie utilizată atunci când și-a prezentat propunerea de soluție amiabilă prevedea că "criteriile cantitative" reprezentau chiar 20 % din punctele disponibile în cadrul procedurii de evaluare. Din motive de exhaustivitate, a trebuit adăugat că criteriul care pare să fi fost aplicat în acest context ar putea fi cu greu numit unul cantitativ, deoarece nu s-a concentrat pe numărul de state membre implicate, pe numărul de participanți sau pe alte aspecte cantitative, ci mai degrabă pe participarea sau nu a unui partener dintr-unul dintre „noile” state membre la proiectul propus.

45. Având în vedere concluziile la care a ajuns în ceea ce privește procedura ca atare, Ombudsmanul a considerat totuși că nu sunt necesare anchete suplimentare cu privire la această chestiune.

46. În ceea ce privește presupusa lipsă de echilibru în ceea ce privește alocarea fondurilor între statele membre, EACEA a furnizat un răspuns precis pentru a demonstra că preocuparea reclamantului a fost nefondată. Ombudsmanul a considerat că acest răspuns este convingător. El a menționat că reclamantul nu a revenit asupra acestei chestiuni în observațiile sale.

47. Înainte de a trece la miezul cazului, Ombudsmanul a considerat că este util să formuleze o observație suplimentară. În răspunsul său la solicitarea de informații suplimentare a Ombudsmanului, EACEA a subliniat că, deși au fost primite 96 de candidaturi în ceea ce privește procedura de selecție în cauză, se pare că a fost depusă o singură plângere. Ombudsmanul a presupus că EACEA a făcut această declarație pentru a evidenția ceea ce părea să considere a fi relevanța limitată a problemei care a apărut în acest caz.

48. Ombudsmanul nu a considerat convingător argumentul EACEA. Părea evident că, deși era probabil ca toți solicitanții să fi constatat că întârzierea survenită în speță era nesatisfăcătoare, efectele sale potențial negative erau cele mai acute în ceea ce privește solicitanții ale căror proiecte nu au fost selectate pentru finanțare. Pentru a obține o imagine mai clară, cei 58 de solicitanți care au primit finanțare ar trebui, prin urmare, să nu fie luați în considerare. În plus, nu au fost disponibile informații specifice cu privire la cele 23 de cereri care au fost respinse ca fiind neeligibile. Cu toate acestea, EACEA a furnizat o listă a celor 15 candidaturi care erau eligibile, dar care nu au primit nicio finanțare. Dintre aceste cereri, 10 vizau proiecte care urmau să aibă loc în mai, iunie, iulie, august sau chiar septembrie 2008. EACEA a explicat că lista candidaturilor admise a fost publicată pe site-ul său internet imediat după semnarea deciziei relevante la 18 aprilie 2008. Prin urmare, nu a fost dificil să se constate că cei 10 solicitanți menționați se aflau într-o poziție mai favorabilă decât reclamantul, al cărui proiect fusese deja finalizat până la acea dată.

49. În plus, argumentul menționat mai sus prezentat de EACEA nu a ținut seama de faptul că o problemă aproape identică fusese deja invocată în plângerea 1537/2008/(TJ)GG. Acest caz se referea la o reuniune care urma să aibă loc în contextul unui proiect din cadrul programului „Europa pentru cetățeni” 2007-2013, care se încadra în măsura 1.1 („Reuniuni ale cetățenilor privind înfrățirea orașelor”) din cadrul acțiunii 1 a programului menționat. Reuniunea în cauză trebuia să înceapă la 12 aprilie 2008. În acest caz, reclamanții trebuiau să fie informați până la 1 aprilie 2008. Cu toate acestea, abia la 10 aprilie 2008 EACEA a informat reclamantul în acest caz că cererea sa a fost considerată neeligibilă. În această cauză, EACEA a invocat, de asemenea, durata procedurii de comitologie pentru a explica întârzierea survenită.

50. În ceea ce privește miezul prezentei cauze, Ombudsmanul a observat că EACEA nu a contestat faptul că nu a respectat termenul de informare a solicitanților cu privire la rezultatul procedurii din 1 martie 2008, prevăzut în ghidul programului. EACEA nu a negat nici faptul că nu a respectat termenul de 14 martie 2008 pe care îl menționase în scrisoarea adresată reclamantului la 27 decembrie 2007.

51. EACEA nu a contestat declarația reclamantului potrivit căreia a primit scrisoarea din 6 mai 2008 prin care a fost informată cu privire la respingerea cererii sale abia la 13 mai 2008. Cu toate acestea, a fost corect să se recunoască faptul că, în e-mailul său adresat reclamantului la 19 martie 2008, EACEA a recomandat acestuia din urmă să verifice în mod regulat site-ul său internet pe care urma să fie pusă la dispoziție lista cererilor acceptate. Astfel cum s-a menționat deja, EACEA a susținut, fără a fi contrazisă de reclamant, că lista cererilor admise a fost publicată pe site-ul său internet imediat după semnarea deciziei relevante la 18 aprilie 2008. Având în vedere că cererea reclamantului nu a fost menționată în această listă, acesta din urmă ar fi trebuit să înțeleagă din lista respectivă că cererea sa a fost respinsă. Reclamantul nu a precizat când a luat cunoștință de această listă. Cu toate acestea, Ombudsmanul a considerat că nu este necesar să se urmărească acest detaliu, care nu este relevant pentru evaluarea globală. De fapt, era clar că reclamantul a fost, în orice caz, informat sau a luat cunoștință de respingerea cererii sale numai după ce proiectul său fusese deja finalizat.

52. Pentru a explica întârzierea care a survenit în prezenta cauză, EACEA s-a referit la cerințele de comitologie care i-au fost impuse în iunie 2007. Potrivit EACEA, această procedură, care a prelungit procesul de selecție cu șase până la opt săptămâni, nu era prevăzută la momentul lansării inițiale a procedurii de depunere a candidaturilor.

53. Ombudsmanul nu a considerat convingătoare poziția EACEA, din două motive.

54. În primul rând, deși părea clar că EACEA trebuia să respecte cerințele procedurale relevante și, prin urmare, trebuia să accepte faptul că consultarea statelor membre și a Parlamentului European ar prelungi procesul de selecție cu șase până la opt săptămâni, nu se putea afirma că acest lucru însemna în mod necesar că întârzierile nu puteau fi evitate. De fapt, EACEA a avut două posibilități de a evita astfel de întârzieri. Prima alternativă ar fi fost ajustarea termenului relevant de la bun început, astfel încât să includă timpul necesar pentru respectarea cerințelor din cadrul procedurii de comitologie. Având în vedere că EACEA a recunoscut că a luat cunoștință de aceste cerințe încă din iunie 2007, în timp ce termenul de depunere a candidaturilor a fost 1 decembrie 2007, a existat în mod clar suficient timp pentru a face acest lucru. Este adevărat că EACEA a susținut că s-a abținut să facă acest lucru pentru a „evita modificări multiple și succesive ale calendarului cererilor de grant”, întrucât acest lucru nu ar fi fost în interesul solicitanților. Cu toate acestea, Ombudsmanul a observat că, în practică, EACEA a făcut exact ceea ce a susținut că dorește să evite, și anume să procedeze la modificări multiple și succesive ale calendarului, mai întâi prelungind termenul prevăzut inițial de la 1 martie la 14 martie 2008 și apoi prelungindu-l și mai mult, fără a oferi o dată mai precisă decât indicația "jumătatea lunii aprilie". Stabilirea unui termen realist încă de la început ar fi oferit, de asemenea, solicitanților ale căror proiecte urmau să aibă loc în prima jumătate a lunii aprilie 2008 șansa de a încerca să amâne aceste proiecte. În orice caz, stabilirea unui termen realist ar fi creat condițiile clare și ușor de înțeles de care depind solicitanții care doresc să organizeze astfel de proiecte. Nu trebuie uitat faptul că acești solicitanți sunt foarte adesea asociații de cetățeni devotați, cum ar fi actualul reclamant, despre care nu se poate aștepta să aibă flexibilitatea care poate fi așteptată de la întreprinderile comerciale.

55. În al doilea rând, deși era clar că EACEA nu avea niciun control direct asupra modului în care părțile terțe pe care trebuia să le consulte tratau chestiunea, acest lucru nu a modificat faptul că EACEA era responsabilă de tratarea cererilor în cadrul programului "Europa pentru cetățeni". În opinia Ombudsmanului, din aceasta a reieșit că EACEA avea responsabilitatea de a organiza procedura într-un mod care să evite întârzierile inutile și că EACEA trebuia să fie considerată responsabilă pentru orice întârzieri survenite. Potrivit EACEA, consultarea statelor membre și a Parlamentului European ar putea dura între șase și opt săptămâni. În aceste condiții, EACEA ar fi trebuit să se asigure că termenul (termenele) de 1 (sau 14) martie 2008 poate (pot) fi respectat(e), chiar dacă respectiva consultare a durat opt săptămâni.

56. Informațiile aflate la dispoziția Ombudsmanului au sugerat că această obligație nu a fost respectată în mod suficient în cazul de față. A durat mai mult de două luni până când cererile eligibile au fost evaluate de experți independenți și de comitetul de evaluare. Chiar luând în considerare faptul că această perioadă a inclus vacanța de Crăciun, Ombudsmanul nu a putut decât să concluzioneze că acest lucru a fost mult prea mult pentru a stabili pur și simplu eligibilitatea cererilor. Dacă experții și comitetul de evaluare au avut nevoie de doar o săptămână pentru a evalua cele 73 de candidaturi declarate eligibile, era dificil de înțeles de ce erau necesare mai mult de două luni pentru a stabili eligibilitatea tuturor celor 96 de candidaturi.

57. Se pare că au trecut încă două săptămâni între data la care comitetul de evaluare și-a încheiat activitatea, la 14 februarie 2008, și data la care ordonatorul de credite a prezentat lista proiectelor propuse spre finanțare comitetului programului și, ulterior, Parlamentului European, la 28 februarie 2008. Nu au fost furnizate explicații pentru această întârziere suplimentară.

58. Având în vedere cele de mai sus, pare foarte probabil ca EACEA să fi putut organiza procedura în așa fel încât, chiar și cu cele șase până la opt săptămâni adăugate de necesitatea de a consulta statele membre și Parlamentul, termenele de 1 sau 14 martie 2008 să fi putut fi respectate.

59. Ombudsmanul a înțeles că EACEA nu era în măsură să informeze reclamanții care urmau să primească finanțare comunitară înainte de adoptarea deciziei oficiale în acest sens. Cu toate acestea, el nu a fost convins că nicio informație nu ar fi putut fi furnizată înainte de această dată candidaților ale căror candidaturi nu au fost susținute de comitetul de evaluare. În special, Ombudsmanul a considerat că nu a fost prezentat niciun motiv convingător pentru care EACEA nu ar fi fost în măsură să furnizeze informații utile în e-mailul său din 19 martie 2008, prin care a răspuns la întrebarea reclamantului [3]. În plus, se pare că nu s-a oferit niciun răspuns la e-mailul reclamantului din 1 aprilie 2008, chiar dacă acesta a fost marcat ca un "strigăt de ajutor" ("Hilferuf") și chiar dacă reclamantul a subliniat în mod clar cât de urgentă este chestiunea. Nu așa ar trebui să se comporte o administrație prietenoasă cu cetățenii și orientată spre servicii. Ombudsmanul nu a putut să nu considere că EACEA a decis să urmeze o cale oficială de acțiune, fără a ține seama în mod corespunzător de interesele reclamantului și ale cetățenilor pe care îi reprezenta.

60. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a făcut constatarea preliminară că EACEA nu a tratat în mod corespunzător cererea reclamantului și că o astfel de nerespectare a reprezentat un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, acesta a prezentat o propunere corespunzătoare pentru o soluție amiabilă, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European.

61. A fost util să se adauge câteva observații suplimentare pentru a permite EACEA să trateze propunerea Ombudsmanului.

62. În cursul anchetei sale privind plângerea 1537/2008/(TJ)GG, Ombudsmanul a ajuns, de asemenea, la o constatare provizorie a administrării defectuoase în ceea ce privește întârzierea care a avut loc acolo. În acest caz, Ombudsmanul a sugerat doar ca EACEA să își ceară scuze reclamantului pentru întârziere. Această abordare a fost motivată de considerația că, în cazul respectiv, EACEA a respins o cerere ca fiind neeligibilă, că Ombudsmanul a considerat această decizie ca fiind greșită și că, în propunerea sa pentru o soluție amiabilă, a sugerat, de asemenea, ca EACEA să reexamineze cererea. În acest context, nu a fost necesar să se facă alte propuneri la momentul respectiv, în măsura în care a apărut problema întârzierilor.

63. Cazul de față a fost diferit prin faptul că cererea reclamantului nu a fost respinsă ca neeligibilă, ci ca nemeritând finanțare comunitară și că Ombudsmanul a considerat, acceptând marja de apreciere care este în mod necesar inerentă unor astfel de evaluări, că această decizie nu constituie o administrare defectuoasă.

64. Cu toate acestea, rămâne faptul că, în interesul promovării intereselor Uniunii Europene și ale cetățenilor UE, o asociație de cetățeni a fost determinată să suporte cheltuieli considerabile care ar fi putut fi evitate cu ușurință dacă EACEA ar fi acționat în mod corespunzător și ar fi ținut seama în mod corespunzător de situația dificilă a reclamantului. Este adevărat că reclamantul ar fi putut, probabil, să limiteze prejudiciul prin anularea întregului proiect într-un stadiu tardiv, chiar dacă a observat în mod întemeiat că, chiar și atunci, ar fi trebuit, cel mai probabil, să fie suportate unele cheltuieli. În această măsură, EACEA a susținut în mod întemeiat că solicitanții care desfășoară proiecte fără să fi primit informații cu privire la rezultatele candidaturii lor acționează pe propriul risc. Cu toate acestea, Ombudsmanul nu a putut decât să sublinieze că utilizarea acestui argument formal în fiecare caz în parte trebuia să aibă un efect descurajant asupra disponibilității cetățenilor europeni de a se angaja în activitatea de construire a Europei. Prezenta cauză a evidențiat acest efect negativ. Reclamantul a indicat că a contractat datorii și nu a fost în măsură să aibă în vedere alte proiecte în beneficiul cetățenilor UE. Un organism care a fost menit să propage o "Europă pentru cetățeni" ar trebui, prin urmare, să se gândească foarte atent înainte de a invoca argumentul de mai sus într-o situație în care nu și-a îndeplinit obligațiile.

65. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul a considerat că EACEA ar trebui să efectueze o plată ex-grație pentru a încerca să compenseze consecințele negative care rezultă din modul în care a fost tratată cererea reclamantului. Ombudsmanul a avut încredere că modul în care s-a realizat acest lucru și valoarea sumei care urma să fie oferită puteau fi lăsate la latitudinea instituției în cauză. Prin urmare, el a adresat EACEA o propunere de soluție amiabilă în acest sens.

Argumentele prezentate Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

66. În răspunsul său, EACEA a reamintit că a recunoscut că nu a respectat termenele prevăzute inițial. Prin urmare, a înțeles majoritatea aspectelor semnalate de Ombudsman în această privință. Cu toate acestea, EACEA a susținut că, în opinia sa, cazul de față nu poate fi totuși considerat un caz de administrare defectuoasă, având în vedere că Comisia și ea însăși au luat măsuri corective în timpul selecției, precum și măsuri preventive menite să evite orice întârzieri similare în viitor.

67. EACEA a subliniat că, ca primă măsură corectivă, a fost prezentată o propunere de înlocuire a procedurii îndelungate de comitologie cu o procedură în cadrul căreia Parlamentul și statele membre vor fi doar informate. Decizia relevantă, care a fost adoptată în 2008 și care era în vigoare din ianuarie 2009, ar trebui să prevină întârzieri similare în viitor.

68. În ceea ce privește decizia sa de a-și menține calendarul de depunere a cererilor, EACEA a subliniat că informațiile relevante au fost planificate pentru o perioadă de șapte ani și au fost publicate pe scară largă. Modificarea calendarului ar fi condus la mult mai multe schimbări pentru organizațiile de înfrățire a orașelor, una dintre acestea fiind că o anumită perioadă din 2008 nu ar mai fi fost acoperită.

69. EACEA a adăugat că, în paralel cu decizia de a nu modifica calendarul, au fost puse în aplicare măsuri tranzitorii, cum ar fi scurtarea propriei proceduri și reducerea dreptului de control al Parlamentului, astfel încât să se reducă la minimum efectele procedurii de comitologie asupra selecțiilor care au avut loc în această perioadă și să se respecte cât mai mult posibil termenele stabilite.

70. EACEA a subliniat că decizia de a nu publica rezultatele selecției înainte de luarea oricărei decizii oficiale a fost o măsură de precauție pentru a evita impactul negativ al oricărei eventuale modificări care ar putea apărea în cursul procesului decizional. Această abordare a fost urmată în toate programele gestionate de EACEA. EACEA a considerat că aceasta nu poate fi considerată o practică necorespunzătoare.

71. EACEA a recunoscut că nu a răspuns la e-mailul reclamantului din 1 aprilie 2008. Acest lucru a fost regretabil, dar și excepțional, întrucât reclamantul a fost în contact cu serviciile sale prin diverse schimburi de scrisori, e-mailuri și apeluri telefonice în cursul cărora a fost informat cu privire la situație. În plus, informațiile puse la dispoziție pe site-ul său internet în martie 2008 au indicat în mod clar că decizia privind selecția va fi luată la jumătatea lunii aprilie. Prin urmare, reclamantul era conștient de faptul că această decizie va fi luată după data programată de începere a proiectului său.

72. EACEA a susținut că, atunci când reclamantul a primit informațiile cu privire la întârziere în martie 2008, ar fi trebuit să ia în considerare amânarea datei de începere a proiectului său, deoarece alți candidați aflați în aceeași situație au făcut acest lucru cu bună-credință.

73. EACEA a susținut, de asemenea, că perioada de trei luni care s-a scurs între termenul de depunere a propunerilor și data la care comitetul programului și Parlamentul au fost informate a fost rezonabilă, având în vedere numărul de propuneri primite și activitatea implicată în fiecare etapă a evaluării. În ceea ce privește timpul necesar pentru evaluarea eligibilității candidaturilor, EACEA a subliniat că perioada relevantă a inclus două săptămâni în care a primit încă propuneri valabile prin intermediul postului. Intervalul de timp dintre data la care comisia de evaluare și-a încheiat activitatea și data la care comisia de program și Parlamentul au fost informate a fost dedicat pregătirii documentației necesare pentru procedura de comitologie.

74. EACEA a subliniat că nu a sugerat în niciun moment că cererea reclamantului va fi finanțată. Prin urmare, nu a existat nicio așteptare legitimă posibilă din partea reclamantului.

75. O plată ex-gratia ar duce la un tratament inegal în ceea ce privește alte proiecte care nu au fost finanțate, în special cele care au primit un punctaj mai mare decât proiectul în cauză. În plus, efectuarea unei astfel de plăți ar putea fi percepută în viitor ca un stimulent pentru anticiparea proiectelor în vederea "creșterii șanselor de obținere a unui grant".

76. EACEA a susținut, de asemenea, că o astfel de plată ar fi în contradicție cu articolul 112 alineatul (1) din Regulamentul financiar, deoarece ar conduce la subvenționarea retroactivă a unui proiect care nici măcar nu a fost selectat.

77. EACEA a remarcat, cu toate acestea, că, în mod excepțional, ar fi dispusă să ofere asistență reclamantului prin trimiterea de vorbitori pentru un eveniment viitor, în cazul în care reclamantul consideră că acest lucru este util. În plus, EACEA a fost dispusă să se întâlnească cu reclamantul pentru a-i oferi asistență, explicând punctele slabe ale propunerii sale. În cele din urmă, în cazul în care reclamantul dorește să prezinte o altă propunere, pe care EACEA ar saluta-o, i s-a recomandat să solicite asistență din partea punctului „Europa pentru cetățeni” pentru Germania, al cărui rol este de a oferi sprijin solicitanților în cadrul programului „Europa pentru cetățeni”.

78. În observațiile sale, reclamantul a explicat că a sperat că, având în vedere propunerea Ombudsmanului, EACEA va acorda cel puțin jumătate din contribuția pe care a solicitat-o. Refuzul categoric al EACEA a fost un afront la adresa reclamantului, care a lucrat pentru o Europă bazată pe cetățeni timp de peste trei decenii și care a primit mai multe distincții pentru activitatea sa.

79. Reclamantul a subliniat că, deși nu se putea aștepta în mod legitim ca proiectul său să fie selectat pentru finanțare, se putea aștepta în mod legitim ca EACEA să își respecte propriile termene. Acesta a reamintit că comisia de evaluare și-a finalizat activitatea la 14 februarie 2008 și că Parlamentul și comitetul programului au fost informate la 28 februarie 2008. Cu toate acestea, în pofida diferitelor solicitări de informații, EACEA nu a considerat necesar să atragă atenția reclamantului asupra faptului că este probabilă o decizie negativă. Reclamantul a susținut că ar fi fost posibil cel puțin un indiciu în acest sens.

80. Reclamantul și-a reiterat criticile cu privire la faptul că EACEA a acordat 10 puncte pentru „criterii cantitative” numai proiectelor care implică participanți din noile state membre.

81. Reclamantul a concluzionat afirmând că nu poate decât să își pună speranța în Ombudsman. Aceasta a adăugat că nu putea să nu considere că EACEA nu a acordat Ombudsmanului atenția care i se cuvenea.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii sale de soluție amiabilă

82. Ombudsmanul ia act de faptul că EACEA a confirmat din nou că acceptă concluzia sa potrivit căreia nu și-a respectat propriile termene în cazul de față. Prin urmare, acesta este surprins să afle că EACEA consideră totuși că comportamentul său nu ar trebui considerat ca reprezentând un caz de administrare defectuoasă din cauza acțiunilor corective și preventive întreprinse de EACEA. Este adevărat că nu trebuie constatată administrarea defectuoasă în cazul în care administrația a luat măsuri pentru a remedia o eroare care a survenit. De fapt, însuși scopul prezentării unei propuneri pentru o soluție amiabilă este de a încuraja administrația să ia măsuri pentru a anula administrarea defectuoasă care a avut loc și, prin urmare, pentru a satisface reclamantul. Cu toate acestea, pentru a fi relevantă în acest context, acțiunea întreprinsă de administrație trebuie, într-adevăr, să fi remediat eroarea săvârșită. Nu aceasta este situația în speță. Indiferent de măsurile „corective” pe care EACEA le-a luat în cursul procesului de selecție, acestea nu au împiedicat EACEA să nu își respecte propriile termene. Reforma procedurală inițiată de EACEA, conform căreia procedura de comitologie nu se mai aplică selecției propunerilor de granturi în cadrul programului de înfrățire a orașelor, este în mod clar de natură să ajute EACEA să respecte termenele în cazurile viitoare. Cu toate acestea, această reformă nu anulează administrarea defectuoasă care a avut loc în cazul de față.

83. Ombudsmanul a precizat că o posibilitate de a evita problemele evidențiate în cazul de față ar fi fost ajustarea termenului relevant în timp util. În răspunsul său la propunerea sa de soluție amiabilă, EACEA a sugerat că modificarea calendarului ar fi condus la noi schimbări care ar fi afectat negativ organizațiile de înfrățire a orașelor, una dintre acestea fiind că o anumită perioadă din 2008 nu ar mai fi fost acoperită. Ombudsmanul nu este în măsură să înțeleagă acest argument. Prezenta cauză privește proiecte care urmau să se desfășoare între 1 aprilie 2008 și 31 martie 2009. EACEA a informat solicitanții că listele proiectelor câștigătoare vor fi publicate până la 1 martie 2008. Modificarea datei de publicare a rezultatelor nu ar fi necesitat neapărat și modificarea perioadei în care puteau fi realizate proiectele. În cazul în care EACEA ar fi informat solicitanții în timp util că rezultatele vor fi publicate abia la 18 aprilie 2008, proiectele care au avut deja loc după 1 aprilie 2008 ar fi putut fi finanțate în continuare. Singura diferență ar fi fost că solicitanții care au avut în vedere proiecte pentru perioada respectivă ar fi putut considera prudent să ia în considerare amânarea acestor proiecte. Deși nu este ideal, acest lucru ar fi fost în mod clar mult mai bun decât soluția adoptată de EACEA, care a fost de a amâna termenul relevant mai întâi la 14 martie 2008 și apoi chiar mai departe, fără a specifica o dată precisă.

84. EACEA a susținut inițial că nu era posibilă informarea solicitanților înainte de luarea deciziei oficiale. În propunerea sa pentru o soluție amiabilă, Ombudsmanul a precizat că se îndoiește că acest lucru înseamnă într-adevăr că nu pot fi furnizate informații înainte de această dată solicitanților ale căror cereri nu au fost susținute de comisia de evaluare. În răspunsul său, EACEA a subliniat că decizia de a nu publica rezultatele selecției înainte de luarea oricărei decizii oficiale constituie o măsură de precauție pentru a evita impactul negativ al oricărei eventuale modificări care ar putea apărea în cursul procesului decizional. Ombudsmanul consideră că această abordare nu este nerezonabilă ca atare. Cu toate acestea, având în vedere că EACEA trebuie să fi avut cunoștință și să fi fost într-adevăr informată cu privire la faptul că întârzierile pe care le-a suferit au cauzat dificultăți solicitanților ale căror proiecte erau preconizate să aibă loc la 1 aprilie 2008 sau la scurt timp după această dată, ar fi fost în mod clar politicos și, într-adevăr, o bună administrare să modifice abordarea menționată. Atunci când reclamantul a solicitat feedback urgent, informarea acestuia că propunerea sa nu a fost propusă pentru finanțare de către comitetul de evaluare ar fi fost în mod clar extrem de utilă pentru reclamant. Este dificil de înțeles de ce EACEA nu a putut, în circumstanțele cazului de față, să furnizeze aceste informații reclamantului, precizând în același timp că decizia finală nu fusese încă luată.

85. În răspunsul său la propunerea de soluție amiabilă, EACEA a sugerat că, atunci când reclamantul a aflat despre întârziere în martie 2008, ar fi trebuit să ia în considerare amânarea datei de începere a proiectului său, așa cum au făcut cu bună-credință alți candidați aflați în aceeași situație. Ombudsmanul are încredere că, prin formularea acestei observații, EACEA nu a intenționat să pună sub semnul întrebării buna-credință a reclamantului. În ceea ce privește argumentul ca atare, Ombudsmanul nu poate decât să reamintească faptul că selecția relevantă privea proiecte care urmau să aibă loc în perioada care începea la 1 aprilie 2008. Prin urmare, era în mod clar esențial să se furnizeze informații în timp util solicitanților. Cu toate acestea, astfel cum s-a menționat anterior, EACEA nu a fost în măsură să respecte nici termenul inițial de 1 martie 2008, nici termenul revizuit de 14 martie 2008. În aceste condiții, Ombudsmanul consideră că sugestia EACEA potrivit căreia solicitanții ar fi trebuit să reacționeze la acest eșec din partea sa prin amânarea proiectelor lor într-un termen scurt manifestă o lipsă regretabilă de respect față de acești solicitanți și, în cele din urmă, față de cetățenii pe care i-au reprezentat. Merită reamintit faptul că proiectul reclamantului a vizat o reuniune la care urmau să participe cetățeni din Germania, Regatul Unit, Franța, Italia și Austria. În opinia Ombudsmanului, este dificil de înțeles modul în care un astfel de proiect ar putea fi amânat cu mai puțin de patru săptămâni înainte de data la care este programat să aibă loc.

86. De asemenea, ar trebui reamintit faptul că Ombudsmanul a propus EACEA să efectueze o plată ex-grație, și anume o plată care se efectuează fără recunoașterea unei obligații legale în acest sens. Propunerea Ombudsmanului s-a bazat pe constatarea sa că a existat un caz de administrare defectuoasă, având în vedere că EACEA nu și-a respectat propriile termene. Prin urmare, este irelevant faptul că reclamantul nu a avut nicio încredere legitimă că proiectul său va fi finanțat. În plus, astfel cum a observat în mod corect reclamantul, acesta se putea aștepta în mod legitim ca EACEA să își respecte propriile termene.

87. În ceea ce privește argumentul EACEA potrivit căruia efectuarea unei astfel de plăți ar conduce la un tratament inegal față de alți solicitanți ale căror proiecte nu au fost selectate, Ombudsmanul consideră că acest lucru ar putea fi relevant numai dacă reclamantul s-ar afla în aceeași poziție cu ceilalți solicitanți. Data prevăzută pentru proiectul reclamantului a trecut deja atunci când EACEA a publicat rezultatele selecției sale. EACEA nu a demonstrat că ceilalți solicitanți ale căror proiecte nu au fost selectate se aflau în aceeași situație. EACEA a susținut, de asemenea, că efectuarea unei astfel de plăți ar putea fi un stimulent pentru viitorii solicitanți să anticipeze proiecte pentru "a spori șansele de a obține un grant". Ombudsmanul consideră că acest argument este în mod vădit nefondat, având în vedere că nu pot apărea probleme de tipul celor întâlnite în cazul de față dacă EACEA își respectă propriile termene.

88. EACEA a susținut, de asemenea, că efectuarea unei plăți ex-grația ar fi în contradicție cu articolul 112 alineatul (1) din Regulamentul financiar, deoarece ar conduce la subvenționarea retroactivă a unui proiect care nici măcar nu a fost selectat. Articolul 112 alineatul (1) din Regulamentul financiar prevede că un grant poate fi acordat pentru o acțiune care a început deja „numai în cazul în care solicitantul poate demonstra necesitatea demarării acțiunii înainte de semnarea acordului”. Acesta prevede, de asemenea, că niciun grant „nu poate fi acordat retroactiv pentru acțiuni deja finalizate”. Ombudsmanul consideră că este util să sublinieze faptul că efectuarea unei plăți ex-grație pentru a remedia un caz de administrare defectuoasă nu poate fi echivalată cu acordarea retroactivă a unui grant pentru un proiect. Prin urmare, acesta nu înțelege modul în care efectuarea unei astfel de plăți ar putea încălca articolul 112 alineatul (1) din Regulamentul financiar.

89. Ombudsmanul ia notă cu satisfacție de faptul că EACEA a făcut anumite propuneri pentru a-l ajuta pe reclamant. Cu toate acestea, este evident că posibilitatea de a se adresa Europe for Citizens Point for Germany pentru asistență în ceea ce privește depunerea unei noi cereri de grant pentru o măsură de înfrățire a orașelor nu compensează administrarea defectuoasă care a avut loc în prezenta cauză. Ofertele ulterioare ale EACEA de a pune la dispoziția reclamantului vorbitori pentru un eveniment viitor și de a se întâlni cu reclamantul pentru a-l asista prin explicarea punctelor slabe ale propunerii sale par a fi bine intenționate. Totuși, aceste oferte trebuie privite în contextul celorlalte declarații făcute de EACEA. În special, Ombudsmanul ia act de faptul că EACEA nu a prezentat reclamantului scuze clare pentru nerespectarea propriilor termene. Dimpotrivă, EACEA a considerat chiar că comportamentul său nu ar trebui considerat ca reprezentând administrare defectuoasă.

90. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că EACEA nu a luat măsurile adecvate pentru a remedia administrarea defectuoasă care a avut loc în acest caz. El regretă foarte mult faptul că EACEA nu a făcut uz de propunerea sa de soluție amiabilă pentru a soluționa această chestiune. Prin urmare, Ombudsmanul va face un proiect de recomandare, solicitând din nou EACEA să efectueze o plată ex-grație către reclamant. Reclamantul a sugerat că EACEA ar trebui să efectueze o plată în valoare de cel puțin jumătate din contribuția pe care a solicitat-o, și anume cel puțin 5 250 EUR. Ombudsmanul consideră că acest lucru nu este nerezonabil.

91. În propunerea sa pentru o soluție amiabilă, Ombudsmanul a subliniat că dovezile aflate la dispoziția sa sugerează că, la evaluarea cererilor, se acordă puncte în ceea ce privește „criteriile cantitative” numai în cazul în care un proiect implică participanți dintr-un stat membru care a aderat la UE în 2004 sau ulterior. Ombudsmanul a remarcat că are îndoieli considerabile cu privire la faptul că această abordare reprezintă o interpretare adecvată a declarației făcute în ghidul programului, conform căreia proiectele care implică noi state membre „vor beneficia de o atenție deosebită”. Cu toate acestea, el a concluzionat că nu părea să fie nevoie de investigații suplimentare cu privire la această chestiune în cazul de față, având în vedere că, în orice caz, a ajuns la o constatare a unei administrări defectuoase în ceea ce privește nerespectarea de către EACEA a termenelor sale. Ombudsmanul va decide dacă această chestiune va trebui examinată mai detaliat în cadrul unei anchete din proprie inițiativă, după primirea avizului detaliat al EACEA cu privire la prezentul proiect de recomandare.

92. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că nerespectarea de către EACEA a propriilor termene a constituit un caz de administrare defectuoasă. Prin urmare, acesta prezintă mai jos un proiect de recomandare corespunzător, în conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European.

B. Proiectul de recomandare

Pe baza anchetelor sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul adresează instituției următorul proiect de recomandare:

Ținând seama de constatările Ombudsmanului, EACEA ar trebui să depună eforturi pentru a ajuta reclamantul să rezolve problemele financiare cauzate de modul în care a tratat cererea acestuia din urmă, prin efectuarea unei plăți ex gratie corespunzătoare.

Instituția și reclamantul vor fi informați cu privire la acest proiect de recomandare. O copie va fi trimisă, de asemenea, Comisiei Europene. În conformitate cu articolul 3 alineatul (6) din Statutul Ombudsmanului European, instituția trimite un aviz detaliat până la 31 martie 2011. Avizul detaliat ar putea consta în acceptarea proiectului de recomandare și o descriere a modului în care acesta a fost pus în aplicare.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, 8 decembrie 2010.

---

[1] Decizia Parlamentului European din 9 martie 1994 privind statutul și condițiile generale pentru exercitarea funcțiilor Ombudsmanului (94/262/CECO, CE, Euratom), JO 1994 L 113, p. 15.

[2] JO 2002, L 357, p. 1, Ediție specială, 11/vol. 35, p. 3.

[3] Apropo, Ombudsmanul a considerat că este dificil de înțeles de ce EACEA nu a menționat cel puțin în acest e-mail că a publicat între timp un anunț conform căruia rezultatele procedurii de selecție erau așteptate abia la jumătatea lunii aprilie.