Stimate domnule X,

Ombudsmanul a primit o plângere împotriva Comisiei Europene. Plângerea se referă la refuzul Comisiei de a acorda acces public la procesele-verbale ale reuniunilor Grupului operativ regional al UE pentru Grecia.

Cererea de acces a reclamantului din 30 septembrie 2021 a vizat „procesele-verbale ale reuniunilor Grupului operativ regional al UE din Grecia din iunie 2015 până în decembrie 2016; din mai 2018 până în decembrie 2018; și din aprilie 2020 până în septembrie 2021”. La 20 decembrie 2021, Comisia a identificat 34 de documente [1] și a refuzat accesul la toate acestea. În acest sens, Comisia s-a bazat pe trei excepții în temeiul legislației UE privind accesul public la documente (Regulamentul 1049/2001), și anume necesitatea de a proteja interesul public în ceea ce privește siguranța publică, apărarea și chestiunile militare, precum și relațiile internaționale.

La 1 ianuarie 2022, reclamantul a solicitat Comisiei să își revizuiască decizia inițială și să ofere acces la documente. La 14 februarie 2023, Comisia a adoptat decizia sa de confirmare, acordând acces parțial la 27 de documente (documentele 1-28) și refuzând accesul la cele șapte documente rămase (documentele 29-35). Procedând astfel, Comisia s-a întemeiat pe necesitatea de a proteja interesul public în ceea ce privește siguranța publică și relațiile internaționale, precum și de a proteja datele cu caracter personal.

Reclamantul este nemulțumit de refuzul Comisiei de a acorda acces (mai larg) la documente. În opinia sa, Comisia a utilizat în mod excesiv excepțiile menționate mai sus, în special având în vedere trecerea timpului și faptul că facilitățile menționate în documente sunt în prezent închise. Reclamantul nu contestă ocultarea informațiilor pe baza necesității de a proteja datele cu caracter personal.

Am decis să deschidem o anchetă cu privire la plângerea împotriva deciziei Comisiei de a acorda doar un acces parțial la documentele în cauză în temeiul Regulamentului 1049/2001.

Regulamentul 1049/2001 prevede că cererile de acces ar trebui tratate cu promptitudine. În conformitate cu acest principiu, Ombudsmanul urmărește, de asemenea, să trateze astfel de cazuri cât mai curând posibil.

Într-o primă etapă, considerăm că este necesar să se examineze documentele în discuție în plângere, precum și orice consultări ale terților efectuate de Comisie în legătură cu cererea de acces. V-aș fi recunoscător dacă Comisia ar putea furniza aceste documente, de preferință în format electronic, prin e-mail criptat [2], până la 10 ianuarie 2025.

V-am fi recunoscători dacă am primi copii marcate care să indice părțile care au fost divulgate reclamantului și cele care nu au fost divulgate, precum și motivele ocultărilor.

Documentele care fac obiectul cererii de acces public vor fi tratate în mod confidențial, împreună cu orice alte materiale pe care Comisia alege să ni le comunice pe care le marchează drept confidențiale. Documentele de acest tip vor fi tratate și stocate în conformitate cu acest statut confidențial și vor fi șterse din dosarele Ombudsmanului la scurt timp după încheierea anchetei.

Poziția Comisiei a fost prezentată în răspunsul său de confirmare. Cu toate acestea, în cazul în care Comisia dorește să prezinte opinii suplimentare, care să fie luate în considerare de Ombudsmanul European în cursul prezentei anchete, am fi recunoscători dacă acestea ne-ar putea fi furnizate în termen de cincisprezece zile lucrătoare de la primirea prezentei scrisori, și anume 23 ianuarie 2025.

Ofițerul de anchetă responsabil de caz este dna Amandine Le Bellec.

Cu stimă,

Rosita Hickey
Director de Anchete

Strasbourg, 19.12.2024

[1] Înțelegem că, deși decizia inițială a Comisiei menționează 35 de documente, acest lucru se datorează unei erori materiale în lista furnizată reclamantului, astfel cum s-a clarificat ulterior în decizia de confirmare. Din motive de claritate, ne referim totuși la documentele 1-28 (27 de documente în total, deoarece documentul 5 nu există) și 29-35.

[2] E-mailurile criptate pot fi trimise la căsuța noastră poștală dedicată.