Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul prelucrării, modul în care Ombudsmanul European colectează, gestionează și asigură protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care persoanele vizate le pot exercita în ceea ce privește datele lor.

Operatorul este Ombudsmanul European. Operatorul asociat este Comisia Europeană (pentru ABAC, o aplicație financiară și contabilă creată de Comisie pentru a monitoriza execuția bugetului său și pentru a-și pregăti conturile).

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Datele cu caracter personal ale ofertanților, contractanților și candidaților, ale personalului sau subcontractanților acestora, care pot include:

• Date de identificare: numele, prenumele, numărul pașaportului sau numărul actului de identitate;
• Funcția;
• datele de contact (adresa de e-mail, numărul de telefon profesional, numărul de telefon mobil, numărul de fax, adresa poștală, societatea și departamentul, țara de reședință, adresa site-ului web);
• adeverințe privind contribuțiile la asigurările sociale și impozitele plătite, extrase din cazierele judiciare;
• Date financiare: referința contului bancar (codurile IBAN și BIC), codul TVA;
• Declarație pe propria răspundere conform căreia ofertanții nu se află într-una dintre situațiile de excludere menționate la articolele 136 și 141 din Regulamentul financiar
• Formular privind absența conflictelor de interese pentru membrii personalului instituțiilor sau organismelor UE, precum și pentru experții implicați în procesul de selecție.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Datele cu caracter personal sunt colectate și prelucrate ulterior în scopul gestionării și administrării procedurilor de achiziții publice de către Ombudsmanul European.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Temeiul juridic al operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal este Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii [1], în special articolele 160-179.

Prelucrarea este necesară în temeiul articolului 5 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Regulamentul (UE) nr. 1725/2018.

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Ombudsmanul European este responsabil de prelucrarea datelor. Datele sunt prelucrate mai precis de Unitatea Personal, Administrație și Buget (PAB).

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

Ombudsmanul European, Secretarul General, membrii comisiei de evaluare (dacă este cazul); personalul responsabil cu gestionarea contractelor din cadrul unității relevante; personalul responsabil cu gestionarea ofertelor și a contractelor din cadrul unității PAB. Transferul de date cu caracter personal este posibil către țări terțe sau organizații internaționale.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Dosarele referitoare la procedurile de ofertare, inclusiv datele cu caracter personal, sunt păstrate în serviciul responsabil cu procedura până la finalizarea acesteia și în unitatea PAB pentru o perioadă de 7 ani de la semnarea contractului. Extrasele din cazierele judiciare se păstrează timp de 2 ani de la încheierea procedurii relevante. Cu toate acestea, ofertele ofertanților respinși sunt păstrate timp de 5 ani de la semnarea contractului.

7. Cum protejăm datele persoanei vizate?

Fișierele pe suport de hârtie sunt stocate într-un dulap încuiat de către unitățile responsabile. Fișierele electronice sunt stocate pe servere cu drepturi de acces limitate la membrii relevanți ai personalului unităților implicate în procedură (și anume, unitatea PAB și unitatea care va utiliza efectiv contractul).

Membrii comisiei de evaluare au acces la dosare în scopul evaluării și sunt informați că nu ar trebui să păstreze copii după finalizarea procesului de evaluare.

Clauzele contractuale asigură faptul că contractantul prelucrează datele cu caracter personal ale personalului OE numai la instrucțiunile Ombudsmanului (clauze de protecție a datelor adăugate la contractul de servicii/mobilier și la condițiile generale ale contactului).

În cazul transferurilor de date cu caracter personal către țări terțe sau organizații internaționale, contractul semnat între Ombudsman și ofertantul câștigător prevede clauze contractuale standard care garantează că datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu normele obligatorii pentru instituțiile UE.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți dreptul de a solicita accesul la propriile date cu caracter personal. De asemenea, aveți dreptul de a solicita rectificarea fără întârziere a oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc. Dreptul de rectificare a datelor se poate aplica numai datelor factuale prelucrate în cadrul procedurii de achiziții relevante. Acest drept poate fi exercitat numai până la data-limită de depunere a ofertelor. Cu toate acestea, datele de identificare inexacte pot fi rectificate în orice moment în timpul și după procedura de achiziții publice prin trimiterea unui e-mail la adresa eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Ombudsmanul European va răspunde solicitărilor dumneavoastră cât mai curând posibil, în termen de cel mult o lună.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite Ombudsmanului European întrebări legate de protecția datelor privind procedura de achiziții publice, la următoarea adresă: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Ombudsmanul European
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Ombudsmanului European la următoarea adresă: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] JO L 193 din 30.7.2018, p. 1.