Introducere

Ombudsmanul European se angajează să vă protejeze datele cu caracter personal și să vă respecte viața privată. Ombudsmanul colectează și prelucrează date cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date.

1. Ce date cu caracter personal prelucrează Ombudsmanul European?

• Prenume
• Denumirea postului
• Organizație
• Date audio și/sau vizuale (cum ar fi imagini și înregistrări vocale)

2. De ce și cum prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Ombudsmanul European a realizat o serie de materiale video menite să sensibilizeze publicul cu privire la mandatul oficiului, la modul în care acesta poate ajuta cetățenii, precum și să aducă în atenția publicului activitatea desfășurată în unele domenii-cheie.

Materialele video prezintă fețele din spatele activității instituției, prezintă cooperarea cu alte instituții ale UE pentru a îmbunătăți administrația UE și evidențiază relația acesteia cu publicul – atât în calitate de reclamanți, cât și de potențiali reclamanți, precum și în calitate de beneficiari ai unei administrații a UE mai eficiente și mai transparente.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Prelucrarea datelor cu caracter personal este legată de comunicarea și promovarea activităților Ombudsmanului (inclusiv cu fotografii și înregistrări audiovizuale), care sunt necesare pentru funcționarea Ombudsmanului, astfel cum se prevede în tratate. Aceste dispoziții sunt articolul 11 din Tratatul privind Uniunea Europeană și articolul 15 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

În consecință, aceste operațiuni de prelucrare sunt legale în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725 (prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestită instituția sau organul Uniunii).

 4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Ombudsmanul European este responsabil de prelucrarea datelor, precum și Comisia care a publicat materialul video pe portalul său audiovizual.

5. Cine are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal și cui îi sunt divulgate?

Înregistrările audio-video sunt utilizate în scopuri de comunicare pe site-ul Ombudsmanului și pe canalele sale de comunicare socială (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube), precum și pe portalul audiovizual al Comisiei. Oricine vizionează videoclipurile prin intermediul oricăreia dintre aceste platforme va avea acces la astfel de date.

6. Cât timp păstrăm datele?

Materialul audiovizual va fi păstrat atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopului pentru care a fost înregistrat (promovarea mandatului și a activităților Ombudsmanului European) și poate fi, de asemenea, arhivat într-o etapă ulterioară în vederea conservării permanente în scopuri istorice pentru a documenta, a conserva și a pune la dispoziția publicului istoria și patrimoniul audiovizual ale Ombudsmanului European și ale Uniunii Europene.

Dacă sunteți titular de drepturi și doriți ca datele dumneavoastră să fie eliminate din materialul audiovizual, vă invităm să contactați Ombudsmanul European (a se vedea rubrica 8 din prezenta declarație de confidențialitate: „Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?”).

7. Cum protejăm și protejăm datele dvs. cu caracter personal?

Pentru a vă proteja datele cu caracter personal, Ombudsmanul a instituit o serie de măsuri tehnice și organizatorice. Măsurile tehnice includ acțiuni adecvate pentru a aborda securitatea online, riscul de pierdere a datelor și modificarea datelor sau accesul neautorizat, luând în considerare riscul prezentat de prelucrare și natura datelor cu caracter personal prelucrate.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți drepturi specifice în calitate de „persoană vizată” în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, în special dreptul de a vă accesa datele cu caracter personal și de a le rectifica în cazul în care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete. Dacă este cazul, aveți dreptul să ștergeți datele dvs. personale, să restricționați prelucrarea datelor dvs. personale și să vă opuneți prelucrării acestora, precum și dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, care se efectuează în mod legal în temeiul articolului 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul (UE) 2018/1725, din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

Vă puteți opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în orice moment, notificând operatorul de date la adresa eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Această obiecție la prelucrare nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de solicitarea dvs.

Vă puteți exercita drepturile contactând operatorul de date sau, în caz de conflict, responsabilul cu protecția datelor. Dacă este necesar, vă puteți adresa și Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

Informațiile lor de contact sunt furnizate la punctul 9 din prezenta declarație de confidențialitate. În cazul în care doriți să vă exercitați drepturile în contextul uneia sau mai multor operațiuni de prelucrare specifice, vă rugăm să furnizați în cererea dumneavoastră descrierea acestora [și anume referința (referințele) lor de înregistrare, astfel cum se specifică la punctul 10 de mai jos].

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

Operatorul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725, dacă aveți observații, întrebări sau preocupări sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, nu ezitați să contactați operatorul de date, Ombudsmanul European, la adresa eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) al Ombudsmanului European

Puteți contacta responsabilul cu protecția datelor (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) cu privire la aspecte legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725.

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD)

Aveți dreptul de a introduce o cale de atac (și anume, puteți depune o plângere) la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (edps@edps.europa.eu) în cazul în care considerați că drepturile dumneavoastră în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către operatorul de date.

10. Unde puteți găsi informații mai detaliate

Responsabilul cu protecția datelor (RPD) al Ombudsmanului publică registrul tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Ombudsmanul European, care au fost documentate și notificate acestuia. Puteți accesa registrul accesând următorul link: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection (în limba engleză). Această operațiune specifică de prelucrare a fost inclusă în registrul public al RPD cu următoarea referință de înregistrare: 02/2023