▪ Context

1. La 18 decembrie 2014, Comisia a publicat un comunicat de presă în care se afirmă că „[t] oday, președintele Comisiei Europene, Jean-Claude Juncker, l-a numit pe Dr. Edmund Stoiber în calitate de consilier special pentru o mai bună legiferare”^[1] (denumit în continuare „consilierul special [2]” sau „persoana în cauză”). În aceeași zi, persoana în cauză a avut o întâlnire cu președintele Comisiei, dl Juncker, și cu vicepreședintele Timmermans, care a făcut obiectul unei scurte clipuri video încărcate pe site-ul Comisiei ^[3].

2. În aceeași zi, reclamanții, Friends of the Earth Europe (FoEE) și Corporate Europe Observatory (CEO) au solicitat acces public la i) declarația sub jurământ a consilierului special că nu a avut conflicte de interese, ii) declarația sa de activități și iii) "declarația de asigurare" a președintelui Juncker că consilierul special nu a avut conflicte de interese. În conformitate cu normele Comisiei (prezentate mai jos), aceste trei documente trebuie prezentate împreună cu cererea de numire a unui consilier special. Reclamanții au întrebat, de asemenea, dacă consilierul special a fost plătit și ce măsuri au fost luate pentru a se asigura că acesta nu se află într-un conflict de interese, în special în ceea ce privește funcțiile sale de președinte al consiliilor consultative a două societăți mari.

3. La 7 ianuarie 2015, consilierul special a semnat o „Declarație privind onoarea de a nu exista niciun conflict de interese între atribuțiile de consilier special al Comisiei și alte activități”(anexa 1 la normele Comisiei), precum și o „Declarație de activități în vederea exercitării funcției de consilier special al Comisiei Europene”(anexa 2 la normele Comisiei). În această din urmă declarație, consilierul special a menționat funcțiile sale de președinte al consiliilor consultative a două societăți, precum și funcția sa de membru al consiliilor de supraveghere a patru entități controlate de Nürnberger, un mare grup de asigurări (denumit în continuare grupul de asigurări), precum și alte câteva funcții deținute în țara sa natală.

4. La 2 februarie 2015, consilierul special și-a actualizat declarația de activitate pentru a menționa funcția sa de președinte al Consiliului consultativ al unei bănci.

5. La 9 februarie 2015, a fost finalizată o „declarație de asigurare din partea președintelui Jean-Claude Juncker cu privire la lipsa conflictelor de interese în vederea numirii dr. Edmund Stoiber în calitate de consilier special al Comisiei Europene”. Aceasta a fost opțiunea B din modelul standard (anexa 4 la normele Comisiei) și a recunoscut „că ar putea exista un risc potențial pentru buna reputație a Comisiei din cauza activităților dr. Stoiber pentru (numele societăților)”. Declarația de asigurare a adăugat: „Riscul poate fi redus suficient prin asigurarea faptului că Dr. Stoiber, în calitatea sa de consilier special, nu se ocupă de chestiuni referitoare la [societățile în cauză]”.  

6. La 11 februarie 2015, ca răspuns la cererea de acces public a reclamanților, Comisia a comunicat reclamanților toate cele patru documente menționate mai sus.

7. La 16 februarie 2015, Comisia a informat reclamanții că consilierul special nu va fi plătit. În ceea ce privește evitarea oricărui risc de conflict de interese, Comisia a făcut trimitere la declarația de asigurare din 9 februarie 2015 și a declarat că se va asigura că consilierul special nu va trata nicio chestiune referitoare la societățile relevante atunci când va colabora cu Comisia. De asemenea, Comisia a afirmat că consilierul special nu a avut funcții operaționale sau de conducere în cadrul acestor societăți.

8. La 4 martie 2015, colegiul comisarilor a numit persoana în cauză și alte câteva persoane în calitate de consilieri speciali [4] (între 5 martie 2015 și 31 martie 2016).

9. La 25 mai 2015, reclamanții au scris Comisiei susținând că, contrar normelor aplicabile, cele patru documente privind numirea consilierului special au fost întocmite și semnate după numirea sa. Reclamanții au întrebat de ce Comisia a așteptat, până după anunțarea publică a numirii, să verifice poziția privind posibilele conflicte de interese. Acestea au susținut că anunțul prealabil a împiedicat Comisia să efectueze o evaluare imparțială și critică. Reclamanții au solicitat, de asemenea, Comisiei să își reconsidere evaluarea pentru a stabili dacă consilierul special a avut un conflict de interese.

10. La 12 iunie 2015, secretarul general al Comisiei a răspuns reclamanților că, deși numirea consilierului special a fost anunțată la 18 decembrie 2014, abia la 4 martie 2015 procedura administrativă a fost finalizată printr-o decizie a colegiului comisarilor. Secretarul general a arătat că cele patru documente în cauză fuseseră astfel întocmite înainte de decizia colegiului privind numirea consilierilor speciali.

11. La 3 septembrie 2015, reclamanții s-au adresat Ombudsmanului.

▪ Normele juridice relevante

12. Punctele 5 și 6 din Normele Comisiei [5] privind consilierii speciali ai Comisiei [6] (denumite în continuare „normele Comisiei”) prevăd următoarele:

"5. Selectarea și desemnarea consilierilor speciali

Fiecare membru al Comisiei care dorește să angajeze un consilier special trebuie să notifice în scris DG ADMIN [în prezent DG Resurse Umane și Securitate - DG HR] până la termenul stabilit (ianuarie a fiecărui an), indicând sarcinile care urmează să fie îndeplinite, numărul preconizat de zile de lucru și o estimare a creditelor de misiune, [...] În plus, la numirea unui consilier, fiecare membru al Comisiei trebuie să se asigure că nu există niciun conflict de interese între atribuțiile viitoare ale consilierului său special și activitățile externe pe care le-ar putea desfășura. Prin urmare, fiecare cerere de numire a unui consilier special adresată DG ADMIN trebuie să fie însoțită de următoarele trei documente:

• declarații sub jurământ și declarații de activitate ale consilierului special (formulare anexate în anexă): consilierii speciali potențiali trebuie să semneze o declarație pe propria răspundere (declarație sub jurământ) în care să precizeze că au luat cunoștință de articolele relevante din Statutul funcționarilor (articolele 11 și 11a) și că nu există niciun conflict de interese cu sarcinile pe care urmează să le îndeplinească. De asemenea, aceștia trebuie să completeze și să semneze o declarație de activitate, pe care DG ADMIN o va verifica în numele autorității abilitate să încheie contracte de muncă (AECC), înainte de a-și prelua atribuțiile, pentru a se asigura că nu există niciun conflict de interese;

• declarație de asigurare din partea membrului Comisiei (model anexat în anexă): pe baza declarațiilor primite, membrii Comisiei responsabili trebuie să stabilească faptul că nu există niciun conflict de interese în ceea ce privește consilierii speciali pe care i-au ales și trebuie să confirme cererile lor de numire.

DG ADMIN verifică apoi dacă nu există niciun conflict de interese între sarcinile viitoare ale consilierului special și orice activități externe pe baza documentelor furnizate de membrii Comisiei. Consilierilor speciali li se poate solicita să furnizeze informații suplimentare în acest scop. Aceste informații sunt transmise membrilor Comisiei în cauză pentru a-i ajuta să ia o decizie finală cu privire la cererea lor de numire. DG ADMIN informează membrul Comisiei responsabil cu personalul și administrația cu privire la rezultatul acestei verificări. (...)”

6. Desemnarea și numirea consilierilor speciali

„După consultarea Serviciului Juridic și a DG BUDG și după informarea corespunzătoare a autorității bugetare, Comisia, la propunerea vicepreședintelui responsabil cu personalul și administrația, de comun acord cu președintele, numește, la începutul fiecărui an (la sfârșitul lunii martie), consilieri speciali remunerați și neremunerați prin procedură orală (chestiuni administrative și bugetare) și însărcinează DG ADMIN să procedeze la numirea acestora. ...

După desemnarea consilierilor speciali, DG ADMIN întocmește un proiect de contract (contract standard) pentru fiecare consilier special [...] Executarea contractelor nu poate începe înainte de semnarea acestora de către AAIC.

Odată ce numirea lor a fost aprobată, o listă a consilierilor speciali, împreună cu declarațiile sub jurământ și curriculum vitae (care nu trebuie să conțină informații de natură privată, cum ar fi situația familială, adresa privată etc.), sunt postate pe site-ul Europa al Comisiei”(sublinierea noastră).

▪ Ancheta

13. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele acuzații și afirmații:

Afirmație:

Comisia nu și-a respectat normele privind consilierii speciali (în special punctele 5 și 6) atunci când a numit persoana în cauză în calitate de consilier special al președintelui Comisiei.

Creanțe:

1) Comisia ar trebui să recunoască faptul că inacțiunile sale au constituit administrare defectuoasă și să pună în aplicare măsuri pentru a se asigura că încălcările normelor sale privind consilierii speciali nu se repetă.

2) Comisia ar trebui să clarifice modul în care va reduce la minimum orice posibil conflict de interese care decurge din pozițiile actuale ale consilierului special într-o societate de asigurări.

14. La 21 octombrie 2015, Ombudsmanul a inspectat dosarul Comisiei privind numirea consilierului special, inclusiv, în special, documentele privind evaluarea dosarului consilierului special de către DG HR. La 1 decembrie 2015, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să răspundă plângerii și, în special, să trateze următoarele trei aspecte:

i) în primul rând, întrucât decizia de numire a consilierului special a fost luată la 4 martie 2015 de către colegiul comisarilor, ar putea Comisia să reconcilieze această decizie cu comunicatul său de presă din 18 decembrie 2014 în care s-a afirmat că "[î]n prezent, președintele Comisiei Europene, Jean-Claude Juncker, l-a numit pe Dr. Edmund Stoiber în calitate de consilier special pentru o mai bună legiferare"?

ii) în al doilea rând, declarația de activitate a consilierului special din 7 ianuarie 2015 menționa că era membru al consiliilor de supraveghere a patru entități separate controlate de grupul de asigurări. Având în vedere că este esențial să se evite orice conflict sau apariția acestuia, Comisia a fost invitată să explice de ce nu a considerat că ar putea exista un risc potențial pentru buna reputație a Comisiei, având în vedere activitățile persoanei în cauză pentru grupul de asigurări respectiv.

iii) în al treilea rând, în ceea ce privește reducerea la minimum a oricărui posibil conflict de interese care decurge din pozițiile consilierului special în cadrul grupului de asigurări, Ombudsmanul a întrebat dacă Comisia era pregătită să își reconsidere poziția și să modifice declarația de asigurare, hotărând că persoana în cauză nu ar trebui să trateze, în calitatea sa de consilier special, chestiuni referitoare la acest grup de asigurări.

15. La 21 martie 2016, Ombudsmanul a primit avizul Comisiei cu privire la plângere și, la 27 aprilie 2016, observațiile reclamanților ca răspuns la avizul Comisiei. În desfășurarea anchetei, Ombudsmanul a luat în considerare argumentele și opiniile prezentate de părți.

▪ Observații preliminare

16. Ancheta se referă numai la afirmația potrivit căreia Comisia nu a respectat normele sale privind consilierii speciali atunci când a numit persoana în cauză în calitate de consilier special. Această anchetă nu se referă la nicio acțiune a persoanei în cauză.

17. Faptul că persoana în cauză a demisionat din funcția de consilier special atunci când mandatul său s-a încheiat în martie 2016 nu afectează această anchetă, care se referă la comportamentul Comisiei la numirea consilierilor speciali.

18. Ca urmare a unei serii de alte plângeri [7] referitoare la numirea consilierilor speciali pe lângă Comisie, Ombudsmanul va deschide foarte curând o anchetă strategică privind respectarea normelor Comisiei în ceea ce privește numirea consilierilor speciali și dacă ar putea fi necesară modificarea acestor norme.

▪ Presupusa nerespectare a Regulilor privind consilierii speciali

▪ Argumente prezentate Ombudsmanului

19. Reclamanții susțin că, prin publicarea comunicatului de presă din 18 decembrie 2014, Comisia a creat percepția că persoana în cauză fusese deja numită consilier special. Ca dovadă în acest sens, reclamanții au declarat că cel puțin un grup de interese s-a adresat consilierului special în februarie 2015 ^[8] , înainte de numirea sa efectivă, pentru a discuta aspecte legate de o mai bună legiferare.

20. Ca răspuns, Comisia a confirmat că decizia de numire a persoanei în cauză în calitate de consilier special a fost luată de colegiul comisarilor la 4 martie 2015. Pentru a pregăti această decizie, serviciile în cauză ale Comisiei au respectat pe deplin procedura prevăzută în normele relevante. Această procedură a cuprins, în special, notificarea autorității bugetare, întocmirea declarațiilor și declarațiilor necesare, consultarea Serviciului Juridic și a DG Buget și evaluarea posibilelor conflicte de interese. Procedura de screening a fost efectuată și nu a fost influențată de ceea ce s-a afirmat în comunicatul de presă din 18 decembrie 2014.

21. Comisia a afirmat că comunicatul de presă din 18 decembrie 2014 reflectă importanța deosebită pe care Comisia o acordă unei mai bune legiferări, a descris „viitorul rol al consilierului special” și a anunțat „rolul avut în vedere” al persoanei în cauză în calitate de consilier special pentru o mai bună legiferare. Referirile la un viitor rol al unui consilier special - menite să transmită hotărârea politică de a acționa - nu au împiedicat în niciun fel procesul legal de selecție a viitorului titular al funcției. Comunicate de presă sunt anunțuri, nu documente juridice, iar formulările utilizate în acest caz nu au avut nicio incidență asupra procedurii de numire.

22. În ceea ce privește întrebarea dacă Comisia a verificat în mod corespunzător dacă consilierul special se afla, de fapt, într-o situație de conflict de interese, reclamanții au observat că, în declarația de asigurare făcută de președintele Juncker, Comisia s-a referit la activitatea consilierului special cu alte societăți. Cu toate acestea, pozițiile sale în cadrul grupului de asigurări nu au fost menționate ca reprezentând un risc potențial în ceea ce privește un conflict de interese. Reclamanții au afirmat apoi că nu este clar de ce au fost omise trimiterile la aceste poziții, deoarece acest grup de asigurări este una dintre cele mai mari societăți de asigurări din Germania și ar putea fi afectat de inițiativa privind o mai bună legiferare.

23. Ca răspuns, Comisia a afirmat că articolul 5 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (RAA) definește „consilierul special” ca fiind o persoană „care, datorită calificărilor sale speciale și fără a aduce atingere unei activități remunerate desfășurate într-o altă calitate, este angajată să asiste una dintre instituțiile Uniunii”. Prin urmare, alte activități lucrative sunt permise în mod expres de RAA. O legătură pur teoretică între o altă activitate și mandat – care ar putea fi stabilită practic în toate cazurile în care mandatul este formulat în sens foarte larg – nu este suficientă în sine pentru a exclude numirea consilierului special sau pentru a ridica o prezumție de conflict de interese. Acest lucru reiese, de asemenea, din cuprinsul punctului 5 din normele Comisiei, potrivit căruia principiul proporționalității trebuie respectat atunci când se analizează posibilele conflicte de interese. De fapt, este necesar să se evite situația în care persoanelor care provin din medii adecvate nu li s-ar putea oferi posturi de consilier special din cauza experienței lor sau a altor activități.

24. Comisia a afirmat că o evaluare a existenței sau a inexistenței unui conflict de interese trebuie să țină seama de sarcinile care trebuie îndeplinite pentru Comisie. Mandatul consilierului special a fost extrem de amplu și general și se axează pe consilierea cu privire la mai multe aspecte ale unei mai bune legiferări. Persoana în cauză, în calitatea sa de consilier special, nu a fost invitată să se ocupe de niciun aspect referitor la societățile menționate în declarația sa de activitate. Ca răspuns la argumentul reclamanților potrivit căruia declarația de asigurare a Comisiei din 9 februarie 2015 nu s-a referit la toate activitățile menționate de consilierul special în declarația sa de activități, Comisia a afirmat că declarația de asigurare și declarația de activități au scopuri diferite: Scopul declarației de asigurare este de a confirma, pe baza declarației de activități, că, în ceea ce privește sarcinile care trebuie îndeplinite, nu există niciun conflict de interese între viitoarele atribuții de consilier special și activitățile externe în curs. În acest sens, declarația de asigurare nu se suprapune cu declarația de activități, ci se concentrează numai asupra activităților relevante în contextul unui risc de conflict de interese potențial sau real.

25. Comisia a arătat că faptul că activitățile persoanei în cauză pentru grupul de asigurări nu au fost menționate în mod expres în declarația de asigurare nu înseamnă că aceasta putea, în calitatea sa de consilier special, să se ocupe de aspecte care privesc în mod specific această societate. De fapt, potrivit Comisiei, consilierul special nu s-a ocupat de astfel de chestiuni în timpul mandatului său (de la 5 martie 2015 până la 31 martie 2016 [9]). El a rămas, în orice caz, supus dispozițiilor privind conflictele de interese de la articolul 124 din RAA (în special articolele 11 și 11a din Statutul funcționarilor). Aceasta a adăugat că consilierul special a confirmat în mod explicit, în declarația sa pe propria răspundere din 7 ianuarie 2015, că avea cunoștință de aceste obligații.

26. În observațiile lor, reclamanții au subliniat că, pe lângă publicarea, la 18 decembrie 2014, a unui comunicat de presă prin care anunțau numirea consilierului special, președintele și vicepreședintele Comisiei, în aceeași zi, i-au urat, de asemenea, bun venit în noul său rol, prezentându-l ca pe un fapt împlinit. Prin urmare, ar fi provocat o jenă politică semnificativă pentru Comisie dacă consilierul special nu ar fi fost numit în cele din urmă. Deși este posibil ca comunicatul de presă să nu fie un document obligatoriu din punct de vedere juridic, acesta a creat cu siguranță o percepție publică puternică că procedura de numire a fost încheiată. Prin urmare, reclamanții au susținut că evaluarea conflictului de interese a fost afectată de anunțul public al Comisiei din 18 decembrie 2014.

▪ Evaluarea Ombudsmanului

i) Argumentul potrivit căruia comunicatul de presă al Comisiei din 18 decembrie 2014 a adus atingere evaluării de către Comisie a conflictului de interese

27. Din cuprinsul punctelor 5 și 6 din Regulamentul de procedură al Comisiei reiese că un consilier special poate fi numit numai după finalizarea evaluării lipsei unui conflict de interese. Etapele cronologice ale acestei proceduri sunt următoarele. Comisarul care dorește să angajeze un consilier special notifică DG HR și transmite DG HR cele trei documente solicitate, și anume 1) declarația pe proprie răspundere, 2) declarația de activități și 3) declarația de asigurare. Pe baza acestor documente, DG HR verifică dacă nu există niciun conflict de interese. Serviciul Juridic al Comisiei și DG Buget sunt apoi consultate. În cele din urmă, Comisia numește consilierul special. În continuare, Comisia are, de asemenea, posibilitatea de a emite un comunicat de presă pentru a informa publicul cu privire la decizia sa.

28. Or, în speță și înainte de adoptarea oricăreia dintre aceste măsuri, Comisia a publicat pentru prima dată, la 18 decembrie 2014, un comunicat de presă în care anunța că consilierul special fusese numit în acea zi. La doar două săptămâni după acest anunț, consilierul special și-a prezentat declarația sub jurământ și declarația de activități (la 7 ianuarie 2015), care au fost utilizate pentru a evalua dacă consilierul special a avut conflicte de interese. Procedura a culminat cu numirea oficială a consilierului special la 4 martie 2015, printr-o decizie a Comisiei.

29. Ombudsmanul observă că formularea clară a comunicatului de presă nu lasă nicio îndoială – cel puțin în ochii publicului – că consilierul special a fost numit efectiv la 18 decembrie 2014. În plus, pe lângă comunicatul de presă, Comisia a pus la dispoziție pe site-ul său internet o scurtă înregistrare video a reuniunii din 18 decembrie 2014 dintre consilierul special și președintele și vicepreședintele Comisiei. Textul acestei videoclipuri menționează că președintele și vicepreședintele Comisiei „se întâlnesc cu Edmund Stoiber, consilier special al CE pentru o mai bună legiferare”. Mesajul de sub clip menționează din nou că "acesta din urmă a fost numit consilier special al CE pentru o mai bună legiferare de către Jean-Claude Juncker în aceeași zi"(sublinierea noastră). Aceste declarații și trimiteri nu lasă nicio ambiguitate din punctul de vedere al publicului, ci faptul că persoana în cauză fusese într-adevăr numită la 18 decembrie 2014.

30. Comisia a susținut că comunicatul său de presă se referea, de fapt, la rolul „viitor” și „preconizat” al consilierului special. Cu toate acestea, aceste două cuvinte nu apar în comunicatul de presă, care se limitează la a afirma că persoana în cauză a fost numită la 18 decembrie 2014. Ombudsmanul este de acord cu Comisia că comunicatele de presă nu sunt documente juridice oficiale. Cu toate acestea, se emit comunicate de presă pentru informarea publicului. Principiile bunei administrări impun ca acestea să fie cât mai exacte posibil. Acest lucru nu se poate spune despre un comunicat de presă în care se afirmă că o persoană a fost numită la 18 decembrie 2014, în timp ce, de fapt, persoana respectivă nu a fost numită legal decât într-o etapă mult mai târzie, la 4 martie 2015 [10]. Comunicatul de presă al Comisiei este, prin urmare, incorect și înșelător. În opinia Ombudsmanului, acest lucru constituie administrare defectuoasă. În cazul în care, în circumstanțe excepționale, trebuie făcut un anunț provizoriu cu privire la numirile în funcții de conducere, acestea ar trebui să includă o declarație clară și fermă de declinare a responsabilității cu privire la cerințele administrative în curs care nu au fost încă îndeplinite.

ii) Cu privire la nemenționarea de către Comisie în declarația de asigurare a pozițiilor persoanei în cauză în cadrul grupului de asigurare

31. Articolul 11a din Statutul funcționarilor prevede că „Funcționarul nu se ocupă, în exercitarea atribuțiilor sale și cu excepția cazului în care se prevede în continuare, de o chestiune în care are, direct sau indirect, un interes personal de natură să îi afecteze independența și, în special, interesele familiale și financiare”(sublinierea noastră). Articolul 124 din RAA privind consilierii speciali prevede că articolul 11a din Statutul funcționarilor se aplică prin analogie consilierilor speciali.

32. Normele Comisiei privind consilierii speciali stabilesc, de asemenea, norme procedurale detaliate pentru evitarea situațiilor de conflict de interese. În nota sa din 18 noiembrie 2014 de lansare a exercițiului 2015 de desemnare a consilierilor speciali, Comisia însăși a subliniat, făcând trimitere la o decizie anterioară a Ombudsmanului, că este esențial să se evite orice conflict de interese sau apariția unui astfel de conflict.

33. Comisia nu a furnizat o explicație convingătoare pentru neincluderea, în declarația de asigurare, a pozițiilor persoanei în cauză în cadrul grupului de asigurări în cauză. Comisia s-a limitat să explice diferența dintre obiectul declarației de interese și cel al declarației de asigurare. Totuși, această explicație nu clarifică motivul pentru care, în comparație cu pozițiile persoanei în cauză în celelalte trei societăți (care, în opinia Comisiei, ar putea constitui un risc potențial), pozițiile sale în cadrul grupului de asigurări nu ar putea constitui un risc.

34. Ombudsmanul observă că, în timp ce în celelalte societăți, persoana în cauză era președintele („Leiter/Leitung”) Consiliului consultativ al societății, acesta era membru al Consiliului de supraveghere al celor patru entități controlate de grupul de asigurări. Nu este clar dacă acesta a fost motivul pentru care Comisia a tratat aceste poziții în mod diferit. Cu toate acestea, având în vedere faptul că este esențial să se evite orice conflict de interese sau apariția acestuia în percepția publicului, nu ar trebui să aibă nicio importanță dacă o persoană este membru/președinte principal sau doar membru al unui consiliu de supraveghere/consiliu consultativ al unei societăți, deoarece, în ambele cazuri, persoana va împărți cel puțin unele interese cu societatea respectivă, inclusiv interese financiare.

35. Ombudsmanul ia act de faptul că Comisia a declarat în mod explicit că persoana în cauză nu s-a ocupat niciodată de chestiuni referitoare la grupul de asigurări respectiv în timp ce era consilier special. Ombudsmanul nu găsește niciun motiv pentru a pune sub semnul întrebării acest lucru. Totuși, acest lucru nu rezultă din faptul că o astfel de asigurare ar fi trebuit să fie dată înainte ca persoana în cauză să își preia rolul de consilier special. În opinia Ombudsmanului, faptul că Comisia nu a oferit astfel de asigurări în timp util a constituit un caz de administrare defectuoasă.

36. La un nivel mai general, potrivit reclamanților, emiterea comunicatului de presă a împiedicat Comisia să efectueze o examinare imparțială și critică a problemei conflictului de interese.

37. Consultarea de către Ombudsman a dosarului procedurii de numire a arătat că serviciile Comisiei au efectuat într-adevăr o examinare detaliată a chestiunii conflictului de interese. Procedând astfel, Comisia a ținut seama de întrebările adresate de reclamanți. Ca urmare a acestei examinări și a altor sugestii formulate de DG HR, declarația de asigurare a fost modificată de două ori pentru a include o trimitere la riscurile potențiale generate de activitatea persoanei în cauză pentru anumite societăți, precum și pentru a adăuga o cerință ca aceasta să nu se ocupe, în calitatea sa de consilier special, de chestiuni referitoare la aceste societăți.

38. Cu toate acestea, în pofida evaluării detaliate a conflictului de interese al consilierului special efectuată de DG HR, Ombudsmanul consideră că comunicatul de presă inexact și care induce în eroare din 18 decembrie 2014 ar putea totuși să determine publicul să aibă îndoieli serioase cu privire la integritatea acestei evaluări. Publicul s-ar putea întreba în mod valabil cum ar putea ajunge Comisia la o concluzie diferită, având în vedere că însuși modul de redactare a comunicatului de presă din 18 decembrie 2014 le-a prezentat un fapt împlinit în ceea ce privește numirea persoanei în cauză în calitate de consilier special de către președintele Comisiei.

Concluzii

Pe baza anchetei sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul face următoarele două observații critice:

Comunicatul de presă al Comisiei din 18 decembrie 2014, potrivit căruia persoana în cauză a fost numită consilier special în aceeași zi, deși, în realitate, nu a fost numită decât la 4 martie 2015, ar fi eronat și ar induce publicul în eroare. Comunicatul de presă a ridicat, de asemenea, îndoieli - în ochii publicului - cu privire la faptul că, în conformitate cu normele Comisiei, Comisia a efectuat o examinare imparțială și critică a problemei conflictului de interese. Aceasta a constituit administrare defectuoasă.

Comisia nu a emis în timp util o declarație de asigurare completă referitoare la activitatea unui consilier special. Aceasta a constituit, de asemenea, administrare defectuoasă.

Reclamanții și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 26.5.2016

[1] http://europa.eu/rapid/press-release_IP-14-2761_en.htm. Din 2007 până în 2014, dl Stoiber, fost ministru-președinte al Bavariei, a fost deja președintele Grupului la nivel înalt privind povara administrativă, care a oferit consultanță Comisiei.

[2] Cuprins Pentru o referință ușoară - și în afară de unele referințe din citate la persoana pe nume - "Consilier Special "este folosit în tot textul pentru a se referi la persoana în cauză, chiar dacă în mod oficial, el a fost numit Consilier Special abia la 4 martie 2015. Cu toate acestea, uneori, formularea „persoana în cauză” este utilizată pentru a evita confuziile.

[3] http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I096993.

[4] Procesul-verbal al celei de-a 2118-a ședințe a Comisiei [PV (2015) 2118 final, pagina 12]: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/10061/2015/EN/10061-2015-2118-EN-F1-1.PDF

[5] În cazul în care Consilierii speciali fac obiectul articolelor 123 și 124 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (RAA), iar articolul 124 din RAA enumeră mai multe articole din Statutul funcționarilor care se aplică prin analogie.

[6] Decizia C(2007) 6655 a Comisiei din 19 decembrie 2007 [http://ec.europa.eu/civil_service/docs/special_advisers/comm_c_2007_6655_1_en.pdf], astfel cum a fost modificată prin Decizia C(2014) 541 final a Comisiei din 6 februarie 2014 de modificare a Normelor privind consilierii speciali ai Comisiei [C(2007) 6655] [http://ec.europa.eu/civil_service/docs/special_advisers/c_2014_541_commission_decision_741786_en.pdf].

[7] Aceste alte plângeri nu se referă la persoana în cauză în prezenta anchetă.

[8] Linkul relevant furnizat de reclamanți (către site-ul www.apotheke-adhoc.de) nu funcționează. Cu toate acestea, următorul articol de pe același site internet (http://www.apotheke-adhoc.de/nachrichten/markt/nachricht-detail-markt/temperaturfuehrung-apotheker-hermann-vogel-edmund-stoiber-eu-kommission/) se referă la un farmacist care se adresează persoanei în cauză și precizează că acesta din urmă a fost numit în decembrie 2014 în calitate de consilier special.

[9] În avizul său din 21 martie 2016, Comisia a precizat că consilierul special nu se ocupa de chestiuni referitoare la această societate și nu se ocupa de astfel de chestiuni pentru perioada scurtă rămasă până la 31 martie 2016.

[10] În scrisoarea sa din 1 decembrie 2015 adresată Comisiei, Ombudsmanul a remarcat că, în cursul inspecției documentelor relevante ale Comisiei, serviciile sale nu au avut acces la documentele relevante din partea DG Comunicare și nici din partea cabinetului președintelui în legătură cu comunicatul de presă din 18 decembrie 2014. Prin urmare, petiționara a solicitat Comisiei să includă în avizul său orice informații relevante sau copii ale documentelor. Cu toate acestea, nu au fost primite alte documente.