Contextul plângerii

1. În iulie 2011, reclamantul a participat la o licitație publică organizată de Delegația Uniunii Europene în Muntenegru (denumită în continuare „delegația”).

2. În august 2011, delegația a informat reclamantul că propunerea sa nu a fost preselectată, deoarece nu a primit punctajul minim de 30 de puncte. Delegația a anexat la răspunsul său o copie a grilei de evaluare a propunerii reclamantului.

3. Reclamantul a considerat că a existat o eroare matematică în grila de evaluare, deoarece punctajele individuale acordate pentru diferitele secțiuni au totalizat 30 de puncte, în timp ce punctajul total notat în grila de evaluare a fost de numai 27 de puncte. Reclamantul a informat imediat delegația și i-a solicitat să corecteze eroarea.

4. Ca răspuns, delegația a trimis o grilă de evaluare revizuită. Cu toate acestea, în loc să corecteze ceea ce reclamantul a considerat a fi o eroare matematică în calcularea punctajului său total, delegația a redus punctajul acordat în temeiul secțiunii 2.2 („Fezabilitatea și coerența acțiunii în raport cu obiectivele și rezultatele preconizate”) de la 7 la 4 puncte. Prin urmare, punctajul total a rămas la 27 de puncte.

5. Reclamantul a răspuns delegației că nu poate accepta o astfel de rectificare fără alte dovezi justificative. Reclamantul a susținut că cererea sa va trece în următoarea etapă de evaluare cu un punctaj final de 30 de puncte, în timp ce acest lucru nu s-a întâmplat cu doar 27 de puncte.

6. Ca răspuns, delegația a explicat că inconsecvența a fost o greșeală nefericită de dactilografiere a unui număr din tabel și că punctajul total a fost într-adevăr corect. Aceasta a adăugat că nu putea divulga discuțiile comitetului de evaluare, întrucât acestea erau acoperite de confidențialitate. Delegația a subliniat că cele patru propuneri care au trecut în etapa următoare au obținut, în orice caz, cel puțin 32 de puncte.

7. Reclamantul s-a adresat apoi Ombudsmanului cu prezenta plângere.

Ancheta

8. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la următoarele afirmații și cereri.

Afirmație:

Reclamantul a susținut că delegația a desfășurat în mod eronat procesul de evaluare privind cererea restrânsă „Dezvoltarea societății civile”.

În sprijinul afirmației sale, reclamantul a susținut că notele atribuite ofertei sale au fost eronate, procedura de evaluare nu a fost transparentă, iar rezultatele finale ale licitației nu au fost niciodată făcute publice.

Revendicarea:

Delegația ar trebui să justifice evaluarea cererii sale și să dovedească faptul că defalcarea inițială a punctajelor care i-au fost furnizate a fost incorectă.

9. Ombudsmanul a transmis plângerea Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE), în calitate de organism de supraveghere al delegațiilor Uniunii Europene. Ombudsmanul a solicitat, de asemenea, o inspecție a documentației complete privind evaluarea cererii reclamantului. După primirea avizului SEAE, Ombudsmanul l-a transmis reclamantului, invitându-l să prezinte observații. Reclamantul nu a prezentat observații. Serviciile Ombudsmanului au efectuat, de asemenea, inspecția documentelor relevante și au trimis reclamantului o copie a raportului de inspecție.

Afirmația potrivit căreia delegația a desfășurat în mod eronat procesul de evaluare

Argumente prezentate Ombudsmanului

10. Principala nemulțumire a reclamantului este că delegația a efectuat în mod eronat procesul de evaluare a propunerii sale, deoarece notele atribuite ofertei sale au fost eronate. Prin urmare, Comisia a considerat că procedura nu era transparentă. Aceasta a remarcat, de asemenea, că rezultatele finale ale procedurii nu au fost niciodată făcute publice.

11. În avizul său, SEAE a explicat mai întâi că procedura de evaluare a fost gestionată de delegație în calitate de autoritate contractantă. Fiecare propunere a fost evaluată de doi evaluatori, care și-au dat în mod independent punctajele. Punctajul total acordat de evaluatori propunerii reclamantului a fost de 27 de puncte. Întrucât punctajul minim, astfel cum se indică în Orientările pentru solicitanții de granturi [1], a fost de 30 de puncte pentru ca o propunere să treacă de următoarea etapă a evaluării, propunerea reclamantului nu a fost examinată în continuare. Prin urmare, argumentul reclamantului potrivit căruia procesul de evaluare s-a desfășurat în mod eronat nu este valabil.

12. În ceea ce privește eroarea din grila de evaluare, delegația a reacționat imediat după ce reclamantul i-a informat cu privire la aceasta. Aceasta a recunoscut că a existat o greșeală de dactilografiere, care a avut loc la transcrierea punctajului unei secțiuni (secțiunea 2.2) a evaluării în grila de evaluare: în secțiunea 2.2 din grila de evaluare a reclamantului a fost introdus un punctaj de „7” în locul punctajului real de „4”. În plus, delegația a furnizat reclamantului versiunea corectată a grilei de evaluare în termen de o zi. În scrisoarea de însoțire, semnată de președintele Comisiei de evaluare, SEAE și-a cerut scuze pentru această greșeală.

13. SEAE a subliniat, de asemenea, în avizul său, că grilele de evaluare inițiale completate de cei doi evaluatori arată în mod clar că ambii evaluatori au acordat 4 puncte propunerii reclamantului în temeiul secțiunii 2.2 și că serviciile Ombudsmanului au primit aceste documente originale în timpul inspecției.

14. În ceea ce privește transparența procedurii, SEAE a observat următoarele. La 8 august 2011, reclamantul a solicitat delegației să îi furnizeze dovezi în sprijinul faptului că diferența dintre numere a fost într-adevăr o greșeală de dactilografiere. În ziua următoare, delegația a răspuns că nu poate da curs cererii reclamantului, deoarece documentele relevante erau acoperite de caracterul confidențial al lucrărilor comisiei de evaluare. Cu toate acestea, toate înregistrările scrise privind evaluarea cererii reclamantului au fost păstrate de delegație și au fost furnizate serviciilor Ombudsmanului în timpul inspecției. În plus, delegația a informat, de asemenea, reclamantul că cele patru propuneri admise în etapa următoare au primit cel puțin 32 de puncte. În sfârșit, în ceea ce privește publicarea listei candidaților selectați, lista a fost publicată pe site-ul internet al delegației la 24 septembrie 2012 [2].

15. SEAE și-a încheiat avizul afirmând că evaluarea propunerii reclamantului a fost efectuată în conformitate cu dispozițiile relevante. Cu toate acestea, Comisia a recunoscut și și-a cerut scuze pentru faptul că grila de evaluare trimisă reclamantului pentru prima dată conținea o greșeală de dactilografiere.

Evaluarea Ombudsmanului

16. Serviciile Ombudsmanului au inspectat documentația completă privind evaluarea cererii reclamantului. Aceasta a implicat o examinare atentă a celor două grile de evaluare inițiale referitoare la propunerea reclamantului, completate separat de cei doi evaluatori. Pentru ambele formulare, evaluatorii au acordat 4 puncte la secțiunea 2.2.

17. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că eroarea din prima grilă de evaluare transmisă reclamantului a fost, într-adevăr, doar o greșeală de dactilografiere comisă de persoana responsabilă de luarea la cunoștință a rezultatelor comisiei de evaluare. Această constatare este, de asemenea, în concordanță cu declarațiile delegației date reclamantului, precum și cu observațiile SEAE formulate în avizul său privind plângerea.

18. Ombudsmanul recunoaște și salută faptul că delegația nu numai că a recunoscut greșeala și și-a cerut scuze pentru aceasta, ci a și reacționat rapid pentru a o corecta, trimițând reclamantului o grilă de evaluare corectată în termen de o zi.

19. În aceste condiții, Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea SEAE.

Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

Ombudsmanul nu constată nicio administrare defectuoasă din partea SEAE.

Reclamantul și SEAE vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 30 iulie 2014